PLANEACION ORGANIZACIONAL

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PLANEACION ORGANIZACIONAL

Verónica Falconí Ausay

UMET

Carrera de Sistemas e Informática

Quito, Julio 2011



Planeación Organizacional

MISIÓN/VISIÓN

OBJETIVOSOBJETIVOSMETASMETASDESAFÍOSDESAFÍOS

Factores CríticosFactores CríticosDeDeÉxitoÉxito

ESTRATEGIASESTRATEGIASTÁCTICASTÁCTICASOPERACIONESOPERACIONES

PlanesPlanesProgramasProgramasRecursosRecursos

EL QUÉ EL CÓMO



Tipos de Planeación

CORTO PLAZOCORTO PLAZOOPERATIVOOPERATIVODESAFÍOSDESAFÍOS

MEDIANO PLAZOMEDIANO PLAZOTÁCTICOTÁCTICOMETASMETAS

LARGO PLAZOLARGO PLAZOESTRATÉGICOESTRATÉGICOOBJETIVOSOBJETIVOS

HORIZONTEHORIZONTENIVEL DENIVEL DEPLANIFICACIÓNPLANIFICACIÓNPROPÓSITOPROPÓSITO



Identificación de Necesidades deInformación

MISION / VISIÓNMISION / VISIÓN

DEDE

LA EMPRESALA EMPRESA

OBJETIVOS DEOBJETIVOS DELA EMPRESALA EMPRESA

OBJETIVOS DELOBJETIVOS DELAREA FUNCIONALAREA FUNCIONAL

METASMETAS

DESAFÍOSDESAFÍOS

FACTORESFACTORES

CRÍTICOS DECRÍTICOS DE

ÉXITOÉXITO

PROBLEMASPROBLEMAS

NECESIDADESNECESIDADES

DEDE

INFORMACIÓNINFORMACIÓN



EL PLAN ESTRATÉGICO INFORMÁTICO



Introducción� La elaboración de un Plan Estratégico

Informático, parte de la identificación y análisisde las estrategias corporativas.

�

Luego, sobre la base de la estrategiacorporativa, se aplica un análisis metódico delos requerimientos de información.

� Esto permite desarrollar un modelo de

Arquitectura Empresarial capaz de optimizar lossistemas actuales y mejorar las capacidadesfuturas.



Plan Informático (1)

1. Propósito del Plan Informático

± Resumen ejecutivo

±

Visión general del plan2. Plan Estratégico Institucional:

± Situación actual

± Ambientes cambiantes

± Nuevas metas organizacionales




3. Sistemas Informáticos Actuales: ± Principales sistemas en operación

± Capacidad actual: HW, SW, Bases de Datos,

Redes, Personal ± Limitaciones actuales

4. Nuevos Requerimientos Informáticos: ±

Demandas anticipadas de información ± Nuevos sistemas informáticos

± Nuevas capacidades: HW, SW, Bases de Datos,Redes, Personal




5. Estrategia Administrativa: ± Plan de adquisiciones ± Metas ± Realineamiento organizacional ± Reorganizaciones internas ± Controles administrativos ± Capacitación de personal ± Estrategia de personal.

6. Plan de Implantación: ± Efectos sobre la cultura organizacional ± Dificultades previstas ± Etapas de ejecución




7. Requerimientos Presupuestarios

± Presupuesto requerido

±

Análisis financiero del proyecto (CostoTotal dePropiedad)

± Fuentes de financiamiento

± Ciclo de adquisiciones o contratación



Ejecución del Plan Estratégico Informático

� En este contexto, el principal factor clave deéxito, es el compromiso total permanente delnivel directivo en la implantación y

mantenimiento del sistema de información yde las tecnología asociadas.

� El Plan puede ejecutarse mediante: ±

Administración propia ± Tercerización (Outsourcing)

± Administración propia y apoyo puntual externo



GERENCIA EMPRESARIAL



GERENCIA

� Es un cargo que ocupa el director de unaempresa lo cual tiene dentro de sus múltiplesfunciones, representar a la sociedad frente a

terceros y coordinar todos los recursos a travésdel proceso de planeamiento, organizacióndirección y control a fin de lograr objetivosestablecidos.



LA NECESIDAD DE LA GERENCIA� En una empresa siempre se da la necesidad de

una buena gerencia y para ello se nos hacenecesario la formulación de dos tipos de

preguntas claves:¿Por qué y cuándo la gerencia es necesaria?

� La gerencia es responsable del éxito o el

fracaso de un negocio. La afirmación de que lagerencia es responsable del éxito o el fracasode un negocio nos dice por qué necesitamosuna gerencia, pero no nos indica cuándo ella es

requerida.



LA NECESIDAD DE LA GERENCIA� Siempre que algunos individuos formen un

grupo, el cual, por definición, consiste de másde una persona, y tal grupo tiene un objetivo,

se hace necesario, para el grupo, trabajarunidos a fin de lograr dicho objetivo.

� Los integrantes del grupo deben subordinar,hasta cierto punto, sus deseos individuales paraalcanzar las metas del grupo, y la gerencia debeproveer liderato, dirección y coordinación deesfuerzos para la acción del grupo.



LA NECESIDAD DE LA GERENCIA� De esta manera, la cuestión cuándo se contesta

al establecer que la gerencia es requeridasiempre que haya un grupo de individuos con

objetivos determinados.



FUNCIONES DE LA GERENCIA� Un gerente puede (y de hecho lo hace con

frecuencia) ejecutar simultáneamente, o almenos en forma continuada, todas o algunas

de las siguientes cuatro funciones: ± Planeamiento, organización, dirección y control.



FUNCIONES DE LA GERENCIA� Planeamiento

� Una vez que los objetivos han sidodeterminados, los medios necesarios para

lograr estos objetivos son presentados comoplanes. Los planes de una organizacióndetermina su curso y proveen una base paraestimar el grado de éxito probable en elcumplimiento de sus objetivos.



FUNCIONES DE LA GERENCIA� Planeamiento

� Los planes se preparan para actividades querequieren poco tiempo, años a veces, para

completarse, así como también son necesariospara proyectos a corto plazo.



FUNCIONES DE LA GERENCIA� Organización

� Para poder llevar a la práctica y ejecutar losplanes, una vez que estos han sido preparados,

es necesario crear una organización. Es funciónde la gerencia determinar el tipo deorganización requerido para llevar adelante larealización de los planes que se hayanelaborado.



FUNCIONES DE LA GERENCIA� Di r ección

� Esta tercera función gerencial envuelve losconceptos de motivación, liderato, guía,

estímulo y actuación. A pesar de que cada unode estos términos tiene una connotacióndiferente, todos ellos indican claramente queesta función gerencial tiene que ver con losfactores humanos de una organización.



FUNCIONES DE LA GERENCIA� C ont r ol

� Su propósito, inmediato es medir,cualitativamente y cuantitativamente la

ejecución en relación con los patrones deactuación y, como resultado de estacomparación, determinar si es necesario tomaracción correctiva o remediar que encauce laejecución en línea con lar normas establecidas.



TIPOS DE GERENCIA

� En la gerencia existen cuatro tipos los cualesson:

� La Gerencia Patrimonial

± Este tipo de gerencia es aquella que en lapropiedad, los puestos principales de formulaciónde principios de acción y una proporción

significativa de otros cargos superiores de la jerarquía son retenidos por miembros de unafamilia extensa.



TIPOS DE GERENCIA

� La Gerencia Política

± La gerencia política es menos común y al igual quela dirección patrimonial, sus posibilidades de

supervivencia son débiles en las sociedadesindustrializantes modernas, ella existe cuando lapropiedad, en altos cargos decisivos y los puestosadministrativos claves están asignados sobre la

base de la afiliación y de las lealtades políticas.



TIPOS DE GERENCIA

� La Gerencia Participativa

± Los individuos podían combinar sus diversostalentos para lograr algo mayor.

± La administración era "el arte de hacer las cosasmediante personas".(Follet)



TIPOS DE GERENCIA

� La Gerencia por Objetivos

± La gerencia por objetivos se define como el puntofinal (o meta) hacia el cual la gerencia dirige sus

esfuerzos. El establecimiento de un objetivo es enefecto, la determinación de un propósito, y cuandose aplica a una organización empresaria, seconvierte en el establecimiento de la razón de su

existencia.



TIPOS DE GERENCIA

� Características de Administración por

Objetivos

± Las ventajas principales que tiene un buen

programa de objetivos están en que dan claridadsobre las expectativas del trabajo a todos losniveles de la empresa, permiten una gerenciaparticipativa, pueden inducir motivación y

compromiso del personal con los objetivos,representan una planeación por parte de losejecutivos de línea en lugar de hacerla por unseparado grupo staff, y resultan en la integración dela estrategia.



CUADRO DE MANDO INTEGRAL



El Cuadro de Mando Integral

(Balanced Score Card)� Forma integrada, balanceada y estratégica demedir el progreso actual y suministrar ladirección futura de la organización, que

permitirá convertir la visión en acción, pormedio de un conjunto coherente de objetivos,indicadores e iniciativas, agrupados enperspectivas.

� El CMI es más que un sistema de indicadoresoperativos o tácticos. Es un sistema deadministración estratégico.



EL CMI

Visión VisiónyyEstrategiaEstrategia

Procesos InternosProcesos Internosdel Negociodel Negocio

¿En qué procesos¿En qué procesosinternos tenemosinternos tenemosque ser excelentes?que ser excelentes?

Aprendizaje y Aprendizaje yDesarrolloDesarrollo

¿Cómo se puede¿Cómo se puedesostener la habilidadsostener la habilidadpara cambiar ypara cambiar ymejorar?mejorar?

PerspectivaPerspectivaOrientada al ClienteOrientada al Cliente

¿Cuál debe ser¿Cuál debe sernuestra imagennuestra imagenhacia el cliente?hacia el cliente?

PerspectivaPerspectivaFinancieraFinanciera

¿Cuál debe ser¿Cuál debe sernuestra imagennuestra imagenhacia loshacia losaccionistas?accionistas?



E emp o e un CMI(Mapa de Enlaces)

PerspectivaPerspectivadede

Aprendizaje Aprendizaje

ProcesosProcesosInternosInternos

ClaveClave

PerspectivaPerspectiva

del Clientedel Cliente

PerspectivaPerspectivaFinancieraFinanciera

Entender Entender

NecesidadesNecesidades

del Clientedel Cliente

Diseñar Diseñar

Soluciones paraSoluciones para

el Clienteel Cliente

Dar mejor Dar mejor

servicio alservicio al

clientecliente

Mejorar Mejorar

CompetenciasCompetencias

Mejorar ambienteMejorar ambiente

de trabajode trabajo

Incrementar Incrementar

efectividad delefectividad del

personalpersonal

Generar Generar

confianza en elconfianza en el

clientecliente

Maximizar elMaximizar elValor AgregadoValor Agregado



Ejemplo de un CMIOBJETIVOSOBJETIVOS INDICADORESINDICADORES

METASMETASINICIATIVASINICIATIVAS

2003 2004 2005FINANCIEROSFINANCIEROS

Maximizar valor

agregado

Valor de las acciones

ROI 7% 9% 12% Gerencia de Activos

CLIENTECLIENTE

Generar confianza en el

cliente

Satisfacción y retención del

cliente 60% 65% 80%

Programas de seguimiento y

atención ágil al cliente

PROCESOS INTERNOSPROCESOS INTERNOS

Entender necesidades Nuevos productos 2 4 6 Programa de mercadeo

Diseñar soluciones Ciclo de desarrollo 120 90 60 Programa soluciones integrales

Dar mejor servicio Costos unitario menores -5% -8% -10% Programa JIT

APR

ENDIZAJE AP

RENDIZA

JE

Efectividad del personal Ingresos por empleado 6000 7000 8000

Mejor ambiente de

trabajo Satisfacción del empleado Programa Mejor Empleado

Desarrollo de

competencias

Indicadores de formación

profesional Programa de autoaprendizaje



Planeación EstratégicaPlaneación EstratégicaMejoramientoMejoramientoy Toma dey Toma deDecisionesDecisiones

ProyectosProyectos

Sistema de Control de Gestión

ObjetivosObjetivos

IndicadoresIndicadores

MetasMetasMediciónMedición

Evaluación delEvaluación delSistemaSistema

CMICMI

SistemaSistemade Controlde Controlde Gestiónde Gestión



Escuela Politécnica Nacional -Quito, Abril 2005

Características del CMI



DiseñoDiseño de una estrategiaempresarial

consistente y transparente.EstablecerEstablecerMétricas eMétricas eIndicadoresIndicadores

Comunicación de laestrategia

Como implementar un CMI

Diferenciar entrelos objetivosestructurales

respectode losorganizacionalesCoordinaciónCoordinación

De objetivosDe objetivos

Trasladar losTrasladar losObjetivos aObjetivos aPresupuestosPresupuestos

Cuadro deCuadro deMandoMando

IntegralIntegral



Decide Soft para CMI

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HABITOS PARA ALCANZAR LA

EFECTIVIDAD� Sin importar el número de personas a tu cargo,

si quieres realizar cambios que conllevenmayores niveles de bienestar y rendimiento en

el grupo y la empresa, lo primero que debes ypuedes hacer es mejorarte a ti mismo.

± Componentes del Hábito

±Conocimiento: Indica qué hacer y por qué.

± Habilidad: enseña a hacer las cosas.

± Actitud: es la motivación, las ganas de hacer lascosas.




EFECTIVIDAD1. SER PROACTIVO

� Una persona proactiva no culpa a los demáspor lo que le está pasando, es consciente deque fueron sus decisiones las que la llevarondonde está pero no se queda en el simplereconocimiento de sus acciones, tiene el poder

para decir "estoy aquí por las decisiones quetomé, pero mañana quiero estar allá".




EFECTIVIDAD2. EMPEZAR CON EL FINAL EN MENTE

� Si empezamos cada día de nuestras vidas sabiendo loque queremos hacer y hacia dónde nos dirigimos,

seguro que llegaremos al liderazgo personal.� Para desarrollar este hábito existe una herramienta

fundamental LA MISIÓN PERSONAL, que es unadeclaración basada en nuestros principio y valores, de

manera que nos permita tomar decisiones derivadasde ellos.




EFECTIVIDAD3. PONER PRIMERO LO PRIMERO

� Una vez que se han desarrollado los 2 primeroshábitos se está en posición de implementar el tercero:

Priorizar .� Casi toda la gente está en la búsqueda de organizar el

tiempo, pero casi nadie se preocupa por organizar susprioridades, lo cual resulta siempre más efectivo.




EFECTIVIDAD4. PENSAR GANAR / GANAR

� La cultura en la que vivimos está enmarcada en elconcepto de yo gano-tu pierdes.

� En la cabeza tenemos instalado el chip de lacompetencia en lugar del chip de la colaboración.




EFECTIVIDAD5. ANTES QUE BUSCAR SER COMPRENDIDO,

COMPRENDER.

� consiste en aprender a escuchar, en entender alos demás desde su propia perspectiva, silogramos desarrollar este hábito podremos nosólo evitar problemas interpersonales, sino

adelantar con más agilidad los procesos consoluciones GANAR/GANAR.




EFECTIVIDAD6. SINERGIZAR

� EL TODO ES MÁS Q UE LA SUMA DE SUSPARTES, eso significa la sinergia. La creación deeste hábito requiere del trabajo en equipo, elcual, cuando se basa en la confianza y en losprincipios, genera creatividad, innovación y

efectividad.




EFECTIVIDAD7. AFILAR LA SIERRA

� El desarrollo de este hábito se da cuandosomos capaces de hacer mantenimientos einnovaciones benéficas a los demás hábitos.

� En resumen los 7 principios para alcanzar laefectividad:

1. Toma de conciencia, visión personal y responsabilidad2. Liderazgo, Misión y Visión

3. Administración del tiempo y priorización




EFECTIVIDAD4. Beneficio mutuo

5. Comunicación efectiva

6. Cooperación creativa

7. Mejoramiento continuo

� Desarrollar estos hábitos requiere de inversión, detiempo y de ganas, lo más posible es que nosenfrentemos a nosotros mismos, pero comenzandopor el principio, siendo proactivos, habremos dado unprimer gran paso para alcanzar la efectividad.

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