Plan Management Letter 2014

www.pwc.nl

Stichting Plan Nederland28 november 2014

Accountantsverslag 2014

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Thomas R. Malthusstraat 5, 1066 JR Amsterdam, Postbus 90357, 1006 BJ AmsterdamT: 088 792 00 20, F: 088 792 96 40, www.pwc.nl

‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V.(KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden vantoepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene(inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.

Stichting Plan NederlandT.a.v. de raad van toezicht en de directiePostbus 754541070 AL Amsterdam

28 november 2014

Referentie: JLS/e0340280/BK/ed

Geachte dames en heren,

Betreft: accountantsverslag met betrekking tot decontrole van de jaarrekening 2014

Met genoegen presenteren wij u ons accountantsverslag met betrekking tot decontrole van de jaarrekening 2014 (over de periode 1 juli 2013 tot en met30 juni 2014) van Stichting Plan Nederland (hierna: Plan Nederland).Dit verslag gaat in op de belangrijkste bevindingen uit de controle van dejaarrekening van Plan Nederland. Dit verslag is besproken met de directie op3 september 2013 en met de audit commissie op 27 oktober 2014.

Ons accountantsverslag bestaat uit drie delen. Deel 1 beschrijft onze visie opuw jaarverslag en jaarrekening. Deel 2 geeft een samenvatting van debelangrijkste accounting en rapporteerbare zaken met betrekking tot onzecontrole van de jaarrekening van Plan Nederland. Deel 3 geeft een overzichtvan de ontwikkelingen die, naar onze mening, voor u relevant zijn in de nabijetoekomst.

Belangrijkste thema’s zijn: de jaarrekening geeft een getrouw beeld; monitoring van de institutionele subsidies is verbeterd, maar kan nog

verder worden aangescherpt; betere interne afstemming rondom de subsidies en vastlegging van

voorwaarden dient te worden geborgd. Vanaf einde van het jaar wordt denieuwe boekingsgang toegepast, wat automatisch zal leiden tot eenefficiëntere en effectievere verantwoording van de subsidies;

IT-organisatie heeft nog diverse aandachtspunten, die met de komst vande nieuwe IT-manager opgepakt worden in FY15;

de terugloop van eigen fondsenwerving heeft effect op de verhoudingmiddelen met en zonder beperking in besteding en de wijze waar deorganisatie op wordt aangestuurd.

Stichting Plan Nederland, 28 november 2014, JLS/e0340280/BK/ed

Pagina 3 van 21

Wij willen graag van deze gelegenheid gebruikmaken om u en uwmedewerkers te bedanken voor de medewerking die we ervaren hebbentijdens onze werkzaamheden.

Hoogachtend,PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.

drs. J.L. Sebel RApartner

Ons accountantsverslag is uitsluitend opgesteld voor gebruik door de raad van toezicht en de directie van Stichting Plan Nederland. U mag dit verslag zonder onze toestemmingvooraf, niet aan derden verstrekken. Als gevolg hiervan accepteren wij geen aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid tegenover enige andere persoon die dit verslag in handen of terinzage krijgt.

Managementsamenvatting

1. Uw externe verslaggeving voldoet aan dehieraan te stellen eisen

1.1. Eerste stappen naar impactverantwoordingzijn gezet

1.2. Vermogenspositie is gestegen in verbandmet de extra baten van de NationalePostcode Loterij

1.3. Beweging van baten uit kindsponsoringnaar baten uit subsidies

1.4. Meerjarentrends in kerncijfers

2. Onze controlebevindingen

2.1. De jaarrekening geeft een getrouw beeld

2.2 Compliance met Richtlijn Financieel beheer

2.2. Schattingen management zijn evenwichtig

2.3. Gewijzigde boekingsgang subsidies leidt toteen beter inzicht in de tussentijdserapportages

2.4. Interne beheersing is van voldoende niveau,monitoring subsidies vereist aandacht

2.4.1. Risico op het niet voldoen aan devoorwaarden van de subsidies

2.4.2. Functiescheiding in debetalingsorganisatie / aanscherpingtoegangsrechten in Navision

2.4.3. Projecten beheer systeem wordt nietconsequent toegepast

2.5. Blijvende aandacht inzake ITGC’s isnoodzakelijk

2.6. Twee onregelmatigheden geconstateerdtijdens onze jaarrekeningcontrole

2.7. Uw accountant is gedurende het jaaronafhankelijk geweest

3. 2014 en verder

3.1 Nieuwe Nederlandse regelgeving inzakeonafhankelijkheid heeft impact op onzerelatie

3.2 Ontwikkelingen met betrekking totrapportages

PwC Pagina 5 van 21

1. Uw externe verslaggeving voldoet aan de hieraan testellen eisen

1.1. Eerste stappen naar impactverantwoording zijn gezet

Uw jaarverslag is in overeenstemming met RJ650Als uw accountant moeten wij vaststellen - voor zover wij dat kunnenbeoordelen - of uw bestuursverslag, zoals opgenomen op pagina 3 tot en metpagina 90 van het jaarverslag 2014, is opgesteld in overeenstemming met devoorschriften voor het jaarverslag in de Richtlijn voor de Jaarverslaggeving 650“Fondsenwervende instellingen” (hierna: RJ 650). Verder dienen wij terapporteren - voor zover wij dat kunnen beoordelen - of het directieverslagverenigbaar is met de jaarrekening. Op basis van onze uitgevoerde procedureshebben wij geen tekortkomingen of inconsistenties te melden op dit gebied.

Organisaties die de strategie op de belangen van verschillendestakeholders aansluiten zijn duurzaam succesvol

In toenemende mate worden stakeholders belangrijk voor organisaties.De ontwikkelingen op het gebied van sociale media dragen bij aan eentoenemende informatie voorziening naar het maatschappelijk verkeer overorganisaties. Stakeholders richten zich bij het nemen van beslissingen overorganisaties ook op niet-financiële prestaties. Wij zien dat veel succesvolleondernemingen, om de beloften aan stakeholders na te komen, doelenformuleren, voortgang meten en verslag uitbrengen over al hun –zowel financiële als niet-financiële – doelen.

Focus op de belangen van verschillende stakeholders vraagt voor veelorganisaties een verandering in de aansturing

Onze visie is dat een holistische benadering op basis van drie fundamenteleconcepten helpt om uiteindelijk meer geïntegreerde management informatie teverkrijgen en daardoor Plan Nederland beter aan te sturen:

Materialiteit: door middel van een stakeholder analyse en dialoog begrijpenwie de belangrijkste stakeholders zijn en wat voor hen de meest belangrijkeonderwerpen zijn. Op basis hiervan bepaalt Plan Nederland deonderwerpen die voor haar succes het meest relevant en materieel zijn;

Waarde creatie: een verdere uitwerking van het proces van waarde creatie,waarin Plan Nederland visueel inzichtelijk maakt hoe de samenhang istussen strategie, activiteiten en business model, KPI’s en risico’s/dilemma’sen uiteindelijk impact op haar belangrijkste stakeholders;

Het meten van impact: het werken aan vertrouwen van de belangrijkstestakeholders vraagt meer en meer inzicht in de meetbare impact op diestakeholders.

Door het opstellen van een zogenaamde connectiviteitsmatrix kanPlan Nederland de verwachtingen van haar stakeholders verbinden aan destrategische doelen van de organisatie, aan de waarde creërende activiteiten enaan de prestaties van de organisatie. Hierbij dient rekening te wordengehouden met de risico’s/dilemma’s die het succesvol implementeren van destrategie belemmeren.

Het Integrated Reporting Framework van het IIRC en de principes enrichtlijnen van GRI G4 zijn belangrijke hulpmiddelen om een meergeïntegreerde verantwoording over de strategie-executie te structureren.

PwC Pagina 6 van 21

Plan maakt in haar verslaggeving stappen: van traditioneel naargeïntegreerd verantwoorden

Op basis van het jaarverslag 2014 van Plan Nederland en de informatie die wetijdens de controle hebben verzameld, hebben wij de mate van volwassenheidvan de geïntegreerde verantwoording van uw organisatie in kaart gebracht.

Traditioneel Geïntegreerd

1. Stakeholderanalyse

2. Materialiteitsanalyse

3. Proces van waarde creatie

Traditioneel Geïntegreerd

4. Strategie executie

5. Meten van impact

Markeert onze beoordeling van “volwassenheid”

We hebben de volgende observaties die we graag met u delen: afstemming van met stakeholders vindt gedurende het jaar plaats, maar

kan verder gestructureerd worden. De stakeholderdialoog wordt nog nietcentraal vastgelegd en dient nog niet als basis voor dematerialiteitsanalyse. Deze stakeholderdialoog en materialiteitsanalysezijn nog belangrijker geworden in de nieuwe richtlijnen van GRI (G4).Deze richtlijnen zal Plan Nederland vanaf 2015 gaan toepassen;

het proces van waarde creatie blijkt uit de tekst van het jaarverslag, maarkan nog verder verduidelijkt worden met een visual, waardoor in éénopslag duidelijk is waarvoor Plan Nederland staat en welke waarde zijcreëert;

met het opzetten van het strategieplan en de daaraan gekoppelde KPI’sprobeert Plan Nederland inzicht te geven in de wijze waarop zij haardoelstellingen probeert te behalen. Echter door de hoeveelheid aan KPI’swordt onduidelijk wat Plan Nederland daadwerkelijk bereikt heeft in2014 en waar zij op stuurt.

Tevens zou Plan Nederland een realisatie (executie) moetenverantwoorden ten opzichte van het totale strategieplan;

een laatste stap is het meten van impact. Plan Nederland geeft hier alvorm aan door binnen diverse projecten metingen uit te voeren.

1.2. Vermogenspositie is gestegen in verbandmet de extra baten van de NationalePostcode Loterij

Ultimo 2014 bedragen de reserves en fondsen van Plan Nederland€ 10,9 miljoen (2013: € 9,4 miljoen). De reserves worden gesplitst in diversebestemmingsreserves.Instellingen met een CBF-Keur zijn door middel van het reglement CBF-Keurgehouden aan de VFI-richtlijn ‘Financieel Beheer Goede Doelen’ van deVereniging van Fondsenwervende instellingen. Een continuïteitsreserve wordtgevormd voor de dekking van risico’s op korte termijn en om zeker te stellendat de fondsenwervende instelling ook in de toekomst aan haar verplichtingenkan voldoen.

De raad van toezicht van Plan Nederland heeft in het verleden besloten geencontinuïteitsreserve te vormen. Wij hebben Plan Nederland vorig jaargeadviseerd om opnieuw een risicobeoordeling uit te voeren in het kader van degewijzigde financiering van de activiteiten. In dit licht is beoordeeld of dewijzigende risico’s ten aanzien van de financiering, de gewijzigdeverantwoording van pensioenen en de wijziging van de financieringsstructuurvan de organisatie consequenties heeft voor het huidige vermogensbeleid.Plan Nederland heeft vooralsnog besloten het vermogensbeleid niet aan tepassen.

In 2014 is besloten om de pensioenen in de jaarrekening niet langer teverantwoorden onder IAS19R, maar wordt RJ271 pensioenen toegepast.Dit heeft ertoe geleid dat in de jaarrekening een stelselwijziging heeftplaatsgevonden, waarbij de pensioenverplichting in de beginbalans ten gunsteis gekomen van de reserves en fondsen. Gedurende 2014 is deze vrijvalverrekend in de rekening courant met Plan International. Door deze correctieontstaat een verschil met het totaal van de reserves en fondsen in deinternationale verantwoording, doordat de verplichting uit hoofde van depensioenen in de internationale verantwoording wel blijft bestaan. Eventuelemutaties in deze verplichting lopen via de staat van baten en lasten, waardoortevens jaarlijks een afwijking in het resultaat zal bestaan die gelijk is aan dedotatie of vrijval van de verplichting.

PwC Pagina 7 van 21

Plan Nederland heeft in de toelichting op de bestemmingsreserves tevensaangegeven wat de voorwaardelijke verplichtingen zijn die zij reeds isaangegaan ten aanzien van de gevormde bestemmingsreserves. Wij hebbenvastgesteld dat in het jaarverslag een toelichting is opgenomen van hetvermogensbeleid dat voldoet aan de uitgangspunten van de VFI-richtlijn‘Financieel Beheer Goede Doelen’.

PwC Pagina 8 van 21

1.3. Beweging van baten uit kindsponsoring naar baten uit subsidies

Gedurende de uitvoering van onze controle hebben we de volgendeontwikkelingen in de staat van baten en lasten geïdentificeerd en geadresseerd: 2014 2013

Werkelijk Begroting Werkelijk

€ * 1.000 € * 1.000 € * 1.000

Baten uit eigen fondsenwerving 27.489 28.941 28.752Baten uit acties van derden 4.755 2.700 2.732Subsidies van overheden 16.575 17.209 16.260Baten uit beleggingen 122 200 160

Totale baten 48.941 49.050 47.904

Bestedingen t.b.v. doelstelling 43.697 43.856 42.460Wervingskosten 3.369 4.117 3.511Kosten beheer en administratie 1.265 1.382 1.531

Totale lasten 48.331 49.355 47.502

Resultaat 610 (305) 402

- Bestedingsratio lasten (bestedingenten behoeve van doelstelling/lasten) 90,4% 88,9% 89,4%- Bestedingsratio baten (bestedingenten behoeve van doelstelling/baten) 89,3% 89,6% 88,6%- Beheer en administratie/totaal lasten 2,6% 2,8% 3,2%- Wervingskosten/ totaal baten 6,9% 8,4% 7,3%- Kosten/baten eigen fondsenwerving(CBF ratio) 9,6% 11,4% 9,6%

De daling in baten uit eigen fondsenwerving wordt voornamelijk veroorzaaktdoor een verdere daling van het aantal kindsponsors van 70.398 naar 64.408.De baten kindsponsoring zijn hierdoor gedaald van € 22,6 miljoen (2013) naar€ 20,7 miljoen (2014). De aantallen en baten projectsponsoring laten eenstijging zien, maar kunnen de daling van de kindsponsoring niet compenseren.Daarnaast zijn de baten uit nalatenschappen gedaald van €1,6 miljoen naar€ 1.2 miljoen, wat ook zichtbaar is in de daling van de vorderingen uitnalatenschappen.

De bestedingen ten behoeve van de doelstellingen liggen op een lager niveaudan begroot. (indien de correctie pensioenen, die voor een bedrag van€ 862.000 verantwoord is onder de bestedingen niet wordt meegenomen).Dit ligt in lijn met de daling van de baten uit eigen fondsenwerving.

De daling in de kosten beheer en administratie wordt vooral veroorzaakt doorde daling van de toegerekende personeelskosten in verband met de daling vanhet aantal FTE van 82 in 2013 naar 76 FTE in 2014 (respectievelijk 15,9 FTEtegen 12,7 FTE toegerekend aan beheer en administratie).

De stijging in de baten uit acties van derden wordt veroorzaak door de extratoezegging van de Nederlandse Postcode Loterij van € 2 miljoen inzake hetMenstrual Hygiene Program.

PwC Pagina 9 van 21

1.4. Meerjarentrends in kerncijfers

De kerncijfers van Plan Nederland hebben wij in onderstaande tabel opgenomen waardoor een meerjarenperspectief ontstaat. De sectorcijfers hebben wij ontleend aande gegevens van De Transparant Prijs waar jaarlijks circa 150 goede doelen organisaties aan deelnemen. De bedragen met een * in de tabel zijn opgenomen in € 1.000.*De cijfers 2013 van De Transparant Prijs bevatten de cijfers van Plan Nederland FY13. Voor FY14 zijn er nog geen vergelijkende cijfers beschikbaar.

2014 2013 2012 2011 2010 Uit het overzicht kerncijfers blijken de volgendebijzonderheden: De totale baten van Plan Nederland zijn

gestegen ten opzichte van 2013, maar bestaanuit een verdere afname van de batenkindsponsoring. Hier staat tegenover een extratoekenning door de NPL van € 2 miljoen.Hierdoor neemt de ratio eigen fondsenwervingten opzichte van de totale baten nog verder af.

De negatieve trend in de baten kindsponsoringvan de afgelopen jaren zet door, wel is hetgelukt om de baten van projectsponsors verderte laten stijgen. Plan Nederland geeft aan datde afgelopen jaren bij fondsenwervingmet name is ingezet op projectsponsors enminder investering heeft plaatsgevonden inwerving van kindsponsors. Op dit moment isPlan Nederland bezig met een campagne omprojectsponsors te overtuigen om kindsponsorte worden. De opzeggingen zijn ten opzichtevan voorgaand jaar gedaald: 8,5% ten opzichtevan een afname van 9,0%.

Wanneer een vergelijking gemaakt wordt metde kosten eigen fondsenwerving zien wij datde kosten stabiel zijn ten opzichte vanvoorgaand jaar (in percentage van de baten).Plan Nederland heeft in FY14 besloten meeraandacht en geld te investeren innaamsbekendheid, waardoor de kosten eigenfondsenwerving zijn gedaald. Deze kosten vanvoorlichting worden verantwoord onder debestedingen.

De gemiddelde kosten per FTE liggen in lijnmet de grote deelnemers van De TransparantPrijs en iets hoger dan de sector. De sterkestijging in 2012 werd grotendeels veroorzaaktdoor de reorganisatiekosten in 2012 naaraanleiding van het uitgevoerde Sociale Plan.

Totale baten Stichting Plan Nederland* 48.941 47.904 47.892 44.993 46.709

Krimp/groei Plan Nederland 2,2 0,0 6,4 -3,7 -9,7%

Krimp/groei deelnemers De Transparant Prijs * 11,7% 6,6% -4,5% -5,8%

Groei baten eigen fondsenwerving Stichting Plan Nederland* 27.489 28.752 31.653 31.331 32.498

Krimp/groei Plan Nederland -4,4% -9,2% 1,0% -3,6% -3,9%

Krimp/groei deelnemers De Transparant Prijs * 3,8% 0,2% 4,0% -7,3%

Ratio eigen fondswerving/totale baten Stichting Plan Nederland 56% 60% 66% 70% 70%

Deelnemers De Transparant Prijs * 36% 39% 44% 38%

Kindsponsoring en giften en schenkingen Baten kindsponsoring* 20.673 22.604 24.642 25.906 27.344

Baten giften en schenkingen* 3.059 2.612 2.736 2.447 2.395

Aantal kindsponsors 64.408 70.398 77.034 84.744 93.345

Projectsponsors en eenmalige sponsors 27.145 25.667 38.114 35.780 33.707

Baten per kindsponsor 321 321 319 306 293

Baten per sponsor (project en eenmalig) 113 102 72 68 71

Kosten eigen fondsenwerving* 2.625 2.758 2.574 2.970 2.552

Kosten/baten eigen fondsenwerving (CBF ratio) Stichting Plan Nederland 9,6% 9,6% 8,1% 9,5% 7,9%

Sector Internationale Hulpverlening (De Transparant Prijs) * 11,3% 12,5% 10,9% 10,8%

Grote deelnemers (De Transparant Prijs) * 15,5% 14,5% 15,1% 13,6%

Kosten beheer & administratie / totaal lasten Stichting Plan Nederland 2,6% 3,2% 4,1% 3,3% 3,4%

Sector Internationale Hulpverlening (De Transparant Prijs) * 5,1% 5,2% 5,4% 6,2%

Grote deelnemers (De Transparant Prijs) * 5,4% 5,0% 5,2% 7,0%

Gemiddelde personeelskosten per FTE Stichting Plan Nederland* 62,0 64,7 72,6 63,3 62,0

Sector Internationale Hulpverlening (De Transparant Prijs) * 44,6 51,0 52,7 55,6

Grote deelnemers (De Transparant Prijs) * 59,3 58,3 60,2 60,8

PwC Pagina 10 van 21

2. Onze controlebevindingen

2.1. De jaarrekening geeft een getrouw beeldWij hebben onze controle van de jaarrekening 2014 van Plan Nederlandafgerond en hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt.

Overzicht van de controle verschillen

Tijdens onze controle en tot de datum van dit verslag hebben wij een aantalgecorrigeerde controleverschillen geconstateerd boven onze rapportagedrempelvan € 24.000. Deze controleverschillen bestaan uit een drietal balans reclassificaties en een correctie van de AKV van de NPL in de staat van baten enlasten met een effect van € 63.000 op het resultaat.

Daarnaast was de stelselwijziging pensioenen niet op de juiste wijze verwerkt,wat heeft geleid tot een resultaatcorrectie van € 862.000 in de beginbalans eneen resultaatcorrectie van € 917.000 gedurende 2014.

De geïdentificeerde controle verschillen zijn allen aangepast in de jaarrekening.Het doel van Plan Nederland is om het aantal controleverschillen tijdens dejaarrekeningcontrole 2015 nihil te laten zijn.

De jaarrekening is opgesteld conform de belangrijkste grondslagenvoor financiële verslaggeving

De jaarrekening is opgesteld door Plan Nederland in overeenstemming metRJ 650. Als onderdeel van onze controle en met betrekking tot de jaarrekeninghebben wij: de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële

verslaggeving beoordeeld; en de juistheid en de volledigheid van de toelichtingen beoordeeld.

Wij zijn van mening dat de grondslagen voor waardering en resultaatbepalingdie het management heeft gehanteerd bij het opstellen van de jaarrekening2014 aanvaardbaar zijn.

In de jaarrekening 2014 heeft een stelselwijziging van de pensioenenvan IAS19R naar RJ271 plaatsgevondenPlan Nederland heeft in haar jaarrekening een stelselwijziging toegepast watbetreft de pensioenverantwoording: deze is gewijzigd van IAS19R naar RJ271.De reden voor deze aanpassing is het feit dat voor de Nederlandse donateur detoelichting en verantwoording rondom IAS19R nodeloos ingewikkeld is. In deverantwoording aan Plan International blijft conform de internationale eisenIAS19R van toepassing.

De wijziging van het stelsel heeft tot gevolg, dat in de jaarrekening 2014 de doorPlan Nederland aan haar medewerkers toegezegde pensioenverplichting nietlanger verantwoord wordt. Ultimo 2014 bedraagt de verplichting onder IAS19R€ 917.000 (2013: € 862.000). Dit bedrag dient volgens de wet- en regelgevingvrij te vallen ten gunste van de reserves in de beginbalans.Doordat Plan Nederland echter heeft afgesproken geen reserves aan te houdenin de statutaire jaarrekening, is de stelselwijziging ten gunste gebracht van hetbestemmingsfonds kindsponsoring. In FY14 is dit bedrag ten gunste van deafdracht kindsponsoring gebracht (besteding).

De toelichtingen in de jaarrekening zijn juist en volledigDe toelichtingen in de jaarrekening zijn beoordeeld en worden beschouwd inovereenstemming te zijn met de vereisten onder RJ 650.

2.2 Compliance met Richtlijn Financieelbeheer

De Richtlijn Financieel Beheer van de VFI geeft een handreiking voor dereserves en fondsen en het verantwoord beheer daarvan. Hierbij gaat het omalle vormen van beheer, dat wil zeggen alle spaar- en beleggingsvormen.

In het kader van het verantwoord beheer is in de afgelopen jaren een aantalvragen opgekomen in verband met de onbedoelde financiering doorfondsenwervende instellingen van, onder meer, de productie en levering vanwapens, tabaksproducten of kinderarbeid. Instellingen zijn zich bewust van hunverantwoordelijkheid om deze vraagstukken te adresseren in het kader van eenverantwoord beheer.


De Richtlijn Financieel Beheer ondersteunt instellingen in het maken van eenzorgvuldige afweging tussen relevante financiële en niet-financiëledoelstellingen in het licht van het vertrouwen tussen de instellingen endonoren, de overheid, maatschappelijke organisaties en het algemene publiek.

Uitgangspunt voor de richtlijn is dat de beoordeling of en in hoeverre eeninstelling rekening dient te houden met niet-financiële overwegingen bij hetbeheer, toekomt aan het bestuur van de instelling. Het bestuur bepaalt hetbeleid, is verantwoordelijk voor de uitvoering en verantwoordt zich over hetbeleid en de uitvoering daarvan aan donoren, de overheid, maatschappelijkeorganisaties en het algemeen publiek.

Verantwoordingsaspect uit Richtlijn

Financieel Beheer

Bevindingen

1. Het bestuur rapporteert in hetjaarverslag over het gevoerde beleidmet betrekking tot het beheer van reservesen fondsen en de uitvoering daarvan enbesteedt daarbij expliciet aandacht aanverantwoord beheer.

Geen bevindingen. PlanNederland voldoet aan deRichtlijn Financieel Beheer.

2. Indien gebruik wordt gemaakt vanspaar- en/of beleggingsvormenrapporteert het bestuur in hetjaarverslag over de resultaten die zijngerealiseerd in het verslagjaar en de vierdaaraan voorafgaande jaren, waarbij de alsonderdeel van de beleggingsresultatengerealiseerde en ongerealiseerdekoersresultaten afzonderlijk wordenvermeld. Rapportage vindt plaats metgebruikmaking van het format dat alsbijlage 1 bij deze richtlijn is gevoegd.


3. In de verantwoording over het beheer maakthet bestuur duidelijk welke niet-financiëlecriteria in overweging zijn genomen in deuitvoering van het beleid en hoe deze criteriazijn ingevuld en toegepast.


4. Indien een fondsenwervende instellingmissie gerelateerd belegt, rapporteert hetbestuur over de effecten van de belegging opfinancieel en – indien mogelijk –op niet-financieel terrein.



2.2. Schattingen management zijn evenwichtigBij het opstellen van de jaarrekening dient het management belangrijke schattingen aangaande de verslaggeving toe te passen en toe te lichten. Deze schattingen zijnopgenomen op pagina 5 van de jaarrekening van Plan Nederland. We hebben de schattingen die het management heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening2014 beoordeeld en hebben geconcludeerd dat deze zijn gebaseerd op passende bewijsstukken. De onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen met debijbehorende motivering.

Belangrijkste

schattingen

BevindingenToelichting

2014 2013

Baten en vorderingen uit

nalatenschappen

Waardering nalatenschappenWij hebben een deelwaarneming uitgevoerd ten behoeve van de juiste waardering van de nalatenschappen. In totaal hebben wijacht nalatenschappen met een totale waarde van € 361.000 (totale vordering bedraagt € 556.000) gecontroleerd.Wij hebben geen bijzonderheden geconstateerd bij de controle van de nalatenschappen.

Juistheid van

kostentoerekeningKostentoerekening van kosten beheer en administratie vindt plaats conform de VFI aanbevelingDe verdeling inzake de kosten beheer en administratie is niet gewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar. Wij hebben degehanteerde grondslagen inzake de kostentoerekening beoordeeld, en zijn akkoord met de toerekening van de kosten.

Toerekening kosten

voorlichting en

fondsenwerving

Kostentoerekening van kosten voorlichting en fondsenwervingDe verdeling inzake de kosten voorlichting en fondsenwerving is niet gewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar. Wij hebben degehanteerde grondslagen inzake de kostentoerekening beoordeeld, en zijn akkoord met de toerekening van de kosten.

Waardering pensioenen Waardering pensioenvoorziening [zie 2.2]De veronderstellingen die gebruikt zijn bij de berekening van de pensioenvoorziening zijn door ons beoordeeld. Hiervoor hebbenwij de berekening en de onderliggende aannames zoals deze zijn opgesteld door AON Hewitt getoetst. Wij hebben geenbijzonderheden geconstateerd.

Controleverschil Voorzichtig Evenwichtig Optimistisch Controleverschil

Aanvaardbare bandbreedte – gebaseerd op materialiteitsoverwegingen


2.3. Gewijzigde boekingsgang subsidies leidt tot een beter inzicht in de tussentijdse rapportagesIn dit deel geven wij een samenvatting van de belangrijkste geconstateerde controlerisico’s, zoals ook aan u gecommuniceerd in ons controleplan 2014, en deuitkomsten van onze controlewerkzaamheden bij de voltooiing van de controle. In het algemeen is onze risicoanalyse ongewijzigd gebleven ten opzichte van de risico’szoals samengevat in onze controleaanpak, zoals blijkt uit onderstaande tabel:

Geconstateerdecontrolerisico’s

Redenen voor wijziging controleaanpak Uitkomsten controlewerkzaamheden

(Volledigheid) van de

verantwoording van baten

baten dienen in de juiste periode verantwoord te worden waarbiju rekening houdt met specifieke wet- en regelgeving (endonorvoorwaarden);

De focus op nieuwe bronnen van baten zorgt voor nieuwedonoren met elk hun eigen set (financiële) voorwaarden enrisico’s ten aanzien van btw.

het uitvoeren van diepgaande cijferanalyses; het toetsen van de afgrenzing van baten; het beoordelen van de intern gemaakte aansluiting tussen de

donateur administratie en de financiële administratie; gegevensgerichte detailcontroles op donorvoorwaarden en

wet- en regelgeving waar noodzakelijk.

Baten en vorderingen uit

nalatenschappen

de waardering van vordering uit nalatenschappen is gebaseerdop een managementschatting;

baten uit nalatenschappen fluctueren sterk en zijn daarommoeilijk te budgetteren;

het frauderisico neemt toe als onvoldoende functiescheiding isingebouwd.

het testen van controls met betrekking tot de procedures omtrentnalatenschappen;

beoordeling van de waardering op basis van een steekproef op devordering uit nalatenschappen;

het testen van de afgrenzing van de baten uit nalatenschappen.

Rechtmatigheid van

(project)bestedingen

rechtmatigheid van (project)bestedingen is belangrijk voor debelanghebbenden van Plan Nederland;

Plan Nederland werkt samen met landkantoren om haar doelente bereiken;

grote hoeveelheid projecten met veel verschillendepartnerorganisaties;

geen directe ‘return on investment’; expliciete eisen vanuit MFS II en bevindingen hierover in 2013.

het testen van controls voor de inkoop- en salarisprocessen; het testen van (geautomatiseerde) controls in de

projectadministratie; het beoordelen van interne audits op projecten; het beoordelen van de afgrenzing van projectverplichtingen per

jaareinde; het uitvoeren van specifiek overeengekomen werkzaamheden

voor MFS II.

Juistheid van de kostentoerekening kostentoerekening is deels gebaseerd opmanagementschattingen;

de kostentoerekening van Plan Nederland is belangrijk voor de(kosten)ratio's;

uitgangspunten voor kostentoerekening dienen ieder jaar teworden geüpdate.

het beoordelen of uw uitgangspunten voor de kostentoerekeningin 2014 nog geldig zijn.

Waardering pensioenen waardering van de pensioenen is deels gebaseerd op schattingen; gewijzigde regelgeving inzake de verantwoording van de

pensioenen.

het beoordelen of uw uitgangspunten voor de waardering in 2014nog geldig zijn;

het beoordelen of er wordt voldaan aan de regelgeving; beoordelen nieuwe pensioenreglement.

Planningsfase Eindejaarsfase


2.4. Interne beheersing is van voldoende niveau, monitoring subsidies vereist aandacht

In het kader van de jaarrekeningcontrole van Plan Nederland hebben wij de administratieve organisatie en de daarin verweven maatregelen van interne controlebeoordeeld, voor zover van belang voor ons oordeel omtrent de getrouwheid van de jaarrekening en ter bepaling van de diepgang van de door ons uit te voerencontrolewerkzaamheden. De algehele indruk is dat de interne beheersing van Plan Nederland gedurende FY14 van voldoende niveau is geweest. Onze controle heeftgeen belangrijke tekortkomingen in de interne beheersing aan het licht gebracht, echter tijdens onze controle hebben wij wel enkele belangrijke aandachtspunten in deinterne beheersing binnen uw organisatie geconstateerd. Ten aanzien van geconstateerde bevindingen in eerdere jaren zien wij dat na indiensttreding van de CFOvoortgang is geboekt. Hieronder voorzien we u van een update over de status van de interne controlebevindingen en onze response hierop:

# Gerapporteerde tekortkoming FY13 FY14 Update ten opzichte van FY13 Uitgevoerde aanvullendecontrolewerkzaamheden

1 Risico op het niet voldoen aan de

voorwaarden van de subsidies/ Voorgaand jaar is aanbevolen de boekingsgang van de

verantwoording van subsidies aan te passen en deze via

de balans te verantwoorden in plaats van via de staat

van baten en lasten. Aan het einde van FY14 heeft de

aanpassing van de boekingsgang plaatsgevonden.

Verdere optimalisatie van het proces is vorm gegeven en

zal vanaf FY15 plaatsvinden: maandelijkse

aansluitingen, 2 wekelijks subsidieoverleg, etc.

Integrale controle op de

subsidieverplichtingen.

2 Risico op claims vanwege onvolledigheid

personeelsdossiers

Vanaf FY14 wordt er door de afdeling HR een checklist

bijgehouden om de volledigheid van de

personeelsdossiers te waarborgen.

Geen

3 Administratie VAR verklaringen niet op orde Vanaf 2014 worden de VAR verklaringen geregistreerd

op de centrale schijf.

Geen

4 Functiescheiding in de betalingsorganisatie /

aanscherping toegangsrechten in Navision

De betalingsrechten zijn opnieuw ingericht en de

toegangsrechten zijn aangescherpt, waardoor de

tekortkoming is verholpen.

Echter gedurende de eerste helft van het jaar

heeft de tekortkoming nog bestaan. Hierdoor

heeft een controle op de uitstroom van

middelen naar de medewerker van de

financiële administratie plaatsgevonden.

Plan Nederland heeft deze aanvullende

controle zelf opgepakt en deze is gereviewed

door PwC.

5 Het projecten beheer systeem wordt niet

consequent gebruikt

Integrale controle op de

subsidieverplichtingen.

= Voortgang geboekt sinds accountantsverslag 2013

= Geen voortgang sinds accountantsverslag 2013

= Tekortkoming verholpen

= Nieuwe tekortkoming interne beheersing


2.4.1. Risico op het niet voldoen aan de voorwaardenvan de subsidies

De subsidies van overheden vormen met een opbrengst ter hoogte van€ 16.575.000 (2013: € 16.260.000) een steeds grotere bron van baten binnenPlan Nederland. Door de grote diversiteit aan afspraken met overheden vormendeze baten een complex geheel. Zo stelt de Europese Unie andere eisen dan eenlokale overheidsinstantie. Gedurende onze controle hebben wij de subsidiesbesproken met diverse medewerkers waarbij wij hebben vastgesteld datPlan Nederland de vastlegging ten opzichte van het verleden heeft verbeterdmaar dat optimalisatie vereist is.

De beheersing van de subsidies vindt op dit moment plaats door meerderepersonen binnen de organisatie. De inhoudelijke beheersing van de subsidiesen de uitvoering van het bijbehorende programma worden uitgevoerd door deprogrammamedewerkers. De financiële beheersing, het bijhouden vanrapportage deadlines en inhoudelijke gestelde eisen aan de subsidie wordtuitgevoerd door een financieel project medewerker in een project managementprogramma. De financiële vastlegging in de financiële administratie vindtplaats door het hoofd administratie. Vanaf 2014 vindt er een periodiek overlegplaatst tussen deze drie partijen, dit overleg wordt geformaliseerd middelsnotulen. Wij hebben middels gesprekken met diverse medewerkers vastgestelddat er regelmatige overleg plaatsvindt, en wij hebben kennis genomen van deaanwezige notulen. Hierbij hebben wij derhalve vastgesteld dat dat dekennisoverdracht ten opzichte van voorgaand jaar geoptimaliseerd is.Echter tijdens de controle van de jaarrekening is gebleken dat de vertaling naarde financiële presentatie nog veel inspanning kost evenals het verzamelen vande tekstuele toelichting in de jaarrekening. De vertaling vanuit de bron,via Excel naar de toelichting ten behoeve van de jaarrekening specificaties kaneerder worden ingezet, zodat bij aanvang van de review van de jaarrekeningdoor PwC alle specificaties beschikbaar zijn.

Als tweede is het van belang dat de vastleggingen omtrent de specifiekevereisten van de subsidiebeschikkingen en gemaakte afspraken met desubsidieverstrekkers op gestructureerde wijze plaatsvinden.Omdat de beheersing van de volledigheid van voorwaarden voorverantwoording aan subsidieverstrekkers nu bij één medewerker ligt is het vanbelang dat deze gegevens eenduidig worden vastgelegd en beschikbaar zijn vooranderen. Deze kan er voor zorgen dat, wanneer dit nodig is, de werkzaamhedeneenvoudig voortgezet kunnen worden bij het niet aanwezig zijn van deverantwoordelijke medewerker.

Ook zorgt dit voor een completere vastlegging zodat geen voorwaarden of eisengemist worden. In FY15 zal voor de specifieke taken van deze medewerker eenback-up rol opgezet worden. Plan Nederland heeft in FY13 aangegeven datvanaf FY14 gebruik zal worden gemaakt van het project managementsysteem Dini. Voor de voortgang ziet tevens 1.4.

Onze laatste aanbeveling heeft betrekking op de wijze van verantwoording vande subsidies. Deze aanbeveling is opgevolgd in FY14. Vanaf FY15 worden deontvangen subsidies bij ontvangst volledig op de credit zijde van de balansgeboekt. Periodiek zullen de gemaakte kosten van de subsidies aan de hand vande overmaking aan Plan International of de verantwoorde kosten in GTS(in geval van locally raised funds) verantwoord worden als lasten. Gelijktijdigmet deze verantwoording van lasten zullen de baten worden verantwoord.Hierdoor zal de kwaliteit van de tussentijdse informatie sterker worden, en kande organisatie op financieel gebied beter aangestuurd worden. Plan Nederlandgeeft aan dat met de overgang naar de nieuwe boekingsgang vanaf FY15maandelijks een aansluiting zal worden opgesteld, waardoor men verwacht datde aansluiting per jaareinde minder inspanning zal vergen.

2.4.2. Functiescheiding in de betalingsorganisatie/aanscherping toegangsrechten in Navision

Plan Nederland hanteert het beleid dat de betalingen door twee managementfunctionarissen dienen te worden geautoriseerd. Met de uitdiensttreding van deCFO in FY13 zijn de taken met betrekking tot de autorisatie van betalingenovergegaan naar de interim controller en bij het vertrek van de interimcontroller naar het hoofd financiële administratie. Bij de controle op de internebeheersing van de betaalorganisatie hebben wij vastgesteld dat het hoofdfinanciële administratie hiermee zowel betalingen kan klaar zetten alsbetalingen mag autoriseren. Als gevolg hiervan vind zelfcontrole plaats op debetalingen. Mitigerende factor is dat de betalingen altijd door een tweedepersoon geautoriseerd worden.

Deze tekortkoming is gedurende FY14 opgelost met de indiensttreding van deCFO. De betalingsrechten zijn opnieuw ingericht en de toegangsrechten zijnaangescherpt, waardoor er adequate functiescheiding aanwezig is tussen hetklaarzetten van betalingen en de autorisatie van betalingen.


2.4.3. Projecten beheer systeem wordt niet consequenttoegepast

Vanaf FY14 wordt het nieuwe projectmanagement systeem Dini gebruikt voorde vastlegging en verantwoording van subsidies. Gedurende de controle van debestedingen van de subsidiegelden hebben wij vastgesteld dat deadministratieve vastlegging in het systeem Dini niet consequent wordentoegepast waardoor de aanwezige informatie betreffende de subsidies niet goedbeschikbaar is. Hierdoor bestaat het risico dat niet wordt voldaan aan desubsidie voorwaarden. Wij bevelen u aan vast te stellen dat alle afspraken endocumenten van de subsidies die reeds lopen worden opgenomen in hetsysteem. Daarnaast bevelen wij u aan het belang van de volledigeverantwoording te benadrukken bij de programmamedewerkers.

Plan Nederland geeft aan dat naar aanleiding van de constatering in de interimmaatregelen zijn genomen en inmiddels verbetering heeft plaatsgevonden.PwC heeft dit nog niet vast kunnen stellen en zal deze verbetering beoordelentijdens de jaarrekeningcontrole 2015.

2.5. Blijvende aandacht inzake ITGC’s isnoodzakelijk

ICT is een onderwerp op de directie agenda, blijvende aandacht isnoodzakelijkPlan werkt momenteel een nieuw ICT beleid uit en hetinformatiebeveiligingsplan ligt ter goedkeuring bij de directie. Per 1 septemberstart een nieuwe ICT coördinator die invulling gaat geven aan het nieuweICT beleid. Wij hebben afgelopen controle vastgesteld dat de huidige financieeldirecteur nauw betrokken is bij het opstellen van het informatiebeleid.Dit heeft een impuls aan de kwaliteit van het beleid gegeven. Wij adviseren omeen ICT stuurgroep met de directie te formeren waarin het beleid envoortvloeiende plannen worden vastgesteld, bewaakt en zo nodig wordenbijgesteld.

Onderdeel van het ICT beleid is de evaluatie van het huidige systeemlandschapen het ICT leverancier model. De evaluatie is noodzakelijk gezien de matigeprestaties van de huidige ICT dienstverlener en het beperkte gebruik van deapplicaties. Daarnaast hebben wij andere ICT onderwerpen gesignaleerd dievoor Plan relevant zijn.

Deze onderwerpen zijn de ICT architectuur voor de toekomst, privacy inzakepersoonsgegevens, ICT kostenbeheersing met voldoende aandacht voorinnovatie, effectieve management informatie, cybersecurity en beschikbaarheidvan informatie. Wij adviseren om de boven genoemde onderwerpen specifiek tebenoemen in uw informatie –en/of beveiligingsplan. Graag wisselen wij vangedachten met u over de invulling van deze onderwerpen.

In het kader van de jaarrekeningcontrole FY14 hebben wij aandacht besteedaan de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerdegegevensverwerking binnen Plan. De belangrijkste bevindingen die we hebbengeconstateerd tijdens onze werkzaamheden zijn hieronder weergegeven.De detailbevindingen zijn afgestemd met de ICT coördinator. Plan Nederlandheeft hiervoor een verbeterplan opgesteld.

Aanscherping wijzigingenbeheer noodzakelijkDe kernapplicaties Microsoft Dynamics Navision, CRM en AFAS Online kennenverschillende wijzigingsprocedures. AFAS wordt afgenomen als Software as aService, derhalve ligt de operationele verantwoordelijkheid van het doorvoerenvan wijzigingen bij AFAS. Echter AFAS kan geen derden verklaring overleggenaan Plan Nederland over de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking doorAFAS. Wij adviseren Plan Nederland om monitoring controls in hetsalarisproces te implementeren om de betrouwbaarheid van de werking vanAFAS te bewaken. AFAS heeft aangegeven over een ISO 27001 certificering tebeschikken. Echter is dit te beperkt om volledig op de betrouwbaarheid van degegevensverwerking te steunen.

Daarnaast is er verschil tussen infrastructurele wijzigingen waarbij deverantwoordelijkheid bij Macaw ligt en functionele wijzigingen waarvoor deverantwoordelijkheid bij CTAC ligt. De betrokkenheid van meerdere partijen(Plan Nederland, Macaw en CTAC) bij een wijziging verhoogt de complexiteitvan het wijzigingsproces. Met CTAC is geen formele wijzigingsprocedurevastgelegd. Door het ontbreken van een formele procedure ten aanzien van debetrokkenheid van CTAC bij het wijzigingsbeheer bestaat de kans datprocesstappen of de afstemming hierover onvoldoende aandacht krijgen met dekans op fouten en/of incidenten tot gevolg.

De eindverantwoordelijkheid van het proces ligt bij Plan Nederland. Hiertoe isvoor CRM een informatieanalist belast om communicatie met partijen binnenPlan Nederland te borgen. Voor Navision betreft dit het hoofd administratie.Procesinhoudelijk hebben wij voor CRM geconstateerd dat wijzigingen tot enmet het ontwerp op een gecontroleerde (vastgelegde) wijze verlopen.


Het proces van ontwikkeling tot acceptatie naar productie wordt middelsvoornamelijk e-mail gefaciliteerd, waardoor een eenduidige vastlegging perwijziging ontbreekt. Wijzigingen op Microsoft Dynamics Navision zijn nog in detestfase, waardoor wij het bestaan niet hebben vastgesteld.

AanbevelingWij adviseren het wijzigingsproces binnen Plan dusdanig vorm te geven dat ereen eenduidige procedure voor alle systemen wordt gehanteerd.Daarnaast adviseren wij gebruik te maken van tooling welke u in staat stelt eencomplete audit trail per wijziging te registreren wat kan bijdragen aan eenverbetering van uw interne beheersing.

Plan geeft aan dat in het boekjaar 2013/2014 sprake was van de wijzigingrondom SEPA. Voor andere systemen zijn geen wijzigingen doorgevoerd.

De toegangsbeveiliging van de database, het netwerk en de applicatiesis onvoldoendeTijdens onze controle hebben wij geconstateerd dat zevenendertig medewerkersvan Macaw directe schrijfrechten op de Microsoft Dynamics Navision en CRMdatabase hebben. Het betreffen allen medewerkers van de servicedesk. Dit inlijn met de bevinding van vorig boekjaar, waarbij 23 medewerkers vanMacaw directe schrijfrechten hadden op de productiedatabase. Op basis vaneen analyse van het netwerk van Plan Nederland is geconstateerd datzevenentwintig medewerkers van Macaw administrator rechten hebben.Voorgaand boekjaar hadden twintig medewerkers van Macaw deze uitgebreidemutatierechten. Door een ruime hoeveelheid accounts met directeschrijfrechten op de database wordt de kans op ongeautoriseerde of foutievetransacties vergroot.

Ten opzichte van voorgaand boekjaar is het wachtwoordbeleid vanPlan Nederland stringenter toegepast. Het wachtwoordbeleid komt nu overeenmet de door PwC gehanteerde best practice. Op basis van een analyse van hetnetwerk is echter geconstateerd dat op individueel accountniveau dewachtwoordinstellingen afwijken van het wachtwoordbeleid.

Binnen Plan hebben vijfendertig medewerkers de individuele instelling op hungebruikersaccount dat het wachtwoord niet gewijzigd hoeft te worden.

AanbevelingAanbevolen wordt om de mogelijkheden te onderzoeken om het aantal accountsvan Macaw (en CTAC) te beperken en de procedure omtrent het aanmaken vanMacaw accounts op de database aan te scherpen.

Tevens wordt aanbevolen de wachtwoordinstellingen op individueelgebruikersaccount aan te laten sluiten op het wachtwoordbeleid.

Plan heeft direct actie ondernemen op basis van deze bevinding.Wij zullen volgend boekjaar de geïmplementeerde actie beoordelen.

Toegangsrechten op applicatieniveau zijn te ruim ingerichtTen aanzien van de inrichting van autorisaties in Microsoft Dynamics Navisionen CRM hebben wij vastgesteld dat controle technische functiescheiding nietafgedwongen wordt. Dit wordt veroorzaakt doordat een aantal medewerkersvan Plan Nederland meerdere rollen vervult. De autorisaties inMicrosoft Dynamics Navision en CRM zijn te ruim ingericht. Daarnaast hebbenwij op basis van testwerkzaamheden vastgesteld dat een drietal accounts inMicrosoft Dynamics Navision en een gebruikersaccount in CRM niet of niettijdig zijn verwijderd na uitdiensttreding van deze medewerkers.

AanbevelingWij raden Plan Nederland aan om door middel van een periodieke controleactief toe te zien op de toegang tot applicaties, het netwerk en databases en detoekenning te beperken tot een minimum aantal dat voor Plan Nederlandnoodzakelijk is. Tevens raden wij Plan aan om de aanvraag en/of mutatie vanrechten in applicaties consequent uit te voeren op basis van eengestandaardiseerd autorisatieformulier.

Plan heeft direct actie ondernemen op basis van deze bevinding.Wij zullen volgend boekjaar de geïmplementeerde actie beoordelen.


2.6. Twee onregelmatigheden geconstateerdtijdens onze jaarrekeningcontrole

Fraude, fouten en niet-naleving van wet- en regelgeving

De verantwoordelijkheid voor de jaarrekening berust bij het management.Uit dien hoofde is het management verantwoordelijk voor het beschermen vanhet vermogen van de vennootschap, het voeren van een afdoendefinanciële administratie en het in stand houden van een geschikt systeem vanintern beheersing (waaronder procedures voor het waarborgen van debetrouwbaarheid en continuïteit van geautomatiseerde systemen en hetvoorkomen en opsporen van fraude, overige onregelmatigheden en fouten enniet-naleving van wet- of regelgeving). Wij hebben onze controle zodanigingericht dat wij er redelijk, maar niet absoluut, zeker van kunnen zijn datmateriële afwijkingen in de jaarrekening (waaronder materiële afwijkingen alsgevolg van fouten of fraude) aan het licht zullen komen.

Onze controle bestond niet uit een uitvoerige controle van transacties zoalsnoodzakelijk zou zijn om fouten of fraude die niet hebben geleid tot materiëleafwijkingen in de jaarrekening te kunnen opsporen. Het dient te wordenonderkend dat het controleproces inherente beperkingen kent. Als gevolg vande aard van fraude, met name wanneer daarbij sprake is van verhulling doorsamenzwering en vervalsing van documenten, is het mogelijk dat bij eencontrole die is opgezet en uitgevoerd in overeenstemming met algemeenaanvaarde controlestandaarden materiële fraude niet wordt ontdekt.

Hoewel doeltreffende interne beheersingsmaatregelen het risico dat fouten enfraude zich voordoen of onontdekt blijven, doen afnemen, wordt dit risicohiermee niet weggenomen. Wij kunnen daarom niet garanderen dat eventuelefouten of gevallen van fraude ontdekt worden. Gegeven de inherentebeperkingen van het controleproces en het interne beheersingssysteem kan enmag er niet op vertrouwd worden dat ons onderzoek alle fouten of gevallen vanfraude aan het licht zal brengen.

Geen bijzonderheden geconstateerd bij werkzaamheden vanuit hetoogpunt van onvoorspelbaarheid

Zoals overeengekomen in onze controleaanpak omvatten onze werkzaamhedenonder meer besprekingen met onze contactpersonen over fraude.Daarnaast hebben we gedurende de controle de volgende werkzaamhedenuitgevoerd als element van onvoorspelbaarheid:- wij hebben de uitgaande geldstromen aan MT-leden getoetst aan de hand

van de extracties vanuit de betalingsmodule. Vanuit deze controle hebbenwij vastgesteld dat er naast reguliere salaris en declaratie betalingen geenoverige betalingen zijn verricht aan de management leden;

- we hebben de declaraties van de directie beoordeeld en vastgesteld dat dezegeautoriseerd zijn door de bevoegde functionarissen en toezichtleden. Dehoogte, aard en frequentie van de beoordeelde declaraties gaven geenaanleiding tot verdere werkzaamheden.

Tijdens onze controle van de jaarrekening 2014 zijn er twee aanwijzingen vooronregelmatigheden geconstateerd: in Malawi heeft een partner onvoldoendevoortgang laten zien en waren en tekortkomingen in de verantwoording.Inmiddels heeft Plan Nederland een bezoek gebracht aan Malawi en zijn detekortkomingen opgelost. In Kenia heeft een partner gelden ontvangen en isfailliet gegaan. Van Plan Kenia zullen de gelden terugontvangen worden.

Gedurende de MFSII controle zijn diverse fraudes/onregelmatighedengeconstateerd in 2013 en eerder. Voor een uitgebreide beschrijving van dezefraudegevallen en onregelmatigheden verwijzen wij naar de rapportage vanMFSII. Ten aanzien van de fraude in Nicaragua zijn ten opzichte van april noggeen ontwikkelingen. De uitspraak van de rechtszaak zal naarwaarschijnlijkheid plaatsvinden in 2015. De verwachting is dat het bedrag datonrechtmatig besteed is door de partner in Nicaragua ongeveer € 52.000bedraagt. Met Plan Nicaragua is afgestemd dat het verlies gedeeld zal wordentussen Plan Nederland en Plan Nicaragua.


2.7. Uw accountant is gedurende het jaaronafhankelijk geweest

We hebben onze naleving van de externe standaarden, de wereldwijdeonafhankelijkheidsstandaarden van PwC en de onafhankelijkheidsregels vanPlan Nederland voor onze totale dienstverlening in 2014 bewaakt en bevestigendat we aan deze onafhankelijkheidsverplichtingen hebben voldaan.


3. 2014 en verder

3.1 Nieuwe Nederlandse regelgeving inzakeonafhankelijkheid heeft impact op onzerelatie

De nieuwe Nederlandse onafhankelijkheidsregelgeving is duidelijker énstelt meer grenzen

Per 1 januari 2014 geldt de Verordening inzake de onafhankelijkheid vanaccountants bij assurance-opdrachten (ViO). De ViO bevat helderderomschreven regels, die op onderdelen verder gaan dan tot voorheen,en helpt de accountant zijn assurance-werkzaamheden objectief uit te voeren.Voor u als PwC assurance-klant, zal de ViO impact hebben op verschillendeaspecten van onze relatie waaronder een beperking voor wat betreft de duurvan de betrokkenheid van onze teamleden, sponsoring en het onderlinguitwisselen van geschenken of persoonlijke uitingen van gastvrijheid.

De rotatievereisten voor langdurige betrokkenheid door seniorassurance teamleden bij assurance-klanten zijn uitgebreid

Het beleid van PwC ten gevolge van de ViO heeft als principe dat desenior teamleden van het assurance-team moeten roteren als zij voor eenperiode van (maximaal) zeven jaar betrokken zijn geweest bij dezelfdeassurance-klant. Is een senior lid wel (meer dan) zeven achtereenvolgendejaren bij dezelfde klant betrokken, maar minder dan zeven jaar in eensenior rol, dan documenteert de eindverantwoordelijke accountant in hetcontroledossier waarom hij / zij vaststelt dat het voortzetten van debetrokkenheid geen significante impact heeft op de onafhankelijkheid enobjectiviteit van de accountant. Om situaties te voorkomen waarbij op een enhetzelfde moment meer dan één senior teamlid moet roteren, en als gevolgdaarvan de vereiste kwaliteit van assurance-opdracht(en) in gevaar zou kunnenkomen, is er een beperkte overgangsclausule in de ViO opgenomen.

Een verbod om assurance-klanten te sponsoren en een verplichting omgastvrijheid/klantrelatie-activiteiten te melden en te bespreken

Verder bevat de ViO een verbod voor accountants om assurance-klanten(zichtbaar) te sponsoren of zich op andere wijze met die klant te associëren.Ook gelden er strikte beperkingen inzake het geven en ontvangen vangeschenken en relatiemanagementactiviteiten met assurance-klanten,waarbij de waarde meer dan € 100 per persoon bedraagt.Dergelijke ‘klant-entertainment’ boven € 100 zal moeten worden besprokenmet de auditcommissie of het toezichthoudend orgaan van de assurance-klant.

Voor Plan Nederland heeft dit in 2014 geen gevolgen. De her Jan Sebel is vanafdit jaar werkzaam voor Plan Nederland. Komend jaar zal mevrouwAnne Kemeling afroteren van Plan Nederland, aangezien zij het maximumaantal jaren werkzaam is.


3.2 Ontwikkelingen met betrekking tot rapportages

Onze controleverklaring gaat waarschijnlijk veranderen

Of en hoe de controleverklaring anders zou moeten, is sinds de financiële crisisveelvuldig onderwerp van discussie geweest.In 2013 hebben de International Auditing and Assurance Standards Board(IAASB) en de Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB) eenExposure Draft en Proposed Auditing Standards gepubliceerd.Hierin beschrijven zij hun voorgestelde nieuwe rapportagemodellen vooraccountants. Nieuwe eisen voor controleverklaringen in de Europese Uniemaken deel uit van de voorgestelde Audit Directive and Regulation, die zich ineen vergevorderd stadium van het wetgevingsproces bevindt.

Verschillende voorstellen in één oogopslag

In veel opzichten bestaat er overeenstemming tussen de voorstellen van deverschillende toezichthouders en regelgevende instanties, maar er zijn ook eenaantal opmerkelijke verschillen. De regelgevende instanties zien eenmogelijkheid om controle-verklaringen informatiever en relevanter te makendoor meer informatie te verschaffen over de controle en belangrijkeaandachtsgebieden daarbij.

Twee (voorgestelde) belangrijke wijzigingen

1. Verslaggeving omtrent ‘key audit matters’ – Er wordt een nieuwonderdeel geïntroduceerd dat zorgt voor meer transparantie over dieaangelegenheden die het meest van belang zijn geweest bij decontrole/de meeste problemen hebben opgeleverd(‘key audit matters’ of KAM). Dergelijke informatie dient eenbeschrijving te bevatten van de redenen waarom de accountant elk vandie aangelegenheden beschouwt als een KAM.

2. Expliciete rapportage over continuïteit – Er wordt een nieuw onderdeelgeïntroduceerd waarin twee expliciete conclusies worden getrokken dievoorheen onder de huidige ISA 570 impliciet waren.

Hierbij wordt bepaald: of de toepassing van de continuïteitsveronderstelling door het

management bij het opstellen van de jaarrekening gepast is; en of er een materiële onzekerheid is geconstateerd die aanleiding geeft tot

significante twijfel over de continuïteit van de onderneming.

Wanneer worden deze wijzigingen van kracht?

Na de consultatieperiode zal de IAASB de visies van de respondentenbeoordelen en een voorstel doen omtrent de definitieve richtlijnen.De IAASB verwacht dat, afhankelijk van het commentaar van de respondentenop het ontwerp, de definitieve standaarden mogelijk in het vierde kwartaal van2014 zullen worden goedgekeurd. Herziene controleverklaringen zullen voorhet eerst worden verstrekt ten aanzien van controles voor boekjaren eindigendop of na 15 december 2016, hoewel de IAASB wel vraagt om een reactie op devraag of toepassing voor boekjaren eindigend in december 2015 haalbaar is.

De Europese Commissie is bezig met verdere verbetering van de nieuweontwerp-Audit Regulation (van toepassing op accountantscontroles vanbeursgenoteerde ondernemingen) en Audit Directive (van toepassing op deaccountantscontrole van alle entiteiten) die voor het eerst zijn gepubliceerd innovember 2011. Dit zal waarschijnlijk aanvullende informatieverplichtingenvoor de controleverklaring opleveren, maar veel van de verwachte wijzigingenzullen waarschijnlijk overeenkomen met de wijzigingen die de IAASB voorstelt.Wij blijven de ontwikkelingen volgen.

Ontwikkelingen in Nederland

De Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) heeftaangekondigd dat zij eerdere toepassing van een nieuwe informatievecontroleverklaring voor 2014 en het toestaan van vervroegde toepassing in 2013overweegt. Het Nederlandse voorstel kan zich, naast de IAASB-voorstellen,ook uitstrekken tot andere onderwerpen, zoals materialiteit en reikwijdte(zoals opgenomen in de regelgeving in Groot-Brittannië).

Plan Management Letter 2014

Documents

Transcript of Plan Management Letter 2014