PM Scope Management Plan

Dokumen Scope Management Plan

DOKUMEN SCOPE MANAGEMENT

WEBSITE PEMBELAJARAN MPTI (MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI)

10 Maret 2014 Draft

Disiapkan:

MPTI – C

KELOMPOK 4 :

Bagus Wahyu Utomo (5211100125)Adyan Padmada Atmadja (5211100162)Putri Larasati (5212100016)Much. Reza Ismawan (5212100013)Widya Ade Putri (5212100109)Chairul Huda Hakim (5212100127)

Abstrak:

Dokumen ini merupakan Project Scope Management Plan dari proyek pembuatan website pembelajaran MPTI yang bertujuan untuk membangun dan memberikan konfirmasi atau pemahaman atas ruang lingkup proyek pembuatan website pembelajaran MPTI.


DAFTAR ISI

DOKUMEN SCOPE MANAGEMENT................................................................................ i

WEBSITE PEMBELAJARAN MPTI (MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI).......i

DAFTAR ISI.................................................................................................................... ii

Introduction..................................................................................................................3

SCOPE MANAGEMENT APPROACH...............................................................................4

ROLES AND RESPONSIBILITIES......................................................................................5

PROJECT SCOPE STATEMENT........................................................................................6

1. Product Scope Description.................................................................................6

2. Project Constraint..............................................................................................6

3. Product Acceptance Criteria..............................................................................7

4. Product Requirements and Characteristics........................................................7

5. Deliverables.......................................................................................................7

WORK BREAKDOWN STRUCTURE.................................................................................9

SCOPE VERIFICATION..................................................................................................10

SCOPE CONTROL.........................................................................................................11

SPONSOR ACCEPTANCE..............................................................................................12


Introduction

Dokumen ini merupakan Project Scope Management Plan dari proyek

pembuatan website pembelajaran MPTI (Manajemen Proyek Teknologi Informasi)

Jurusan Sistem Sistem Informasi ITS bertujuan untuk membangun dan memberikan

konfirmasi atau pemahaman atas ruang lingkup proyek pembuatan website

pembelajaran MPTI untuk mencegah scope cenderung melebar. Pada dokumen

Project Scope Management Plan ini akan menginformasikan hal-hal berikut ini :

1. Pendekatan yang digunakan dalam menyusun Scope Management Plan dalam

bagian Scope Management Approach.

2. Peran dan tanggung jawab setiap anggota tim proyek website pembelajaran

MPTI dalam bagian Roles and Responsibilities.

3. Definisi scope yang akan diimplementasikan dalam website pembelajaran MPTI

ini di bagian Scope Definition.

4. Project Scope Statement dari proyek website pembelajaran MPTI.

5. Work Breakdown Structure (WBS) dari proyek website pembelajaran MPTI.

6. Scope Verification dari proyek website pembelajaran MPTI.

7. Scope Control dari proyek website pembelajaran MPTI.


SCOPE MANAGEMENT APPROACH

Pada proyek pembuatan website pembelajaran MPTI, scope

management merupakan tanggung jawab Project Manager. Scope

pada proyek website pembelajaran MPTI ini didefinisikan dengan

menuliskan secara runtut mulai dari deskripsi scope proyek website

Jurusan Sistem Informasi ITS, project constraint, product acceptance

criteria, product requirements and characteristic dan deliverables yang

disesuaikan pula dengan Work Breakdown Structure (WBS). Project

Manager dan Stakeholder akan menetapkan dan meyetujui dokumen

ini yang didalamnya terdapat prosedur untuk mengetahui batasan

atau ruang lingkup proyek.

Permintaan atau usulan perubahan terhadap ruang lingkup

projek dapat dilakukan oleh Project Manager, Stakeholder dan Tim

Proyek. Semua permintaan atau usulan perubahan terhadap ruang

lingkup proyek akan diserahkan kepada Project Manager yang

kemudian akan melakukan evaluasi terhadap perubahan ruang

lingkup yang diminta atau diusulkan. Setelah dievaluasi, usulan

perubahan ruang lingkup akan dikirimkan kepada stakeholder terkait

untuk meminta persetujuan. Setelah disetujui, Project Manager akan

memperbarui semua dokumen proyek dan mengkomunikasikan

perubahan ruang lingkup yang diminta untuk semua stakeholder dan

Tim Proyek.


ROLES AND RESPONSIBILITIES

Berikut akan dijelaskan roles and responsibilities (peran dan

tanggung jawab) setiap anggota tim proyek website pembelajaran

MPTI:

Roles Authority Name

Responsibilities

Project

Manager

Menyetujui dan menghentikan tahapan yang dilakukan dalam pengembangan proyek

Membuat keputusan terhadap suatu masalah yang terjadi dalam pengembangan proyek

Memperingatkan setiap anggota yang melakukan pelanggaran kesepakatan kerja

Much. Reza Ismawan

Mengontrol semua kegiatan pengembangan proyek agar selesai sesuai dengan scope, budget, sesuai dengan spesifikasi, dan waktu.

membuat tim proyek agar tetap solid

mengontrol pekerjaan setiap anggota tim agar waktu penyelesaian proyek dapat sesuai jadwal dan anggaran.

Melaporkan status proyek kepada stakeholder

Programmer

Menetukan kebutuhan-kebutuhan

fungsional/nonfungsional yang

tidak didefiniskan oleh stakeholder

Merubah coding program apabila

memang coding sebelumnya tidak

efektif

Bagus Wahyu Utomo

Adyan Padmada Atmadja

mengimplementasikan desain yang sudah dirancang sistem analis

System Ana

Memutuskan kebutuhan utama

sistem yang telah digali dari

stakeholder

Widya Ade Putri Menganalisa kebutuhan terhadap stakerholder

Desain sistem / tampilan website pembelajaran MPTI


lyst & DesignerBusiness Steward and Documentator

Mengatur segala pertemuan

stakeholder dan project team

Mempunyai otoritas semua

dokumen proyek sehingga dapat

menambah dan merubah konten

Putri Larasati

Chairul Huda Hakim

Menjadi jembatan komunikasi antara stakeholder dan project team selama proyek berlangsung.

Menyelesaikan semua dokumen-dokumen proyek yang nantinya menjadi deliverable kepada stakeholder.


PROJECT SCOPE STATEMENT

Pada bagian ini akan dijelaskan scope dari proyek website pembelajaran MPTI

yang terdiri dari 5 area yaitu :

1. Product Scope Description

Proyek ini adalah sebuah proyek pembuatan website yang isinya mengenai

materi-materi dan pembelajaran tentang Manajemen Proyek Teknologi

Informasi (MPTI).

2. Project Constraint

Batasan proyek pembuatan website pembelajaran MPTI adalah :

Waktu pengerjaan proyek ini adalah bulan, terhitung sejak tanggal Febuari

... hingga …

Anggaran dana pembuatan proyek website pembelajaran MPTI adalah

sebesar 1.000.000 rupiah

Memaksimalkan resource sumber daya tim proyek yang telah ada sehingga

tidak terjadi outsource

Perubahan biaya, waktu pengerjaan dan hal-hal yang berkaitan akan

dibicarakan lagi dengan pihak yang terkait


3. Product Acceptance Criteria

Kriteria penerimaan proyek oleh owner dan stakeholder proyek pembuatan

website pembelajaran MPTI ini adalah :

Jumlah pengunjung website per minggu : 250 Website bersifat multiplatform Website bisa diakses 24 jam

4. Product Requirements and Characteristics

Website pembelajaran MPTI harus memenuhi semua requirement

yang ada di Requirement Tracebility Matrix dia atas selain itu ada

beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu:

Membangun website berbasis CMS (Content Mangement

Sytem) dengan wordpress

Content yang terdapat dalam website pembelajaran MPTI

antara lain adalah materi dan pembelajaran berupa:

o Article

o Document

o Foto

o Video

Website ini mampu dijalankan pada server (yang mendukung php)

sehingga dapat diakses oleh masyarakat.

Website bersifat multiplatform

5. Deliverables

Deliverables yang akan diserahkan oleh tim proyek kepada pihak stakeholder

adalah :

1. Dokumen Project Charter sebagai kesepakatan formal pada awal proyek

antara developer proyek dan stakeholder proyek.

2. Dokumen analisa kebutuhan fungsional dan non fungsional proyek

website pembelajaran MPTI.

3. Dokumen Management Plan dari 10 knowledge area yaitu Project

Integration Management Plan, Scope Management Plan, Time

Management Plan, Quality Management Plan, Human Resource


Management Plan, Communication Management Plan, Risk Management

Plan, Procurement Management Plan, dan Stakeholder Management Plan

4. Laporan statistik pengunjung website.

5. Laporan final

6. Produk akhir proyek berupa website pembelajaran MPTI.


WORK BREAKDOWN STRUCTURE

Level WBS Code

Element Name Description of Work Deliverables Budget Resources

1 0 Initiating Melakukan inisiasi project Much. Reza Ismawan, Widya A P

1 Penggalian kebutuhan

Melakukan penggalian kebutuhan lewat pertemuan antaya tim proyek dan stakeholder proyek

Dokumen FR dan NFR Much. Reza Ismawan, Widya A P

2 0 Planning Menyusun perencanaan pelaksanaan project yang akan dikerjakan

Putri LarasatiChairul Huda

1 Membuat Scope management plan

Membuat Scope management plan website pembelajaran MPTI

Scope management plan Putri LarasatiChairul Huda

2 Membuat Time management plan

Membuat Time management plan website pembelajaran MPTI

Time management plan Putri LarasatiChairul Huda

3 Membuat Risk management plan

Membuat Risk management plan website pembelajaran MPTI

Risk management plan Putri LarasatiChairul Huda

4 Membuat Cost mangement plan

Membuat Cost mangement plan website pembelajaran MPTI

Cost mangement plan Putri LarasatiChairul Huda

5 Membuat Quality management plan

Membuat Quality management plan website pembelajaran MPTI

Quality management plan Putri LarasatiChairul Huda

6. Membuat HR Management Plan

Membuat HR Management Plan website pembelajaran MPTI

HR Management Plan Putri LarasatiChairul Huda

7. Membuat Communication Managmenet Plan

Membuat Communication Managmenet Plan website pembelajaran MPTI

Communication Managmenet Plan

Putri LarasatiChairul Huda

8. Membuat Procurement Management Plan

Membuat Procurement Management Plan website pembelajaran MPTI

Procurement Management Plan Putri LarasatiChairul Huda

9. Membuat Stakeholder Mangement Plan

Membuat Stakeholder Mangement Plan website pembelajaran MPTI

Stakeholder Mangement Plan Putri LarasatiChairul Huda

10. Membuat desain mentah website

Mambuat desain mentah dari website pembelajaran MPTI

Widya Ade Putri

3 0 Executing Melakukan tahap demi tahap yang dulakukan dalam pembuatan project

Bagus W.U. dan Aldyan P

3.1 Sewa Hosting dan Domain

Sewa hosting dan domain ke penyedia layanan hosting dan domain


3.2 Menentukan CMS yang digunakan

Menentukan CMS yang akan digunakan untuk pembuatan website pembelajaran ini


3.3 Kustomisasi tampilan web

Kustomisasi tampilan website pembelajaran MPTI


3.3.1 Kustomisasi tampilan homepage

Kustomisasi tampilan homepage website pembelajaran MPTI


3.3.2 Kustomisasi tampilan menu

Kustomisasi tampilan menu website pembelajaran MPTI


3.3.3 Kustomisasi logo website

Kustomisasi tampilan logo website pembelajaran MPTI


3.3.4 Kustomisasi slider

Kustomisasi tampilan slider yang akan digunakan pada website pembelajaran MPTI


3.4 Kustomisasi content website

Kustomisasi content website pembelajaran MPTI


3.5 Kustomisasi kategori

Kustomisasi kategori yang nantinya ada dalam website pembelajaran MPTI



3.6 Pengisian content website

Mengisi content website pembelajaran MPTI


3.7 Promosi website Melakukan teknik SEO (Search Engine Optimization) dan sosialisasi di media sosial

Bagus W.U. dan Aldyan P.

4 0 Controlling Melakukan pengawasan selama berjalannya proyek

Much. Reza Ismawan

4.1 Pengawasan Dokumen

Mengawasi tahap penyusunan dokumen apakah ada revisi atau tidak

Much. Reza Ismawan

4.2 Pengawasan waktu pengerjaan

Mengawasi tahap penyelesaian project

Much. Reza Ismawan

4.2 Pengawasan Kinerja Tim

Mengawasi kinerja anggota tim, apakah sudah sesuai jobdesk dan requirement

Much. Reza Ismawan

4.3 Pengawasan Anggaran Dana

Mengawasi anggaran project Much. Reza Ismawan

5 0 Closing Membuat laporan akhir dan deployment

Much. Reza Ismawan

1 Presentasi Laporan Akhir dan website

Mempresentasikan kepada owner tentang hasil dari project beserta dokumennya

Website pembelajaran MPTI dan Laporan akhir proyek

Much. Reza Ismawan


SCOPE VERIFICATION

Dalam proyek pembuatan website pembelajaran MPTI ini

verifikasi terhadap scope akan melibatkan persetujuan formal yang

dilakukan oleh project manager dan stakeholder proyek dalam

sebuah pertemuan. Namun sebelumnya Project Manager akan

melakukan verifikasi terhadap scope dan deliverable proyek yang

disesuaikan dengan yang tercantum pada Project Charter dan Work

Breakdown Structure (WBS). Setelah project manager melakukan

verifikasi bahwa scope dan deliverable proyek telah memenuhi

persyaratan yang disepakati oleh stakeholder proyek, Project

Manager akan mengatur pertemuan dengan stakeholder untuk

melakukan verifikasi scope dan deliverables kembali. Pada

pertemuan ini terdapat kemungkinan apabila terdapat penambahan

atau pengurangan scope dan deliverable proyek sesuai dengan

kebutuhan stakeholder. Apabila terjadi perubahan, maka project

manager wajib memperbarui dokumen scope proyek dan melakukan

verifikasi kembali dengan stakeholder proyek.

Prosedur verifikasi scope ini dibuat sedemikian rupa untuk

memastikan bahwa scope proyek website pembelajaran MPTI ini

telah diketahui dan disepakati oleh kedua pihak yaitu tim proyek dan

stakeholder proyek sehingga dapat memudahkan tim proyek untuk

mengerjakan produk dan memudahkan stakeholder untuk

mengontrol pekerjaan tim proyek.


SCOPE CONTROL

Project Manager dan Tim Proyek akan bekerja sama untuk

mengontrol scope proyek. Tim proyek akan menggunakan Work

Breakdown Structure (WBS) dan dokumen Scope Management Plan

untuk menjadi pedoman dalam melaksanakan kegiatan

pengembangan website ini. Project Manager harus memastikan

bahwa tim proyek hanya melakukan pekerjaan atau kegiatan

pengembangan berdasarkan yang diuraikan di dalam Work

Breakdown Structure (WBS) dan menghasilkan deliverable yang

ditetapkan tiap elemen WBS. Project Manajer bertugas mengawasi

tim proyek dan perkembangan proyek pembuatan website

pembelajaran MPTI untuk memastikan bahwa tim proyek tidak

bekerja di luar ruang lingkup yang telah ditetapkan.

Jika terdapat perubahan ruang lingkup, maka prosedur perubahan ruang

lingkup harus dipatuhi oleh semua elemen proyek. Semua permintaan perubahan

ruang lingkup harus diserahkan kepada Project Manajer untuk dikaji dan dievaluasi.

Setelah itu perubahan yang telah disetujui akan dikomunikasikan kepada tim proyek

dan stakeholder terkait. Prosedur perubahan scope dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Project Manager dan Tim proyek membuat proposal perubahan scope secara

rinci dan detail untuk diserahkan kepada stakeholder proyek.

2. Project Manager akan merancang sebuah pertemuan dengan stakeholder

proyek untuk membicarakan perubahan scope yang diajukan.

3. Jika stakeholder setuju dengan proposal perubahan scope yang diajukan

maka perubahan scope akan dilakukan dan proses pengembangan proyek

akan dilanjutkan dengan scope yang baru namun jika tidak disetujui maka

perubahan scope tidak akan dilakukan dan project manager akan

melaksanakan strategi lain agar kualitas produk akhir sesuai dengan

ekspektasi stakeholder proyek.


4. Jika perubahan scope dilaksanakan maka tim proyek akan melakukan

pembaharuan terhadap seluruh dokumen dan sistem sesuai dengan proposal

perubahan yang telah disepakati.


SPONSOR ACCEPTANCE

Approved by the Project Sponsor:

___________________________________________Ir. Achmad Holil Noor Ali.M.Kom.

___________________________________________ Date: 10 Maret 2013Eko Wahyu Tyas D, S.Kom., MBA SI

PM Scope Management Plan

Design

Transcript of PM Scope Management Plan