Plan de Comunicacin

Plan de ComunicacinJuan Carlos Villacorta

Plan de ComunicacinEs un traje a la medida de cada empresa.Tiene que ir de acuerdo a la identidad d ela empresa, tener clara su identidad y misin propia.Muchas empresas no han definido su identidad. El primer paso es ayudarlas a re-descubrir su misin y sus fundamentos constitutivos.

Fases del Plan de ComunicacinAnlisisProgramacinRealizacinEvaluacin

Lo que se trata es de saber leer e interpretar la realidad, para establecer unos criterios de actuacin que nos permitan incidir sobre ella.El PCom es un conjunto de ideas que pretende incidir en la realidad y cambiarla.

1. Anlisis1.1. ConceptoEstudio sistemtico de la organizacin y del contexto social en el que se desenvuelve.Reunir informacin relevante desde el punto de vista comunicativo.Capacita a la organizacin para anticipar cambios y tendencias que puedan darse en el futuro.Se realiza tanto en el mbito interno, como el externo.No es difcil identificar los problemas, lo difcil es descubrir sus causas. Muchas de ellas no se pueden controlar.FODA ayuda.

1. Anlisis1.1. ConceptoSe puede enfocar desde dos perspectivas:Partir de una circunstancia concreta.AniversarioCongresoEvento cultural o deportivoCambio de direccinNuevo productoDesde la organizacin en generalTienen mayor amplitudInvolucran a toda la organizacin y fomentan su proyeccin en todos los mbitos.Debe inclur un estudio de pblicos y analizar la vertiente comunicativa de la vida y actividad de la organizacin.

1. Anlisis1.2. ElementosIdentificacin de sectores de inters.Asuntos en los que hay que prestar particular atencin.Informacin de los sectores productivos en los que se mueve la organizacin, tendencias sociales, etc.Identificar fuentes de informacin sobre el sector.

Determinacin de los pblicos.Identificar las principales actividades de la organizacin y los pblicos correspondientes.Determinar la naturaleza de la relacin entre la institucin y los pblicos y el conocimiento que se tiene de los mismos.

1. Anlisis1.2. ElementosEleccin de los procedimientos de anlisisObtener informacin bsica tanto del mbito interno: documentos oficiales, historia, actividades, presupuestos, etc.Obtener informacin bsica del mbito externo: Medios locales, lderes de opinin, sondeos, tendencias, focus group, agencias reguladoras, legislacin sobre el sector, etc.

Este anlisis debe hacerse con regularidad, a travs de auditoras de comunicacin u otros mtodos.

1. Anlisis1.3. Desarrollo

Programas que involucran a toda la organizacinSe suele recurrir a terceras personas para el anlisis. Lo importante es obtener informacin que seamos capaces de analizar.Ser capaces de reconocer las fuentes ms fiables y trabajar a partir de lo que sugieren.Control peridico de dichas fuentes.

1. Anlisis1.3. Desarrollo

Programas que se refieren a proyectos concretosDeterminar las reas de inters y las fuentes. Perodo de tiempo relativamente breve. Centrarse en la informacin verdaderamente relevante. Precedentes significativos relativos a eventos o proyectos similares.Documentar los planes de comunicacin que se vayan realizando para aplicar en el futuro ideas ya experimentadas con xito, sin perder creatividad.Recopilar preguntas y crticas ms frecuentes y las posibles respuestas.

2. Programacin2.1 ConceptoDiseo escalonado en el tiempo de la actividad comunicativa de una organizacin.Elegir las prioridades con la informacin obtenida en el anlisis: pblicos de mayor importancia, el mensaje que se desea comunicar, las razones que impulsan a establecer un plan o el tiempo de que se dispone.Global vs. Local. Desarrollar un plan de com global y pedir despus a las diferentes sedes que piensen en modalidades de aplicacin locales. Para realizar una programacin eficaz es importante profundizar en la relacin de asesoramiento comunicativo ms que en la ejecucin completa del plan.

2. Programacin2.2. ElementosDistinguir estrategia, tcticas, acciones y tcnicas de comunicacin.La estrategia es el conjunto de lneas generales de actuacin, que implican la determinacin de unos objetivos y diseo general de la direccin: Dnde estamos y hacia dnde queremos llegar.La tctica es aplicar la estrategia a diferentes reas de actividad.Las acciones son la traduccin operativa de las tcticas en un momento y lugar determinado.Las tcnicas implican la aplicacin de tecnologas y los conocimientos adecuados para cada accin.

2. Programacin2.3. DesarrolloLa clave es la relacin de la organizacin con los pblicos a los que se dirige.Problemas comunes: Crear espacios de dilogo para sumar esfuerzos y fortalecer as las relaciones.Formacin intelectual: Organizaciones suelen poseer un capital de conocimientos que pueden poner al servicio de sus empleados y de otros pblicos.Campo profesional: Identificar intereses profesionales de los pblicos y establecer relaciones en torno a ellos.Intereses personales: Crear espacios para cultivar relaciones en torno a intereses personales: deporte, cultura, etc.

Plan Campus Verde

3. Realizacin3.1. Concepto y elementosDepende de los recursos, tiempo y personal.Un departamento de comunicacin acta como una consultora. Un deseo desmedido de adjudicarse la paternidad del plan puede daar las relaciones con sus "clientes".Hay que tener cuidado de pasar de la consultora de comunicacin a la consultora de gestin, es un campo que no le compete estrictamente a la gente de comunicacin.

3. Realizacin3.2. Desarrollo.Realizacin del plan propuesto.Puede cambiar el orden de la estrategia, tctica, etc.Sin embargo lo que surja debe alinearse a la estrategia general.Aprovechar las oportunidades que suelen surgir de forma inesperada.El plan de comunicacin es aprobado por la autoridad competente, pero el departamento de com siempre tiene margen de maniobra en su aplicacin.

3. Realizacin3.2. Desarrollo.Cuando el departamento de com est poco desarrollado es preferible adoptar una programacin basada en la atomizacin: Conjunto de acciones, con poca conexin formal entre s, que actan de modo independiente con un propsito comn.Acciones pequeas pero eficaces pueden iniciar un proceso de transformacin apenas perceptible pero real.

4. Evaluacin4.1. ConceptoLa evaluacin es el conjunto de mecanismos establecidos para comprobar si se han alcanzado los objetivos propuestos.Sirve para detectar el xito o fracaso.Suele abarcar 4 aspectos:Balance comunicativo de una institucin.Valoracin del departamento de comunicacin.Evaluacin de un plan concreto.Determinacin del valor aadido a cada una de las partes de un plan.Valoracin cualitativa y cuantitativa. Tomado con cuidado lo cuantitativo.

4. Evaluacin4.2. Elementos y desarrolloPensar en cmo se van a medir los objetivos en primer lugar.Los objetivos son los elementos fundamentales de la evaluacin.Pre-evaluacin. Probar el plan en una pequea escala. P. ej. en una de las sedes de una multinacional y extenderlo al resto cuando el resultado es satisfactorio.Se puede evaluar el plan en como unidad o en sus distintas partes.

4. Evaluacin4.2. Elementos y desarrolloEn cuanto unidad:Preparacin. Calidad de la informacin elaborada para difundir, adecuacin del mensaje y la actividad al contenido.Implementacin. Grado de eficacia en el desarrollo de la estrategia y la gestin. Nmero de mensajes enviados a los medios y a otros pblicos, magnitud de las audiencias que han recibido los mensajes.Impacto. Constatar la influencia real del mensaje entre los pblicos. Cambio de actitud. Observacin directa, entrevistas en profundidad, focus group, etc.

4. Evaluacin4.2. Elementos y desarrolloEn cuanto a las partes:Nivel estratgico: Logro de los objetivos.Tcticas: Si se han llevado a cabo del modo previsto y si han sido eficaces.Plazos y tiempos determinados.Eficacia de las personas que implementaron el plan.Presupuesto y comparacin con los resultados econmicos.