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INSTITUTO DISTRITAL DE SANTA MARTA PARA LA RECREACIÓN Y EL DEPORTE PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN PETI Versión: 01 PROCESO: GESTIÓN TIC Página: 1 de 16 PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES PETI 2020 OFICINA DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES INRED-SANTA MARTA 2020
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PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES PETI
2020
OFICINA DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIONES
INRED-SANTA MARTA
2020
Contenido
1. INTRODUCCIÓN.............................................................................................. 3
2. PROPÓSITO .................................................................................................... 4
3. ALCANCE......................................................................................................... 4
4. BENEFICIOS DEL PETI ...................................................................................: 4
5. MARCO NORMATIVO...................................................................................... 4
6. OBJETIVO........................................................................................................ 5
6.1. Objetivos Específicos del Plan Estratégico ................................................ 5
6.2. Plan de Trabajo.......................................................................................... 5
7. MARCO CONCEPTUAL................................................................................... 6
8. MARCO DE REFERENCIA .............................................................................. 7
9. ANALISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL........................................................... 8
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1. INTRODUCCIÓN
La planeación estratégica de Tecnologías de la información PETI, como finalidad busca
asegurar que las metas y los objetivos de TI estén vinculados y alineados con las metas y
objetivos del Instituto Distrital de Santa Marta para la Recreación y el Deporte “INRED”. La
planeación estratégica de TI puede ser definida como la “planeación para el manejo efectivo
de la información en todas sus formas – sistemas de información y tecnología; sistemas
manuales y computarizados; tecnología de cómputo y telecomunicaciones – la cual incluyen
aspectos organizacionales de la administración a través de las TIC.
Actualmente, el uso de las tecnologías de la información facilita la transformación y la
creación de valor en las Entidades, con una adecuada selección e implementación de estas
tecnologías, alineadas con las necesidades de la información brindada a la ciudadanía en
general. La tecnología es el principal generador de ventajas competitivas; pero la tendencia
en algunas Entidades a resolver problemas inmediatos o establecer metas a corto plazo sin
contar con un portafolio de proyectos, han desencadenado inconvenientes en lo que se
refiere a la adquisición de tecnologías de última generación que en vez de dar una solución
generan un desorden tecnológico.
Por lo anterior, es necesario el cambio de perspectiva, ya que las Tecnologías de la
información están hechas para soportar la visión, misión y estrategias de las Entidades,
contando con un plan para la transformación desde el estado actual hacia el estado
esperado por una Entidad en un periodo de Tiempo. Con la construcción del plan
estratégico de tecnologías de la información y las comunicaciones – PETI, se incorpora el
direccionamiento estratégico del Instituto y su alineación con el plan de desarrollo, las
capacidades y necesidades actuales de TI, el entorno, el plan inicial y el aporte del Distrito
Administrativo de la Oficina TIC de la Alcaldía de Santa Marta.
El presente documento se apoya en la guía cómo estructurar el Plan Estratégico de
Tecnologías de la Información – PETI Guía técnica. (Ministerio de Tecnologías de la
Información y Comunicaciones, 2017) e incorpora los lineamientos del modelo integrado de
gestión de la función pública MIPG.
2. PROPÓSITO
Este documento pretende ser una guía sencilla con información clara para la administración
de las Tecnologías de Información y Comunicaciones del Instituto Distrital de Santa Marta
para Recreación y Deportes “INRED”, mediante la formulación de estrategias y proyectos
que garanticen el apoyo al cumplimiento de sus objetivos y funciones, en línea con el Plan
de Desarrollo de la ciudad.
3. ALCANCE
Este documento describe las estrategias y proyectos que ejecutará El Instituto Distrital de
Santa Marta para Recreación y Deportes INRED, durante los 4 años 2020 al 2024, en
cumplimiento de sus funciones y para el logro de sus objetivos; establece la organización
que se utilizará para lograrlo y establece un plan de acción.
El PETI, está articulado de manera global en relación con la adquisición e implementación
de nuevas tecnologías y sistemas de información misional, funcional y gerencial, así como
la modernización y actualización organizacional, la Gestión en seguridad de la información
y la Gestión del cambio.
4. BENEFICIOS DEL PETI
La articulación de este plan con los objetivos misionales de la entidad y el plan de desarrollo
permite identificar y actualizar las necesidades tecnológicas, así como formular e
implementar las políticas, metodologías y herramientas que permitan el aprovechamiento
de los recursos tecnológicos y de inversión.
El PETI nos permite evaluar la forma como aprovechamos la tecnología, mejores prácticas
de las áreas y subdirecciones y de la institucionalidad. Instituto Distrital de Santa Marta para
la Recreación y el Deporte -INRED, como un todo, logrando un enfoque unificado y
reconociendo oportunidades de ahorro y consolidación de esfuerzos. El PETI es un plan
más al servicio de la entidad que apoya la consecución de las metas y objetivos, y no debe
ser, en absoluto, construido de manera independiente de los objetivos misionales y
sectoriales de la misma.
La construcción del PETI debe poner en práctica la estrategia de la entidad y por esta razón,
debe ser planificado y diseñado.
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La planificación del PETI debe ser de visión compartida por toda la organización. Por lo
anterior, el PETI es un apoyo fundamental a la estrategia de la organización y un elemento
activo de la misma.
G.ES.06 Guía para la Construcción del PETI – Planeación de la Tecnología para la
Transformación Digital julio de 2019
5. MARCO NORMATIVO
A continuación, se hace referencia a la normatividad a partir de la cual tienen sustento el desarrollo e implementación de la tecnología y los sistemas de información y comunicaciones Tics.
✓ Ley 23 de 1982 y Ley 44 de 1993: Informe Derechos de Autor Software.
✓ Ley 594 de 2000: Ley General de Archivo.
✓ Ley 1266 de 2008: Ley de Habbeas Data.
✓ Ley 1341 de 2009: Marco General del sector TI.
✓ Ley 1474 de 2011: Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
✓ Ley 1712 de 2014: Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública.
✓ Decreto 19 de 2012: Ley Antitrámites.
✓ Decreto 2573 de 2014: Gobierno Digital.
✓ Decreto 103 de 2015: Gestión de la Información Pública.
✓ Decreto 1078 de 2015: Decreto Único Reglamentario del Sector de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
✓ Decreto 415 de 2016: Fortalecimiento Institucional.
✓ Plan Vive Digital Colombia 2014-2018.
✓ Plan de Desarrollo Atlántico Líder Alcaldia 2020-2023.
✓ Ley 152 de 1994 "Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo".
Ley 489 de 1998 "Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de
las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales
para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de
la Constitución Política y se dictan otras disposiciones"
Ley 872 de 2003 (Derogado Ley rama Ejecutiva del poder público y en otras entidades
prestadoras de servicios "Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama
Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios". Decreto 4110
de 2004 "Adopción de la norma técnica de calidad de la gestión pública".
Ley 1341 de 2009 "Por la cual se definen Principios y conceptos sobre la sociedad de la
información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -
TIC-, se crea la Agencia Nacional del Espectro y se dictan otras disposiciones"
Decreto 2482 de 2012 "Por el cual se establecen los lineamientos generales para la
integración de la planeación y la gestión (Ley 489 de 1998, Ley 552 de 1994)".
Decreto Nacional 2573 de 2014 Por el cual se establecen los lineamientos generales de
la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se
dictan otras disposiciones.
Decreto 1078 de 2015: por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Decreto 415 de 2016 “Por
el cual se adiciona el Decreto Único Reglamentario del sector de la Función Pública,
Decreto número 1083 de 2015, en lo relacionado con la definición de los lineamientos para
el fortalecimiento institucional en materia de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones (Articulo 2.2.35.3. Objetivos del fortalecimiento Institucional).
NORMATIVIDAD
Las normas para considerar por el Instituto Distrital de Santa Marta para la Recreación y
Deportes INRED, que orientan los lineamientos en materia de Tecnologías de la
Información y las comunicaciones TIC “y enmarcadas dentro del Sistema Distrital de
Información, “Unidos por el Cambio, Santa Marta Ciudad del buen vivir” son las siguientes:
Norma. Fecha. Descripción Emitida Por Acuerdo 010
15 de Junio de 2016
Por del cual se adopta el Plan de Desarrollo 2016-2019, “Unidos por el Cambio, Santa Marta Ciudad del buen vivir”.
Alcaldía Distrital de Santa Marta
Eje 5: Santa Marta con Gobierno Eficiente,
12 de junio de 2012
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Moderno y Participativo
LINEA:
MODERNIZACIÓN INSTITUCIONAL
Alcaldía Distrital de Santa Marta
Subprograma: Nueva Estructura Administrativa Central y Descentralizado
12 de junio de 2012
Programa: Medios Tecnológicos
12 de junio de 2012
Subprograma: Tecnología para la Gestión de Gobierno
12 de junio de 2012
Subprograma: Gobierno en Línea
12 de junio de 2012
Subprograma: Gobierno Abierto
12 de junio de 2012
Programa: Concentración y Proveeduría Transparente
12 de junio de 2012
Subprograma: Concentración en línea con inclusión
12 de junio de 2012
Ley 962
8 de julio de 2005
Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos
Presidente de la República.
Decreto LEY 1151
14 de abril de 2008
Establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno Digital de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones Manual
Presidente de la República.
de implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea
Ley 1266
31 de diciembre de 2008
Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones
Presidente de la República.
Ley 489 de 1998
Diciembre 29 de 1998
CAPITULO IV. Sistema de desarrollo administrativo. Numeral 2. Racionalización de Trámites
Congreso de la República
Resolución 175 de 2018
Diciembre 13 de 2018
Por medio de la cual se adopta el mapa de procesos del Instituto Distrital de Santa Marta para la Recreación y el Deporte -INRED, se crea el Comité de control interno, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del INRED y se dictan otras disposiciones. PROCESOS ESTRATÉGICOS. PE-GPD-C-001 Proceso de Gestión de la Planificación y el Direccionamiento Estratégico. PE-GDE-C-001
Dirección INRED
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Proceso de Gestión de las Comunicaciones Estratégicas. PE-GCH-C-001 Proceso de Gestión del Capital Humano. PE-GAC-C-001 Proceso de Gestión para Atención al Ciudadano. PROCESOS MISIONAL PM-GAE-C001 Proceso de Gestión de Administración y uso de Escenarios Deportivos y Parques PM-GFD-C001 Proceso de Gestión de Fomento al deporte. PM-GPR-C001 Proceso de Gestión de Promoción de la Recreación y la Actividad Física. PROCESO DE APOYO PA-GAD-C-001 Proceso de Gestión Administrativa. PA-GDI-C-001 Proceso de Gestión Disciplinaría.
PA-GJU-C-001 Proceso de Gestión Jurídica. PA-GCO-C-001 Proceso de Gestión Contractual. PA-GTI-C-001 Proceso de Gestión TIC. PA-GDO-C-001 Proceso de Gestión Documental. PA-GFP-C-001 Proceso de Gestión las Finanzas Públicas. PROCESO DE EVALUACIÓN. PC-COM-C-001 Proceso de Control y Mejora.
6. OBJETIVO
Establecer las estrategias para la gestión de las tecnologías de la información y las
comunicaciones TI en el INRED -SANTA MARTA, acorde con las necesidades del Instituto
y los lineamientos del Gobierno Digital, como eje de desarrollo institucional para el periodo
comprendido entre 2020, que contribuya al logro de los objetivos y metas constitucionales.
6.1. Objetivos Específicos del Plan Estratégico
El PETI del Instituto Distrital se Santa Marta para la Recreación y Deporte - INRED, cuenta con los siguientes objetivos específicos acordes con las necesidades de la Entidad y la nueva Política de Gobierno Digital. Fortalecer la plataforma tecnológica de la Entidad (Hardware y Software),
✓ manteniendo un esquema de alta disponibilidad y seguridad. ✓ Aumentar la automatización y eficiencia de los procesos soportados con ✓ tecnologías de la información. ✓ Ampliar la cobertura de los servicios de TI. ✓ Cumplir con la normatividad vigente. ✓ Alineación de TI – Entidad.
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6.2. Plan de Trabajo
El Plan de Trabajo para la construcción del presente documento, parte de la conformación del equipo de trabajo y con el fin de recolectar información para elaborar el PETI
Equipo de Trabajo
Nombre Cargo Dependencia
Funcionario del área Profesional Oficina TIC
Funcionario del área
Profesional Planeación
Funcionario del área Profesional Subdirección Corporativa
Funcionario del área
Profesional
SUBDIRECTORTÉCNICO DE DEPORTES
SUBDIRECCIÓN DE RECREACION Y
ACTIVIDAD FISICA
SESION 1
ACTIVIDAD:
OBJETIVO
FASE 1
Definir el personal que se encargará de la construcción del PETI 2020
El objetivo de esta fase es la preparación de la entidad para iniciar el ejercicio de planeación estratégica. Aquí se constituye el equipo de trabajo que llevará a cabo el ejercicio, este equipo proviene de todas las áreas y direcciones misionales, estratégicas y de apoyo de la institución. Igualmente es importante obtener el apoyo total de la alta gerencia de tal forma que se logre su compromiso e involucramiento en este ejercicio
SESION 3.
ACTIVIDAD:
OBJETIVO
FASE 1
DESARROLLO DE LA SESION 3 DE LA FASE 1 DEL PETI
El objetivo de esta fase es listar los servicios ofrecidos a los usuarios, a través de instrumentos de entrevista y diagnóstico.
SESION 4.
ACTIVIDAD:
OBJETIVO
FASE 1
DESARROLLO DE LA SESION 4
El objetivo de esta fase es Listar las capacidades y los procesos internos de la entidad pública, a través de los instrumentos de la metodología PETI
Actividades 2019 -2020
Actividad
Responsable
Nov Dic
Ene Feb
Mar Abr
May Jun
Jun Jul
Recolección de información
Oficina TIC
Fase I Fase II Fase III Fase IIII
Análisis y Procedimiento de la información
Oficina TIC, Planeación, Subdirección Corporativa, Subdirección de Recreación y Actividad Física
Actualización documento X
Alineación Políticas
X
Revisión y Aprobación X
7. MARCO CONCEPTUAL
El PETI es el principal instrumento que se utiliza para expresar la estrategia de TI en las organizaciones y permite a la alta dirección plasmar la orientación estratégica que se le quiere dar a la organización a través de la tecnología, y cuando este plan es transmitido a todas las áreas de la institución, generará sinergias en todo el personal para el cumplimiento de sus objetivos estratégicos.
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Cada vez que una entidad pública hace un ejercicio de planeación estratégica o proyecto de Arquitectura Empresarial, su resultado debe ser integrado al PETI. El modelo de gestión que apoya el PETI garantiza el valor estratégico de la capacidad y la inversión en tecnología realizada por el Estado. Dicho modelo además incluye la estrategia organizacional y las necesidades del negocio de TI. Para la Estrategia se desarrollan los siguientes aspectos:
✓ Planeación estratégica de gestión de TI ✓ Portafolio de planes y proyectos ✓ Políticas de TI en cuanto a seguridad, información, acceso y uso, etc. ✓ Catálogo de servicios ✓ Gestión financiera ✓ Plan de Continuidad de TI, de acuerdo con lo establecido.
Pasos metodológicos
✓ Identificar los planes de la institución y el sector para hacer un diagnóstico en
cuanto a la alineación de los diferentes planes a escala sectorial.
✓ Junto a los actores de la institución se identifican cuáles son los principales
✓ Retos Estratégicos a corto y mediano plazo
✓ Para cada uno de los Retos Estratégicos, se plantean y consolidan las
✓ Transformaciones de la Institución, necesarias para lograr su
✓ cumplimiento.
✓ Para cada Transformación de la Institución se identifican las
✓ Oportunidades de TI que apalancan los cambios requeridos y la gente que
✓ pueda llevarlos a cabo.
✓ Para cada Oportunidad de TI se definen las Capacidades Tecnológicas con
✓ las que hay que habilitar y dotar la Entidad.
8. MARCO DE REFERENCIA
Es el instrumento principal, la carta de navegación, para implementar la Arquitectura TI de
Colombia y habilitar la Estrategia de Gobierno Digital. Se busca establecer la estructura
conceptual habilitar las estrategias de TIC para servicios, TIC para la gestión, TIC para el
gobierno abierto y para la Seguridad y la privacidad.
El Marco de Referencia tiene seis dominios: Estrategia TI, Gobierno TI, Información, Sistemas de Información, Servicios Tecnológicos y Uso y Apropiación. Así se logra planear y liderar las tecnologías de la información para optimizar los procesos estratégicos de la entidad.
Estructura
funcional y/o roles
Normatividad
Objetivos
Instrumentos
Indicadores
Principios
Dominios
Ámbitos
Elementos
Lineamiento
s
Información
Gobierno
de TI
Sistema de Información
Servicio de Tecnología
Estrategia
TI
Uso y apropiación
Capacidades Institucionales
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Cada dominio tiene ámbitos, que agrupan lineamientos, además de roles, una normatividad, indicadores e instrumentos para la adopción.
9. ANALISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
Para llevar a cabo la planificación correctamente se ha de recoger la forma de actuación de todo el personal de la Administración Pública que utiliza los Sistemas de Información. Una vez obtenida esta información, se lleva a cabo un procedimiento global que recoge todas las necesidades de los usuarios. Posteriormente se redacta el procedimiento para su puesta en marcha. Esta observación determina la realización del proyecto, debido a que se trata de una fase temprana en la que se debe obtener toda la Información para la correcta implantación del nuevo sistema de información.
Es necesario destacar el esfuerzo que hace el Instituto para el desarrollo del PETI en relación con organización e implementación de renovación en la plataforma tecnológica durante los últimos años, sin embargo, nos encontramos en la construcción de las políticas que nos permitirán tener lineamientos claros una vez se recopile los datos de la Entidad con el fin de garantizar la operación y seguridad de los servicios e información tecnológica.
De acuerdo con lo anterior se agrupa la información y se presenta una breve descripción de los elementos identificados, en relación con lo siguiente:
• Hardware: la entidad cuenta con veintidós (22) equipos de cómputo, en custodia entregados por el Comité Olímpico, dos (2) portátil, tres (3) impresoras, un (1) escáner y un (1) video beam, y cuatro (4), equipos de cómputo prestado por la Alcaldía Distrital de Santa Marta.
• Software: este ítem comprende los sistemas de información y el software de utilidad de la Entidad, que apoyan los diferentes. En algunos casos, en estos sistemas de información, se debe realizar actualización de acuerdo con la evolución tecnológica (WEB) y de la infraestructura para contrarrestar la obsolescencia. En la actualidad contamos con las siguientes licencias:
CANTIDAD PRODUCTO
28 Lic Software, Windows 10
28 Lic Software, Office
28 Lic Software, Antivirus 1
1
Lic Software -SIIGO
OFICIAL
La Entidad tiene uso en distintas plataformas donde se consulta, se reporta y se rinde información inherente a los distintos procesos misionales, contractuales, fiscales y de planeación que permiten y garantizan la buena funcionalidad del instituto en articulación con la normatividad vigente. Las plataformas virtuales a las que accede el Instituto Distrital de Santa Marta para la recreación y el Deporte -INRED: Son
✓ SECOP I ✓ SECOP II ✓ SIA CONTRALORÍA DISTRITAL ✓ SIA OBSERVA ✓ SIIF WEB ✓ SUIT ✓ SIGEP ✓ MGA EN LÍNEA
El Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y la Comunicaciones -PETI del Instituto Distrital de Santa Marta para la recreación y el Deporte INRED, está en su fase de recopilación de información para articular de manera eficiente con el Plan de Desarrollo nacional “Pacto por Colombia, Pacto por la Equidad” para así dar cumplimiento a lo establecido desde nivel nacional.
