Plano Director de Sistemas de Informação (PDSI)

Faculdade de Ciências e Tecnologia

Universidade do Algarve

Sistemas de Informação Empresarial 2006/2007

Licenciatura InformáticaProfessor Doutor Rogério Nascimento

Apresentação

Celso Brito

[email protected]

Germano Magalhães

[email protected]

http://new-rangersteam.blogspot.com/

Plano Director de Sistemas de Informação

O que é?

Como?

Quando?

Porquê?


Sumário (1)

1. Introdução: Conceitos:

Informação Valor e Utilidade Tecnologias de Informação Sistemas de Informação Organizações

O que é o PDSI?

Gestão dos SI

Relação de conceitos

Quando elaborar o PDSI?

2. Planeamento do SI: Motivações

Evolução do foco

Comparação de empresas

Como elaborar o PDSI?

Métodos de PSI

Etapas do método


Sumário (2)

3. Caso de Estudo: Modelo PDSI

6. Referências

7. Key Words

8. Questões

4. Conclusões: Porque PDSI?

5. Trabalhos Futuros


Conceitos

Informação:“Conjunto de dados que, quando fornecidos de forma e tempo adequados, melhora o conhecimento daquele que o recebe, ficando este mais habilitado a desenvolver determinada actividade ou tomar determinada decisão”

Amaral, Luis et al – Planejamento de Sistemas de Informação

Informação:“Dados com significado num contexto específico”

Nascimento, Rogério – aulas SIE 2007


Conceitos

Valor e Utilidade da Informação:O valor e utilidade da informação é determinado pelo utilizador, nas suas acções e decisões. Dependem do contexto em que é utilizada.

Quantidade de Informação

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Beneficio

Custo

Pereira, Manuel João - Sistemas de Informação: uma abordagem sistemática


Conceitos

Tecnologias de Informação:“Conjunto de equipamentos e suportes lógicos (hardware, software) que permitem executar tarefas como aquisição, transmissão, armazenamento, recuperação e exposição de dados.”



Conceitos

Sistemas de Informação:“Combinação de procedimentos, informação, pessoas e TI, organizadas para o alcance de objectivos de uma organização”



Organização

Estrutura da Organização:

NívelEstratégico

NívelGestão

NívelOperacional


O que é PDSI?

O que é o Plano Director de Sistemas de Informação?

É um documento que é produto final resultante de uma das actividades da Gestão de Sistemas de Informação.


Gestão SI

Exploração [ESI] Desenvolvimento [DSI]

Planeamento [PSI]

AnáliseDefinição

Implementação

OperaçãoAdministração RHAdministração TIC

Projectos Especiais

AnáliseConcepçãoConstrução

ImplementaçãoManutenção

GSI


Relação Conceitos

Mudança

GSI

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SI

Organização

Arquitetura

ESI

EstruturaTecnológica

Suporta

Gere

Concebe

Serve

Serve

Implementa

Promove

É pensado no

É concretizada comÉ aproveitada por


Motivações

Estratégia

Prática Conceptual

(a)

Natureza das motivações do PSIAmaral, Luis –Planeamento de Sistemas de Informação

Conceptual:Exercício normal da actividade de gestão.

Prática:Reconhecimento de problemas no SI.

Estratégico:Procura oportunidades pela utilização das TI/SI

Isoladomeios computacionais

Reactivoproblemas actuais

Proactivooportunidades

Reactivooportunidades futuras


Evolução foco PSI

Formulação de EstratégiasProcura de Objectivos

Resolução de Problemas

Nível de resultados

Foco de atenção

Organizaçãotop-down

TIbottom-up

Eclético

Evolução do foco do PSIAmaral, Luis –Planeamento de Sistemas de Informação


Com / Sem PDSI

Empresas com PDSI VERSUS Empresas sem PDSI

Existem muitas diferenças entre empresas que optam por utilizar um PDSI e as que não utilizam, podemos destacar as seguintes:

Empresas com PDSI

•Trabalham sem pressões;

•Têm um plano a seguir com as metas a atingir;


Com / Sem PDSI

Empresas sem PDSI

•Trabalham sob pressão em situações de emergência;

•Desenvolvem a sua actividade com base na incerteza;

•Existe muitas indecisões;

Plano Director de Sistemas de Informação -> produto de uma actividade [PSI], logo...

Para fazer um PDSI temos que fazer o Planeamento do SI

Como toda actividade de planeamento, esta também deve seguir um método


Como fazer PDSI?

Método: “o modo de fazer as coisas” [Olle, et al. 1998a]

estrutura, coordena e dirige a actividade de planeamento

Escolher o método é o primeiro passo do planeamento!

A escolha do método vai condicionar os resultados.

Para escolha do método é fundamental conhecer as motivações e objectivos esperados


Métodos PSI


Métodos PSI

BIAIT Business Information Analysis and Integration Technique

Carlson 1979

BICS Busines Information Characterization Study Kerner 1979

BSP Business Systems Planning IBM 1984

CRLC Custumer Resource Life Cycle Ives e Learmonth 1984

CSF Critical Success Factors Rockart 1979

E/M A Ends-Means Analysis Wetherbe e Davis 1982

EAP Enterprise Architecture Planning Spewak e Hill 1993

HSPA Hierarchical Systems Planning Approach McLean e Soden 1977

IQA Information Quality Analysis Vacca 1984

ISP/IE Information Strategy Plnning/Information Engeneering

Martin 1986b

Mais de 50 métodos identificados em 17 trabalhosAmaral, Luis 2000


Etapas do método

Actividades preliminaresAnálise do apoio actual

do SI aos processos

Preparação do estudo Realização de entrevistas

Início formal do estudoSistematização da

informação e conclusões

Definição dos processos da organização

Determinação de prioridadesde implementação

Identificação dos requisitos de dados

Análise da gestão de informação

Definição da arquitectura de informação

Desenvolvimento de recomendações

Documentação e comunicação de resultados

1) Actividades Preliminares:1) Actividades Preliminares:


Antes do início formal de um projecto de PDSI, deverão realizar-se diversas actividades de modo a preparar as actividades subsequentes.

As principais actividades a realizar nesta etapa são:• Estabelecimento do âmbito do produto;• Definição da equipa de projecto;• Orientação da equipa de projecto.

Etapas do método

2) Preparação do Estudo:2) Preparação do Estudo:


Nesta fase, já deverá ter sido o líder da equipa designado, a equipa seleccionada e formada, e as datas de início e término definidas.

A preparação do estudo envolve as seguintes actividades:• Preparação do local de trabalho;• Identificação da informação a recolher;• Agendamento de entrevistas;• Procedimentos de gestão do projecto;• Revisão do trabalho realizado.

Etapas do método

3) Início formal do estudo:3) Início formal do estudo:


A condução da reunião de arranque é a primeira grande actividade da execução formal do estudo e todos os membros da equipa deverão estar presentes.

A reunião deverá ter três apresentações sendo elas:• Visão do patrocinador;• Revisão dos dados organizacionais;• Revisão da informação sobre o SI.

Etapas do método

4) Definição dos processos da organização:4) Definição dos processos da organização:


Os processos da organização são definidos como ”grupos de decisões relacionados logicamente” e “actividades necessárias para gerir os recursos da organização”.

As actividades a realizar nesta etapa são:• Identificação dos produtos/serviços e recursos

envolvidos;• Identificação dos processos de planeamento estratégico

e gestão;• Identificação dos processos relacionados com os

produtos/serviços e recursos;

Etapas do método

4) Definição dos processos da organização:4) Definição dos processos da organização:


• Agrupamento/Divisão de processos;• Descrição de cada um dos processos;• Relacionamento dos processos com a organização.

Etapas do método

Amaral, Luis –Planeamento de Sistemas de Informação

Organização/Processos

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Presidente D D D F A F D DDirector comercial F F F F A FDirector financeiro F F F F F D D FDirector de produção F A F A F D D F D F F FGestor de imobilizado A FGestor de recursos humanos F DGestor de vendas A A D A A A F FGestor de compras A D A A FResponsável por I&D DResponsável pelo marketing A A A D F

Legenda:

Decisor (D);

Fortemente envolvido (F);

Algum envolvimento (A).

Matriz Processos/OrganizaçãoMatriz Processos/Organização

5) Identificação dos requisitos de dados:5) Identificação dos requisitos de dados:


Estando os processos definidos, o próximo passo é identificar as entidades da organização, as classes de dados e suas relações.

Para identificar os requisitos de dados da organização devemos:• Identificar e definir das entidades da organização;• Determinar a criação e uso dos dados por cada

processo;• Identificar as classes de dados;• Definir as classes de dados.

Etapas do método

6) Definição da arquitectura de informação:6) Definição da arquitectura de informação:


Após a identificação das classes de dados, devem ser estabelecidas as relações entre as classes de dados e os processos. Isto para assegurar que: Todas as classes de dados e processos foram

identificados; Um e só um processo cria cada classe de dados.

Para a criação da matriz Processos/Classes de dados são apresentadas as actividades seguintes:• Listar os processos ao longo do eixo vertical;

Etapas do método


Processos/Classes de Dados

Estabelecimento de políticasElaboração do plano de actividadesElaboração do orçamento anualMarketingDesenvolvimento do produtoControlo de comprasGestão de encomendasPlaneamento de produçãoControlo de produçãoAquisição/reforma de imobilizadoControlo de imobilizadoContabilidadeTesourariaFacturaçãoAdmissão/disponibilidade de RHGestão de RH

Matriz Processos/Classes de dados (Processos)Matriz Processos/Classes de dados (Processos)


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RH

Estabelecimento de políticas CElaboração do plano de actividades CElaboração do orçamento anual CMarketing CDesenvolvimento do produto CControlo de compras C CGestão de encomendas C CPlaneamento de produção CControlo de produção CAquisição/reforma de imobilizado CControlo de imobilizado CContabilidade CTesouraria CFacturação CAdmissão/disponibilidade de RH CGestão de RH C



• Listar as classes de dados ao longo do eixo horizontal;


Matriz Processos/Classes de dados (classes de dados)Matriz Processos/Classes de dados (classes de dados)

Legenda:

‘C’ – Classe criada por esse processo

Etapas do método


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Estabelecimento de políticas C U U UElaboração do plano de actividades U C U U U U UElaboração do orçamento anual U U C U U U U UMarketing U U C U UDesenvolvimento do produto U U U U C U UControlo de compras U C C UGestão de encomendas U C C U UPlaneamento de produção U U U U U U C UControlo de produção U U U CAquisição/reforma de imobilizado U U U U C UControlo de imobilizado U CContabilidade U CTesouraria CFacturação U CAdmissão/disponibilidade de RH U U U CGestão de RH C



• Colocar um ‘U’(Usa) na intersecção de cada processo com cada classe de dados que utilize;

• Verificar classes de dados;• Reorganizar os eixos da matriz processos/classes

de dados (troca de linhas e colunas);• Definir grupos de processos;



Legenda:‘C’ – Classe criada por esse processo ‘U’ – (Usa) processo usa classe

Etapas do método


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RH

Estabelecimento de políticas C U U UElaboração do plano de actividades U C U U U U UElaboração do orçamento anual U U C U U U U UMarketing U U C U UDesenvolvimento do produto U U U U C U UControlo de compras U C C UGestão de encomendas U C C U UPlaneamento de produção U U U U U U C UControlo de produção U U U CAquisição/reforma de imobilizado U U U U C UControlo de imobilizado U CContabilidade U CTesouraria CFacturação U CAdmissão/disponibilidade de RH U U U CGestão de RH C



• Definir fluxos de dados entre grupos de processos;• Simplificar o gráfico;• Completar o gráfico.



Legenda:‘C’ – Classe criada por esse processo ‘U’ – Usa, processo usa classe

Etapas do método

7) Análise do apoio actual do SI aos processos:7) Análise do apoio actual do SI aos processos:


Analisar o apoio actual do processamento de dados na organização para desenvolver recomendações para aplicação futura em duas perspectivas:

• Suporte do SI aos processos• Utilização dos dados actuais

Etapas do método

Pretende-se identificar:

• Processos que não recebem apoio das aplicações actuais;• Processos que recebem apoio de algumas, mas não de

todas, unidades da organização;• Potenciais aplicações redundantes;

7) Análise do apoio actual do SI aos processos7) Análise do apoio actual do SI aos processos7.1) Suporte do SI aos processos:7.1) Suporte do SI aos processos:


Para uma idéia do apoio do processamento de dados, actual e planeado, cria-se uma matriz aplicações/processos com as relações:A – apoio ActualP – apoio PlaneadoA/P – apoio Actual/Planeado

Etapas do método

Aplicações/Organização

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Processamento de texto A A A A A A A A A AFolha de calculo A A A A A A A A APlaneamento e gestão de projectos P PGestão de compras A A AGestão de vendas A A AGestão de imobilizado A/P A/PContabilidade A AGestão de RH PGestão de terceiros A A A A A


7) Análise do apoio actual do SI aos processos7) Análise do apoio actual do SI aos processos7.2) Utilização dos dados actuais:7.2) Utilização dos dados actuais:


Para compreender que parte de dados estão actualmente automatizadas e que aplicações utilizam esses dados constroem-se a matriz de aplicações/classes de dados.

Essa informação vai ser útil posteriormente na definição das prioridades de implementação.

Etapas do método

Aplicações/Classe de Dados

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8) Realização de entrevistas:8) Realização de entrevistas:


São realizadas entrevistas para obter as visões individuais dos executivos. Os objectivos são:

• Validar os processos, classes de dados, organização e as suas inter-relações;

• Clarificar a direcção futura da organização e o seu impacto nos requisitos de informação;

• Identificar e documentar os problemas da organização de forma a que possam ser relacionados com os processos e classes de dados;

• Quantificar o custo da resolução de problemas.

Etapas do método

8) Realização de entrevistas:8) Realização de entrevistas:


• Preparação geral;• Preparação de cada entrevista em particular;• Realização de cada entrevista;• Conclusão da entrevista;• Sumarização de cada entrevista e análise de resultados;• Actualização dos gráficos.

Etapas do método


Causa Efeito Importancia Processo causadorClasses de dados

causadorasSolução potencial

Não há controle eficiente das existencias

Não é possivel fazer uma correcta gestão de Stocks

"Crucial". A sua resolução evitaria quebras de stocks

Controlar o inventario de existencias

Inventário Criação de um sistema de gestão de stocks

Não é conhecido o custo de cada produto

Não é possível verificar o lucro por produto de modo a eliminar os produtos não lucrativos

"Crucial". Possivelmente um aumento de 10% nos lucros

controle de produção

Produtos (custos) Criação de um sistema de imputação de custos

Não é conhecido o nível de formação dos funcionários

Nem sempre a produtividade é a mais desejada

“Relactiva”. O recrutamento de RH seria mais eficiente

Gestão de RH Recursos Humanos (nível de formação)

Avaliação do trabalho


Etapas do método

9) Sistematização da informação e conclusões:9) Sistematização da informação e conclusões:


Após a recolha de informação é necessário organizar, analisar e retirar conclusões com os objectivos:

• Confirmar à gestão que os aspectos abordados nas entrevistas foram compreendidos;

• Fornecer uma base para recomendações e um plano de acção;

• Ajudar a definir prioridades na arquitectura;• Fornecer informações para a descrição das aplicações na

arquitectura de informação.

Etapas do método

9) Sistematização da informação e conclusões:9) Sistematização da informação e conclusões:


Etapas para estes objectivos:

• Organização e refinamento da informação;• Definição de categorias de conclusões;• Ordenação dos problemas por categoria;• Descrição das conclusões;• Ordenação dos problemas por prioridades em termos da

arquitectura.

Etapas do método

10) Determinação de prioridades de implementação:10) Determinação de prioridades de implementação:


Para determinar as prioridades de implementação será necessário:

• Determinar os critérios de prioridade;• Listar e classificar as potenciais aplicações;• Documentar as aplicações recomendadas;• Definir opções de implementação.

Etapas do método

11) Análise da gestão de informação:11) Análise da gestão de informação:


Pretende-se analisar o ambiente do recurso informação para que o mesmo possa ser gerido de forma eficaz.

• Missão da gestão de informação;• Equipa de direcção;• Organização da informação.

Etapas do método

12) Desenvolvimento de recomendações:12) Desenvolvimento de recomendações:


As recomendações focam:

• Arquitectura da informação;• Gestão da informação;• Sistemas finais;• Estrutura do plano de acção.

Etapas do método


Caso de Estudo

1.Relatório executivo

2.Relatório detalhadoa.Alcance e objectivos:b.Método do estudo:c. Perspectiva da organização:

i. Ambiente externoii.Ambiente internoiii.Planeamento organizacionaliv.Organizaçãov. Produtos/Serviçosvi.Financeiravii.Processos da organização

4.Perspectiva de SIa.Ambiente externob.Ambiente internoc.Planeamento de SId.Organizaçãoe.Perfil do SIf. Financeiro

5.Matrizesa.Definição das classes de dadosb.Análise do apoio actual dos sistemas

6.Conclusões


Caso de Estudo

7.Recomendações

8.Plano de acção para as actividades posteriores

9.Apêndices


Caso de Estudo


Conclusões

Porquê PDSI?Porquê PDSI?

As organizações ao assumirem que a informação é um recurso, e como tal deve ser gerido como de qualquer outro se tratasse, terão vantagens competitivas.

Como em muitas outras actividades de gestão, esta também inicia-se com o planeamento e a documentação que irá servir de guia e suporte para todo o processo.

Assim concluímos que uma organização que pretenda impulsionar os seus resultados e objectivos é imprescindível que elabore um planeamento dos seus SI e o respectivo PDSI.


Trabalhos Futuros

Bussiness IntelligenceBussiness Intelligence


Referências

• Nascimento, Rogério - aulas teóricas SIE • Amaral, Luís et al, Planeamento de Sistemas de Informação • Varajão, João et al - Arquitectura da Gestão de Sistemas de Informação• Laudon & Laudon - Management Information Systems, 2006• CESCE SI, Setembro de 2005, “As vantagens de um Plano Director para os Sistemas de Informação”, http://www.cesce.pt/knowCenter/AsVantagensPD.htm• CESCE SI, Abril de 2006, “Plano Director para a Gestão dos Sistemas de Informação”, http://www.cesce.pt/knowCenter/PlanoDirectorParaGestaoSI.htm

http://www.cesce.pt/knowCenter/AsVantagensPD.htm

http://www.cesce.pt/knowCenter/AsVantagensPD.htm

http://www.cesce.pt/knowCenter/PlanoDirectorParaGestaoSI.htm


Key Words

Algumas key-words que nos ajudaram em pesquisas:

•Sistemas de Informação •Sistemas Empresariais

•Gestão de SI •Direcção de SI

•Planeamento de SI •Bussines Process

•PSI; PDSI; GSI; TI; SI •Bussines Objects

•Informação •Consultadoria SI

•Bussiness Intelligence •Análise SI


Questões

Obrigado!!

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