Het afdelingstijdschrift moet gedrukt en verstuurd worden, je hebt materiaal nodig voor de piepwerking, je wil een waterkoffer aankopen, een kampterrein boeken, … alles kost geld. Hier is een Ping nodig. Een held(in) die zich ontfermt over subsidies en het financieel beheer van je afdeling. Om het je wat gemakkelijker te maken, hebben wij de belangrijkste zaken voor je opgelijst.

Geniet ervan, maar geniet nog veel meer van het JNMschap.

I WANT

YOUR MONEY

INTRODUCTION

• Betaal een kost terug als je het bewijsje in handen hebt

• Werk met een (gratis) JNM spaar- en zichtrekening

• Vertel op de vergadering hoe je er financieel voor staat. Geef organisatoren van activiteiten budgetten mee. Vb. het sfeerweekendje met het bestuur mag max. 100 euro kosten

• De financiële situatie hoeft niet in ’t lang en breed in gepubliceerde verslagen te komen

• Wissel de volmachten van rekeningen zodra je kan. Niets vervelender dan oude sokken van 30+ mobiliseren omdat je rekening geblokkeerd is door de bank wegens ‘risico van fraude’.

• Maak werk van MINA• Geld sparen is niet altijd goed.

Centen spenderen rendeert. Meer plezier, meer JNM, meer vrouwen/mannen aan je voeten?

• Nood aan afdrachten? Reageer dan tijdig op de vraag die je via mail gesteld wordt in de zomer

-GOLDEN-PING-RULEs-

Beginnen doen we met de belangrijke zaken. De hamvraag die de Ping gesteld wordt is steeds: hebben we genoeg geld om…? Om die reden is elke afdeling gediend met een ping met neus voor centen.

Haast iedere afdeling haalt zijn centen als volgt binnen: f Een (beetje) spaargeld f Jaarlijkse subsidies:

MINA (via JNM): ga naar jnm.be/MINA of wacht de mails afGemeente (via Jeugddienst en lokale jeugdraad): spreek met de vorige ping en zorg dat je erkend wordt door de jeugdraad van je gemeente. De jeugdconsulent (googlen) helpt je ook verder.Andere (vb. Life project, beheerwerk in een bepaalde gemeente, opruimactie …): spreek met de vorige ping en cruise op het internet. Op de hoogte blijven gaat makkelijker als je je abonneert op een aantal digitale nieuwsbrieven (jeugdwerknet, steunpunt jeugd, provinciale jeugdraad, …)

f Winst van activiteiten zoals kamp, weekend, piepactiviteit, ouderavond

f Geldinzamelacties: f Fuif f Verkoop van pannenkoeken, … f …

Waar vind je geld?Can I help you find gold?

A l t e r n a t i e v e financieringWees niet bang om naast subsidies extra inspanningen te leveren om centen binnen te halen. Een fuif, loopwedstrijd, quiz, … kan mits strakke begeleiding door de ping uitmonden in veel centen die op hun beurt een goedkoop kamp naar Schotland, een nieuw t-shirt met de afdeling, een bakfiets, een slaaptent, kookmateriaal, gratis treinvervoer,… mogelijk maken. Wees niet bang om als Ping met dergelijke ideeën af te komen.

SparenEen heel kort pleidooi om geld uit te geven: SPEND MONEY! Dat doet deugd!

Een relatieve spaarreserve is handig en nodig, maar het is niet je streefdoel.

Je wil een goede JNM werking, zonder echt dure activiteiten, een tijd-schrift, een coole zomerkamplocatie, verwennerij voor het bestuur, excursie-materiaal, …

Boekhouden in tien minutenBoekhouden hoeft niet zwaar te zijn, zeker niet bij JNM. Een goeie ping kan exact vertellen hoeveel inkomsten en uitgaven gemaakt worden. Een superping kan denken met geld. Hij/Zij zorgt dat het geld nog niet verbrast is tegen het zomerkamp, kan een verfbeurt van het lokaal inplannen, weet dat er een bepaald budget moet zijn voor de verzending van het tijdschrift. Een superping brengt geld binnen en zorgt dat het goed besteed wordt.

Een overzicht bijhouden van je inkomsten en uitgaven doe je met behulp van de boekhoudexcel: jnm.be/boekhoudexcel. Een heel handig hulpmiddel dat je helpt het overzicht te bewaren én volledig te werken (vb. bonnetjes gekregen van Sjarel die foer was op paaskamp?).

Leuk extraatje is dat je met de boekhoudexcel 0.01 uur werk hebt om het financieel jaarverslag voor MINA op te stellen. Eén druk op de knop is voldoende.

Lidgeld bij JNMJe vroeg je misschien al af waarom de lidgelden via nationaal geregeld zijn. Wel, we fiksen de verzekering nationaal, alsook een hoop andere zaken. Denk maar aan ’t Kikkertje, de Euglena, de ondersteuning door personeel, het website systeem, het gratis promomateriaal, de vele activiteiten die door nationaal georganiseerd worden (vb. trollenfeest, zomercongres, …). Er zijn de cursussen voor animatoren en ga zo maar door. En toch, … moet dat zoveel geld kosten?

Gelukkig is er voor afdelingen die een extraatje kunnen gebruiken, de mogelijkheid om afdrachten te ontvangen. In 2010 maakten we zo een 20 (van de 45) afdelingen blij. Om hoeveel geld het precies gaat, is een beetje afhankelijk van het aantal afdelingen die afdrachten willen.

Een korte berekening als voorbeeld:Het ledenaantal op 31 augustus (alle JNMers samen) wordt vermenigvuldigd maal vier. Zo komen we aan bvb 2500 * 4 = 10000 euro.

Er wordt je in juni/juli gevraagd of je afdrachten wil voor het volgende werkjaar. Stel, er zijn 20 afdelingen die afdrachten willen. 20 afdelingen met in totaal 1800 leden. Dan wordt berekend hoeveel euro er per lid is. 10000/1800 = 5.555 euro. Jij hebt bvb. 30 leden in je afdeling, wel dan krijg je 5.555 * 30 = 166 euro.

In het ‘slechtste’ geval (als alle afdelingen extra centen willen), dan krijg je 4*je ledenaantal op 31 augustus. Of nee, in het ergste geval vergat je door te geven dat je afdrachten wil.

Deelnamegelden

Gangbare prijzen voor kampen binnen JNM zijn 12 euro per nacht voor

een piepkamp, 8 euro per nacht voor een ini- en/of grotenkamp. Zit je

echter met een extra kost (vb. boot, trein, bus) reken die dan zeker ook

door.

Ouders zullen hun kind ook niet thuislaten als je eens drie euro moet

vragen voor het hout van nestkastjes dat je bouwt en meegeeft, centen

nodig hebt voor de treinkosten, …

Financien op kampOp kamp heb je geen blitse laptop, iPad of whatever ter beschikking. Dat hopen we toch. Je financiën in goede banen leiden lukt in the midst of fun het makkelijkst door goede afspraken te maken met de foers en kampvoorzitter. Spreek op voorhand af hoeveel de kampplaats en eventuele andere extra kosten (vb. huur tenten, auto om materiaal daar te krijgen) mogen oplopen. Als je iets zot wil doen, en ’t kost veel maar ’t is de moeite, kijk dan of je met de afdeling niet kan bijpassen.

Werk tijdens het kamp met dagbudgetten voor ’t eten, ijsje, activiteiten. Stel je hebt 700 euro ter beschikking voor 7 dagen. Dat maakt 100 per dag. Is veel bevattelijker en maakt dat je niet giga verlies maakt op het einde. Zorg dat je bonnetjes gespaard blijven. Ideaal voor MINA.

Tante MINADe meeste afdelingen ontvangen MINA subsidies. Dat is een bedrag tussen 500 en 1000 euro dat je krijgt als je alle papierwerk goed doorloopt. In ’t kort moet je twee keer een inspanning leveren om te cashen.

De eerste is tegen 15 september – jij of je voorganger hebben dus waarschijnlijk al van jetje mogen geven: dan moet je een begroting opstellen voor het volgende kalenderjaar. Je moet je voorzitter ook zover krijgen om een jaarplanning op te maken. Daarin staan minstens tien geplande activiteiten, waarvan er vier voor iedereen toegankelijk zijn (ook niet leden). De waarschijnlijke vergaderdata en nog wat kleine prutsen. Al bij al niet veel werk.

Op 15 februari is het wat meer werken geblazen. Er wordt dan een inhoudelijk en financieel jaarverslag geëist. Zonder financieel jaarverslag kunnen de mensen van de overheid niet checken of je aan de voorwaarden bleef voldoen het voorbije jaar, en ook niet berekenen hoeveel centen ze aan je afdeling moeten. Het inhoudelijke jaarverslag is een klusje voor je voorzitter.

Wat altijd miserie geeft bij MINA, zijn handtekeningen. Zorg dat je twee papieren versies laat ondertekenen door je voorzitter en secretaris. Zonder handtekening wordt het verslag sowieso niet goedgekeurd. Regelneven van de ambtenarij zullen altijd blijven muggenziften. Dat is gewoon zo.

MINA staat in geuren en kleuren uitgelegd op de nationale website. JNM.be/MINA

Je vindt er f Blanco formulieren: Dit is je onbeschreven blad,

het vertrekpunt. Gebruik ze, want het is verplicht. f Voorbeelden vorig jaar: Heb je een brave

voorganger of één die wat minder nauw omspringt met verzoeken van nationaal? Kom het snel te weten en vloek of slaak een kreet. Een voorbeeld van het vorige jaar geeft je een indicator van wat voor jou afdeling normaal is. Een begroting kun je dus wel enigszins baseren op wat er de voorgaande jaren werd begroot. Minder werk voor jou, meer tijd voor andere dingen.

f MINA subsidiebedrag: Hoeveel kreeg je het voorgaande jaar aan MINA lees je hier (vanaf eind januari)

f Lidgeld BBL: Al een eeuwigheid 25 euro per afdeling, maar als het verandert, dan zie je ’t hier

f Verzekeringen: Hoeveel betaalt je afdeling aan verzekeringen? Lees het hier na.

f Afdrachten: Hier lees je hoeveel je afdeling aan afdrachten kreeg het voorbije jaar

f Overboeking: Hoe de verhouding tussen inkomsten en uitgaven vorig jaar was, kom je te weten als je deze file downloadt.

f Uitvoerige handleiding: Last en most important. Op de website vind je de meest up to date handleiding, die je stap voor stap helpt om MINA tot een goed eind te brengen.

VolmachtenEén keer zullen we licht overdrijven, één keer maar. Hopelijk vergeef je ’t ons. Volmachten zijn kak. Elk jaar krijgen we wel een afdeling over de vloer die ten gevolge van volmacht problemen met een geblokkeerde rekening komt te zitten. Niet tof, want als ping word je dan allicht in ’t gat geduwd om dingen voor te schieten… Dat doet niemand echt graag. Misschien een ietwat verregaand voorstel, maar we doen het toch. Als je wisselt van afdelingsbestuur is het belangrijk om ook direct de volmacht houders aan te passen (jij en de voorzitter, en indien nodig ook de secretaris). Doe het bij het begin van het werkjaar, dan heb je de grootste kans dat het goed komt.

De procedure verschilt van bank tot bank, maar in de meeste gevallen volstaat het dat de nieuwe volmacht houders met een kopie van de identiteitskaart van de vorige volmacht houders en die van zichzelf naar de bank gaan. Soms vragen ze dat je allemaal samen fysiek aanwezig bent… Informeer vooraf bij je bank.

Mario, vol macht, tot uw dienst!

ArchiverenThanks to the digital world we now can hou bij heel gemakkelijk kopies van alles wat we doen. Neem de tijd om het voor je opvolger (of jezelf ) een pak gemakkelijker te maken. Elke subsidieaanvraag die je opstelt, ziet er het jaar nadien immers voor een groot stuk hetzelfde uit.

StatutenHeb je nood aan afdelingsstatuten voor het openen van een nieuwe rekening? Voor het vrij krijgen van the money? Voor nog iets anders? Online beschikbaar op www.jnm.be/statuten .

Rekening openen: vzw of feitelijke vereniging?Eén vraag wordt bij het openen van een rekening altijd gesteld. Is JNM afdeling x een vzw of een feitelijke vereniging van een vzw? JNM nationaal is een vzw, maar elke afdeling is een feitelijke vereniging. Sluit rekening af als feitelijke vereniging! De rekening staat dan niet op naam van ‘JNM’, maar op naam van ‘JNM Afdeling…’.

GiftenMet JNM geld mag je niet zomaar schenkingen doen. Als je andere natuurbehoudverenigingen of (niet JNM) projecten financieel wil steunen, telt dit niet als ‘uitgave’ voor je boekhouding. Je kan dit project toch steunen door bvb. materiaal aan te kopen en dat te geven.

LokaalMisschien is je afdeling één van de lucky few die een lokaal ter beschikking heeft. Een lokaal is ganz toll. Het brengt ook wat extra werk met zich mee. Je hebt huurkosten, elektriciteit, water en gas, .. Je hebt bepaalde voorschriften naar preventie en brandveiligheid, … Het kan geen kwaad om samen met de materiaal/lokaalverantwoordelijke te cruisen naar jnm.be/lokalen. Daar lees je werkelijk alles over jeugdbewegingen en lokalen. Veel plezier!

Hulp nodig?Heb je afdelingsfinanciën gerelateerde vragen of zoek je iemand die je astro-toekomst kan voorspellen?

Neem contact op met de hulplijn op 09/223.47.81. Via mail kan ook op rocky@jnm.be . We hebben nog geen sms-dienst. Jammer, maar helaas.