Qué gana conesta solución:Gestión de toda la información de las tiendas

Más productividad en los distintos puestos

Configuración personalizada en función de sus necesidades

Mayor velocidad en los procesos de venta

Análisis pormenorizado del rendimiento

Stocks más fáciles de gestionar

Mayor alcance gracias a pantallas táctiles

Simplificación de la comunicación

Integración entre módulos

Mejora de las relaciones con clientes y proveedores

Todas las operacionesde su tienda bajo control

Quien tenga un negocio en este sector, sabe que hay múltiples y crecientes desafíos a los que enfrentarse cada día. La Solución para Retail de PHC CS anticipa esos desafíos y le ofrece mecanismos para ayudarle a superarlos.

Visite phcsoftware.es/retail

PHC CSSolución para Retail

Por qué su empresa necesita un software de gestión de Retail

¿Tiene dificultad en llevar un seguimiento de todos los datos de las tiendas?Las aplicaciones de gestión pueden ser una herramienta imprescindible en estos casos. Para empezar, porque están específicamente preparadas para conocer todos sus datos incluso antes que usted. Terminará pensando cómo ha sido posible haber trabajado sin ellas.

¿La gestión de los procesos de las tiendas y de los almacenes no siempre es rigurosa?Un software para la gestión de Retail le permite automatizar y agilizar sus distintos procesos a través de un conjunto de funciones avanzadas. El seguimiento resulta más sencillo, y cuando hay un procedimiento nuevo, es más fácil ejecutarlo.

¿A veces es complicado responder a tiempo a los pedidos de los clientes?El software debe hacer una buena parte del esfuerzo por usted. Con herramientas bien diseñadas y adaptadas estará siempre listo para cualquier eventualidad y para cualquier pedido fuera de lo habitual, ahorrando tiempo de respuesta al cliente.

¿Sigue realizando procedimientos de forma manual?Seguro que ya ha comprobado que eso no es eficiente. Con una aplicación de software, disminuye el uso de papel, reduce costes y su información se vuelve más integrada y accesible. Además, el software hace copias de seguridad de todo.

¿No consigue olvidarse de Excel y de las hojas de cálculo?Incluso es probable que tenga dificultades con ellas, principalmente cuando los proyectos empiezan a complicarse. Quizá no lo sepa, pero el software de gestión es como una nueva generación de hojas de cálculo. Hace un trabajo mucho más avanzado de forma más rápida e intuitiva.

¿No puede hacer análisis y previsiones fidedignas de cada tienda y de su negocio?Aunque su respuesta sea un «quizá» o «a veces», debería considerar seriamente adquirir un software. Si ya lo tiene instalado, perfecciónelo o, si fuera necesario, cámbielo. Hoy en día las soluciones de Retail tienen la obligación de ayudarle con este tipo de análisis.

Fuente: Estudio sobre el Software de Gestión en el sector Retail en Esapña. por PHC Software.

En un estudio realizado a más de

demostró que las principalesventajas de usar un SOFTWARE

DE GESTIÓN en sus negocios son

300empresas

Facilitar la gestióndel negocio

en el día a día

79%Automatizar

procesos

58%

¿Por qué la Solución para Retail de PHC CS va a ayudar a su empresa a progresar?

Hemos creado esta solución para ayudarle a mantener todos los aspectos de su negocio bajo control.

Desde 1989 desarrollamos y perfeccionamos el software en todo detalle para que pueda alcanzar este objetivo.

En un mercado tan globalizado como el actual, necesita soluciones que le otorguen este control. Eso va a permitirle crear nuevas experiencias de compra y diferenciarse de la competencia, identificar la cartera de productos más rentable, asegurar la operación logística sin fallos y superar los desafíos que implica gestionar múltiples canales de venta, así como mejorar la experiencia de sus clientes.

Además, tendrá su información estructurada, su capacidad de comunicación mejorará y sus procesos serán optimizados. En pocas palabras, su productividad aumentará. Y como se trata de un software totalmente configurable y personalizable, puede adaptarse individualmente a su negocio y a su forma única de trabajar.

60.000 usuarios ya lo han descubierto.

Funcionalidades principales

PHC CS está constituido por Soluciones, que a su vez se componen de varios módulos. Estas soluciones se dividen en 3 gamas.

La solución para Retail está constituida por 3 módulos principales y 2 módulos adicionales:

1. MÓDULOS PRINCIPALES

PHC CS TPV desktop

PHC CS Gestión desktop

PHC CS Dashboard desktop

2. MÓDULOS ADICIONALES (PERIFÉRICOS A PHC CS TPV)

PHC CS Proveedores desktop para TPV

PHC CS Sincro desktop para TPV

PHC CS Tallas y Colores desktop y web para TPV

PHC CS Lotes desktop para TPV

PHC CS Equipamiento desktop para TPV

Juntos forman un soporte integrado y completo para el área de Retail. Pero no tienen que ser implementados al mismo tiempo. Cada caso es diferente y su empresa puede elegir la combinación de módulos ideal para su negocio.

En este documento conocerá todos los módulos y sus principales funcionalidades, y descubrirá todo el potencial de la solución para Retail de PHC CS.

PHC ha sido la mejor inversión que hemos realizado en nuestra empresa. Nos ha facilitado el día a día enormemente y nos ha permitido adaptarnos a la situación de crecimiento de la que gozamos.Eva Marón, Financial Director de JOTEC España.

SISTEMA PHC CS

PHC CS WebPHC CS Manufactor

PHC CS CorporatePHC CS AdvancedPHC CS Enterprise

Gestión y ERPLogística y DistribuciónSoporte TécnicoRetailGestión de ProyectosFlotaCRMGestión de EquiposClínicasHostelaría

PLATAFORMAS

GAMAS

SOLUCIONES

Módulo PHC CS TPV desktop

Si tiene una tienda, un punto de venta, algunos establecimientos o toda una cadena de filiales, este es el módulo que le da poder de gestión y control. Control sobre las ventas, los rendimientos de las tiendas y de los empleados, la documentación, la comunicación entre tiendas, los análisis y estadísticas, los stocks, la caja y las cuentas, las promociones y descuentos... En resumen, control sobre toda la actividad de su negocio.

Estructuralmente, PHC CS TPV desktop se divide en 3 partes: Front-Office (los terminales en la tienda), Back-Office (las instalaciones en la oficina) y Touch (las pantallas táctiles asociadas a los terminales en la tienda).

Todo esto en un software que se conecta automáticamente a los dispositivos periféricos que necesite, así como a otros módulos PHC CS, y que siempre está actualizado con las últimas modificaciones legales.

Con PHC obtenemos fácilmente información sobre stock y ventas de todas nuestros puntos de venta, por lo que podemos llevar un control exhaustivo de cada tienda y saber qué ocurre en todo momento.Enrique Redondo, Director General de Espaço Casa España.

Emisión de todo tipo de documentos

TPV desktop emite cualquier documento de facturación, como tickets de venta, facturas, ventas en efectivo o facturas rectificativas. Usted diseña todas las impresiones, pudiendo personalizar los documentos y utilizarlos como medio de divulgación de su marca.

La emisión de documentos ha sido diseñada para que resulte muy fácil y rápida. De hecho, no necesita ni usar el ratón. Además, puede utilizar lectores de códigos de barras, modificar

un documento durante su emisión y, con una sola tecla, guardar, imprimir y pasar al documento siguiente.

Y eso no es todo. Entre el sinfín de funcionalidades se encuentra la asignación de accesos específicos a usuarios para editar documentos en Front-Office, la asignación a un determinado cliente de un descuento igual al de la última compra o la adición de mensajes para un determinado periodo de tiempo, como por ejemplo, promociones, campañas y novedades (sin tener siquiera que editar el documento).

Navegue entre pantallas simultáneas

Mientras emita documentos de venta, puede que necesite introducir registros en documentos internos. TPV desktop le permite crear una zona de touch para navegar entre la pantalla de documentos internos y la de facturación.

Así podrá alternar entre las ventas y los documentos internos, sin que sea necesario minimizar o cerrar ninguna ventana.

Una fuerza de trabajo con herramientas que le den poder y que implique en el trabajo puede generar resultados incrementados en un

26% por cada empleado.

Fuente: Bersin & Associates

Estadísticas en cualquier momento

Con TPV desktop es fácil obtener las ventas al día, por punto de venta, por vendedor/operador, por artículo o por modo de pago, entre otros. De esta forma, puede controlar al detalle toda la situación financiera y comercial de su tienda o red de tiendas.

Tiene también la posibilidad de analizar la rentabilidad de sus ventas, controlando de

inmediato si los ingresos obtenidos están dentro de las previsiones y si permiten cubrir los costes fijos.

También podrá imprimir todos los listados de ventas, incluidos los que están normalmente disponibles en las cajas registradoras como «X1», «X2» y «Z», además de la hoja de caja con el saldo inicial y final y con la lista de todos los documentos emitidos, listados de cierre de caja, configurados por el usuario, y conciliación de caja.

Imprima sus listados siempre que desee.

¿Problema? ¡Solución!

¿No sabe qué artículos son los que más vende, o con qué números?

Con los análisis de TPV desktop, no solo dará respuestas a estas preguntas, sino que además responderá a muchas más, como las referentes a la evolución de las ventas y los inventarios de cada artículo o de cada tienda.

Gestión completa de stocks

Con este software es fácil saber en cualquier momento cuál es el inventario de cada artículo en su tienda, qué artículos vende más, o cómo han evolucionado las ventas de un artículo específico, entre otros análisis.

Además, puede recurrir a un conjunto de herramientas, como el control de entradas y salidas a través de varios tipos de listados de movimientos (tanto instalados de base en TPV desktop como diseñados por usted), la gestión de productos compuestos y/o kits, el diseño e impresión de tarifarios con su imagen personalizada, la emisión de etiquetas con códigos de barras para el inventario, o la gestión de compras y de cuentas corrientes de proveedores.

Imprima un inventario de su stock, si lo desea, con las

respectivas etiquetas para los productos.

El uso de PHC CS TPV nos ha supuesto una ventaja muy importante, ya que los vendedores cuentan con toda la información detallada en su monitor de ventas, y nos ha proporcionado la rapidez en caja que una cadena de tiendas como la nuestra necesita.Enrique Redondo, Director General de Espaço Casa España

Clientes y cuentas corrientes controladas

Tiene a su disposición un archivo completo de clientes que centraliza toda la información, como por ejemplo, descuentos practicados. A través de este archivo podrá, además, obtener estadísticas sobre los productos que compra cada cliente habitualmente y a qué precios, el tiempo que hace que no visita la tienda, y también podrá enviarle cartas o e-mails producidos por cualquier procesador de texto con base en los datos de su archivo de clientes.

El límite de crédito puede ser establecido de dos maneras, por un número máximo o por días de crédito. Existe también la funcionalidad de visualizar e imprimir extractos de cuenta corriente, así como diseñar e-mails para cobro de deudas no regularizadas.

Otra función de gran utilidad es definir un cliente genérico por tienda. Así, cada tienda podrá tener un cliente genérico diferente, lo que potencia la realización de análisis de venta. El cliente genérico podrá transformarse en “Cliente de paso”. Esta filosofía alternativa de gestionar el archivo de cliente permite la creación de fichas de cliente de forma rápida y sin esfuerzo adicional. Además, le permite que, en futuras ventas, sea suficiente con teclear el NIF (el resto de datos del cliente se completarán automáticamente en el documento de venta).

Ahora tenemos los elementos de las compras, ventas y stock optimizados y la totalidad de los datos de Pollux están disponibles en la sede. Antonio Manuel Robalo, Administrador de Pollux

Funcionalidades para todos los gustos

Aparte de las herramientas ya mencionadas, hemos diseñado e implementado en TPV desktop muchas otras que le ayudarán a su trabajo y a aumentar su productividad. Algunos ejemplos:

Verificador de precios de venta: podrá consultar rápidamente el precio de artículos en caja cuando se lo solicite un cliente, o colocar en su tienda puntos de verificación de precios mediante lectura de códigos de barra.

Vales, cheques-regalo o similares: Emita cheques-regalo o cualquier tipo de anticipo de cliente, con la regularización rápida en una venta en la pantalla de Front-Office.

Vale de devolución: Al final de la venta puede emitir un ticket regalo para acompañar al artículo vendido cuando este se destine a regalo.

Ventas suspendidas: TPV desktop le permite interrumpir una venta, guardando el documento para que lo continúe o finalice más tarde. La venta puede ser también retomada por otro usuario en otro terminal. Si su tienda posee varias secciones, esta funcionalidad le permitirá que el cliente registre los valores en varias cajas, haciéndose la emisión del documento y el pago únicamente en la caja de salida. Las ventas suspendidas pueden ser impresas incluso sin estar guardadas.

Configuración centralizada de terminales: Cada terminal tendrá su configuración propia. La configuración centralizada permite definir, por ejemplo, qué usuarios pueden trabajar en un determinado terminal, o qué documentos están disponibles en el mismo.

Momento de apertura del cajón: En la pantalla de Configuración de terminales de venta existen opciones que posibilitan la apertura del cajón en cuatro momentos diferentes.

Cierre de caja automatizado: Al cerrar la caja, además de poder observar los totales por modo de pago, es posible visualizar el número total de monedas y billetes. También podrá preconfigurar los informes para su salida automática, como por ejemplo los informes X1, X2 y Z, y las impresoras en las que los imprimirá.

Multioperador o multisesión simultáneos: TPV desktop le permite tener, protegidos o no por contraseña, varios operadores simultáneos, además de poder controlar las ventas de cada uno de ellos.

Gestión de tiendas, filiales o lugares de facturación: Este módulo prevé un control total de los movimientos efectuados en cada filial o tienda. De esta forma, es posible obtener todas las estadísticas separadas por el origen de los documentos.

Stock en otras tiendas: Use el propio terminal para saber, por ejemplo, cuál ha sido la última actualización o el stock de determinado producto en otra tienda o almacén.

Diversos modos de pago con imágenes: Configure los modos de pago que desee, como por ejemplo, Visa o tarjeta de crédito, y asígneles una imagen específica. Así, en el momento del pago, será más fácil para el operador definir el tipo de pago.

Pago mediante Smartphone: Además de los métodos de pago habituales, TPV desktop incluye el pago mediante Mobile Wallets, que permite a sus clientes pagar en el el punto de venta directa y únicamente a través de su Smartphone. Simplificará este proceso y le ayudará a diferenciarse de la competencia.

Sincronización de terminales de venta: El módulo TPV desktop le permite hacer la integración de datos entre varios terminales de venta. De esta forma, podrá sincronizar toda la información relevante de un modo totalmente seguro.

2º Display: Muestre información importante para el cliente, tal como los datos que complementan la venta u otra información adicional, bien en formato de texto como en formato de vídeo.

Buscamos una solución que, sin ser a medida, fuese lo más personalizable posible para adaptarse a nuestras necesidades. PHC es la solución perfecta, ya que nos da la libertad para implementar los cambios que queremos en cualquier momento.

Teresa Pinto, directora de MTB España.

Todas las funcionalidades en pantalla táctil

TPV desktop está preparado para funcionar en pantalla táctil (o touch-screen).

Tocando la pantalla se pueden ejecutar todas las operaciones de venta necesarias, con ventajas evidentes: además de aumentar exponencialmente la productividad de sus empleados, facilita la atención a sus clientes.

Pantalla en formato «touch-screen» para facturación

rápida.

Al definir en la ficha de cada artículo el nombre y la imagen, añade automáticamente en las pantallas de facturación y de documentos internos botones para esos artículos. El operador solo tiene que tocar en el botón para añadir el artículo al documento que está emitiendo.

Si no encuentra el botón de un artículo, siempre puede hacer una búsqueda de artículos por campos en la pantalla de introducción de documentos y encontrar fácilmente el que desea.

59% de los gestores de grandes empresas pierde todos los días información importante de la empresa simplemente porque no consigue encontrarla.

Fuente: Accenture

Sincronización automática y periódica (opcional)

Ya hemos mencionado que el módulo TPV desktop le permite hacer la integración y sincronización de datos entre varios terminales de venta. Pero este proceso puede llevarse aún más lejos.

Con el módulo adicional PHC CS Sincro desktop, las integraciones de datos entre los distintos terminales se realizan de forma totalmente automática y periódica. Este módulo periférico puede configurarse para arrancar con el sistema operativo, registrando desde el principio todas las operaciones de sincronización que ocurran y enviando notificaciones por e-mail en caso de error. Usted configura las rutinas de sincronización, en todo lo relativo a la periodicidad, número de intentos o intervalo de tiempo entre intentos.

Es una solución integrada, lo que nos permite actualizar los artículos de la tienda on-line e integrar los datos con el software de gestión, todo en una única plataforma. Evita duplicar el trabajo contribuyendo a una mejor gestión del tiempo y el consecuente aumento de productividad.Pedro Castro Gonçalves, Sócio Gerente da Mercearia Bio

Pantalla de los documentos internos en formato «touch-

screen».

¿Problema? ¡Solución!

¿Su tienda tiene procedimientos muy específicos y necesita un sistema personalizado?

Las funcionalidades de TPV desktop son adaptables y configurables, para que pueda tener su software funcionando a su gusto y a la medida de su negocio.

Pagos a proveedores (opcional)

Realice en la tienda sus pagos a proveedores. Esos pagos, que después serán registrados en el back-office, se reflejan en el monitor de TPV como una disminución del valor en el modo de pago utilizado; es decir, si el pago se ha hecho en efectivo, se restará dicho valor al de las ventas realizadas en efectivo.

Para usar esta herramienta, es necesario tener instalado el Módulo PHC CS Gestión desktop o el módulo adicional PHC CS Proveedores desktop para TPV.

Integración con otros módulos

El módulo TPV desktop se integra totalmente con el módulo Gestión desktop. De esta forma, puede exportar fácilmente desde el TPV desktop todos los movimientos de ventas, documentos internos, artículos con lotes, tallas y colores, movimientos de clientes y de tesorería, entre otros. Así, tendrá en un punto central, que puede ser su sede, la información detallada de la posición de cada tienda. La conexión también le permite importar al módulo TPV desktop promociones para tiendas específicas, además de archivos con artículos, clientes, o transferencias de almacén y sus respectivos movimientos de stock.

Esta integración de datos puede ser efectuada de forma automática. A esta ventaja se le une la posibilidad de programar estos procesos, de manera que puedan ser ejecutados automáticamente en el horario que le convenga.

Otra gran ventaja es la conexión que integra el TPV desktop con el módulo PHC CS Tallas y Colores desktop. Esta conexión está pensada para los casos en que los productos tengan la misma referencia pero presenten diversas opciones de tallas y colores, a las que correspondan distintos precios y stocks.

Con los dos módulos activos podrá importar y exportar datos. Esto le permitirá, por ejemplo imprimir los documentos con las diversas cantidades de cada talla referentes al mismo color en una sola línea. Estas cantidades son introducidas en una tabla, en el momento de compra, posibilitando su consulta o la facturación.

A partir de aquí puede obtener diversas estadísticas de ventas o inventarios por talla y color.

Defina los criterios que usará en las exportaciones entre sede y tienda, así como la información que será sincronizada entre cada local.

Conexiones a periféricos

El módulo TPV desktop permite la conexión a varios periféricos, por ejemplo:

Cajón con apertura automática cuando se cierra el documento;

Lector de códigos de barra para mayor rapidez en la facturación;

Visor para el cliente que muestra el artículo y su precio y que puede configurarse para mostrar otra información;

Impresora propia para tickets;

Balanzas de check-out, que al registrar el peso lo envían directamente a la línea del documento.

Si estos periféricos están de acuerdo con las normas estándar para Windows (Standard OPOS), funcionarán directamente tras su instalación.

Configure los textos que aparecen en cada momento en el visor del cliente.

Etiquetas y fuentes de códigos de barra

Con el módulo TPV desktop se incluyen las siguientes fuentes:

Código de barras en Code 39;

Código de barras en Extended Code39;

Código de barras en Extended Code 39 con Mod. 43;

Código de barras en Code 128 con Check;

Código de barras en Interleaved 2/5;

Código de barras en Interleaved 2/5 con Mod. 10 Check;

Código de barras en Codabar con Start=A y End=B;

Código de barras en Codabar con Start=A y End=B con Mod. 43;

Código de barras en UPC A con Check;

Código de barras en UPC E con Check;

Código de barras en UPC EAN 13 con Check;

Código de barras en UPC EAN 8 con Check;

Código de barras en Postnet con Check.

El uso de estas fuentes permite imprimir las etiquetas con códigos de barras, los precios y la referencia de los artículos. Puede diseñarlas en el back-office, de manera que se adapten totalmente a su tienda y tipo de artículos.

La impresión propiamente dicha se realiza en el front-office o en el back-office, a su elección.

PHC CS DASHBOARD DESKTOP – PLANTILLA PHC CS TPV DESKTOP

Una imagen vale más que mil palabras. El módulo PHC CS Dashboard desktop le ofrece la información más relevante mediante un enfoque gráfico.Los datos de su empresa y de sus tiendas se le mostrarán de una forma visual, global y muy intuitiva, lo que le permitirá ver su negocio desde múltiples puntos de vista. Ningún aspecto le pasará desapercibido y la toma de decisiones resultará más fácil.

Página principal de la plantilla

En la página principal de esta plantilla puede ver sus tiendas, seleccionando el periodo del intervalo del análisis, el año de referencia y el puesto de trabajo a analizar.

Con estos criterios observará un listado agrupado por marca, familia, operador, puesto, artículo y día, entre otros. Este análisis le permite comparar con el año anterior la evolución de sus ventas, su rentabilidad y sus descuentos: óptimos aliados para conseguir mejores y más rápidas decisiones.

Otra página de esta plantilla de PHC CS Dashboard desktop es el analizador. Aquí podrá combinar distintos criterios de selección para realizar los análisis más relevantes para usted. Por ejemplo, qué empleado factura más, qué puesto de trabajo realiza más ventas, en qué horario es mayor el volumen de negocio, qué familia de artículos se vende mejor... En resumen, todo lo que quiera en un único lugar y de forma cómoda y rápida.

Pruebe también a simular los objetivos de su negocio, ya sean diarios, mensuales o anuales. Compárelos con las ventas reales y sepa, en ese instante, la distancia que le queda para alcanzarlos. La realidad de su negocio nunca ha estado más a su alcance.

Analizador de la plantilla PHC CS TPV desktop.

Esta fue la solución que más garantías ofrecía en cuanto a análisis para controlar el negocio y tomar decisiones sobre la base de criterios fidedignos. También fue la solución con más posibilidades de seguimiento en el crecimiento y evolución de la empresa.José Santos, Director Comercial de Mundo dos Fatos

PHC CS Gestión desktop

Este es el módulo para ejecutar y controlar toda la gestión comercial y financiera de su empresa.

Con PHC CS Gestión desktop podrá gestionar clientes y proveedores, cuentas corrientes y stocks, pedidos y presupuestos, hojas de obra y albaranes, facturación y compras, recibos y pagos, cobros y documentos internos, tesorería y bancos... y la lista continúa.

Sean cuales sean sus necesidades de gestión para su empresa, PHC CS Gestión desktop no solo tiene herramientas para cubrirlas, sino que además fue diseñado para ofrecer soluciones que ayuden a aumentar su productividad y velocidad.

Dividimos PHC CS Gestión desktop en tres grandes áreas: clientes y ventas, compras y proveedores y tesorería.

Cree un documento sin tener que usar ni siquiera el ratón.

¿Problema? ¡Solución!

¿Emitir un documento implica siempre realizar varias tareas asociadas y actualizar varios datos?

PHC CS Gestión desktop hace todo esto por usted. Cuando emite un documento de facturación, por ejemplo, se actualizan automáticamente los stocks, las cuentas corrientes y la ficha del cliente.

Emisión automática de facturación.

Antes teníamos una solución muy cerrada que no se adaptaba a nuestras necesidades, por eso nos decidimos por PHC, que nos ofrece una gran capacidad de personalización y flexibilidad.Viviana Montanini, Office Manager de JOTEC España

1) CLIENTES Y VENTAS

El módulo PHC CS Gestión desktop permite el control total de las áreas más importantes de la empresa relacionadas con clientes y ventas, como:

Gestión de clientes con cuentas corrientes y gestión de cheques en cartera.

Documentos de facturación.

Vendedores y gestión de comisiones.

Recibos de cuenta corriente.

Facturas de anticipo.

Stocks y pedidos.

Gestión de promociones y campañas.

Documentos internos (propuestas, pedidos, consignación, hojas de obra, etc.)

Emisión automática de documentos.

Gestión de stocks

PHC CS Gestión desktop permite efectuar la gestión de existencias, es decir, permite controlar las existencias en almacén y registrar las entradas y salidas de artículos.

Al efectuar un análisis de todos los movimientos de artículos, el programa permite emitir listados de los productos de los cuales se obtiene más beneficio, del ranking de ventas y de los que tienen mayor contribución en relación con los costes (compras). Por otro lado, también puede controlar los productos que se encuentran por encima del stock máximo, los que deben ser pedidos y los productos que se encuentran en rotura.

Use la ficha del artículo para monitorizar artículos y observe varios gráficos sobre sus datos y movimientos.

Este módulo permite la utilización de productos compuestos (kits) y, durante el inventario (recuentos físicos) pueden registrarse automáticamente en el archivo de movimientos de stock los eventuales ajustes (positivos y negativos). El software permite la descripción del artículo en varios idiomas y definir el mismo en la ficha del cliente/proveedor, lo que permite la impresión en el idioma en que se ha definido en cada uno.

Gestión de clientes

Con PHC CS Gestión desktop archiva y controla los datos básicos de los Clientes, como nombre, dirección, NIF o zona. También se pueden analizar los saldos de los clientes, así como determinar los más importantes, a través de listados ordenados por facturación.

Este módulo también permite crear y enviar mailings a los clientes con la presentación que se quiera, una utilidad muy deseada por la mayoría de las empresas. Asimismo, permite obtener información sobre la rentabilidad de cada cliente. Si también posee el módulo PHC CS Contabilidad de Gestión desktop, siempre que introduzca un nuevo cliente, se crearán de inmediato las respectivas cuentas contables en el plan de cuentas.

En la ficha del cliente controle toda su información.

Gestión de cuentas corrientes

En PHC CS Gestión desktop gestionará todos los movimientos, en el debe o el haber, de cuentas corrientes de clientes, concretamente facturas, recibos, cheques, etc., para permitir el control sobre los saldos de esos mismos Clientes. En esta área también tiene a su disposición un conjunto de funcionalidades como el historial, la lista de deudas pendientes y el monitor de cobros.

¿Problema? ¡Solución!

¿Tiene varios tipos de documentos pero no siempre están adaptados a cada situación?

Los documentos internos son una de las herramientas más poderosas de PHC CS Gestión desktop. Con ellos puede crear documentos de varios tipos y para diversas áreas, todos ellos personalizados hasta el más mínimo detalle.

Documentos internos

Una herramienta que permite crear todos aquellos documentos internos que la empresa utiliza para controlar algunas áreas internas, en particular, pedidos, consultas, propuestas o hasta hojas de obra. El usuario define todas las características de cada documento interno, es decir, los campos que utiliza y sus nombres, de qué forma será impreso, en qué cuentas realiza movimientos, etc.

Puede usar los documentos internos para diversos tipos de actividades, siendo este uno de los puntos fuertes de este módulo. Los documentos internos permiten gestionar pedidos de clientes o proveedores y ofrecen la posibilidad de definir si se actualiza el campo de pedidos de la ficha de cada artículo. Por otro lado, dado que es posible facturar desde un documento interno, toda la gestión de los pedidos se hace automáticamente.

Los documentos internos podrán ser utilizados como hojas de obra, ya que en estos documentos internos pueden registrarse referencias y cantidades con el precio de venta y de coste, lo que permite controlar lo que fue enviado a obra, lo que fue presupuestado y lo que fue facturado, así como el valor total de la obra.

Gracias a la flexibilidad con que el usuario puede definir todo lo que el documento interno debe ejecutar, la aplicación permite gestionar informáticamente la mayor parte de los documentos internos que la empresa utiliza, tales como pedidos al exterior, albaranes o listas de precios para clientes o proveedores, entre otros.

Puede crear tantos documentos internos como desee y definir los nombres de todos los campos que utilice.

PUNTOS IMPORTANTES

Documentos internos

Es posible crear diversos tipos de documentos o tablas de precios, ligados a cada cliente y a varios artículos, con el nombre que elija y los campos que desee. Todo esto de una forma muy sencilla. Puede, incluso, diseñar a su gusto la impresión del documento interno, y en los casos de documentos internos con firma y certificado digital, tiene la posibilidad de anularlos.

Documentos de facturación

Puede crear varios documentos de facturación y configurarlos según varios criterios, concretamente, los que crean movimientos (c/c, stocks, tesorería, etc.). Esta posibilidad permite una enorme flexibilidad al crear documentos como presupuestos, facturas proforma, pedidos de facturación, etc., haciendo posible definir todos los documentos de facturación usados regularmente por la empresa. Puede ir aún más lejos e indicar si la numeración del documento se mantiene secuencial a lo largo de los años o si, al contrario, debe ser reiniciada en el cambio de año, así como definir si podrán ser emitidos en euros o en moneda extranjera. Por último, también existe la posibilidad de diseñar la impresión del documento a su gusto.

Los 5 principales beneficios reconocidos por las empresas que implementan sistemas de gestión y ERP son:

Facilidad en el acceso a la información;

Mejora de la productividad y eficiencia;

Aumento de la interacción entre departamentos;

Eliminación de esfuerzos duplicados; y mejora en la calidad y credibilidad de la información.

Fuente: Panorama Consulting Solutions

Impresión de documentos de facturación

Permite definir todo lo que aparece en la impresión de forma libre o condicionada por una prueba previa, concretamente, si aparecen o no los descuentos, las referencias, los locales de carga y descarga, un local para la firma del cliente, un gráfico, etc. Ejemplos:

Gráfico: puede imprimir la facturación de los últimos x meses del cliente.

Cliente que figura en el respectivo documento.

Impresión condicionada: en este caso tiene la posibilidad de probar los datos de la impresión de forma que no aparezcan los códigos de artículo de una determinada referencia, entre otros ejemplos.

Documentos de facturación con 2 clientes (Leasing)

Existe la posibilidad de efectuar un documento de facturación para un cliente y registrar los movimientos de cuenta corriente, regularizaciones e integraciones en contabilidad para otro cliente.

Para ello, basta con una sencilla configuración en un tipo de documento de facturación. Esta funcionalidad solo está disponible en las gamas PHC CS Advanced y PHC CS Enterprise.

IVA de bienes de 2.ª mano

Puede también facturar bienes de 2.ª mano bajo el régimen de IVA, en caso de empresas que vendan artículos usados, como por ejemplo empresas que compran oro.

Es muy simple diseñar las impresiones de sus documentos.

Actualización de precios

La actualización de precios es bastante completa, pudiendo elegir el precio a actualizar (de venta 1, 2, 3, 4 o 5 o precio de coste), cuál es el método a usar (sumar un valor, multiplicar por una tasa o multiplicar por un margen de otro), el redondeo (unidad, centena, millar, etc.), actualizando solo los artículos que desee.

Deudas incobrables

Posibilidad de indicar que un movimiento de cuenta corriente es incobrable y regularizar así la cuenta corriente del cliente para que refleje la realidad de la deuda.

Si además tiene el módulo PHC CS Contabilidad de Gestión desktop, también puede hacer la integración de este movimiento en las respectivas cuentas contables.

Textos automáticos con plantillas predefinidas

Con la conexión de cualquier procesador de texto con mailmerge, es posible crear y modificar plantillas de envío de documentos, faxes y reclamación de cuentas, completarlas e imprimirlas automáticamente sin perder mucho tiempo. Además, puede crear las plantillas para mailings sobre cuentas corrientes atrasadas y enviarlas automáticamente desde el mismo software, así como etiquetas para envío de cartas.

Control de costes y análisis de rentabilidad

El control de costes es uno de los puntos más cuidados, y por eso debe permitir al usuario obtener de inmediato los costes y la respectiva rentabilidad de las ventas. Este análisis se puede hacer de varios modos: análisis de las ventas diarias, emisión de un listado con los productos vendidos y la respectiva ganancia, producto a producto, documento a documento y acumulado.

Otro análisis posible consiste en la observación rápida en la pantalla de un documento interno (propuesta, presupuesto, etc.) o de una factura proforma, lo que permite, si fuera necesario, redefinir los precios para incrementar o reducir el margen. Esta información, que se ofrece de forma rápida y práctica, es muy útil para la actividad diaria del gestor.

Información para el gestor

El programa ofrece un área de información única para el gestor (Análisis global financiero) que le proporciona, en cualquier momento, información como el total facturado y el beneficio bruto mensual o acumulado y una comparación con el año anterior (mensual y acumulado), lo que le permite analizar la evolución porcentual. Asimismo, muestra una página con las mayores deudas, el total facturado en el año y en el mes, el total en cuenta corriente en el mes y los saldos bancarios (si tiene el módulo PHC CS Gestión desktop completo). Esta información es muy fácil y rápida de obtener por el Gestor de la empresa.

Ventajas de la integración completa

Una de las mayores ventajas del uso del software es la gestión rápida de la información. Con este módulo tiene múltiples opciones: por ejemplo, en cualquier momento puede, desde la ficha del artículo, observar a quién le hizo propuestas de dicho artículo, a quién se lo ha vendido, quién ha hecho pedido de dicho artículo, etc. Desde la ficha del cliente puede ver los pedidos que dicho cliente ha hecho, las facturas emitidas y los datos correspondientes y qué productos se le han vendido, así como cuáles están pagados. Es decir, todo totalmente integrado.

Gestión de comisiones y vendedores

Controle las ventas realizadas por vendedor. Junto con una tabla de comisiones por vendedor, tipo de producto o tipo de cliente, puede elaborar listados de ventas y calcular automáticamente las comisiones por escalones de venta. Puede calcular todo esto sobre ventas o solo para aquellas que fueran pagadas durante el periodo en análisis. Además, puede calcular las comisiones sobre la rentabilidad bruta. En un documento de facturación podrá existir más de un vendedor.

Inventario físico y liquidación de desvíos

Puede introducir en un lugar el inventario de los recuentos físicos en una determinada fecha; a continuación, el programa registra, según un orden de usuario, los eventuales ajustes de stock (positivos y negativos). También es posible introducir y modificar la localización de los artículos para los cuales se quieren registrar los ajustes de stock, pudiéndose ver la localización de los mismos en la consulta de stock por almacén.

Incluso puede utilizar lectores ópticos y descargar las lecturas automáticamente en el fichero de inventario.

Gestión de cheques en cartera u otros títulos de tesorería

Posibilidad de gestionar los cheques en cartera para, por ejemplo, poder visualizar los vencidos y pendientes de ingreso, con la facilidad adicional de efectuar automáticamente el ingreso. También es posible cargar los respectivos encargos y gestionar todos los movimientos relativos al cheque, como devoluciones, sustituciones por otro o cheques incobrables; todo ello con la posibilidad de integrarlos en la contabilidad, si posee el módulo PHC CS Contabilidad de Gestión desktop.

Análisis de pedidos

Es posible obtener, en cualquier momento, una lista de pedidos de clientes que pueden ser satisfechos y de pedidos que aún están en abierto.

Promociones y campañas

Con esta funcionalidad puede crear promociones o campañas para sus productos, definiendo la fecha de inicio y final de la misma, de forma que la promoción/campaña puede estar vigente para una determinada referencia de stock o grupo de referencias o incluso de productos. La parametrización también se puede hacer por tipo de cliente o para todos los clientes.

Finalmente, define si la campaña es un descuento de cantidad, descuento fijo, reducción de precio o un precio fijo. A partir de la ficha del

Emisión automática de facturación

Existe una rutina especial para la emisión automática de facturación, que puede ser utilizada de varias formas: para emitir de una sola vez todas las facturas referentes a los albaranes ya emitidos, para emitir las cuotas o contratos que haya registrado, o para facturar los pedidos para los cuales existe stock para entregar. En esta rutina es posible modificar las cantidades y los descuentos a emitir en los documentos. La emisión automática de facturación hace que la gestión administrativa diaria sea más fácil, rápida y eficaz.

Confrontación de cuentas cliente/proveedor

En los casos en que una misma entidad sea simultáneamente cliente y proveedor, puede emitir un listado con la confrontación de cuentas corrientes, es decir, con la lista de valores en el debe y en el haber y el saldo respectivo. Además de emitir el listado, puede también emitir los respectivos pagos y recibos de c/c para ejecutar la confrontación de cuentas.

En una sola pantalla, toda la información vital sobre la actividad de su empresa.

artículo, puede consultar las promociones activas para determinada referencia de stock, pudiendo seleccionar el intervalo de promoción que desea ver.

En una pantalla intuitiva define todos los parámetros de sus promociones o campañas.

Control de stocks negativos

Tiene la opción de facturar con stocks negativos y, más tarde, cuando registre las entradas en almacén, actualizar automáticamente el coste de todas las ventas realizadas con stock negativo.

Cantidad alternativa

Para cada artículo existe una unidad de medida principal y una unidad de medida alternativa, de forma que se registren las compras en una unidad y las ventas en otra unidad.

Stocks reservados

Esta funcionalidad permite reservar stock a partir de la emisión de documentos internos configurados para tal efecto (i.e. pedido de cliente) para todo tipo de artículos, incluidos los que utilizan lotes o tablas de tallas y colores; obteniendo información de forma rápida sobre la cantidad reservada.

Stocks prerreservados

Puede prerreservar stock en un pedido a proveedor para determinado(s) partner(s) de cliente, a través de documentos internos configurados para este efecto.

Tabla de precios con validez

Puede tener varias tablas de precios en un año para los mismos artículos pero para distintos intervalos de fechas. De esta forma, cuando cambia la fecha, cambia el precio usado automáticamente. Puede asociar una determinada tabla de precios a diversos clientes o crear tablas de precios para cada cliente.

Ejemplo de una tabla de precios.

Integración online

Si tiene el módulo PHC CS Contabilidad de Gestión desktop, puede realizar la integración online de documentos de facturación, recibos de clientes y recibos de anticipo de clientes. De esta forma, después de guardar uno de esos documentos, la aplicación lo integrará automáticamente en la contabilidad. Esta rutina es muy práctica y rápida; no obstante, siempre es posible integrar los documentos desde las pantallas de integración de la contabilidad.

Sincronización con calendarios externos

En la agenda puede marcar todos sus compromisos y tareas, y al mismo tiempo, sincronizarlos con calendarios externos, para tener siempre presente su planificación. Esta sincronización se hace en los dos sentidos, es decir, puede crear o modificar compromisos en la agenda de su sistema PHC o en su calendario externo.

Pantalla de sincronización con Outlook.

Integración con mapas

Con la funcionalidad de conexión a mapas puede encontrar fácilmente una dirección y saber dónde se encuentra localizada rápidamente. Esta conexión le permitirá ser más eficaz en la entrega de mercadería o en la planificación de una ruta de distribución.

Mapa y dirección integrados con PHC CS Gestión desktop.

RESUMEN DE LA ESTRUCTURA

Facturas de anticipoRegistro de los anticipos realizados por el cliente y que pueden ser descontados en la facturación.

ClientesArchivo completo de cliente.

Cuentas corrientesRegistro automático de ventas a crédito en la cuenta corriente.

Artículos y serviciosArchivo completo de artículos y servicios.

RecibosEmisión simple y práctica de recibos, actualizando automáticamente las cuentas corrientes.

Propuestas y presupuestosEmisión simple e impresión en un procesador de textos.

Contratosy cuotasArchivo de todos los datos sobre cuotas y contratos, para posterior emisión automática.

Vendedoresy comisionesControl de ventas por vendedor y cálculo de comisiones.

PedidosEmisión y control completo de pedidos de clientes.

FacturaciónEmisión e impresión diseñada por el usuario. Puede emitir todos los documentos, albaranes, facturas, etc.

Las soluciones de PHC permitieron crear mecanismos de mayor control y más ajustados a las necesidades de compra de la empresa, además de poseer la mejor eficiencia frente a las soluciones que estudiamos de otros proveedores.Miguel Silva, Gerente de Waxdecor

2) COMPRAS Y PROVEEDORES

Ya sea aislado o en conjunto con otros módulos, PHC CS Gestión desktop le permite gestionar áreas como:

Cuentas corrientes de proveedores.

Pagos de anticipos.

Pedidos (consulta).

Otros documentos internos.

Ficheros SEPA - Single Euro Payments Area

¿Problema? ¡Solución!

¿Le resulta difícil contabilizar cuáles son sus proveedores más valiosos?

Pruebe los listados de proveedores de PHC CS Gestión desktop, que pueden ser ordenados por volumen de compras o listados de cuentas corrientes, entre otros.

Cómo introducir todos los datos sobre cualquier documento de compra a proveedor.

Gestión de proveedores y cuentas corrientes

Es semejante a la gestión de clientes y cuentas corrientes. Basta con consultar el texto referente a estos últimos para comprender su utilidad y ventajas.

Tiene la posibilidad de desactivar un proveedor para impedir el registro de nuevos documentos para dicho proveedor.

Documentos internos

Herramientas que permiten volver a crear todos los documentos internos que la empresa utiliza para controlar algunas áreas internas, en particular, pedidos, consultas, propuestas o hasta hojas de obra. El usuario define por completo todas las características de cada documento interno, es decir, los campos que utiliza y sus nombres, de qué forma será impreso, los movimientos, etc. Puede utilizar este sistema para el más variado tipo de actividades; de ahí que se trate de uno de los puntos más fuertes de este pack. Los documentos internos permiten gestionar pedidos de proveedores definiendo si actualiza el campo de pedidos de la ficha de cada artículo.

Por otro lado, dado que es posible facturar desde un documento interno, toda la gestión de los pedidos se hace automáticamente. Puede ser utilizado como consultas a proveedores, dado que para cada documento interno se pueden registrar referencias y sus respectivas cantidades con precio de venta y de coste, lo que permite controlar desde la ficha de cada artículo las consultas realizadas a cada proveedor y el mejor precio.

También es posible calcular y sugerir artículos a pedir a los proveedores con base en los pedidos de clientes y el stock existente de cada artículo.

Ejemplo de un documento interno en PHC CS Gestión desktop.

PUNTOS IMPORTANTES

Documentos internos

Es posible crear diversos tipos de documentos ligados a proveedores y a varios artículos, asignándoles el nombre que se quiera, así como los campos que hagan falta, y todo esto de una manera muy fácil.

Programa completo para gestión de compras

Dado que es posible crear documentos internos de varios tipos, así como crear plantillas de texto para cada uno, todas las necesidades del circuito de compras quedan cubiertas y también su aprobación para pago.

Emisión de pedido a proveedores

Una vez elegido el proveedor se emite el respectivo pedido, que puede ser copiado de manera instantánea desde la respectiva consulta y corregido si fuera necesario. El programa actualiza inmediatamente la ficha de los respectivos artículos. Este pedido puede ser enviado por e-mail, o también se puede imprimir una plantilla propia o una plantilla de fax para enviar lo más rápido posible

Recepción del pedido

Cuando se recibe el pedido, se registra una compra, copiando automáticamente el pedido. El programa actualiza inmediatamente la cuenta corriente del proveedor, las cantidades pedidas y las cantidades en stock.

De ahí que el punto fuerte de esta área sea que el usuario solo tenga que introducir una vez las referencias, ya que a partir de ahí, el programa emitirá las otras consultas copiando las referencias de la primera, el pedido, a partir de la consulta, y registrará la compra a partir del pedido, todo de una forma fácil e infalible.

Textos automáticos

Con la conexión a cualquier procesador de texto, es posible crear y modificar plantillas de envío de documentos, faxes y reclamación de cuentas, completarlas e imprimirlas automáticamente, minimizando el tiempo empleado en ello. También se pueden introducir textos predefinidos en los campos de texto para tardar menos en escribir textos largos.

Información completa sobre el proveedor

Desde la ficha del proveedor se pueden observar todos los documentos de compra, los artículos comprados, a qué precio y cuándo fueron comprados, y todos los pedidos y consultas realizadas o en abierto, facilitando y mejorando sustancialmente la gestión de los proveedores y las compras.

Asistente de emisión de pagos

Puede generar automáticamente los pagos a efectuar según un criterio predefinido, como, por ejemplo, pagar lo que está ya vencido. Con esta lista de pagos puede emitir los respectivos cheques o enviar en formato SEPA, para que su banco realice los pagos por transferencia bancaria.

Integración online

Si tiene el módulo PHC CS Contabilidad de Gestión desktop, puede realizar la integración online de documentos de compra, pagos a proveedores y facturas de anticipo a proveedores. De esta forma, después de guardar uno de esos documentos, la aplicación lo integrará automáticamente en la contabilidad.

Esta rutina es muy práctica y rápida; no obstante, siempre es posible integrar los documentos desde las pantallas de integración de la contabilidad.

Ventajas de la integración completa

También en este caso, una de las mayores ventajas del software es la gestión rápida de la información. Porque con este módulo puede, en cualquier momento, desde la ficha del artículo, observar a quién vende, a quién ha hecho consultas, qué precios le han ofrecido, a quién ha hecho el pedido, etc. Desde la ficha del proveedor puede ver los pedidos que ha hecho, las facturas emitidas y los datos correspondientes y qué productos ha comprado, todo de una forma integrada.

Al igual que en los clientes, desde la ficha del proveedor puede analizar toda su información, como por ejemplo, consultar los pedidos.

Emisión automática de pedidos a proveedores

Para empresas con mayor volumen de compras, hemos creado un sistema de pedidos automáticos. Gracias a este sistema, es posible determinar, en función del historial de cada artículo, cuál es su punto de pedido, es decir la cantidad a partir de la cual debemos realizar el pedido de dicho artículo. Por otro lado, en función de la política de stocks definida por el usuario, puede determinar automáticamente la cantidad óptima a pedir. Con estas dos variables, y definido el proveedor preferente de cada artículo, el programa ofrece sugerencias de pedidos para la emisión automática de pedido a proveedor.

Análisis de pedidos

Es posible obtener, en cualquier momento, una lista de pedidos a proveedores en abierto.

Sugerencia de pedidos a proveedor

Puede realizar una sugerencia de pedido a proveedores, que le permitirá analizar/aprobar lo que compra y a quién antes de emitir los pedidos correspondientes.

Documentos internos de precios de proveedores

Si utiliza el sistema de multiproveedor por artículo, puede actualizar automáticamente en un documento interno de precios por proveedor el último precio de compra de cada artículo, siempre que efectúe una compra al proveedor en cuestión.

Emisión automática de pagos a proveedores

Puede emitir los pagos para todos los documentos vencidos, automatizando así esta área y ahorrando tiempo administrativo a los usuarios.

En caso de que existan anticipos a proveedores que han sido realizados y van a ser devueltos, es posible incluir, en los pagos a proveedores, anticipos para que así sean regularizados. Por ejemplo: se realiza un anticipo por cuenta

de determinado pedido. Posteriormente, no se satisface ese pedido por parte del proveedor y, por tanto, se debe devolver el anticipo correspondiente.

Anticipos a proveedores

Es posible incluir los anticipos en las compras, deduciéndolos automáticamente del total de la factura. Además, si posee el módulo PHC CS Contabilidad de Gestión desktop, se beneficiará también de la ventaja adicional de la integración automática en la contabilidad de la regularización de los anticipos incluidos en las compras.

Retención de IRPF

Puede ejecutar la retención de IRPF a sus proveedores a través de compras, pagos o anticipos a proveedores. La retención es válida tanto para proveedores nacionales como para los extranjeros.

Gastos adicionales en las compras

Existen diversas formas de registrar gastos adicionales en los documentos de compra para que afecte al coste de los artículos comprados.

Registrar compras en valor

Por ejemplo, puede registrar una diferencia de precio o un descuento extra practicado por el proveedor, de manera que no afecte a las cantidades y solo afecte el PMP (precio de coste medio ponderado) del artículo.

SEPA – Single euro payments area

La creación de la Zona Única de Pagos en Euros (SEPA - Single Euro Payments Area) tiene como objetivo principal reforzar la integración europea con el establecimiento de un mercado único de pagos minoristas. En este espacio, los agentes económicos podrán realizar y recibir pagos en euros, tanto dentro de cada país, como entre países, con las mismas condiciones, derechos y obligaciones.

RESUMEN DE LA ESTRUCTURA

Con este software conseguimos acceder rápidamente a análisis exhaustivos de los clientes y al listado de productos vendidos. Acceder a la información necesaria también resulta mucho más rápido y funcional, lo que nos ahorra tiempo y dinero.

Luís Miguel Pinto, Administrador de Sistemas de Sonovox

Facturas de anticipoRegistro de los anticipos realizados a proveedor.

ProveedoresArchivo completo de proveedores.

Cuentas corrientes

Registro automático de compras a crédito en la cuenta corriente.

Artículos y serviciosArchivo completo de artículos y servicios.

Emisión simple y práctica de cheques, actualizando automáticamente las cuentas corrientes.

Pagos a proveedores

Consultas a proveedores

Emisión simple e impresión en un procesador de textos.

Pedidos a proveedores

Emisión y control completo de pedidos a proveedores. La sugerencia de los artículos a pedir puede ser automática.

Compras

Control de las compras en conjunto con la gestión de pedidos. No obstante, puede utilizar compras sin gestión de pedidos.

3) TESORERÍA

El área de tesorería en PHC CS Gestión desktop controla todos los movimientos monetarios. Así, este módulo incluye:

Gestión de tesorería diaria, incluidos caja y bancos.

Gestión bancaria y conciliación de extractos.

Gestión de previsiones de tesorería.

Monitor de gestión de previsión de tesorería.

Presupuestos de tesorería y análisis de desvíos.

¿Problema? ¡Solución!

¿Quiere conocer la evolución de sus ingresos o gastos pero no sabe cómo?

Utilice PHC CS Gestión desktop para obtener listados de análisis definidos por usted mismo, que detallen el origen del dinero, su aplicación, que aparezcan divididos por los datos que desee en el periodo que usted defina.

Gestión bancaria

Controle los saldos y los respectivos movimientos de las cuentas bancarios, individualmente y en conjunto. La simplicidad y el rigor en la conciliación con los extractos bancarios es una de las principales ventajas, ya que tendrá siempre asegurada la exactitud de los saldos.

Otra gran ventaja es importar dicho extracto para su posterior conciliación, lo que hace que este proceso sea mucho más rápido y eficaz, pues además de lo que gana en productividad,

también puede minimizar los errores que puedan ocurrir en este proceso. Asimismo, es posible hacer una transferencia bancaria puntual para un pago a proveedores o recibir el fichero PS2 relativo a los cobros de los recibos.

Como puede comprobar, esta conexión permite que la organización sea mucho más ágil y todo se asiente en un riguroso control de accesos.

Tiene la posibilidad de registrar gastos de ajuste accediendo directamente a las pantallas de documentos/movimientos de tesorería.

PHC CS Gestión desktop permite también todo tipo de listados necesarios para un control absoluto de las cuentas bancarias de una empresa. Si fuera necesario, puede importar un extracto en formato digital (enviado en fichero por el banco) para que la conciliación sea mucho más rápida y eficiente.

Puede filtrar los resultados por intervalo de fechas o incluso por movimientos no conciliados.

Puede filtrar los resultados por intervalo de fechas o incluso por movimientos no conciliados.

Sistema de domiciliación

El sistema de domiciliación permite gestionar el fichero para enviar al banco con los datos de los cobros realizados por este sistema. Así, de una forma rápida, es posible crear el fichero con todos los cobros.

Gestión de previsiones de tesorería

Uno de los instrumentos más valiosos para cualquier empresa dentro del área de la Gestión diaria de la tesorería. Basándose en el saldo actual de tesorería (caja y bancos) y a través del registro de varios gastos e ingresos previstos (ya sean periódicos, como un alquiler o leasing, o esporádicos, como el cobro a clientes), este módulo presenta automáticamente la evolución del saldo previsible de tesorería de la empresa, con hincapié en los momentos en que pueda tener problemas de tesorería y los montantes.

También se destacan aquellos registros que ya han excedido la fecha límite prevista. De esta forma, se pueden anticipar y corregir situaciones de tesorería que, por solo una cuestión de tiempo, pudieran representar problemas graves de liquidez, que siempre hay que evitar.

Para ayudar a la gestión de previsiones, puede guardar los movimientos constantes mensuales y actualizar rápidamente las previsiones. Estos movimientos serán aquellos que sucedan todos los meses, como por ejemplo, alquileres, vencimientos, costes fijos, etc.

Todo está preparado para ahorrar tiempo y ganar eficacia en la gestión de tesorería.

En cualquier momento podrá obtener la simulación de lo que serán sus saldos bancarios en el futuro en función de lo que está definido en las previsiones.

Monitor de gestión de previsión de tesorería

Este monitor permite al usuario tener una perspectiva general de su tesorería, facilitándole la observación de movimientos de tesorería y de movimientos de previsiones de tesorería, agrupados por grupo y subgrupo de clasificación de tesorería y ordenados por fecha de movimiento dentro de esos grupos.

Con este monitor es más fácil saber cuál, cuándo y el porqué del estado de liquidez de una determinada cuenta quedará en función de los compromisos asumidos. Y aquí podrá efectuar los movimientos que permiten hacer frente a esos compromisos

Presupuestos de tesorería

Introduzca todos los datos sobre la previsión de tesorería por periodo, para cada concepto definido por usted. Con esta definición puede obtener una previsión todos los meses, por ejemplo, de alquileres, vencimientos, costes fijos, etc.

Por otro lado, el usuario podrá incluir registros de presupuesto de tesorería con base en el año anterior. Todo está preparado para ahorrar tiempo y ganar eficacia en la gestión de tesorería.

PUNTOS IMPORTANTES

Control inmediato

Una de las grandes dificultades del gestor es controlar su dinero, así como la evolución de la disponibilidad del mismo. Este programa le permite, en el momento, saber cuánto dinero tiene exactamente, y lo que es más importante, cuánto va a tener; es decir, cómo evolucionarán los saldos en función de lo que debe y de lo que le deben. Con esta situación regularizada, el gestor no está desprevenido, pudiendo tomar sus decisiones financieras a tiempo, es decir, mucho antes de que se presenten los problemas.

Simulaciones de su situación financiera

A través de las previsiones es posible hacer análisis como este: «¿Con qué saldo se queda si aquel cliente no paga?», o este: «si no tengo dinero, ¿qué pagos debo atrasar para mantener la liquidez de la empresa?». Todos estos análisis son muy fáciles de hacer: basta con cambiar la fecha de las previsiones de pagos y recibos y revisar la simulación de saldos.

Integración completa

La integración se completa con las restantes áreas de gestión, es decir, los recibos son automáticamente registrados en caja o bancos.

Un pago a proveedor, además de regularizar la respectiva cuenta corriente, actualiza los movimientos bancarios, los saldos de la cuenta y aún permite imprimir la carta de envío del cheque (parametrizable) con todo discriminado.

Análisis gráfico del control de ingresos y gastos

El programa permite analizar la evolución mensual de los ingresos y los gastos. Asimismo, permite el análisis gráfico de cada concepto, determinando así, de una forma visual, gastos que estén aumentando significativamente o la disminución en los ingresos.

Análisis global financiero

En la opción de «Análisis global financiero», junto con los resúmenes de deudas a recibir y a pagar, puede observar los totales de cobros y pagos acumulados y del mes, los saldos por cuenta, y la previsión de la evolución de saldos. Esta funcionalidad hace muy eficaz la gestión profesional de la tesorería.

Conciliación bancaria

Con el sistema de introducción del resumen de cada extracto bancario, es muy sencillo y rápido ejecutar la conciliación bancaria. Solo hay que pedir un extracto de la respectiva cuenta para la pantalla, la cual viene con un visual semejante al propio extracto bancario y marcar/picar los movimientos que se encuentren en el extracto. A continuación, el programa muestra las diferencias entre los saldos de tesorería de la empresa y el constante en el banco.

Comprobantes de ingreso

Al registrar un ingreso, puede introducir todos los importes ingresados en un comprobante e imprimirlos en el impreso propio del banco, o imprimir una relación para adjuntar al comprobante.

Si posee el módulo Contabilidad de Gestión desktop, puede efectuar la integración de los comprobantes de ingreso.

Cobros por banco

Con esta funcionalidad puede elegir movimientos de cuenta corriente de clientes con base en diversos créditos y generar automáticamente un recibo para cada uno de los movimientos introducidos, pudiendo a continuación generar el respectivo archivo o SEPA que enviará al banco. Este archivo crea de inmediato un transferencia bancaria.

Al final de este proceso, también podrá importar el archivo enviado por el banco que le permitirá procesar automáticamente todos los recibos que tengan el estado de cobrado en el archivo devuelto

Gestión de cuentas de garantía

En las cuentas de tesorería puede crear cuentas de garantía, definiendo para cada una de ellas el límite y el interés a aplicar. El análisis de saldos por cuenta permite visualizar y controlar el «valor por utilizar» y el «valor del interés diario», calculado este último cuando la cuenta presenta un saldo inferior a cero.

Recibos de clientes con varios cheques

Puede, para un recibo de cliente, informar/registrar los distintos cheques que el cliente entregó para hacer el pago, para que se refleje de la forma más clara posible lo que realmente sucedió.

Ventas a crédito

Clientes.

Gestión de previsionesde tesorería

Gestión de tesorería real

Simulación de saldos y situación de tesorería con la debida antelación.

Compras a crédito

Proveedores.

Otrosmovimientos de tesoreríaControl sobre movimientos constantes de tesorería.

Pagos y recibos diversos

Registros de todos los pagosy recibos.

Cobro de transferencias bancarias

Control de caja

Control de saldo y emisión de hojas de caja.

Pagos y recibos diversos

Conciliación bancariaConciliación de los extractos bancarios de una forma simple y eficaz.

RESUMEN DE LA ESTRUCTURA

Facturas de anticiposRegistro de los anticipos realizados por el cliente y que pueden ser deducidos en la facturación.

Propuestas, consultas, pedidos y hojas de obraCualquier documento interno puede ser facturado, eliminando errores y pérdidas de tiempo.

Cuentas corrientes

Si la venta se hace a crédito, su valor se registra en cuenta corriente y en previsión de tesorería.

Recibos

REAL:- Movimientos habituales- Ingresos- Gestión de caja- Gestión bancaria- Conciliación bancaria

PREVISIONES:- Movimientos a crédito - Movimientos constantes

Pagos y cheques

ConsultasPedidosCuando llega el pedido basta con introducir la compra, a partir de la cual el programa actualiza todos los datos.

ClientesCon el archivo de clientes y stocks puede crear diversos documentos internos.

StocksLos documentos internos pueden ser copiados entre sí, para permitir al usuario usar el ciclo de documentos que desee. Un ejemplo de este ciclo es que permite que la consulta dé origen a una propuesta, que a su vez dará origen a un pedido.

ProveedoresLo mismo con los datos de proveedores.

AnticiposRegistro de los anticipos concedidos al proveedor.

ComprasFacturación

Al registrar la compra puede registra de inmediato en cuenta corriente.

Puede emitir cualquier documento de facturación, ya sea introduciéndolo directamente o copiándolo de un pedido o propuesta. Si va a crédito, su valor se registra en cuentas corrientes y en previsiones de tesorería.

Cuentas corrientes

Puede emitir el pago, actualizando de inmediato la cuenta corriente del proveedor, la cuenta bancaria, retirarlo de las previsiones de tesorería y colocarlo en la real e imprimir el cheque.

La previsión de tesorería es totalmente automática, es decir, resulta de la actividad normal de las otras áreas del software (no tiene un trabajo añadido), y permite simular la evolución de los saldos bancarios, en concreto, saber con antelación cómo evolucionarán los saldos de cada uno de sus bancos. Puede así anticipar faltas o excesos de liquidez.

Tesorería

RESUMEN DE LA ESTRUCTURA

Envío instantáneo por email

El software PHC permite, en varias de sus zonas, por ejemplo en los recibos, seleccionar un conjunto de recibos obtenidos aplicando un filtro y enviarlos al momento por e-mail y en PDF, lo que constituye un proceso de una eficacia con resultados muy interesantes.

Conexión a software externo

Los usuarios podrán conectarse a hojas de cálculo de código abierto para, por ejemplo, hacer cambios en el precio de un conjunto de artículos; también podrán conectarse a un software de mapas para localizar una dirección a partir de una ficha de cliente o hacer una llamada telefónica a través del software de VoIP. Incluso podrán conocer anticipadamente una llamada telefónica que vaya a entrar, integrándose con centrales telefónicas. Todos estos procesos incluidos en el Software PHC buscan minimizar costes y facilitar el uso del software, para que sea más agradable, sencillo y productivo.

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