Plan Operativo de Administración Digital (POAD)
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Plan Operativo de Administración Digital (POAD) 2021 — 2022
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Plan Operativo de Administración Digital
(POAD) 2021 — 2022
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
Índice de Contenidos
Resumen Ejecutivo 5
1. Introducción 7
2. Principios rectores 9
3. Objetivos operativos 103.1. Objetivo operativo 1 – Generar valor mediante la digitalización de trámites 10
3.2. Objetivo operativo 2 – Optimizar la productividad y la eficacia 113.3. Objetivo operativo 3 – Garantizar la seguridad, interoperabilidad y accesibilidad 12
4. Actuaciones 15
5. Secuenciación temporal 41
6. Evaluación 46
Anexo I – Matriz de relación entre actuaciones del POAD e iniciativas del Plan de Transformación Digital (PTD) 50
Anexo II – Matriz de relación entre la cartera de proyectos TI 2021 y las actuaciones del POAD 52
Anexo III – Administración Digital en cifras 56
Anexo IV – Sistemas comunes de Administración Digital 68
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Índice de Figuras
Figura 1. Modelo objetivo del POAD 14
Figura 2. Actuaciones del POAD - cuadrantes Prioridad vs Complejidad 42
Figura 3. Actuaciones del POAD - cuadrantes Valor usuario vs Valor institución 43
Figura 4. Procesos de evaluación del POAD 49
Figura 5. Datos de uso de Archivo Electrónico 56
Figura 6. Tipos documentales del Archivo Electrónico – Top 20 57
Figura 7. Datos de documentos publicados en el TOUM 58
Figura 8. Entradas anotadas en el Registro Electrónico General 59
Figura 9. Presentación de documentos por los interesados 60
Figura 10. Uso de Carpeta Ciudadana en 2020 61
Figura 11. Datos de uso de Portafirmas 63
Figura 12. Uso de los sistemas de firma en Portafirmas 64
Figura 13. Datos de obtenidos de otros organismos del sector público 65
Figura 14. Consumo de datos de otros organismos 66
Figura 15. Trámites publicados en Sede Electrónica por colectivo destinatario 67
Figura 16. Plataforma de Administración Digital 68
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Índice de Tablas
Tabla I. Actuaciones del POAD 15
Tabla II. Actuaciones del POAD - colectivos beneficiarios 40
Tabla III. Cronograma de ejecución del POAD 44
Tabla IV. Indicadores de impacto del POAD 47
Tabla V. Matriz de relación POAD-PTD 51
Tabla VI. Matriz de relación PORTICO-POAD 55
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Resumen Ejecutivo
La Universidad de Murcia (UM) ha sido una universidad pionera en el ámbito de
la Administración Digital desde el año 2005, con la publicación del “Plan Hacia la
Administración Electrónica”, lo que ha supuesto un desarrollo continuo de sistemas comu-
nes y servicios electrónicos curso tras curso, que se traduce en cifras muy significativas
en cuanto al número de trámites electrónicos ofrecidos y al volumen de firmas y docu-
mentos electrónicos gestionados, tal y como se puede observar en el anexo III .
Sin embargo, en los últimos años se han comenzado a detectar un conjunto de disfuncio-
nalidades, plenamente identificadas en el diagnóstico institucional del reciente Plan de
Transformación Digital de la UM 2021-2024 (PTD), que generan riesgo e incertidumbre
sobre la evolución a medio y largo plazo de la UM en este ámbito de actuación, especial-
mente con el horizonte de la completa entrada en vigor de las leyes del procedimiento ad-
ministrativo común (Ley 39/2015) y de régimen jurídico del sector público (Ley 40/2015),
previsto para abril de este 2021.
Con el objetivo de sembrar las semillas que permitan revertir a medio plazo las carencias
descritas, este documento diseña el Plan Operativo de Administración Digital 2021-2022
(POAD) de la UM, en desarrollo del PTD de la UM en este ámbito de actuación concreto,
que nace con diferentes propósitos. En primer lugar, impulsar la simplificación y digitali-
zación de trámites para los principales grupos de interés de la Universidad, a través del
rediseño, la reducción de cargas, la automatización y la tramitación proactiva dirigida por
datos, persiguiendo un incremento de la productividad y una mayor eficacia en la gestión
interna.
En segundo lugar, apostar por la transparencia y rendición de cuentas desde la innova-
ción, promoviendo la apertura de datos y fomentando la cultura de la reutilización y la
participación de toda la comunidad universitaria. En tercer lugar, establecer y desarrollar
un marco de cooperación y coordinación activa con otros organismos del sector público,
en el desarrollo de la interoperabilidad inter e intra administrativa, y propiciando la com-
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partición y reutilización de plataformas y servicios. Por último, y no menos importante,
afianzar la seguridad y la accesibilidad en la comunidad universitaria, fortaleciendo su
divulgación y concienciación.
Este plan operativo está compuesto de 21 actuaciones, derivadas a su vez de 3 objetivos
operativos. Para cada actuación se facilita una ficha descriptiva con su detalle, que in-
cluye, entre otros, la identificación de indicadores de resultado y de impacto. Además, se
establece una planificación temporal precisa que ordena la ejecución de las actuaciones
durante los próximos dos años. También se define una metodología para la evaluación y
seguimiento del plan, focalizada en la revisión y actualización periódica, tanto del desa-
rrollo de las actuaciones, como de los indicadores definidos.
Las actuaciones de este plan serán complementadas por las iniciativas transversales de
gestión del cambio y de gestión de una cultura de innovación definidas en la línea de
actuación de Gobernanza de la Transformación Digital del PTD, fundamentales para una
ejecución, seguimiento y gobierno eficaces del POAD.
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1. Introducción
Este documento, que emana del Plan de Transformación Digital de la UM (PTD), propo-
ne la implantación de un Plan Operativo de Administración Digital (POAD) para el bienio
2021-2022, en desarrollo de su línea de actuación 5, denominada “Administración Digital”.
Este POAD materializa la visión y objetivos estratégicos del PTD, en 3 objetivos operati-
vos y 21 actuaciones concretas, destinados al ámbito de la Administración Digital univer-
sitaria para el corto y medio plazo.
El POAD persigue la simplificación y digitalización de trámites, el incremento del nivel de
transparencia, la cooperación y coordinación interadministrativa, la seguridad y la pro-
tección de los datos gestionados por los sistemas de Administración Digital. Este plan,
dirigido a los estudiantes, el personal y los organismos con los que la UM se relaciona se
encuentra identificado como uno de los elementos clave que desarrollarán la Estrategia
Digital de la Universidad en los próximos años.
Su elaboración se ha realizado en diferentes apartados y haciendo uso de distintas he-
rramientas. Tras esta introducción, en el apartado 2, se establecen los principios rectores
del POAD, alineados con la Estrategia Digital de la UM. A continuación, en el apartado 3,
se introducen los objetivos operativos y principales iniciativas del plan, apoyados en un
modelo objetivo de Administración Digital para la Universidad. El plan se desarrolla en
detalle en el apartado 4, a través de 21 actuaciones concretas, clasificadas por sus obje-
tivos, y ordenadas por criterios de prioridad, complejidad y valor, a través de dos mapas
de cuadrantes. Para cada actuación se proporciona una completa ficha descriptiva, con
datos relativos a sus beneficiarios, a las alternativas analizadas, fechas de ejecución, y
también la identificación de indicadores de resultado y de impacto.
Una vez descritas las actuaciones, en el apartado 5, se profundiza en la implantación
del plan, aportando un cronograma de ejecución de 21 meses, que comienza en abril de
2021 y finaliza en diciembre de 2022, equilibrado en cuanto al reparto de las cargas y
prioridades establecidas. A continuación, en el apartado 6, se describen el seguimiento
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y la evaluación previstas para este plan. Para ello, se presenta una tabla resumen con los
principales indicadores de impacto identificados previamente, y se establece un proceso
interno periódico de revisiones y actualizaciones.
Por último, se incorporan al documento un conjunto de anexos, que complementan el
trabajo realizado. En el anexo I, se visualiza la vinculación entre las actuaciones desa-
rrolladas en el POAD y las iniciativas del PTD, a través de una matriz de relación. En el
anexo II, se describe el impacto del POAD en la cartera de proyectos de tecnologías de la
información en el ejercicio 2021. El anexo III detalla el estado actual de la Administración
Digital universitaria a través de los últimos datos disponibles. Y, finalmente, el anexo IV,
identifica los principales sistemas comunes de Administración Digital disponibles en la
Universidad de Murcia.
Para el desarrollo de este POAD se han tomado como referencia diferentes planes de
Administración Digital de organismos públicos y Universidades. Entre ellos, se destaca el
Plan de Transformación Digital de la AGE y sus OOPP1 2015-2020 y el recién publicado
Plan de Digitalización de las Administraciones Públicas 2021 -20252 , que inspiran algu-
nos de los principios y líneas de este plan. También, en el ámbito universitario, el “Plan
de Administración Electrónica de la Universidad de Zaragoza”3 y el “Plan de Acción de
Administración Electrónica de la Universidad de Granada”4 , por la cercanía en el enfoque
ligado a la gestión universitaria.
1 https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dam/jcr:898162f1-2682-483e-9e43-50f2d3a08eff/20151002-Plan-transformacion-digital-age-oopp.pdf
2 https://administracionelectronica.gob.es/dam/jcr:ae43f87a-9cdb-4ed9-9d78-d665a-5d8491a/210127_np_admon.pdf
3 https://www.unizar.es/sites/default/files/archivos/eadmin_plan_uz_2019_2020.pdf
4 https://www.ugr.es/sites/default/files/2018-02/ACG1292.pdf
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2.Principios rectores
El POAD se encuentra guiado por un conjunto de principios rectores transversales, que
influencian los diferentes objetivos y actuaciones del plan, y que se encuentran alineados
con la Estrategia Digital de la Universidad y sus objetivos estratégicos. Se describen a
continuación:
• El usuario en el centro. La Universidad debe adaptar sus servicios a las expec-
tativas de sus usuarios, sean miembros de la comunidad universitaria o sean
externos a ésta, mejorando su experiencia.
• Gestión inteligente del dato. Los datos de estudiantes y egresados suponen el
activo más importante de una Universidad pública, para analizar servicios y ne-
cesidades, así como identificar tendencias y oportunidades.
• Alianzas para el progreso. Las instituciones crecen a través de la colabo-
ración, prestando un mejor servicio dónde no son competitivos y evitando la
desintermediación.
• Experimentación ágil. La Universidad debe impregnarse de su propia cultura
histórica de experimentación y aprendizaje, involucrando a todos sus estamen-
tos, desde el propio equipo directivo, y facilitando así la innovación con impacto
transformador y la adaptación rápida a los cambios.
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3.Objetivos operativos
A continuación, se desglosan los diferentes objetivos operativos del POAD.
3.1. Objetivo operativo 1 – Generar valor mediante
la digitalización de trámites
El estudiante es el actor principal de las Universidades públicas y, en el contexto actual,
la tecnología es su medio habitual de relación con su familia, amigos y, en general, con el
resto de la sociedad.
Digitalizar nuestros principales servicios y mejorar la experiencia personalizada de los es-
tudiantes en la interacción con la Universidad desde sus propios dispositivos móviles, se
convierte en un paso decisivo para promover su fidelización, participación y colaboración
en la vida universitaria.
Los empleados públicos, personal docente e investigador (PDI) y personal de administra-
ción y servicios (PAS), tampoco son ajenos a esta realidad, de igual forma que el resto de
la sociedad, donde la penetración de la internet móvil supera ya ampliamente el uso de
los ordenares personales tradicionales.
Además, se debe fomentar la consulta y retroalimentación por la vía electrónica, como
medio de vertebración de la participación en la comunidad universitaria.
Como principales iniciativas de este objetivo operativo, se destacan las siguientes.
• Analizar y digitalizar el conjunto de trámites universitarios para hacerlos más
sencillos y accesibles en todo momento y lugar, como por ejemplo mediante la
confirmación por voz.
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• Ofrecer una visión integral de la actividad académica del estudiante mediante un
expediente digital que le permita acceder a toda la documentación de los trámi-
tes realizados y conocer el estado de aquellos que están en curso.
• Desarrollar procesos automáticos y proactivos que mejoren la experiencia de la
comunidad universitaria mediante la reducción de plazos.
• Dotar de las herramientas necesarias para que la comunidad universitaria pueda
participar en las decisiones de gobierno y votar por medios electrónicos.
3.2. Objetivo operativo 2 – Optimizar la
productividad y la eficacia
La UM necesita mejorar su productividad y eficacia en la tramitación electrónica, evitan-
do resistencias al cambio y antes de que sea demasiado tarde.
Por un lado, se hace necesario apostar por una organización y coordinación internas co-
herentes, que además faciliten la cooperación proactiva con entidades externas, como
por ejemplo la Sectorial TIC de la Conferencia de Rectores o la propia Secretaría General
de Administración Digital, promoviendo nuevas alianzas y manteniendo una posición de
relevancia.
Por otro lado, resulta fundamental simplificar los trámites universitarios, sacando prove-
cho de las ventajas que las nuevas tecnologías disruptivas pueden ofrecer, elevando el
nivel de automatización, racionalizando los diferentes sistemas de información y maximi-
zando la reutilización de sistemas comunes de tramitación.
Como principales iniciativas de este objetivo operativo, se destacan las siguientes.
• Inventariar, modelar y rediseñar los trámites administrativos de la comuni-
dad universitaria para su simplificación, automatización y reducción de cargas
superfluas.
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• Implantar sistemas de gestión de expedientes que permitan la tramitación de pro-
cedimientos por medios electrónicos y su archivo definitivo una vez finalizados.
• Optimizar el consumo de recursos internos mediante el uso de sistemas digitales
de identificación y firma (firma manuscrita digitalizada, identificación biométrica,
etc.).
3.3. Objetivo operativo 3 – Garantizar la seguridad,
interoperabilidad y accesibilidad
Los recientes cambios normativos, especialmente aquellos derivados de la publicación
de la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común, la Ley Orgánica 3/2018, de
Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y el Real Decreto
1112/2018, sobre accesibilidad de los sitios web y aplicaciones para dispositivos móviles
del sector público, suponen una verdadera oportunidad para apostar por una gestión in-
teligente, segura e interoperable de los datos y documentos de la organización, desde el
diseño de los sistemas de información que los gestionan.
Bajo el paraguas de la adecuación normativa en materia de seguridad, protección de
datos y accesibilidad, subyacen posibilidades de impulso y creación de cultura organiza-
tiva con una motivación concreta, lo que facilita su penetración en la institución.
Siempre que sea posible, se debe apostar por reutilizar aquellos sistemas comunes in-
teroperables que ofrecen un alto valor añadido y facilitan el camino de la adecuación,
aprovechando acuerdos y alianzas.
Como principales iniciativas de este objetivo operativo, se destacan las siguientes.
• Implantar procedimientos y actuaciones de mejora continua en nuestro sistema
de gestión de la seguridad de la información para renovar la certificación del
Esquema Nacional de Seguridad (ENS).
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• Integrar sistemas comunes que faciliten la interoperabilidad con otros organismos
del sector público, como por ejemplo el Registro Electrónico de Apoderamientos
(REA) y de funcionarios habilitados, la notificación en la Dirección Electrónica
Habilitada única (DEHu) y el consumo de datos de la plataforma de intermedia-
ción de datos de la Administración General del Estado (AGE).
• Aprobar y poner en marcha una política de accesibilidad digital que favorezca la
accesibilidad por diseño en nuestros portales, aplicaciones y servicios de cara a
la eliminación de barreras digitales.
En la siguiente figura se observa la concreción de estos objetivos e iniciativas en el mo-
delo objetivo de Administración Digital para la Universidad de Murcia.
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Figura 1. Modelo objetivo del POAD
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4.Actuaciones
El POAD consta de 21 actuaciones clasificadas en torno a los objetivos operativos previa-
mente introducidos, tal y como se observa en la tabla I.
ID ACTUACIÓN
OB1 - Generar valor mediante la digitalización de trámites101 Digitalización de trámites académicos y de movilidad102 Expediente del estudiante103 Hechos vitales universitarios104 Auto-provisión de datos de identidad105 Tramitación mediante voz106 Apertura de datos universitarios107 Participación electrónica108 Voto electrónico
OB2 - Optimizar la productividad y eficacia 201 Inventariado de trámites202 Gestor de expedientes203 Actuación administrativa automatizada204 Archivo electrónico único205 Firma manuscrita digitalizada
OB3 - Garantizar la seguridad, interoperabilidad y accesibilidad301 Registro de tratamientos de datos personales302 Adecuación al Esquema Nacional de Seguridad303 Sede Electrónica accesible304 Simplificación de la carga documental305 Registro de apoderamientos interoperable306 Registro de funcionarios habilitados interoperable307 Notificación en la Dirección Electrónica Habilitada única308 Erasmus sin papeles (EWP)
Tabla I. Actuaciones del POAD
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A continuación, se describen, de forma desglosada, cada una de las actuaciones, a partir
de una ficha resumen, que incluye su información descriptiva, alternativas analizadas en
cada caso, diferentes atributos de clasificación, así como sus indicadores, que serán re-
ferenciados en los siguientes apartados de este documento.
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OBJETIVO OPERATIVO
OB1 - Generar valor mediante la digitalización de trámitesPRIORIDAD COMPLEJIDAD VALOR USUARIO VALOR INSTITUCIÓN
5 4 4 4
Descripción
Rediseño, simplificación y publicación de trámites de alto valor añadido para estudiantes. Entre otros, se identifican los siguientes:
• Convocatorias de movilidad nacional e internacional.
• Prácticas curriculares y extracurriculares.
• Trámites del doctorando.
• Concesión de créditos CRAU.
• Traslado de expediente.
• Convocatoria de incidencias.
• Reconocimiento y transferencia de créditos.
• Devolución de derechos indebidos.
• Convalidación parcial de estudios.
• Becas propias.
Alternativas analizadas
Mantenimiento de los sistemas actuales, no digitalizados y dispersos. Se descarta en adecuación a la Ley 39/2015.
RESPONSABLESOficina de Transformación Digital, Secretaría General y Vicerrectorado de Estudiantes.
UNIDADES IMPLICADAS
Centros, Gestión Académica, Estudios Propios, Escuela de Doctorado, Relaciones Internacionales, COIE y ATICA.
COLECTIVOS BENEFICIARIOS
Estudiantes
INICIO 2021 Q2 RESULTADOS
FIN2022 Q3 Trámites simplificados implantados y accesibles desde dispositivos
móviles
Indicadores
ID TIPO DENOMINACIÓN FUENTE VALOR REFERENCIA
VALOR OBJETIVO
101.1 Resultado Trámites completados por inte-resados (número)
OTD 0 10.000
101.2 Impacto Tiempo medio de resolución (% de reducción)
Unidades gestoras
INV1 20%
1 Valor del atributo “Tiempo medio de resolución (días)” de cada trámite, recogido en el Inventario de Trámites de la Universidad de Murcia (https://sede.um.es/sede/tramites).
101 Digitalización de trámites académicos y de movilidad
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102 Expediente del Estudiante
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OBJETIVO OPERATIVO
OB1 - Generar valor mediante la digitalización de trámitesPRIORIDAD COMPLEJIDAD VALOR USUARIO VALOR INSTITUCIÓN
4 5 4 3
Descripción
Expediente general del estudiante, donde se integren todos los datos y actuaciones administrativas resultado de su relación con la Universidad de Murcia (estudios oficiales, cursos propios, actividades deportivas, asistencia a eventos, etc.).
Alternativas analizadas
Mantenimiento de la información fraccionada y dispersa sobre los sistemas actuales. Se descarta en beneficio de la experiencia de usuario.
RESPONSABLESOficina de Transformación Digital, Secretaría General y Vicerrectorado de Estudiantes.
UNIDADES IMPLICADAS
Gestión Académica, Estudios Propios, Relaciones Internacionales, COIE y ATICA.
COLECTIVOS BENEFICIARIOS
Estudiantes.
INICIO 2022 Q1 RESULTADOS
FIN2022 Q3 Expediente del estudiante implantado y accesible desde dispositivos
móviles.
Indicadores
ID TIPO DENOMINACIÓN FUENTE VALOR REFERENCIA
VALOR OBJETIVO
102.1 Resultado CategoríasConjuntos de datos y actuaciones integradas
(número)
OTD 0 10
102.2 Impacto Estudiantes usuarios (%) OTD 0 50%
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103 Hechos vitales universitarios
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OBJETIVO OPERATIVO
OB1 - Generar valor mediante la digitalización de trámitesPRIORIDAD COMPLEJIDAD VALOR USUARIO VALOR INSTITUCIÓN
3 4 5 5
Descripción
Actuación guiada por los datos, proactiva y automatizada de la Universidad ante los eventos administrativos más importantes de los miembros de la comunidad universitaria, descargando a los interesados de la carga de iniciar el procedimiento, con información autocompletada que sólo requiera ser confirmada desde un dispositivo móvil.
Se identifican, de forma preliminar, los siguientes:
• Propuesta de emisión de título tras la aplicación de la última nota al expediente.
• Reconocimiento automatizado de créditos CRAU.
• Evaluación por compensación.
• Reconocimientos profesionales para PAS y PDI.
Alternativas analizadas
Pendientes reuniones con representantes de las Delegaciones de Alumnos, para el análisis de posibles trámites adicionales con valor.
RESPONSABLES Oficina de Transformación Digital, Secretaría General y Gerencia.
UNIDADES IMPLICADAS
Gestión Académica, Recursos Humanos y ATICA.
COLECTIVOS BENEFICIARIOS
Estudiantes y Personal.
INICIO 2022 Q1 RESULTADOS
FIN 2022 Q2 Trámites proactivos implantados.
Indicadores
ID TIPO DENOMINACIÓN FUENTE VALOR REFERENCIA
VALOR OBJETIVO
103.1 Resultado Actuaciones proactivas efec-tuadas (número)
OTD 0 12.000
103.2 Impacto Trámites confirmados por el in-teresado (%)
Unidades gestoras
0 80%
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104 Auto-provisión de datos de identidad (1/2)
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OBJETIVO OPERATIVO
OB1 - Generar valor mediante la digitalización de trámitesPRIORIDAD COMPLEJIDAD VALOR USUARIO VALOR INSTITUCIÓN
4 4 5 5
Descripción
Obtención automatizada de datos de identidad, autenticados por la Universidad, tras la solicitud del interesado en Sede Electrónica desde su dispositivo móvil. Los datos estarán disponibles a través de Carpeta Ciudadana y serán verificables por terceros a través de una infraestructura común de blockchain.
Se identifican, de forma preliminar, los siguientes:
• Diplomas de títulos propios.
• Certificaciones de participación en títulos propios.
• Certificaciones académicas oficiales (pruebas de acceso, grado, máster y doctorado).
• Certificaciones de participación en prácticas curriculares y extracurriculares.
• Certificaciones de traslado de expediente tras pruebas de acceso de bachiller y de mayores de 25.
• Certificaciones supletorias a títulos ofi-ciales (máster, estudios avanzados de doctorado y doctor).
• Certificaciones de tutorización de TFG / TFM.
• Hojas de servicio (PAS, PDI y becarios).
• Certificaciones de constancia de investigación.
Alternativas analizadas
Existen también datos relativos a la docencia e investigación con valor, aunque con menor prioridad que los seleccionados
RESPONSABLES Oficina de Transformación Digital, Secretaría General.
UNIDADES IMPLICADAS
Gestión Académica, Estudios Propios, Recursos Humanos, Gestión de la Investigación y ATICA.
COLECTIVOS BENEFICIARIOS
Estudiantes y Personal
INICIO 2021 Q2 RESULTADOS
FIN 2021 Q4 Trámites de auto provisión implantados
21
101 Digitalización de trámites académicos y de movilidad
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104 Auto-provisión de datos de identidad (2/2)
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OBJETIVO OPERATIVO
OB1 - Generar valor mediante la digitalización de trámites
Indicadores
ID TIPO DENOMINACIÓN FUENTE VALOR REFERENCIA
VALOR OBJETIVO
104.1 Resultado Datos de identidad auto- apro-visionados (número)
OTD 0 10.000
104.2 Impacto Verificaciones de datos por ter-ceros (%)
OTD 0 10%
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105 Tramitación por voz
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OBJETIVO OPERATIVO
OB1 - Generar valor mediante la digitalización de trámitesPRIORIDAD COMPLEJIDAD VALOR USUARIO VALOR INSTITUCIÓN
1 3 4 3
Descripción
Piloto de tramitación y firma mediante el uso de la voz en trámites proactivos de alto volumen y baja complejidad1, en los que se requiere confirmación desde un dispositivo móvil.
Se valorará la integración de los trámites proactivos seleccionados con chatbots y asistentes virtuales inteligentes, que faciliten la interacción personalizada con el interesado.
Alternativas analizadas
Se trata de un proyecto piloto de uso de biometría, cuyos resultados facilitarán la toma de decisiones sobre su extensión futura a otros trámites
RESPONSABLES Oficina de Transformación Digital y Secretaría General.
UNIDADES IMPLICADAS
ATICA y unidades gestoras de los trámites.
COLECTIVOS BENEFICIARIOS
Estudiantes y Personal.
INICIO 2022 Q3 RESULTADOS
FIN2022 Q4 Tecnología biométrica de reconocimiento de voz integrada en APP
de la Universidad.
Indicadores
ID TIPO DENOMINACIÓN FUENTE VALOR REFERENCIA
VALOR OBJETIVO
105.1 Resultado Tramitaciones realizadas me-diante voz (número)
OTD 0 1.000
105.2 Impacto Valoración de APP móvil (% de incremento)
OTD APP2 10%
1 http://www.ciencia.gob.es/stfls/MICINN/Ciencia/Ficheros/Estrategia_Inteligencia_Artificial-IDI.pdf2 Datos de valoración de APP móvil obtenidos en el ejercicio previo.
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106 Apertura de datos universitarios
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OBJETIVO OPERATIVO
OB1 - Generar valor mediante la digitalización de trámitesPRIORIDAD COMPLEJIDAD VALOR USUARIO VALOR INSTITUCIÓN
2 2 4 4
Descripción
• Identificación de los principales conjuntos de datos susceptibles de reutilización en la Universidad.
• Desarrollo de módulos para la recopilación y publicación automatizada de una selección de estos conjuntos de datos.
• Utilización de formatos reutilizables y normalizados.
• Integración con el Catálogo Nacional de Datos Abiertos (datos.gob.es).
Alternativas analizadas
Se siguen los criterios publicados por CRUE1 en esta materia, así como los portales de referencia de otras Universidades públicas2.
RESPONSABLES Oficina de Transformación Digital y Secretaría General.
UNIDADES IMPLICADAS
ATICA y Oficina de Dato Único.
COLECTIVOS BENEFICIARIOS
Ciudadanos y Empresas.
INICIO 2022 Q2 RESULTADOS
FIN 2022 Q3 • Conjuntos de datos publicados en Sede Electrónica y sin-cronizados en el catálogo nacional
• Procedimiento de actualización formalmente definido.
Indicadores
ID TIPO DENOMINACIÓN FUENTE VALOR REFERENCIA
VALOR OBJETIVO
106.1 Resultado Datasets publicados y sincroni-zados (número)
Oficina de Dato Único
0 100
106.2 Impacto Descargas realizadas (número) Oficina de Dato Único
0 1.500
1 https://datos.gob.es/sites/default/files/haciaunauniversidadabierta_0.pdf2 http://opendata.unex.es/dataset
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107 Participación electrónica
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OBJETIVO OPERATIVO
OB1 - Generar valor mediante la digitalización de trámitesPRIORIDAD COMPLEJIDAD VALOR USUARIO VALOR INSTITUCIÓN
4 4 5 5
Descripción
Implantación de una solución y un conjunto de procesos internos de participación electrónica que faciliten la integración de la comunidad universitaria en la toma de decisiones públicas.
• Consulta pública para la toma de decisión sobre actuaciones concretas.
• Presupuestos participativos.
• Presentación y priorización de propuestas de la comunidad universitaria.
Referencias de partida: soluciones del Ayuntamiento de Madrid1 y el Ayuntamiento de Barcelona2.
Alternativas analizadas
Desarrollar una solución de participación propia. Se descarta por su elevado costo y escaso valor añadido.
RESPONSABLES Oficina de Transformación Digital, Gerencia y Vicerrectorado de Estudiantes.
UNIDADES IMPLICADAS
ATICA.
COLECTIVOS BENEFICIARIOS
Estudiantes, Personal y Ciudadanos.
INICIO 2021 Q4 RESULTADOS
FIN2022 Q4 • Solución de participación implantada.
• Procesos internos de gestión de la participación aprobados.
Indicadores
ID TIPO DENOMINACIÓN FUENTE VALOR REFERENCIA
VALOR OBJETIVO
107.1 Resultado Consultas realizadas (número) OTD 0 10
107.2 Impacto Propuestas implantadas (%) OTD 0 50%
1 http://www.consulproject.org/es/index.html2 https://decidim.org/es/
25
108 Voto electrónico
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
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OBJETIVO OPERATIVO
OB1 - Generar valor mediante la digitalización de trámitesPRIORIDAD COMPLEJIDAD VALOR USUARIO VALOR INSTITUCIÓN
2 4 4 4
Descripción
Implantación de un sistema de voto electrónico para la comunidad universitaria. Previsto su uso piloto, en una primera fase, para elecciones en departamentos y centros.
Alternativas analizadas
Suscripción a una solución en cloud. Se descarta por motivos de confianza.
RESPONSABLES Oficina de Transformación Digital y Secretaría General.
UNIDADES IMPLICADAS
ATICA y Secretaría General.
COLECTIVOS BENEFICIARIOS
Estudiantes y Personal.
INICIO 2022 Q3 RESULTADOS
FIN 2022 Q4 Sistema de votación y recuento electrónico implantado.
Indicadores
ID TIPO DENOMINACIÓN FUENTE VALOR REFERENCIA
VALOR OBJETIVO
108.1 Resultado Procesos de votación electró-nica realizados (número)
OTD 0 10
108.2 Impacto Participación en votaciones (% de incremento)
OTD VOT1 10%
1 Se establecerá a partir de datos consolidados de los procesos previos de votación seleccionados.
26
201 Inventariado de trámites
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
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OBJETIVO OPERATIVO
OB2 - Optimizar la productividad y eficaciaPRIORIDAD COMPLEJIDAD VALOR USUARIO VALOR INSTITUCIÓN
5 3 3 5
Descripción
Realizar el inventario completo de los trámites administrativos de la Universidad de Murcia. Detectar oportunidades de rediseño y automatización que faciliten la simplificación administrativa.
Detectar eventos de negocio significativos y analizar la idoneidad de su posible inserción en el repositorio de big data corporativo, para el apoyo en la elaboración de modelos predictivos.
Esta relación de procedimientos y servicios quedará publicada en Sede Electrónica y sincronizada con el Sistema de Información Administrativa (SIA) de la Administración General del Estado.
Alternativas analizadas
No existen alternativas. Se requieren en cumplimiento de la Ley 39/2015.
RESPONSABLES Gerencia y Secretaría General.
UNIDADES IMPLICADAS
Unidad de Gestión de Procesos (UGP).
COLECTIVOS BENEFICIARIOS
Comunidad Universitaria, Ciudadanos y Empresas
INICIO 2021 Q1 RESULTADOS
FIN 2022 Q4 Trámites publicados en Sede Electrónica y sincronizados con SIA.
Indicadores
ID TIPO DENOMINACIÓN FUENTE VALOR REFERENCIA
VALOR OBJETIVO
201.1 Resultado Trámites publicados (número) UGP 80 150
201.2 Impacto Propuestas de simplificación (% sobre publicados)
UGP 5% 20%
27
202 Gestor de expedientes
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
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OBJETIVO OPERATIVO
OB2 - Optimizar la productividad y eficaciaPRIORIDAD COMPLEJIDAD VALOR USUARIO VALOR INSTITUCIÓN
4 4 5 3
Descripción
Implantación de un nuevo sistema común para la gestión completa del expediente administrativo, sus actos y comunicaciones, integrada con las diferentes herramientas de Administración Digital de la Universidad e interoperable con el resto de los organismos del sector público. Absorberá, paulatinamente, la funcionalidad de diferentes herramientas existentes
Alternativas analizadas
Comprar una herramienta existente en el mercado. Se descartan por estar poco orientadas al ámbito universitario, precio, dependencia con otros módulos y herramientas adicionales, y por el uso de nubes externas a Red SARA.
RESPONSABLES Oficina de Transformación Digital y Secretaría General.
UNIDADES IMPLICADAS
Secretaría General, Asesoría Jurídica, Control Interno, Gestión Económica y ATICA.
COLECTIVOS BENEFICIARIOS
Unidades gestoras y tramitadoras de expedientes.
INICIO 2021 Q2 RESULTADOS
FIN 2022 Q3 • Gestor de expedientes implantado en trámites piloto seleccionados.
• Sistemas de gestión académicos, económicos y de recur-sos humanos integrados.
Indicadores
ID TIPO DENOMINACIÓN FUENTE VALOR REFERENCIA
VALOR OBJETIVO
202.1 Resultado Expedientes tramitados a tra-vés del gestor (número)
OTD 0 2000
202.2 Impacto Trámites digitalizados a través del gestor (número)
UGP 0 20
28
203 Actuación administrativa automatizada
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
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OBJETIVO OPERATIVO
OB2 - Optimizar la productividad y eficaciaPRIORIDAD COMPLEJIDAD VALOR USUARIO VALOR INSTITUCIÓN
3 5 5 5
Descripción
Identificación y aplicación de la actuación administrativa automatizada (AAA), de acuerdo con el artículo 41 de la Ley 40/2015, en trámites inventariados en los que la toma de decisiones se encuentre reglada. Se plantean, como ejemplo, los siguientes.
• Concesión de ayudas sociales y becas propias.• Compensación de asignaturas de título.
Alternativas analizadas
Mantener una tramitación colectiva o individual en los trámites seleccionados, guiada de forma directa por el empleado público. Se descarta por aportar un menos grado de simplificación y de reducción de los tiempos de resolución.
RESPONSABLES Oficina de Transformación Digital, Secretaría General y Gerencia.
UNIDADES IMPLICADAS
ATICA y unidades gestoras de los trámites seleccionados.
COLECTIVOS BENEFICIARIOS
Estudiantes, Personal y Unidades.
INICIO 2022 Q1 RESULTADOS
FIN
2022 Q2 • Actuaciones implantadas.
• Responsables de supervisión y control de calidad definidos.
• Normativa asociada aprobada formalmente.
Indicadores
ID TIPO DENOMINACIÓN FUENTE VALOR REFERENCIA
VALOR OBJETIVO
203.1 Resultado Actuaciones automatizadas lle-vadas a cabo (número)
OTD 0 5.000
203.2 Impacto Tiempo de resolución medio de trámites automatizados (% de reducción)
Unidades gestoras
INV1 20%
1 Valor del atributo “Tiempo medio de resolución (días)” de cada trámite, recogido en el Inventario de Trámites de la Universidad de Murcia (https://sede.um.es/sede/tramites).
29
204 Archivo electrónico único
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
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OBJETIVO OPERATIVO
OB2 - Optimizar la productividad y eficaciaPRIORIDAD COMPLEJIDAD VALOR USUARIO VALOR INSTITUCIÓN
2 5 1 4
Descripción
Adecuación al artículo 17 de la Ley 39/2015, relativo al Archivo de documentos. Para ello, se implantará la herramienta Archive1 , aplicación web de archivo definitivo de expedientes y documentos electrónicos de la Administración General del Estado.
Una vez implantada, se desarrollará un piloto de transferencia de un conjunto de series documentales seleccionadas desde los sistemas de gestión de expedientes actuales.
Alternativas analizadas
• Desarrollo de una herramienta propia. Se descarta por su alto coste y escaso valor añadido.
• Seleccionar y comprar otra herramienta desarrollada por el sector privado. Se descarta por su alto coste y por un menor alineamiento con la estrategia.
RESPONSABLES Oficina de Transformación Digital y Secretaría General.
UNIDADES IMPLICADAS
Sección de Archivo Histórico y ATICA.
COLECTIVOS BENEFICIARIOS
Unidades, Ciudadanos y Organismos del Sector Público
INICIO 2022 Q1 RESULTADOS
FIN2022 Q3 Archivo electrónico único implantado y con el primer conjunto de
series documentales transferidas
Indicadores
ID TIPO DENOMINACIÓN FUENTE VALOR REFERENCIA
VALOR OBJETIVO
204.1 Resultado Unidades documentales trans-feridas (número)
Sección de Archivo
0 5.000
1 https://administracionelectronica.gob.es/ctt/archive
30
205 Firma manuscrita digitalizada
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
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OBJETIVO OPERATIVO
OB2 - Optimizar la productividad y eficaciaPRIORIDAD COMPLEJIDAD VALOR USUARIO VALOR INSTITUCIÓN
2 3 4 2
Descripción
Implantación de un sistema de firma manuscrita digitalizada (FMD) para la firma de documentos en trámites que requieren presencialidad. Se identifican los siguientes.
• Consentimiento y aceptación de modificación de historia clínica en servicios asistenciales sanitarios.
• Actos de firma de convenios.
• Recogida de título oficial universitario.
Alternativas analizadas
Mantener la firma manuscrita en papel y digitalizar posteriormente. Se descarta por una menor simplificación y la necesidad de una gestión adicional del papel.
RESPONSABLESOficina de Transformación Digital, Secretaría General y Vicerrectorado de Estudiantes y Servicios a la Comunidad Universitaria.
UNIDADES IMPLICADAS
ATICA, Servicios Asistenciales y Centros.
COLECTIVOS BENEFICIARIOS
Estudiantes, Personal y Ciudadanos.
INICIO 2021 Q2 RESULTADOS
FIN2021 Q3 Sistema FMD integrado en la plataforma de Administración
Electrónica.
Indicadores
ID TIPO DENOMINACIÓN FUENTE VALOR REFERENCIA
VALOR OBJETIVO
205.1 Resultado Firmas manuscritas digitali-zadas efectuadas (número)
OTD 0 5.000
205.2 Impacto Valoración del servicio ofreci-do (% de incremento)
Vicerrectorado de Estudiantes y Servicios a la Comunidad Universitaria
VAL1 10%
1 Valoración del servicio actual, recogido por las unidades gestoras de los trámites.
31
301 Registro de tratamientos de datos personales
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
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OBJETIVO OPERATIVO
OB3 - Garantizar la seguridad, interoperabilidad y accesibilidadPRIORIDAD COMPLEJIDAD VALOR USUARIO VALOR INSTITUCIÓN
4 4 4 5
Descripción
Confección, de forma coordinada con el proceso de inventario de trámites, de un Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) que identifique los canales de entrada de datos, la legitimación de su tratamiento y las posibles cesiones necesarias.
Esta acción también debe facilitar la adecuación de las cláusulas informativas para los formularios de recogida de datos implicados en el tratamiento
Alternativas analizadas
No existen alternativas. Se requieren en cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos y la Ley 3/2018.
RESPONSABLES Oficina de Transformación Digital y Secretaría General.
UNIDADES IMPLICADAS
Delegado de Protección de Datos (DPD) y ATICA.
COLECTIVOS BENEFICIARIOS
Estudiantes, Personal, Ciudadanos, Unidades y Organismos.
INICIO 2021 Q2 RESULTADOS
FIN
2022 Q4 • Registro de Actividades de Tratamiento completado.
• Recogida de información sobre datos tratados integrada en aplicación Inventario.
Indicadores
ID TIPO DENOMINACIÓN FUENTE VALOR REFERENCIA
VALOR OBJETIVO
301.1 Resultado Tratamientos registrados (número)
DPD 34 150
32
302 Adecuación al Esquema Nacional de Seguridad
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
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OBJETIVO OPERATIVO
OB3 - Garantizar la seguridad, interoperabilidad y accesibilidadPRIORIDAD COMPLEJIDAD VALOR USUARIO VALOR INSTITUCIÓN
3 5 3 5
Descripción
Renovación de la certificación de conformidad con el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) para sistemas de nivel medio, y publicación en Sede Electrónica.
Alternativas analizadas
No existen alternativas. Se requieren en cumplimiento del RD 3/2010.
RESPONSABLES Oficina de Transformación Digital y Secretaría General
UNIDADES IMPLICADAS
ATICA
COLECTIVOS BENEFICIARIOS
Estudiantes, Personal, Ciudadanos, Unidades y Organismos
INICIO 2021 Q4 RESULTADOS
FIN 2022 Q1 Certificación de conformidad publicada en Sede Electrónica.
Indicadores
ID TIPO DENOMINACIÓN FUENTE VALOR REFERENCIA
VALOR OBJETIVO
302.1 Resultado Certificación de conformidad renovada y publicada (SI/NO)
OTD NO SI
33
303 Sede Electrónica accesible
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
Next page marker OBJETIVO OPERATIVO
OB3 - Garantizar la seguridad, interoperabilidad y accesibilidadPRIORIDAD COMPLEJIDAD VALOR USUARIO VALOR INSTITUCIÓN
4 2 4 3
Descripción
Evolución de la Sede Electrónica para la adecuación a la normativa sobre accesibilidad y para su uso desde dispositivos móviles.
Alternativas analizadas
• No existen alternativas normativas. Se requiere en cumplimiento del RD 1112/2018.• Se descarta implantar nuevas soluciones de Sede Electrónica por su costo de implantación y adaptación.
RESPONSABLES Oficina de Transformación Digital y Secretaría General
UNIDADES IMPLICADAS
Servicio de Apoyo al Consejo de Dirección y ATICA
COLECTIVOS BENEFICIARIOS
Estudiantes, Personal y Ciudadanos
INICIO 2021 Q2 RESULTADOS
FIN 2021 Q4 Sede Electrónica accesible
Indicadores
ID TIPO DENOMINACIÓN FUENTE VALOR REFERENCIA
VALOR OBJETIVO
303.1 Resultado Accesos realizados desde dispositivos móviles (% sobre el total)
OTD WEB1 20%
1 Obtenido de las estadísticas de acceso Web del ejercicio anterior.
34
304 Simplificación de la carga documental
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
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OBJETIVO OPERATIVO
OB3 - Garantizar la seguridad, interoperabilidad y accesibilidadPRIORIDAD COMPLEJIDAD VALOR USUARIO VALOR INSTITUCIÓN
5 3 5 5
Descripción
Eliminar, en el inicio de trámites, la aportación de datos y documentos.
• Ampliación de los conjuntos de datos obtenidos a través de la plataforma de intermediación (nivel de renta, familia numerosa, discapacidad, vida laboral, residencia, víctimas del terroris-mo) e integración en trámites universitarios.
• Consulta y puesta a disposición de datos internos que obran en poder de la Universidad (ex-pediente académico e investigador).
• Puesta a disposición de datos académicos y de investigación a otros organismos del sector público.
Alternativas analizadas
No existen alternativas normativas. Se requiere en cumplimiento de los artículos 28.2 de la Ley 39/2015 y 155 de la Ley 40/2015.
RESPONSABLES Oficina de Transformación Digital y Secretaría General
UNIDADES IMPLICADAS
ATICA, Gestión Académica, Recursos Humanos y Contratación
COLECTIVOS BENEFICIARIOS
Estudiantes, Personal, Ciudadanos, Empresas y Organismos públicos
INICIO 2021 Q3 RESULTADOS
FIN 2021 Q4 Trámites académicos, de personal y de contratación simplificados.
Indicadores
ID TIPO DENOMINACIÓN FUENTE VALOR REFERENCIA
VALOR OBJETIVO
304.1 Resultado Trámites simplificados (número)
OTD 0 20
304.2 Impacto Transmisiones de datos efectuadas (% de incremento)
OTD ANX1 10%
1 Consultar datos obtenidos de otros organismos del sector público (Anexo III).
35
305 Registro de apoderamientos interoperable
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
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OBJETIVO OPERATIVO
OB3 - Garantizar la seguridad, interoperabilidad y accesibilidadPRIORIDAD COMPLEJIDAD VALOR USUARIO VALOR INSTITUCIÓN
4 3 4 3
Descripción
Adecuación al artículo 6 de la Ley 39/2015, relativo a los Registros Electrónicos de Apoderamientos, para lo que se realizarán dos acciones diferenciadas.
Por un lado, se realizará el alta administrativa y la integración de la Universidad de Murcia en el servicio común Apodera1, aplicación del Registro Electrónico de Apoderamientos (REA) de la Administración General del Estado, lo que facilitará el registro de apoderamientos interoperables de ciudadanos y empresas en las oficinas de asistencia universitarias.
Por otro lado, se desarrollará una nueva versión del Registro Electrónico y la Carpeta Ciudadana de la Universidad, integrada con el REA, lo que permitirá acreditar la representación en diferentes trámites de Sede Electrónica.
Alternativas analizadas
Desarrollar un registro electrónico de apoderamientos propio, que interopere con el REA. Se descarta por su elevado costo y escaso valor añadido
RESPONSABLES Oficina de Transformación Digital y Secretaría General
UNIDADES IMPLICADAS
Oficinas de Asistencia en Materia de Registro (OAMR), Asesoría Jurídica y ATICA
COLECTIVOS BENEFICIARIOS
Estudiantes, Personal, Ciudadanos y Empresas
INICIO 2021 Q2 RESULTADOS
FIN
2021 Q2 • Reconocimiento de poderes inscritos en el REA en Sede Electrónica.
• Inscripción de poderes en el REA desde las OAMR
Indicadores
ID TIPO DENOMINACIÓN FUENTE VALOR REFERENCIA
VALOR OBJETIVO
305.1 Resultado OAMR capacitadas para el re-gistro de poderes (número)
OAMR 0 10
1 https://administracionelectronica.gob.es/ctt/rea
36
306 Registro de funcionarios habilitados interoperable
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
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OBJETIVO OPERATIVO
OB3 - Garantizar la seguridad, interoperabilidad y accesibilidadPRIORIDAD COMPLEJIDAD VALOR USUARIO VALOR INSTITUCIÓN
3 3 4 3
Descripción
Adecuación al artículo 12.2 de la Ley 39/2015, referente a la asistencia en el uso de medios electrónicos por funcionarios públicos habilitados.
Se realizará el alta administrativa y la integración de la Universidad de Murcia en el Registro Electrónico de Funcionarios Habilitados (RFH) de la Administración General del Estado, lo que facilitará la identificación y firma electrónica de los interesados mediante funcionarios públicos en las oficinas de asistencia universitarias, para trámites publicados en la Sede Electrónica.
Alternativas analizadas
Desarrollar un registro electrónico de funcionarios habilitados propio, que interopere con el RFH. Se descarta por su elevado costo y escaso valor añadido.
RESPONSABLES Oficina de Transformación Digital y Secretaría General
UNIDADES IMPLICADAS
Oficinas de Asistencia en Materia de Registro (OAMR) y ATICA
COLECTIVOS BENEFICIARIOS
Estudiantes y Ciudadanos.
INICIO 2022 Q2 RESULTADOS
FIN
2022 Q2 • Identificación y firma de interesados mediante funcionarios públicos en trámites de Sede Electrónica.
• Inscripción de funcionarios públicos habilitados en el RFH
Indicadores
ID TIPO DENOMINACIÓN FUENTE VALOR REFERENCIA
VALOR OBJETIVO
306.1 Resultado Funcionarios habilitados inscritos (número)
OAMR 0 20
37
308 Notificación en la Dirección Electrónica Habilitada única
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
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OBJETIVO OPERATIVO
OB3 - Garantizar la seguridad, interoperabilidad y accesibilidadPRIORIDAD COMPLEJIDAD VALOR USUARIO VALOR INSTITUCIÓN
1 2 5 3
Descripción
Adecuación al artículo 43 de la Ley 39/2015, relativo a la notificación a través de la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHu).
Se realizará el alta administrativa y la integración de la Universidad de Murcia en aplicación Notifica1, servicio común de gestión de notificaciones de la Administración General del Estado, lo que facilitará la práctica de las notificaciones universitarias a través de la DEHu, de forma complementaria a la Sede Electrónica.
Se analizarán los posibles escenarios de interoperabilidad con sistemas de entrega certificada cualificados en el marco del reglamento eIDAS.
Alternativas analizadas
No notificar a través de la DEHu. Se descarta, por los perjuicios que ocasionaría a ciudadanos y empresas que se relacionen de forma ocasional con la Universidad.
RESPONSABLES Oficina de Transformación Digital y Secretaría General
UNIDADES IMPLICADAS
ATICA
COLECTIVOS BENEFICIARIOS
Estudiantes, Personal, Ciudadanos y Empresas
INICIO 2022 Q3 RESULTADOS
FIN2022 Q4 Notificación en la DEHu integrada en el gestor de expedientes de
la Universidad
Indicadores
ID TIPO DENOMINACIÓN FUENTE VALOR REFERENCIA
VALOR OBJETIVO
307.1 Impacto Notificaciones accedidas a tra-vés de la DEHu (% sobre el total)
Secretaría General
0 5%
1 https://administracionelectronica.gob.es/ctt/notifica
38
308 Erasmus sin papeles (EWP)
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
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OBJETIVO OPERATIVO
OB3 - Garantizar la seguridad, interoperabilidad y accesibilidadPRIORIDAD COMPLEJIDAD VALOR USUARIO VALOR INSTITUCIÓN
3 3 5 3
Descripción
Integración en la plataforma paneuropea Erasmus Without Paper (EWP)1 para facilitar el intercambio de documentos administrativos relativos a convocatorias de movilidad de estudiantes y personal con otras entidades del Espacio de Educación Superior de la Unión Europea, evitando el uso de papel.
La integración se realizará, de forma directa, con las herramientas de movilidad2 desarrolladas por la Universidad de Murcia.
Alternativas analizadas
Mantener el escenario actual de uso de papel. Se descarta en beneficio de la experiencia de usuario y de la optimización de la gestión interna.
RESPONSABLES Oficina de Transformación Digital y Área de Relaciones Internacionales
UNIDADES IMPLICADAS
ATICA
COLECTIVOS BENEFICIARIOS
Estudiantes y Personal
INICIO 2022 Q1 RESULTADOS
FIN2022 Q2 Herramientas de gestión de la movilidad internacional integradas
en la plataforma EWP.
Indicadores
ID TIPO DENOMINACIÓN FUENTE VALOR REFERENCIA
VALOR OBJETIVO
308.1 Resultado Expedientes de movilidad inter-cambiados con EWP (número)
Área de Relaciones
Internacionales
0 500
1 https://www.erasmuswithoutpaper.eu/ 2 https://www.erasmuswithoutpaper.eu/house-developed-tool
39
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
Por último, se muestra la tabla II, que resume de nuevo las actuaciones, en este caso
desde la perspectiva de sus principales beneficiarios. Como se puede observar, los es-
tudiantes y el propio personal son los destinatarios principales de la mayor parte de las
acciones.
40
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
ID ACTUACIÓN
ESTUDIANTES
PERSONAL
UNIDADES
ORGANISMOS
OB1 - Generar valor mediante la digitalización de trámites101 Digitalización de trámites académicos y de movilidad
102 Expediente del estudiante
103 Hechos vitales universitarios
104 Auto-provisión de datos de identidad
105 Tramitación mediante voz
106 Apertura de datos universitarios
107 Participación electrónica
108 Voto electrónico
OB2 - Optimizar la productividad y eficacia 201 Inventariado de trámites
202 Gestor de expedientes
203 Actuación administrativa automatizada
204 Archivo electrónico único
205 Firma manuscrita digitalizada
OB3 - Garantizar la seguridad, interoperabilidad y accesibilidad301 Registro de tratamientos de datos personales
302 Adecuación al Esquema Nacional de Seguridad
303 Sede Electrónica accesible
304 Simplificación de la carga documental
305 Registro de apoderamientos interoperable
306 Registro de funcionarios habilitados interoperable
307 Notificación en la Dirección Electrónica Habilitada única
308 Erasmus sin papeles (EWP)
Tabla II. Actuaciones del POAD - colectivos beneficiarios
41
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
5.Secuenciación temporal
La metodología seguida para la definición de la secuenciación temporal de las acciones
presentadas ha sido ejecutada en dos fases. En primer lugar, se ha estimado la prioridad,
la complejidad y el valor institucional de cada una de las actuaciones, en base al diagnós-
tico realizado en este trabajo y a los diferentes elementos de riesgo normativos, organi-
zativos y funcionales identificados.
A partir de ello, se ha construido, por un lado, la figura 2, que relaciona las diferentes ac-
tuaciones en cuadrantes. El cuadrante inferior izquierdo representa aquellas actuaciones
de mejora rápida, determinadas tanto por su baja prioridad como por su sencillez. En el
extremo opuesto se encuentra el cuadrante superior derecho, representado por aquellas
actuaciones que son estratégicas, de alto nivel de prioridad y complejidad, por lo que re-
quieren un impulso institucional muy elevado.
42
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
Figura 2. Actuaciones del POAD - cuadrantes Prioridad vs Complejidad
Por otro lado, se ha construido también la figura 3, que relaciona las actuaciones en base
al valor que generan para el usuario y en base al que generan para la institución. El cua-
drante inferior izquierdo representa actuaciones con poca generación de valor y, en el ex-
tremo opuesto, el cuadrante superior derecho, representa las actuaciones que combinan
un mayor valor tanto para la institución como para los usuarios.
43
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
Figura 3. Actuaciones del POAD - cuadrantes Valor usuario vs Valor institución
En segundo lugar, como siguiente fase, atendiendo tanto a los atributos de prioridad,
complejidad y valor establecidos, como a la duración prevista para cada una de las ac-
tuaciones, en la tabla IV se ha definido un cronograma de ejecución de las actuaciones,
repartidas entre los ejercicios 2021 y 2022.
44
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
ID ACTUACIÓN
2021 2022
Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
OB1 - Generar valor mediante la digitalización de trámites101 Digitalización de trámites académicos y de movilidad
102 Expediente del estudiante
103 Hechos vitales universitarios
104 Auto-provisión de datos de identidad
105 Tramitación mediante voz
106 Apertura de datos universitarios
107 Participación electrónica
108 Voto electrónico
OB2 - Optimizar la productividad y eficacia 201 Inventariado de trámites
202 Gestor de expedientes
203 Actuación administrativa automatizada
204 Archivo electrónico único
205 Firma manuscrita digitalizada
OB3 - Garantizar la seguridad, interoperabilidad y accesibilidad301 Registro de tratamientos de datos personales
302 Adecuación al Esquema Nacional de Seguridad
303 Sede Electrónica accesible
304 Simplificación de la carga documental
305 Registro de apoderamientos interoperable
306 Registro de funcionarios habilitados interoperable
307 Notificación en la Dirección Electrónica Habilitada única
308 Erasmus sin papeles (EWP)
Tabla III. Cronograma de ejecución del POAD
45
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
Tanto las fechas de inicio y fin de cada una de las actuaciones -en base al cronograma-,
como las unidades responsables de su ejecución, se encuentran recogidas en cada una
de las fichas.
46
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
6.Evaluación
Una vez descritos los detalles de implementación de la propuesta de mejora, en este
apartado se profundiza en sus criterios de evaluación, fundamentados en la definición de
un conjunto de indicadores de resultado y de impacto del POAD en la comunidad univer-
sitaria, coherentes con los resultados esperados de cada una de las actuaciones y con
los objetivos operativos definidos respectivamente.
La medición y análisis de estos indicadores proporcionará un conjunto de evidencias
específicas sobre los efectos del POAD y su coherencia con el diagnóstico institucional
analizado en el PTD. Adicionalmente, facilitará la retroalimentación iterativa en sus dis-
tintas fases de ejecución, y la reacción y toma de decisiones informada ante posibles
desviaciones.
El detalle de cada uno de estos indicadores, entre los que se incluye su fuente, el valor
referencia obtenido de los datos cuantitativos existentes y el valor objetivo que se espera
de ellos, se encuentra desglosado en las fichas de cada actuación. Adicionalmente, en
la tabla siguiente, se muestra un resumen focalizado, exclusivamente, en los indicadores
de impacto. Se destacan aquellos con una importancia alta y que, por tanto, aportan un
mayor peso en la consecución de los objetivos operativos del POAD.
47
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
ID ACTUACIÓN
RESUMEN DE INDICADORES DE IMPACTO
ID DENOMINACIÓN VALOR OBJ.
OB1 - Generar valor mediante la digitalización de trámites
101 Digitalización de trámites académicos y de movilidad 101.2Tiempo medio de resolución (% de reducción)
20%
102 Expediente del estudiante 102.2 Estudiantes usuarios (%) 50%103 Hechos vitales universitarios 103.2 Trámites confirmados por el interesado (%) 80%104 Auto-provisión de datos de identidad 104.2 Verificaciones de datos por terceros (%) 10%
105 Tramitación mediante voz 105.2 Valoración de APP móvil (% de incremento) 10%
106 Apertura de datos universitarios 106.2 Descargas realizadas (número) 1.500107 Participación electrónica 107.2 Propuestas implantadas (%) 50%
108 Voto electrónico 108.2Participación en votaciones (% de incremento)
10%
OB2 - Optimizar la productividad y eficacia
201 Inventariado de trámites 201.2Propuestas de simplificación (% sobre publicados)
20%
202 Gestor de expedientes 202.1 Trámites digitalizados (número) 20
203 Actuación administrativa automatizada 203.2Tiempo medio de resolución (% de reducción)
20%
204 Archivo electrónico único
205 Firma manuscrita digitalizada 205.2Valoración del servicio ofrecido (% de incremento)
10%
OB3 - Garantizar la seguridad, interoperabilidad y accesibilidad
301 Registro de tratamientos de datos personales
302 Adecuación al Esquema Nacional de Seguridad
303 Sede Electrónica accesible
304 Simplificación de la carga documental 304.2 Transmisiones de datos (% de incremento) 10%
305 Registro de apoderamientos interoperable
306 Registro de funcionarios habilitados interoperable
307Notificación en la Dirección Electrónica Habilitada única
307.1Notificaciones accedidas vía DEHu (% sobre el total)
5%
308 Erasmus sin papeles (EWP)
Tabla IV. Indicadores de impacto del POAD
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P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
Los valores objetivo de estos indicadores se encuentran definidos para el primer año de
implantación de cada una de las actuaciones, por lo que deberán ser revisados en las
sucesivas evaluaciones periódicas, no sólo para su monitorización, sino también para su
correspondiente actualización anual.
La OTD será la encargada de realizar estas revisiones, además de presentar informes con
los resultados y propuestas de mejora a la Comisión de Transformación Digital (CTD),
responsable del seguimiento y evaluación del PTD. Se define una metodología de evalua-
ción basada en dos procesos.
• P01 - Evaluación cuatrimestral. Durante esta evaluación, se analizan los resul-
tados parciales del ejercicio, se identifican desviaciones y se proponen medidas
correctoras a la CTD.
• P02 - Evaluación anual. Durante esta evaluación, coincidente en el tiempo con
una de las evaluaciones anteriores, se revisará además la idoneidad de los va-
lores objetivo definidos para los indicadores y se realizará una propuesta de ac-
tualización para el siguiente ejercicio, que será elevada a la CTD.
En ambos procesos, es la CTD la que toma las decisiones finales, tanto sobre medi-
das correctoras, como sobre actualización de indicadores, de acuerdo con la "Figura 4.
Procesos de evaluación del POAD".
49
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
Figura 4. Procesos de evaluación del POAD
50
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
Anexo I – Matriz de relación entre actuaciones del POAD e iniciativas del Plan de Transformación Digital (PTD)
La siguiente tabla muestra la vinculación de cada una de las actuaciones concretas de-
sarrolladas en el POAD con las diferentes iniciativas generales definidas en el Plan de
Transformación Digital para cada uno de los objetivos operativos establecidos.
51
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
ID POAD - ACTUACIÓN
PTD - INICIATIVA
OP 5.1 OP 5.2 OP 5.3
1 2 3 4 1 2 3 1 2 3
Analizar y digitalizar el conjunto de
trámites
Ofrecer una visión integral de la
actividad académica
Desarrollar procesos automáticos y
proactivos
Participar en las decisiones de
gobiernos y votar por medios
electrónicos
Inventariar, modelar y rediseñar los
trámites
Implantar sistemas de gestión de
expedientes
Optimizar el consumo de recursos
internos
Mejora continua en sistema de gestión
de la seguridad de la información
Integrar sistemas comunes que faciliten
la interoperabilidad
Poner en marcha una política de
accesibilidad digital
OB1 - Generar valor mediante la digitalización de trámites101 Digitalización de trámites académicos y de movilidad
102 Expediente del estudiante
103 Hechos vitales universitarios
104 Auto-provisión de datos de identidad
105 Tramitación mediante voz
106 Apertura de datos universitarios
107 Participación electrónica
108 Voto electrónico
OB2 - Optimizar la productividad y eficacia
201 Inventariado de trámites
202 Gestor de expedientes
203 Actuación administrativa automatizada
204 Archivo electrónico único
205 Firma manuscrita digitalizada
OB3 - Garantizar la seguridad, interoperabilidad y accesibilidad
301 Registro de tratamientos de datos personales
302 Adecuación al Esquema Nacional de Seguridad
303 Sede Electrónica accesible
304 Simplificación de la carga documental
305 Registro de apoderamientos interoperable
306 Registro de funcionarios habilitados interoperable
307 Notificación en la Dirección Electrónica Habilitada única
308 Erasmus sin papeles (EWP)
Tabla V. Matriz de relación POAD-PTD
52
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
Anexo II – Matriz de relación entre la cartera de proyectos TI 2021 y las actuaciones del POAD
La siguiente tabla muestra los proyectos aprobados en la cartera de proyectos de tecno-
logías de la información (TI) para el ejercicio presupuestario 20215 , que tienen una vincu-
lación directa con una o varias de las actuaciones del POAD previstas para el 2021. Para
cada uno de ellos se muestra su código de proyecto, su título y su coste.
El estudio de costes estimado para cada uno de los proyectos se centra, exclusivamente,
en costes directos TI. No se han considerado, por tanto, costes indirectos universitarios,
como el mantenimiento de los edificios o de las infraestructuras tecnológicas de sopor-
te existentes, ni de amortización de equipamiento. Tampoco se contabilizan, dentro del
apartado de recursos humanos, los costes del tiempo dedicado por el personal no TI,
relativo a reuniones de inicio, coordinación, implantación, seguimiento o difusión de algu-
nas actuaciones.
Por otro lado, los costes han sido estimados para la implantación de las actuaciones ex-
clusivamente. Los costes de mantenimiento anual posterior no han sido considerados y
deberán ser estimados e incluidos, en su caso, en los presupuestos globales de manteni-
miento y operación TI de la organización, que se revisan cada año en la correspondiente
cartera de proyectos. Tal y como se puede observar, el coste de los proyectos TI vincula-
dos al POAD para el ejercicio 2021 supone 1.081.552,34 € de inversión total.
5 https://www.um.es/web/atica/gobierno-ti/cartera-de-proyectos/2021
53
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
La cartera de proyectos TI, implantada en 2012, se considera un instrumento esencial de
la estrategia de Gobierno de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en
la Universidad de Murcia, que facilita el alineamiento de la gestión de las TI con los obje-
tivos estratégicos institucionales, priorizando aquellas inversiones que aportan un mayor
valor a la transformación digital de la institución, permitiendo hacer una gestión efectiva
de riesgos y garantizando el debido cumplimiento normativo.
54
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
CÓDIGO
PORTICO-TÍTULO COSTE
POAD - ACTUACIÓN
OB1 OB2 OB3
101 104 201 202 205 301 302 303 304 305
Digitalización de trámites
académicos y de movilidad
Auto-provisión de datos de
identidad
Inventariado de trámites
Gestor de expedientes
Firma manuscrita
digitalizada
Registro de tratamientos de
datos personales
Adecuación al Esquema
Nacional de Seguridad
Sede Electrónica accesible
Simplificación de la carga
documental
Registro de apoderamientos
interoperable
70 Portal único de servicios 245.512,36 €
390 Digitalización de trámites gestionados en las secretarías de los centros y dirigidos al alumnado
59.395,13 €
7 Emisión automatizada de diplomas y certificaciones electrónicas. Integración con Blockchain
96.265,32 €
5 Gestor de expedientes 115.538,00 €
25 Inventariado de trámites 27.827,18 €
246 Incorporación de nuevos servicios a la historia clínica común de los servicios asistenciales
12.452,08 €
301 Mis Trámites en el Portal de Servicios y UMUapp 74.073,99 €
30 Simplificación de la carga documental 25.711,05 €
320 Sistema de gestión de trámites, automatización de procesos y evaluación de calidad mediante voz
29.833,24 €
33 Sede Electrónica accesible 55.764,45 €
307 Convocum: Nuevas funcionalidades y adaptación a nueva normativa de baremo de PDI
36.872 €
6 Registro y reconocimiento automatizado de créditos CRAU
59.612,80 €
135 Pandora 8.630 €
327 Expediente académico electrónico en Carpeta Ciudadana
23.193,80 €
55
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
CÓDIGO
PORTICO-TÍTULO COSTE
POAD - ACTUACIÓN
OB1 OB2 OB3
101 104 201 202 205 301 302 303 304 305
Digitalización de trámites
académicos y de movilidad
Auto-provisión de datos de
identidad
Inventariado de trámites
Gestor de expedientes
Firma manuscrita
digitalizada
Registro de tratamientos de
datos personales
Adecuación al Esquema
Nacional de Seguridad
Sede Electrónica accesible
Simplificación de la carga
documental
Registro de apoderamientos
interoperable
59 Portal único de movilidad para participantes integrado con el Portal de Servicios de la UMU
68.084,96 €
397 Automatrícula para estudiantes de movilidad entrantes
17.533,30 €
36 Estructura organizativa para la tramitación electrónica
49.554,30 €
83 Adaptación a la administración electrónica de procedimientos y servicios académicos de estudiantes
33.524 €
280 Finalización de la puesta en marcha de SOC para la detección y gestión de incidentes de seguridad
42.174,38 €
Coste total 1.081.552,34 €
Tabla VI. Matriz de relación PORTICO-POAD
56
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
Anexo III – Administración Digital en cifras
Durante el paso de los años, se ha producido un crecimiento evolutivo sostenido en el
tiempo en el uso de los sistemas de Administración Digital de la Universidad de Murcia,
como reflejan alguno de los indicadores a este respecto que se divulgan en las memorias
anuales. Los últimos disponibles son los que cubren hasta la finalización de 2020.
Por ejemplo, anualmente, más de 30 millones de transacciones son gestionadas por la
Plataforma de Administración Electrónica (ELECTRA). Por encima de los 13 millones de
validaciones de certificados, 5 millones de verificaciones de firmas y 3 millones de con-
sultas sobre el Archivo Electrónico. La siguiente figura pone de manifiesto un gran volu-
men de documentos en soporte electrónico, con más de 585.000 unidades documen-
tales ingresadas en 2020 y un crecimiento superior al 15% durante los últimos ejercicios.
Figura 5. Datos de uso de Archivo Electrónico
57
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
Destacan las facturas electrónicas, las notificaciones, las actas y diligencias académi-
cas, y también las solicitudes de propósito general como los principales documentos, tal
y como se observa en la siguiente figura. Sin embargo, aproximadamente el 50% de los
documentos ingresados en 2020 disponen de una caracterización archivística parcial e
insuficiente, lo que dificulta la toma de decisiones automatizadas sobre su conservación
y, en su caso, futuro expurgo.
Figura 6. Tipos documentales del Archivo Electrónico – Top 20
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P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
En cuanto a la Sede Electrónica, se publican más de 2.000 anuncios anuales en el TOUM,
que reciben unas 3.000 descargas mensuales.
Figura 7. Datos de documentos publicados en el TOUM
Durante 2020, además, se anotaron más de 40.000 documentos de entrada en el Registro
Electrónico General, impactado significativamente desde 2017 por la simplificación de los
sistemas de firma electrónica universitarios y, desde 2018 por la creación de las Oficinas
de Asistencia en Materia de Registro.
59
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
Figura 8. Entradas anotadas en el Registro Electrónico General
La siguiente figura muestra la tendencia creciente en cuanto a presentación de docu-
mentos a través de medios electrónicos, frente a la presentación presencial, que sufre un
retroceso evidente durante la situación de pandemia en 2020. Durante el último ejercicio,
se accedieron a más de 150.000 documentos de las Carpetas Ciudadanas y se practica-
ron más de 16.000 notificaciones por comparecencia en Sede Electrónica.
60
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
Figura 9. Presentación de documentos por los interesados
61
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
Figura 10. Uso de Carpeta Ciudadana en 2020
Por otro lado, continúa el crecimiento exponencial en el uso de Portafirmas de Documentos
Electrónicos, con más de 300.000 documentos firmados por funcionarios públicos en el
ejercicio de sus competencias en 2020, con casi de 3.000 firmantes diferentes, que utili-
zan los tres sistemas de firma electrónica disponibles (certificado o tarjeta en el entorno
local del usuario, firma en la nube, y firma con APP Portafirmas).
Aun percibiéndose como un dato de crecimiento muy positivo, producto de la continua di-
gitalización de nuevos procesos universitarios, el incremento del número de documentos
firmados por personal funcionario no siempre está ligado a una verdadera simplificación
administrativa basada en el rediseño de trámites y la apuesta por la implantación de ac-
62
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
tuaciones administrativas automatizadas, que terminarían reduciendo este número de
forma sustancial. Un buen ejemplo de ello son la emisión de certificaciones, que siguen
requiriendo, en un gran número de trámites universitarios, la firma de uno o más funciona-
rios, pese a tratarse de datos consolidados en los sistemas de información universitarios,
sobre los que no cabe toma de decisión en el instante de la generación de la certificación.
63
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
Figura 11. Datos de uso de Portafirmas
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P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
Figura 12. Uso de los sistemas de firma en Portafirmas
También es importante destacar el crecimiento continuo respecto a los intercambios de
datos con otras administraciones, que evitan al interesado presentar documentación que
obra en poder de otra administración, especialmente en los trámites de matrícula y ges-
tión de títulos universitarios.
65
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
Figura 13. Datos de obtenidos de otros organismos del sector público
En el último año se llevaron a cabo cerca de 30.000 obtenciones de datos de otros or-
ganismos del sector público, el 32% en inexistencia de antecedentes penales, el 25% en
datos de identidad, el 18% en familia numerosa, y el 16% en datos de nivel de renta, como
intercambios más significativos.
66
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
Figura 14. Consumo de datos de otros organismos
Aun así, se sigue percibiendo una importante carga documental en ciertos procesos de
estudiantes, como por ejemplo el traslado de expedientes a otra Universidad, que se
sigue realizando completamente en papel.
Adicionalmente, acudiendo a los 85 procedimientos y servicios publicados de la Sede
Electrónica, podemos inferir conclusiones adicionales relacionadas con los principales
colectivos de la Universidad. En el caso de los estudiantes, se destacan los trámites de
admisión, matrícula, certificaciones académicas y gestión del título oficial, que sin duda
cubren un amplio espectro de necesidades para ese colectivo. Sin embargo, aún están
pendientes de publicación un importante conjunto de trámites gestionados por los cen-
tros universitarios.
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P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
Figura 15. Trámites publicados en Sede Electrónica por colectivo destinatario
En cuanto al personal de administración y servicios (PAS) y el profesorado (PDI), encon-
tramos también un buen número de trámites disponibles. Algunos tan importantes como
las convocatorias de empleo, las renovaciones de contratos, las actas académicas, los
llamamientos de examen o las ayudas sociales.
En cuanto a las empresas y organismos, la Universidad dispone de su perfil del contra-
tante y se encuentra plenamente integrada en FACE, para la recepción de facturas elec-
trónicas. Sin embargo, no se ponen a disposición de otros organismos datos académicos
o de investigación -con la excepción de los datos de matrícula-, lo que se traduce en una
mayor carga documental para nuestros estudiantes e investigadores.
68
P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
Anexo IV – Sistemas comunes de Administración Digital
En los últimos 15 años, la Universidad ha desarrollado e implantado, de forma paulati-
na, un conjunto de sistemas comunes de Administración Digital. Se pueden destacar los
siguientes.
• Electra. Plataforma de Administración Digital. Capa de componentes comunes de
tramitación electrónica reutilizable desde las diferentes aplicaciones y sistemas.
Figura 16. Plataforma de Administración Digital
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P L A N O P E R AT I VO D E A DM I N I S T R AC I Ó N D I G I TA L
• Inventario de trámites. Para la descripción y clasificación homogénea de los di-
ferentes procedimientos y servicios ofrecidos por la Universidad.
• Registro Electrónico. Para facilitar la presentación de solicitudes y subsanacio-
nes desde la Sede Electrónica.
• Pasarela de Firma. Integradora de los diferentes sistemas de firma admitidos por
la Universidad para los interesados, desde la Sede Electrónica.
• Carpeta Ciudadana. Para el acceso a los trámites, notificaciones y copias que la
Universidad pone a disposición de personas de la comunidad universitaria, ciu-
dadanos y empresas desde la Sede Electrónica.
• Gestor de Trámites Administrativos (GESTA). Para la tramitación electrónica de
trámites modelados mediante procesos de negocio.
• Portafirmas de Documentos Electrónicos. Para la firma de documentos por
parte de la comunidad universitaria.
• Volantes de Datos Personales. Para la consulta y obtención de datos personales
de interesados a través de la plataforma de intermediación y otros acuerdos de
intercambio de datos.
• Gestor de Notificaciones. Para la práctica de notificaciones por parte de las uni-
dades administrativas de la Universidad en Carpeta Ciudadana.
• Gestor de Resoluciones Generales. Para la generación de resoluciones genera-
les numeradas de los órganos unipersonales universitarios.
• Gestor del Tablón Oficial de la Universidad de Murcia (TOUM). Para la publica-
ción de anuncios oficiales en el tablón oficial de Sede Electrónica.
• Archivo de Oficina. Para el alta y gestión de tipologías documentales relativas a
expedientes en su ciclo de vida activo o semiactivo.
V I C E R R E C T O R A D O D E E S T R A T E G I A Y U N I V E R S I D A D D I G I T A L
Facultad de Medicina, 3ª planta. Campus de Espinardo s/n. 30100 Espinardo (Murcia)
T. 868 88 8188 — [email protected] — www.um.es/web/vic-udigital/
