PMI-NIC© - Tutti i diritti riservati

PMO Styles: Leaders a confronto

Convegno 04/02/2019

Milano

Andrea Mazzuia, PMP

Project Management Officer – SAVE S.p.A

Presentazione Andrea Mazzuia

Formazione:

• Liceo classico Marco Foscarini di Venezia

• Università degli studi di Padova – Facoltà di ingegneria edile

• Master in Project Management, certificazione PMP dal 2010

• Iscritto PMI dal 2010 e direttore del Branch Veneto dal 2014 al 2016

Attività professionale:

• +10 anni di esperienza in gestione diretta di progetti

• Studi di progettazione ed ingegneria

• Aptuit LLC drug discovery and design

• SAVE concessionario aeroportuale

Presentazione SAVE Group

SAVE è la holding di un Gruppo che opera principalmente nella gestione di aeroporti ed ha

creato il Sistema aeroportuale del NordEst (Venezia, Treviso e Verona-Brescia).

L’aggregazione tra aeroporti ha determinato l’applicazione di un’economia di scala la cui

efficacia è evidenziata dall’andamento positivo dei dati di traffico dei singoli scali.

L’aeroporto Marco Polo di Venezia:

• 11.2M di pax (+7,8% vs 2017, +7% medio negli ultimi 5 anni – media nazionale 3.3%- 43

mesi consecutivi di crescita).

• Terzo gateway intercontinentale italiano nel 2018 (86% di traffico internazionale)

• Oltre 50 vettori operativi sullo scalo, oltre 100 destinazioni (10 di di lungo raggio) (N.Y.JFK

e Newark, Atlanta, Philadelphia, Chicago, Montreal, Toronto, Seoul, Doha, Dubai)

• Nel 2018 aperte nuove linee di lungo raggio su Chicago e Seoul

• Volotea e EasyJet basate a Venezia (14 aeromobili)

L’aeroporto Canova di Treviso:

• oltre 3,3M di pax (+9,7% vs 2017)

L’aeroporto Catullo di Verona

• oltre 3.4M di pax (+11,6% vs 2017)

• oltre 50 vettori operativi sullo scalo per oltre 90 destinazioni

sedime aeroportuale..una città!

Contratto di Programma

Nel 2012 SAVE firma con ENAC il Contratto di programma in deroga che approva i nuovi

livelli tariffari e permette di affrontare i previsti sviluppi di traffico sbloccando il piano degli

investimenti del Master Plan 2021.

Il valore degli investimenti ad oggi previsti entro il 31.12.2021 è pari a ca. 904M€ di cui

sono già stati realizzati ca. 478M€

Contratto di Programma

Cantieri attivi nel I° trimestre 2019 con necessità di mantenimento inalterato

dell’operatività aeroportuale e del rispetto dei tempi per consentire l’interrelazione neutra

degli stessi

Stakeholders…alcuni..esterni..

MAGISTRATO

ALLE ACQUE DI

VENEZIA

PARERE IDRAULICO FAVOREVOLE

AUTORIZZAZIONE

PAESAGGISTICA

APPROVAZIONE TECNICA

ENAC

CONFORMITA’ DEL PROGETTO

ALLA PREVENZIONE INCENDI

AUTORIZZAZIONE ALLO

SCARICO

VERIFICA PREVENTIVA INTERESSE

ARCHEOLOGICOCOLLAUDO USTIF

VERIFICA DI

OTTEMPERANZA

PMO in SAVE: sviluppo ed approccio

Implementato nel 2016 per far fronte all’incremento di progetti ed al conseguente

incremento di PM in SAVE Engineering. Composto di 3 risorse che coordinano un gruppo di

18 Project Manager.

Approccio: Sono state introdotte politiche e metodologiche di gestione progetti di carattere

internazionale con esplicito riferimento all’approccio PMI.

principali risultati attesi:

• visione realistica del progetto nell’intero ciclo di vita (cosa deve essere fatto, come e

quando)

• Evidenza di situazioni critiche e recepimento di proposte di valide alternative in modo

tempestivo

• Tracciamento di quadro previsionale dell’evoluzione futura del progetto (way forward)

• Implementazione di una gestione dei rischi attiva, con piano di possibili mitigazioni (risk

assessment)

• Miglioramento della comunicazione relativa al progetto (all’interno ed all’esterno)

Prime azioni implementate:

• Standardizzare il processo - base di ogni progetto interno all’azienda

• Individuare ruoli e responsabilità chiare per tutti gli attori coinvolti

• Rendere evidenti passaggi e tempistiche delle varie fasi di progetto

• Implementare un modus operandi comune a tutti i PM del Gruppo

PMO in SAVE: sviluppo ed approccio

Riferimento al PMIThe Project Management Office

(PMO): A Quest for Understanding

(Final Research Report) January 29,

2010

PMO in SAVE: sviluppo ed approccio

Con riferimento agli «stili»:

Activist: it has a view of incoming project demand, provides project portfolio dashboard with project status and

history, mentors and coaches with judicious oversigth

Delivery: planning and controlling the tactical execution of project’s.focus on building repeatable processes to build

culture focused on results

Compliance: establishing standard practices for measuring project performance

Centralized: good for organizations with lower PM maturity, formed as a place where new hires can be quicly

brought up to speed on how best to get project work done

Situazione iniziale Situazione attuale

Formazione e

metodologie

comuni

Maggior

attenzione

all’esecuzione

tattica attraverso

la pianificazione e

il monitoraggio

PMO in SAVE: azioni implementate

Analisi del project life cycle e condivisione di templates

RIUNIONI INTERNE PER RACCOLTA REQUISITI DI

PROGETTO

PM / STAKEHOLDER INTERNI ED ESTERNI

PROCEDURA PRJMANAGEMENT

Sponsor

- Base Project Charter- comunicazione Stakeholder interni partenza progetto

PREPARAZIONE DOCUMENTI DI GARA PER PROGETTISTA

(x ufficio legale e/o acquisti)

PM / UFF. ACQUISTI-UFF. LEGALE

PROCEDURA ACQUISTI

- Project Charter completo- Lista requisiti progetto- WBS- Gantt- Consegnare Gantt ufficio coordinamento

- CSA- RdA- Comunicazioni all’esterno per gara- Eventuali nominativi da invitare- Importo lavori e servizi

GARA(gestione FAQ, nomina commissione di gara,

verifica requisiti, aggiudicazioni, comunicazioni con esterno)

PM/RUP/UFF.LEGALE/UFF.ACQUISTI

PROCEDURA ACQUISTI

- Aggiudicazione definitiva → nominativo vincitore

CHIUSURA CONTRATTO (documenti

da fornitore, firme A.D./PRES., etc)

UFF. RUP / UFF. LEGALE/UFF. ACQUISTI /PM

PROCEDURA UFF. RUP

STESURA PROGETTO (kick off meeting, consegna requisiti ai progettisti,

monitoraggio ed assistenza lavoro progettisti, confronti preliminari con Enti)

PM / PROGETTISTI / STAKEHOLDERS INTERNI

PROCEDURA PRJ MANAGEMENT

VERIFICA PROGETTO (interna a ACTV-AVM)

PM/ DIPARTIMENTIINTERNI

PROCEDURA UFF. LEGALEPROCEDURA UFF. ACQUISTI

- Verifica - Firme interne + lettera accompagnamento

RUP

APPROVAZIONI ENTI - incontro di presentazione del progetto - attività di follow up su stato verifica

PM/ ADPROCEDURA PRJ MANAGEMENT

- progetto

- contratto

- RICORDARSI WORK ORDER PER FATTURAZIONE

INTEGRAZIONI – REITERO ATTIVITA’ SU FASE SUCCESSIVA

PM / PROGETTISTI / STAKEHOLDERS INTERNI

PROCEDURA PRJ MANAGEMENT

- Comunicazione ufficiale Enti

FINE FASE PROGETTAZIONE

- Comunicazione ufficiale Enti

INIZIO PROGETTOindividuare PM e RUP

Definire ambito di progetto

PREPARAZIONE DOCUMENTI DI GARA X APPALTO

(x ufficio legale e/o acquisti)

PM / UFF. ACQUISTI-UFF. LEGALE

PROCEDURA ACQUISTI

GARA(gestione FAQ, nomina commissione di gara, verifica requisiti, aggiudicazioni, comunicazioni con esterno)

PM/RUP/UFF. LEGALE/UFF.ACQUISTI

PROCEDURA ACQUISTI

CHIUSURA CONTRATTO (documenti

da fornitore, firme A.D./PRES., etc)

UFF. RUP / UFF. LEGALE/UFF. ACQUISTI /PM

PROCEDURA UFF. RUP

- CSA- Rda- Comunicazioni all’esterno per gara- Eventuali nominativi da invitare

- Aggiudicazione definitiva→nominativo vincitore

ESECUZIONE LAVORI(kick off meeting, spiegazione progetto,

monitoraggio avanzamenti SIL/SAL, gestione varianti, meeting

PM / D.L./ IMPRESA/ RUP/ UFFICIO LEGALE / AD

PROCEDURA PRJ MANAGEMENTPROCEDURA UFF. RUP

- contratto

- Verbali meeting- SAL- Perizie- Ricezione as-built- Certificato collaudo

FINE PROGETTO

PROCEDURA PRJ MANAGEMENT

- Verifica raggiungimento scope- Analisi performance di progetto- Archiviazione materiale- Trasferimento AS – Built ad Area Tecnica- Chiusura programmi gestionali- Lessons learned- Comunicazione chiusura progetto a stkh interni- Rilascio risorse

AVVIO

PIANIFICAZIONE

ESECUZIONE

MONITORAGGIO E CONTROLLO

CHIUSURA

FASI DI PROGETTO

PROJECT ‘S STEP(attività prevista)

ATTORIPROCEDURA DI RIFERIMENTO

- INPUT (PRODOTTO RILASCIATO DALLO STEP PRECEDENTE)

- OUTPUT (PRODOTTO RILASCIATO)

STEP DI PROGETTO

LEGENDA

PM/SPONSOR

PMO in SAVE: azioni implementate

Analisi del project cycle life e condivisione di templates

Dall’idea..

Pianificazione Esecuzione, monitoraggio e

controllo

Chiusura

TEMPLATES

Avvio

Apertura commessa in

programma gestionale e disco M

Creazione team di progetto (con individuazione ruoli e

responsabilità)

Project Charter

Scelta PM

Prime indicazioni sul progetto

Internal Kick-off Meeting

Stesura Gantt di progetto (baseline tempi e costi)

Individuazione percorso critico

Finalizzazione raccolta requisiti

di progetto

Creazione WBS

analisi dei rischi (qualit. e quantit.) e piano di gestione

Gestione e controllo del piano di

progetto (modifiche allo “scope”

Gestione team meeting

Monitoraggio e completamento

project deliverables vs baseline

Preparazione documenti per

forniture/gara

Eseguire le attività

Gestione issues di progetto (identificazione e soluzione)

Project status reporting

Project governance

Informare stakeholders

Eseguire controllo qualità

Finalizzare chiusura acquisti /

comunicare ufficio acquisti

chiusura progetto

Archiviazione materiale

Tenere lessons learnedmeeting

Confermare che il lavoro fatto

risponde ai requisiti di progetto

Ottenere approvazione formale

del progetto (collaudo)

Chiusura progetto in programma gestionale

Liberare le risorse

..al

risultato!

PMO in SAVE: azioni implementate

• Sviluppo ed implementazione di un programma gestionale comune all’azienda

• Attività di formazione su gestione di commessa e utilizzo strumenti (templates e tools)

• Istituzione e gestione di incontri inter-direzionali a cadenza periodica con l’obiettivo di

identificare ed anticipare possibili vincoli operativi su progetti attivi

• Gestione e monitoraggio del Piano degli investimenti per verificare l’avanzamento

delle singole commesse rispetto alle baseline, garantendo la coerenza complessiva

inter-progettuale e le eventuali interrelazioni

• Interfaccia con tutte le strutture preposte a livello di Gruppo per raccogliere le

informazioni necessarie a predisporre e aggiornare il Piano degli investimenti

• Accentramento delle attività di monitoraggio e rendicontazione degli investimenti nei

confronti di Enac

• Predisposizione di reportistica di avanzamento delle commesse al fine di assicurare

una corretta informazione sullo stato dei progetti

PMO in SAVE: azioni implementate

Mese 1 Mese 2 Mese 3 Mese 4 Mese 6

Mtg 1 Mtg 1 Mtg 1 Mtg 1 Mtg 1 Mtg 1

PROJECT GOVERNANCE MEETING (PMO LEVEL )1. cadenza: mensile2. Obiettivo: PM Portfolio Review

• Aggiornamento SIL mensili e SAL

• Verifica ordini e contratti

• Aggiornamento/Verifica Gantt inserito a sistema

• Impatti da/su altri progetti

• Problemi non direttamente risolvibili dal PM per cui richiede aiuto

• Questioni amministrative e legali (fatture, contratti, etc)3. Format: riunione face to face con PMO

Mese 5

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 41 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Due livelli di governance:

A) Di progetto: una volta a settimana il team di progetto si riunisce con il fine di aggiornare lo

stato dei lavori per monitorare avanzamenti e segnalare eventuali criticità;

B) Di Gruppo: una volta al mese i PM rendicontano a PMO sull’avanzamento del loro

portafoglio progetti.

PROJECT GOVERNANCE (PROJECT/TEAM LEVEL) 1. cadenza: settimanale2. Obiettivo:

• verifica del Project Status con team di progetto ed update ad A.D./ufficio coordinamento su:

• Issues

• Budget di progetto

• Tempistiche

3. Format: Riunione con team

PMO in SAVE: risultati ottenuti

Risultati ottenuti:

Rispetto al 2016, nonostante un +50% di progetti attivi:

• Crescita ed uniformità di comportamento in approcci, strumenti e procedure

• Incremento della percentuale di milestones rispettate

• Incremento della percentuale di rilasci nei tempi previsti

• Maggiore precisione nelle informazioni (sui progetti) dentro e fuori l’azienda

• Riconoscimento all’interno dell’azienda del valore dell’ufficio

PMO in SAVE: prossimi obiettivi

• Continuous improvement

• Ampliare ambito di azione all’interno dell’azienda anche in progetti strategici al di fuori

del Contratto di Programma per valorizzare le esperienze maturate sfruttando le sinergie

già create con altre direzioni aziendali

Program Management Office

Ufficio permanente con gestione di un portfolio,

attraverso gestione dell’informazione,

coordinamento delle attività di governo,

reporting e amministrazione.

Enterprise /Strategic PMO

E’ responsabile dell’allineamento di progetti e

programmi con la corporate strategy e

supervisiona il raggiungimento dei benefici

desiderati.

GRAZIE

Andrea Mazzuia

SAVE Engineering

e-mail: amazzuia@veniceairport.it

Cell: 348 – 0202002