Plan van Aanpak voor Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke ......erfgoed kunnen aanbrengen en een...

15
Plan van Aanpak voor H7 Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers Onderzoek naar de landelijke omvang van de problematiek en het ontwikkelen van hulpmiddelen voor de gereedschapskist Datum voltooid: 22-01-2020 Auteur: Niels Komen Versie: 1.1 (publieksversie zonder begroting) Status: Definitief

Transcript of Plan van Aanpak voor Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke ......erfgoed kunnen aanbrengen en een...

Page 1: Plan van Aanpak voor Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke ......erfgoed kunnen aanbrengen en een stappenplan kunnen volgen om dit veilig te stellen. Er een voorstel komt voor het opzetten

Plan van Aanpak voor

H7

Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers Onderzoek naar de landelijke omvang van de problematiek en het ontwikkelen

van hulpmiddelen voor de gereedschapskist

Datum voltooid: 22-01-2020

Auteur: Niels Komen

Versie: 1.1 (publieksversie zonder begroting)

Status: Definitief

Page 2: Plan van Aanpak voor Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke ......erfgoed kunnen aanbrengen en een stappenplan kunnen volgen om dit veilig te stellen. Er een voorstel komt voor het opzetten

H7- Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers

1

Documenthistorie

Revisies

Versie Status Datum Wijzigingen

0.1 Concept 19-2-2019 Eerste versie

0.2 Concept 27-2-2018 Aanpassingen en verduidelijkingen n.a.v. opmerkingen

van Walter Swagemakers, Frans Neggers, Barbara

Sierman, Johan van der Knijff, Gaby Wijers en Marjon

van Schendel.

0.3 Concept 9-5-2019 Aanpassingen n.a.v. Domeingroep Houdbaar en

Klankbordgroep

1.0 Definitief 11-10-2019 wijziging in begroting

1.1 Aanpassing wegens

herstart project en

feedback ICTU

22-01-2020 Wijziging scope en fasering project, tekstuele

wijzigingen

Distributie

Dit document is verstuurd aan:

Versie Datum

verzending

Naam Functie

0.1 19-2-2019 Projecteam

Marcel Ras

Domeinmanager Houdbaar

0.2 27-2-2019 Projecteam

Marcel Ras

Domeinmanager Houdbaar

0.3 9-5-2019 Klankbordgroep

Domeingroep Houdbaar

Page 3: Plan van Aanpak voor Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke ......erfgoed kunnen aanbrengen en een stappenplan kunnen volgen om dit veilig te stellen. Er een voorstel komt voor het opzetten

H7- Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers

2

1.0 11-10-2019 Klankbordgroep

Domeingroep Houdbaar

1.1 22-01-2020 Marcel Ras

Jeffrey van der Hoeven

Klankbordgroep

Domeinmanager Houdbaar

Sponsor project

Page 4: Plan van Aanpak voor Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke ......erfgoed kunnen aanbrengen en een stappenplan kunnen volgen om dit veilig te stellen. Er een voorstel komt voor het opzetten

H7- Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers

3

1 Inleiding en achtergrond 4

2 Projectdefinitie 6

2.1 Fasering 6

2.2 Doelstellingen 6

2.3 Resultaten 7

2.4 Projectaanpak 7

2.5 Scope 7

2.6 Producten 8

2.7 Uitsluitingen 9

2.8 Relaties en afhankelijkheden 10

2.9 Uitgangspunten 11

2.10 Risico’s 11

3 Projectorganisatiestructuur 12

Bijlages 13

Bijlage A: Kwaliteitsplan 13

Bijlage B: Planning 14

Page 5: Plan van Aanpak voor Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke ......erfgoed kunnen aanbrengen en een stappenplan kunnen volgen om dit veilig te stellen. Er een voorstel komt voor het opzetten

H7- Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers

4

1 Inleiding en achtergrond

Inleiding

Het doel van dit document is om duidelijkheid te geven hoe vanuit NDE invulling gegeven wordt aan de

verschillende onderdelen van de intensiveringsopdracht vanuit OC&W, zoals beschreven in het Programmaplan

Intensivering NDE 2019-2020. Dit project is onderdeel van Projectfiche 3: Generieke voorzieningen Houdbaar. Het

voorliggende ‘plan van aanpak H7 – Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers’ geeft richting aan de uitvoering

van dit project.

Problematiek bedreigd erfgoed op fysieke dragers

Veel erfgoedinstellingen hebben digitale collecties die opgeslagen zijn op fysieke dragers op de plank liggen. Deze

collecties kunnen onder anderen bestaan uit digitaal geboren materiaal dat geleverd is op een fysieke drager of uit

gedigitaliseerd materiaal dat opgeslagen is op een fysieke drager. Ook krijgen veel instellingen nog met regelmaat

nieuwe collecties op fysieke dragers aangeleverd. Regelmatig kennen deze collecties geen analoge tegenhanger,

waardoor het voortbestaan van deze collecties volledig afhankelijk is van de drager.

Digitale informatie die opgeslagen is op magnetische, optische en solid-state dragers, zoals floppies, cd-rom’s en

USB-sticks, werd in november 2017 en ook in de 2019 review aangemerkt als Critically Endangered door de Bit List

Jury van The Digital Preservation Coalition. Het risico op verlies van deze informatie is zeer groot, en wanneer er

sprake is van verzwarende omstandigheden kan deze zelfs beschouwd worden als Practically Extinct: praktisch

uitgestorven. Dit is bijvoorbeeld het geval als er sprake is van afhankelijkheden met verouderde hardware, een

gebrek aan verversingsstrategieën en ongeschikte bewaaromstandigheden.12

De ‘Trendmonitor Audiovisuele Collecties in Nederland’ van het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid laat zien

dat de problematiek rond deze bedreigde collecties groeit3. In de trendmonitor wordt geschat dat alleen al

200.000 fysieke beeld- en geluidsdragers binnen erfgoedinstellingen urgent moet worden gedigitaliseerd4. Omdat

er tot nu toe alleen maar onderzoek is gedaan naar AV collecties, is de omvang van de totale problematiek binnen

erfgoedinstellingen niet duidelijk. Hiervoor is verder onderzoek nodig.

Niet iedere erfgoedinstelling met fysieke dragers in haar collectie beschikt over de benodigde middelen (kennis,

hard- en software) om de informatie die erop staat veilig te stellen5. Ook zijn erfgoedinstellingen zich vaak niet

bewust van de problematiek. Dit speelt met name bij kleinere erfgoedinstellingen6. Deze instellingen moeten

bewust worden gemaakt van de problematiek en in staat worden gesteld om de juiste stappen te nemen om deze

1 https://www.dpconline.org/our-work/bit-list/critically-endangered 2 https://www.extremetech.com/computing/170748-how-long-do-hard-drives-actually-live-for 3 https://publications.beeldengeluid.nl/pub/432/ en https://publications.beeldengeluid.nl/pub/614/ 4 https://publications.beeldengeluid.nl/pub/614/ p.38 5 https://publications.beeldengeluid.nl/pub/614/ p.38 6 https://publications.beeldengeluid.nl/pub/432/ p.32

Page 6: Plan van Aanpak voor Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke ......erfgoed kunnen aanbrengen en een stappenplan kunnen volgen om dit veilig te stellen. Er een voorstel komt voor het opzetten

H7- Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers

5

bedreigde collecties veilig te stellen; van identificatie en inventarisatie van de dragers tot de duurzame opslag en

toegankelijkheid van de informatie die er op staat. De trendmonitor laat zien dat instellingen behoefte hebben aan

een landelijke aanpak, bijvoorbeeld via een collectieve aanbesteding voor digitalisering7.

Het project bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers gaat onderzoek doen naar de omvang van de hierboven

beschreven problematiek en geeft erfgoedstellingen concrete middelen om het probleem aan te pakken.

Leeswijzer

Dit projectplan beschrijft de inspanningen vanuit het oogpunt van NDE. Een van de onderdelen van de

intensiveringsinspanningen betreft het deelnemen aan projecten die vanuit erfgoedinstellingen geïnitieerd

worden. In dat geval zal het betreffende project een eigen plan van aanpak hebben. Dit projectplan beschrijft in

dergelijke gevallen alleen de NDE activiteiten, -producten, -planning en -kosten. Hiermee ontstaat inzicht voor de

subsidiegever over de door NDE uitgevoerde werkzaamheden.

Achtergrond

Vanuit OC&W heeft het Netwerk Digitaal Erfgoed de opdracht gekregen om de dienstverlening van het NDE te

intensiveren zodat ook de collecties van kleinere instellingen duurzaam digitaal beschikbaar komen door

voorzieningen die ontwikkeld zijn in het netwerk. De intensivering richt zich op het ontwikkelen van generieke

voorzieningen en het vergroten van de deskundigheid voor het zichtbaar, bruikbaar en houdbaar maken van

digitaal erfgoed.

7 https://publications.beeldengeluid.nl/pub/614/ p.34

Page 7: Plan van Aanpak voor Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke ......erfgoed kunnen aanbrengen en een stappenplan kunnen volgen om dit veilig te stellen. Er een voorstel komt voor het opzetten

H7- Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers

6

2 Projectdefinitie

2.1 Fasering

De uitvoering van het project vindt plaats tijdens de intensiveringsperiode (2019-2020) en is opgedeeld in twee

fases. In de eerste fase (eerste helft 2020) wordt de problematiek rond collecties op fysiek dragers in kaart

gebracht en het bewustzijn van de instellingen in het netwerk op dit gebied vergroot. Afhankelijk van de aard van

de problematiek wordt in de tweede fase (tweede helft 2020) een passend hulpmiddel ontwikkeld voor de

gereedschapskist van generieke voorzieningen. Erfgoedinstellingen kunnen deze hulpmiddelen gebruiken om zelf

aan de slag te gaan met het veilig stellen van hun bedreigde digitale collecties op fysieke dragers. Ook wordt er

een voorstel gedaan voor een landelijke aanpak voor het veiligstellen van de bedreigde collecties.

Hiermee ligt dit project in het verlengde van het papierconserveringsprogramma Metamorfoze, dat eenzelfde

doelstelling had met het oog op bedreigd papieren erfgoed.

2.2 Doelstellingen

In fase 1 van het project bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers willen we, zoals beschreven in het

intensiveringsplan en de Nationale Strategie, realiseren dat:

● Het bezit aan fysieke dragers in de collecties van Nederlandse Erfgoedinstellingen op een globaal niveau is

geïnventariseerd. D.w.z. dat op hoofdlijnen duidelijk is welke typen dragers voorkomen en in welke

aantallen deze voorkomen;

● Er een eerste overzicht is van instellingen die expertise en/of hardware in huis hebben op het gebied van

het veiligstellen van collecties op fysieke dragers;

● Er in het kort een aantal aansprekende voorbeelden beschreven is van bedreigde collecties op fysieke

dragers. Deze voorbeelden dienen om de problematiek voor de erfgoedwereld concreter te maken en

deze beter onder de aandacht te kunnen brengen;

● De problematiek rond digitale collecties op fysieke dragers op basis van de bovenstaande inventarisaties,

aangevuld met verdiepende gesprekken, is onderzocht, beschreven en gedeeld met het Netwerk. Dit

dient als fundament voor de vervolgstappen van dit project.

Uitgangspunt van dit project is dat het bewustzijnsniveau van problematiek rond digitale collecties op fysieke

dragers bij Nederlandse erfgoedinstellingen niet overal even hoog is. Alle communicatieactiviteiten rond de

inventarisatie en het delen van de resultaten hebben daarom mede als doel dit bewustzijn te vergroten.

In fase 2 van het project willen we realiseren dat:

De gereedschapskist van generieke voorzieningen wordt aangevuld met de volgende hulpmiddelen:

o Een schade-atlas waarmee erfgoedinstellingen binnen hun collecties risico’s van bedreigd digitaal

erfgoed op fysieke dragers kunnen inventariseren;

Page 8: Plan van Aanpak voor Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke ......erfgoed kunnen aanbrengen en een stappenplan kunnen volgen om dit veilig te stellen. Er een voorstel komt voor het opzetten

H7- Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers

7

o Een handreiking opstellen waarmee erfgoedinstellingen prioritering in hun bedreigd digitaal

erfgoed kunnen aanbrengen en een stappenplan kunnen volgen om dit veilig te stellen.

Er een voorstel komt voor het opzetten van een landelijke programma om bedreigd digitaal erfgoed op

fysieke dragers veilig te stellen. Bijvoorbeeld door aan te sluiten bij het nationale programma

Metamorfoze.

2.3 Resultaten

Deze doelen worden gerealiseerd om zo de zichtbaarheid, bruikbaarheid en houdbaarheid van erfgoedcollecties te

verbeteren en tevens de deskundigheid van de medewerkers van de erfgoedinstellingen te vergroten.

2.4 Projectaanpak

Bij het uitvoeren van de werkzaamheden wordt een aantal standaarden gehanteerd met betrekking tot de aanpak:

● Er wordt zoveel mogelijk iteratief gewerkt

● De werkzaamheden worden in het kader van deskundigheidsbevordering zo ingericht dat de

medewerkers van de erfgoedinstelling zoveel mogelijk zelf kunnen gaan doen en zelf in staat zijn voort te

borduren op de ingeslagen weg, zowel voor beheer als voor verder ontwikkelen.

● Er wordt, daar waar relevant, gewerkt via de bestaande communicatie van de instellingen met de

leveranciers, zoals de diverse gebruikersgroepen en overlegstructuren.

Project specifiek: Als middel om het onderzoek uit te voeren zal een survey worden uitgezet onder

erfgoedinstellingen. Volgens het NDE kent Nederland in totaal 1400 erfgoedinstellingen8. Er zijn vijf nationale

instellingen die de rol van knooppunt vervullen binnen het NDE9. Ieder knooppunt vertegenwoordigt een type

erfgoedinstelling. De survey wordt bij instellingen van ieder type uitgezet. De uitkomsten van de survey moeten op

een globaal niveau de problematiek bij instellingen binnen een knooppunt weergeven. Er wordt niet gestreefd

naar een volledig beeld. De (persoons)gegevens die in het kader van dit onderzoek verzameld worden, zullen met

uiterste zorgvuldigheid conform AVG eisen behandeld worden en niet gebruikt worden voor andere doeleinden.

2.5 Scope

De scope van het project valt uiteen in een aantal onderdelen:

1. Het in kaart brengen van bestaande kennis en projecten over het veiligstellen van informatie op fysieke

dragers;

2. Het middels een survey inventariseren van dragers, hardware en expertise bij Nederlandse

erfgoedinstellingen, waarbij o.a. gevraagd wordt naar type en aantallen dragers, bezit van hardware en

aanwezigheid van expertise. Daarnaast wordt gevraagd naar de specifieke collecties die, naar inschatting

van de instelling zelf, gevaar lopen omdat deze opgeslagen zijn op fysieke dragers ;

8 https://www.netwerkdigitaalerfgoed.nl/over-het-netwerk/partners/nationaal/ 9 https://www.netwerkdigitaalerfgoed.nl/over-het-netwerk/netwerkstructuur/

Page 9: Plan van Aanpak voor Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke ......erfgoed kunnen aanbrengen en een stappenplan kunnen volgen om dit veilig te stellen. Er een voorstel komt voor het opzetten

H7- Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers

8

3. Het verwerken van de resultaten van 1 en 2 in een rapportage, waarin de problematiek wordt

omschreven;

4. Het, op basis van 1, 2 en 3, ontwikkelen van generieke hulpmiddelen voor de gereedschapskist;

5. Voorstel voor het opzetten van een landelijk programma voor het veiligstellen van digitaal erfgoed op

fysieke dragers.

2.6 Producten

Binnen het project (en onder verantwoordelijkheid van dit project) worden de volgende producten opgeleverd:

10 https://www.den.nl/uploads/5d5ea42574e355650d22d0ea8eeadf63d6ccfcdb5a01a.pdf 11 https://publications.beeldengeluid.nl/pub/432/ en https://publications.beeldengeluid.nl/pub/614/ 12 https://www.lkca.nl/informatiebank/onderzoek-stand-van-zaken-digitale-toegankelijkheid-en-gebruik-nederlands-erfgoed 13 https://www.dpconline.org/our-work/bit-list/critically-endangered 14 https://www.dpconline.org/

# Producten fase 1: Door: Planning (2020):

1 Inventarisatie bestaande kennis en projecten,

waaronder:

Enumerate / De Digitale Feiten 2016-

2017; DEN10

Trendmonitor Audiovisuele Collecties in

Nederland; Beeld en Geluid11

Onderzoek stand van zaken digitale

toegankelijkheid en gebruik Nederlands

erfgoed; KWINK Groep12

Bit List Jury van The Digital Preservation

Coalition13

Raadplegen de internationale community

van de Digital Preservation Coalition14

Bureauonderzoek:

KB

Q1-Q2

2 Inventarisatie onder erfgoedinstellingen van:

● Dragers (typen, aantallen)

● Hardware

● Expertise

● Kennis over de inhoud van de dragers (in

hoeverre deze over het algemeen

aanwezig is)

Informatiebehoefte:

KB i.o.m.

klankbordgroep

Communicatie:

NDE

Q1: opstellen

vragenlijst

Eind Q1/begin Q2:

inventarisatie

Page 10: Plan van Aanpak voor Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke ......erfgoed kunnen aanbrengen en een stappenplan kunnen volgen om dit veilig te stellen. Er een voorstel komt voor het opzetten

H7- Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers

9

2.7 Uitsluitingen

Buiten scope van dit project valt:

● Het actief veiligstellen van collecties;

● Advies over de uiteindelijke beschikbaarstelling van veiliggestelde collecties, waarbij aangetekend wordt

dat in adviezen m.b.t. het proces van veiligstellen altijd gemeld zal worden dat de duurzame toegang

hierin altijd een rol speelt.

Bedreigde collecties (optionele vraag) Vragenlijst en

rapportage: NDE

Q2: rapportage

3 Uitwerking en beschrijving problematiek o.b.v.

inventarisaties en verdiepende gesprekken

(rapportage)

Rapportage:

NDE

Delen resultaat:

NDE

Q2

# Producten fase 2: Door: Planning (2020):

4 Ontwikkelen van hulpmiddelen voor de

gereedschapskist:

Een schade-atlas waarmee

erfgoedinstellingen binnen hun collecties

risico’s van bedreigd digitaal erfgoed op

fysieke dragers kunnen inventariseren

Een handreiking waarmee

erfgoedinstellingen prioritering in hun

bedreigd digitaal erfgoed kunnen

aanbrengen en een stappenplan kunnen

volgen om de informatie veilig te stellen.

Voorstel voor het opzetten van een landelijk

programma voor het veiligstellen van digitaal

erfgoed op fysieke dragers

Inhoudelijk:

Klankbordgroep

Opstellen

hulpmiddelen:

NDE

Q3 en Q4

5 [wanneer gepast] Communicatie-uitingen/acties

t.b.v. bewustwording. Bijvoorbeeld: blog, artikel,

webinar, etc.

Inhoudelijk: N.t.b.

Communicatie: NDE

Start Q1 tot einde

project

Page 11: Plan van Aanpak voor Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke ......erfgoed kunnen aanbrengen en een stappenplan kunnen volgen om dit veilig te stellen. Er een voorstel komt voor het opzetten

H7- Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers

10

Buiten scope geplaatste onderdelen kunnen alleen nog worden meegenomen als dit door de opdrachtgever als

afwijking op het project is goedgekeurd.

2.8 Relaties en afhankelijkheden

Het project Landelijke aanpak veiligstellen bedreigde digitale collecties of fysieke dragers heeft een relatie met:

● Gereedschapskist

Hulpmiddelen die is fase 2 van dit project ontwikkeld worden zullen onderdeel worden van de

gereedschapskist van generieke voorzieningen.

● Deskundigheidsbevordering

Kennis die opgedaan wordt in dit project moet doormiddel van het Netwerk van Ondersteuning

terechtkomen bij kleinere instelling.

● Knooppunten

○ Sectorale Knooppunten

Leveren expertise/kennis/(inter)nationale contacten en maken onderdeel uit van de

klankbordgroep

○ Provinciale en Thematische knooppunten

Worden gebruikt om kleinere instellingen te betrekken, bijvoorbeeld om ze te attenderen op de

inventarisatie

● projecten binnen het Domein Houdbaar

○ H4 Softwarearchivering

Dragers zijn vaak afhankelijk van specifieke softwareconfiguraties die eventueel middels emulatie

beschikbaar zijn

○ H10 Bijdrage aan gereedschapskist

Output van dit project kan worden opgenomen in best practices voor de gereedschapskist

○ H14 Leren Preserveren

Bevindingen van dit project kunnen worden toegevoegd aan de cursusstof voor Leren Preserveren

Relaties buiten NDE

● Het programma Metamorfoze dient voor dit project als inspiratiebron omdat dit project naast het digitale

ook het fysieke als onderwerp heeft. Gedurende het project wordt bekeken op welke vlakken er

eventueel samengewerkt kan worden;

● Veel expertise en kennis zal aanwezig zijn bij hobbyisten. Gedurende het project wordt geprobeerd om,

waar nodig, deze kennis te benutten;

● Omdat de problematiek zich niet beperkt tot de erfgoedsector zullen ook wetenschappelijke bibliotheken

benaderd worden tijdens de inventarisatie.

Uitvoering van het project en/of de implementatie van resultaten en producten kan worden belemmerd door:

● Onvoldoende respons in de inventarisatiefase, waardoor een incompleet beeld ontstaat van de

problematiek.

Page 12: Plan van Aanpak voor Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke ......erfgoed kunnen aanbrengen en een stappenplan kunnen volgen om dit veilig te stellen. Er een voorstel komt voor het opzetten

H7- Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers

11

2.9 Uitgangspunten

Binnen dit project zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:

● Er wordt gewerkt volgens de DERA 2.0 (daar waar dat relevant is voor dit project)

● Projecten zijn altijd samenwerkingsprojecten waar meerdere instellingen bij betrokken zijn;

● Resultaten zijn aantoonbaar sectoroverstijgend en leveren een bijdrage aan de ontwikkeling van een

netwerk van gemeenschappelijke voorzieningen;

● Projecten leveren een bijdrage aan ontwikkeling van duurzame toegang van digitale collecties in

Nederland en hebben een focus op concrete problematiek;

● Onder veiligstellen van digitale collecties wordt in dit project verstaan dat deze duurzaam zijn opgeslagen

in een beheerde opslagomgeving15 volgens de OAIS-definitie: Long Term Preservation The act of

maintaining information, Independently Understandable by a Designated Community, and with evidence

supporting its Authenticity over the Long Term.16

2.10 Risico’s

De volgende risico’s worden bij aanvang van het project onderkend:

● Beschikbaarheid medewerkers bij de betrokken instellingen.

○ Maatregel: Hierover worden aan het begin van het project afspraken gemaakt;

● Er worden veel projecten tegelijkertijd gestart die een inventarisatiefase kennen. Hiermee bestaat het risico dat

erfgoedinstellingen ‘inventarisatie-moe’ worden, waardoor de opgehaalde informatie minder volledig is dan

gewenst;

○ Maatregel: afstemming van timing, communicatie en opzet tussen de inventariserende projecten.

15 https://www.dpconline.org/handbook/organisational-activities/legacy-media 16 OAIS Reference model for an open archival information system (OAIS). Recommended practice CCSDS 650.0-m-2 Magenta Book. Issue 2. Washington, D.C.: CCSDS, June 2012. (https://public.ccsds.org/Pubs/650x0m2.pdf)

Page 13: Plan van Aanpak voor Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke ......erfgoed kunnen aanbrengen en een stappenplan kunnen volgen om dit veilig te stellen. Er een voorstel komt voor het opzetten

H7- Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers

12

3 Projectorganisatiestructuur

De governance van het project is in lijn met de generieke governance van alle NDE projecten voor het

intensiveringsprogramma. Deze staat beschreven in NDE projecten governance

Onderstaande tabel geeft de betrokken personen

Naam Rol

Niels Komen (NDE) Projectleider + uitvoering inventarisatie en opstellen

documentatie

Joost van der Nat (NDE) Expert survey(analyse) + klankbordgroep

Johan van der Knijff (KB) Technisch expert + klankbordgroep (gecombineerd met

project H4)

Jeroen van Luijn (NA) Technisch expert + klankbordgroep (gecombineerd met

project H4)

Frans Neggers (Nieuwe

Instituut)

Leren preserveren + klankbordgroep (gecombineerd

met project H4)

Marja Musson (IISG) klankbordgroep (gecombineerd met project H4)

Walter Swagemakers

(Eye)

klankbordgroep (gecombineerd met project H4)

Jesse de Vos (B&G) klankbordgroep (gecombineerd met project H4)

Gaby Wijers (LIMA) klankbordgroep (gecombineerd met project H4)

Voor specifieke onderdelen van het project zullen de contacten binnen het NDE worden aangesproken,

bijvoorbeeld voor het verspreiden van de survey.

Page 14: Plan van Aanpak voor Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke ......erfgoed kunnen aanbrengen en een stappenplan kunnen volgen om dit veilig te stellen. Er een voorstel komt voor het opzetten

H7- Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers

13

Bijlages

Bijlage A: Kwaliteitsplan

Acceptatiecriteria

Voor dit project zijn de volgende acceptatiecriteria gehanteerd:

● Oplossing voldoet aan DERA 2.0, indien relevant

● Producten dragen herkenbaar bij aan deskundigheidsbevordering

● Producten dragen herkenbaar bij aan de gereedschapskist

● Producten zijn voorzien van een beheersplan waarin borging binnen een van de knooppunten is belegd

● Oplossing voorziet in plan van aanpak voor doorontwikkeling indien nodig

● Oplossing voorziet in een overzicht van barrières, indien relevant

Verantwoordelijkheden Kwaliteit

Het bewaken van de kwaliteit van het gehanteerde proces ligt bij de projectleider. De technische kwaliteit wordt

bewaakt door de senior leverancier. De inhoudelijke kwaliteit wordt bewaakt door de senior gebruiker. Het

vaststellen of de kwaliteit van het product goed is en aan de requirements voldoet wordt door de testers

vastgesteld (indien relevant).

Gebruikte standaarden

Voor de projectmanagementprocessen wordt gebruik gemaakt van de binnen de overheid gehanteerde

standaarden (Prince2). Voor de uitvoering wordt, in overleg met de leveranciers, aangesloten bij een Agile

werkwijze, waardoor de betrokkenheid van de inhoudelijke specialisten groot is en de oplevering van nieuwe

functionaliteiten in kleine onderdelen op regelmatige basis uitgevoerd wordt.

Procedures Wijzigingsbeheer

Binnen het project kunnen wijzigingen doorgevoerd worden. Hiervan wordt door de opdrachtgever de prioriteit

bepaald. Van elke wijziging bepaalt de projectleider, in samenspraak met het projectteam, impact. Indien een

afwijking ontstaat, hetzij op de scope, hetzij op de tijd, kwaliteit of het budget, maakt de projectleider hiervoor een

wijzigingsverzoek aan, dat ingediend wordt bij de stuurgroep.

Page 15: Plan van Aanpak voor Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke ......erfgoed kunnen aanbrengen en een stappenplan kunnen volgen om dit veilig te stellen. Er een voorstel komt voor het opzetten

H7- Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers

14

Bijlage B: Planning

Q1 Q2 Q3 Q4

# product jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec

1 Inventarisatie

2 Bureauonderzoek

3 Rapportage

4 Middelen gereedschapskist

5 Voorstel opzetten landelijke programma

Organisatorisch

Klankbordgroep

Domeingroep

Rapportage

Communicatie