Il modello CIS in UK Evoluzione di un sistema informativo globale

Il Gruppo Campari

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Il sistema gestionale SAP Matias Gabriel Polles

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1 Il sistema gestionale SAP

Il sistema informativo gestionale SAP è utilizzato dalla maggior parte delle aziende di grandi dimensioni. Questo ERP permette di integrare la gestione dei dati in una soluzione composta da più moduli afferenti a diverse aree, con una visualizzazione online di tutti i processi dell’azienda. E’ nato nel 1972 dall’intuizione di quattro ex dipendenti di IBM che hanno compreso l’importanza di avere una visualizzazione unica di tutti i flussi all’interno di una azienda.

1.1 L’integrazione come punto di forza

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1 Il sistema gestionale SAP 1.2 La struttura

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1 Il sistema gestionale SAP 1.3 La quota di mercato

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Fonte: «Market Share Analysis:ERP Software, Worldwide, 2013», Gartner 2014

Il modello CIS Matias Gabriel Polles

8

2 Il modello CIS

Campari ha uniformato il modello informativo del Gruppo a partire dal 2010, anno nel quale è stata decisa l’integrazione completa delle due maggiori entità allora in essere all’interno dell’azienda, Davide Campari Milano e SKYY Llc

2.1 Il sistema informativo del Gruppo Campari

9

2 Il modello CIS 2.2 La struttura del modello

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Production Plants

DCM - SE

CI

Customer

CEDIS Integrated Intercompany

process

CRM Group CRM

EDI With Customers & Third party logistics

BI Business Intelligence

BPC Business Planning &

Consolidation

BCS Group Consolidated Reporting

EDW Sales Group consolidate

Sales reporting

Local

material qualification

workflow

OK

Web based Central

Material Coding System

• Look for

existing code

• Create new code

• Maintain

central data

Local

ERP systems

R/3 • Maintain

local data automatic

creation

MDM Material coding Workflow

APO Demand Planning &

Supply Network Planning

L’implementazione in UK Matias Gabriel Polles

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3 L’implementazione di Campari UK

Nel 2014 viene decisa l’implementazione delle business unit in UK, Belgio e Lussemburgo all’interno del sistema informativo del Gruppo Campari. Questa decisione è basata su: - Aumento di volumi nei mercati indicati - Investimenti sulla crescita locale - Necessità di maggiore controllo sui dati

provenienti dalle BUs

Inoltre Campari inserisce anche la gestione della distilleria di Glen Grant presente in Scozia (a Rothes), integrando la soluzione di gestione del particolare processo produttivo all’interno dei flussi gestiti dal modello CIS

3.1 Il contesto

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3 L’implementazione di Campari UK 3.2 le caratteristiche del progetto

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Il progetto ha avuto in alcune sue fasi delle caratteristiche dipendenti dalla struttura e tipologia del business locale, dai requisiti fiscali e dalla struttura organizzativa della BU: - Gestione dei requisiti locali: IVA, accise, gestione della contabilità basata sul costo del venduto (VS

latina a variazione rimanenze)

- Flussi di vendita tipici del mercato locale (ad es. omaggi all’interno di ordini di vendita con fatturazione complessiva, vendita di semilavorato e riacquisto del prodotto finito)

- Gestione della lavorazione in distilleria per lo scotch Glen Grant con capitalizzazione del liquido in invecchiamento e dei relativi costi di lavorazione secondo la normativa locale

3 L’implementazione di Campari UK 3.3 La struttura del team di progetto - 1

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Il progetto di implementazione è stato curato da un team comprendente varie divisioni interne (IT e business) e l’ingaggio di consulenti esterni: - Il business è responsabile dell’individuazione dei flussi e dei requirements legali vigenti nel paese;

- Il dipartimento interno IT propone quanto presente nel modello CIS per coprire i requisiti e

sovrintende l’aderenza delle soluzioni al modello stesso:

- Il team esterno di consulenti si occupa delle localizzazioni e del build della company e dei relativi flussi all’interno del sistema informativo

3 L’implementazione di Campari UK 3.3 La struttura del team di progetto - 2

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Project Management

Campari Group System and Infrastructure Management Team

FINANCE

Campari Process Owner

Key User FI

External

Consultant

BUNCE IT Support

IT Solutions Owners

Global Process Owners Group Functions

Steering Committee

CONTROLLING

Campari Process Owner

Key User CO

External

Consultant

PSC

Campari Process Owner

Key User PSC

External

Consultant

SALES & MARKETING

Campari Process Owner

Key User S&M

External

Consultant

3 L’implementazione di Campari UK 3.4 I ruoli all’interno del progetto

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I “Process Owners” sono responsabili di:

- Supportare il To Be del modello, elaborare I requisiti per I processi e assicurare la convergenza in CIS

- Validazione e sign off dei deliverables di progetto (To Be e BBP)

- Gestione dei cambiamenti nei processi di business

The “Key Users” sono responsabili di:

- Partecipare alla attività di migrazione dei dati (clearing preliminare, check dei file caricati e della qualità del dato)

- Coordinamento e fruizione (con gli altri user) degli Integration Test nelle rispettive aree di competenza

- Acquisire nuove soluzioni attraverso specifiche sessioni di training e testing

- Migliorare e contribuire all’end-user training (col supporto del team di progetto IT)

- Primo livello di supporto fra business e team di progetto durante pre e post go-live

3 L’implementazione di Campari UK 3.4 I ruoli all’interno del progetto

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I “Global Process Owners” hanno la responsabilità, con il supporto del project management, dei principali aspetti di change management in relazione alla convergenza tra Campari UK ed il modello di Gruppo (i.e. Corporate and Local) e della valutazione di eventuali opportunità di cambiamento.

Gli “IT Solution Owners” hanno la responsabilità di supportare i Global Business Owners ed il Project Management Team per assicurare la coerenza tecnica con il modello di Gruppo e della valutazione di eventuali possibilità di cambiamento.

3 L’implementazione di Campari UK 3.4 I ruoli all’interno del progetto

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Lo “Steering Committee” è responsabile della definizione delle guidelines, della validazione ed approvazione delle opzioni progettuali e della definizione delle priorità del Gruppo.

Il “Program Management” team coordina i differenti progetti per mantenere una visibilità globale sugli stessi ed evitare sovrapposizioni o problemi nel raggiungere gli obbiettivi di progetto.

Il “Project Management” team è responsabile del coinvolgimento delle risorse necessarie a raggiungere il target del progetto, di guidare il team operativo e delle relazioni con lo Steering Committee.

3 L’implementazione di Campari UK 3.5 I moduli ed i sistemi impattati

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L’implementazione in UK ha toccato diversi moduli all’interno del sistema transazionale (ECC) ed i sistemi di reportistica e consolidamento: SAP Modules

- FI: G/L, AP, AR, AA, TR

- CO: CO-OM, CO-PC, CO-PCA, Pianificazione, Controlling per oggetti di costo

- MM: Anagrafiche, Acquisti, Gestione inventari

- SD: Ordini di vendita, Consegne, Fatture

3 L’implementazione di Campari UK 3.5 I moduli ed i sistemi impattati

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BI

- Implementazione del set completo di report operativi già in uso in NCE

BPC

- Planning & Budget

- P&L reporting locale e di Gruppo

APO

- Riallineamento della struttura di pianificazione in APO in accordo alla struttura CIS

- Integrazione dei dati storicizzati

Group Reporting

- Riallineamento del reporting di Gruppo ed il consolidato; BCS & EDW Sales, in accordo al template CIS

Profili utenti

- Implementazione dei profili utenti GRC compliant

3 L’implementazione di Campari UK 3.6 Il piano di progetto – visione generale

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DESIGN

Main Phases

BUILD

PREPARATION

GO LIVE DEPLOY

July September October November December August January February March

Kick off Meeting

Sign off To Be Model

DESIGN

BUILD

PREPARATION

DEPLOY

DESIGN

BUILD

PREPARATION

DEPLOY

DESIGN

BUILD

PREPARATION

DEPLOY

GO LIVE

EC

C

BI

BP

C

AP

O

GO LIVE

PROGRAM MANAGEMENT

GO LIVE

3 L’implementazione di Campari UK 3.6 Il piano di progetto – moduli transazionali

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To Be

Main Phases

Realization

Cut-Over & Go Live preparation

Assessment & Project Prep.

Training / Integration Test

Analysis & Design Implementation Post

Go Live

Post Go Live Support

GO LIVE

Unit Test

July

Test Data Migration & Conversion

No Regression Test

PROJECT MANAGEMENT

Sign off To Be Model

Test preparation &

execution

CHANGE MANAGEMENT

September October November December August January

L’evoluzione del modello Matias Gabriel Polles

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4 L’evoluzione del modello 4.1 Il vantaggio di un template consolidato

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Il template del modello CIS è stato affinato attraverso varie implementazioni che hanno portato ad un consolidamento delle soluzioni partendo dal progetto che ha permesso l’inserimento di UK all’interno del sistema di Gruppo. L’esperienza accumulata ha ribaltato l’approccio progettuale che è passato dall’analisi dei requisiti locali per poter poi adattare questi al modello CIS alla proposizione di un set di strumenti preconfigurato da modificare il meno possibile per eventuali localizzazioni. Questo ha consentito: - Consistenza nell’origine e successiva analisi del dato; - Riduzione dei tempi e dei costi del progetto - Maggiore facilità di manutenzione nel tempo - Aumento della scalabilità delle nuove soluzioni implementate nel CIS - Maggiore internalizzazione nell’intero processo di integrazione

4 L’evoluzione del modello

Roll-out NCE

2012

4.4 Il miglioramento nei tempi di realizzazione

Roll-out UK

2014 Roll-out SA

2016

4 L’evoluzione del modello 4.2 La riduzione dei costi

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0

100

200

300

400

500

600

Roll-Out NCE Roll-Out UK Roll-Out SA

Consulenti Globali

Consulenti Locali

Team interno

4 L’evoluzione del modello 4.3 L’internalizzazione del processo di implementazione

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2012 Campari NCE

2014 Campari UK

2016 Campari SA

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Preparation Design Build Deploy

Teaminterno

Consulentilocali

Consulentiglobali

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Preparation Design Build Deploy

Teaminterno

Consulentilocali

Consulentiglobali

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

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100%

Preparation Design Build Deploy

Teaminterno

Consulentilocali

Consulentiglobali

5 Q&A

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Grazie

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B E V E T E R E S P O N S A B I L M E N T E

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