PM Risk management plan

4

Website Pembelajaran MPTI “ayobelajarmpti.com”

DOKUMEN PROJECT RISK MANAGEMENT PLAN

WEBSITE PEMBELAJARAN MPTI (MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI

INFORMASI)

Disiapkan:

MPTI – C

KELOMPOK 4 :

Bagus Wahyu Utomo (5211100125)Adyan Padmada Atmadja (5211100162)Putri Larasati (5212100016)Much. Reza Ismawan (5212100013)Widya Ade Putri (5212100109)Chairul Huda Hakim (5212100127)

4


RISK MANAGEMENT PLANIntroduction

Sebagai organisasi yang memulai proyek baru, selalu ada ketidakpastian yang datang bersama dengan pengembangan produk baru dan unik atau jasa. Dengan demikian, organisasi-organisasi ini mengambil resiko yang mengakibatkan resiko memainkan peran penting dalam setiap proyek. Tujuan dari rencana manajemen resiko adalah untuk menetapkan kerangka dimana tim proyek akan mengidentifikasi resiko dan mengembangkan strategi untuk mengurangi atau menghindari resiko tersebut. Namun, sebelum resiko dapat diidentifikasi dan dikelola, ada unsur-unsur awal proyek yang harus diselesaikan. Unsur-unsur ini diuraikan dalam pendekatan manajemen resiko.

Proyek ini dianggap sebagai resiko proyek menengah karena memiliki skor resiko secara keseluruhan dari 24 pada skala 0 sampai 100. Skor resiko proyek adalah rata-rata nilai resiko yang paling signifikan untuk proyek ini. Sebuah skor resiko di bawah 16 adalah proyek beresiko rendah, skor antara 16 dan 45 merupakan proyek beresiko menengah, dan skor di atas 45 adalah proyek beresiko tinggi.

Sebelum manajemen resiko dimulai, sangat penting bahwa yayasan didirikan untuk memberikan informasi proyek terstruktur, dengan demikian, unsur-unsur proyek berikut diselesaikan dan didefinisikan sebelum mengembangkan Risk Management Plan:

Mendefinisikan lingkup kerja, jadwal, sumber daya, dan unsur biayao Mengembangkan project WBS/WBS dictionaryo Mengembangkan master schedule dan detailed scheduleso Mengestimasi biaya proyek dan budgeto Mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan dan yang tersediao Menetapkan metric pengukuran kerja

Menenetukan batas standar minimum dan maximumo Scheduleo Costo Resources

Standar pelaporan kebutuhano Formato Distribusi frekuensio Daftar distribusi

Menentukan peran dan tanggung jawab risk managemento Project Manager memimpin rapat penilaian resikoo Tim proyek berpartisipasi dalam rapat penilaian resiko dan anggota berfungsi sebagai

perekam pertemuan dan pencatat waktuo Stakeholder berpartisipasi dalam pertemuan penilaian resikoo Sponsor proyek dapat berpartisipasi dalam pertemuan penilaian resiko

Risk Management ApproachPendekatan yang telah dilakukan untuk mengelola resiko untuk proyek ini termasuk proses dengan metode dimana tim proyek mengidentifikasi, menilai, dan me-rangking berbagai macam resiko. Dampak resiko yang paling memungkinkan dan paling tinggi dimasukkan dalam project schedule untuk memastikan bahwa manager resiko yang ditugaskan mengambil langkah yang diperlukan untuk melaksanakan mitigasi respon pada saat yang tepat selama jadwal. Manager resiko akan

4


memberikan update status di dalam resiko yang ditugaskan pada mereka, dalam meeting project yang dilakukan setiap 2 minggu sekali. Setelah menyelesaikan proyek, selama proses penutupan, manajer proyek akan menganalisa setiap resiko serta proses manajemen resiko. Berdasarkan analisis ini, manajer proyek akan mengidentifikasi perbaikan yang dapat dibuat dengan proses manajemen resiko untuk proyek-proyek masa depan. Perbaikan ini akan ditangkap sebagai bagian dari pelajaran dasar pengetahuan.

Risk IdentificationUntuk proyek ini, identifikasi risiko dilakukan dalam pertemuan risiko proyek penilaian awal. Manajer proyek memimpin pertemuan penilaian risiko dan buku catatan didistribusikan ke setiap anggota tim dan dibiarkan 10 menit untuk seluruh anggota tim untuk merekam terhadap resiko sebanyak mungkin.

Expert InterviewDua Expert Interview diadakan untuk proyek ini. Wawancara ini mengungkapkan beberapa resiko yang kemudian dikurangi dengan melakukan perubahan dengan rencana proyek. Risiko yang tersisa termasuk dalam Daftar Risiko.

Penilaian Risiko RapatPertemuan penilaian risiko diadakan dengan anggota tim utama dan stakeholder. Risiko yang diidentifikasi selama pertemuan ini ditambahkan dengan rencana proyek dan Daftar Risiko.

Historical Review of Similar ProjectsProyek tim memerikan review sejarah dari proyek yang memiliki kemiripan dengan tujuan untuk menentukan resiko-resiko paling umum dan strategi yang digunakan untuk mitigasi resiko-resiko tersebut.

Risk Qualification and PrioritizationSemua resiko yang telah teridentifikasi akan dinilai untuk mengidentifikasi sejauh mana akibat yang munkin ditimbulkan. Kualifikai akan dipakai untuk menentukan resiko mana yang harus diatasi dan resiko mana yang bisa dihindari, dalam artian dibiarkan saja.

Kemungkinan munculnya resiko dan dampaknya bagi proyek akan di identifikasi dan dinilai oleh manager proyek, dengan input dari tim, dengan menggunakan pendekatan berikut.

Kemungkinan Hight – Lebih dari 70% kemungkinan terjadi Medium – Antara 30% dan 70% kemungkinan terjadi Low – dibawah 30% kemungkinan terjadi

Dampak High – Resiko yang mempunyai potensial untuk memberikan dampak yang besar pada

biaya, jadwal atau performa proyek. Medium – Resiko yang mempunyai potensial untuk memberikan dampak yang sedang

pada biaya, jadwal atau performa proyek. Low – Resiko yang mempunyai potensial untuk memberikan dampak yang kecil bahkan

tidak ada sama sekali pada biaya, jadwal atau performa proyek.

Risk MonitoringDampak yang terbesar dan paling memungkinkan dimasukkan dalam project plan untuk memastikan bahwa resiko-resiko tersebut dimonitor selama ini. Proyek tersebut dipengaruhi oleh resiko masing-masing. Pada waktu yang tepat dalam jadwal proyek, Manager Resiko ditugaskan untuk setiap resiko.

4


Selama meeting tim proyek yang dilakukan dua minggu sekali, Risk Manager untuk setiap resiko mendiskusikan status dari resiko tersebut, namun, hanya resiko yang jatuh pada periode waktu saat ini yang akan dibahas. Pemantauan resiko akan menjadi sebuah proses yang berkesinambungan sepanjang proyek ini. Sebagai pendekatan resiko pada jadwal proyek, manager proyek akan memastikan bahwa manager resiko menyediakan status yang update yang diperlukan, meliputi status resiko, identifikasi kondisi pemicu, dan dokumentasi hasil dari respon resiko.

Risk Mitigation and AvoidanceManajer proyek telah memimpin tim proyek dalam mengembangkan respon terhadap setiap risiko yang teridentifikasi. Seperti lebih banyak risiko diidentifikasi, mereka akan memenuhi syarat dan tim akan mengembangkan penghindaran dan strategi mitigasi. Risiko ini juga akan ditambahkan ke Daftar Risiko dan rencana proyek untuk memastikan mereka dimonitor pada waktu yang tepat dan menanggapi sesuai.Risiko untuk proyek ini akan dikelola dan dikendalikan dalam batasan waktu, ruang lingkup, dan biaya. Semua risiko yang teridentifikasi akan dievaluasi untuk menentukan bagaimana mereka mempengaruhi kendala-kendala yang ada. Manajer proyek, dengan bantuan dari tim proyek, akan menentukan cara terbaik untuk menanggapi setiap risiko untuk memastikan kepatuhan terhadap kendala-kendala.Dalam kasus ekstrim mungkin perlu untuk memungkinkan fleksibilitas untuk salah satu kendala proyek. Hanya salah satu kendala untuk proyek ini memungkinkan fleksibilitas sebagai pilihan terakhir. Jika perlu, dana dapat ditambahkan ke proyek untuk memungkinkan lebih banyak sumber daya untuk memenuhi waktu (jadwal) dan kendala ruang lingkup. Waktu dan ruang lingkup kendala perusahaan dan memungkinkan fleksibilitas tidak. Sekali lagi, kendala biaya fleksibel hanya dalam kasus-kasus ekstrim di mana tidak ada penghindaran risiko lain atau strategi mitigasi akan bekerja.Pendekatanyang dipakai untuk mengatasi resiko antara lain:• Avoid - menghilangkan ancaman dengan menghilangkan penyebabnya • Mitigasi - Mengidentifikasi cara-cara untuk mengurangi kemungkinan atau dampak dari risiko • accept - Tidak ada yang akan dilakukan • transfer - Membuat pihak lain bertanggung jawab atas risiko (membeli asuransi, outsourcing, dll)

Risk RegisterRisk Register untuk proyek ini adalah log dari semua risiko diidentifikasi, probabilitas dan dampak terhadap proyek, kategori mereka milik, strategi mitigasi, dan ketika risiko akan terjadi. Register diciptakan melalui pertemuan manajemen risiko proyek awal yang dipimpin oleh manajer proyek. Selama pertemuan ini, tim proyek diidentifikasi dan dikategorikan risiko masing-masing. Selain itu, tim yang ditugaskan setiap risiko skor berdasarkan kemungkinan itu terjadi dan dampaknya berpotensi memiliki. Daftar Risiko juga berisi strategi mitigasi risiko untuk masing-masing serta ketika risiko kemungkinan terjadi.Berdasarkan risiko diidentifikasi dan kerangka waktu dalam daftar risiko, risiko masing-masing telah ditambahkan ke dalam rencana proyek. Pada waktu yang tepat dalam rencana-sebelum ketika risiko yang paling mungkin terjadi-manajer proyek akan menetapkan manajer risiko untuk memastikan kepatuhan terhadap disepakati strategi mitigasi. Manajer risiko masing-masing akan memberikan status risiko mereka ditugaskan pada pertemuan dua mingguan tim proyek untuk jangka waktu yang direncanakan risiko mereka.Daftar Risiko akan dipertahankan sebagai lampiran Rencana Manajemen Risiko.

4


IDENTIFIKASI RESIKOResiko- resiko untuk proyek ini telah dapat di identifikasikan. Project Manager akan menentukan dan menerapkan strategi untuk penanggulangan atau pengurangan resiko untuk meminimalkan kemungkinan terjadinya resiko- resiko berikut ini:Code Detail RiskR1 Keterlambatan pengembangan aplikasiR2 Masalah komunikasi dengan timR3 Terjadi kesalahan data akibat kesalahan manusia pada saat entry dataR4 Kesalahan perkiraan desain antar mukaR5 Tidak sinkronnya aplikasi yang dikembangkan dengan system yang berjalan.R6 Performa produk tidak sesuai dengan yang diharapkanR7 Estimasi penyelesain proyek mungkin akan mengalami perubahanR8 Server Down

RISK BREAKDOWN STRUCTURE (RBS)

TRUNK & IN PROJECT

TECHNICAL

ORGANIZATION

EXTERNAL

PROJ.MANAG

Risk 3 Risk 5Risk 4 Risk 6Risk 8

Risk 1

Risk 2

Risk 7

4


RISK REGISTER

No. Risk Statement ProbabilityImpact

Score ResponseScope Quality Schedule Cost

1

Human Resource kurang maksimal

dalam setiap pengerjaan proyek

Website.(Human Error)

Dikarenakannya Human Resource ini adalah dari teman-teman mahasiswa

memungkinkan terjadinya Human error yang terjadi akibat sibuknya

kuliah dan sulitnya mengatur jadwal

yang sama.

Kinerja pengerjaan tim kurang

bias maksimal

Kualitas dari proyek tidak

sesuai dengan yang

diharapkan

Waktu untuk

pengerjaan proyek

semakin lambat tidak

sesuai dengan

waktu yang ditentukan

.

- High

Pengaturan jadwal yang sama untuk

pengerjaa proyek ini dan diadakannya

motivasi untuk setiap Human Resource yang

ada, serta terdapat feedback atas kerja

kerasnya.

2

Terjadinya Kerusakan pada Laptop atau PC

yang digunakan untuk membuat proyek

Website ini.(Kerusakan Hardware)

Kurangnya hati-hati dalam menjaga

Hadware Laptop sehingga terjadi kerusakan pada

hardisk, atau komponen lain

yang ada didalamnya.

Hardware tidak dapat digunakan

Kualitas pengerjaan berkurang

dikarenakan keterlambatan

pengerjaan

Mangakibatkan waktu pengerjaan

proyek tertunda.

Membutuhkan biaya tambahan

untuk pemulihan hardware laptop/PC Medium

Perlu dilakukanny backupdata pada harkdisk external

maupun PC lainnya setiap kali

mengerjakan proyek. Perlu dilakukannya

perawatan yang rutin pada hardware Laptop/ PC yg digunakan dlm

pengerjaan proyek.3 Terjadinya Kerusakan

pada Software yang digunakan untuk

Kurangnya hati-hati dalam menjaga

Software Laptop

Software pendukung tidak dapat





4


membuat proyek Website ini. Dikarenakan

serangan virus.(Kerusakan Software)

sehingga terjadi kerusakan pada

software pendukung

pembuatan proyek.

digunakandikarenakan

keterlambatan pengerjaan.

proyek tertunda.

untuk pemulihan software Medium



perawatan yang rutin pada software dengan menginstall anti virus pada PC yg digunakan

dlm pengerjaan proyek.

4Hilangnya Dokumen

Kebutuhan User.

Hilangnya Dokumen dapat

terjadi dikarenakan kelalaian dari tim menyimpan atau

meletakkan dokumen.

Tidak dapat

melihat spesifikasi kebutuhan

user didalam

Dokumen tersebut.

Kualitas dari proyek tidak

sesuai kebutuhan dan yang

diharapkan oleh user.


proyek tertunda.


untuk pencarian dokumen High

Perlu adanya tempat penyimpanan semua dokumen-dokumen penting yang aman.Perlu adanya backup

file untuk semua dokumen penting dalam satu folder.

5 Server DownTerjadinya

kerusakan yang berada pada server

Website tidak dapat

diakses


dikarenakan keterlambatan

pengerjaan


proyek tertunda.

Membutuhkan waktu

untuk pemulihan

server.

High




perawatan yang rutin pada hardware Laptop/ PC yg digunakan dlm

pengerjaan proyek.

4


No. Revised Probability

Revised ImpactRevised Score

Responsible Party

Actions RiskStatus

CommentsScope Quality Schedule Cost

1 Human Resource dapat maksimal dalam setiap pengerjaan proyek Website.

Kinerja tim biasamaksimal.

Kualitas dari proyek sesuai dengan yang diharapkan.

Waktu untuk pengerjaan proyek semakin sesuai dengan waktu yang ditentukan.

Biaya yang dialokasikan untuk mengerjaan proyek sesuai.

Human Resource bersemangat dalam pengerjaan proyek

Manager Proyek

Perlu adanya pengaturan jadwal yang sama untuk pengerjaa proyek ini dan Perlu diadakannya motivasi untuk setiap Human Resource yang ada, serta terdapat feedback atas kerja kerasnya.

Low Kinerja dari tim akan semakin baik dan proses pengerjaan proyek akan berjalan dengan baik.

2 Laptop atau PC yang digunakan untuk membuat proyek Website ini aman (tidak terjadi kerusakan)

Hardware dapat digunakan

Kualitas pengerjaan proyek sesuai dengan yg diharapkan.

Mangakibatkan waktu pengerjaan proyek sesuai.

Tidak membutuhkan banyak biaya tambahan untuk pemulihan hardware lapto/PC

PC atau Laptop yang digunakan tidak sering terjadi kerusakan.

Tim Proyek

Dilakukannya backupdata pada harkdisk external maupun PC lainnya setiap kali mengerjakan proyek. Dilakukannya perawatan yang rutin pada hardware Laptop/ PC yg digunakan dlm pengerjaan proyek.

Low

Kinerja dari hardware Laptop/PC akan semakin baik dan proses pengerjaan proyek akan berjalan dengan baik.

4


3 Software pendukung digunakan untuk membuat proyek Website ini aman (tidak terjadi kerusakan)

Software dapat digunakan

Kualitas pengerjaan proyek sesuai dengan yg diharapkan.


Tidak membutuhkan banyak biaya tambahan untuk pemulihan software.

Software pendukung yang digunakan tidak sering terjadi kerusakan.

Tim Proyek

Dilakukanny backupdata pada harkdisk external Dilakukannya perawatan yang rutin pada software yg digunakan dlm pengerjaan proyek.

Low

Kinerja dari software pendukung semakin baik dan proses pengerjaan proyek akan berjalan dengan baik.

4 Dokumen Kebutuhan User tetap terjaga.

Spesifikasi kebutuhan user didalam Dokumen aman.

Kualitas dari proyek sesuai kebutuhan dan yang diharapkan oleh user.

Waktu pengerjaan proyek sesuai.

Tidak membutuhkan biaya tambahan untuk pencarian dokumen

Dokumen Kebutuhan User maupun Dokumen-dokumen penting lainnya tetap terjaga dan aman.

Tim Proyek

Membuat tempat penyimpanan yang aman untuk semua dokumen-dokumen dan mebackup file untuk semua dokumen penting dalam satu folder.

Low

Kinerja dari tim akan semakin baik dan proses pengerjaan proyek akan berjalan dengan baik.

5 Pemulihan Server Down

Server bekerja lagi

Waktu pengerjaan proyek sesuai dengan yg diharapkan.


Tidak perlu menunggu untuk pemulihan server

Server yang digunakan tidak sering terjadi kerusakan.

Programer Dilakukannya backupdata pada harkdisk external maupun PC lainnya setiap kali mengerjakan proyek.

Low Proses pengerjaan proyek akan berjalan dengan baik.

PM Risk management plan

Education

Transcript of PM Risk management plan