Контроль исполнения проекта

Александр Зубрицкий, PMP, Вице-президент Московского отделения PMI

Тема 1. Система контроля проекта. Концепция базового плана

Тема 2. Методы оценок состояния работ

Тема 3. Базовый план проекта

Тема 4. Метод освоенного объема. Основные параметры

Тема 5. Показатели эффективности выполнения проекта

Тема 6. Прогноз проекта

Тема 7. Контроль выполнения проекта с использованием информационной системы управления проектами

Содержание модуля

Тема 1. Система контроля проекта. Концепция базового плана

Контроль проекта – непрерывные в ходе проекта процессы посредством которых выявляются отклонения от плана и принимаются меры по предотвращению или преодолению этих отклонений

Контроль проекта

Внешняя среда

Нарушение границ проекта

Низкое качество

плана

Основные причины нарушений - субъективные

Отсутствие лидера

Цель не SMART

Причины нарушения сроков и стоимости

Предметом контроля являются все области проекта

Система контроля

Предмет контроля

Ответственные Регламенты

контроля Воздействия

Работы

Сроки

Стоимость

Трудозатраты

Качество

Поставки

Персонал

….

За работы

За контроль

За воздействия

Периодичность

Процедуры

Способы оценки

Шаблоны отчетов

Предупреждающие

Корректирующие

Исправляющие

Система контроля проекта

Процессы контроля циклические

План проекта Мониторинг Анализ

отклонений Управляющие воздействия

Перепланирование

Процессы контроля

План проекта по вехам – самый простой способ контроля

Контроль проекта по временным параметрам

Причины превышения сроков:

Низкое качество плана (неверное определение работ, неверные расчеты дат, определение трудоемкости)

Низкая эффективность команды

Для понимания причин отклонений необходимо контролировать каждую работу

Контроль проекта по временным параметрам

Работы Плановая Стоимость

Фактическая стоимость Отклонение

Рассылка по целевым группам 3000 3400 400

Требования по количеству участников 13750 14000 250

Согласование даты проведения форума 7000 6000 -1000

Инфопартнеры 7000 5500 -1500

Формирование тем докладов 13750 14000 250

Итого (1 декада ноября) 44500 42900 -1600

Конкурс студенческих проектов 30000 28500 -1500

Сайт форума 14000 15000 1000

Приглашение докладчиков 13750 14000 250

Технические требования 36000 40000 4000

Итого (2 декада ноября) 93750 97500 3750

Контроль проекта по стоимостным параметрам

Контролируются все области проекта

Без плана невозможно создание эффективной системы контроля Отчеты должны быть сопоставимы с планом проекта

Без выявления причин отклонений невозможно разработать качественное управленческое воздействие

Причины отклонений от плана чаще всего субъективные, т.е. зависят от команды проекта

Принятые управляющие воздействия необходимо учитывать в плане проекта

Система отчетности должна быть простой и удобной

Основные моменты процессов контроля

Тема 2. Методы оценки состояния работ

Содержание модуля

Отчетная дата проекта (Data date) – дата, на которую регистрируется факт выполнения работ

На отчетную дату необходимо собрать информацию о всех выполняемых работах и проценте их завершения

Отчетная дата проекта

Отчетная дата устанавливается вручную

Отчетная дата

Состояние работы: Плановая

Выполняется

Завершена

Оценка состояния работ

Метод оценки работы должен быть определен до начала выполнения

Простой Детальный Метод

взвешенных вех

Методы оценки

Методы оценки состояния работ

Позволяет определить дату начала и окончания работы

Плановая работа

Выполняется Завершена

Начало работы

Окончание работы

0 % 50 % 100 %

Отчетная дата

Простой метод

Недостатки Преимущества

Низкие затраты на сбор информации о выполнении работ

Простота оценки работ

Простота внесения данных в информационную систему

Большая погрешность оценки конкретной работы

Применим для непродолжительных работ, у которых невысокий приоритет

Простой метод. Преимущества и недостатки

Суть метода - определение процента выполнения работы на отчетную дату

Начало Окончание

37,5 %

Отчетная дата

Детальный метод

Недостатки Преимущества

Высокая точность

Применим для продолжительных или приоритетных работ

Высокие затраты на сбор информации о выполнении работ

Сложность оценки работ

Работа должна иметь измеримый параметр для оценки выполнения (например: объем работы)

Детальный метод. Преимущества и недостатки

Устанавливаем вехи перед началом работы

Фиксируем достижение вех на отчетную дату

Начало Окончание Отчетная дата

15 % 30 % 45 % 60 % 80 % 100 %

Метод взвешенных вех

Недостатки Преимущества

Точность выше, чем в простом методе

Затраты на контроль ниже, чем в детальном контроле

Необходимость определения вех внутри работ

Погрешность выше, чем в методе детального контроля

Метод взвешенных вех. Преимущества и недостатки

К различным работам должны применяться различные методы контроля

Приоритет задачи

Дл

ите

льн

ост

ь за

дач

и

Простой метод

Детальный метод

Метод взвешенных

вех

Методы оценки, приоритеты и длительности задач

Необходимо собрать всю информацию о выполнении работ на отчетную дату!

Отчетная дата меняется периодически. Период может составлять одна неделя, один месяц и т.д. Это регламентируется периодичностью контроля

Метод оценки состояния работы необходимо определить до начала работ и поставить в известность исполнителя этой работы

К различным работам могут применяться различные методы контроля

Основные моменты оценки состояния работ

Тема 3. Базовый план проекта

Содержание модуля

Базовый план проекта (Baseline) – утвержденный заказчиком план проекта, который может быть изменен только при помощи формальных процедур управления изменениями

Базовый план – база для сравнения с текущим планом

Базовый план проекта

Scope Baseline

Базовый план по

содержанию

Базовый план по сроками

Базовый план по стоимости

Базовый план

Schedule Baseline Cost Baseline

Три составляющих базового плана

Оценка стоимости

* Последовательность процессов представлена в упрощенном виде

Разработка Устава Определение заинтересованных

сторон

Сбор требований

Определение содержания

Разработка ИСР

Определение связей

Оценка ресурсов Оценка длительности

Разработка календ. плана

Определение бюджета

Упр

авл

ени

е р

иск

ами

Процессы управления проектами

Персонал Коммуникации

Оценка стоимости

* Последовательность процессов представлена в упрощенном виде

Разработка Устава Определение заинтересованных

сторон

Сбор требований

Определение содержания

Разработка ИСР

Определение связей

Оценка ресурсов Оценка длительности

Разработка календ. плана

Определение бюджета

Упр

авл

ени

е р

иск

ами

Базовый план проекта

Персонал Коммуникации

Отклонение по содержанию работ

Новая работа

Отклонение по срокам

Отклонение по срокам

Отклонение по стоимости

Отклонение по стоимости

Базовый план: основные моменты

Текущий план проекта может меняться постоянно (например, в следствии внешних или внутренних обстоятельств). Базовый план изменяется только посредством формальных процедур управления изменениями

Базовый план состоит из трех основных компонентов: базовые планы по содержанию, срокам и стоимости

Выявление отклонений в проекте осуществляется путем сопоставления базового и текущего планов

Тема 4. Метод освоенного объема. Основные параметры

План-фактный анализ

План-фактный анализ проекта показывает отклонения

План-фактный анализ не позволяет сделать вывод – является ли данное отклонение положительным для проекта или отрицательным

Работы Плановая Стоимость

Фактическая стоимость Отклонение

Рассылка по целевым группам 3000 3400 400

Требования по количеству участников 13750 14000 250

Согласование даты проведения форума 7000 6000 -1000

Инфопартнеры 7000 5500 -1500

Формирование тем докладов 13750 14000 250

Итого (1 декада ноября) 44500 42900 -1600

Метод освоенного объема

Метод освоенного объема - интегрированный метод измерения исполнения проекта

Метод освоенного объема объединяет базовые планы по содержанию, срокам и стоимости

Основные показатели метода освоенного объема

Плановая стоимость запланированных работ (руб.)

Плановый объем (ПО)

Фактическая стоимость (ФС)

Бюджет по завершению

Плановая стоимость выполненных работ (руб.)

Фактическая стоимость выполненных работ (руб.)

Освоенный объем (ОО)

Общая величина планового объема (руб.)

Метод освоенного объема

BAC

ПО

ОО

ФС

Отчетная дата

ОСт

ОСр

Время

Пл

ано

вая

С

тои

мо

сть

п

ро

екта

Плановая дата завершения проекта

Отклонения по срокам

Отклонение по срокам (ОСр) - разница между освоенным объемом и плановым объемом:

ОСр = ОО - ПО

Отклонение по срокам в методе освоенного объема измеряется в денежном выражении

Положительное ОСр означает опережение по срокам выполнения задачи

Отрицательное ОСр означает отставание по срокам выполнения задачи

Отклонения по стоимости

Отклонение по стоимости (ОСт) – разница между освоенным объемом и фактической стоимостью:

ОСт = ОО – ФС

Отклонение по стоимости в методе освоенного объема измеряется в денежном выражении

Положительное ОСт означает экономию затрат по задаче

Отрицательное ОСт означает перерасход затрат по задаче

Метод освоенного объема – основные моменты

План-фактный анализ не позволяет сделать вывод – является выявленное отклонение положительным для проекта или отрицательным

Метод освоенного объема позволяет проводить интегральный анализ проекта – по срокам и стоимости. Поэтому отклонения анализируются по этим параметрам

Отклонения по срокам также как и отклонения по стоимости измеряются в денежном выражении

Тема 5. Показатели эффективности выполнения проекта

Показатели эффективности проекта

Индекс выполнения

сроков

Индекс выполнения стоимости

Показатели эффективности

проекта

Индекс выполнения сроков

Индекс выполнения сроков (ИВСр) – отношение между освоенным объемом и плановым объемом:

ИВСр = ОО / ПО

Если индекс больше единицы – работа выполняется с опережением графика

Если индекс меньше единицы – выполнение работы отстает от графика

Индекс выполнения стоимости

Индекс выполнения стоимости (ИВСт) – отношение между освоенным объемом и фактической стоимостью:

ИВСт = ОО / ФС

Если индекс больше единицы – работа выполняется экономичнее плановых затрат

Если индекс меньше единицы – стоимость выполнения работы превышает плановые затраты

Что с проектом?

Зная индексы эффективности можно сделать вывод что происходит на проекте

ИВСт

ИВСр

1

1

Отстаем по срокам

Превышаем бюджет

Отстаем по срокам

Экономим бюджет

Опережаем срокам

Превышаем бюджет

Опережаем срокам

Экономим бюджет

Анализ резервов

Вероятность достижения плановой даты окончания проекта рассчитывается путем анализа проектного резерва

Чем меньше времени в резерве осталось – тем выше влияние рисков на проект

При достижении критического порогового значения резерва по времени необходимо предпринять корректирующие воздействия

Тема 6. Прогноз проекта

Прогнозы проекта

• Прогноз до завершения (ПДЗ) – расчет, который показывает сколько еще затрат прогнозируется до завершения проекта.

• Прогноз по завершению (ППЗ) – расчет, который показывает сколько всего затрат прогнозируется по завершению проекта.

Прогноз до завершения

Прогноз до завершения (ETC), основанный на нетипичных отклонениях:

(текущее отклонение считается нетипичным и команда проекта полагает, что подобные отклонения не будут иметь места в будущем):

ETC = БПЗ – ОО

ETC основанный на типичных отклонениях:

(текущие отклонения считаются типичными и команда проекта полагает, что подобная картина сохранится в будущем):

ETC = (БПЗ – ОО) / ИВСт

Прогноз по завершении

Прогноз по завершении (EAC)

Основанный на нетипичных отклонениях

EAC= ФС + BAC– ОО

Основанный на типичных отклонениях

EAC= ФС + (BAC– ОО) /ИВСт

Прогноз проекта

BAC

ПО

ОО

ФС

Отчетная дата

ОСт

ОСр

Время

Пл

ано

вая

С

тои

мо

сть

п

ро

екта

Плановая дата завершения проекта

ETC

EAC

Управленческий резерв

Индекс производительности до завершения

Индекс производительности до завершения - соотношение оставшихся работ к оставшимся денежным средствам.

TCPI = (BAC - EV)/(BAC-AC)

Индекс производительности до завершения показывает нужно ли изменить эффективность работы команды, чтобы завершить проект к плановой дате и в рамках бюджета. Если индекс больше 1 – эффективность работы команды нужно повышать

Тема 7. Контроль проекта с использованием информационной системы управления проектами

Термины

Русский термин Английский термин Термин в MS-Proejct, Project Libre

Название Сокращение Название Сокращение Название Сокращение

Плановый объем ПО Planned Value PV Budget Cost of Work Scheduled BCWS

Освоенный объем ОО Earned Value EV Budget Cost of Work Performed BCWP

Фактическая стоимость ФС Actual Cost AC Actual Cost of Work Performed ACWP

Бюджет по завершению БПЗ Budget at completion BAC Budget at completion BAC

Отклонение по срокам ОСр Schedule Variance SV Schedule Variance SV

Отклонение по стоимости ОСт Cost Variance CV Cost Variance CV

Индекс выполнения сроков ИВСр Schedule Performance Index SPI Schedule Performance Index SPI

Индекс выполнения стоимости ИВСт Cost Performance Index CPI Cost Performance Index CPI Индекс производительности до завершения ИПДЗ To-Complete Performance Index TCPI

To-Complete Performance Index TCPI

Прогноз до завершения ПДЗ Estimate to Complete ETC Estimate to Complete ETC

Прогноз по завершении ППЗ Estimate at Completion EAC Estimate at Completion EAC

Контакты

Александр Зубрицкий, PMP, Вице-президент Московского отделения PMI

Zubritsky@mail.mipt.ru www.openplanning.ru www.pmi.ru