Planejamento Estratégico em Unidades de Informação · • Integração e participação entre...
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Planejamento Estratégico
em Unidades de
Informação
Profa. Dra. Maria do Rocio F. Teixeira
UFRGS/FABICO/DCI
Gramado, 2012
XVII SNBU
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“No atual ambiente social em
que as bibliotecas ou serviços
de informação se inserem,
alguns fatores são
fundamentais: inovação,
qualidade, agilidade e atenção
ao cliente, estão com certeza
entre os principais” (Belluzzo,
2005)
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A gestão de uma biblioteca ou
serviço de informação deve
estar orientada para o
macroambiente com a clara
definição dos resultados que
se pretende alcançar (Chanlat,
1996).
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1• Importância dos serviços
2
• Objetivos do planejamento estratégico
3
• Necessidades das unidades de informação
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Ações
Qualificação
Unidades de Informação
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Planejamento Estratégico
Metodologia gerencial que objetiva proporcionar aos tomadores de decisão uma estrutura que permita o exame do ambiente onde atua a organização (Meyer Jr., 1991).
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Abordagem Convencional
de PE
• Separação entre planejamento e execução.
• Dicotomia lógica: primeiro se planeja depois se executa.
• Endógeno: as avaliações sobre o contexto e seus atores
refletem exclusivamente a visão interna.
• Baseado em planos a serem seguidos.
• Focado nos clientes ou nos instituidores.
• O desempenho é visto como o realizado sobre o previsto.
• Ocasional: intervalos regulares ou motivados por crises.
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Nova Abordagem no PE
• Integração e participação entre planejamento eimplementação.
• Gestão estratégica: monitoramento, formulação, ação eavaliação estratégica são momentos lógicos e nãocronológicos.
• Exógeno: os processos de planejamento estratégico sãovoltados para o contexto.
• Baseado em pensamento estratégico.
• Visão das partes interessadas.
• O desempenho é visto como resultado de eficiência,eficácia e efetividade dos processos organizacionais.
• Contínuo: parte de um processo de gestão estratégica.
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Planejamento Estratégico
OBJETIVOS
RECURSOS OPORTUNIDADES
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Questões Centrais do
Planejamento Estratégico
(1) lidar com a complexidade;
(2) trabalhar com a incerteza
(3) fazer as escolhas necessárias.
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Planejamento Estratégico
O alvo do planejamento
estratégico é configurar e
reconfigurar as atividades da
organização e seus produtos e
serviços, de forma que eles
combinem resultados e
perpetuação.
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O que é estratégico em IES?
• mapeamento da evolução provável da
demanda de serviços e das tecnologias
de ensino-aprendizagem;
• escolha de segmentos de clientela para
atendimento com um diferencial
socialmente valorizado;
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O que é estratégico em IES?
• ao redesenho da oferta de
produtos e serviços em face dos
novos perfis da demanda e ao
novo ambiente tecnológico
(educação continuada e ensino à
distância são conceitos e opções
que estão ganhando força);
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O que é estratégico em IES?
• à construção de parcerias nacionais
e internacionais;
• à formulação de esquemas
alternativos de financiamento;
• e à adoção de modelos de gestão
mais ágeis e flexíveis.
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Muitas organizações
educacionais brasileiras...
• o ambiente externo (o desafio da
efetividade com legitimação social);
• a qualidade, alcance e inovação no
portfólio de produtos e serviços (o
desafio da eficácia organizacional);
• o melhor uso possível dos seus
recursos (o desafio da eficiência).
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QUESTÕES
• Quem é a Unidade de
Informação?
• Para onde a Unidade de
Informação deseja ir?
• O que a Unidade de Informação
quer ser e por quê?
• O que a Unidade de Informação
está fazendo para chegar lá?
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Características do PE
• Enfocar a missão, em concordância com o meio no qual está inserida;
• Estabelecer decisões e implicações a longo prazo;
• Necessitar do envolvimento de todos os dirigentes da organização;
• Ter impacto sobre toda a organização;
• Preocupar-se com a definição dos fins organizacionais, bem como os meios para atingi-los, com a forma de execução e controle.
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Metodologia
• Mandato
• Missão
• Análise do Ambiente Externo
• Análise do Ambiente Interno
• Questões Estratégicas
• Obstáculos
• Propostas Estratégicas
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Mandato
Descrição do que a Unidade de
Informação / biblioteca deveria
fazer em conformidade com as
obrigações institucionais
estabelecidas nos documentos
que a formalizam.
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Mandato de uma Biblioteca
Pública
• Coletar, processar e disseminar
informações para a comunidade
em geral. Além de contribuir para
a formação da memória
municipal.
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Missão
• Razão da existência de uma
organização.
• Finalidade ou motivo pelo qual foi
criada e para o que ela deve
servir.
• Envolve objetivos essenciais do
negócio e enfoca o atendimento
de demandas externas.
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Missão da Natura
• Criar e comercializar produtos
e serviços que contemplem e
promovam o bem estar/estar
bem.
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Missão do CPD/UFRGS
"Prover serviços de TI que apoiem
a UFRGS a cumprir sua missão de
desenvolver o ensino, a pesquisa
e a extensão“.
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Missão em UI- quem somos enquanto organização?
– o que a UI pode fazer para reconhecer ou antecipar e responder às necessidades dos usuários e/ou da comunidade?
– qual deve ser a filosofia e quais os valores fundamentais para a UI?
– o que torna a UI distinta e única?
– qual é o nosso negócio, nossa vocação, ou nossa razão de ser?
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Visão
• Imagem que a organização
tem a respeito de si mesma e
do seu futuro.
• Ato de ver a si mesma no
espaço e no tempo.
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Visão da Disney
• Criar um mundo onde todos se
sintam crianças.
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Visão da Biblioteca
• Ser referência em qualidade em
relação ao acervo e aos serviços
prestados ao usuário.
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Valores da Biblioteca
• Ética, respeito e integridade;
• Compromisso com serviços de
qualidade;
• Responsabilidade socioambiental;
• Trabalho em equipe;
• Eficiência e eficácia.
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Matriz SWOT
STRENGHTS WEAKNESSES
OPPORTUNITIES THREATS
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Sobrevivência Manutenção
Crescimento Desenvolvimento
Pontos Fortes Pontos Fracos
Ameaças
Oportuni
dades
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Análise do Ambiente Externo
Oportunidades: forças externas que
favorecem e interagem com a UI.
P.ex., a implantação de novos
estabelecimentos de ensino na
cidade;
Ameaças: situações que podem
trazer algum prejuízo ou malefício à
UI. P.ex., a extinção da organização
a qual a Unidade está vinculada.
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Análise do Ambiente Interno
Pontos fracos: reconhecimento das
atividades que são pouco
expressivas no desempenho geral
da UI. P.ex., serviço de fotocópia
inadequado;
Pontos fortes: reconhecimento das
atividades que a UI melhor realiza.
P.ex.: presteza no atendimento.
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Questões Estratégicas
Exemplo:
–de que forma a automação
adequada do acervo poderá
contribuir para aumentar a
utilização do serviços de
alerta?
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Obstáculos
Exemplo:
– inexistência de dados
quantitativos e qualitativos
que demonstrem o
desempenho da Unidade de
Informação.
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Propostas Estratégicas
Exemplo:
–treinar pessoal com vista a
melhor divulgação do acervo
no momento do atendimento.
–Prazo: médio.
–Responsável: chefe do Serviço
de Referência.
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Desafios da biblioteca universitária
Estrutura:
• Muitas das atividades atuais das IES,
tais como a limpeza, vigilância e
alimentação já são executadas por
organizações terceirizadas.
• E, nas bibliotecas, atividades também
podem ser terceirizadas, como, aliás,
está sendo feito há décadas, por
exemplo, com o uso de empresas para
executar serviços de encadernação.
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Estrutura
• Algumas IES poderão desaparecer,
outras serão fundidas ou adquiridas por
concorrentes, à semelhança das áreas
comercial e industrial. Só as melhores e
mais competitivas vão sobreviver.
• E o que ocorrerá com suas bibliotecas?
Possivelmente, também passarão por
fusões.
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Tecnologia:
• Em todas as épocas, bibliotecas
sempre foram dependentes da
tecnologia da informação.
• A passagem dos manuscritos ao
advento da biblioteca digital, no final
dos anos 90, demonstram que, nos
últimos 150 anos, as bibliotecas
sempre acompanharam e venceram os
novos paradigmas tecnológicos.
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Ensino à Distância
• Diferentes programas de ensino à
distância farão com que o número
de usuários nas bibliotecas das
IES consorciadas aumente, pois,
certamente, parte da informação
demandada será provida pelos
serviços tradicionais das
bibliotecas.
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Bibliotecas Digitais
• As bibliotecas continuarão com a custódia dos
materiais educativos sólidos, com destaque para
os livros. Contudo, elas se tornarão também
gerenciadoras de linhas de comunicação com
outros locais de conhecimento, com a condição
de que as bibliotecas físicas controlem a
qualidade das bibliotecas virtuais, decidindo quais
conhecimentos existentes em outras instituições
merecem menção pelos selecionadores e
hiperorganizadores da biblioteca local.
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Instalações Físicas
• Problemas derivados da necessidade de
instalações e áreas físicas suficientes tanto para
armazenar seus acervos quanto para prover
serviços a seus usuários.
• Com a automação, o planejamento do espaço
físico: muitos prédios foram concebidos para dar
suporte a sistemas que não utilizam muitos
equipamentos e, essas instalações foram
projetadas para serem utilizadas durante várias
décadas sem grandes alterações.
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O acervo informacional
• As bibliotecas universitárias continuarão a
incorporar materiais de todas as formas
às suas coleções físicas, mas igual
importância terá a informação sobre
aquilo que não está armazenado
localmente.
• O livro eletrônico já está se tornando uma
realidade.
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Referência x acervo
• Os setores de referência e desenvolvimento
de coleções estarão intimamente
interligados, pois o que irá contar não são
os milhões de itens do acervo, mas as
opções para acessar a informação
demandada.
• Portanto, o diferencial mudará do tamanho
do acervo para o tamanho das verbas
disponíveis para o acesso.
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Organização do acervo
• O setor de processamento técnico é
desafiado a prover novos meios de
descrever o registro e o conteúdo de itens
com estruturas informacionais e
manipulação bem diferentes daqueles
tradicionalmente arrolados pelo controle
bibliográfico.
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Financiamento
• De qualquer maneira, independentemente da
subordinação administrativa das IES, se pública
ou privada, todas elas têm de procurar novas
maneiras para controlar os custos e incrementar
a produtividade.
• Na área da biblioteca universitária, várias ações
têm sido encetadas para otimizar os recursos
financeiros. Uma das modalidades que tem tido
crescente sucesso é a ideia de consórcio para
desenvolver produtos e serviços informacionais.
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Produtos e Serviços
• Nas últimas décadas, as universidades têm sido
solicitadas a contribuir em uma ampla variedade
de atividades, desde a saúde até a proteção
ambiental, da reconstrução de cidades ao
entretenimento do público em geral.
• Essa gama de atividades certamente tem reflexos
na biblioteca universitária, especialmente no
acervo e na provisão de produtos e serviços.
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O maior desafio
• No caso da biblioteca universitária, é necessário
examinar as enormes possibilidades do futuro e
entender que o desafio mais crítico será remover
os obstáculos que a impedem de responder às
necessidades de uma clientela em mudança,
transformar os processos e estruturas
administrativas que caducaram e questionar as
premissas existentes.
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A escolha
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REFERÊNCIAS
• ANSOFF, H. I.; DECLERCK, R. P.; HAYES, R. L. Do Planejamento Estratégico à Administração Estratégica. São Paulo: Atlas, 1990.
• ANSOFF, H. Igor; McDONNELL, Edward J. Implantando a Administração Estratégica. São Paulo: Atlas, 1993.
• BARBALHO, Célia R. S.; BERAQUET, Vera S. M. Planejamento Estratégico para Unidades de Informação. São Paulo: Pólis, APB, 1995.
• CRAIG, James; GRANT, Robert. Gerenciamento Estratégico. São Paulo: Littera Mundi, 1999.
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REFERÊNCIAS
• GIANESI, Irineu G.N.; CORRÊA, Henrique Luiz. Administração Estratégica de Serviços. São Paulo: Atlas, 1994.
• HARTMANN, Luiz Fernando. Planejamento Estratégico. 8. ed. Lajeado: Grafocem, 2003.
• TARAPANOFF, Kira. Técnicas para Tomada de Decisão nos Sistemas de Informação. Brasília: Thesaurus, 1995.
• TIFFANY, Paul. Planejamento Estratégico. Rio de Janeiro: Campus, 1999. (Para Dummies)