Plan de Mejoramiento .docx

ACTA DE PROYECTO Pgina 9

I. PROCESOS TCNICOSVersin Preliminar

Cdigo REF

PLAN DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS TCNICOS DE LA BIBLIOTECA ESCOLAR / COLEGIO GIMNASIO SABIO CALDAS

CICLO LECTIVO 2015PRIMER SEMESTRE

PRELIMINAR / FLEXIBLE A CAMBIOS

TABLA DE CONTENIDOS

TABLA DE CONTENIDOSINTRODUCCINJustificacin formalObjetivosMedicin de entrega de objetivosProblemaInteresados (Stakeholders)Colecciones a CatalogarColeccin de ReferenciaColeccin GeneralColeccin de Publicaciones Seriadas o HemerotecaCronograma de Actividades

INTRODUCCINEn medio de las necesidades de informacin de los Estudiantes, Profesores y Administrativos que conforman el Colegio Gimnasio Sabio Caldas, se piensa una nueva organizacin y formalizacin de los procesos tcnicos de la Biblioteca escolar de la institucin para lograr dar respuesta a estas necesidades y satisfacer sus demandas de consulta.

En el plan presentado a continuacin refleja procesos formales con respecto a los pasos a seguir en los procesos fsicos y de descripcin pertinentes en los documentos existentes que posee la biblioteca escolar. Para lo anterior se ilustra un cronograma de acciones as como los flujogramas para la ejecucin de cada una de las tareas.

Cabe aclarar que este plan se encuentra enfocado en procesos nicamente de procesamiento del material en todos sus formatos, as como su registro para futuras mejoras avaladas por la gestin de Bibliotecas con las Normas ISO 9001 de calidad.

Justificacin formalLa realizacin de este proyecto es una iniciativa de las directivas del colegio as como la respuesta a una necesidad latente y es la auditora de la Secretara de Educacin para la renovacin de la concesin con el colegio Gimnasio Moderno de Bogot. Con lo anterior el proyecto no slo se enfoca en la formalizacin de los procesos catalogrficos sino en la descripcin, anlisis e instauracin de una administracin organizada que permita la gestin de la biblioteca as como su evaluacin cuantitativa para presentar en la auditora.

ObjetivosLograr por medio de la formalizacin de la catalogacin y descripcin de los documentos encontrados en la Biblioteca Escolar una recuperacin de informacin eficaz y eficiente para sus usuarios

Elaborar un sistema de catalogacin que permita la ubicacin de temticas generales segn las necesidades de los usuarios. Redisear la organizacin geo-espacial de la Biblioteca Escolar. Entregar documentados los procesos tcnicos dentro de la biblioteca as como la administracin de su ejecucin. Generar mdulos de administracin de la unidad por medio del uso de BD (Access) recuperando informacin de manera ms eficaz y verdica.

Medicin de entrega de objetivosLa evaluacin y entrega de objetivos, en bsqueda de una cuantificacin de los procesos que se realizan dentro de la biblioteca sern de carcter cuantitativo :

Uso de ndices de calidad

No. de libros catalogados /No. total de libros en la biblioteca No. de libros de SED / No. total de libros en la biblioteca No. de libros catalogados de SED / No. total de libros catalogados No. de procesos documentados / No. total de procesos administrativos de la Biblioteca No. de Libros catalogados en mes X / No. total de libros en la biblioteca No. de Libros perdidos / No. de libros del inventario final de la biblioteca

Entrega de reportes mensuales: Estos reportes contienen el resumen del cronograma y si se han cumplidos los objetivos en el tiempo dentro de la planeacin del proyecto. Sus caractersticas principales son:

Catalogacin por mes / tiempo Actividades realizadas / especificacin Documentos redactados / flujogramasProblema Luego de las constantes visitas realizadas a las instalaciones del colegio se han logrado identificar los siguientes problemas estructurales que afectaran o mejoraran en medio del proceso de catalogacin de la biblioteca, adems de eso, cabe resaltar que estos problemas realizan una evaluacin tanto de los procesos tcnicos as de cmo estos por medio su uso y optimizacin apoyarn los servicios al usuario final

Movimiento de la coleccin por parte del personal de servicios generales, al realizar esta actividad la coleccin no queda en el orden establecido y eso paulatinamente ha generado que se pierdan libros dentro de la coleccin y se refunda material bibliogrfico gracias al no tener precisa su ubicacin fsica en las instalaciones de la biblioteca.

Catalogacin no formalizada. Una de las principales falencias en medio de la catalogacin descriptiva del material bibliogrfico de esta UI ha sido el constante cambio de estilos de catalogacin utilizados para dar una ubicacin geogrfica al material dentro de la biblioteca, las encontradas principalmente son: Sistema Decimal DEWEY Modelo topogrfico de Bibliored

Los estantes y entrepaos tienen material tanto catalogado como aquel que no ha sido procesado dentro de la biblioteca.

Interesados (Stakeholders)

Colecciones a Catalogar

Las colecciones existentes en la biblioteca escolar se refieren a todo el material existente en las mismas sin importar el formato en el que este se encuentre representado. Su divisin se compone por los formatos o temticas que conforman la biblioteca y estos, en comn acuerdo buscan realizar sinergia con las necesidades acadmicas de aquellos que conforman la comunidad educativa. 1. Coleccin de Referencia La coleccin de material referencial se compone por documentos de temticas generales, a su vez es material que, por su estado de (Monografa seriada) no son de prstamo externo. Se conforma de :

Enciclopedias (En todos los formatos) Diccionarios Tesauros Atlas Bibliografas

2. Coleccin General

Coleccin conformada por todas las temticas, documentos en cualquier formato y de prstamo externo, el tratamiento con esta coleccin es total, desde la catalogacin total en formato DEWEY como su tratamiento fsico de preservacin y organizacin. Se conforma de las siguientes temticas:

Filosofa y Psicologa Religin Ciencias Sociales Lenguas Ciencias Naturales y Matemticas Tecnologa Las artes Literatura y retrica Geografa e historia

3. Coleccin de Publicaciones Seriadas o Hemeroteca

El material seriado y su coleccin tiene como principal caracterstica el constante arribo de informacin a la biblioteca, implicando decisiones de descarte y gestin dentro de la biblioteca escolar. No siendo un material monogrfico, su catalogacin implica la revisin del formato MARC21 para la seleccin de etiquetas especficas que logren en la migracin de datos la recuperacin de los ttulos y correspondientes tems. Se conforma de:

Revistas Peridicos Anuarios

ETAPAS DE DESARROLLO

1. Evaluacin de la coleccin

En esta etapa la coleccin es evaluada por medio del inventario, as como los requerimientos solicitados por parte de la Secretaria de Educacin Distrital. La evaluacin se basar en:

Identificacin del material catalogado y no catalogado Inventario SED existente Bajas de libros SED Existencias fsicas de material Bibliogrfico

Elabor: Tatiana CastroRevis:Autoriz: