PGS. TS [email protected] or [email protected] …nguyenthong/download/Quanlyduan... ·...

1

PGS. TS. Nguyễn Thống1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA TP. HCM

Khoa Kyõ Thuaät Xaây Döïng - BM KTTNN

Giảng viên: PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

E-mail: [email protected] or [email protected]

Web: http://www4.hcmut.edu.vn/~nguyenthong

Tél. 098 99 66 719


MỤC TIÊU MÔN HỌC Biết các khái niệm cơ bản:

- Dự án- Quản lý dự án- Nhà quản lý dự án

Biết các kỹ năng cơ bản trong quản lý dự án.

Biết cách thức tiếp cận quản lý dự án trong doanh nghiệp.

QUẢN LÝ DỰ ÁN


NỘI DUNGChương 1: Mở đầuChương 2: Khởi đầu dự ánChương 3: Tổ chức dự ánChương 4: Hoạch định & Lập tiến độ dự ánChương 4bis: Sơ đồ mạng CPM & PERTChương 5: Kiểm soát dự ánChương 5bis: Kiểm soát chi phíChương 6: Kết thúc dự ánChương 7: Giới thiệu phần mềm MS Project.

QUẢN LÝ DỰ ÁN


TÀI LIỆU THAM KHẢO1. Quản lý dự án. GS. TS. Georges Hirsch,

Đặng Hữu Đạo, Nguyễn Tiến Dũng, PGS. TS. Nguyễn Chân. NXBGD & CFVG 1994.

2. Quản lý dự án. TS. Cao Hào Thi, TS.Nguyễn Thúy Quỳnh Loan. NXBĐHQGTp.HCM 2004.

3. Lập & thẩm định dự án đầu tư xây dựng. PGS. TS. Nguyễn Thống. NXBXDHN 2005.

4. Nguyên lý cơ bản quản lý dự án. TS. Bùi ngọc Toàn. NXBGTVT Hà Nội 2008.

QUẢN LÝ DỰ ÁN


NỘI DUNG• Sự cần thiết của việc kiểm soát

dự án• Quy trình kiểm soát dự án• Kiểm soát chi phí dự án theo

phương pháp truyền thống và giá trị làm ra.

QUẢN LÝ DỰ ÁN

Chương 5: Kiểm soát dự án


THẢO LUẬNAnh / Chị hãy chia sẻ những

kinh nghiệm để cho thấy sự cần thiết của việc kiểm soát dự án?

QUẢN LÝ DỰ ÁN


2

7

SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC

KIỂM SOÁT DỰ ÁN

QUẢN LÝ DỰ ÁN



• Đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đề ra

• Thấy sớm những vấn đề nảy sinh đề có thể có những hành động xử lý chúng

• Trao đổi thông tin với các bên liên quan của DA .

QUẢN LÝ DỰ ÁN



• Khuyến khích nhân viên, tái khẳng định cam kết vào mục tiêu DA

• Rút ra bài học kinh nghiệm cho những dự án khác (hiện tại và tương lai).

QUẢN LÝ DỰ ÁN



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

100%

80%

60%

40%

20%

Công việc được hoạch định

Tiến trieånđược báo caùo Tiến triển

đạt được

Không đúngthời haïn

% hoàn thành

Thời gian

QUẢN LÝ DỰ ÁN


11

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT &

ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN

QUẢN LÝ DỰ ÁN



Bắt đaàu

Công bố kế hoạch đầu tieân

Thu thập thông tin về dự aùn

So sánh tiến triển và mục tieâu

Thỏa mãn?

Dự án được hoàn thành?

Kết thúc dự aùn

Đánh giá dự aùn

Kết luaän Kết thúc

Thực hiện hành động hiệu chỉnh

Công bố kế hoạch hiệu chỉnh

Có

Có

Không

Không

QUẢN LÝ DỰ ÁN


3


• Chúng ta kiểm soát cho ai?–Chính Ban QLDA–Cơ quan thực hiện (chủ dự án)–UBND và các bộ phận chức năng

liên quan–Bộ chủ quản, Bộ đầu tư, và các

cơ quan có liên quan trong Chính phủ.

QUẢN LÝ DỰ ÁN



• Chúng ta kiểm soát cho ai?–Các nhà tài trợ–Tư vấn - Nhà thầu - Nhà cung cấp–Các cơ quan truyền thông, tổ

chức xã hội, nhân dân địa phương,..

QUẢN LÝ DỰ ÁN



• Họ cần biết điều gì? Và vì mục đích gì? Và thường xuyên như thế nào?

• Chúng ta cung cấp những thông tin được giám sát dưới dạng nào?

QUẢN LÝ DỰ ÁN



THU THẬP THÔNG TIN• Khối lượng công việc đã hoàn

thành, chaát lượng công trình• Thời gian và nguồn lực đã sử dụng

QUẢN LÝ DỰ ÁN



THU THẬP THÔNG TIN• Rủi ro làm dự án không đúng theo

kế hoạch–Trể tiến độ–Vượt chi phí–Nguồn lực thay đổi

• Những khó khăn có thể xảy ra

QUẢN LÝ DỰ ÁN



BAÛNG THÔØI GIAN Nhaân vieân: John Smith Ngaøy baùo caùo haøng tuaàn (cuoái tuaàn): 26/03/99 Soá giôø laøm vieäc cuûa caùc coâng taùc ñöôïc phaân coâng theo keá hoaïch Döï aùn MS

c.vieäc Moâ taû Soá

giôø/ tuaàn

% hoaøn thaønh

Ngaøy hoaøn

thaønh theo keá hoaïch

Ngaøy hoaøn

thaønh döï baùo

P21 A243 Maõ hoùa module A3

12 30 24/4/99 24/4/99

P34 B771 Soaïn thaûo taøi lieäu

20 90 1/4/99 29/3/99

Toång soá giôø 32

THU THẬP THÔNG TIN

QUẢN LÝ DỰ ÁN


4


BAÛNG THÔØI GIAN Nhaân vieân: John Smith Ngaøy baùo caùo haøng tuaàn (cuoái tuaàn): 26/03/99 Soá giôø laøm vieäc cuûa caùc coâng taùc khoâng phaân coâng theo keá hoaïch

MS coâng vieäc

Moâ taû Soá giôø/ tuaàn

Ñöôïc ñeà nghò bôûi

Z99 Thieát keá module X

8 Giaùm ñoác döï aùn

Toång soá giôø 8


QUẢN LÝ DỰ ÁN




Bieåu maãu xaùc ñònh ruûi ro Khaû naêng xaûy ra Thôøi gian Möùc aûnh höôûng Coù khaû naêng (p > 50%) Gaàn Nghieâm troïng Ít coù khaû naêng (p < 50%) Xa Ñaùng keå Khoâng ñaùng keå Phaùt bieåu ruûi ro AÛnh höôûng tieàm aån Ñeà xuaát giaûi quyeát caùc ruûi ro

Soá hieäu döï aùn:______ Soá hieäu ruûi ro: ______

QUẢN LÝ DỰ ÁN


21

LÝ DO DỰ ÁN

KHÔNG ĐÚNG TIẾN ĐỘ

QUẢN LÝ DỰ ÁN



TRỄ TIẾN ĐOÄTRỄ TIẾN ĐOÄ Thời tiết xấu

Thiết bị hư hỏng

Thiếu vốn

Khan hiếm nguyên vật liệu

Öôùc tính thời gian quá ngắn

Các công việc bị chểnh mảng

QUẢN LÝ DỰ ÁN



VƯỢT CHI PHÍVƯỢT CHI PHÍ Vượt quá thời gian

Sử dụng nhiều nhân lực hơn

Söû dụng nhiều thiết bị hơn

Chi phí nhân lực cao hơn

Chi phí nguyên vật liệu cao hơn

Các công việc bị chểnh mảng

QUẢN LÝ DỰ ÁN



NGUỒN LỰC THAY ĐOÅINGUỒN LỰC THAY ĐOÅI

Thiết bị hư hỏng

Nhân viên bị bệnh

Nhân viên nghỉ việc

Chi phí nhân lực cao hơn

Öớc tính nguồn lực quá thaáp

QUẢN LÝ DỰ ÁN


5

25

SO SÁNH TIẾN TRIỂN &

MỤC TIÊU

QUẢN LÝ DỰ ÁN



• Yêu cầu kỹ thuật: giữa yêu cầu kỹ thuật đưa ra với thực tế đạt được

• Tiến độ dự án: giữa thời gian dự kiến với thời gian thực tế

QUẢN LÝ DỰ ÁN



• Chi phí thực hiện: giữa chi phí, ngân sách theo dự trù với chi tiêu thực tế –Kiểm soát chi phí dự án theo

truyền thống–Kiểm soát chi phí dự án theo giá

trị làm ra (kết hợp thời gian và chi phí).

QUẢN LÝ DỰ ÁN



THẢO LUẬN• Anh/ chị được phân công nhiệm vụ

xây dựng hệ thống kiểm soát cho dự án (đã nêu ở phần trước). Hãy thảo luận các khía cạnh sau đây:–

QUẢN LÝ DỰ ÁN



THẢO LUẬN• Thông số nào nên được dùng để

đo lường kết quả?– Các cách nào để thu thập dữ liệu

thích hợp cho viêc đánh giá tình trạng hiện tại của dự án?

–

QUẢN LÝ DỰ ÁN



THẢO LUẬN• Các dữ liệu nào được chọn để

đánh giá dự án?–Dữ liệu nên được phân tích như

thế nào?–Các kết quả được báo cáo như

thế nào?

QUẢN LÝ DỰ ÁN


6

31

ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN

QUẢN LÝ DỰ ÁN



Đánh giá dự án là quá trình nhận định về dự án một cách hệ thống và khách quan:–Việc thực hiện dự án trên tổng thể–Tính hiệu quả và tính hợp lý liên

tục của chiến lược và thiết kế dự án theo mục tiêu trước mắt và dài hạn

QUẢN LÝ DỰ ÁN



Những ảnh hưởng & tính bền vững trong tương lai của kết quả dự án Đánh giá dự án luôn luôn bao

gồm cả việc rút ra những bài học và kinh nghiệm cần thiết

QUẢN LÝ DỰ ÁN



Xác ñịnh

Hoạchñịnh

Thựchiện

Kết thúc

Đánh giánhu caàu

Đánh giáphê chua ån

Đánh giágiữa kỳ

Kiểm soát

Đánh giá c.kyứ, báo cáo c. kyứ

Đánh giátiếp theo

2 - 5 - 10 năm sau...

- Mục đích- Mục tiêu- Thiết kế DA

- WBS- Lập KH tài chính- Thời gian biểu DA- Nhân sự và tổ chức- Kyõ thuật/ hậu cần- Giámsát/ kiểm tra

- Các hoạt động và kết quả

- ÑG tiến độ vàviệc thực hiện

- Giải quyết vấn đề- Giao tiếp

- Chuyển giao/bàn giao

- Khóa sổ- Thanh toán

- Đánh giátác động

- Bài họcrút ra

PGS. TS. Nguyễn Thống

QUẢN LÝ DỰ ÁN



• Tại sao cần đánh giá DA (giữa và cuối DA)–Để có 1 cái nhìn toàn diện và hệ thống về hiện trạng nhằm đưa ra những quyết định quan trọng có tính chiến lược về DA

QUẢN LÝ DỰ ÁN



Để có sự đánh giá độc lập vàkhách quan về việc thực hiệnDAĐưa thêm vào những kinh nghiệm của DA tương tự nhằm cho phép các đề nghị có thể có trên một diện rộng hơn

QUẢN LÝ DỰ ÁN


7


Để đánh hiệu quả của Ban QLDA và hệ thống kiểm soát dự án Để có những bài học trao đổi

QUẢN LÝ DỰ ÁN



• So với kiểm soát, việc đánhgiá DA được thực hiệnkhông thường xuyên bằngnhưng toàn diện hơn, vàthông thường có sự thamgia của các chuyên gia bênngoài.

QUẢN LÝ DỰ ÁN



• Khung đánh giá cơ bản–Việc thiết kế và lập kế hoạch dự

án•Mục tiêu DA có còn phù hợp không?

•Các giả định trong thiết kế DA còn đúng hay không?

QUẢN LÝ DỰ ÁN



–Việc thực hiện dự án•Dự án có đạt được các mục tiêu đề ra không? ảnh hưởng của dự án?

•Dự án có bảo đảm các yêu cầu chất lượng hay kỹ thuật không?

•Hiệu quả kinh tế và xã hội của dự án? So sánh lợi ích và chi phí?

QUẢN LÝ DỰ ÁN



–Khả năng bền vững của dự án

–Tính hiệu quả của hệ thống giám sát DA đang thực hiện

QUẢN LÝ DỰ ÁN



–Những ảnh hưởng và tác động hiện có và có thể có của dự án

–Những bài học kinh nghiệm

QUẢN LÝ DỰ ÁN


8

43

KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN

QUẢN LÝ DỰ ÁN



• Sử dụng các báo cáo chi phíđược giám sát một cách riêng rẽcho mỗi nhóm công việc.

Mỗi báo cáo gồm:– Mô tả công việc– Tiến độ theo thời gian–

QUẢN LÝ DỰ ÁN



- Người chịu trách nhiệm– Ngân sách theo thời gian– Nguồn lực (nhân lực,trang thiết bị, vật liệu) yêucầu là gì?

QUẢN LÝ DỰ ÁN



• Ví dụ: Báo cáo hàng tuần về một dựán xây dựng như sau:

Chi phí theo keá hoaïchtrong tuaàn 2 laø:

12.000 $

Chi phí thöïc teá trongtuaàn 2 laø:

14.000 $

Söï khaùc bieät cuoáituaàn 2 laø:

2.000 $

Chi phí tích luõy theokeá hoaïch ñeán cuoáituaàn 2 laø:

25.000 $

Chi phí tích luõy thöïc teáñeán cuoái tuaàn 2 laø:

29.000 $

Söï khaùc bieät tíchluõy ñeán cuoái tuaàn2 laø:

4.000 $

QUẢN LÝ DỰ ÁN



• Đối với mỗi báo cáo chi phíthường người ta phân tích sựkhác biệt để xem số tiền chi ranhiều hơn hay ít hơn ngân sáchđã dự trù.

•

QUẢN LÝ DỰ ÁN



• Nhược điểm: Mới chỉ phân tíchkhác biệt về chi phí mà chưa chobiết khối lượng công việc đãđược hoàn thành cũng nhưchưa cho biết chi phí trongtương lai sẽ là bao nhiêu nếumuốn hoàn thành dự án.

QUẢN LÝ DỰ ÁN


9


KIỂM SOÁT DỰ ÁN THEO

GIÁ TRỊ LÀM RA

Chi

phí

/ giá

trị t

ích

luõy

Chi phí/ giá trị hoạch định

Giá trị làm ra

Đường cong kiểm soát tiến trình và so sánh chi phi/ giaù trị

Khoảng thời gian trước tiến đoä

Thời gianNgày hiện taïi

Khoản đóng góp theâm

Chi phí tích lũy thực teá

QUẢN LÝ DỰ ÁN



Một Cty ký hợp đồng làm 1000 mđường có tổng chi phí hoạchđịnh là 200.000 USD. Theo kếhoạch cứ 1 ngày làm được 25m/day và chi phí đơn vị là 200USD/1m. Giả sử đến cuối ngày 18đã làm được 400 m và thực chi là100.000 USD.

TÌNH HUỐNG THẢO LUẬN

QUẢN LÝ DỰ ÁN



Hãy đánh giá tiến triển thực hiệndự án tại cuối ngày 18.Cho bieát giá trị hợp đồng là230.000 USD. Theo Anh/Chị, saukhi kiểm tra, Cty có nên tiếp tụcthực hiện hợp đồng hay không?

QUẢN LÝ DỰ ÁN


52

CÁC ĐẠI LƯỢNG PHÂN

TÍCH THÀNH QUẢ

QUẢN LÝ DỰ ÁN



• Dự CHI - BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule): Giá trị công việc theo kế hoạchBCWS là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền được hoạch định sẽ chi để thực hiện một công việc cụ thể ở một thời điểm cho trước.

QUẢN LÝ DỰ ÁN



BCWS = (Dòng chi cho toàn bộ công việc) x (% công việc được hoạch định cho đến thời điểm xem xét)

QUẢN LÝ DỰ ÁN


10


• THỰC CHI - ACWP (Actual Cost of the Work Performed): Chi phí thực tế của công việc đã làm.ACWP là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền đã thực chi để thực hiện một công việc cụ thể trong một thời đoạn.

QUẢN LÝ DỰ ÁN



• GIÁ TRỊ LÀM RA - BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed): Chi phí dự toán của công việc đã làm.BCWP = (Dự chi cho toàn bộ công việc) x (% công việc thực tế đã làm cho đến thời điểm xem xét)

QUẢN LÝ DỰ ÁN



• Sử dụng phán xét chủ quan• Dựa trên số lượng các đơn vị sản

phẩm đã làm ra• Sử dụng các mốc tăng trưởng:

các giá trị định mức của các mốc dự án

QUẢN LÝ DỰ ÁN



Chú ý: Tính chính xác phụ thuộc vào việc phân phối công bằng tỷ lệ % các công việc nhỏ liên quan đến chi phí. Tuy nhiên, đạt được thỏa thuận này giữa khách hàng và các nhà thầu trước khi ký hợp đồng là tương đối dễ dàng

QUẢN LÝ DỰ ÁN


59

CÁC ĐẠI LƯỢNG

PHÂN TÍCH VỀ SAI LỆCH

QUẢN LÝ DỰ ÁN



• SAI LỆCH VỀ TIẾN ĐỘ – SV:SV = BCWP – BCWS(SV < 0 ? Chậm tiến độ)Lưu ý: Tất cả các giá trị đềuđược quy thành tiền

QUẢN LÝ DỰ ÁN


11


SAI LỆCH VỀ CHI PHÍ – CV:CV = BCWP – ACWP(CV < 0 ? Vượt chi phí)

QUẢN LÝ DỰ ÁN



• SAI LỆCH KẾ TOÁN – AVAV = BCWS – AWCP

–AV > 0 ? Dự chi lớn hơn thựcchi

–AV = 0 ? Dự chi đúng bằngthực chi

–AV < 0 ? Dự chi nhỏ hơn thựcchi

QUẢN LÝ DỰ ÁN



• SAI LỆCH THỜI GIAN – TVTV = SD – BCSP

–TV chỉ ra mức độ sớm hay trễ củadự án so với kế hoạch

–SD (Status Date): Ngày xem xét–BCSP (Budgeted Cost of the

Schedule Performed): giá trị tại đóBCWS = BCWP

QUẢN LÝ DỰ ÁN



CÁC CHỈ SỐ THỰC HIỆN

QUẢN LÝ DỰ ÁN


SPI = BCWP/BCWS (chỉ số tiến độ)CPI = BCWP/ACWP (chỉ số chi

phí)(Xem thang đo sau)


Tuaàn 3 (0.79,0.79 )

Tuaàn 4 (0.82,0.83 ) Tuaàn 2

(0.82 ,0.88 )

Tuaàn 1 (0.78 ,0.85 )

0.75

0.80

0.85

0.90

0.95

1.00

1.05

1.10

0.75 0.80 0.85 0.90 0.95 1.00 1.05 1.10

Toång hôïp chæ soá SPI vaø CPI

Döï aùn gaëp vaán ñeà veà tieán ñoä vaø chi phí

Döï aùn gaëp vaán ñeà veà tieán ñoä

Döï aùn gaëp vaán ñeà veà

chi phí

Döï aùn tieán trieån toát veà tieán ñoä vaø

chi phí

CPI

SPI

QUẢN LÝ DỰ ÁN


66

BIỂU ĐỒ GIÁ TRỊ LÀM RA

QUẢN LÝ DỰ ÁN


12


Chi

phí

tích

luõy

(%)

Soá thaùng0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

140

130

120

110

100

90

80

70

60

50

40

30

20

10

0

ACWP

BCWP

BCWS

Thôøi gianchaäm treãdöï kieán

Öôùc

tính

chi

phí

coøn

laïi

Thôøi gianhoaøn thaønh

döï kieán ban ñaàu

Thôøi gianhoaøn thaønhhieäu chænh

Öôùc tính chi phíhieäu chænh

Chi phívöôït quaù

Thôøi ñieåmbaùo caùo

AVCV

SV

TV

QUẢN LÝ DỰ ÁN



QUẢN LÝ DỰ ÁN


TÓM TẮT


QUẢN LÝ DỰ ÁN


TÓM TẮT

70

DỰ BÁO THỰC HIỆN

CHI PHÍ TƯƠNG LAI

QUẢN LÝ DỰ ÁN



• FCTC (Dự báo chi phí cần thiết để hoàn thành phần còn lại của dự án) = (BCAC - BCWP)/ CPI

• BCAC: Dự chi tại thời điểm hoàn thành DA• FCAC (Dự báo tổng chi phí cần thiết để hoàn

thành dự án) = ACWP + FCTC

SDBCWSBCWPACWP

0 nBCAC

FCTC FCAC

QUẢN LÝ DỰ ÁN



THẢO LUẬN

Công ta ùc

A

B

C

D

E

F

G

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25Tuaàn

Ngaøy baùo caùo

Theo keá hoaïch, caùc coâng vieäc thöïc hieän trong thaùng ñaàu tieân nhö sau:

Coâng taùc Thôøi gian (tuaàn) Chi phí döï tính ($) Chi phí /tuaànA 5 1.500 300B 3 3.000 1000E 7 5.700 814

Một dự án có sơ đồ thanh ngang như sau:

QUẢN LÝ DỰ ÁN


13


Keát quaû thöïc hieän trong 4 tuaàn ñaàu ñöôïc ghi nhaän nhö sau:

Coâng Tuaàn 1 Tuaàn 2 Tuaàn 3 Tuaàn 4 Taùc Tình

traïng CP tích luõy thöïc teá

Tình traïng

CP tích luõy thöïc teá

Tình traïng

CP tích luõy thöïc teá

Tình traïng CP tích luõy thöïc teá

A Baét ñaàu $ 500 Ñang thöïc hieän

$ 1.000 Ñang thöïc hieän

$ 1.300 Keát thuùc $ 1.500

B Baét ñaàu 1.000 Ñang thöïc hieän

2.000 Ñang thöïc hieän

2.500 Keát thuùc 3.000

E Baét ñaàu 814 Ñang thöïc hieän



2.900

QUẢN LÝ DỰ ÁN



Khoái löôïng coâng vieäc ñöôïc thöïc hieän ñeán cuoái tuaàn 4:

Coâng taùc Chi phí thöïc teá

% coâng vieäc ñaõ thöïc hieän

A 1.500 100% B 3.000 100% E 2.900 (2/7) x 100%

Haõy ñaùnh giaù tieán trieån döï aùn veà tieán ñoä vaø chi phí ñeán cuoái tuaàn thöù 4.

QUẢN LÝ DỰ ÁN


75

CÁC VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP TRONG KIỂM SOÁT DỰ ÁN

QUẢN LÝ DỰ ÁN



• Chỉ nhấn mạnh một số yếu tốnào đó

• Quy trình kiểm soát gặp sự phảnđối hay nhẹ nhất là không đượcsự đồng ý

• Thông tin thường không chínhxác hoặc không được báo cáođầy đủ

QUẢN LÝ DỰ ÁN



• Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộdẫn đến thành kiến hay thôngtin thiên lệch

• Các nhà quản lý có quan điểmkhác nhau về vấn đề còn tranhcãi

• Các cơ chế báo cáo thông tinvà hạch toán không đúng.

QUẢN LÝ DỰ ÁN


78

HẾT CHƯƠNG

PGS. TS. Nguyễn Thống

QUẢN LÝ DỰ ÁN

PGS. TS [email protected] or [email protected] …nguyenthong/download/Quanlyduan... ·...

Documents

Transcript of PGS. TS [email protected] or [email protected] …nguyenthong/download/Quanlyduan... ·...