Plan Van Aanpak Stadhuis Almelo

Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 1 van 25

PLAN VAN AANPAK

STADHUIS ALMELO

Plan van Aanpak voor de bouw van een nieuw Stadhuis op de locatie Haven Noord Zijde.

1 december 2010


INHOUDSOPGAVE

1 INLEIDING .......................................................................................................................3

2 PROJECTDEFINITIE...........................................................................................................3

3 PROJECTFASERING..........................................................................................................5

4 PROGRAMMA VAN EISEN .................................................................................................6

5 AANBESTEDINGSVORM....................................................................................................8

6 ARCHITECTENSELECTIE....................................................................................................8

7 PROJECTORGANISATIE ..................................................................................................10

8 COMMUNICATIE ............................................................................................................13

9 PROJECTBEHEERSING ....................................................................................................14

10 RISICOBEHEERSING ........................................................................................................17


1 INLEIDING

Voor u ligt het Plan van Aanpak waarin de stappen staan omschreven om te komen tot een nieuwe

huisvesting voor het bestuurlijk en ambtelijk apparaat van de gemeente Almelo. In dit plan staat de

herijking van het Programma van Eisen, de procedure voor de architectenselectie, de fasering,

organisatie en beheer van het project centraal.

Om het proces van ontwikkeling en realisatie van het stadhuis adequaat te kunnen aansturen en

begeleiden, is het van belang dat er goede afspraken worden gemaakt over wie welke taken verricht en

wie welke verantwoordelijkheid draagt. Daarnaast is het in verband met de gewenste kwaliteit van

belang dat de communicatie tussen de verschillende interne en externe partijen goed verloopt, om

zodoende zeker te zijn ven een juiste afstemming binnen het proces.

Doel van het Plan van Aanpak

Dit Plan van Aanpak is opgesteld om sturing te geven aan het gehele proces en koers te kunnen

houden. Dit wordt bereikt doordat het Plan van Aanpak een duidelijk en gestructureerd beeld geeft van

de projectdoelstellingen en de methoden waarop deze worden gerealiseerd. Daarnaast geeft het Plan

van Aanpak aan alle betrokkenen inzicht in het hernieuwde Programma van Eisen, de procedure voor de

architectenselectie, de projectorganisatie, de uit te voeren werkzaamheden per fase en de doorlooptijd

van de deelprojecten. Hierdoor kan de projectvoortgang worden bewaakt, kan politieke en bestuurlijke

besluitvorming tijdig plaatsvinden en kan de communicatie en afstemming over het project optimaal

worden vormgegeven.

2 PROJECTDEFINITIE

De huisvesting van de bestuurlijke en ambtelijke organisatie van de gemeente Almelo is op dit moment

verdeeld over het huidige stadhuis op het Stadhuisplein, de Javatoren aan de Stationsstraat en enkele

andere locaties. De gemeente Almelo vindt het wenselijk dat alle functies op één locatie gehuisvest

worden. Het huidige stadhuis voldoet niet meer aan de arbo-eisen en komt niet in aanmerking voor

uitbreiding.

Medio 2010 zijn diverse varianten onderzocht in het kader van de huisvesting voor de bestuurlijke en

ambtelijke organisatie. In totaal zijn drie varianten onderzocht:

A) Renovatievariant – onderzoek naar risico’s en definitieve haalbaarheid van volledige renovatie van

het huidige stadhuis;

B) Minder dure nieuwbouwvariant – globaal onderzoek naar een substantieel goedkopere

nieuwbouwvariant;

C) Variant groot onderhoud – uitvoering achterstallig en groot onderhoud van het huidige stadhuis

waarbij het stadhuis veilig en bedrijfszeker is en voldoet aan de ARBO-eisen;

Op 11 november 2010 heeft de Raad gekozen voor het bouwen van een substantieel goedkopere

nieuwbouwvariant op de locatie hoek E. Gorterstraat en Haven Noord Zijde (nader te noemen locatie

Haven Noord Zijde). Met dit besluit is ook een taakstellend investeringsbudget voor het nieuwe

Stadhuis vastgesteld.


Uitgangspunten

Naast de regulier wet- en regelgeving, liggen de volgende documenten ten grondslag aan het project:

• College programma 2010 - 2014.

• Programma van Eisen (PvE) Stadhuis Almelo – Haven Noord Zijde – d.d. 1 december 2010.

Stedenbouwkundige randvoorwaarden

De locatie van het nieuwe Stadhuis, hoek Haven Noord Zijde – E. Gorterstraat behoort niet tot het

binnenstadsplan. Voor deze locatie en het nieuwe Stadhuis stelt de gemeente Almelo

stedenbouwkundige kaders op. Deze kaders worden meegegeven aan de architect die het ontwerp voor

het nieuwe Stadhuis maakt. De stedenbouwkundige randvoorwaarden worden ter besluitvorming aan

de raad voorgelegd.

Projectdoelstelling

Doelstelling van het project is een adequate huisvesting voor de ambtelijke en bestuurlijke organisatie

van de gemeente Almelo, die voldoet aan de huidige eisen en regelgeving ten aanzien van

arbeidsomstandigheden en de technische, functionele en ruimtelijke eisen die worden gesteld aan de

huisvesting vanuit de organisatie zelf.

Nu de doelen van dit project duidelijk zijn, zal in het volgende hoofdstuk het proces om deze doelen te

bereiken worden gefaseerd in op zichzelf staande stappen.


3 PROJECTFASERING

Het is gebruikelijk om complexe vraagstukken te faseren in overzichtelijke stappen. Elke stap wordt

afgesloten met een officieel document waar alle betrokken partijen het over eens zijn. Na deze

goedkeuring kan de projectorganisatie doorgaan met de volgende stap.

De ontwikkeling van de huisvesting voor de ambtelijke organisatie van de gemeente Almelo is

opgedeeld in twee fasen, die op hun beurt weer uit diverse stappen bestaan. De volgende twee

paragrafen bevatten een uitwerking van deze beide fasen.

Voorbereidingsfase

Het doel van de voorbereidingsfase is de uitwerking van alle facetten die nodig zijn voor de realisatie

van een fysieke structuur voor het stadhuis te Almelo. Figuur 3.1 geeft deze fase met de verschillende

stappen schematisch weer. De volgorde van de diverse stappen komt overeen met een traditionele

organisatie van de bouwvoorbereiding. Het voordeel van deze organisatievorm is dat de gebruikers en

de opdrachtgever maximale inbreng en sturing houden tijdens het ontwerpen bouwproces.

Figuur 3.1 Fasering voorbereidingsfase

Tegelijk met dit Plan van Aanpak vindt een herijking van het Programma van Eisen plaats. Op het

moment dat dit Plan van Aanpak met het geactualiseerde Programma van Eisen en de gekozen

aanbestedingsvorm voor de architect is goedgekeurd en vastgesteld, kunnen aan het projectteam

ontwerppartners worden toegevoegd. De manier van aanbesteden wordt in hoofdstuk 5 besproken. De

ontwerppartners zullen een concreet ontwerp voor de huisvesting van de ambtelijke organisatie

ontwikkelen op basis van het PvE. De volgende stap is de vertaling van het definitieve ontwerp in een

bestek met bestektekeningen. Dit zijn de contractdocumenten voor de selectie van de bouwpartners.

Stap 1

projectplan

Stap 2

Programma

van Eisen

Stap 4

Schets

ontwerp

2 Stap 9

Aanbesteding en

gunning

Stap 3

Selectie bouw-

ontwerppartnrs

Stap 7

Bestek en

bestektekeningen

Stap 8

Selectie

bouwpartners

Stap 5

Voorlopig

ontwerp

Stap 6

Definitief

ontwerp

Ontwerpfase

Bestekfase

Initiatieffase / definitiefase


Realisatiefase

Na selectie van de bouwpartners start de realisatiefase. Tijdens de realisatiefase kan op basis van

eventuele deelprojecten een fasering van de werkzaamheden worden gemaakt. Elk (deel)project wordt

afgerond door een oplevering tussen de opdrachtgever, gebruiker en de desbetreffende aannemer en/of

leverancier. Dit is in figuur 3.2 schematisch weergegeven.

Figuur 3.2 Fasering realisatiefase

Tijdens de realisatie van de fysieke structuur is het zaak dat het kantoor- en dienstverleningsconcept

intern uitgewerkt wordt in concrete projectplannen en activiteiten. Voor het verkrijgen van draagvlak

dienen deze plannen op regelmatige basis te worden gecommuniceerd naar de interne organisatie,

zodat na de oplevering van het stadhuis direct gestart kan worden met de implementatie van de

(nieuwe) concepten. Het project eindigt met een garantie- en onderhoudstermijn van de ontwerpen

bouwpartners op de geleverde producten.

4 PROGRAMMA VAN EISEN

Het Programma van Eisen (PvE) voor het nieuwe Stadhuis Haven Noord Zijde dd 1 december 2010

maakt integraal onderdeel uit van dit Plan van Aanpak. In het PvE staan alle ruimtelijke, functionele en

technische eisen waar het nieuwe Stadhuis aan moet voldoen.

In beginsel is afgesproken om het Programma van Eisen dat in 2008 is vastgesteld te handhaven. Er

heeft wel een actualisatie plaats gevonden naar de actualiteit van nu en de thans geldende regelgeving.

Ruimtelijk gezien is rekening gehouden met de wijzigingen die betrekking hebben op de besluitvorming

over de nieuwe huisvesting van het Werkplein. Het aantal formatieplaatsen is geactualiseerd naar de

formatie van ultimo 2010.

Formuleringen in het Programma van Eisen van 2008 die betrekking hebben op de uiterlijke

verschijningsvorm van het nieuwe Stadhuis op de locatie van de Wierdensestraat – Markt zijn uit het

geactualiseerde Programma van Eisen verwijderd.

De duurzaamheidparagraaf is aangepast met een verwijzing naar de BREEAM-NL methode. De ambitie

is om te streven naar een zgn. “excellent” score. Voor al het overige in het geactualiseerde Programma

van Eisen wordt recht gedaan aan het besluit om een substantieel minder duur Stadhuis te bouwen.

Het Programma van Eisen is als bijlage A toegevoegd.

Het Nieuwe Werken

In het PvE wordt gesproken over een werkomgevingconcept dat activiteitgerelateerd en niet-

persoonsgebonden is. Dit houdt in dat:

- iedere medewerker gebruik kan maken van iedere beschikbaar gestelde werkplek;

Stap 10

Realisatie fysieke

structuur

Stap 11

Oplevering

2

Stap 12

Ingebruikname

Stap 13

Garantie- en onderhoudstermijn

Uitvoeringsfase Nazorgfase


- de werkomgeving plaats biedt aan verschillende soorten werkzaamheden;

- er 0,9 werkplek per fte beschikbaar wordt gesteld;

- het concept valt of staat bij attitude van alle medewerkers.

In de afgelopen jaren heeft “Het Nieuwe Werken” (tijd en plaats onafhankelijk werken) dusdanige

vormen aangenomen dat er binnen de gemeente Almelo nadrukkelijk nagedacht moet worden over de

mate van invoering van “Het Nieuwe Werken”.

Binnen de projectorganisatie van het nieuwe Stadhuis is een werkgroep opgericht die zich verdiept in

Het Nieuwe Werken. Gedurende het proces zal de werkgroep het management, de OR en de

medewerkers van Almelo nauw betrekken bij het project.


5 AANBESTEDINGSVORM

EU aanbesteden is verplicht voor het op de markt brengen van werken (lees stadhuis) door een

aanbestedende dienst boven het op dat moment geldende drempelbedrag (thans € 4.845.000,-).

Aanbestedende diensten zijn publiekrechtelijke instellingen, de staat en haar territoriale lichamen (o.a.

provincies en gemeenten). De Gemeente Almelo is geclassificeerd als aanbestedende dienst en als

zodanig gehouden aan de EU aanbestedingsregels.

De EU selectie van de uitvoerende

partijen (aannemer, installateur etc)

voor het stadhuis van Almelo wordt in

eigen beheer uitgevoerd. Bij een

aanbesteding in eigen beheer wordt

het plan aanbesteed op basis van een

volledig uitgewerkt bestek. Bij

ontwikkeling in eigen beheer stuurt de

opdrachtgever zelf het proces aan en

gaat de gemeente zelf de contractuele

relaties aan met de ontwerp- &

bouwpartners.

Bij het afronden van het Definitief

Ontwerp wordt de afweging gemaakt

om een bouwteam te formeren, dit

hangt af van de financiële voordelen die op dat moment te behalen zijn en de dan geldende

omstandigheden. Bij een bouwteam constructie wordt een aannemer vroegtijdig, na het vaststellen van

het definitief ontwerp, in het ontwerpproces betrokken om zo zijn specifieke kennis in het project te

brengen.

6 ARCHITECTENSELECTIE

De architect voor het nieuwe Stadhuis van Almelo wordt door middel van een Europese aanbesteding

geselecteerd. Uit de verschillende procedures is gekozen voor een niet-openbare procedure om de

architect te selecteren. Deze niet-openbare procedure bestaat uit twee fasen.

Fase I - selectiefase

In de eerste fase, de selectiefase, mag iedere architect zich aanmelden om mee te doen aan de

procedure. Aan de hand van de geschiktheideisen, die van te voren zijn opgesteld, beoordeelt de

selectiecommissie alle ingeschreven bureaus. Uiteindelijk nodigt de selectiecommissie minimaal vijf

bureaus uit een offerte te maken voor de volgende fase.

Fase II - gunningfase

In fase twee worden minimaal vijf architecten uitgenodigd om een offerte in te dienen en hun visie op

de ontwerpopgave te presenteren aan de gunningcommissie. Deze visie mogen ze versterken met

referentiebeelden.


Volgens planning zal deze procedure voor de architectenselectie ongeveer 4 maanden in beslag nemen

Bij de procedure van een niet-openbare aanbesteding wordt door de opdrachtgever een architect

gekozen en geen ontwerp. De keuze vindt plaats op basis van de visie van de architect op de

ontwerpopgave. Deze visie mag versterkt worden door referentiebeelden van vergelijkbare projecten.

De keuze van de architect wordt genomen door de selectiecommissie en bekrachtigd door het College

van B&W.

Na de keuze van de architect wordt gestart met de Voorontwerpfase. Het voorontwerp wordt tijdens

een informatiebijeenkomst gepresenteerd aan en besproken met de Raad, belanghebbenden en

inwoners van Almelo.

Vervolgens start de architect met het definitieve ontwerp. Het definitieve ontwerp wordt ter

besluitvorming aan de Raad voorgelegd.

.


7 PROJECTORGANISATIE

Voor het ontwerpen en uitvoeren van de projectdoelen is een projectorganisatie nodig die de

samenwerking tussen de verschillende partijen structureert.

7.1 Organisatieschema

Er wordt onderscheid gemaakt in de projectomgeving en het project. De projectomgeving betreft de

bestaande ambtelijke en bestuurlijke organisatie van de gemeente en is gericht op de ambtelijke en

bestuurlijke besluitvorming. Het project is gericht op planvorming, het omvat de realisatie van een

nieuwe passende huisvesting en wordt omschreven als projectorganisatie. De ambtelijke

verantwoordelijke van het project (projectmanager) legt verantwoording af aan het directieteam. De

bestuurlijke eindverantwoordelijke van het project (college van B&W) legt verantwoording af aan de

raad. De volgende projectorganisatorische niveaus worden in het project onderscheiden:

- Beleidsniveau en voorwaardenscheppende niveau (stuurgroep en kerngroep)

- Uitvoeringsniveau (projectmanagementteam, planteam en werkgroepen)

De projectorganisatie voor de ontwikkeling van het stadhuis voor de gemeente Almelo kan worden

georganiseerd middels de projectstructuur in figuur 7.1. In dit figuur worden de verschillende partijen

en hun rol, schematisch weergegeven.


Organogram Project Nieuwbouw Stadhuis

Projectomgeving

Project

Figuur 7.1 Projectorganisatieschema voorbereidingsfase

De gemeenteraad

De rol van de gemeenteraad en de positie van de gemeenteraad in dit project is gebaseerd op

kaderstelling en controle. Kaderstelling bij de start van het project in de zin van een heldere opdracht

aan het college en beschikbaarstelling van de middelen en controlerend t.a.v. het resultaat, zowel naar

de doelmatigheid als de doeltreffendheid.

De gemeenteraad is direct betrokken geweest bij het ontwerp voor zover dat betrekking heeft op het

bestuur en de dienstverlening. Voor een adequate en snelle informatie uitwisseling (bijvoorbeeld bij

afsluiting van een fase en de start van een nieuwe fase) wordt voorgesteld gebruik te maken van de

informatiebijeenkomsten van de raad.

Gemeenteraad

College van B&W

Directieteam

Beslu

itvorm

end

Stuurgroep

Projectmanagementteam

Ambtelijk klank-

bord GMO/OR

Werkgroep

Publieks-

dienstverlening

Werkgroep

Het Nieuwe

Werken

Planteam

Kerngroep

Klankbordgroep

Werkgroep

Duurzaamheid

Werkgroep

Bestuurlijke

ruimten


Na de vaststelling van het onderliggende Plan van Aanpak door de gemeenteraad en daarmee de

instemming met het Programma van Eisen en de te volgen procedure voor de architectenselectie zijn er

de volgende momenten in het proces waarop procesonderdelen aan de gemeenteraad worden

voorgelegd:

• Vaststelling bestemmingsplan voor het gebied Haven Noordzijde / Egbert Gorterstraat

• Vaststelling stedenbouwkundige randvoorwaarden (t.b.v. het ontwerpproces)

• Afstemming omtrent het voorlopig ontwerp

• Vaststelling van het definitief ontwerp

Daarnaast wordt er via de gebruikelijke bestuursrapportages aan de gemeenteraad gerapporteerd over

de voortgang van het project.

Het College van Burgemeester en Wethouders

Het College van Burgemeester en Wethouders voert de door de gemeenteraad verstrekte opdracht uit.

Het college is het besluitvormende orgaan voor vaststelling van de beslisdocumenten na afsluiting van

elk van de te onderscheiden projectfasen. Dat wil zeggen dat het college in laatste instantie besluit

over de vaststelling van de architectkeuze, het structuurontwerp, de gunning en de

opdrachtverstrekking voor uitvoering. Het college vormt samen met het directieteam de stuurgroep. De

portefeuillehouder Facilitaire Zaken vormt samen met de directeur Bedrijfsvoering, de intern

projectmanager en de intern assistent projectleider de kerngroep, als een soort dagelijks bestuur vanuit

de stuurgroep. Het college draagt zorg voor een adequate informatievoorziening aan gemeenteraad en

burgers.

De rol van de OR

De positie van de OR in de fase waarop dit Plan van Aanpak betrekking heeft, kent zowel een formele

als een informele kant. De formele kant betreft het adviesrecht van de OR op grond van artikel 25 van

de WOR. Een eerder uitgevoerde analyse van de momenten waarop de OR formeel om advies wordt

gevraagd heeft geleid tot de conclusie dat dat het geval is op momenten dat er een fase in de

besluitvorming wordt afgerond. Met de ondernemingsraad is eerder afgesproken dat zij bij elk van de af

te sluiten fasen (op basis van het fasedocument) in de gelegenheid worden gesteld advies uit te

brengen.

De informele kant betreft de wijze waarop de OR bij de verschillende fasen wordt betrokken, anders

dan het formele adviesrecht. Hierbij gaat het om regelmatige informatie door de projectleider aan de OR

en om mogelijke directe deelneming van de OR in bijvoorbeeld werkgroepen. In dit verband is het

denkbaar (zo de OR ook zelf daarvoor kiest) een vertegenwoordiger van de OR op te nemen in de

werkgroep Het Nieuwe Werken.

De rol van het GMO (Gemeentelijk Management Overleg)

Het GMO is het ambtelijk management platform van directie en afdelingshoofden. Het GMO wordt

regelmatig (minimaal eens per halfjaar of zoveel vaker als nodig of gewenst is) door de projectleider

geïnformeerd over de voortgang van het project. Maar ook omgekeerd kan het GMO signalen vanuit het

management c.q. de organisatie inbrengen. Met name in relatie tot de opdrachten aan en resultaten van

de werkgroepen, speelt het management van de organisatie een belangrijke rol. Ook voor de

samenstelling van de werkgroepen zal een beroep worden gedaan op het management van de

organisatie.


8 COMMUNICATIE

Voor de communicatie over het nieuw te bouwen stadhuis wordt een communicatieplan opgesteld. Dit

communicatieplan is een dynamisch document dat gedurende het proces aangepast kan worden aan de

actualiteit. In verschillende aparte notities/deelplannen worden specifiek de strategie, te ontwikkelen

middelen en activiteiten en wijze van inwonersparticipatie nader uitgewerkt. Ook worden per

deelproject afzonderlijke communicatieconcepten opgesteld.

In het voorgaande proces zijn diverse bijeenkomsten geweest met betrokkenen over een nieuw te

bouwen Stadhuis in Almelo. Nagegaan moet worden of de goede ervaringen en opbrengsten uit het

eerdere traject kunnen worden ingepast in de communicatieaanpak. Te denken valt aan de opbrengst

van de inspiratiesessie met inwoners of de wijze van speeddaten met de architecten en de manier

waarop zij kennis konden maken met de stad, inwoners en medewerkers.

Er zal gekozen worden voor optimaal informeren en maximale transparantie over het proces en de

besluitvorming.


9 PROJECTBEHEERSING

De beheersing van een project omvat de bewaking van geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit.

Gedurende het hele project dienen deze beheersfactoren te worden gecontroleerd, aan- en bijgestuurd

ten opzichte van de vastgestelde normen, marges en uitgangspunten volgens de hieronder beschreven

procedures. GROTIK Beheersaspecten, Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit.

Geld: Het PMteam bewaakt het uiteindelijk vast te stellen projectbudget door de registratie van alle

handelingen die een relatie hebben met financiën.

Risico’s: Voor de risicobeheersing wordt verwezen naar hoofdstuk10 van dit Plan van Aanpak.

Organisatie: Om de kwaliteit van de gewenste ondersteuning en begeleiding te kunnen bereiken is een

projectorganisatie geformeerd.

Tijd: Het uitgangspunt voor de bewaking van tijd is de projectplanning. Een projectplanning geeft per

activiteit de doorlooptijd en de relatie met andere activiteiten schematisch weer.

Informatie: Voor een vlot verlopend proces is goede communicatie essentieel. Het realiseren van

draagvlak bij alle betrokken partijen vereist tijdige en correcte communicatie en informatieverstrekking.

Om de informatievoorziening en de communicatie tussen alle, bij het proces betrokken, partijen goed te

laten verlopen, wordt een communicatieplan opgesteld. In dit plan wordt helder en duidelijk vastgelegd

wie, waarover, in welke fase en op welke wijze geïnformeerd of geconsulteerd wordt en wie waarvoor

verantwoordelijk is.

Kwaliteit: De kwaliteit van de te realiseren huisvesting is als uitgangspunt vastgelegd in het Programma

van Eisen. Het Programma van Eisen geldt als toetsingskader voor het gehele ontwerpen

realisatieproces.


9.1 Kwaliteitsborging

De kwaliteit van de te realiseren huisvesting is als uitgangspunt vastgelegd in het Programma van

Eisen. Dit Programma van Eisen geldt als toetsingskader voor het gehele ontwerpen realisatieproces.

Planwijzigingen of afwijkingen op het Programma van Eisen ten gevolge van voortschrijdend inzicht

worden ter goedkeuring voorgelegd aan het PMteam en indien noodzakelijk aan het college en de

gemeenteraad van de gemeente Almelo.

Het Programma van Eisen wordt in nauw overleg met de betrokken organisaties vertaald in een

ontwerp. Dit ontwerp komt in verschillende stadia tot stand, waarbij onderscheid wordt gemaakt

tussen het structuurontwerp, voorlopig ontwerp, definitief ontwerp en het bestek met

bestektekeningen. Na goedkeuring van elk stadium door het College van B&W en/of gemeenteraad

geldt het goedgekeurde ontwerp als uitgangspunt voor het vervolgproces. Elke fase wordt afgesloten

met een fasedocument.

9.2 Budgetbewaking

Het projectbudget wordt bewaakt door middel van de registratie van alle handelingen die een relatie

hebben met financiën. De basis voor de bewaking van het budget is het door de raad beschikbaar

gestelde krediet. Dit krediet is opgebouwd uit alle kosten die nodig zijn voor de ontwikkeling en

realisatie van het nieuwe stadhuis. Per deelproject worden deelbudgetten als taakstellend toegewezen.

9.3 Voortgangsbewaking

Het uitgangspunt voor de bewaking van tijd is de projectplanning. Een projectplanning geeft per

activiteit de doorlooptijd en de relatie met andere activiteiten schematisch weer. De basis voor de

projectplanning is het tijdschema in tabel 9.1.

Fase / stap duur periode

Structuurontwerp 4 maanden februari 2011 t/m mei 2011

Voorlopig Ontwerp 4 maanden juni 2011 t/m september 2011

Definitief Ontwerp 6 maanden oktober 2011 t/m maart 2012

Bouwvoorbereiding/ bestekfase/

aanbesteding

8 maanden april 2012 t/m november 2012

Uitvoering, oplevering en ingebruikname 24 maanden december 2012 t/m november2014

Nazorg 2 maanden december 2014 t/m januari 2015

Tabel 9.1 Doorlooptijd project

Procedure Bestemmingsplan

Voor de locatie van het nieuwe Stadhuis, hoek Haven Noord Zijde – E. Gorterstraat wordt een nieuw

bestemmingsplan opgesteld. Deze procedure zal separaat aan de verschillende fasen van het project

doorlopen worden. De voorbereidingen voor deze procedure zijn inmiddels gestart. Het

bestemmingsplan wordt ter besluitvorming aan de raad voorgelegd.

Tot slot is het belangrijk om te beseffen dat bovenstaande beheersfactoren niet op zichzelf staande

aspecten zijn. De aspecten tijd, geld en kwaliteit beïnvloeden elkaar wederzijds. Alleen door een


integrale benadering kan de projectbeheersing gestalte krijgen. Naast deze interne beheersfactoren

hebben ook externe factoren uit de omgeving invloed op het projectresultaat. Het laatste hoofdstuk

analyseert deze invloeden en beschrijft de beheersing van deze risico’s.


10 RISICOBEHEERSING

Risicobeheersing is de omgang met onzekerheden en onvoorziene omstandigheden door deze

hanteerbaar te maken. Wanneer risico’s hanteerbaar zijn kan de projectorganisatie vroegtijdig

maatregelen treffen om negatieve invloeden te beperken of te voorkomen. Naast de interne

projectorganisatie zijn er verschillende externe partijen die invloed uitoefenen op het uiteindelijke

projectresultaat. In figuur 10.1 zijn deze partijen schematisch weergegeven.

Figuur 10.1 Analyse projectomgeving

De risicofactoren zijn gecategoriseerd in de volgende risicogebieden:

1. Politieke en bestuurlijke risico’s

2. Maatschappelijke risico’s

3. Organisatorische risico’s

4. Juridische en wettelijke risico’s

5. Ontwerp- en uitvoeringsrisico’s

De invloed die elke risicofactor op het project kan uitoefenen, kan men koppelen aan één of meerdere

beheersfactoren. De risico’s en de beheersfactoren zijn ten behoeve van de projectorganisatie nader

uitgewerkt in een risicoanalyse, waarbij de risico’s zijn onderverdeeld in drie categorieën: 1 = laag

risico niveau, 2 = neutraal of nog onbekend risiconiveau en 3= hoog risiconiveau.

In eerste instantie worden de risico’s gereduceerd door dit Plan van Aanpak met duidelijke afspraken

over het doel, de fasering, de organisatie, de beheersing van het project en een goed inzicht in de taken

en verantwoordelijkheden. Risico’s kunnen nooit helemaal worden uitgesloten. Lering trekken uit

vergelijkbare projecten en een maximale organisatie van de beheersing van de risico’s kunnen de kans

op het zich voordoen van risico’s reduceren. De inzet van professioneel bouwmanagement (zowel in-

als extern) kan dit ondersteunen evenals een goede informatievoorziening, waarvan de risicobeheersing

een belangrijk onderdeel is.

Interne

organisatie

Markt

omgeving

Maatschappelijke

omgeving

Project

organisatie

Politiek-

bestuurlijke

omgeving PROJECT

Ambtelijke organisatie

gemeente Almelo

Bewoners en ondernemers

gemeente Almelo

Projectorganisatie inclusief

advies-, ontwerpen

bouwpartners

Burgemeester en Wethouders

Almelo

Adviesbureaus Ingenieurbureaus

Aannemers Architectenbureaus

Gemeenteraad

Almelo

Media Belangenverenigingen

Managementteam

gemeente Almelo Ondernemingsraad

gemeente Almelo


BIJLAGEN

Bijlage I Projectorganisatie

Bijlage II Taak- en verantwoordelijkhedenmatrix

Bijlage III Programma van Eisen


Bijlage I – Projectorganisatie

Het directieteam

Het directieteam is verantwoordelijk voor de uitvoering van de bestuursopdracht van het college en

voor de projectorganisatie en het faciliteren van het project. Het DT vormt samen met het college de

stuurgroep. De directeur Bedrijfsvoering vormt samen met de portefeuillehouder Facilitaire Zaken en de

projectmanager, de kerngroep. De directeur Bedrijfsvoering fungeert ook als eerste aanspreekpunt voor

de projectmanager.

Stuurgroep

De stuurgroep valt onder de ‘projectorganisatie’ en treedt toetsend en bewakend op als hoogste orgaan

binnen de projectomgeving. De stuurgroep is tevens de link naar de afstemming met andere projecten

en parallel lopende beleidsinitiatieven.

Klankbordgroep(en)

Er zijn verschillende doelgroepen die op een of andere wijze te maken hebben met het project

Nieuwbouw Stadhuis. Raadsleden, omwonenden, ondernemers en bijvoorbeeld medewerkers van de

gemeente. Via één of meerdere nog in te stellen klankbordgroepen zullen zij vroegtijdig bij de processen

worden betrokken. Voordeel is dat de gemeente plannen in een tijdig stadium kan toelichten en

desgewenst de mening van de betrokkenen kan peilen. Betrokkenen kunnen meedenken en vroegtijdig

hun reactie geven. Zij zijn immers ‘deskundigen’ bij uitstek zijn als het gaat om hun eigen woon-, leef-

en werkomgeving.

Kerngroep

De kerngroep is verantwoordelijk voor wekelijkse besluiten omtrent voortgang “dagelijks bestuur”. Dit

betreft besluitvorming dan wel procedureel. De kerngroep bereidt voorstellen voor de stuurgroep en de

bestuursorganen voor. De kerngroep is verantwoordelijk voor de bewaking van de samenhang tussen

de besluitvorming en het planvormingsproces.


Het projectmanagementteam draagt zorg voor het projectmanagement en is verantwoordelijk voor de

aansturing van en opdrachtverlening aan de werkgroepen. Tevens bereidt het projectmanagementteam

voorstellen voor die in de stuurgroep en kerngroep behandeld worden. Het projectmanagementteam

begeleidt de procedures rondom selecties/aanbestedingen van het project.

Planteam

Het planteam vertaalt het Programma van Eisen in een ontwerp en aanbestedingsstukken, op basis

waarvan het project, in overeenstemming met de uitgangspunten in het Programma van Eisen en

eventuele mutaties hierop, kan worden gerealiseerd. In de uitvoeringsfase maakt het planteam plaats

voor een ontwerpteam.

Het planteam bewaakt de voortgang en de uitgangspunten die aan het project ten grondslag liggen. Het

planteam staat onder leiding van het bouwprojectmanagement bureau en rapporteert via het

Projectmanagementteam (PMteam) aan de stuurgroep. Elke fase in het project wordt afgesloten met

een fasedocument, op te stellen door het planteam. De fasedocumenten worden ter goedkeuring


aangeboden aan de stuurgroep, waarna bij akkoord met de volgende fase kan worden gestart.

Daarnaast draagt het planteam zorg voor het voorbereiden, initiëren en uitvoeren van voorstellen die in

de stuurgroep dienen te worden behandeld.

Afwijkingen van de in het Programma van Eisen vastgestelde uitgangspunten dienen via de

projectmanager, via de kerngroep aan de stuurgroep te worden voorgelegd.

Werkgroepen

In het totale proces van de realisering voor het nieuwe stadhuis worden verschillende werkgroepen in

het leven geroepen. Voor alle werkgroepen wordt een opdracht opgesteld. De werkgroepen

functioneren onder verantwoordelijkheid van het PM team en worden in verschillende stadia van het

project ingezet. De betrokkenheid van de werkgroepen ligt met name bij het ontwerp van het nieuwe

stadhuis, de implementatie van het nieuwe kantoorconcept en de nazorgfase. Het PM team stelt onder

goedkeuring van de stuurgroep de bezetting van de werkgroepen vast.

1. Publieksdienstverlening

De werkgroep Publieksdienstverlening adviseert in de ontwerpfase over het ontwerp van de publiekshal

en overige ruimtes die aan de publieksdienstverlening gerelateerd zijn. Hiermee moet worden bereikt

dat de organisatie en specifiek de direct aan de publieksdienstverlening betrokken medewerkers, nauw

betrokken zijn bij ontwerpaspecten van de publieksruimten. Dit zorgt tevens voor draagvlak.

Naast deze adviserende rol krijgt de werkgroep als opdracht om:

a. een visie te ontwikkelen voor optimalisering van de publieksdienstverlening vanuit het nieuwe

stadhuis.

b. voorstellen te doen voor implementatie daarvan in de organisatie.

Basis is de beleidsnota Publieksdienstverlening en het Actieplan Publieksdienstverlening. In de

uitwerking wordt rekening gehouden met de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering w.o.

digitale dienstverlening.

2. Het Nieuwe Werken

De werkgroep Het Nieuwe Werken adviseert tijdens de ontwerpen uitvoeringsfase over de verdere

uitwerking van “Het Nieuwe Werken” en de vertaling daarvan naar de huisvesting. Invoering van Het

Nieuwe Werken heeft niet alleen invloed op de fysieke werkplekken, maar is ook vooral een kwestie

van houding en gedrag van alle medewerkers van Almelo. De betrokkenheid van de medewerkers van

Almelo bij het proces van invoering van Het Nieuwe Werken is om die reden van cruciaal belang.

Naast de adviserende rol krijgt de werkgroep als opdracht:

a. het opstellen van een heldere visie op de kantoorhuisvesting met inbegrip van Het Nieuwe Werken.

Hieronder wordt verstaan: een visie die de ambitie en het lef van Almelo aangeeft en de mate

waarin Het Nieuwe Werken wordt ingevoerd binnen de organisatie van Almelo.

b. het voorbereiden en opstellen van het fysieke huisvestingsplan w.o. verdeling naar afdelingen, keuze

meubilair et cetera (de harde kant).

c. het voorbereiden en begeleiden van het gebruik van de werkplek, werktijden, onderscheid in soort

activiteiten, rol van het management et cetera (zachte kant).


3. Duurzaamheid

De werkgroep Duurzaamheid adviseert tijdens de ontwerpfase omtrent de toepassing en inpassing van

de duurzaamheidaspecten (bijvoorbeeld materialisering, installaties) in het ontwerp (BREEAM-NL).

Duurzaamheid is een buitengewoon belangrijk aspect in zowel de ontwerpfase, uitvoeringsfase als het

gebruik van het gebouw. De werkgroep moet het belang van duurzaamheidaspecten in de meest

optimale vorm waarborgen.

Naast deze adviserende rol krijgt de werkgroep als opdracht om een plan te ontwikkelen en de

uitvoering ervan te begeleiden voor het duurzaam gebruik van het nieuwe stadhuis. Toepassing van

duurzaamheid houdt niet op bij het bouwen ervan. Het moet ook duurzaam gebruikt worden.

4. Bestuurlijke ruimten

De werkgroep Bestuurlijke ruimten adviseert in de ontwerpfase over de bestuurlijke ruimtes zoals de

raadzaal, vergaderkamers/fractiekamers, B&W-kamer en Griffie. De betrokkenheid hierin van

bestuurders is van belang voor het draagvlak binnen het totaal van het bestuur. De werkgroep wordt

ondersteund door specifieke kennis en ervaring m.b.t. bestuursruimten. In de advisering door de

werkgroep wordt rekening gehouden met en uitgegaan van keuzes die reeds door het bestuur zijn

gemaakt in de fase van het tot stand komen van het Programma van Eisen.


Bijlage II – Taak- en verantwoordelijkhedenmatrix

Orgaan Taken Verantwoordelijkheden

Gemeenteraad - besluit tot bouw van een nieuw

stadhuis; inclusief de vaststelling

van een taakstellend budget (11-

11-2010)

- vaststelling Plan van Aanpak

(januari 2011)

- besluit RO-procedures

- besluit stedenbouwkundige

kaders

- afstemming voorlopig ontwerp

- besluit definitief ontwerp

- via vertegenwoordiging

betrokkenheid bij afsluiting van

elk van de fasen in het proces:

definitiefase, ontwerpfase,

bestekfase, uitvoeringsfase,

nazorgfase

- informatie over de voortgang via

de Berap

verantwoordelijk voor de

inhoudelijke en financiële kaders

van het project (kaderstellend en

controlerend)

College van B&W - uitvoering opdracht van de raad

- besluitvorming over de

onderscheiden voorstellen aan de

gemeenteraad

- vaststelling geactualiseerd PvE

- vaststelling voorlopig ontwerp

- keuze architect

- vaststelling beslisdocumenten na

afsluiting van elk van de te

onderscheiden fasen:

definitiefase, ontwerpfase,

bestekfase, uitvoeringsfase,

nazorgfase

- vormt samen met het DT de

stuurgroep

- verantwoordelijk voor de

uitvoering van de besluiten van

de raad in al zijn facetten

- voortgangsrapportage aan de

gemeenteraad via de Berap

Directieteam - vaststelling projectofferte

- vormt samen met het college de

stuurgroep

- ambtelijk eindoordeel over

voorstellen richting college/raad

- voor de projectorganisatie

- voor het faciliteren van het

project (condities)

Ambtelijk klankbord

- GMO

- OR

- Advisering o.b.v.

beslisdocumenten na afsluiting

van elk van de te onderscheiden

fasen

- Beslissing op adviesaanvragen


Stuurgroep - toetsen van voorstellen aan de

bestuursorganen

- beoordelen en toetsen van de

fasedocumenten

- bewaken kwaliteit, tijd en geld en

informatie

- initiëren van kritieke

planologische, bestuurlijke,

organisatorische en/of juridische

procedures

- coördineren en afstemmen van de

belangen van burgers en

betrokken instanties

- goedkeuring bezetting van de

werkgroepen

- Interne en externe communicatie

voor het gehele traject

- Klankborden met bestuurlijke

politieke organen

- Klankborden met ambtelijke

organen

- Afstemming/klankborden met

andere partners en burgers

- Afstemming met andere

beleidsinitiatieven c.q. -projecten

Kerngroep - wekelijks besluiten omtrent

voortgang: besluitvormend dan

wel procedureel t.b.v. goede

besluitvorming door stuurgroep,

B&W en Raad

- voorbereiden van voorstellen voor

stuurgroep en bestuursorganen

- bewaken van de samenhang

tussen besluitvorming en

planvormingsproces


(PM Team)

- projectcoördinatie en aansturing

werkgroepen

- voorleggen besluiten aan

kerngroep en stuurgroep

- formuleren opdrachten aan

werkgroepen

- beoordelen resultaten van de

werkgroepen

- opstellen en bewaken planning

- opstellen en beheren PvE

- opstellen en bewaken kosten

- opstellen en uitvoering geven aan

communicatieplan (intern en

extern)

- (toezien op) bouwkundige

begeleiding

- opstellen, coördineren en

uitvoeren van procedures voor

o selectie adviseurs

o aanbesteding

gebouwonderdelen

o aanbesteding inventaris

- toetsen besluiten / voornemens

aan budget

- De goede procesgang

- Kwalitatief goede en tijdige

aanlevering documenten voor

het stuurteam


Projectmanager - algeheel projectmanagement

- voorzitter PM team

- lid van stuurgroep en kerngroep

- voorleggen besluiten aan

stuurteam

- afstemming met lijnmanagers

- realisatie einddoelstelling

- organisatie van het project

- de middelen

- in- en externe contacten

- integratie van beheersaspecten

per fase incl. het

besluitvormingsdocument per

aspect geadviseerd door

specialisten

Werkgroepen - uitwerken specifieke

planonderdelen

- adviseren en informeren PM team

Verantwoordelijk voor de kwaliteit

van de informatie en advisering

door de werkgroep

Planteam / ontwerpteam - toetsen PvE

- vertaling PvE in ontwerpen

aanbestedingsstukken

- bewaakt de voortgang en de

uitgangspunten van het project

- rapporteert aan het PM team

- bijdrage aan opstellen

fasedocument na afsluiting van

elk van de te onderscheiden fasen

- voorbereiden, initiëren en

uitvoeren van voorstellen aan PM

team en stuurgroep


Bijlage III – Programma van Eisen

Plan Van Aanpak Stadhuis Almelo

Documents

Transcript of Plan Van Aanpak Stadhuis Almelo