Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah - psa.edu.my PENGURUSAN …Prosedur ini sesuai...
Transcript of Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah - psa.edu.my PENGURUSAN …Prosedur ini sesuai...
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH
PROSEDUR KERJA
HEP-PK-01
PENGURUSAN BORANG JAWAPAN TAWARAN SEMESTER BAHARU
Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh:
MAZNI BINTI MUHAMAD ROSHILA BINTI ABDUL MUTALIB
KOL. BERSEKUTU (PA) HAJI TAJUDDIN BIN ABDUL RASHID K.M.N
PPPT Pengarah 19-12-2016 23-12-2016
HEP-PK-01 Keluaran 1 Pindaan 0
PENGURUSAN BORANG JAWAPAN TAWARAN SEMESTER BAHARU
Mukasurat 2/8 Tarikh 01-01-2017
KANDUNGAN
1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1 ................................................................................... 3
2. SKOP PROSES 4.4.1 ....................................................................................................... 3
3. PELANGGAN PROSES 5.1.2 .......................................................................................... 3
4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2 ........................ 3
5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2 ......................................................... 4
6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C ..................................................... 4
7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4 ..................................................................... 5
8. RISIKO PROSES 6.1 ....................................................................................................... 5
9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7 .......................................................................... 5
10. DEFINISI ........................................................................................................................ 5
11. SINGKATAN 4.4.............................................................................................................. 6
12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4 ......................................................... 7
13. SIPOC DIAGRAM 4.4 ...................................................................................................... 8
14. PROSES KERJA ........................................................................................................... 8
15. REKOD 7.5 ...................................................................................................................... 8
16. LAMPIRAN 8.5.1 .............................................................................................................. 8
17. PETUNJUK PRESTASI (PI) .......................................................................................... 8
HEP-PK-01 Keluaran 1 Pindaan 0
PENGURUSAN BORANG JAWAPAN TAWARAN SEMESTER BAHARU
Mukasurat 3/8 Tarikh 01-01-2017
1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1
Prosedur ini bertujuan menerangkan garis panduan yang perlu diikuti dalam mengurus Borang Jawapan Tawaran (BJT) yang diterima daripada calon bagi mewujudkan satu sistem pengurusan kualiti yang didokumentasikan.
2. SKOP PROSES 4.4.1 Prosedur ini sesuai digunakan oleh pegawai di Jabatan Hal Ehwal Pelajar Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PSA) untuk mengendalikan BJT yang diterima daripada calon pada setiap semester. Prosedur ini meliputi semua program di Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah
3. PELANGGAN PROSES 5.1.2 Pelajar Baharu
4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2
PEMILIK PROSES KOMPETENSI MINIMUM YANG DIPERLUKAN 7.2
PENGETAHUAN SKIL ATITUD PENGALAMAN
PHEP(PD) Pegawai yang
dilantik untuk
menguruskan
Tawaran
Pengambilan
Pelajar Baharu
Mengendalikan
proses Tawaran
Pengambilan
Pelajar Baharu
Berminat
menguruskan
proses Tawaran
Pengambilan
Pelajar Baharu
Berpengalaman
dalam melaksanakan
tugas-tugas
menguruskan proses
Tawaran
Pengambilan
Pelajar Baharu
HEP-PK-01 Keluaran 1 Pindaan 0
PENGURUSAN BORANG JAWAPAN TAWARAN SEMESTER BAHARU
Mukasurat 4/8 Tarikh 01-01-2017
5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2
6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C
JENIS SUMBER KEPERLUAN Sumber manusia a. Pengarah
b. TPA c. TPSA d. KJHEP e. Staf JHEP
Peralatan a. Alatulis
b. Komputer Bahan a. Maklumat Pendaftaran
b. Borang Jawapan Tawaran (BJT) Keperluan lain a. Peruntukan masa untuk pengesahan penerimaan
borang permohonan Jawapan Tawaran
KEPERLUAN KRITERIA Maklumat yang perlu dirujuk 7.5.3.2 - ISO 9001:2015 Komunikasi dengan pelanggan 8.2.1
- Maklumat atas talian
Harta hak milik pelanggan 8.5.3 - Borang Jawapan Tawaran (BJT) Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2
- Rekod penerimaan secara manual
Pemuliharaan 8.5.4 - Peraturan dan perundangan 8.2.2
(a) - Garis Panduan Pengambilan Pelajar Politeknik Malaysia
Perubahan dan kajian semula 8.2.3.1 (e)
- Mesyuarat Operasi Pengambilan Pelajar Politeknik Sepenuh Masa
HEP-PK-01 Keluaran 1 Pindaan 0
PENGURUSAN BORANG JAWAPAN TAWARAN SEMESTER BAHARU
Mukasurat 5/8 Tarikh 01-01-2017
7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4
8. RISIKO PROSES 6.1
PROSES RISIKO TINDAKAN PENCEGAHAN
TINDAK BALAS JIKA BERLAKU
Pengurusan Borang Jawapan
Tawaran Semester Baharu
- BJT tidak diproses - Sediakan rekod penerimaan secara manual
- Membuat penerimaan secara panggilan telefon
9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7
10. DEFINISI Terminologi & Definisi
1. Pegawai JHEP Pegawai-pegawai di Jabatan Hal Ehwal Pelajar yang bertanggungjawab dalam semua urusan BJT
2. Maklumat Pendaftaran
Maklumat yang dihantar kepada calon atau maklumat yang boleh diperolehi oleh calon daripada laman web PSA
3. E-canggah Sistem yang digunakan untuk proses semula tawaran calon yang bercanggah maklumat
JENIS KHIDMAT LUAR KAEDAH KAWALAN - -
POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR
TINDAKAN PERLU DIAMBIL JIKA BERLAKU
TINDAKAN PENCEGAHAN UNTUK
ELAK BERLAKU
Percanggahan Maklumat - PHEP(PD) key- in maklumat percanggahan dalam sistem E-Canggah
-
HEP-PK-01 Keluaran 1 Pindaan 0
PENGURUSAN BORANG JAWAPAN TAWARAN SEMESTER BAHARU
Mukasurat 6/8 Tarikh 01-01-2017
11. SINGKATAN 4.4
Singkatan Maksud
TPA Timbalan Pengarah Akademik
TPSA Timbalan Pengarah Sokongan Akademik
KJHEP Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar
PHEP(PD) Pegawai Hal Ehwal Pelajar Pengambilan & Data
HEP-PK-01 Keluaran 1 Pindaan 0
PENGURUSAN BORANG JAWAPAN TAWARAN SEMESTER BAHARU
Mukasurat 7/8 Tarikh 01-01-2017
12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4
PHEP(PD) PELAJAR BAHARU
PELAJAR MENGHANTAR
BJT
MEMBANDINGKAN BUTIRAN
PEMOHON DENGAN SALINAN DOKUMEN YANG
DISERTAKAN
E-canggah Batal Tawaran
CATIT DALAM BORANG
PENERIMAAN JAWAPAN TAWARAN
TERIMA BJT & CETAK BUTIRAN PEMOHON
MULA
CANGGAH YA
TIDAK
SIMPAN DALAM FPP
TAMAT
HEP-PK-01 Keluaran 1 Pindaan 0
PENGURUSAN BORANG JAWAPAN TAWARAN SEMESTER BAHARU
Mukasurat 8/8 Tarikh 01-01-2017
13. SIPOC DIAGRAM 4.4 PEMBEKAL INPUT PROSES OUTPUT PELANGGAN
Calon yang berjaya
BJT
Penerimaan pelajar dalam sistem
Maklumat pendaftaran
Calon yang berjaya
14. PROSES KERJA T.JAWAB BIL TINDAKAN
PHEP(PD)
1. Terima BJT dan cetak butiran pemohon
2. Membandingkan butiran pemohon dengan salinan dokumen. 2.1 Jika ada percanggahan maklumat, proses e-canggah.
3. Sekiranya tiada percanggahan, tandatangan dan cop jawatan pada ruangan semakan 1 pada butiran pemohon.
4. Catit nama , nombor kad pengenalan, tarikh pengesahan penerimaan tawaran pada Borang Penerimaan Jawapan Tawaran HEP-PK-01(L1)
5. Simpan dokumen kedalam FPP
15. REKOD 7.5
BIL NAMA REKOD TEMPOH SIMPANAN
TEMPAT SIMPANAN
1. Borang Penerimaan Jawapan Tawaran 1 tahun JHEP
16. LAMPIRAN 8.5.1 BIL NAMA LAMPIRAN RUJUKAN
1. Borang Penerimaan Jawapan Tawaran HEP-PK-01(L1)
17. PETUNJUK PRESTASI (PI)
Memastikan setiap borang jawapan tawaran (BJT) yang diterima (yang lengkap) diproses dalam tempoh tujuh (7) hari berkerja.
Isikan M – Melayu, C – Cina, I – India & L – lain-lain pada ruangan ‘Kaum'
BORANG PENERIMAAN JAWAPAN TAWARAN SESI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH
Bil Nama Pelajar *Kaum No.K/P Tarikh Catatan L P Masuk Keluar
HEP-PK-01(L1) P:00 01-01-2017