PO 7.4.

Sediul social: Calea Bucureşti, bl. B5, sc. 1, ap. 9, 1100 Craiova - RomaniaSedii comerciale: CRAIOVA - Calea Brestei 26

Tel.: +40 (51) 415 800 (5 linii); Fax: +40 (51) 413 209BUCUREŞTI - Bd. Unirii 11, bl. 2B, sc. B, ap. 26Tel.: +40 (1) 336 1318; Fax: +40 (1) 336 2988E-Mail: [email protected]

Înregistrată la Registrul Comerţului: J16/3465/1994 • Cont B.C.R. Craiova nr. 39853004200 • Cod fiscal: R6591623

PROCEDURA OPERATIONALA

PO – 7.4.

APROVIZIONARE

EDIŢIA : 2

REVIZIA : 0/2003

NR. PAGINI : 11

Difuzat în regim controlat. Exemplar nr. Destinatar:

Prezentul document este proprietatea COMRACE COMPUTERS.

Nu poate fi copiat, multiplicat sau difuzat fără acordul proprietarului.

Elaborat,Director de ProdusIng. Cristian Florigantadata: 03.11.2003

Aprobat,Director General,ing. Daniel Moisădata: 03.11.2003

COMRACE COMPUTERS CONFIDENTIALProiect: ISO 9001

PROCEDURI GENERALE Ediţia: 1

PG - 06 Revizia: 0

APROVIZIONARE Data: 05.12.03

Asigurarea calităţii Pag. 2 din 11Secţiunea:1 Exemplar nr.:

Error! Unknown document propertyname.

ISO 9002

INDICATORUL MODIFICĂRILORNr. crt.

ED./REV.

DATA CONŢINUTUL MODIFICĂRII ELABORAT APROBAT

1 2/ 0 3.11.2003 Elaborare Ed. 2,Rev.0 , a Procedurii PO – 7.4

RMC MDG

2

3

4

5

6

7

8

9

10

ORGANIGRAMA OPERAŢIONALĂ PENTRU APROVIZIONARE

PROCEDURI OPERATIONALE Ediţia: 2

PO – 7.4. Revizia: 0


Pag. 4 din 11Exemplar


Furnizorcurent

Analizã furnizor noudin punct de vedere

al AC

Formularfurnizor nou

F_7.4_01

ÎnregistrareRMC

Furnizorcurent

Formular furnizor nou Aprobã furnizor nou

Pregãtirecomandã

Furnizorcurent

Analizã produs nouProdus

curent

Formular produs nou

Aprobã produs nou

Da

Nu

Da

Nu

BAC

PDP

Lansarecomandã

Analizadatelor de

aprovizionare

Aprobarecomandã

DG

Elaborarecomandã

Comandă fermă

Înregistrare BAC

Operaţiuni deaprovizionare 2





1. OBIECTUL ŞI DOMENIUL DE APLICARE

Politica S.C. COMRACE în domeniul aprovizionării este: asigurarea ritmică şi în condiţii optime a aprovizionării cu produse de calitate

( componente, subansamble, echipament conex IT ) necesare activităţii de bază.

2. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

2.1 Standard SR EN ISO 9001 / 2001 - Sistemele de managementul calităţii. Cerinte.

2.2 Manualul Calităţii cod MC- 01-2003 - Manualul Calităţii S.C.COMRACE

3. TERMENI, DEFINIŢII ŞI ABREVIERI

Termenii, definiţiile şi abrevierile care se folosesc sunt în conformitate cu SR EN ISO 9000 şi documentele de la pct. 2.Alte abrevieri:

SMC - Sistemul de Managementul CalităţiiAC - Asigurarea CalităţiiMDG - Director GeneralPDO - Director Operaţiuni ProducţieRMC - Reprezentantul Managementului Pentru Calitate


Furnizorcurent

Produsconform

Da

Nu

Verificareaprodusului

aprovizionat

Proces verbalprodus neconform

TPN

Încheiere recepţiemarfă

Etichetare produseconforme pentru identificare şi

trasabilitate

PGP

PGP

Notă recepţie marfă

ÎnregistrarePGP

DecizieDecizie desoluţionare

MDG

2





MDV -Director vanzariPDP - Director ProdusBAC -Asistent CumparariPGP -Gestionar principalPAG - Gestionar

4. RESPONSABILITĂŢI

4.1 MDG aprobă documentele de aprovizionare aprobă un furnizor nou aprobă un produs nou analizează şi dispune soluţia de rezolvare a situaţiilor produs respins

4.2 RMC verifică şi avizează documentele de aprovizionare verifică şi avizează evaluarea unui furnizor nou avizează evaluarea unui produs nou propune soluţii de rezolvare a situaţiilor produs respins urmăreşte şi analizează situaţia produselor neconforme pentru fiecare furnizor supervizează aplicarea acestei proceduri

4.3 BAC coordonează şi răspunde de asigurarea ritmică şi în condiţii optime a aprovizionării

externe şi interne cu produse necesare activităţii de bază precum şi de realizarea obiectivelor de rotaţie de stoc specifice fiecărei grupe de produse

elaborează necesarul de materiale, colaborând pentru aceasta cu MDV şi PDO coordonează efectuarea operaţiunilor specifice de aprovizionare între momentul

definitivării comenzii şi cel al primirii mărfurilor în magazie participă la soluţionarea oricăror probleme sau litigii cu un furnizor efectuează rapoarte de performanţă a aprovizionării, rotaţia stocurilor, ciclul de

aprovizionare, costuri de aprovizionare, calitatea produselor aprovizionate

4.4 PGP asigură primirea în magazie, efectuarea recepţiei şi gestiunea produselor

aprovizionate. pregăteşte lotul de test pentru încercarea la primire, înmânează aceste produse

către PDP pentru efectuarea încercărilor la primire şi consemnează rezultatul încercărilor în Nota de Recepţie.

asigură depozitarea corespunzătoare în bune condiţii a produselor aprovizionate conform specificaţiilor tehnice.

asigură inscripţionarea produselor aprovizionate cu etichete de identificare a lotului.






5. REGULI DE PROCEDURĂ

5.1 Evaluarea unui nou furnizorÎn situaţia în care se doreşte plasarea unei comenzi către un nou furnizor BAC va

asigura evaluarea acestuia.

Se va urmări: existenţa certificatului ISO 9000 pentru grupa respectivă de produse existenţa certificărilor CE, organismul ce a certificat produsul conformitatea cu diverse standarde (SR, EN 60950 etc) lista de referinţe, clienţi importanţi OEM politica de distribuţie a companiei gama de produse politica de asigurare a garanţiei, perioada de garanţie, dacă înlocuieşte produsele

defectate în garanţie termene, condiţii de plată ţi de livrare simplitatea în operaţiuni

BAC solicită aceste informaţii noului furnizor, completează formularul cod F_7.4._01, îi anexează copii după documentele primite, îl supune spre avizare RMC şi spre aprobare MDG. După aprobarea de către MDG, BAC înregistrează şi păstrează formularul cod F_7.4._01 şi introduce furnizorul în lista furnizorilor acceptaţi, păstrată şi reactualizată pe suport informatic într-un fişier special.

5.2 Evaluarea unui produs nouÎn situaţia în care se doreşte cumpărarea unui produs nou, inclusiv o nouă versiune a

unui produs curent sau un produs curent dar cumpărat de la un alt furnizor, BAC va asigura aprovizionarea iniţială a 1-2 mostre pentru testare. Mostrele vor fi predate PDP care va analiza produsul sub toate caracteristicile sale tehnico-funcţionale de calitate, va verifica compatibilitatea sa cu sistemele actuale, va rula şi consemna teste de performanţă comparative cu produse similare, chiar oferite de concurenţi.

Rezultatele testelor şi analizelor vor fi consemnate în formularul “ PRODUS NOU” cod F_7.4._02, care va fi supus spre aprobare MDG. După aprobare PDP înregistrează şi păstrează formularul cod F_7.4_02, introduce produsul în nomenclator şi transmite o copie a formularului cod F_7.4._02 lui BAC şi MDV.

5.3 Elaborarea comenzii BAC elaborează necesarul de produse conform evoluţiei stocurilor, cererilor specifice primite de la Departamentul Vânzări sintetizate de MDV, prognozei evoluţiei vânzărilor, indicaţiilor Directorului de Produs în corelaţie cu obiectivele de rotaţie a stocurilor, cu durata ciclului de aprovizionare, cu preţurile curente şi cu evoluţia prognozată a acestora.

Necesarul astfel stabilit este concretizat într-o pre-comandă care este transmisă furnizorului, în general prin fax. Această pre-comandă trebuie să conţină explicit, pentru fiecare produs în parte:

denumirea produsului; cod produs (la furnizor); alte detalii de identificare (marca, specificaţii tehnice, standarde); numărul de bucăţi;






cerinţe de standard aplicate la ISO - 9001 şi marcare CE în conformitate cu diverse standarde;

termenul solicitat de livrare;

5.4 Analiza datelor de aprovizionare După primirea pre-comenzii furnizorul răspunde în general printr-o factură proforma sau confirmare de comandă. BAC va verifica conformitatea datelor de aprovizionare, termenii şi condiţiile, va supune documentul spre avizare RMC şi spre aprobare MDG. După aprobarea de către MDG documentul este transmis furnizorului prin fax, devenind astfel comandă fermă. Documentul va fi înregistrat şi păstrat de către BAC, o copie fiind înaintată Departamentului Financiar pentru pregătirea plăţii conform termenilor acceptaţi.

BAC va urmări finalizarea operativă a angajamentului de livrare a furnizorului, răspunzând de asigurarea corespunzătoare a transportului.

5.5 Verificarea produsului aprovizionat

5.5.1 Verificarea documentelor de însoţire MGP, la primirea lotului de marfă, verifică documentele însoţitoare, respectiv facturi,

scrisoare de transport, packing-list, certificate de calitate şi de conformitate sau buletine de analiză şi încercări.

5.5.2 Controlul de calitate, recepţiaMGP asigură inventarierea fizică a produselor primite conform packing-list şi facturii

interne sau externe, efectuând în acelaşi timp şi un control vizual al coletelor şi ambalajelor.Cu asistenţa PAG, PGP va asigura etichetarea tuturor produselor aprovizionate cu o

etichetă ce conţine: - data;- cod produs;- număr notă de recepţie; Totodată PGP va pregăti şi înainta către PDO un lot de produse pentru a fi supuse încercărilor la primire astfel:

a) În cazul în care produsele nu sunt conforme specificaţiilor din documentele de transport sau dacă ambalajele prezintă deteriorări apărute pe parcursul transportului lotul de încercare va conţine toate produsele aflate în această situaţie.

b) În cazul primirii unor produse noi, fie versiuni noi de la acelaşi furnizor, fie produs curent dar de la alt furnizor, lotul de încercare va reprezenta aproximativ 3% din cantitatea primită pentru fiecare tip de produs. c) În cazul primirii unor produse curente de la un furnizor curent, lotul de încercare se va pregăti o dată la fiecare 3 recepţii consecutive şi va reprezenta aproximativ 1% din cantitatea primită.

În urma efectuării încercărilor specifice dispuse de PDO, sub asistenţa PDP rezultă: Produse conforme : executantul încercărilor emite “FIŞA DE INSPECŢII ŞIÎNCERCĂRI LA PRIMIRE” formular cod F_8.2.4._01, care, avizată de PDP, va fi înregistrată de PGP şi păstrată la nota de recepţie respectivă. Produse neconforme : executantul emite “FIŞA PRODUS NECONFORM” formular

cod F_7.6_01 şi marchează produsul ca atare.






PDP avizează fişa iar PGP înregistrează fişa şi asigură păstrarea şi gestiunea produselor neconforme separat de restul produselor conform procedurii generale cod PS- 04

În situaţia în care, în urma încercărilor la primire efectuate prin sondaj, conform situaţiilor de la punctele b) şi c) rezultă produse neconforme, PDP înştiinţează RMC care poate dispune efectuarea încercărilor la primire pentru întregul lot primit.

La încheierea recepţiei, PGP va semna şi confirma NOTA DE RECEPŢIE pentru produsele aprovizionate pe care o va înregistra şi păstra corespunzător.

6. ÎNREGISTRĂRI

6.1.......................................................................Formular Furnizor Nou cod F_7.4._01 ............................................................................înregistrează RMAC

6.2.......................................................................Formular Produs Nou cod F_7.4._02............................................................................înregistrează PDP

6.3.......................................................................Comandă fermă înregistrează BAC

6.4.......................................................................Fişă de Inspecţii şi Încercări la Primire ............................................................................înregistrează PGP

6.5.......................................................................Fişa Produs Neconform înregistrează PGP

6.6.......................................................................Nota Recepţie Marfă înregistrează PGP

7. ANEXE

Anexa 1 “Furnizor Nou” formular cod F_7.4._01Anexa 2 “Produs Nou” formular cod F_7.4._02






Anexa nr. 1

FURNIZOR NOU FURNIZOR NOU

Formular cod F- 7.4 - 01

Firma : ...................................................................................................................................

Adresa :..................................................................................................................................

Oraş: .........................................................Ţara:..................................................

Telefon: ..................................................... Fax:...................................................

E-mail: .......................................................

Persoană contact: ......................................................

WEB: ..........................................................................

Produse: .............................................................................................

.............................................................................................

.............................................................................................

.............................................................................................

.............................................................................................

Certificare ISO:.......................................................................................................................

Standarde conformitate:.........................................................................................................

Certificare CE:.......................................................................................................

Referinţe:................................................................................................................................

Clienţi importanţi:....................................................................................................................

Termen de livrare (de la plasarea comenzii ferme): ..............................................................

Termen de plată: ...................................................................................................................

Termen de garanţie: ..............................................................................................................

Metoda de asigurare a garanţiei: ..........................................................................................

Observaţii:..............................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

Întocmit

BAC

Avizat

RMC

Aprobat

Data:___________






Anexa nr.2

PRODUS NOU

PRODUS NOU Formular cod F – 7.4. - 02

Denumire produs: ..................................................................................................................Furnizor: ................................................................................................................................Principalele caracteristici tehnico-funcţionale: ..............................................................................................................

..............................................................................................................

..............................................................................................................

..............................................................................................................

..............................................................................................................

..............................................................................................................

..............................................................................................................

Mod ambalare: ......................................................................................................................Certificare ISO: ......................................................................................................................Conformitate CE: ............................................... Standarde: ................................................Perioada de garanţie: ........................................

Produse similare, versiuni anterioare (scurtă comparaţie): .............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Rezultate testate: ...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Întocmit

BAC

Avizat

RMC

Aprobat

Data.................................COMRACE COMPUTERS CONFIDENTIALProiect: ISO 9001

PO 7.4.

Documents

Transcript of PO 7.4.