POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN … · Memastikan lebih 85 % pelajar lulus penilaian...

POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PROSES KERJA

PPP-05

PENGURUSAN KURSUS KOKURIKULUM

SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015

Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

NAMA : ABD. HALIM BIN MAHAT

Jawatan : Ketua Unit Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan Tarikh : 25 Jun 2018

NAMA : HILMUN BINTI MOHAMED Jawatan : Timbalan Pengarah Akademik Tarikh : 25 Jun 2018

MAKLUMAT TERKAWAL


PPP-05

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 1 /13

Tarikh

25-06-2018

MAKLUMAT TERKAWAL

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2

1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2

1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 3

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3

1.5 Definisi ................................................................................................................ 4

1.6 Singkatan ............................................................................................................ 4

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 5

2.1 Proses Pengajaran dan Pembelajaran Kursus Kokurikulum Berkredit ................ 5

3. SWIMLANE 4.4.1 .............................................................................................................. 6

3.1 Penyediaan Takwim Pengajaran & Pembelajaran Kokurikulum .......................... 6

3.2 Penyediaan Jadual Waktu Untuk Sistem i-KOKO di SPMP ................................. 7

4. PROSES KERJA 4.4.1 ...................................................................................................... 8

4.1 Penyediaan Takwim Pengajaran & Pembelajaran Kokurikulum .......................... 8

4.2 Penyediaan Jadual Waktu Untuk Sistem I-KOKO di SPMP ................................ 8

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ........................................................................................ 9

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 .......................................................................................... 10

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7 .......................................................................... 10

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ................................................... 12

9. LAMPIRAN 8.5 .............................................................................................................. 12

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ...................................................................................... 13


PPP-05

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 2 /13

Tarikh

25-06-2018

MAKLUMAT TERKAWAL

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif a. Memastikan lebih 85 % pelajar lulus penilaian kursus kokurikulum

b. Kehadiran pelajar dalam kokurikulum melebihi 80%

c. Aktiviti kokurikulum dilaksanakan mengikut takwim pengajaran & pembelajaran kokurikulum

2) Skop (key activities) a. Perancangan aktiviti kokurikulum

b. Pendaftaran kursus kokurikulum

c. Pelaksanaan proses pengajaran & pembelajaran kokurikulum

d. Penilaian pensyarah oleh pelajar

e. Penilaian kerja kursus pelajar

f. Pemantauan kehadiran kokurikulum

3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Aktiviti kokurikulum dijalankan setiap semester

b. Pensyarah yang mengajar adalah kompeten dengan kursus yang di ajar

c. Panduan Arahan Peperiksaan

4) Pemilik proses a. Ketua Unit Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan

5) Pelanggan proses 5.2 a. Pelajar

b. Timbalan Pengarah (Akademik)

c. Ketua Kursus Kokurikulum

d. Pensyarah Kursus

e. Pegawai Belia & Sukan

6) Pihak berkepentingan 4.2 a. JPPKK

b. Badan Beruniform (RELA, APM, Askar Wataniah dll)

c. Badan persijilan & pengiktirafan

d. Kementerian Belia dan Sukan

e. Majlis Sukan Negara

f. Persatuan Sukan/Kelab

g. Komuniti setempat

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan 7.5 (external references) a. Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015

b. Pekeliling, peraturan & perundangan

Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Prosedur Kualiti

b. Kurikulum

c. Panduan Arahan Peperiksaan

d. Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian,

JPP KPT


PPP-05

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 3 /13

Tarikh

25-06-2018

MAKLUMAT TERKAWAL

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

Manusia 7.1.2 Timbalan Pengarah (Akademik)

Ketua Unit Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan

Ketua Kursus Kokurikulum

Pensyarah Kursus

Pegawai Belia & Sukan

Pegawai Kebudayaan & Warisan

Jurulatih

Pembantu Operasi Pejabat

Infrastruktur 7.1.3

Bangunan dan utility 7.1.3(a)

Kemudahan sukan tertutup & terbuka, pejabat sukan, bilik & dewan kuliah

Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b)

Komputer, pencetak, peralatan sukan

Pengangkutan 7.1.3 (c)

Kenderaan Jabatan, bas

Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)

Internet, Telefon & SPMP

Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -

Bahan 7 Alat tulis, dokumen & borang berkaitan

Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif

Pengetahuan 7.1.6 Keperluan standard

Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan

Kompetensi kakitangan 7.2 Pernah mengikuti kursus kejurulatihan dan kepengadilan

Kompetensi dengan bidang masing-masing

Lain-lain -

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Kalendar Akademik Penyelaras Kualiti Sebelum Semester bermula

Memo & email Semua Pensyarah

2. Takwim P&P Kursus Kokurikulum

Ketua Unit Sukan Kokurikulum & Kebudayaan

Hari Pertama Semester bermula

Memo & email Semua Pensyarah

3. Kurikulum Penyelaras Kualiti Sebelum Semester bermula

Senarai edaran Semua Pensyarah

4. Course Outline Pensyarah Kursus Minggu Pertama P&P bermula

Edaran & verbal Pelajar


PPP-05

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 4 /13

Tarikh

25-06-2018

MAKLUMAT TERKAWAL

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Kokurikulum Kursus Kokurikulum yang terdiri daripada aktiviti Unit Beruniform, Sukan & Permainan dan Kelab Persatuan

USKK Unit Sukan, Kokurikulum dan Kebudayaan

KUSKK Ketua Unit Sukan, Kokurikulum dan Kebudayaan

KK Kokurikulum Ketua Kursus Kokurikulum

Penyelaras Kokurikulum

Pegawai yang dilantik untuk menguruskan hal-hal berkaitan dengan kursus kokurikulum

PBS Pegawai Belia & Sukan

PKW Pegawai Kebudayaan & Warisan

PKK Pensyarah Kursus Kokurikulum yang dilantik untuk merancang dan menyelaras sesuatu kursus

SPMP Sistem Pendaftaran Maklumat Pelajar

i-KOKO Sistem pendaftaran kursus kokurikulum

iDaftar Sistem pendafaran kursus

FRP Fail Rekod pensyarah digunakan untuk menyimpan semua rekod kualiti yang berkaitan

Bahan Pengajaran Bahan yang digunakan untuk mengajar kokurikulum

Waktu Satu waktu bersamaan dengan satu (1) jam tempoh pengajaran

RKK Rekod Ketidakhadiran Pelajar

PB Penilaian Berterusan ialah pentaksiran yang dibuat secara berterusan dalam satu semester

Penilaian Pensyarah Penilaian yang dilakukan ke atas proses P&P oleh pelajar & pihak pengurusan

RM Rancangan Mengajar yang dirancang oleh pensyarah kursus.

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

JPPKK Jabatan Pendidikan Politeknik & Kolej Komuniti

TPA Timbalan Pengarah Akademik

KUSKK Ketua Unit Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan

KK Ketua Kursus

CO Course Outline

FRP Fail Rekod Pensyarah

RKK Rekod Ketidakhadiran Pelajar

PB Penilaian Berterusan

KUJK Ketua Unit Jaminan Kualiti

SPMP Sistem Pendaftaran Maklumat Pelajar

KJ Ketua Jabatan

PA Penasihat Akademik

PJWJ Penyelaras Jadual Waktu Jabatan

KU Ketua Unit

P&P Pengajaran & Pembelajaran


PPP-05

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 5 /13

Tarikh

25-06-2018

MAKLUMAT TERKAWAL

CORR Course Outcome Review Report

KSP Kajian Semula pengurusan

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1

2.1 Proses Pengajaran dan Pembelajaran Kursus Kokurikulum Berkredit

SOURCE OF INPUTS

INPUTS SUB-PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS

KUSKK / KK

Takwim Proses P&P

Kalendar Akademik Tahunan

SEDIA TAKWIM PENGAJARAN & PEMBELAJARAN KOKURIKULUM

o Jadual Waktu Pensyarah Kursus

o Takwim P&P Kokurikulum

KUSKK / KK

KUSKK / KK

Jadual waktu Pensyarah Kursus

Senarai pensyarah

Senarai kursus

Bilangan pelajar

SEDIA JADUAL

WAKTU UNTUK

SISTEM i-KOKO DI

SPMP

o Senarai Kursus dalam i-KOKO

TPA/KJ/KP/KK

PKK

Pelajar


PPP-05

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 6 /13

Tarikh

25-06-2018

MAKLUMAT TERKAWAL

3. SWIMLANE 4.4.1

3.1 Penyediaan Takwim Pengajaran & Pembelajaran Kokurikulum

TPA PJWJ KUSKK KK

Tidak

BINCANG & BUAT KEPUTUSAN

SEDIA MAKLUMAT PENSYARAH DAN SENARAI KURSUS

SEDIA DRAF TAKWIM P&P KOKURIKULUM

SAHKAN TAKWIM

PINDAAN

SEDIA TAKWIM

PAMER TAKWIM YANG DISAHKAN PADA AWAL MINGGU PERTAMA SEMESTER

SERAH KEPADA PENSYARAH SELEWAT-LEWATNYA PADA HARI PERTAMA SEMESTER BERMULA

LULUS

SEMAK

Ya


PPP-05

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 7 /13

Tarikh

25-06-2018

MAKLUMAT TERKAWAL

3.2 Penyediaan Jadual Waktu Untuk Sistem i-KOKO di SPMP

TPA/KJ

PJWJ

KUSKK

KK

PELAJAR

TIDAK

YA

KENALPASTI BILANGAN

PELAJAR SETIAP SEMESTER

DRAF BILANGAN KELAB /

PERSATUAN YANG PERLU DIWUJUDKAN

MELANTIK PENSYARAH

SEDIAKAN JADUAL

SAH

BINCANG & BUAT

KEPUTUSAN

LULUSKAN JADUAL

SET BILANGAN KUOTA PELAJAR SETIAP KURSUS

PAMER DALAM I-KOKO SPMP UNTUK PENDAFTARAN PELAJAR

PELAJAR MEMILIH KURSUS

TIDAK


PPP-05

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 8 /13

Tarikh

25-06-2018

MAKLUMAT TERKAWAL

4. PROSES KERJA 4.4.1

4.1 Penyediaan Takwim Pengajaran & Pembelajaran Kokurikulum

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. KUSKK Menyediakan Takwim Kokurikulum dan Perancangan P&P serta Perancangan Strategik Organisasi

Mengenalpasti sukatan kursus terkini

2. KUSKK / KK Menguruskan segala urusan berkaitan Kokurikulum di SPMP /

Pangkalan data

Mengadakan Taklimat kepada Pelajar

3. KUSKK / KK Mengesahkan Takwim P&P Kokurikulum

4. KUJK

KUSKK / KK Membuat cetakan & mengedarkan Sukatan Kursus Kokurikulum

(Salinan Terkawal)

5. KUSKK / KK Menyediakan Kalendar Akademik, Takwim P&P Kokurikulum &

Sukatan Kursus

4.2 Penyediaan Jadual Waktu Untuk Sistem I-KOKO di SPMP

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. KK

Mengenalpasti bilangan pelajar setiap semester.

Menyediakan bilangan & senarai kursus yang akan ditawarkan

Draf bilangan kelab / persatuan yang perlu diwujudkan.

2.

KK Menyenaraikan pensyarah & menetapkan bilangan pelajar setiap kursus kokurikulum di dalam sistem i-KOKO

Set bilangan kuota pelajar setiap kursus di dalam system i-KOKO.

Pamer dalam i-KOKO SPMP untuk pendaftaran pelajar

3. KUSKK Mengesahkan senarai kokurikulum yang akan dilaksanakan.

4. TPA Meluluskan senarai kokurikulum yang akan dilaksanakan.


PPP-05

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 9 /13

Tarikh

25-06-2018

MAKLUMAT TERKAWAL

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan 8.1 (P)

Output perancangan Takwim P&P Kokurikulum

Senarai Kursus Kokurikulum

Senarai Pensyarah

Kelulusan perancangan Pengarah

Timbalan Pengarah Akademik

Ketua Unit Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan

Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

Kaedah kawalan 8.5 Garis Panduan Kokurikulum

Borang Penilaian Pensyarah

Borang Tempahan Peralatan & Kemudahan

Kawalan Proses yang disumber luar 8.4

Buku Rujukan Sukan Permainan

Garis Panduan Pelaksanaan Unit Beruniform

Pekeliling yang berkaitan

Badan Beruniform (RELA, APM, Askar Wataniah & Pandu Puteri)

Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2

Kod Kursus Kokurikulum

No IC & Kad Pelajar

SPMP

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Maklumat & Data Pelajar

Rekod Markah Penilaian Pelajar

Pemuliharaan 8.5.4 Peralatan dan Kemudahan Sukan & Pejabat

Maklumat dan Markah Pelajar

Khidmat selepas perkhidmatan 8.5.5

Markah Pencapaian Pelajar

Kawalan Perubahan 8.5.6 Takwim P&P Kokurikulum

Modul Kokurikulum

Tindakan 10(ACTION)

Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian Jurulatih Luar

Penilaian Pelajar

Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

Penambahbaikan 10.3 Semakan pelaksanaan kursus kokurikulum oleh TPA


PPP-05

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 10 /13

Tarikh

25-06-2018

MAKLUMAT TERKAWAL

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK

AKUR TINDAKAN

PENCEGAHAN (sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)

1. Takwim P&P Tidak selari dengan tarikh yang ditetapkan

Semakan oleh ketua

Pinda dan buat pembetulan hingga selari dengan takwim organisasi

2. Senarai Pelajar Tidak sama dengan senarai SPMP

Semakan oleh Ketua Kursus & Pelajar

Pembetulan maklumat dalam SPMP

3. Jadual Waktu Induk Pensyarah Kursus

Jadual Waktu Pensyarah Kursus

Bilangan Pelajar

Susunan jadual & bilangan pelajar yang bertindih

Semakan JK Jadual Waktu & KUSKK

Pembetulan pada data SPMP

4. Senarai edaran Senarai semak edaran yang tidak lengkap

Sentiasa membuat semakan

Pembetulan

5. Course Outline

Tidak lengkap Sediakan template yang selaras

Pinda maklumat

Pembetulan

6. FRP Tidak lengkap Sediakan senarai semak

Pembetulan untuk kelulusan

Pinda maklumat

Lengkapkan

7. Course Outline yang diluluskan

Senarai semak edaran yang tidak lengkap

Sentiasa membuat semakan

Pembetulan & Disahkan

8. Refleksi dan CQI pada Course Outline

Tatacara tindakan pembetulan tidak mematuhi Proses kerja tindakan pembetulan dan keperluan standard

Memberi taklimat kepada pemilik proses berkaitan tatacara tindakan pembetlan

Pembetulan

9. Borang Ketidakhadiran Pelajar

Surat Amaran

Surat Tunjuk Sebab Bagi Kehadiran Kuliah/ Amali Kurang 80%

Tidak disediakan dalam FRP

Senarai Semak KUSKK serta Ketua Jabatan yang berkaitan

Semakan dan pembetulan

Lengkapkan

10. Instrumen Pemantauan P&P

Rubrik Pemantauan P&P

Insturmen Penilaian Pensyarah Oleh

Laporan dan analisis yang tidak lengkap dan tidak menyeluruh

Sediakan template

Membuat analisis & Bentang dalam Mesyuarat KSP

Tindakan pembetulan


PPP-05

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 11 /13

Tarikh

25-06-2018

MAKLUMAT TERKAWAL

Pelajar

Borang Analisis Pemantauan Proses P&P Setiap Pensyarah

Analisis Pemantauan Proses P&P

Laporan Pemantauan Pensyarah

11. Penilaian kerja Kursus

Laporan penilaian yang tidak lengkap

Semakan KUSKK Lengkap & Lampirkan

12. Pangkalan Data semasa

Rekod Penilaian Kerja Kursus Pelajar

Markah tidak direkodkan dalam pengkalan data semasa

Semakan KUSKK / KK

Pensyarah perlu key in

13. Rekod Penilaian Kerja Kursus Pelajar

Rekod dan analisis yang tidak lengkap dan tiada

Semakan KUSKK / KK

Lengkap & Lampirkan

14. Pamer Graf CORR Grade

Pamer CLO/PLO/GSA

Analisa CORR

Laporan dan analisis yang tidak lengkap

Semakan KUSKK / KK

Lengkap & Lampirkan

15. Analisa CORR

Minit Mesyuarat Pengurusan Jabatan/Minit Mesyuarat Perolehan Jabatan/Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

Laporan dan analisis yang tidak lengkap dan tidak menyeluruh

Semakan KUSKK / KK

Sediakan pelaporan

Lengkap & Lampirkan


PPP-05

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 12 /13

Tarikh

25-06-2018

MAKLUMAT TERKAWAL

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5

REKOD TEMPOH SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN KATEGORI

1. Borang Penilaian Pengajaran Penceramah/Jurulatih

1 Semester Fail Penilaian Penceramah

Terhad

2. Borang Analisis Pengajaran Penceramah/Jurulatih

1 Semester Fail Penilaian Penceramah

Terhad

3. Course Outline 1 Semester Fail Pensyarah Kursus Terhad

4. Rancangan Mengajar 6 semester Fail FRP di pejabat

Pensyarah Kursus Am

9. LAMPIRAN 8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) PPP-04(11)(08-09-17) Rekod Markah Kerja Kursus Pelajar

2) PPP-04(1)(08-09-17) Rancangan Mengajar


PPP-05

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 02

Mukasurat 13 /13

Tarikh

25-06-2018

MAKLUMAT TERKAWAL

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi

ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi

iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa

iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran

v. Semua maklumat diedar melalui samaada:

a. Hardcopy

b. Laman web

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; Maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%

viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %

KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-17

02 25-06-18

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01. SIPOC, SWIMLANE & PROSES KERJA

5-8 5.6.2018 KSP BIL 1/2018

P02.

P03.

POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN … · Memastikan lebih 85 % pelajar lulus penilaian...

Documents

Transcript of POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN … · Memastikan lebih 85 % pelajar lulus penilaian...