Poletni seminar iCenter Trgovina - Saop · 2015-09-01 · 1 . 9 . 2 0 1 5 P o l e t n i s e m i n a...

1 . 9 . 2 0 1 5 P o l e t n i s e m i n a r i C e n t e r N a b a v a z a j a v n i s e k t o r 1 .

SEMINARSKO GRADIVO

Poletni seminar

iCenter Trgovina

za javni sektor

SAOP računalništvo Cesta Goriške fronte 46 5290 Šempeter pri Gorici

Slovenija Tel.: 05 393 40 00 Fax: 05 393 81 36

Spletna stran: http://www.saop.si


Kazalo vsebine

Dnevni red seminarja .......................................................................................................... 5

Opravilna vrstica iCenter in dostop do modulov .............................................................. 6

Direkten dostop do obdelav ............................................................................................ 6

Vrstica za Hitri dostop .................................................................................................... 7

Kako dodamo nov element na vrstico Hitrega dostopa ................................................... 8

Kako odstranimo element z vrstice Hitrega dostopa ....................................................... 8

Izbor iz menija s tipkovnico ............................................................................................. 9

Aktivni moduli v vrstici stanja ............................................................................................10

Preklapljanje med aktivnimi okni .......................................................................................11

Opravilna vrstica – vedno aktiven iCenter .........................................................................12

Delo s tipkovnico v iCentru ...............................................................................................13

Delo s preglednicami in uporaba filtrov ............................................................................16

Trije prednastavljeni filtri ................................................................................................16

Dodajanje filtrov ................................................................................................................17

Primer uporabe filtra enostavno iskanje .........................................................................19

Primer uporabe filtra in čarovnika za pogoje ..................................................................21

Nastavitev 5 najpomembnejših filtrov ................................................................................23

Dodajanje številke bližnjice ............................................................................................23

Vsi zapisi ..........................................................................................................................25

Arhiviranje podatkov v SAOP iCentru ..............................................................................26

Zakaj je arhiviranje potrebno in kdaj ga potrebujemo? ......................................................26

Postopek arhiviranja .........................................................................................................26

Arhiviraj.............................................................................................................................27

Obnovi ..............................................................................................................................29

Nastavitev obveznih polj za vnos ......................................................................................30

Kontrola izpolnjenosti podatkov na artiklih .....................................................................32

Primer priporočljivih podatkov za artikle v programu kuhinja ........................................34

Živilo .................................................................................................................................34

Zavihek splošni podatki ...............................................................................................34

Zavihek prodaja ...........................................................................................................35

Zavihek cene ...............................................................................................................36

Zavihek zaloge ............................................................................................................37

Zavihek lastnosti..........................................................................................................38

Jed ....................................................................................................................................40


Zavihek splošni podatki ...............................................................................................40

Zavihek prodaja ...........................................................................................................41

Zavihek opisi ...............................................................................................................42

Gumb sestavnica...........................................................................................................43

Izpis recepture za jed ....................................................................................................46

Potrjevanje naročil dobaviteljem .......................................................................................49

Potrditev naročila ..............................................................................................................51

Priprava naročila za prevzem ............................................................................................56

Stornacija naročila ............................................................................................................57

Avtorizacija naročil kupcev ..............................................................................................58

Nastavitve .........................................................................................................................61

Možne težave pri vzpostavitvi sistema avtorizacije naročil kupcev ....................................65

Prejeti računi vezani na prevzete storitve .........................................................................66

Čarovnik uvoza podatkov ..................................................................................................67

Uvoz podatkov s pomočjo čarovnika .................................................................................68

Upravljanje s specifikacijami uvoza ...................................................................................70

Prikaz vrtilnih tabel – OLAP ...............................................................................................75

Okno prikaza podatkov v vrtilni tabeli ................................................................................75

Navigacija nivojev prikaza vrtilne tabele ............................................................................78

Filtriranje podatkov vrtilne tabele ......................................................................................78

Prilagajanje prikaza vrtilne tabele......................................................................................79

Pogledi na vrtilno tabelo ....................................................................................................80

Grafični prikaz podatkov ...................................................................................................81

Prikaz podrobnih podatkov ...............................................................................................81

Tiskanje podatkov .............................................................................................................82

Izvoz podatkov ..................................................................................................................83

Prenovljen način knjiženja v iCentru iz Fakturiranje v glavno knjigo in novi DDV ........87

Postopek knjiženja in spremembe.....................................................................................90

Presečni datum .............................................................................................................90

Področja za prenos .......................................................................................................90

Javljene napake na temeljnici ........................................................................................90

Uporaba funkcijskih tipk za hitro delo in dostopa do informacij ....................................91

Zapis cene v cenik ob vnosu dokumenta (F3) ...................................................................91

Hitra tipka F5 – ''nabiranje v košarico'' ..............................................................................92

Hitra tipka F6 preračun količine - cene ..............................................................................94

Preračun cene ...............................................................................................................95


Hitra tipka F7 pregled podatkov artikla ..............................................................................96

Hitra tipka F8 pregled zaloge in cen ................................................................................ 100

Hitra tipka F9 pregled prodaje artikla za stranko ............................................................. 104

Hitra tipka F11 – Podrobno o stranki ............................................................................... 105

Klic pregleda Podrobno o stranki ................................................................................. 106

Podrobno o stranki – Osnovni pregled ......................................................................... 107

Osnovni pregled – Nastavitveni razdelek ..................................................................... 107

Osnovni pregled – Finančni podatki ............................................................................ 107

Osnovni pregled – Finančni podatki - podrobno .......................................................... 107

Osnovni pregled – Komercialni podatki ....................................................................... 107

Osnovni pregled – Trgovinski prometni podatki ........................................................... 108

Osnovni pregled – Trgovinski prometni podatki – Grafični prikaz ................................. 109

Podrobno o stranki – Trgovinski prometni podatki – Podroben pregled ....................... 109

Upravljanje dostopa do pregleda Podrobno o stranki (Varnostni sistem) ..................... 110

»Davčne blagajne« oziroma davčno potrjevanje računov ............................................... 111

Navodila za samostojno naročanje dobaviteljem .......................................................... 113

Navodila za prevzem od dobavitelja na osnovi naročila dobavitelju ............................ 122


Dnevni red seminarja

Trajanje: od 9.00 do 13.00 Vsebina:

Naučimo se hitrega dela na različnih področjih iCentra s sočasno uporabo več modulov

Vse kar moramo vedeti o artiklu za nemoteno poslovanje

Uredite si potrjevanje naročil dobaviteljem in s tem planirajte odhodke po

prejetih računih

Potrjujte naročila kupcev in s tem nadzorujte odpremo oz. načrtujte

prihodke

Kontrolirajte prejete račune z dejanskimi dobavami materiala/blaga

Obvladovanje prejemov, kalkulacij in poenostavitev vnosov preko prejetih

datotek

Hitro in enostavno do želenih analiz – OLAP – uporaba vrtilnih tabel v

iCentru

Spoznajte prenovljen način knjiženja temeljnic in DDV-ja iz izdanih

računov, ki vam olajša delo in nadzor nad podatki

Prenos podatkov v knjiženje iz off-line blagajn je vedno bolj preprost in

zanesljiv

Pripravimo se na prihod davčnih blagajn

Vprašanja


Opravilna vrstica iCenter in dostop do modulov

Direkten dostop do obdelav

Da bi omogočili našim uporabnikom lažji dostop do pogosto uporabljanih obdelav, smo

dodali možnost direktnega dostopa iz glavnega do teh obdelav. Zagon je možen iz jezička

Bližnjice.

Trenutno je možen hitri dostop do naslednjih obdelav:

Šifranti

o Stranke

o Artikli

o Zaposleni

Nabava/Prodaja

o Naročila dobaviteljem (iz Naročil dobaviteljem in kupcev)

o Prevzemi (iz Naročil dobaviteljem in kupcev)

o Predračuni (iz Fakturiranja)

o Naročila kupcev (iz Naročil dobaviteljem in kupcev)

o Odpreme (iz Naročil dobaviteljem in kupcev)

o Računi (iz Fakturiranja)

Maloprodaja

o Prejem (iz Trgovine na drobno)

o Gotovinska prodaja (iz Trgovine na drobno)

o Negotovinska prodaja (iz Trgovine na drobno)

o Predračuni (iz Trgovine na drobno)


o Rekapitulacija blaga in davkov (iz Trgovine na drobno)

o Rekapitulacija blagajn (iz Trgovine na drobno)

Skladišče

o Predprejem (iz Materialno skladiščnega poslovanja)

o Promet (iz Materialno skladiščnega poslovanja)

o Carinsko skladišče

Prejemi (iz Carinskega skladišča)

Izdaje (iz Carinskega skladišča)

Proizvodnja

o Servisni nalogi (iz Servisne dejavnosti)

o Grafična dejavnost

Naročilo – ponudba – kalkulacija

Delovni nalogi

Pokalkulacija

Seveda je tudi ta hitri zagon vezan na licence uporabnika in varnostni sistem.

Vrstica za Hitri dostop

Nov glavni meni SAOP iCentra lahko tudi prilagodimo svojim potrebam. Temu prilagajanju je

namenjena vrstica Hitrega dostopa, ki se privzeto nahaja tik pod glavnim trakom z ikonami.

Element na hitrem zagonu zaženemo tako, da nanj kliknem z miško ali ga izberemo s

pomočjo tipkovnice.


Kako dodamo nov element na vrstico Hitrega dostopa

Najprej na meniju izberemo element, ki ga hočemo dodati na vrstico hitrega dostopa in na

njem kliknemo na desni gumb miške ali tipko za odpiranje spustnih menijev. Odpre se nam

spustni meni, kjer izberemo Dodaj na orodno vrstico hitrega dostopa in na vrstico hitrega

dostopa se doda gumb, s katerim zaženemo izbrani element.

Kako odstranimo element z vrstice Hitrega dostopa

Najprej na vrstici hitrega dostopa izberemo element, ki ga hočemo odstraniti in na njem

kliknemo na desni gumb miške ali tipko za odpiranje spustnih menijev. Odpre se nam spustni

meni, kjer izberemo Odstrani z orodne vrstice hitrega dostopa in z vrstice hitrega dostopa se

izbriše gumb, s katerim smo zaganjali izbrani element.


Izbor iz menija s tipkovnico

Če želimo izbrati možne izbore na glavnem meniju s pomočjo tipkovnice namesto miške,

moramo najprej pritisniti na levo <Alt> tipko. Pri možnih izborih se nam v okvirčkih prikažejo

kombinacije tipk, ki zaženejo določen izbor. Na primeru bi jeziček Administracija zagnali s

tipkama <Y> in <1>. Pojavijo se nam nove možne kombinacije. Izbor s tipkovnico zapustimo

s tipko <Esc>.

1 . 9 . 2 0 1 5 P o l e t n i s e m i n a r i C e n t e r N a b a v a z a j a v n i s e k t o r 1 0 .

Aktivni moduli v vrstici stanja

V samem meniju iCentra so nam spodaj vedno dostopni moduli, ki jih imamo trenutno

aktivne.

Vendar lahko na vrstici stanja preko desnega klika na ikono SAOP iCentra pridemo do

enakega rezultata preko roletnega menija in tako lahko na enostaven način se premikamo

med posameznimi moduli in naše delo pohitrimo.


Preklapljanje med aktivnimi okni

Med aktivnimi okni lahko preklapljamo tudi s pomočjo standardnih funkcij Windows okolja kot

je: držimo tipko Alt in zaporedoma večkrat klikamo TAB, odpre se sledeče okno in Alt

spustimo ko je označeno naše želeno okno.

Drugi način je lahko s pomočjo tipke Windows, katero držimo in zaporedoma večkrat

klikamo TAB, odpre se sledeče okno in tipko Windows spustimo ko je označeno naše

želeno okno.


Opravilna vrstica – vedno aktiven iCenter

Za vse ki večino dela na računalniku spremlja delo v SAOP iCentru je vsekakor zanimiv

podatek kako le najhitreje delati brez klikanja med okni. S tem namenom smo razvili posebno

ikono Opravilna vrstica, ki bo marsikomu olajšala delo. Ikona je aktivna, ko si uredite

bližnjice, saj deluje izključno kot si jo sami uredite (opisano v predhodnih poglavjih).

S uporabo se prijava ne spremeni, ko pa ste v iCentru lahko takoj uporabite opravilno vrstico

in iz nje dostopate do želenih modulov. Opravilna vrstica ima to prednost, da je vedno na

vrhu ne glede na to kaj delate.

Odpiranje in delo je omogočeno tudi z zadržanjem tipke Alt in nato še dodaten znak.


Delo s tipkovnico v iCentru

Funkcijske tipke

F1 Pomoč

Shift + F1 Pomoč – Uporaba tipkovnice

F2 ali F4 ali Alt +↓ Iskanje iz šifranta na poljih s ...

F3 Nadaljevanje iskanja po predogledu izpisa podatkov

Alt + F4 Zapre aktivni modul in iCenter

F7 Dostop do Hitrega pregleda podatkov o artiklu

F8 Dostop do iskanja artiklov s pomočjo zalog/cenika

F10 Vnos opravila – plačljiva opcija

Shift + F10 Preglednica opravil – plačljiva opcija

Vnos podatkov

Tab ali Enter Preskok med polji na naslednje polje

Shift + Tab Preskok nazaj med polji / na predhodno polje

Alt + podčrtana črka na

gumbu

Izvede se ista funkcija, kot če bi kliknili na izbrani gumb z

miško

Esc ali Alt + O Opusti/zapri okno brez shranjevanja sprememb

Esc večkrat zaporedoma Zapri vsa ona brez shranjevanja in se postavi na glavni

meni modula

Tab do gumba Potrdi +

Enter ali Alt + P

Potrdi vnos z shranjevanjem sprememb

Alt + ↓ Odpri spustni seznam

Preslednica – na polju / Označi/razveljavi kljukico v kvadratku

/ – na polju Sprehod med možnimi izbori

Preslednica – na polju Označi izbor v označenem polju

Space ali – na

datumskem polju

Če je polje prazno, vpiše tekoči datum.

/ – na datumskem polju Če je datum vpisan, se selimo med deli datuma (dan,

mesec, leto)

/ – na datumskem polju Povečujemo/zmanjšujemo del datuma, na katerem se

nahajamo

Alt + – na datumskem

polju

Odpre koledar za izbor datuma


Ctrl + Alt + P ali AltGr + P Vidiš kdo je zapis dodal in kdo ga je zadnji popravljal

Hitro iskanje artiklov

# – prvi znak Iskanje po šifri za primerjavo

$ – prvi znak Iskanje po šifri stranke (kupčevi/dobaviteljevi)

Navigacija po preglednici

Naslednja vrstica preglednice

Predhodna vrstica preglednice

PgUp Naslednji ekran preglednice

PgDn Predhodni ekran preglednice

Ctrl + PgUp Prvi vidni zapis na trenutnem ekranu preglednice

Ctrl + PGDn Zadnji vidni zapis na trenutnem ekranu preglednice

Naslednji stolpec

Predhodni stolpec

Home Prvi stolpec preglednice

End Zadnji stolpec preglednice

Alt + n N-ti stolpec preglednice

Akcije

Insert Vnesi zapis / vnesi vrstico

Alt + Insert Vnesi zapis / vnesi vrstico iz izbranega / obstoječega

zapisa

Ctrl + E ali Enter na šifrantu Popravi / spremeni zapis / vrstico

Delete Briši zapis na preglednici / vrstici

CTRL + Delete Brisanje vrstice na vrstičnih vnosih

Alt + podčrtana črka na

gumbu

Izvede se ista funkcija, kot če bi kliknili na izbrani gumb z

miško

Ctrl + P Tiskaj serijsko z možnostjo nastavitev Od Do

Ctrl + klik na lupo Na iskanju po kriteriju aktivirati zadnji uporabljen SAOP

filter

Iskanje

Alt + n N-ti stolpec preglednice

* – prvi znak pri dodatnih

filtrih

Iskanje niza kjerkoli v podatku pri znakovnih stolpcih

> – prvi znak pri dodatnih

filtrih

Večja vrednost v numeričnih in datumskih stolpcih


>= – prva znaka pri dodatnih

filtrih

Večja ali enaka vrednost v numeričnih in datumskih

stolpcih

= – prvi znak pri dodatnih

filtrih

Enaka vrednost v numeričnih in datumskih stolpcih

<= – prvi znak pri dodatnih

filtrih

Manjša ali enaka v numeričnih in datumskih stolpcih

< – prvi znak pri dodatnih

filtrih

Manjša vrednost v numeričnih in datumskih stolpcih


Delo s preglednicami in uporaba filtrov

SAOP iCenter v omogoča enostavno iskanje po do štirih stolpcih na preglednicah. Dodatni

trije stolpci za iskanje podatkov so enostavno nastavljivi na nivoju operaterja iCentra in ne

vplivajo na razvrščanje prikazanih podatkov. Dodatno filtriranje je nadgradnja standardnega

filtriranja z razvrščanjem in filtriranja s pomočjo naprednih filtrov SAOP iCentra.

Trije prednastavljeni filtri

Katera so dodatna tri polja, po katerih želimo iskati podatke iz preglednice, si določi vsak

operater sam na naslednji način:

1. Pod vrstico za filtriranje/navigacijo preglednice iCentra je nova vrstica, ki ima tri polja

s spustnimi meniji, v katera lahko izberemo stolpce po katerih želimo filtrirati podatke

v preglednici. V spustnem meniju se nahajajo vsi stolpci preglednice, tudi tisti, ki smo

jih morebiti izključili iz prikaza na preglednici.

2. Ob izhodu iz preglednice, si program zapomni, katere stolpce smo uporabljali za

filtriranje in jih ob naslednjem zagonu preglednice samodejno predlaga.

Iskanje s pomočjo dodatnih stolpcev je zelo enostavno, saj v polje poleg imena stolpca za

filtriranje vpišemo vrednost, za katero želimo prikazati podatke. Filter za prikaz primerja

številčne in datumske podatke na enakost, znakovne podatke pa na vsebovanje niza ne

glede na pozicijo.


Če imamo izpolnjenih več vrednosti, se pogoji seštevajo. Npr. v gornjem primeru so prikazni

računi, ki so v knjižni skupini KS1 in imajo v naslovu niz Gregorčičeva in imajo datum

računa 24.04.2006.

Če v podatek za iskanje po znakovnem stolpcu na prvo mesto vpišemo zvezdico (*), se vrši

iskanje po korenskem načinu npr. če vpišemo *nav išče vse podatke, ki se pričnejo z nizom

nav.

Če kateri podatek ni izpolnjen, pomeni, da po ustreznem stolpcu ne želimo filtrirati prikaza na

preglednici.

Dodajanje filtrov

V primeru zahtevnejšega iskanja zapisov v preglednicah lahko zapise preiskujemo hkrati po

več poljih (kolonah). Funkcijo filtriranja podatkov izvedemo preko desnega klika miške na

gumbu Išči po kriteriju ali preko zadržite tipke CTRL + levi miškin klik (deluje samo kadar

je v ozadju nastavljen vsaj en pogoj in zaganja vedno zadnjega uporabljenega)


Na ta način odpremo okno aktivnih SAOP filtrov. Okno ima več funkcij:

- upoštevaj vse zapise (zelo uporabna funkcija, kadar želimo pregledovati vse zapise v

preglednici in ne npr. samo 100 zapisov),

- enostavno iskanje s katerim lahko enostavno določimo kolone in vrednosti v

kolonah po katerih želimo filtrirati podatke,

- čarovnik za pogoje s katerim izdelamo nov zahtevnejši filter,

- odpri že shranjen pogoj s katerim lahko odpremo predhodno izdelan filter,

- shrani pogoj s katerim shranimo novo izdelan (ali spremenjen pogoj)

- uporabi s katerim uporabimo izbran pogoj ter

- opusti s katerim prekinimo uporabo pogoja.


Primer uporabe filtra enostavno iskanje

Filter enostavno iskanje nam omogoča na zelo preprost način izbrati kolone po katerih

želimo filtrirati podatke ter vnos vrednosti. Recimo, da želimo poiskati stranko, ki ima v polju

naziv del naziva »trgovina na debelo« in ima poštno številko »8341«

1. Na seznamu strank aktiviramo SAOP filtre.

2. Aktiviramo filter enostavno iskanje (gumb )

Pojavi se okno s preglednico, ki ima tri kolone: stolpec, operator in vrednost. Po posameznih

vrsticah preglednice nizamo stolpce in vrednosti, ki naj jih vsebujejo stolpci:

- Vsak stolpec ima na koncu polja gumb za pregled nad ponujenimi možnostmi . V

našem primeru izberemo stolpec »Naziv«,

- Ko levo kliknemo v kolono Operator, ravno tako dobimo gumb za izbiro možnih

operaterjev (=, >, <, Like, Not Like,…). V našem primeru bomo izbrali operater »Like«

(saj želimo da stolpec Naziv vsebuje del teksta »Trgovina na debelo«.

- Ko dvokliknemo v kolono Vrednost lahko vnesemo želeno vrednost izbranega

stolpca. V naše primeru bomo vpisali »*Trgovina na debelo*«, znak * vpišemo ker ne

vemo ali se naziv podjetja prične z nizom znakov Trgovina na debelo ali pa je ta niz

znakov nekje v nadaljevanju naziva podjetja.


V kolikor izberemo sedaj gumb Uporabi bomo v preglednici strank dobili spisek vseh strank,

ki imajo kjer koli v nazivu niz znakov »Trgovina na debelo«. Vendar pa želimo iz med vseh

teh strank dobiti le tiste, ki imajo poštno številko »8341«, zato nadaljujemo z vnosom

naslednjega pogoja:

- V drugi vrstici izberemo stolpec »Pošta«,

- Izberemo operator »=«,

- V vrednost vpišemo »8341«.

Ob izbiri gumba Uporabi bomo v preglednici strank dobili vse stranke, ki imajo v stolpcu

naziv niz znakov »Trgovina na debelo« in tudi v stolpcu »Pošta« poštno številko »8341«.

Torej z filtrom za enostavno iskanje lahko nizamo med seboj več pogojev, ki morajo biti

hkrati izpolnjeni, ne moremo pa nizati pogojev na način, da je lahko izpolnjen eden ali drugi.

Tako filtriranje podatkov lahko izvedemo preko čarovnika za vnos pogojev (naslednja točka).

Vnesen pogoj iskanja lahko tudi shranimo, da ga kasneje hitreje prikličemo. Shranjevanje

pogojev je opisano v naslednji točki.


Primer uporabe filtra in čarovnika za pogoje

Želimo poiskati stranko, ki ima v polju naziv del naziva »trgovina na debelo« in ima poštno

številko »8341«

3. Na seznamu strank aktiviramo SAOP filtre.

4. Aktiviramo čarovnika za pogoje

Čarovnik ima naslednje funkcije:

- Stolpci preko katere lahko izbiramo želen stolpec (polje, kolono) v katerem

bomo filtrirali podatke,

- Funkcije preko katere lahko izberemo različne funkcije,

- Datumi preko katere odpremo koledar ter

- Spisek funkcij pogojev (And, Or, In, Not, +, -,…)

5. Torej najprej moramo določiti, da želimo izbrati le stranke, ki imajo v polju naziv niz

znakov »trgovina na debelo«:

- preko gumba Stolpci izberemo stolpec »Naziv« (zadnje polje)

- izberemo funkcijo Like


- v narekovajih vnesemo želen niz znakov '*trgovina na debelo*' (pred in za želen niz

znakov smo dodali še znak * s katerim smo povedali, da ima lahko iskani niz znakov še

pred in po kakšen tekst).

6. Nato sledi še filter po številki pošte:

- Dodamo funkcijo And, ki pove, da mora biti izpolnjen prvi in drugi pogoj

- preko gumba Stolpci izberemo stolpec »Pošta«

- izberemo funkcijo Like

- v narekovajih vpišemo želeno šifro pošte '8341'

Preko gumba Uporabi aktiviramo iskanje strank po vnesenem filtru.

Filter lahko tudi shranimo, če ga bomo kasneje še potrebovali (gumb shrani); npr.:

Pogoje iz seznama pogojev lahko izberemo preko gumba Odpri že shranjen pogoj


Nastavitev 5 najpomembnejših filtrov

Ko si uredimo filtre imamo na večini preglednic tudi možnost prednastavitve 5 nam

najpomembnejših filtrov, ki se nam kasneje vedno ponudijo in jih lahko aktiviramo z enim

samim klikom ali s ponovnim klikom deaktiviramo.

Dodajanje številke bližnjice

Preko lupe na preglednici z desnim klikom vstopimo na tabelo shranjenih pogojev, kjer lahko

na posameznem pogoju z desnim klikom določimo številko filtra za posamezno preglednico.

Na voljo je samo 5 možnih prednastavljenih filtrov.


V primeru z izborom na 3 bo filter na voljo v 3. zaporednem filtru, kar je razvidno v stolpcu

Bližnjica .

Tako so nam na tabeli dostopni novi filtri.


Vsi zapisi

Na vsaki tabeli se srečamo z kljukico Vsi zapisi, kjer si lahko omogočimo pregled vseh

podatkov kar lahko prikaže trenutna tabela. Zaradi morebitne velike količine podatkov se bo

preglednica počasneje odzivala!

Z uporabo te kljukice se lupa spremeni v sito in nastavljeno število zadetkov preglednice (50)

osivi.


Arhiviranje podatkov v SAOP iCentru

Zakaj je arhiviranje potrebno in kdaj ga potrebujemo?

Podatki o poslovanju, ki so zabeleženi v podatkovnih bazah SAOP iCentra so eden od

važnejših resursov, s katerimi razpolaga vsako podjetje, ki uporablja SAOP iCenter.

S povečevanjem samodejnosti in učinkovitosti postopkov, ki imajo osnovo v informacijskem

sistemu, postajajo ti podatki bolj in bolj pomembni za učinkovito operativno in strateško

poslovanje podjetja.

Zaradi raznih vzrokov, kot so okvare strojne in/ali programske opreme, virusov, brisanja…

lahko pride do okvare ali izgube podatkov v podatkovnih bazah in s tem do oteženega

poslovanja.

Da bi se temu v kar največji meri izognili, priporočamo, da se podatki v bazah podatkov

redno arhivirajo. Če obstajajo arhivi, je možno kratkem času iz arhivov obnoviti podatke na

točko zadnjega arhiviranja in nadaljevati z delom.

Seveda je pri tem potreba upoštevati, da je potreba podatke, ki so bili vneseni ali

spremenjeni po arhivu, ki je bil osnova obnovitve podatkov ponovno zabeležiti.

Uporabniki, ki uporabljate plačljive MS SQL strežnike, imate običajno urejeno arhiviranje

podatkov skozi orodja, ki jih vsebuje SQL strežnik, ki ste ga kupili. Za to arhiviranje poskrbi

administrator baze lahko tudi v povezavi z našimi tehničnimi strokovnjaki. Tako arhiviranje se

izvaja samodejno po vnaprej pripravljenih shemah arhiviranja podatkov.

Brezplačne baze [Express], ki so namenjene manj zahtevnim uporabnikom, teh orodij

nimajo, zato smo omogočili izdelavo varnostnih kopij podatkovnih baz SAOP iCentra »po

naročilu«.

Postopek arhiviranja

Arhiviranje zaženemo tako, da gremo na glavnem oknu SAOP iCentra na zavihek

Administracija in iz spustnega menija Pripomočki izberemo Arhiviranje.


Izbor Arhiviranja je aktiven samo za operaterje, ki so administratorji iCentra. Če ima operater

odprto katerokoli iCenter aplikacijo, arhiviranja ni možno zagnati.

Po zagonu se nam odpre okno, ki nam omogoča izbor opravila arhiviranja:

• Arhiviraj – izdela varnostne kopije izbranih podatkovnih baz

• Obnovi – obnovi podatkovne baze iz obstoječih varnostnih kopij

• Pregled – omogoča pregled kdaj in kaj je bilo kdaj arhivirano oziroma obnovljeno iz

arhiva Check - reindex – omogoča reindeksiranje tabel podatkov v podatkovnih

bazah

Arhiviraj

Arhiviranje izvajamo na jezičku »Arhiviraj«. Najprej v osrednjem delu okna izberemo baze, ki

jih želimo arhivirati. Prometne baze so gručene po uporabnikih iz licenc.


S klikom pred posamezno prometno bazo izbiramo arhiviranje posamezne prometne baze

uporabnika. S klikom na uporabnika izbiramo arhiviranje vseh prometnih baz za izbranega

uporabnika.

Baza šifrantov je prikazana ločeno na koncu seznama uporabnikov in jo izbiramo za

arhiviranje neodvisno od prometnih baz. Priporočamo istočasno kopiranje baze šifrantov in

vseh prometnih baz za uporabnika.

Sledi izbor področja in datoteke, kjer naj se odloži arhiv v polje »Arhiviraj v datoteko«. Izbrati

moramo področje, kot je »vidno« MS SQL strežniku. Privzeto ime datoteke je sestavljeno iz

imena operaterja in časovnega žiga zagona arhiviranja.

Z izborom gumba »Arhiviraj« zaženemo arhiviranje izbranih podatkovnih baz.


Obnovi

Obnavljanje podatkovnih baz iz obstoječih arhivov izvajamo na jezičku »Obnovi«.

Izberemo datoteko z arhivsko kopijo podatkovnih baz v »Obnovi iz datoteke«. Pot do

datoteke mora biti zapisana tako, kot jo »vidi« MS SQL strežnik. Po izboru arhiva se v

osrednjem oknu prikažejo podatkovne baze, ki se nahajajo v arhivu. Sledi izbor, katere

podatkovne baze želimo obnoviti iz arhiva, ki je smiselno enak izboru, katere podatkovne

baze želimo arhivirati.

Če nismo ravno vešči dela s podatkovnimi bazami, raje prepustimo obnovo arhiva tehnični

službi SAOPja.


Nastavitev obveznih polj za vnos

Na določenih mestih lahko nastavimo, da nas program vstavi, v kolikor določenega podatka

nismo vnesli. Da si ta pripomoček aktiviramo moramo neaktivnost dovoliti v aplikacijskem

varnostnem sistemu – ključ: iCenter – Neaktivnost nastavitev obveznih polj

Tako se na mestih, kjer to lahko nastavljamo (vnosna okna) pojavi ikona: - Nastavitev

obveznih polj . Ikona je vidna samo operaterjem, ki imajo prej omenjeno nastavitev v

varnostnem sistemu.

Odpre se okno, kjer zgoraj določimo skupino operaterjev(obvezna uporaba skupin

operaterjev) in nato povemo katere podatke morajo pripadajoči operaterji vnašati ob

dodajanju novih zapisov. Primer nastavitvenega okna:


Program tako vnašalca opozarja, da določenega polja ni izpolnil. V kolikor polja ne izpolni ne

more zaključit vnosa. Primer opozorila:


Kontrola izpolnjenosti podatkov na artiklih

Pogosto se vprašamo ali imamo pravilno urejene šifrante za delo s programom, Za določene

podatke kontrolo izpolnjenosti lahko preverimo preko gumba ''Kontrola'' na dnu preglednice

artiklov.

Odpre se nastavitveno okno, kjer lahko določimo kaj bi želeli preverjati. Za kontrolo kontov

zaloge je potrebno kontrolo izvajati za vsak tip skladišča posebej.


Primer izpisa, kjer lahko razberemo, da imamo na šifrantu določene napake in tudi da ne

obstajajo želeni konti za porabo:


Primer priporočljivih podatkov za artikle v programu kuhinja

V programu kuhinja upravljamo z dvema tipoma artiklov in sicer živilo in jed. Oba tipa artiklov

imata svoje značilnosti in drugačne zahteve po podatkih vezanih na artikel. Podatki ki naj bi

bili vpisani na določen artikel so označeni z

Živilo

Zavihek splošni podatki

Med označenimi podatki je priporočljivo, da živilo vpišete kot tip materiala M. Za lažje delo v

prihodnje se držite pravila, da naj bo živilo pisano z majhnimi črkami, jedi pa z velikimi, ali pa

obratno. Kakršno obliko črk ( velika ali majhna) boste izbrali za jedi, takšna sem vam bo

izpisovala na jedilniku.

Skupina artikla je podatek s katerim boste razvrščali artikle za javna naročila ali za izdelavo

določenega cenika.


Zavihek prodaja

Artikli, ki bodo označeni z oznako aktivnosti DA se lahko naročajo, in dajo v porabo. Artikle,

ki jih ne želite več uporabljati označite z NE.


Zavihek cene

V zavihku cene vpišite veljavne cenike. Tu imate tudi pregled nad zgodovino cen.. cenik naj

ima začetek in konec veljavnosti. Priporočljivo je, da poimenujete cenike po dobaviteljih.


Zavihek zaloge

V zavihki zaloge določite konto zaloge artikla. Tu tudi zabeležite kdo je glavni dobavitelj za

artikel. Ta podatek uporabi program za avtomatsko razporejanje artiklov v naročanju k

glavnim dobaviteljem.


Zavihek lastnosti

Zavihek lastnosti je namenjen naprednejšim uporabnikom.

Količina pakiranja se uporablja v primeru, da je potrebno preračunavati na drugačno mersko

enoto, kot je na dobavnici. Tak primer so konzerve, če vodite zalogo v kg, dobavitelj pa vam

dostavlja na primer 705g konzerve v kosih. V takem primeru bi vpisali podatek 0,75

Če želite preračunavati hranilne vrednosti jedi in obrokov je potreba izpolniti podatek masa

na enoto. N sliki je prikazan podatek za kokošje jajce, katera vodimo nabavi, zalogo in

porabo v kosih, preračun hranilnih vrednosti pa se izvaja v hranilna vrednost na 100g

Preko gumba vpišete hranilne vrednosti


Če imate kakšno jed z enakimi hranilnimi vrednostmilahko hranilne vrednosti kopirate z

gumbom

Primer take uporabe je na primer kopiranje hranilnih vrednosti iz kristalnega na mlet sladkor.


Jed

Zavihek splošni podatki

Med označenimi podatki je priporočljivo, da jed vpišete kot tip materiala I. Za lažje delo v

prihodnje se držite pravila, da naj bo živilo pisano z majhnimi črkami, jedi pa z velikimi, ali pa

obratno. Kakršno obliko črk ( velika ali majhna) boste izbrali za jedi, takšna sem vam bo

izpisovala na jedilniku.


Zavihek prodaja

Artikli, ki bodo označeni z oznako aktivnosti DA se lahko naročajo, in dajo v porabo. Artikle,

ki jih ne želite več uporabljati označite z NE.


Zavihek opisi

Na zavihku opisi lahko vpišete potek priprave jedi


Gumb sestavnica

Sestavnico ali recepturo vpišete preko gumba

Odpre se okno za dodajanje živil s količino živila za eno porcijo


Kopiranje sestavnic

Sestavnice lahko tudi kopirate, kar vam bo olajšalo vnos podobnih receptur.


S klikom na potrdi se vam prepiše receptura iz izbrane jedi v jed, ki ji želite vpisat recepturo.

Posamezne sestavine lahko spreminjate z gumbom popravi zapis

Dodajanje slike

Na posamezno jed lahko pripnemo tudi sliko


Izpis recepture za jed

Posamezno recepturo tiskamo po prikazanem postopku.


Potrjevanje naročil dobaviteljem

Potrjevanje naročil dobaviteljem je v osnovi namenjeno lažjemu in hitrejšemu naročanju z

vključevanjem višjega odločitvenega kadra v obvladovanje stroškov. Potrjevanje je v procesu

naročanja umeščeno v fazo, ko je naročilo praktično že pripravljeno, a operater, ki je naročilo

pripravil nima odločitvenih pooblastil za odobritev naročila. Sistem je zastavljen tako, da

lahko vodja, ki odloča o nabavi poleg odobritve naročilo tudi pošlje dobavitelju. Na tak način

se sistem izognemo nepotrebnim administrativnim postopkom vračanja odobrenega naročila

osebi, ki je naročilo pripravila.


V knjigi naročil mora biti naročilo izpolnjeno vsaj s podatki, ki so označeni s

Vsebina naročila je v zavihku


Pri potrjevanju bodite predvsem pozorni na količino trenutne zaloge (34) na sliki je prikazana

zaloga za prvo vrstico naročila.

Pri potrjevanju naročila ja zanimiv tudi podatek zadnjega prejema in datum zadnje izdaje.

Potrditev naročila

Za potrditev naročila vpišemo datum v polje »Avtorizacija«


Naročilo, ki je potrjeno lahko tiskamo.


Izberemo željeno obliko izpisa.

Pred pošiljanjem pogledamo izpis


Izpis shranimo v lastni dokumentni sistem in v isti potezi pripravimo e pošto za pošiljanje

naročila.


Poslano naročilo je označeno z modro barvo.


Priprava naročila za prevzem

Ko dobavitelj sporoči, da bo dostavil blago vpišemo v dokument datume potrditve in

predvidene dostave.


Samo naročilo, ki ima vpisana datuma potrditve bodo lahko prepisana v prevzem brez

dodatnega tipkanja.

Stornacija naročila

Oseba, ki ima pravico potrjevanja naročila ima tudi edina pravico zaključiti naročilo v primeru

stornacije ali pa v primeru nepopolne dobave.

Dokument se stornira ali zapre z vpisom datumov na ustrezno polje označeno s puščico


Avtorizacija naročil kupcev

Avtorizacija ali potrjevanje naročil kupcev je varnostna omejitev pri naročilih kupcev, ko je

dopuščeno operaterju vnos naročila, ne more pa brez dovoljenja pooblaščenega operaterja

nadaljevati z delom v naročilih kupca. Uporaba takega sistema torej pomeni dvonivojsko

odločanje o naročilu. Prva odločitvena raven je vnašalec naročila, druga raven je

pooblaščeni operater za naročila kupcev. Naročilo brez avtorizacije ni možno prepisati v

odpremo, ni možno tvoriti naročilo dobavitelju in neavtoriziranega naročila ni možno tiskati.

Odprejo se naročila kupcev. Pooblaščeni operater lahko dostopa do knjig naročil, do katerih

ima dovoljenje.


S klikom na vidimo seznam vseh knjig naročil, do katerih imamo pooblaščen dostop.


Ko dvokliknemo na željeno vrstico se odpre knjiga naročil, v kateri je naročilo ki ga želimo

potrditi.

Dvokliknemo na vrstico, kjer je naročilo, ki ga želimo avtorizirati

Na zavihku vrstice preverimo naročene artikle, dokument avtoriziramo tako da vpišemo

datum v polje avtorizacija.


Za vpis datuma kliknemo v polje Avtorizacija datum ( puščica 2) in pritisnemo preslednico.

Na tak način se vpiše trenutni datum.

Poleg datuma se vpiše tudi opereater, ki je avtoriziral dokument.

Dokument je sedaj pripravljen za pripravo odpreme kupcu, za pošiljanje naročila dobavitelju

in za tiskanje.

Nastavitve

Za normalno delovanje sistema avtorizacije naročil kupcev so potrebne naslednje nastavitve.

Knjigo, katero želimo postaviti v sistem avtorizacije označimo


V varnostnem sistemu iCenter nastavimo skupine operaterjev za vsako enoto posebej in za

avtorizacijo internih naročil. V skupine dodamo izbrane operaterje.

V aplikacijskem varnostnem sistemu določimo prepovedi.


Vsaki skupini dodelimo pravice dostopa do posameznih knjig naročil.


V primeru internih naročil pa je običajno potreba urediti tudi dostop do posameznih

stroškovnih mest.


Možne težave pri vzpostavitvi sistema avtorizacije naročil kupcev

1. Naročila kupca ne morem tiskati. - naročilo ni avtorizirano.

2. Naročil ki so odprta pred nastavitvijo avtorizacije ne moremo poslati v

odpremo. – Stara naročila, ki jih želimo obdelovati na nov način ( avtorizacija) je

potrebno avtorizirati.

3. Pri formiranju naročil dobaviteljem sistem ni upošteval vseh naročil. - Pred

formiranjem naročil dobaviteljem je potrebno preveriti ali so vsa naročila kupcev

avtorizirana. Priporočamo da se vzpostavi datumsko pravilo, do kdaj morajo

operaterji, ki izvajajo avtorizacijo svoj del naloge opraviti.

4. Naročila ni več možno popravljati. – Možni sta dve situaciji. Prva je ta, da operater,

ki je naročilo vpisal ne more več naročila popravljati. V tem primeru je naročilo

avtorizirano in ga lahko popravlja operater, ki je naročilo avtoriziral. Druga situacija

je ta, da je naročilo poslano dobavitelju in ga ne more popravljati niti oseba, ki je

naročilo avtorizirala. To onemogoča nastavitev opisana na strani 8. V tem primeru naj

spreminja naročilo dobavitelju oseba, ki je za ta del pristojna.

5. Oseba, ki je pristojna za avtorizacijo je odsotna. – Skrbnik naj določi v sistemu

drugo osebo, ki je pristojna za avtorizacijo konkretnih naročil.


Prejeti računi vezani na prevzete storitve

Vsak prejet račun, naj bi imel naročilo dobavitelju. Da pa vemo, kaj od naročenega je bilo s

strani dobavitelja izvedeno, v modulu Dobavitelji in Kupci izvajamo t.i. prevzemanje.

Izvedeno prevzemanje se samodejno predlaga za zapiranje:

Tako zaprti in zaključeni dokumenti prevzema so pripravljeni za povezovanje na prejete

račune. Povezovanje izvedemo na enak način kot povezovanje na prevzeto blago, ki je

vezano na dokument v Materialnem. Razlika je le v tem, ker storitve na zalogo ne morejo in

zato so ti dokumenti samo na izvoru: 'Prevzemi naročil dobaviteljev'.


Čarovnik uvoza podatkov

V nekaterih procesih SAOP iCentra je možen uvoz podatkov iz zunanjih virov s pomočjo

Čarovnika uvoza podatkov. Podatki so lahko shranjeni v datotekah različnih oblik –

najpogosteje v tekstovni ali MS Excel obliki. Poleg samega uvoza podatkov iz različnih

datotek nam Čarovnik uvoza podatkov omogoča tudi upravljanje s specifikacijami. Za vsak

vir podatkov, ki jih uvažamo, enkrat opišemo strukturo podatkovnega vira ter jo shranimo za

kasnejšo uporabo. Ko kasneje želimo uvoziti podatke, samo izberemo datoteko s podatki in

specifikacijo, ki opisuje strukturo podatkovnega vira ter uvozimo podatke.

Običajno mesta, kjer lahko uporabljamo čarovnik za uvoz podatkov, prepoznamo po ikoni

. Ob zagonu se odpre okno za uvoz podatkov s pomočjo čarovnika.

Okna so prilagojena konkretnemu uvozu vsa pa vsebujejo pa običajno naslednje dele:

Ikono za upravljanje s specifikacijami uvoza

Vnosna polja za nastavitev uvoza, ki so prilagojena konkretnemu uvozu. Obvezna

sestavina sta polji za izbor specifikacije uvoza in polno ime datoteke s podatki za

uvoz. Poleg polja z imenom datoteke, se nahaja gumb , ki postane aktivna

ob izboru specifikacije in imena datoteke.


Preglednica z uvoženimi podatki, ki omogoča predogled podatkov, ki jih uvažamo v

SAOP iCenter.

Uvoz podatkov s pomočjo čarovnika

Po izbrani specifikaciji in vnesenem imenu datoteke s podatki za uvoz zaženemo uvoz s

pomočjo gumba Uvoz ( ). Najprej se nam odpre okno, na katerem so na prvem

zavihku prikazani podatki iz podatkovnega vira

,

na drugem pa protokol uvoza


,

kjer so prikazane tudi morebitne formalne napake na vrsticah podatkovnega vira.

Opomba: Če je izbrana specifikacija, ki je še shranjena v obliki preteklih verzij čarovnika

uvoza SAOP iCentra, se v ozadju izvede pretvorba specifikacije v novo obliko. Ker

lahko pri pretvorbi pride do neskladij, nas čarovnik uvoza pelje skozi korake za

vnos/spremembo specifikacije. Ob zaključku se specifikacija shrani v obliki

trenutne verzije čarovnika uvoza SAOP iCentra.

Z gumboma / lahko na oknih za vnos specifikacije dodatno preoblikujemo

specifikacijo uvoza. To preoblikovanje specifikacije velja začasno – samo za ta uvoz.

Z gumbom razveljavimo postopek uvoza podatkov s pomočjo čarovnika.

Z gumbom se podatki iz čarovnika za uvoz podatkov uvozijo v preglednico za

predogled podatkov


.

Podatki na tej preglednici tudi obdelani v skladu s pravili posameznega uvoza podatkov. Pri

nekaterih uvozih je v skladu s pravili možna tu tudi delno dopolnjevanje uvoženih podatkov.

S pomočjo gumba potrdimo uvoz podatkov in podatki se v skladu s pravili trajno

uvozijo v podatkovne baze.

S pomočjo gumba zapustimo uvoz podatkov brez uvoza v podatkovne baze.

Upravljanje s specifikacijami uvoza

Upravljanje s specifikacijami zaženemo z izborom . Z izborom puščice se nam opre

okno s preglednico specifikacij.


Če želimo samo spremeniti ime specifikacije, izberemo v preglednici ime, ki ga želimo

spremeniti in vtipkamo novo.

S pomočjo ikon na vrhu preglednice lahko dodajamo novo specifikacijo, spreminjamo

obstoječo ali brišemo obstoječo specifikacijo. Poleg tega lahko na preglednici specifikacij tudi

izvozimo ali uvozimo specifikacijo.

Vnos specifikacije uvoza

Vnos oz. sprememba specifikacije poteka s pomočjo čarovnika v 4 korakih.

1. korak – izbor oblike datoteke

V prvem koraku izberemo obliko v kateri so shranjeni podatki, ki jih želimo uvažati s pomočjo

čarovnika.

Izbiramo lahko med raznimi tabelami (MS Office, Open Office, ...), besedilnimi datotekam

(podatki fiksnega formata ali ločeni z ločilom), XML datoteke, DBF ali MS Access podatkovne

baze.

2. korak – povezovanje podatkov

V drugem koraku povežemo podatke iz izvorne datoteke s stolpci v preglednici v katero

uvažamo podatke. Ekran v tem koraku se različen za različne oblike izvornih podatkov.

Podatki, ki jim je potrebno obvezno dodeliti izvor so označeni pred imenom z , ostale

podatke ( ) pa lahko povežemo ali ne. Pri vseh oblikah podatkov lahko tudi določimo

število vrstic na začetku vhodne datoteke, ki jih želimo preskočiti.


V nadaljevanju je opisano povezovanje podatkov za štiri najbolj pogosto uporabljene oblike

podatkov. Za ostale tipe poteka povezovanje na podoben način.

Besedilne datoteke fiksnega formata

Najprej v predogledu vhodnih podatkov na desni strani okna z dvoklikom določimo meje med

različnimi podatki. V levem delu okna nato izberemo ime podatka v ciljni preglednici in nato

izberemo v predogledu vhodnih podatkov stolpec z vhodnimi podatki tako, da kliknemo med

dve meji.

Besedilne datoteke ločene z ločili

V levem delu okna izberemo ime podatka v ciljni preglednici in nato izberemo v predogledu

vhodnih podatkov na desni strani okna stolpec z vhodnimi podatki.


MS Excel

V levem delu okna nato izberemo ime podatka v ciljni preglednici in nato v predogledu

vhodnih podatkov na desnem delu okna izberemo obseg podatkov. Povezavo vzpostavimo s

tipko <Enter>.

MS Excel 2007

V levem delu okna izberemo ime podatka v ciljni preglednici in nato izberemo v predogledu

vhodnih podatkov na desni strani okna stolpec z vhodnimi podatki.


3. korak – določitev oblike podatkov

V tretjem koraku določimo obliko vhodnih podatkov npr. obliko zapisa datuma, ure,

decimalno ločilo, ... Poleg tega lahko tudi podrobneje določimo morebitno zamenjavo nizov v

vhodnih podatkih po posameznih stolpcih ciljnih podatkov.

4. korak – potrditev specifikacije

V zadnjem koraku imamo predogled uvoženih podatkov in protokol uvoza. Če želimo shraniti

specifikacijo za uporabo pri uvozih v SAOP iCenter moramo vpisati naziv specifikacije in

potrditi specifikacijo z gumbom <Izvedi>.

Specifikacija uvoza se shrani in uvoz iz datoteke, na kateri smo definirali specifikacijo se

izvede.


Prikaz vrtilnih tabel – OLAP

Vrtilne tabele – OLAP – so namenjene prikazu podatkov v obliki, ki omogoča enostavno in

pregledno analizo kompleksnih več dimenzijskih podatkov. Podatki so prikazani v obliki

preglednic, kjer so dimenzije razvrščene v vrstice in stolpce, medtem ko mere predstavljajo

vrednostne podatke. Vrtilne tabele omogočajo enostavno razvrščanje, filtriranje, štetje in

združevanje podatkov na različnih nivojih s pomočjo enostavnega razmeščanja polj s

pomočjo »povleci in spusti« tehnike.

Okno prikaza podatkov v vrtilni tabeli

Okno prikaza podatkov v obliki vrtilne tabele (OLAP) je v SAOP iCentru razdeljeno na več

delov.

Nad podatki vrtilne tabele je vrstica z ikonami, ki nam omogočajo upravljanje s pogledi na

vrtilno tabelo, tiskanje in izvoze podatkov. Pod to vrstico so podatki glave, ki omogočajo

filtriranje in prilagoditev prikaza vrtilne tabele. V spodnjem delu je telo vrtilne tabele, ki nam

prikazuje podatke.

Na zgornjem delu glave (1.) imamo polja, ki so namenjena filtriranju podatkov in v sami vrtilni

tabeli ne sodelujejo. Polja v tem delu so na razpolago, da jih prikažemo ali v stolpcih ali

vrsticah vrstilne tabele. Če podatkov v tem delu ne potrebujemo pri prikazu jih lahko skrijemo

s pomočjo spustnega menija.


V levem delu naslednje vrstice glave (2.) imamo številčna polja, ki se prikazujejo v

podatkovnem delu vrtilne tabele. Podatkovna polja so razvrščena tako, kot se prikazujejo v

podatkovnem delu vrtilne tabele.

V desnem delu te vrstice (3.) so polja, ki predstavljajo stolpce vrtilne tabele po katerih

pregledujemo podatke vrtilne tabele.

V tretji vrstici glave (4.) so polja, ki predstavljajo vrstice vrtilne tabele po katerih pregledujemo

podatke vrstilne tabele.

Ves ostali del okna za prikaz vrtilne tabele je namenjen prikazu podatkov. Zaradi lažje

prepoznavnosti so prikazane vrstice z zbirnimi podatki v različnih niansah zelene barve,

zbirni podatki v vrsticah in stolpcih so prikazani v krepki pisavi in velike sume v drugačni

(rumeni) barvi pisave.

Desni klik na miško v glavi vrtilne tabele nam odpre spustni meni, s pomočjo katerega lahko

dodatno prilagodimo delovanje vrtilne tabele.

Izberemo lahko naslednje akcije:

Prikaži seznam polj – odpre se nam okno, v katerega lahko odlagamo oz. iz

katerega lahko jemljemo filtrirna oz. podatkovna polja s pomočjo miške. Podatkovna

polja so obarvana v rumeno barvo in jih lahko odlagamo samo v podatkovni del glave

(2.) vrtilne tabele. Ostala polja lahko odlagamo v vse ostale dele glave vrstilne tabele

– filter, vrstice, stolpce. Odložitev podatkov iz glave vrtilne tabele v seznam polj nam

omogoča umik polj iz prikaza vrtilne tabele. Privzeto so vsa polja vrtilne tabele

prikazana na vrtilni tabeli. Na ta način lahko umaknem filtrirna in podatkovna polja, ki

jih ne potrebujemo na pogledu vrtilne tabele, tako da postane vrtilna tabela bolj

pregledna in lahko sočasno vidimo več podatkov.


Prikaži pogovorno okno filtra – odpre se nam pogovorno okno filtra, ki nam

omogoča sestaviti napreden filter za prikaz podatkov vrtilne tabele

Skrij/pokaži filter polja – nam omogoči hitro začasno skritje/prikaz filter polj in s tem

prikaz več podatkov na ekranu.

Omogoči izbor več podatkov – nam omogoča izbor več podatkov za prikaz detajlov

in kopiranje podatkov.

Prikaži/Skrij vsoto vrstic – prikaže/skrije skupne sumarne podatke vrstic

Prikaži/Skrij vsoto stolpcev - prikaže/skrije skupne sumarne podatke stolpcev

Lastnosti – Omogoča nam enostavno upravljanje z dimenzijami in merami vrtilne

tabele. Polja lahko premeščamo med področji filtrov, stolpcev, vrstic, podatkov in

razpoložljivimi podatki preprosto tako, da ji povlečemo z miško in spustimo v ustrezno

okno. Poleg tega lahko na enak način tudi razvrščamo podatke znotraj posameznega

dela preglednice (okna).

Poleg tega lahko v tem oknu tudi vklopimo/izklopimo prikaz posebnih zbirnih vrstic za

dimenzije, ki imajo eno samo vrednost (Vsote za eno vrednost) ter izberemo osnovo

izračuna prikazanih zbirnih podatkov. Osnova izračuna ima dve možni vrednosti:

cbRowData – prikazani zbirni podatki se izračunajo na osnovi vrstic podatkov,

ki so osnova za prikaz vrtilne tabele

cdVisibledata – prikazani zbirni podatki se izračunajo na osnovi na vrtilni

tabeli vidnih podatkov


Navigacija nivojev prikaza vrtilne tabele

Ko se vrtilna tabela s podatki prikaza odpre so prikazani najvišji nivoji prikaza. S pomočjo

izbora pred podatkom razširimo prikaz na podnivoje izbranega podatka. S pomočjo izbora

pred podatkom strnemo prikaz podnivojev izbranega podatka.

S pomočjo desnega klika na področju kjer se nam prikazujejo nivoji vrtilne tabele se nam

odpre spustni meni

,

ki nam omogoča naslednja dejanja:

Strni/Razširi – strne oziroma razširi eno nivo ene veje prikaza (enako kot klik na

/ )

Strni vse/razširi vse – strne oz razširi izbrani nivo prikaza v vseh vejah.

Razširi vse po vseh nivojih (<Ctrl><R>)/Strni vse po vseh nivojih (<Ctrl><S>) –

Razširi oz. strne vse nivoje vseh vej

Filtriranje podatkov vrtilne tabele

Podatke prikazane na vrtilni tabeli filtriramo tako, da na etiketah polja z miško izberemo .

Odpre se nam okno

na katerem si izberemo podatke, ki jih želimo pregledovati. Privzeta vrednost je, da so

prikazani vsi podatki. Če v filtru niso izbrani za prikaz vsi podatki, se puščica na etiketi

obarva v modro.


Prilagajanje prikaza vrtilne tabele

Prikaz podatkov vrtilne tabele lahko prilagajamo lastnim potrebam. Spreminjamo lahko tako

vrstice in stolpce, po katerih prikazujemo rezultate, zaporedje združevanja prikazanih

podatkov kot tudi same podatke, ki so prikazani v podatkovnem delu.

Etikete polj filtra, stolpcev in vrstic, lahko s pomočjo miške prestavljamo med temi tremi

področji ali pa jih, če jih ne želimo imeti na pregledu odstranimo v seznam polj.

Etikete podatkovnih polj, ki jih ne želimo imeti v pregledu vrtilne tabele, lahko s pomočjo

miške odstranimo v seznam polj.

Seveda lahko polja iz seznama polj kadarkoli vrnemo na pregled vrtilne tabele. Seznam polj

lahko urejamo tudi s pomočjo izbora Lastnosti na spustnem meniju glave vrtilne tabele.

Razvrščanje podatkov lahko spremenimo (naraščajoče/padajoče) s pomočjo izbora na

etiketi vrstice ali stolpca. S pomočjo desnega klika na etiketi polja se nam odpre okno, ki nam

omogoča detajlneje nastavljanje zbirnih podatkov in razvrščanje podatkov vezanih na

izbrano polje.

Pri tem bi posebej navedel naslednji nastavitvi:

Tip zbira – iz spustnega menija nastavimo vrednost, ki jo želimo prikazovati v

osnovnih celicah prikaza mer in na veliki sumi. Izbiramo lahko med standardnimi

statističnimi funkcijami (sum – vsota, count – število, min – najnižja vrednost, max –

najvišja vrednost, average – poprečje, ...).


Vrednost zbirov – določa prikaz zbirnih podatkov na nivoju dimenzij. Sestavljen je iz

dveh delov – načina prikaza zbirnih podatkov (tvAutomatic – samodejni izbor

prikazanega zbira, ki je vezan na Tip zbira prikazane mere, tvCustom – kjer sami

izberemo do štiri zbire podatkov za prikaz ali tvNone – zbirnih podatkov za ta nivo ne

želimo prikazovati) ter izbire funkcije. Iz spustnega menija je možno izbrati do štiri

funkcije za prikaz na nivoju dimenzije. S pomočjo poleg funkcije se nam odpre

okno, v katerega lahko vpišemo obliko števila, ki ga želimo prikazati v zbirnih

podatkih.

S pomočjo desnega klika miške na podatkovnem delu in izborom Privzeto lahko pogled na

vrtilno tabelo ponastavimo na privzeto vrednost.

Pogledi na vrtilno tabelo

Poglede na vrtilno tabelo lahko tudi shranimo tudi z izborom . Odpre se nam meni z

dvema izboroma

.

Izbor Shrani nam omogoča shraniti trenutni pogled na vrtilno tabelo. Odpre se nam okno, v

katerega vpišemo ime pod katerim želimo shraniti pogled na podatke vrtilne tabele.

Shranjujejo se nastavitve in izgled vrtilne tabele ne pa sami podatki in filtri podatkov – le-ti se

vedno jemljejo sveži iz podatkovnih baz. Hitro dostopamo do shranjevanja pogleda tako

izberemo .

Izbor Uredi poglede nam omogoča preimenovanje in brisanje obstoječih pogledov. Odpre

se nam preglednica z obstoječimi pogledi vrtilne tabele, ki nam omogoča preimenovanje

pogleda, dajanje pogleda v skupno rabo in brisanja obstoječih pogledov.


Shranjeni pogled na vrtilno tabelo lahko aktiviramo tako, da izberemo . Odpre se nam

preglednica, iz katere izberemo želeni pogled na vrtilno tabelo. Izbiramo lahko med lastnimi

pogledi na vrtilno tabelo in pogledi, ki so jih za vrtilno tabelo dali avtorji v skupno rabo.

Grafični prikaz podatkov

Prikaz zbirnih grafičnih podatkov zaženemo z desnim klikom na miško na podatkovnem

področju in izborom Zbirni graf ali pa s pomočjo izbora . Odpre se nam

okno z grafičnim prikazom zbirnih podatkov. Podatki se prikazujejo po poljih, ki jih imamo v

vrstičnem delu in nam omogočajo sprehajanje v globino. Graf je možno natisniti ali shraniti v

PDF obliki.

Če želimo prikazati grafične podatke iz izbranih celic, moramo najprej označiti celice, katerih

vrednosti želimo prikazati v grafični obliki. Pri tem moramo imeti aktivno nastavitev Omogoči

izbor več podatkov. Nato s pomočjo desnega miškinega klika in izbora Graf odpremo okno z

grafičnim prikazom. Graf je možno natisniti ali shraniti v PDF obliki.

Prikaz podrobnih podatkov

Občasno nas zanima, iz katerih podatkov je sestavljen zbirni podatek, ki je prikazan v vrtilni

tabeli. Da bi to videli izberemo celico ali celice s podatki, ki jih želimo analizirati in s pomočjo

desnega miškinega klika in izbora Podrobnosti, odpremo podrobno preglednico s podatki, ki

so vir zbirnega podatka. Te podatke lahko na tem mestu natisnemo ali izvozimo.


Tiskanje podatkov

Tiskanje podatkov izberemo s pomočjo . Odpre se nam meni

,

ki nam omogoča naslednje:

Tiskaj – natisne podatke vrtilne tabele

Predogled – pripravi predogled tiska podatkov vrtilne tabele

Nastavitve – omogoča nastavitev tiskanja podatkov vrtilne tabele

Oblikuj – omogoča oblikovanje tiskanja podatkov vrtilne tabele

Hitro lahko zaženemo tiskanje podatkov vrtilne tabele s pomočjo izbora .


Izvoz podatkov

Izvoz podatkov izberemo s pomočjo . Odpre se nam meni

,

ki nam omogoča naslednje:

Izvoz v Excel - vse – omogoča izvoz vseh podatkov vrtilne tabele v MS Excel obliki

prikaza. Pred izvozom se izvede razširitev podatkov po vseh nivojih. Primer:

Izvoz v Excel - pogled – omogoča izvoz podatkov vrtilne tabele v MS Excel obliki

prikaza. Izvoženi nivoji so v datoteki taki, kot so bili ob zagonu izvoza. Primer:


Izvoz v Excel - vrstice vse – omogoča izvoz podatkov vrtilne tabele v MS Excel

tako, da iz vsake vrstice v vrtilni tabeli nastane ena vrstica v MS Excel tabeli. Izvaža

se samo vsebina ne pa tudi oblika. Pred izvozom se izvede razširitev podatkov po

vseh nivojih. Primer:

Izvoz v Excel - vrstice pogled – omogoča izvoz podatkov vrtilne tabele v MS Excel

tako, da iz vsake vrstice v vrtilni tabeli nastane ena vrstica v MS Excel tabeli. Izvaža

se samo vsebina ne pa tudi oblika. Izvoženi nivoji so v datoteki taki, kot so bili ob

zagonu izvoza. Primer:


Izvoz v Excel (xlsx) - vrstice vse – omogoča izvoz podatkov vrtilne tabele v MS

Excel različice 2007 ali novejše tako, da iz vsake vrstice v vrtilni tabeli nastane ena

vrstica v MS Excel tabeli. Izvaža se samo vsebina ne pa tudi oblika. Pred izvozom se

izvede razširitev podatkov po vseh nivojih.

Izvoz v Excel (xlsx) - vrstice pogled – omogoča izvoz podatkov vrtilne tabele v MS

Excel različice 2007 ali novejše tako, da iz vsake vrstice v vrtilni tabeli nastane ena

vrstica v MS Excel tabeli. Izvaža se samo vsebina ne pa tudi oblika. Izvoženi nivoji so

v datoteki taki, kot so bili ob zagonu izvoza.

Izvozi v Txt – omogoča izvoz podatkov vrtilne tabele v besedilno datoteko


Izvozi v PDF – omogoča izvoz liste podatkov v PDF obliki

Po izvozu se novonastala datoteka odpre s privzetim programom za odpiranje datotek

izbrane oblike, če je le-ta definiran na sistemu.


Prenovljen način knjiženja v iCentru iz Fakturiranje v glavno knjigo in novi DDV

Dosedanji način prenosa temeljnic in zapisov v DDV knjigo izdanih računov je bil zelo

prilagodljiv in hkrati je od uporabnika zahteval veliko pozornosti ob knjiženju in znanja za

izvajanje obdelave knjiženja. Ker se je izkazalo, da je omenjen način preohlapen in dopušča

veliko možnosti za neustrezna knjiženja smo se odločili za prenovo sistema. Nov način

knjiženja sovpade z nastopom novega modula za DDV .

Spremembe na strani Fakturiranja, ki se zaradi teh potreb pojavijo so sledeče:

- Tehnika – prenos se več ne izvaja v ozadju preko datotek ampak se izvede znotraj

podatkovne baze.

- Logične kontrole – računi se zaklenejo v status knjižen(rdeči), samo ko so se računi

dokončno knjižili tako v DDV kot v dvostavno knjigovodstvo. Tako se v primeru

vsebinskih napak, ki smo jih do sedaj popravljali na strani posrednega knjiženja že na

strani Fakturiranja prekine prenos v knjiženje in je potrebno ustrezno dopolnit in

uredit podatke za knjiženje.

- Nastavitev programa – zavihek 'Povezave'

o Šifra uporabnika za DK in Šifra uporabnika za DDV - obvezno morata biti

izpolnjena oba in z enako vrednostjo. V kolikor vsaj eno od polj ni izpolnjeno se

knjiženje ne bo izvajalo direktno po novem ampak bo knjiženje izvedeno v

lokalne datoteke.

o Tip knjigovodstva – za nov način knjiženja mora biti obvezno izbrano

'Dvostavno knjigovodstvo'

o Tip knjiženja – za nov način knjiženja mora biti obvezno izbrano 'izvoz v

datoteko DK'

o Tip knjiženja DDV – za nov način knjiženja mora biti obvezno izbrano 'izvoz v

datoteko WIN'

o Temeljnica DK – mora biti izbrana iz šifranta temeljnic(uporaba je OBVEZNA) in

priporoča se nastavitev(kljukica je) 'Kontrola usklajenosti'

o Dogodek DK – mora biti izbran iz šifranta dogodkov


o Knjiga DDV – gre za nov podatek s katerim lahko v novem modulu DDV vodimo

različne knjige izdanih računov. Privzeta knjiga 'Izdani računi'.

- Nastavitev knjige – v knjigi se srečamo z novimi nastavitvenimi podatki

o Knjiga DDV – gre za nov obvezen podatek s katerim lahko v novem modulu DDV

vodimo različne knjige izdanih računov. Privzeta knjiga 'Izdani računi'.

o Odbitni delež – gre za nov obvezen podatek s katerim lahko v novem modulu

DDV spremljamo različne odbitne deleže. Večina vas si odbija celotni vstopni

DDV in zato vam zadošča en in ta je privzeti odbitni delež.


- Nastavitve za knjiženje – ostajajo popolnoma nespremenjene, le kontrole napačnega

knjiženja se sedaj izvajajo že na strani Fakturiranja pred samim knjiženjem glede na:

o Nastavitev konta – kaj konto potrebuje: obvezne analitike, devizne zneske,

dovoljeno knjiženje, …

o Nastavitev obdobji dvostavnega knjigovodstva – obdobja morajo biti odprta,

nastavljena, da je knjiženje dovoljeno in datumske meje se ne smejo prekrivat

oz. morajo biti za datum opravljanja.

o Dokument – kontrola podvajanja polja dokument znotraj konta v kolikor v

splošnih nastavitvah Dvostavnega knjigovodstva imamo to nastavljeno.


o Obdobja DDV – obdobja morajo biti odprta, nastavljena, da je knjiženje

dovoljeno, niso še obračunana in datumske meje se ne smejo prekrivat oz.

morajo biti za datum opravljanja.

Postopek knjiženja in spremembe

Postopek obdelave knjiženja se v programu ni spremenil, spremenil se je le način

obveščanja o izvedenih prenosih, saj je dosedanji način direktnega knjiženja odpiral ločeno

dnevnik prenosa za Dvostavno knjigovodstvo s poročilom prenosa in ločeno dnevnik prenosa

za DDV s poročilom o uspešnosti prenosa. Tukaj se sedaj način spreminja, da v primeru

uspešnega knjiženja se prenos vedno izvede v celoti ali pa v celoti za posamezen dokument

zavrne. Zavrnjeni računi ostanejo NEpoknjiženi.

Presečni datum

Datum prehoda na nov modul DDV je tudi omejitev za masovno knjiženje v različna obdobja.

Na primer: v kolikor je datum prehoda na nov DDV 1.7.2015 ne moremo več masovno knjižit

računov od datuma opravljanja 15.6.2015 do 15.7.2015, ker bi to moralo iti v dve ločeni

evidenci DDVja, se postopek prekine z ustreznim opozorilom.

Področja za prenos

Področja za prenos za knjiženje po novem niso več pomembna, saj jih program več ne

koristi. Tako na knjiženju posameznega računa(preko gumba spodaj 'Knjiži' se področja za

prenos samodejno osivijo in odstranijo! Ker pa se za masovni prenos še vedno odpirajo

področja za prenos in ostajajo obvezna, jih moramo trenutno še vedno izpolnjevati, saj jih

program potrebuje samo še v primeru, ko knjižimo starejše račune za starejše evidence DDV

ali da bi račune prenašali drugam izven povezanega iCentra.

Javljene napake na temeljnici

Ob pripravi temeljnice se lahko javljajo napake prenosa, ki so posledica logičnih kontrol na

nastavitvah, ki so potrebna za knjiženje.


Uporaba funkcijskih tipk za hitro delo in dostopa do informacij

V SAOP trgovskih modulih, ki so del informacijskega sistema iCenter imamo vključenih kar

nekaj standardnih delovanj funkcijskih tipk na tipkovnici:

F3 zapis cene v cenik

F5 enostavna priprava dokumenta s pregledom nad zalogo in cenami

F6 preračun količine

F7 hitri pregled artikla, cen, zaloge, kartice, dokumentov, …

F8 hitri pregled zalog in cen

F9 pregled prodaje artikla za stranko

F11 podrobno o stranki

so še druge tipke, a jih ne bomo v tem gradivu posebej omenjali

Ne pozabite funkcijske tipke velikokrat delujejo ena za drugo in se med seboj dopolnjujejo!

Zapis cene v cenik ob vnosu dokumenta (F3)

Ko vnašamo artikle na posamezen dokument prodaje lahko opazimo, da cena ni vpisana v

cenik ali bi predlagano ceno želeli spremeniti. Omogočena je uporaba funkcijske tipke F3 v

polju cena, ko se nam tako že vnesena/spremenjena cena predlaga za vnos v cenik, ki je

določen na dokumentu. Vnos/sprememba cene deluje tako na okenskem kot vrstičnem

vnosu vrstic dokumenta.

Primer:

V cenovnem področju 2 za ta artikel cene nisem imel veljavne na dan izstavitve računa in ko

sem vnesel na vrstico računa ceno sem izbral tipko funkcijsko F3 in odpre se okno za zapis

cene v cenik iz dokumenta ter na tekoči datum, kjer lahko še naknadno urejam/dopolnjujem

podatke ostale podatke.


Hitra tipka F5 – ''nabiranje v košarico''

Opcija je bila v sistem vgrajena z namenom hitrega vnosa raznih dokumentov. Trenutno

deluje na:

DOBAVITELJI IN KUPCI

Naročilih kupcev

Odpremnih nalogih

Naročilih dobaviteljem

Prevzemih

FAKTURIRANJE

Vnos računov

Vnos predračunov

Sistem deluje tako, da na vrstičnem vnosu namesto tipke F8 uporabite tipko F5.


Ekran ki se odpre je zelo podoben ekranu ki ga odpremo z tipko F8. Razlika je v tem, da se

išče artikle na drugačen način, v bistvu smo skozi v oknu za iskanje in vpisujemo artikle. Ko

končamo z vnosom kliknemo izberi in vsi vneseni artikli se prenesejo v vrstice dokumenta.

Če želimo poiskati npr. žarnice, potem damo vpišemo žar in enter, ker potem program sam

poišče žarnice in spet v stolpec količina vpišemo količino.

Kliknemo izberi, program prenese vpisane artikle in količine v vrstice.

Iskali smo

kable


Hitra tipka F6 preračun količine - cene

V kolikor imamo na artiklu izpolnjen podatek Količina pakiranja različen od 1


V tem primeru lahko na vnosnih oknih vrstic dokumentov vnesem enote pakiranja

Primer 4 pakete

Takoj za tem pritisnemo funkcijsko tipko F6 in na osnovi količine pakiranja

Se količina pretvori na osnovno mersko enoto v kateri vodimo kartico artikla

Tipka deluje na vseh vnosnih oknih kjer vnašamo količino.

Preračun cene

Če poslujete s cenami, ki vsebujejo DDV, v program morate vnesti ceno brez DDV, lahko

brez težav vnesete ceno z DDV in v polju stisnete funkcijsko tipko F6 in tako vam program

sam odbije potreben DDV brez dodatnega preračunavanja – POZOR: v kolikor večkrat

stisnete zaporedoma gumb, vas program nič ne opozori ampak DDV večkrat zaporedoma od

že zmanjšane vrednosti odbije!

Podprto delovanje je na vseh vnosnih poljih na strani nabave kot prodaje/izdaje.


Hitra tipka F7 pregled podatkov artikla

Funkcijsko tipko F7 na vaši tipkovnici lahko uporabite v različnih situacijah in z njo pridete do

številnih dobrodošlih informacij. Tipka deluje na glavnih menijih posameznega modula ter v

podmeniju Knjiženje. Na posameznih mestih, je tipka F7 označena s sledečo ikono

(O artiklu). Tipka je dostopna tudi iz preglednice Artikli- zaloga (tipke F8). Po

kliku na F7, vam program odpre vam podatke posameznega artikla, ki je označen na

preglednici »Pregled artikli – zaloge, cene« (F8).

Splošno o F7:

Okno je razdeljeno na 4 dele:

- izbor artikla in datuma za prikaz podatkov(poslovalnice), ter desno gumbi z

več podatki

- Osnovni podatki artikla iz samega šifranta

- Skupna zaloga skladišč in carinskega skladišča

- Veljavne cene na izbran datum


Črtna šifra in Šifra artikla - Ko se nam odpre okno pregled artikla, moramo najprej določiti

kateri artikel bomo pregledovali. Iskanje artikla poteka lahko na več načinov, kot smo že

vajeni iz vseh polj in je utečena stalnica na samih knjiženjih po modulih.

Datum cenikov - potrebno je določiti za kateri dan želimo pregledovati veljavne cene na dnu

okna.

Poslovalnica – podatek je na voljo samo pri odpiranju okna iz modula Trgovina na drobno in

z izborom prikazuje desno nižje zadnjo določeno prodajno in maloprodajno ceno glede na

knjižen promet.

ME – merska enota artikla v kateri se vodi kartica


Aktivnost – kljukica se sama označi, ko je artikel enkrat v uporabi in ima v enem od modulov

vsaj en dogodek.

Serije – kljukica nam pove ali artiklu vodimo serije ali ne

Gumbi desno: Gumbi niso vedno vidni vsi ampak je vidnost odvisna od mesta kjer odpremo

okno za pregled artikla ter tukaj so možne tudi posebnosti, kot je uporaba web zalog, …

SAOP Raziskovalec – dostop do vseh dokumentov, ki so

vezani na ta artikel in se nahajajo v dokumentaciji iCentra

Zaznamki - dostop do vseh Zaznamkov na artiklu ter možnost urejanja in

dodajanja novih zaznamkov na izbran artikel

Pretvorniki - dostop do vseh podatkov o pretvornikih količine

Zaloge - prikaz vseh podatkov vezanih na zalogo [v nadaljevanju podrobnejši

opis]

Napoved - pregled nad dokumenti v prihajanju za posamezen tip

skladišča in skladišče s podatki: Dokument, Datum, Skladišče, Prihod, Odhod,

Razpoložljivost zaloge z možnostjo upoštevanja samo potrjenih naročil.

Kartica maloprodaje - pregled dogodkov na kartici artikla, ki

so knjiženi v modulu Trgovina na drobno za posamezno poslovalnico in prikazom razlike na

količini med prejemom in izdajo

Popusti za stranko - nam prikaže za določeno stranko podatke

tega artikla glede na zapise v tabeli »Popusti-stranke« .

Osrednji razdelek:

Izkazani so vsi osnovni podatki iz šifranta in so na voljo za vpogled brez spreminjanja.

Zadnja PC – je prikazana zadnja prodajna cena glede na izbrano šifro poslovalnice

Zadnja MPC – je prikazana zadnja maloprodajna cena glede na izbrano šifro poslovalnice

Skupna zaloga:


Levo se prikazuje skupna zaloga artikla v Carinskem skladišču. Desno se prikaže skupna

zalo vseh skladišč iz Materialno skladiščnega poslovanja, razen v kolikor zalogo vodimo

izključno v modulu Trgovina na drobno se prikazuje le-ta.

Podatki o cenah:

Tabela prikazuje vse veljavne cene tega artikla za določen datum in upoštevanjem dovoljenj

iz varnostnega sistema. Tabela prikazuje naslednje podatke:

- Cenik – šifra cenovnega področja, ki je nosilec cene

- Naziv – naziv cenovnega področja

- Cena – veljavna cena na največ 5 decimalnih mest

- DE . denarna enota v kateri se izpisuje cena

- DDV – v kolikor je kljukica to pomeni, da cena je izražena z DDV-jem

- Začetek – datum pričetka veljave izkazane cene

- Konec – datum, ko cena ne bo več veljala

- Pretvornik za cenik – količnik z mersko enoto, ki jo običajno izkazujemo na

poličnih etiketah ali cenikih za kupce

- Primerjalna cena – veljavna cena z upoštevanjem količnika prikazana z

mersko enoto cenika

- Nadomestna valuta – po paritetnem tečaju izkazana cena v SIT

- RVC – v znesku izkazana razlika v ceni med ceno cenika in ceno v ceniku za

izkaz RVC v nastavitvah modula Fakturiranje

- % RVC – v odstotku izkazana razlika v ceni med ceno cenika in ceno v ceniku

za izkaz RVC v nastavitvah modula Fakturiranje

- Akcijski cenik – kljukica prikazuje oznako iz šifre cenovnega področja

Gumb »Zaloge«

Odpre okno s tremi razdelki:

1 . 9 . 2 0 1 5 P o l e t n i s e m i n a r i C e n t e r N a b a v a z a j a v n i s e k t o r 1 0 0 .

V 1. tretjini vidimo za posamezen tip skladišča zalogo in določeno minimalno zalogo.

V 2. tretjini vidimo zalogo posameznega skladišča izbranega tipa ter minimalno zalogo,

skupino pripadnosti skladišča, morebitnega komisionarja ter zadnjo ceno po kateri je artikel

vstopil v skladišče.

V 3. tretjini vidimo razdelitev zaloge na serije v kolikor se artiklu serije vodijo. V nasprotnem

je izpolnjena Serija z znakom »-».

Gumb Kartica – je na voljo v spodnjem delu okna in prikaže vse dogodke izbranega artikla

in skladišča v obliki tabele za tekoče poslovno leto.

Hitra tipka F8 pregled zaloge in cen

Funkcijsko tipko F8 na vaši tipkovnici lahko uporabite v različnih situacijah in z njo pridete do

številnih dobrodošlih informacij. Tipka deluje na glavnim menijih posameznega modula ter v

podmeniju Knjiženje. Na posameznih mestih, je tipka F8 označena s sledečo ikono

(Zaloga artikla). V kolikor se vam okno ne odpre na prvi klik F8, poskusite z sosednjo tipko


F7 in zatem F8. Namreč tipka F7 (sledeča ikona ) prikazuje podatke

posameznega artikla, in obenem omogoča dostop do F8 in obratno.

V nadaljevanju opis po oštevilčenih oblačkih iz zgornje slike:

1. Tako kot ostali nadrejeni filtri preglednice omogoča pregled v preglednico samo

enega določenega tipa artikla iz osnovnega šifranta artiklov – omogočen izbor na

padajoče meni ali s smerno puščico navzdol (↓).

2. Obvezen podatek za izbor, na osnovi tega podatka se prikazujejo podatki v

preglednici za izbran tip skladišča – omogočen ročni vnos ali izbor s smerno tipko

navzdol (↓).

- v primeru samostojne uporabe modula Trgovina na drobno, ta možnost ni

omogočena.


3. Polje za vnos šifre želenega skladišča ali izbor iz šifranta ( F2 ). V kolikor polje ostane

prazno, se v preglednici prikazujejo podatki za vsa skladišča navedenega tipa, v

kolikor je skladišče navedeno, so prikazani samo podatki iz izbranega skladišča.

- v primeru samostojne uporabe modula Trgovina na drobno, se tukaj vnaša podatek

o šifri poslovalnice ali izbira iz šifranta ( F2 ).

4. Polje omogoča vnos ali izbor ( F2 ) šifre Cenovnega področja, iz katerega se spodaj

prikazujejo cene veljavne na sistemski datum računalnika. V kolikor polje nima

izpolnjene šifre, se prikazujejo spodaj zadnje nabavne cene.

5. S pomočjo kljukic lahko poljubno prikazujete določene podatke, glede na vašo

trenutno potrebo.

- Prikaz zaloge 0, izkazuje v preglednici vrstice obarvane v rdečo barvo s količino

zaloge 0. V kolikor kljukica ni izbrana (Preslednica), se artikli z zalogo 0 ne

prikazujejo !

- Artikli brez cene, v kolikor je kljukica navedena (Preslednica), se prikažejo artikli,

ki nimajo zadnje nabavne cene ali nimajo cene v izbranem ceniku – polje v stolpcu

Cena ostaja prazno. V kolikor kljukica ni izbrana, se artikli, ki cene ne vsebujejo ne

prikažejo.

- Aktivni, prikazujejo se samo artikli, ki so v šifrantu označeni kot aktivni, v kolikor

kljukica ni izbrana (Preslednica) se izkazujejo samo neaktivni artikli.

- Neaktivni, prikazujejo se samo artikli, ki so v šifrantu označeni kot neaktivni, v

kolikor kljukica ni izbrana (Preslednica) se izkazujejo samo aktivni artikli.

6. Tiskanje (Ctrl+P) – omogoča tiskanje cenika s cenami vidnimi v preglednici. Izpis je

zasnovan z orodjem QRD, ki omogoča lastno oblikovanje po poljubno želeni obliki.

7. Kljukica Razvrščanje v kolikor je izbrana (Preslednica) omogoča razvrstitev v

izbranem stolpcu posameznih podatkov naraščajoče ali padajoče. V kolikor kljukica ni

izbrana, se preglednica precej hitreje odpira s tem, da razvrstitev ni urejena.

8. Iskanje po izbranem stolpcu (svetlo modro obarvan). Pri iskanju predlagam pogosto

uporabo znaka %. Omenjen znak (%) zamenja bilo kateri znak !

9. Na preglednici poljubno kje lahko na miški izberete desni klik in na razpolago vam

bojo naslednje možnosti:


- Privzeto, sistem vam zaporedje, razpoložljivost in širine stolpcev povrne v privzete

vrednosti, kot je bilo privzeto z instalacijo.

- Izbira stolpcev, vse preglednice omogočajo, da si lahko uredite prikaz le teh

stolpcev, ki so za vas pomembni. Ostale lahko skrijete in jih kadarkoli povrnete na

razpolago. Zadnjo nastavitev, si sistem zapomni na osnovi Operaterja (11.) ter na

osnovi mesta zagona (13.).

- Čarovnik za izvoz podatkov …, vse preglednice omogočajo vidne podatke, da se

prenesejo v drugo elektronsko obliko – za več si lahko pogledate literaturo naprednih

uporabnikov ali pomoči.

10. Kot vsaka preglednica tudi ta izkazuje število zadetkov od vseh razpoložljivih – na

osnovi nastavljenih filtrov nad preglednico.

11. Operater, ki se je prijavil v SAOP iCenter in na to se vežejo vse postavitve in

nastavitve posamezne preglednice. Ravno tako je na Operaterja vezan varnostni

sistem – za več si lahko pogledate literaturo naprednih uporabnikov ali pomoči.

12. Vse stolpce med seboj lahko premikate s pomočjo miške (tako da na nazivu stolpca

izberete desni miškin klik in le tega zadržite in levo/desno ustrezno pomikate stolpec

do želene postavitve. Podobno velja za spreminjanje širine stolpca z levim klikom

med enim in drugim stolpcem.

13. Izkazuje mesto zagona F8. Na to mesto so tudi vezane nastavitve postavitve

stolpcev.

14. Funkcijska tipka F7 je vedno aktivna za artikel, ki je na preglednici označen in tako

lahko hitro dostopate do osnovnih podatkov posameznega artikla.

Glede na mesto zagona, se v spodnjem desnem predelu okna pojavijo lahko gumbi »Zapri«

ali »Opusti« ter »Izberi«, ki delujejo popolnoma enako kot v ostalih primerih uporabe.

Tipka Esc je ravno tako vedno aktivna in reagira kot »Opusti« ali »Zapri« oz. klik na gumbek

ali Alt+F4.

Okno, preglednica F8 se različno obnaša glede na trenutne nastavitve, uporabe modulov ter

mesto zagona tipke F8. V nadaljevanju opisane posamezne situacije:


Veleprodaja (uporaba modula Materialno skladiščnega poslovanja)

Najosnovnejša oblika F8, ki se odpira v primeru zagona:

- v Fakturiranju, ko je povezava na Materialno skladiščno poslovanje

- v Dobaviteljih in kupcih s povezavo na Materialno skladiščno poslovanje

- v Trgovini na drobno s povezavo na Materialno skladiščno poslovanje

- v samem Materialno skladiščnem poslovanju

Hitra tipka F9 pregled prodaje artikla za stranko

Uporaba funkcijske tipke F9 je na voljo na strani modula Dobavitelji in kupci na strani naročil

kupcev in odpremnih nalogih, kjer ob vnosu posameznega artikla v vrstico dokumenta lahko

na hiter način pogledate v zgodovino prodaje tega artikla za to stranko ko sedaj vnašate

dokument. Pregled lahko odpret tudi preko tipke Kartica artikla.


Ponudi se pregled za tekoče leto ampak lahko pregledujte tudi iz preteklih let dogodke.

Hitra tipka F11 – Podrobno o stranki

V trgovinskih modulih je na voljo funkcionalnost za hiter pogled/pregled podatkov stranke

poimenovanega Podrobno o stranki, ki obsega:

- pregled finančnih podatkov (Dvostavno knjigovodstvo, Spremljanje plačil računov),

- pregled komercialnih podatkov (Trgovinski moduli) in šifranti,

- pregled trgovskih prometnih podatkov (Trgovinski moduli).


Slika 1

Klic pregleda Podrobno o stranki

Pregled Podrobno o stranki se kliče preko funkcijske tipke F11 na osnovnem zaslonu

posameznega trgovinskega modula, kot tudi v šifrantu strank. Pri klicanju pregleda iz šifranta

strank, se nam šifra stranke avtomatsko napolni v polje Stranka in priprava podatkov se

samodejno zažene. Pri klicu iz drugih mest, pa moramo vpisati šifro stranke. Pregled se

osvežuje ob spremembi vrednosti sledečih vnosnih polj:

- Stranka,

- Izbrano leto (koledarsko leto za katerega želimo pregledovati podatke),

- Primerjalno leto (koledarsko leto s katerim želimo primerjati prometne podatke

izbranega leta).


Podrobno o stranki – Osnovni pregled

Glavni zaslon pregleda Podrobno o stranki je sestavljen iz več razdelkov, v katerih so

prikazani podatki iz različnih virov združeni v vsebinsko zaključeno celoto. Prikaz

posameznega razdelka kot tudi glavno okno upravljamo z nastavljanjem varnostnega

sistema.

Osnovni pregled – Nastavitveni razdelek

Slika 2

V nastavitvenem razdelku vpišemo oziroma iz šifranta izberemo stranko, ter leti za katere

želimo pregledovati prometne podatke. Poleg omenjenega, pa lahko z izbiro gumba »Stiki«

dostopamo do kontaktnih podatkov izbrane stranke.

Osnovni pregled – Finančni podatki

V razdelku so prikazani podatki iz Dvostavnega knjigovodstva oziroma iz Spremljanja plačil

računov (če obstaja aktivna povezava na Spremljanje plačil računov, potem se podatkov NE

zajema iz Dvostavnega knjigovodstva). Podatki so prikazani v dveh preglednicah. V prvi

preglednici je prikazan skupen promet v dobro in skupen promet v breme (brez omejitev

oziroma upoštevanja določenih kontov). V drugi preglednici pa je prikazan znesek odprtih

postavk v dobro in breme (zapadlih, nezapadlih).

Slika 3

Osnovni pregled – Finančni podatki - podrobno

Z izbiro gumba Promet v razdelku Finančni podatki (slika 3), lahko pregledujemo finančne

podatke glede na obstoječe nastavitve iCentra.

Osnovni pregled – Komercialni podatki

V razdelku so prikazani komercialni podatki izbrane stranke.


Slika 4

Osnovni pregled – Trgovinski prometni podatki

V razdelku so prikazani prometni podatki izbrane stranke po tipu dokumenta (npr. računi ,

vse knjige tipa račun). Vrednost posameznega prometa so neto vrednost.

Promet PL: neto vrednost dokumentov po tipu dokumentov za primerjalno leto,

Promet IL: neto vrednost dokumentov po tipu dokumentov za izbrano leto,

Promet obdobja PL: neto vrednost dokumentov po tipu dokumentov za obdobje od

januarja do trenutnega meseca za primerjalno leto (npr: Če je primerjalno leto = 2011,

potem je obdobje od Januarja 2011 do septembra 2011, če je bil pregled zagnan v

septembru),

Promet obdobja IL: neto vrednost dokumentov po tipu dokumentov za obdobje od

januarja do trenutnega meseca za izbrano leto (npr: Če je izbrano leto = 2012, potem

je obdobje od Januarja 2011 do septembra 2011, če je bil pregled zagnan v

septembru).

Št. dok. PL: število dokumentov po tipu dokumentov za primerjalno leto,

Št. dok. IL: število dokumentov po tipu dokumentov za izbrano leto,

Indeks letnega prometa: indeks letnega prometa je izračunan kot količnik med

prometom izbranega leta in prometom primerjalnega leta,

Indeks prometa obdobja: indeks prometa obdobja je izračunan kot količnik med

prometom obdobja izbranega leta in prometom obdobja primerjalnega leta.

Slika 5

Glede na vrednost indeksa (letni, obdobja), se spreminja barva pisave po sledečih pravilih:

Barva Interval


Rdeča indeks < 0,5

Rumena 0,5 <= indeks < 1,0

Zelena indeks > 1,0

Osnovni pregled – Trgovinski prometni podatki – Grafični prikaz

Grafična predstavitev podatkov iz razdelka Trgovinski prometni podatki.

Slika 6

Podrobno o stranki – Trgovinski prometni podatki – Podroben pregled

Podrobni trgovinski prometni podatkov so prikazani v obliki OLAP preglednice, kjer si lahko

poljubno oblikujemo pogled nad podatki. Poleg entitete Tip, ki predstavlja knjige dokumentov

(knjiga računov,..), lahko podatke urejamo tudi po sledečih atributih artikla:

Skupina artikla,

Oddelek artikla,

Klasifikacija artikla.

Po podrobnega pregleda trgovinski prometni podatkov lahko dostopamo na sledeča načina:

Dvo-klik pregled podatkov iz posameznega tipa dokumentov (npr; Računi iz

Fakturiranje glej sliko 6)

Shift+E (kombinacija tipk) pregled podatkov iz vse tipe dokumentov


Slika 7

Upravljanje dostopa do pregleda Podrobno o stranki (Varnostni sistem)

Za vse razdelke, gumbe, kot tudi za osnovno okno je omogočeno upravljanje dostopa preko

varnostnega sistema iCentra.

Slika 8

Pravica v varnostnem sistemu Akcija (dovoljeno/prepovedano)

Podrobno o stranki – Pregled Upravljanje dostopa do Podrobno o stranki. Varnostni

sistem se upravlja na šifrantu strank.

Podrobno o stranki – Pregled finančnih podatkov Upravljanje dostopa oziroma vidnosti razdelka

finančni podatki.

Podrobno o stranki – Pregled finančnih podatkov –

Gumb Promet

Upravljanje dostopa do gumba Promet na razdelku

finančnih podatkov.

Podrobno o stranki – Pregled komercialnih podatkov Upravljanje dostopa oziroma vidnosti razdelka s

komercialnimi podatki.

Podrobno o stranki – Pregled trgovskih prometnih

podatkov

Upravljanje dostopa oziroma vidnosti razdelka

trgovskih prometnih podatkov


Podrobno o stranki – Pregled trgovskih prometnih

podatkov na II. nivoju

Upravljanje dostopa do podrobnega pregleda

trgovinskih prometnih podatkov (dvo-klik in/ali

kombinacija tipk Shift+E)

»Davčne blagajne« oziroma davčno potrjevanje računov

Potrjevanje računov naj bi bilo po predlogu Zakona o davčnem potrjevanju računov z letom

2016 obvezno za vse prodaje blaga in storitev, ki niso plačane na transakcijski račun, torej

za račune, ki so deloma ali v celoti plačani z gotovino, s karticami ali čeki.

Kaj sprememba pomeni za vas?

Ob vsaki dobavi blaga in storitev za plačilo z gotovino bo zavezanec dolžan izdati račun

preko elektronske naprave, ga takoj preko internetne povezave in digitalno podpisanega

posredovati na FURS v potrditev ter ga izročiti kupcu. Prejemnik gotovine bo račun dolžan

izdati najkasneje ob prejemu gotovine, kupec pa bo dolžan tak račun hraniti.

Kdaj bo na voljo nova verzija in kdaj izobraževanja?

Veliko vas posluje z gotovino, zato bomo v jeseni 2015, ko bodo sprejeti podzakonski akti,

pripravili posodobitve iCentra in izobraževanja. Na izobraževanjih vam bomo pojasnili

zakonske zahteve, vam pomagali postaviti ustrezen sistem dela, da boste skladno z

zakonodajo obvladovali poslovanje z gotovino ter vam pokazali kako smo iCenter pripravili

na potrjevanje gotovinskih računov.

Priporočamo vam, da spremljate naša obvestila, saj boste tako na tekočem z dogajanjem na

tem področju.


*** Navodila pripravljena z različico iCentra 6.29.006, z naslednjimi dopolnitvami modula se navodila lahko

spremenijo skladno z objavljenimi novostmi na spletni strani: http://help.icenter.si/sl/zgodovina-razlicic .

Šempeter pri Gorici; 24. avgust 2015 Boris Kalin – SAOP d.o.o.

http://help.icenter.si/sl/zgodovina-razlicic


Navodila za samostojno naročanje dobaviteljem

Kliknemo na gumb

Odpre se okno za vnos naročila


Izpolnimo najprej izpolnimo osnnovne podatke

Vnesemo podatke ki so označeni z


Podatki označeni z se ob predpostavki, da so osnovni podatki na stranki pravilno

vneseni izpolnijo sami.

Na zavihku vnesemo artikle, ki jih naročamo.

V vrstici vpišemo v stolpec Artikel delni naziv artikla, ki ga želimo naročiti

Pritisnemo tipko ENTER. Pojavi se krajši seznam artiklov, ki ustrezajo vpisanemu nizu. S

puščico ali ,ki je na tipkovnici izberemo željen artikel.

S tipko ENTER potrdimo izbiro.


program čaka za vpis količine. Če so podatki prav vpisani, je cena že vpisana na vrstici takoj

ob izboru artikla. Ko vpišemo ceno se s puščico premaknemo na naslednjo vstico in

tako naprej vpisujemo artikle, ki jih želimo naročiti dobavitelju.


Če želimo naročati artikle v skladu z dobaviteljevim pakiranjem moramo na artiklu imeti

vpisane podatke o minimalnem naročanju


Če so ti podatki vpisani lahko ob končanem vpisovanju naročila uskladimo naše naročilo z

dobaviteljevimi pakiranji . to naredimo preko gumba

Ko kliknemo na gumb program vpraša če želimo preračunati količine glede na pogoje

dobave

Po kliku na program ustrezno poveča količino nabave.


Izpolnjeno naročilo sedaj lahko pošljemo dobavitelju.

Naročilo pošljemo dobavitelju tako, da kliknemo na spodnji tiskalnik

Odpre se okno za izbiro izpisa

Izberemo

Odpre se okno, za shranjevanje dokumenta v dokumentni sistem.


OBVEZNO OZNAČITE ŠE

Kliknite na

Odpre se okno za e-pošto

Naročilo, ki je bilo tako poslano je sedaj označeno z modro barvo


Ko pošljete naročilo dobavitelju, vpišite še datume potrditve. Na tak način sistem ve, da vam

lahko naročilnico dobavitelju predlaga v prevzem.


Navodila za prevzem od dobavitelja na osnovi naročila dobavitelju

Prevzem naročenih artiklov izvedemo v

Kliknemo na . Odpre se okno za nov prevzem.


Če imamo naročilo dobavitelju že vpisano ga sedaj preko gumba

prenesemo v prevzem. Odpre se seznam vseh naročil dobavitelju, ki imajo vpisana datuma

in še niso v celoti prevzeta.


Na tipkovnici držimo gumb za veliko začetnico ( SHIFT ) in kliknemo na vrstico, kjer je

vpisano naročilo, ki ga želimo prepisati v prevzem. Izbrana vrstica se obarva rdeče.

Kliknemo na . Odpre se dokument prevzema


V vpišemo številko dobavnice od dobavitelja.


Na zavihku prekontroliramo podatke dobave. Po potrebi

podatke popravimo in če je smiselno uskladimo z dokumentom dobave.

Ko so podatki urejeni kliknemo na gumb .


Tu preverimo skladnost prevzema z dokumentom dobave. Če je vse v redu dokument

pošljemo v prevzem

Po uspešnem knjiženju v prevzem se na vrstici prevzema vpiše tudi vezna številka knjiženja

dokumenta v skladiščno poslovanje.

Poletni seminar iCenter Trgovina - Saop · 2015-09-01 · 1 . 9 . 2 0 1 5 P o l e t n i s e m i n a...

Documents

Transcript of Poletni seminar iCenter Trgovina - Saop · 2015-09-01 · 1 . 9 . 2 0 1 5 P o l e t n i s e m i n a...