PMO Madurez Oficina Proyectos

PMO Oficina de Gestin de Proyectos

FrameWork Ciclo Vida para la Madurez de la PMO.

Criterios para definir una PMO.

Lneas de Accin para Implementar una PMO

Competencias de la PMO

Modelo de Gestin PM. 1

INGENIERA DE MODELOS DE GESTIN

IMG S.A. - Cristian Bailey

Contenido:

Parte 1: La gestin de Proyectos: Parte 2: FrameWork del Ciclo de Vida:Organizaciones con poco criterio en la direccin de Proyectos

Madurez de la Organizacin en la gestin de proyectos.

Proyecto Conceptos.

Metodologas para la Gestin de proyectos.

1. Necesidad o Idea 2. Ante Proyecto3. Viabilidad del

Caso de Negocio

4. Gestin del Portafolio de

Proyectos

5. Ciclo Vida Proyecto

2Parte 3: La PMO

Parte 1: La gestin de Proyectos:

Organizaciones con poco criterio en la direccin de Proyectos

Madurez de la Organizacin en la gestin de proyectos.

Proyecto Conceptos.


3

La Solicitud del UsuarioLo que Entendi el

Sponsor

Lo que Entendi el Lder

de Proyecto

El enfoque del Equipo de

Proyecto

La recomendacin del

Consultor Externo

La documentacin del

Proyecto

La implantacin del

ProyectoEl Presupuesto del

Proyecto

Puesta en Operacin del

Proyecto

Lo que el Usuario

realmente necesita

5

FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos

Organizaciones con poco criterio en la direccin de Proyectos

6

Organizaciones con poco criterio en Direccin de Proyectos

Inicio de Proyectos deficientes:

Sin objetivos Claros

Sin seleccin Estratgica de Proyectos

Sin informacin histrica

Definiciones inadecuadas:

Alcances indefinidos o ambiguos

Estimaciones Optimistas

Sin gestin de Riesgos

Mala Administracin del Trabajo y Recursos:

Crecimiento incontrolado del alcance

Conflictos en la asignacin de recursos.

Conflictos de Territoriales o de Poder

Incapacidad de tomar acciones correctivas

Proveedores Inadecuados

Fuente: PMI.

7


Procesos:

Improvisados sin orientacin a procesos

Reinvencin continua

Estrs permanente

Reactivos

Cronogramas y Presupuestos:

Impredecibles

Generalmente se exceden por mala planificacin

Ausencia de polticas de gobierno de proyectos

Poca claridad en el dimensionamiento

Sin gestin de riesgos

Fuente: PMI.

8


Efectos de la entorno Empresarial:

Poco o inexistente documentacin de ante proyectos

Sin un caso de negocio que lo sustente

Sin alineacin a la estrategia del negocio

Sin Metodologa de administracin

Factores de xito:

Hroes Impositivos o Dictatoriales

Sobre Tiempo y Costos

Bomberos Profesionales Apagando Incendios todo el tiempo

Fuente: PMI.

9


Y Los Mismos Recursos?




3 Proyectos3 Lideres de

Proyecto

Tres Cronogramas

Tres Presupuestos

10


Grandes Esfuerzos pero con rumbos diferentes,

resultados inconsistentes.

Fuente: PMI.

11

Personas Procesos Resultados

31 %

9 %

57 %

28 %

76 %

38 %

% de organizaciones

de alto desempeocon alta agilidad

organizativa.

% de organizaciones de bajo desempeo con alta agilidad organizativa.

Las organizaciones de Alto desempeo son tres

veces ms propensas a tener agilidad operativa.

Las organizaciones de Alto desempeo son

dos veces ms propensas a tener una alta

alineacin de los proyectos a la estrategia.

% de organizaciones de alto desempeo con alta alineacin

de los proyecto a la estrategia

organizativa.

% de organizaciones de bajo desempeo con alta alineacin de los proyectos a la estrategia organizativa.

% de iniciativas estratgicas en organizaciones de alto

desempeo que cumplen los objetivos y los propsitos

comerciales originales.

% de iniciativas estratgicas en organizaciones de bajodesempeo que cumplen los objetivos y propsitos comerciales originales.

Las organizaciones de Alto desempeo tienen el doble

de iniciativas estratgicas exitosas.

Pobres resultados de

rendimiento previsto de

proyectos en las

organizaciones, perdiendo

109 MM por cada US $ 1 mil millones invertidos.

De alto desempeo logran significativamente

ms xito en iniciativas estratgicas por medio

de la gestin eficaz de su proyecto y la gestin

del talento. Adems, demuestran que la

gestin del cambio organizacional exitosa, que

es ms eficaz con los patrocinadores que

participan activamente en la misma.

Administracin

del Talento

Humano

y

Cambio

OrganizacionalFalta de Alineacin

58% de los proyectos no estn alineados a la

estrategia Organizacional.

44 % de las Iniciativas estratgicas fracasan por

falta de una adecuada y

detallada planeacin del

proyecto.

Falta Agilidad15 % de organizaciones

que reportan falta de

agilidad en el apoyo a la

gestin del proyecto.

Administracin

de la Madurez

del Portafolio

Programas y

Proyectos

Las organizaciones de alto desempeo

entienden plenamente el valor de la gestin de

proyectos, el aporte de tener una oficina de

proyectos (PMO) y el uso del estndar de

administracin de proyectos basados en

buenas practicas que adopta la organizacin.

Las organizaciones deben centrarse en

establecer una manera efectiva (metodologa

basada en buenas practicas) para medir y

comunicar los beneficios previstos de los

portafolios, programas y proyectos que se

gestionan en las oficinas de proyectos.

Realizacin De Beneficios

Fuente:12


Madurez de la Organizacin en la gestin de proyectos

13

Definicin de Madurez en la Gestin de Proyectos

Estado en el cual una organizacin

esta condicionada para ejecutar sus proyecto en forma

exitosa consistentemente.

OPM3Organization

Project Management

MaturityModel

Diagnostico1

2

3

4

5

6

Realizar

Plan

MejorasImplementacin

Mejoras

Repetir

Resultados

Satisfactorios

Fuente: PMI.

14

Madurez de la organizacin en la gestin de Proyectos

Direccin de Portafolios, Programas, Proyectos:

Seleccin y priorizacin formal de Proyectos alineados a las metas estratgicas.

Cumplimiento de los objetivos: Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, Riesgo, Satisfaccin del Cliente.

Disciplina Organizacional Enfocada en la documentacin, informacin histrica, compromiso gerencial, lecciones aprendidas, Mejora continua de TODOS los proyectos de la organizacin.

Adherencia a los procesos y a la metodologa formal que contenga mejores practicas, consistente, flexible, medible y capaz de ser mejorada.

PMO por lnea de Negocio.

Gestin del Cambio:

Cuentan con una unidad de Mejora de Procesos del Negocio.

El equipo de Gestin del Cambio Interacta en los proyectos.

La mejora continua esta activa en la organizacin.

Enfocados en buenas practicas que empoderan a los dueos de procesos a optimizar, monitorear, generar oportunidades de Mejora, no permitiendo que se llegue a una zona de confort.

Fuente: PMI.

15


Efectos de la entorno Empresarial:

Posee una Metodologa que apoya la Administracin.

Cuenta con Equipos Especializados que utilizan la Metodologa.

Los Proyectos estn Alineados a la Estrategia de la organizacin.

Claridad en la Definicin de los Ante Proyectos.

Factores de xito:

Casos de Negocio que definen la factibilidad y viabilidad el Proyecto.

Gobierno de Proyectos y Niveles de autoridad claros y agiles.

Compromiso organizacional con los proyectos.

Fuente: PMI.

16


Marco de Trabajo de la(s) Oficina(s) de Proyectos:

Clara definicin del Marco de Trabajo.

Roles de gestin bien delimitados.

Metodologa estructurada y documentada.

Plantillas de Documentos Estandarizadas.

Modelo de Gestin de la Oficina de Proyectos:

Claridad del Nivel de Madurez de la organizacin en la gestin de proyectos.

RoadMap de Evolucin del Modelo de Gestin con un plan de accin.

Se basa en un acuerdo de Gobierno de Proyectos.

Estructura de Gobierno definida, con un Rol en la gestin.

Fuente: PMI.

17


Proyecto Conceptos.

18

Que es un Proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se

lleva a cabo para crear un producto, servicio o

resultado nico. La naturaleza temporal de

los proyectos implica que un proyecto tiene un principio y un final

definidos. Un Producto Un servicio Un resultado nico

Alcance Tiempo Costo

Cumplir una Meta Estratgica.

Generar Valor a la Organizacin.

Habilita la Mejora Continua.

Finito Cumple con la triple

Restriccin.

No existen dos Proyectos Iguales.

Principales Caractersticas

Funciones Clave

Que puede Generar

Elementos Esenciales

Fuente: PMI.

19

Reflexin de termino Proyecto:

Si define un Proyecto, trtelo como un proyectocon el apego del caso a la metodologa.

Proyecto

Ciclo de Vida & Adopcin

Metodologa de Gestin

Ejecucin y Desempeo

Soporte Decisin Estratgica

Gobierno y Gestin del

Cambio

Gestin y Reporte del Rendimiento

Comunicacin y Relacionamiento

20



21

Marcos de Gestin de Proyectos.

Se Enfoca en las Competencias del Director

IPMA

Se enfoca en la tica de la Gestin del Proyecto

PRINCE2 Marco

Metodolgico.

Competencias y tica.

PMI

Existen Mltiples Marcos de Referencia para la Gestin de Proyectos. Entre ellos:

IPMA

PRINCE2

PMI

SCRUMJaponReino Unido PMI22

APMBOK P2M SBOK PMBOK

Metodologa de Gestin de Proyectos.

CENTRO DE EXCELENCIA

Gestiona la mejora continua.

Tiene equipos Certificados y enfocados en la gestin de proyectos.

La organizacin se apoya en la PMO.

Etapa 5

PMO AVANZADA

Gestiona un Portafolio, programas y Proyectos.

Alinea los mismos a la estrategia.

Equipos Altamente especializados.

Etapa 4

PMO ESTNDAR

Establece equipos de Proyectos en base acuerdos de Gobierno de Proyectos.

Etapa 3

PMO BSICA

Monitorea una Metodologa y apoya a que se utilice.

Etapa 2

OFICINA DEL PROYECTO.

Genera Entregables.

1 o mas Proyectos.

Etapa 1

Elementos:

Se basa en Buenas Practicas.

Se gestiona por un acuerdo de Gobierno.

Se apoya en Procesos claramente definidos.

Define responsabilidades en base a polticas, reglas de negocio.

Cuenta con Plantillas para Documentar sus diferentes fases del ciclo de vida del proyecto.

Se basa en un Marco Trabajo Ampliamente reconocido.

Cuenta con Equipos de gente especializados.

Cuenta con Herramientas, Tcnicas de Anlisis y Software Especializado para la gestin.

Es Monitoreada por la PMO.

Fuente: PMI.

23


Parte 2: Fases del Ciclo de Vida.

24

Parte 2: FrameWork del Ciclo de Vida:

1. Necesidad o Idea 2. Ante Proyecto3. Viabilidad del Caso de

Negocio4. Gestin del Portafolio

de Proyectos

5. Ciclo Vida Proyecto

25

RoadMap de Administracion Proyectos

Entrada

Salida

Transformacin

Transformar la

Forma de Plantear

Analizar, Evaluar,

Propuestas de Proyectos

Y finalmente Gestionar los

mismos. 26


Modelo de Gestin de Ante Proyectos

y Proyectos Nivel 0

Nivel

1

Nivel

2

Nivel

3

Nivel

4

Nivel

5

Marco Metodolgico

Modelo Gestin PM Marco Trabajo PM Metodologa Gestin PM

Acuerdo Gobierno Proyectos.

o Polticaso Reglas Negocio

o Roleso Procesos

o Procedimientoso Instructivos

o Formulario

Gestin Cambio Cultura PM.

Se muestra el QUE se necesita estructurar UN MARCO

metodolgico.

El Como consiste en construir el Marco Metodolgico a adoptar.

UN GRAN RETO:Tomar la Construccin de la

Metodologa como un Proyecto. Dando el Tratamiento respectivo.

27


Actividades

Clave

Resultados

TrabajoHerramientas

Y

Tcnicas

Herramientas

Y

Tcnicas

Herramientas

Y

Tcnicas

Herramientas

Y

Tcnicas

1. Metodologa Trabajo

2. Marco de Trabajo

3. Acuerdo Gobierno

4. Modelo de Gestin PM.

28


Herramientas

Y

Tcnicas

Herramientas

Y

Tcnicas

Herramientas

Y

Tcnicas

Herramientas

Y

Tcnicas

Nivel

0

Nivel

1

Nivel

2

Nivel

3

Nivel

4

Nivel

5


2. Marco de Trabajo

3. Acuerdo Gobierno


29


Herramientas

Y

Tcnicas

Herramientas

Y

Tcnicas

Herramientas

Y

Tcnicas


2. Marco de Trabajo

3. Acuerdo Gobierno


30

Que se Propone Realizar?

Definir Marco Metodolgico de Gestin1

Definir Marco de Gobierno para Gestin 2

Polticas, reglas negocio, procesos,

procedimientos, instructivos, manuales3

Estructura Organizacional, Roles4

Escalabilidad de los Proyectos5

Gestin de Escalabilidad PM6

Control PM7

Nivel de

Escalabilidad

Herramientas

Y

Tcnicas

Definir los Niveles de

Escalabilidad PM

31

< 100 k >= 101 k

>= 1000 k

Termino: Escalabilidad de los Proyectos. A que se Refiere?

32

Escalabilidad PM?

Se refiere a las dimensiones de los proyectos y el nivel de requisitos de anlisis debe llevar un proyecto.

Grandes: Se debe hacer Todo lo requerido por la Metodologa.

Medianos: Un Bloque de lo requerido por la Metodologa.

Pequeos: Solo temas esenciales y claves de la metodologa.

US $ Inversin

PM

Grandes US $ Millones

MedianosUS $ Cientos Miles

Pequeos US $ Miles

33


Como se Propone Alcanzar?

Definicin y Construccin Polticas, reglas, procesos, procedimientos,

instructivos, manuales, plantillas de documentos

DefinicinMetodologa, Modelo de Gestin, Marco de Trabajo, Estructura

Organizacional, Roles

Construccin y Aprobacin Establecer ciclo de Mejora

continua Gobierno Proyectos

Escalabilidad en

la Gestin PM

Gestin PM

34

1. Necesidad o Idea.

2. Formulacin de Ante Proyecto.

3. Evaluacin Caso de Negocio.

4. Gestin del Portafolio de Proyectos.

5. Ciclo de vida del Proyecto.

RoadMap del Ciclo de Vida de los Proyectos

RoadMap del Ciclo de

Vida:

34



35


Las organizaciones en sus operacionesidentifican problemas o idea asolucionar para optimizar su gestin.

La oportunidad de solventar dichoproblema genera automticamenteuna necesidad a satisfacer.

La forma de analizar y diagnosticar sila necesidad es factible es por mediode la Formulacin de una AnteProyecto.

Problema a

Solucionar

Necesidad a

Satisfacer

Ante Proyecto

36

Por qu el Anlisis de una Necesidad o Idea previo al Ante Proyecto?

Es la base para estructurar un marco lgico de elementos (metodologa) que se deben de considerar para dimensionar un posible proyecto que solucione una necesidad del negocio.

Permite despejar el mayor numero de dudas y permite ordenar sistemticamente la formacin del proyecto.Necesidad

Pro

ble

ma

Ide

a

Entrada Transformacin Salida

Grupo de Pasos

Preliminares antes

de la Autorizacin

del Proyecto

37

Que es un Ante Proyecto?

Habilita el Monitoreo de su

Construccin

Line

amie

ntos

Cla

ros

de s

us C

ompo

nent

es

Mar

co

Met

odol

gic

o

gil

Beneficios Marco de Trabajo Lista de Elementos

Tiene la Misin

de Anticipar

Caractersticas

del posible

Proyecto.

Documentos

Diseos

Especificaciones

Legales

Otros

38

Ejemplo: Identificacin de Necesidad que genera el Ante Proyecto

Necesidad o

Idea1.-

Identificacin

Idea o

Problema

1.1.- Necesidad a Satisfacer

1.1.

-N

eces

idad

a S

atis

face

r1.2.- Proceso Negocio

1.2.

-P

roce

so N

ego

cio

1. Identificar origen de la Necesidad.

2. Establecer Alcance Inicial de la Necesidad.

3. Reunin de Lluvia de Ideas Equipo (Dueo Idea o Necesidad +

Equipo PM)

4. Definir un lder de Iniciativa (Idea o Necesidad) en caso de ser valida.

5. Identificar un Patrocinador de Iniciativa.

6. Documentar en plantilla Oficial, Validar y Aprobar.

A. Documentos de perfil de la Idea o Necesidad.

B. Documento Aprobado para Evaluacin de Impacto y Viabilidad en

el Flujo de Procesos.

1. Identificar Proceso(s) que se beneficia.

2. Analizar y Diagnosticar la Oportunidad de Mejora.

3. Reunin de Lluvia de Ideas Equipo (Dueo Proceso + Equipo PM)

4. Evaluar Causa y Efecto de cambios propuestos y su relacin con

otros procesos.

5. Determinar si es viable la Idea o Necesidad ya que beneficia el flujo

del proceso de negocio.

6. Documentar en plantilla oficial, Validar y Aprobar.

A. Reporte de Anlisis de Flujo de Valor del Proceso.

B. Documentos Enunciado Preliminar del Alcance.

C. Minuta de Alta a Portafolio de Ante Proyectos

D. Asignacin de Cdigo de Ante Proyecto.

E. Asignacin Recursos de Evaluacin de Factibilidad y Viabilidad

del Ante Proyecto.

39


1. Ante Proyecto

40

Ejemplo: Identificacin de Necesidad que genera el Ante Proyecto

Ante

Proyecto

41

1. Evaluacin de Documentos de Enunciado Preliminar Alcance.

2. Evaluacin de Lluvia de Ideas.

3. Evaluacin de Flujo de Valor.

4. Anlisis de Requisitos de la Necesidad.

5. Evaluacin de Requisitos de Calidad del Entregable.

6. Identificacin de Proveedores Locales o Extranjeros.

7. Identificacin de Actividades Iniciales del Ante Proyecto.

8. Estimacin de Tiempo Ante Proyecto.

9. Control de Cambios Ante Proyecto

10. Lecciones Aprendidas Ante Proyecto.

2.-

Evaluacin

Ante

Proyecto

2.1.- Plan de Trabajo

2.2.- Equipo de Trabajo2.

1.-

Pla

n d

e Tr

abaj

o2.

2.-

Eq

uip

o d

e Tr

abaj

o 1. Evaluacin de Perfil de Integrantes de Equipo segn Tipo Ante

Proyecto.

2. Identificacin de Expertos para el Ante Proyecto.

3. Identificacin de Lecciones Aprendidas previamente.

4. Identificacin de Proveedores Locales o Extranjeros como

asesores.

5. Roles del equipo de Ante Proyecto.

6. Estructura de Organizacional Equipo Ante Proyecto.

A. Plan de Trabajo Ante Proyecto.

B. Acta de Constitucin Ante Proyecto

C. Enunciado Preliminar Alcance de Ante Proyecto.

D. Estructura de desglose de trabajo EDT.E. Minuta de Identificacin de Nivel de Escalabilidad PM.

F. Plan de Riesgos de Ante Proyecto.

G. Plan de Comunicacin de Ante Proyecto.

A. Matriz RACSI de Equipo de Ante Proyecto.

B. Matriz de Roles y niveles de Responsabilidad.


2. Validacin del Caso de Negocio

42

Evaluacin

Caso

Negocio

Ejemplo: Evaluacin Caso Negocio.

43

1. Revisin de Documentos Requeridos segn Minuta de Escalabilidad.

2. Anlisis de Ante Proyecto versus Estrategia del negocio.

3. Matriz de Riesgos

4. Estrategias de Gestin de Riesgos

5. Factibilidad Tcnica.

6. Factibilidad Funcional.

7. Factibilidad Econmica.

8. ROI TIR - VAN 9. TCO

3.-

Evaluacin

Caso

Negocio

3.1.- Factibilidades

3.2.- Impacto Vialidad

1. Definicin de Impacto en Procesos de Negocio , Temporalidad.

2. Viabilidad de Ejecutar el Ante Proyecto.

3. Presentacin Ejecutiva (Equipo Caso Negocio + Equipo Ante

Proyecto) .

4. Construccin de Material de Soporte de Caso de Negocio.

5. Calendario de Presentacin.

A. Reporte de Factibilidad Tcnica, Funcional, Econmica.

B. Reporte de Anlisis de TIR o TCO del Ante Proyecto.

C. Documentacin Anexa de soporte del Ante Proyecto.

A. Reporte de Aprobacin o Denegacin de Ante Proyecto.

B. Informe Ejecutivo para aprobacin Comit Ejecutivo PM.

C. Minuta de Aprobacin o Rechazo de Comit Ejecutivo PM.

D. Acta Constitucin Proyecto y su Cdigo de PM.

E. Definicin de Momento de Ejecucin PM para asignacin recursos

PPM.

3.1.

-F

acti

bili

dad

es3.

2.-

Imp

acto

Via

lidad


3. Gestin del Portafolio del Proyectos

44

Gestin

Portafolio

Proyectos.

Ejemplo: Gestin Portafolio Proyectos.

45

Ejemplo: Gestin de Portafolio de Proyectos.

1. Revisin de Acta Constitucin de Proyecto.

2. Cdigo de Proyecto.

3. Anlisis de Portafolio, Programas y Proyectos versus el proyecto

recin ingresado, posibles relaciones.

4.- Portafolio

de Proyectos

PPM

4.1.- RoadMap del Portafolio

4.2.- Programas y Proyectos

1. Anlisis de Relaciones entre Proyectos.

2. Anlisis de GANTT Master de Proyectos.

3. Anlisis de PERT Master de Proyectos y Recursos.

4. Definicin de Momento Idneo de Ejecucin PM.

A. Informe de Relacin de PPM versus nuevo Proyecto.

B. Reporte de Anlisis de PPM Gantt Master de Proyectos versus

PERT Master de proyectos en curso y cargas de uso de sus

recursos.

A. Minuta definicin de Momento en Lnea de Tiempo para la

ejecucin del Proyecto.

B. Minuta de Asignacin de Proyecto a PMO de lnea de Negocio.

C. Requerimiento PM - Planificacin & Estimacin Final de Proyecto,

Alcance, Tiempo, Costos, Recursos, Riesgos, Entregables,

Calidad de Entregables, Matriz de Stakeholder.

Portafolio

de

Proyectos4.

2.-

Pro

gra

mas

y

Pro

yect

os

4.1.

-R

oad

Map

del

Po

rtaf

olio


4. Ciclo Vida del Proyecto

46

Ciclo

Vida.

Ejemplo: Gestin Proyectos.

47

1. Revisin de Acta Constitucin de Proyecto.

2. Revisin de Ante Proyecto versus costos vigentes.

3. Iniciacin Procesos definicin de Proyecto.4. Planificacin Procesos de Planificacin del Proyecto.5. Ejecucin Procesos de Ejecucin del Proyecto.6. Monitoreo y Control Procesos de Monitoreo y Control.7. Planes de Gestin Paralelos Riesgos, Comunicacin, Adquisiciones,

Control de Cambios, etc.

8. Cierre Procesos de Cierre del Proyecto.

4.- Gestin

Proyectos

PMP

4.1.- Requerimiento PM

4.2.- Ciclo Vida PM

1. KickOff del Proyecto.

2. Ejecucin del Proyecto

3. Monitoreo y Control.

4. Cierre del Proyecto.

5. Lecciones Aprendidas Proyecto.

A. Planes de Gestin de PM.

B. Plan de Gestin de Recursos.

C. Plan de Gestin de Comunicacin del Avance del Proyecto.

A. Documentacin de Administracion y Gestin del Proyecto.

B. Reportes de KPI de Valor Ganado del Proyecto.

C. Reportes al PPM del ciclo de vida del proyecto.

D. Reportes ejecutivos del proyecto.

E. Alimentacin de Sistema de Gestin de Proyectos PPM.

4.1.

-R

equ

erim

ien

to P

M4.

2.-

Cic

lo V

ida

PM

48

Anlisis de Brechas

Identificacin de Necesidades

Identificacin de Equipo de trabajo.

Definicin de Comit de Monitoreo.

Plan de Trabajo

Actividades Relevantes:

Que Sigue?

48

49

Definir que la construccin de la

Metodologa y Marco de Trabajo

de PM se constituir en un

Proyecto.

Metodologa y Marco de Trabajo:

Como alcanzar el Objetivo?

49

Beneficios:

50

METODOLOGA TROPICALIZADAY BASADA EN

BUENAS PRACTICAS

CRITERIOS UNIFICADOS

HOMOLOGACIN DE LA FORMA DE

HACER LOS PROYECTOS

El Reto:

51

Gobiernos Proyectos

Escalabilidad PM

Estructura y Roles

PMO

Polticas & Reglas Negocio

Modelo Gestin PM

Marco de Trabajo PM

Procesos

ProcedimientosInstructivos - Manuales -

Plantillas


PMO y el Rol de Cambio en la Organizacin

52

Elementos de una PMO

Contenido

Introduccin

Definicin

Objetivos

Para que tener una PMO?

Algunas Ventajas

Algunas Desventajas

Marco de Trabajo

Marco Metodolgico

Marco de Gestin

Madurez de la PMO

Plan para Implementar una PMO

Tipos de PMO

Triangulo de Valor

Mtricas e Indicadores53

Introduccin:

La PMO:

Es un concepto de rpido crecimiento mundial enlas organizaciones que tienen claridad de la ruta aseguir en la gestin de proyectos.

Tiene como finalidad el cumplimiento de lasexpectativas del cliente acorde a las condicioneseconmicas que permitan ser competitivos.

El rol es mostrarle a una empresa como sacar elmximo provecho a sus proyectos.

54

Definicin PMO

La Oficina de Direccin de Proyectos es unrea funcional dentro de la organizacin;encargada de coordinar la administracinde los proyectos bajo su responsabilidad,se enfoca en la planeacin, priorizacin yejecucin coordinada de proyectos queestn ligados a los objetivos del negocio.

55

Definicin PMO

Una oficina de Proyectos proporciona unesquema completo de funciones deadministracin que asegura contar con unportafolio de proyectos basado en un ciclode vida de inicio a fin, logrando comoresultado un flujo de trabajo y unacoordinacin horizontal, sin la tradicionalcadena jerrquica de mandos, es decir,organizando por varios grupos funcionalesde trabajo, gestin del cambio,gestionando informacin, metodologa,conocimiento, expertis, visin, control,generando valor y rentabilidad a laorganizacin.

56

Objetivos de una PMO

Ser un facilitador de un modelo degestin, de un marco de trabajo, de unmarco metodolgico, apoyar en la gestinde un portafolio, programa o proyectosegn la lnea de negocio que atiende.

Ser un habilitador de la gestin eficiente ygil de proyectos segn un acuerdo degobierno de proyectos que la regula.

Monitorear los Proyectos asignados deuna forma metodolgica, disciplinada yrentable.

57

Para que tener una PMO?

La gestin de mltiples proyectos.

Complejidad de los mismos.

Necesidad de gestionar por un mtodo sistemtico.

Crecimiento de la practica de gestin de proyectos.

La demanda de una gestin eficaz.

La rentabilidad de los proyectos segn lo planificado.

Vigilar por que se cumpla con el acuerdo de gobierno de proyectos.

58

Algunas Ventajas

Monitorea Comportamiento de los Proyectos.

Establece Procesos y Mtricas estndar para todos los proyectos.

Centraliza la gestin de informacin relacionada a los proyectos.

Emite juicio de expertos en aspectos metodolgicos.

59

Algunas Desventajas

Puede ser percibida como un enteburocrtico cuando no tienen un plan demadurez de su gestin.

Personal no preparado en la metodologay contar con experiencia amplia en lagestin de proyectos.

La cultura de la PMO y su dbil manejo dela gestin del cambio pueden convertirseen enemigos.

60

Funciones

Habilita la prestacin de servicios degestin basada en polticas, procesos,metodologa, plantillas.

Facilita la capacitacin en metodologay herramientas de gestin. Proporcionamentora y asesora a los directores deproyecto.

Monitorea el cumplimiento delineamientos de polticas, reglas degestin, procesos, plantillas,formularios y la metodologarespectiva.

61

Funciones

Centraliza la comunicacin entredirectores de proyectos,patrocinadores, interesados y partesque tienen participacin.

Monitorea el cumplimiento del Marcode trabajo.

Monitorea y controla el Marco deGestin.

Monitorea y controla el MarcoMetodolgico.

Monitorea el cumplimiento del acuerdode gobierno de proyectos.

Apoya a la gestin del portafolio deproyectos.

62

PMI define las siguientes premisas de la PMO

Grado de control e Influencia: La PMO estipificada segn la injerencia que realizaen los proyectos de la organizacin, talescomo: Soporte, Control y Directivas.

Integracin de Informacin: Recopiladatos de los diferentes proyectos, analizalos mismos y genera informacin delcumplimiento de los objetivos de altonivel.

Estructura y Rol: La forma, funcin yestructura de la PMO dependen de lasnecesidades de la organizacin a la queda soporte.

63

PMO Segn PMI

PMO Program Management Office.Organizacin responsable de definir ygestionar los procesos de gobiernorelacionado con los programas, procesos,plantillas, etc. y de soportar a los equiposde gestin de los programas manejandode manera centraliza las funcionesadministrativas o previendo asistenciadedicada al PMP.

64

Para Implementar una PMO Aspectos Claves de xito

1. Tener reconocimiento y disciplina degestin de proyectos en laorganizacin.

2. Tener claridad de que la PMO no esparte de la operacin de laorganizacin.

3. Tener visin del tipo de PMO que sedesea tener en la Organizacin.

4. Tener un plan de implementacin dela PMO segn el grado de Madurezque se espera tener, esto derivado dela visin del tipo de oficina deproyectos.

65

Para Implementar una PMO Aspectos Claves de xito

5. Tener equipos con disponibilidad deinteraccin multidisciplinaria capacesde trabajar los proyectos.

6. Determinar una EstructuraOrganizacional basada en procesos yno en funciones, para que se puedanasignar roles segn los proyectos.

7. Contar con Metodologa,Herramientas, tcnicas, claradefinicin del marco de accin de laPMO.

8. Determinar el Nivel de conocimientosen la gestin de proyectos de losequipos involucrados.

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10 Pasos para implementar una PMO

1. Definicin de la Visin y tipo de PMO.

2. Obtencin de los recursos para laestructuracin de la oficina deproyectos.

3. Evaluacin del anlisis de brechas de lagestin de proyectos actual de laorganizacin versus las buenaspracticas de PMI.

4. Definicin del plan de Trabajo con lasactividades claves, los resultados detrabajo que alcanzaran la meta deimplementar la PMO.

5. Definicin del Acuerdo de Gobierno deproyectos que regulara la(s) PMO (s)que integraran la organizacin.

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10 Pasos para implementar una PMO

6. Definicin de las Polticas, reglas degestin, procesos, procedimientos,instructivos, manuales, plantillas,formularios, marco metodolgico, marcode trabajo, marco de gestin, tipo deestructura organizacional, roles yfunciones.

7. Estimacin de recursos segn ladefinicin de la PMO.

8. Obtencin y aprobacin del presupuestopara el proyecto de implementacin dela PMO.

9. Asignacin del personal fijo de la PMO.

10. Plan de Implementacin, comunicacin,gestin del cambio, asimilacin de loaPMO en la organizacin.

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Mtricas e Indicadores

Los objetivos de la PMO:

Claro y Tangibles.

Agiles y Solidos.

Medibles en el tiempo.

Fijacin de Metas en el Plan de evolucin de la madurez de la PMO.

RoadMap a 5 aos de niveles de Madurez de la PMO, Metas asociadas a cada ao de gestin.

Mtricas que debe medir de los proyectos basadas en las tcnicas de valor ganado.

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Mtricas de Monitoreo de la PMO

Debe velar por:

El valor ganado de los proyectos.

Gestin del riesgo.

Hitos importantes de los proyectos.

Inversiones de Proyectos por fase, recurso, tarea, etc.

Gestin de Problemas durante la ejecucin de los proyectos.

Alcance, tiempo, costo, entregables, calidad de los proyectos.

Beneficios esperados de los proyectos.

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Mtricas de Monitoreo de la PMO

Inventarios de proyectos en el Portafolio o programas que gestiona.

Control de cambios.

Comunicacin de los proyectos.

Gestin de lecciones aprendidas.

Cumplimiento del acuerdo de Gobierno de proyectos.

Cumplimiento de la metodologa.

Niveles de escalabilidad de los proyectos.

Monitorear la correcta documentacin de los proyectos.

Uso de las herramientas de gestin.

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Monitoreo del Nivel de Madurez de la PMO

Es responsable de Monitorear y Controlar el cumplimiento de la visin del Nivel de Madurez de la PMO en el RoadMap que se trazo a 5 aos en temas como:

Cumplimiento Metodolgico.

Cumplimiento Acuerdo de Gobierno de Proyectos.

Anlisis Financiero.

Anlisis de Riesgos.

Planeacin de Proyectos.

Asignacin de recursos.

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Algunos pasos del modelo

De gestin de la PMO

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Se posee una Metodologa de Formulacin yAdministracion de Proyectos? Deber estardocumentada en procesos, procedimientos,polticas, reglas de gestin, formularios, equipode monitoreo de aplicacin, gente entrenada enPMI u otro estndar.

Se cuenta con un plan de Implementacin de laPMO? La fijacin de una Meta CrucialmenteImportante, para poder generar los indicadorespredictivos, los tableros de gestin deimplementacin, as como la rendicin decuentas.

Enfoque: Cual es el Modelo de Trabajo de la yCul es el Marco de Trabajo que tiene la PMOcomo parte de su Enfoque?

Tablero de Medicin de Madurez PMO, losobjetivos por ao, las metas asociadas, losequipos responsables de alcanzar dichas metas.

Planes de trabajo de la implementacin, por cadauna de las fases y etapas que se visualizan.

Aspectos a Evaluar:

Cmo evalu en que nivel de Madurez esta la Oficina de Proyectos de la Organizacin?

Las 20

Funciones

Clave

Le ayudaran.

La Madurez de la PMO

La importancia de saber el grado de madurez de la PMO.

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20 Funciones Clave de la Madurez de la PMO:

Funciones Clave de la PMO

Practicas de Gestin. 1.- Metodologa de Gestin de Proyectos.

2.- Herramientas de Gestin de Proyectos.

3.- Estndares y Mtricas

4.- Gestin del Conocimiento en Proyectos.

Gestin de

Infraestructura5.- Gobierno de Proyectos.

6.- Evaluacin de la Aplicacin Metodologa.

7.- Organizacin, Estructura, Roles.

8.- Instalaciones y equipo de Apoyo.

Integracin de Recursos 9.- Gestin de Recursos.

10.- Formacin y Educacin en Proyectos.

11.- Desarrollo de Carrera.

12.- Desarrollo de Equipo

Soporte Tcnico 13.- Gua acompaamiento Modelo Gestin.

14.- Apoyo a la Planificacin PM.

15.- Auditoria de Proyectos.

16.- Recuperacin de Proyectos.

Alineacin de Lneas

de Negocio17.- Gestin de Cartera Proyectos.

18.- Relacin con los Clientes.

19.- Relaciones con Proveedores.

20.- Evolucin de los Negocios.

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Ruta para una implementacin de una PMO:

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Etapa 1: Oficina de Proyectos

Asumir Rol enfoque Metodolgico Anlisis global de situacin Proyectos.

Etapa 2: La PMO Bsica

Asumir responsabilidad de Enfoque Estndar.

Evaluacin de los avances de los proyectos registrados.

Etapa 3: La PMO Estndar

Rol entre entorno Empresarial y entorno de gestin de proyectos.

Facilitar la metodologa de gestin de proyectos en base buenas practicas.

Etapa 4: La PMO

Avanzada

Se constituye en una seccin de los servicios compartidos de la organizacin.

Supervisa y gestiona los resultado de los proyectos.

Etapa 5: Centro de Excelencia

La orientacin de la PMO es hacia la estrategia del negocio.

Alineacin del portafolio integral del proyectos.

Se enfoca en la unidad de negocio que tiene injerencia.

Reflexion: No es el plan lo que importa, sino la planificacin

Preguntas? Gracias por su tiempo.

86Cristian Bailey

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