PMexpo16 - ISIPM - Andrea Fraticelli

Evento organizzato da Istituto Italiano di Project Management®

Valutare la maturità di Project Management con il modello Prado: ISIPM racconta la propria esperienza

Andrea Fraticelli Marco Federici Maurizio D’Ambrosio Andrea Proietti

Agenda

Concetti di maturità

Il modello Prado

Metodologia “ISIPM-Prado”

Case study

La maturità

……e nel contesto organizzativo?

* La maturità è la proprietà di un organismo o di un evento dell'aver raggiunto nel tempo giusto il compimento del proprio essere.

Mancanza di metodologie e strutture

Gestione di problemi ed opportunità all’occorrenza

Massimo sforzo/minima resa

Metodologie e strutture presenti ma spesso con funzionamento autonomo

Previsione di problemi ed opportunità

Giusto sforzo/giusta resa

Metodologie e strutture integrate

Prevenzione dei problemi e creazione di opportunità

Minimo sforzo/massima resa

Contesto poco maturo Contesto maturo Contesto molto maturo

*Fonte: Wikipedia

Cosa misura la maturità

Maturità organizzativa

Maturità di Project Management

Maturità architetturale e dei sistemi

Maturità finanziaria

Progetti (tempi, costi,

qualità, ambito) Fattori gestionali e tecnici

Ritorni finanziari

(ROI)

Infrastruttura applicativa

Capacità dell’organizzazione di gestire adeguatamente uno o più aspetti legati ai propri asset, alla propria struttura organizzativa, alla

metodologia e agli aspetti del business di riferimento.

Evoluzione della maturità in letteratura

Crosby QPMG 1979

Radice et al. 1985

Humphey 1989

Sw-CMM 1.0 1991

Sw-CMM 1.1 1993

CMMI 1.02 2000

CMMI 1.2 2006

PMI OPM3 1.0 2003

ESI Project Framework - 1999

CCTA/OGC PMMM 1.0 - 2000

CCTA/OGC PMMM 5.0 - 2002

PMI OPM3 2.0 2008

OGC P3M3 1.0 2006

OGC P2MM 1.0 2006

Crosby QPPMG 1996

CMMI 1.3 2010

KERZNER 1998

CRAWFORD 2001

PRADO 2002

PM2

1997

CMMI 1.1 2002

PRADO 2012

OGC P3M3 2.1 2010

Maturità

Qualità

Griglia di maturità relativa alla gestione della qualità

STAGE I: INCERTEZZA

STAGE II: RISVEGLIO

STAGE III: MIGLIORAMENTO

STAGE IV: SAGGEZZA

STAGE V: SICUREZZA

“Non sappiamo perché ci siano problemi di qualità”

“Dobbiamo avere sempre problemi di qualità?”

“Stiamo identificando e migliorando i nostri problemi di qualità”

“Preveniamo i problemi prima che accadano”

“Sappiamo perché non abbiamo problemi di qualità”

La maturità è misurabile?

Valutazione dell’allineamento dei progetti con le direttive strategiche

Gestione strategica VS Gestione PgM/Portfolio

Valutazione del grado di maturità di tutte le aree dell’organizzazione

Maturità organizzativa VS Maturità del PM

Valutazione dell’integrazione tra PM e operations (PMO; Resp. Funzionali)

Operations VS Project Management

La maturità di Project Management di un’organizzazione può essere valutata, in maniera più o meno rigorosa, con l’obiettivo di

approfondire tre prospettive fondamentali.

Quando misurarsi?

Feedback negativi

(interni ed esterni)

Cambi

organizzativi

Fallimento

dei progetti

Inadeguata qualità

output progettuali

Controllo routinario

dei processi

Tipologia di successo Completamento progetto Obiettivo raggiunto Requisiti rispettati

(tempi, costi, qualità, ambito) Soddisfazione stakeholders

Successo totale SI SI SI Piena soddisfazione

Successo parziale SI SI o in parte Superamento lieve di qualche vincolo Insoddisfazione significativa

Fallimento NO NO Superamento inaccettabile di diversi vincoli Sostanziale insoddisfazione

Perché misurarsi? Esterno

Confronto con il mercato

Competitor,fornitori, partner

Strutture “best in class” Interno

Efficienza

Miglioramento dei servizi

Ottimizzazione costi/tempi

Esterno

Interno

La valutazione della maturità nel PM, al fine di ottenere informazioni sulla competitività dell’organizzazione, deve essere estesa al

sistema di Project Management complessivo (fornitori, committenti).

Report “Development of New Applications – Software” - Archibald & Prado Research - 2014

43%

31%

21%

13%

0%0%

10%

20%

30%

40%

50%

Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5

Aver

age

Dela

y

Maturity Level

Maturity and Delay

45%

23%

15%13%

0%0%

10%

20%

30%

40%

50%

Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5

Cost

Ove

rrun

Maturity Level

Maturity and Cost Overrun

Generalità del modello Prado Il modello Prado è uno strumento che supporta un approccio disciplinato e ripetibile applicato al fine di rilevare la Maturità di Project

Management (PM) di un’organizzazione, cioè la capacità della stessa di gestire adeguatamente i progetti.

Il modello, sviluppato dal prof. Darci Prado in Brasile ed integrato da Russell D. Archibald è attualmente usato in Brasile, Portogallo,

Spagna, Italia, Francia, Turchia e USA.

2002

Versione 1.0 del modello Prado

2004

Russell Archibald integra il modello Prado con l’analisi del successo per settori industriali

2010


2014


2005

Inizio ricerca massiva della maturità in Brasile

In quali contesti è applicabile?

Ottica organizzativa

Governo - Gestione Diretta

Governo - Gestione Indiretta

Privati (PMI e grandi)

Difesa, Sicurezza e

Aerospaziale

Cambiamenti Organizzativi

TLC Eventi Design (ingegneria, architettura)

Facilities (costruzione, montaggio)

Sistemi Informativi

Sviluppo Regionale & Nazionale

Servizi Media &

Entertain

Sviluppo di Nuovi

Prodotti

Categorie di progetto Tipo di organizzazione

Ottica dimensionale e industriale

Aziende Pubbliche e Private di qualsiasi dimensione

Categorie di progetto e settori industriali eterogenei

Strutture organizzative di diversa complessità

Potenziali attività preliminari di specializzazione di termini e contesto

Direzione Generale

Divisione 1

Unità a Unità b

Direzione 2

Unità a Unità b

Divisione 2

Direzione 1

Unità a

Direzione 2

Unità a Unità b

Direzione 1

Gli assi nella manica del modello Prado

• Accessibile in pubblico dominio

• Modalità di utilizzo semplice (questionario di self-assessment a risposte chiuse)

• Scalabile in ottica organizzativa e di mercato

• Aperto all’integrazione con standard o modelli di riferimento

• Orientato al management e all’individuazione degli aspetti critici della gestione

progetti

• Fornisce spunti per impostare un piano qualitativo o strutturato di crescita

dell’organizzazione

Elementi costitutivi del modello

Questionario

3.3 Processi di documentazione […]

a) Tutti i processi sono stati definiti […]

b) Come sopra, ma utilizzo limitato […]

c) L'attuale scenario è inferiore […]

d) Ci sono studi in corso per realizzare […]

e) Non è noto quando i processi […]

Giudizio di sintesi

2,44

Report

PM

STRUTTURA ORGANIZZATIVA

COMPETENZE (TECH + COMPORTAMENTALI)

ALL

INEA

MEN

TO S

TRA

TEG

ICO

MET

OD

OLO

GIA

INFO

RM

ATI

ZZA

ZIO

NE

6 Dimensioni di analisi 5 Livelli di maturità

Il giudizio sintetico di maturità • 40 domande con opzione di scelta su 5 livelli (a, b, c, d, e) con

punteggi definiti

• 10 domande a livello

• Ogni risposta incide su livelli e dimensioni

• Responsabile Divisione/Unità

• Coordinatore del Project Management Office

• Collaboratori diretti di uno dei suddetti ruoli

• Sponsor dell'iniziativa

Valore sintetico di maturità = (100 + Totale punti risposte) / 100

I livelli di maturità

CONCETTI CHIAVE PER LIVELLO

Miglioramento continuo

Lesson learned, analisi degli scostamenti, miglioramento del sistema di PM, soft skills

Metodologia (pianificazione, gestione e attività di progetto, standardizzazione)

Accettazione del PM, formazione di base delle risorse umane, struttura organizzativa

n/a

3.3 Processi di documentazione e standardizzazione - incluse le fasi di generazione dell’idea di un nuovo prodotto/servizio, sviluppo del concetto, studi di fattibilità e approvazione (pianificazione strategica) - a supporto dell’intero ciclo di vita del progetto. E’ possibile affermare che […]

Le dimensioni di maturità

Competenze

Tecniche Competenze Comportamentali Allineamento Strategico Metodologia Informatizzazione

Struttura

Organizzativa

Conoscenze ed esperienze tecniche

e di contesto dei team di progetto

Competenze di metodo e

comportamentali dei team di progetto

+ livello e qualità della formazione

Livello di allineamento tra i

diversi progetti o programmi e la

mission aziendale

Processi, procedure, tecniche e

strumenti aziendali a

disposizione dei team di progetto

Strumenti informatici a supporto

della metodologia e dei processi

di PM

Ruoli, modelli e strutture

organizzative mediante le quali

si realizzano i progetti

3.3 Processi di documentazione e standardizzazione - incluse le fasi di generazione dell’idea di un nuovo prodotto/servizio, sviluppo del concetto, studi di fattibilità e approvazione (pianificazione strategica) - a supporto dell’intero ciclo di vita del progetto. E’ possibile affermare che […]

Metodo di applicazione di un PMMM Rilevazione grado di

maturità

Analisi

risultati

Pianificazione miglioramento

Esecuzione

piano

Nuova

rilevazione

Rilevazione grado di maturità

Analisi

risultati

Pianificazione miglioramento

Esecuzione

piano

Nuova

rilevazione

Somministrazione assessment per valutazione del grado di maturità.

Identificazione degli aspetti critici e dei punti di forza.

Definizione di un piano qualitativo/quantitativo di miglioramento.

Attuazione del piano di miglioramento.

Somministrazione assessment per valutazione impatti del piano.

Il modello “adeguato”

REGOLE DI ORIENTAMENTO

Identificare con chiarezza l’obiettivo dell’assessment e l’ambito di

rilevazione;

Definire il grado di committment che l’organizzazione vuole

sostenere;

Conoscere se stessi (e i propri processi);

Selezionare un modello compliant alle esigenze di rilevazione ma

sostenibile in ottica di miglioramento.

“Maturità nel Project Management”

Le attività svolte

Libro "Maturità nella gestione progetti"

Articoli riviste specialistiche (8 il PM; 1 PM World Journal)

Editoria

Presentazione ricerca maturità aziende Italia a Lille

Assessment della maturità di Project Management

Assessment

Sviluppo e potenziamento del modello Prado

Integrazione con altri standard e framework

Ricerca

Nel 2010 l’Istituto Italiano di Project Management®, ha costituito la commissione “Maturità nel Project Management” con l’intento di

presidiare tutte le attività di consolidamento e sviluppo del know how di ISIPM sul tema della “maturità”.

Metodologia “ISIPM - Prado” L’Istituto Italiano di Project Management® si pone come promotore dell’adozione del modello Prado per un primo screening del livello di

maturità supportando le organizzazioni secondo il seguente processo:

Preparazione dell’assessment

• ISIPM, mediante intervista preliminare, definisce e concorda l’ambito di rilevazione

• ISIPM fornisce il questionario e le linee guida di compilazione

Analisi dei risultati • Gli assessor ISIPM valutano le risposte ed identificano delle situazioni particolarmente incongruenti

• Gli assessor ISIPM e i rispondenti discutono i risultati e, se necessario, revisionano le risposte fornite

Verifica opportunità di miglioramento

• ISIPM redige un report, illustrando i risultati ottenuti, le aree di forza e quelle che necessitano sviluppo

• L’azienda, se lo ritiene necessario, può chiedere supporto a ISIPM per una definizione dettagliata del piano di miglioramento

Esecuzione dell’assessment

• I soggetti identificati dall’organizzazione compilano il questionario

• Gli assessor ISIPM, a discrezione dei rispondenti, possono essere coinvolti o meno nella fase di compilazione

Il questionario di rilevazione

3.3 Processi di documentazione e standardizzazione - incluse le fasi di generazione dell’idea di un nuovo prodotto/servizio, sviluppo del concetto, studi di fattibilità e approvazione (pianificazione strategica) - a supporto dell’intero ciclo di vita del progetto. E’ possibile affermare che:

a) Tutti i processi di cui sopra sono stati definiti, descritti e standardizzati. Alcuni sono stati anche

informatizzati. La documentazione prodotta è in uso da più di un anno.

b) Come sopra, ma utilizzo limitato a un piccolo gruppo di persone.

c) L'attuale scenario è inferiore a quello presentato nelle opzioni A e B.

d) Ci sono studi in corso per realizzare il lavoro di cui sopra.

e) Non è ancora noto quando i processi in oggetto saranno analizzati, mappati e standardizzati.

Tema di PM in analisi

Compliance totale

Leggermente inferiore ad “A”

Significativamente inferiore ad “A”

Avviata implementazione

Tema non rilevato

Report dell’assessment Il grafico illustra i valori assoluti di maturità per livello;

Ogni istogramma viene calcolato sommando i valori di maturità di ogni risposta fornita:

A --> 10 B --> 7 C --> 4 D --> 2 E --> 0

Il grafico illustra le percentuali di maturità delle dimensioni;

Ogni istogramma viene calcolato sommando le percentuali di ogni coppia dimensione/risposta (es. metodologia):

A --> 6% B --> 4% C --> 3% D --> 1% E --> 0%

Analisi dei risultati

Gli istogrammi ottenuti dall’assessment permettono di identificare delle zone ideali di “comfort zone”;

Eccessivi disallineamenti degli istogrammi, in generale, indicano una condizione di maturità poco sostenibile;

La rappresentazione grafica della maturità permette di identificare qualitativamente le aree di intervento.

Eccellente

Buono

Discreto

Basso

Molto Basso

5

4

3

2

1

COMFORT ZONE

2,44

COMFORT ZONE

Prospettive di miglioramento Il modello Prado, rientrando nella tipologia dei modelli “agili”, non prevede esplicite pratiche di miglioramento. Di contro suggerisce dei

percorsi di miglioramento in base al contesto di riferimento.

Crescita non strutturata

Sfavorevole

Breve termine

Ad hoc su specifici aspetti

Incrementali di breve termine

Non presente (istituzione di best practice)

Crescita strutturata

Favorevole e sfavorevole

Lungo/medio/breve termine

Separate per livelli/miste su dimensioni

Strutturati di lungo/medio termine

Presente (obiettivi, ruoli, risorse, sponsor)

Scenario

Lungimiranza obiettivi

Strategie di crescita

Tipologia interventi

Piano di progetto

“Progetto” di miglioramento Interventi di miglioramento continuo

Esperienze di applicazione in Italia

Privata Media Privata Grande PA Diritto Privato

Pubblica Amministr.

Privata Piccola

La metodologia di assessment sviluppata e proposta da ISIPM è stata attuata in diversi contesti reali.

Tesi di Laurea 1 3 1 1 1

Assessment ISIPM

n/a 3 n/a n/a 4

Case study:

1

Dipendenti: 150 - 200; Fatturato: 6 - 8 Mil €;

Sedi operative: Roma, Napoli, Milano

Settore: ICT – servizi professionali

Categorie di progetti: sviluppo di soluzioni sw e servizi in ambito sistemi informativi

Periodo di applicazione del PM: da 5 a 10 anni

Figura del/i Project Manager: presente e attivo

PMO: presente e attivo

Comitato di Direzione: presente e attivo

Azienda privata media

Tutte le strutture aziendali sono coinvolte nella

predisposizione e gestione di un dms

(documental management system)

Resp. delivery

Focal point

servizio/progetto 1

Focal point

servizio/progetto n

Focal point Competence

center

Altre funzioni

Controllo Gestione

dms Pmo

R&S

Assessment • Introduzione ed approfondimento preliminare delle attività e del contesto organizzativo a cura di rappresentanti della

dirigenza di SSI;

• Esplicitazione di aspetti e criteri di valutazione del questionario a cura degli assessor ISIPM; Intervista preliminare

• Intervista diretta e supporto alla compilazione del questionario ad un selezionato campione di figure dell’organizzazione rappresentato da dirigenti, tecnici, staff di supporto, responsabili di progetto (ottica interna) e referenti di progetto (ottica cliente), per un totale di circa 6 persone.

Compilazione questionario

• Raccolta ed elaborazione delle informazioni e delle risposte fornite e redazione del rapporto di valutazione. Analisi

L’intero processo ha impegnato l’organizzazione in maniera diretta per circa 7 ore lavorative.

• Presentazione e validazione dei risultati emersi dall’assessment. Incontro di validazione risultati

Risultati

1

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Livello 2 | Punti: 76




0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Competenze Tecniche e Contestuali | 64%

Metodologia | 79%

Informatizzazione | 63%

Struttura Organizzativa | 70%

Competenze Comportamentali | 55%

Allineamento Strategico | 57%

Situazione sostanzialmente matura;

Project Management riconosciuto dagli stakeholder interni ma poco valorizzato dagli stakeholder esterni;

Migliorabile il sistema di approvvigionamento e retention delle conoscenze/competenze tecniche;

Migliorabile il grado di allineamento nella selezione delle opportunità strategiche;

L’approccio dell’organizzazione alla gestione dei progetti si ritiene favorevolmente esportabile nel sistema di Project Management di riferimento, al fine di efficientare il rapporto commerciale ed operativo cliente/prime contractor/subfornitore.

Livello di maturità --> 4,01

Ipotesi per miglioramento

4,01

4,04

4,07

4,19

4

4,05

4,1

4,15

4,2

4,25

4,3

0 I II III

Val

ore

di

mat

uri

tà

Step di miglioramento

0 – I : Metodologia; I – II : Accettazione Project Management da parte del cliente; II – III : Potenziamento Competenze Tecniche e Comportamentali.

Utilizzo di uno strumento sw «evoluto» per

il dms

Coinvolgimento di clienti (attivazione di

servizi/progetti «chiavi in mano» con kpi e

sla)

Processi formativi (isipm, metodologie,

itil,….)

Valutazioni finali

• Semplicità nel comprendere la metodologia

• Capacità nell’evidenziare eventuali lacune comprendendone le motivazioni e suggerimenti/indicazioni per un miglioramento

• La valutazione con il modello Prado ha aiutato l’organizzazione nel confermare/mettere in discussione alcuni aspetti della propria operatività.

Consigliamo l’attività di valutazione

con il modello Prado

Grazie! Marco Federici [email protected]

Andrea Proietti [email protected]

Andrea Fraticelli [email protected]

Andrea Fraticelli [email protected]

PMexpo16 - ISIPM - Andrea Fraticelli

Leadership & Management

Transcript of PMexpo16 - ISIPM - Andrea Fraticelli