¿QUÉ ES UN PLAN DE COMUNICACIÓN?

• Proyecto de comunicación es el intercambio de información específica del proyecto con énfasis en la creación de entendimiento entre el emisor y el receptor. La comunicación efectiva es uno de los factores más importantes que contribuyen al éxito de un proyecto.

• Planificar las Comunicaciones es el proceso para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y para definir cómo abordar las comunicaciones. (PMBok)

¿QUE ES LA ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNICACIÓN DE PROYECTOS?

Proyecto de Comunicación es la responsabilidad de todos los miembros del equipo en el proyecto. El líder del proyecto, sin embargo, es el responsable de desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto de Comunicación con el aporte de los jefes de proyecto y el Equipo de Desarrollo de Proyectos (PDT).

La administración de las comunicaciones del proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. (PMBok)

DOS TIPOS DE PLANES DE COMUNICACION PARA TU PROYECTO

1. Regular o plan de comunicación en marcha

2. Una sola vez o Plan de comunicación por eventos

REGULAR O PLAN DE COMUNICACIÓN EN MARCHA

UNA SOLA VEZ O PLAN DE COMUNICACIÓN POR EVENTOS

¿POR QUE LO HACEMOS?

Los lideres de proyectos utilizan la gestión de proyectos de comunicación para:

Desarrollar un plan de comunicación para el proyecto

Distribuir la información a través de los métodos para llegar a los clientes más eficazmente

Tener un archivo de documentos de acuerdo con el departamento de retención de registros.

VISIÓN GENERAL DE LA GESTIÓN DE COMUNICACIÓN DE UN PROYECTO

Identificar a los Interesados

Planificar las Comunicaciones

Distribuir la Información

Gestionar las Expectativas de los Interesados

Informar el Desempeño

¿ENTENDER EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN ES EL PRIMER PASO EN LA PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN?. CONSIDERE LOS SIGUIENTES CINCO FACTORES:

¿Quién participa en el proceso de comunicación? - los grupos de interés identificados, como los miembros del equipo de proyecto, lideres de proyectos y el personal, administración de clientes y el personal, y las partes externas interesadas.

¿Qué se comunica? - el mensaje, la información que se comunica

Cuando se comunica la información?- semanal, mensual, trimestral, según sea necesario

¿Cómo se distribuye la información? - en una reunión, un memorando, un correo electrónico, un boletín, una presentación, etc

¿Quién va a proporcionar la información que se comunica?

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS (STAKEHOLDERS )

Identificar a los Interesados es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y en documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del proyecto.

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS:

Ejemplo de Matriz de Poder/Interés de los Interesados

Charvat, J. P. (13 de Noviembre de 2002). Techrepublic. Recuperado el 18 de Septiembre de 2012, de Techrepublic: http://www.techrepublic.com/article/project-communications-a-plan-for-getting-your-message-across/1061894

EJEMPLOS

INFORMES DE DESEMPEÑO

El análisis del desempeño pasado El estado actual de los riesgos e incidentes El trabajo completado durante el período El trabajo que se completará a continuación El resumen de los cambios aprobados en el

período Otra información relevante que debe ser

revisada y analizada

REQUISICIÓN DE CAMBIOS

PLAN DE ACCIÓN CORRECTIVA

REPORTE DE AVANCE CON CURVA S

REPORTE DE AVANCE CON CURVA S

REPORTE DE AVANCE CON GANTT

REPORTE DE AVANCE CON GANTT