PETUNJUK PELAKSANAAN PEMBAHASAN DAN...
Transcript of PETUNJUK PELAKSANAAN PEMBAHASAN DAN...
1
PETUNJUK PELAKSANAAN
PEMBAHASAN DAN PERUMUSAN
SISTEM INFORMASI HIDROLOGI, HIDROMETEOROLOGI DAN
HIDROGEOLOGI (SIH3)PADA WILAYAH SUNGAI OLEH TIM
KOORDINASI PENGELOLAAN SUMBER DAYA AIR (TKPSDA)
SUB DIREKTORAT KELEMBAGAAN
DIREKTORAT BINA PENATAGUNAAN SUMBER DAYA AIR
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
2
DAFTAR ISI
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang ................................................................................ 0
1.2. Maksud dan Tujuan ................................................................................ 0
1.3. Ruang Lingkup ................................................................................ 0
II. PERSIAPAN SIDANG PEMBAHASAN DAN PERUMUSAN SISTEM INFORMASI
HIDROLOGI, HIDROMETEOROLOGI DAN HIDROLOGI (SIH3) PADAWILAYAH SUNGAI
OLEH TIM KOORDINASI PENGELOLAAN SUMBER DAYA AIR (TKPSDA)
2.1. Pembentukan Pokja/Tim Kecil ......................................................................... 0
2.2. Rapat Persiapan ................................................................................ 0
2.3. Materi ................................................................................ 0
III. PELAKSANAAN SIDANG PEMBAHASAN DAN PERUMUSAN SISTEM INFORMASI
HIDROLOGI, HIDROMETEOROLOGI DAN HIDROLOGI (SIH3) PADAWILAYAH SUNGAI
OLEH TIM KOORDINASI PENGELOLAAN SUMBER DAYA AIR (TKPSDA)
3.1. Sidang Pertama ................................................................................ 0
3.2. Sidang Kedua ................................................................................ 0
3.3. Sidang Ketiga ................................................................................ 0
3.4. Tindak Lanjut Rumusan dan Rekomendasi TKPSDA WS terhadap Pengintegrasian
Data dan Informasi SIH3 ................................................................................ 0
IV. BAGAN ALIR SELURUH RANGKAIAN KEGIATAN .......................................... 11
V. LAMPIRAN-LAMPIRAN ................................................................................ 14
3
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Air merupakan kebutuhan mutlak bagi kehidupan semua makhluk. Ketersediaan air juga
menjadi prasyarat bagi kelangsungan peradaban suatu bangsa. Keberadaan air di bumi
dan di atmosfer mengikuti siklus hidrologi yang sangat dinamis.
Air yang berada dipermukaan bumi berkaitan dengan hidrologi, sedang yang berada di
atmosfer berkaitan dengan hidrometeorologi sedangkan yang berada dibawah
permukaan bumi berkaitandengan hidrogeologi.
Dinamika perubahan kondisi air di atmosfer, pada permukaan dan di dalam bumi wajib
diamati, dicatat, dihimpun, serta diolah menjadi data dan informasi mengenai kondisi
hidrologi, hidrometeorologi, dan hidrogeologi (H3), diarsipkan secara tertib dan
sistematis, serta diintegrasikan dengan pengelolaan jaringan data spasial nasional.
Data dan informasi H3 yang akurat, benar, berkesinambungan, dan tepat waktu menjadi
faktor yang sangat menentukan terselenggaranya pengelolaan sumber daya air yang
optimal.
Melalui Tim Koordinasi Pengelolaan Sumber Daya Air Wilayah Sungai (TKPSDA WS)
diharapkan agar pengelolaan data dan informasi H3 dapat :
1. Ditingkatkan keakuratan, kebenaran, dan ketepatan waktu penyampaian data dan
informasi H3;
2. Dijamin kesinambungan pelayanan data dan informasi H3;
3. Dijamin kompatibilitas perangkat pengolahan data dan informasi H3 yang ada
diberbagai instansi pengelola;
4. Dijamin keberlanjutan layanan data dan informasi H3 yang didukung ketersedian
sumber daya yang memadai.
Pengelola data dan informasi SIH3 diharapkan dapat mengantisipasi berbagai tantangan
sebagai berikut :
1. Perubahan iklim global dan meningkatnya intensitas penggunaan air, pencemaran
air, banjir, kekeringan dan tanah longsor;
4
2. Perubahan karakteristik geografis wilayah akibat alih fungsi lahan dan pemekaran
wilayah;
3. Keragaman kondisi H3 di setiap pulau;
4. Dinamika perubahan lingkungan global dan percepatan perkembangan ilmu
pengetahuan, teknologi informasi dan komunikasi.
Untuk itu, perlu disusun petunjuk pelaksanaan pengintegrasian SIH3 bagi Pelaksana
Sekretariat TKPSDA WS dan pimpinan/anggota TKPSDA WS.
1.2. Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan disusunnya petunjuk pelaksanaan pembahasan dan perumusan
pengintegrasian SIH3 agar pelaksanaan pembahasan dan perumusan SiH3 dapat berjalan
lancar sesuai harapan.
1.3. Ruang Lingkup
Ruang lingkup dari petunjuk pelaksanaan ini adalah :
1. Persiapan sidang pembahasan dan perumusan Sistem Informasi Hidrologi,
Hidrometeorologi dan Hidrologi (SIH3) pada wilayah sungai oleh Tim Koordinasi
Pengelolaan Sumber Daya Air (TKPSDA WS)
2. Pelaksanaan sidang pembahasan dan perumusan Sistem Informasi Hidrologi,
Hidrometeorologi dan Hidrologi (SIH3) pada wilayah sungai oleh Tim Koordinasi
Pengelolaan Sumber Daya Air (TKPSDA WS)
3. Bagan alir kegiatan
4. Contoh rekomendasi dan agenda pelaksanaan sidang
5
II. PERSIAPAN SIDANG PEMBAHASAN DAN PERUMUSAN SISTEM
INFORMASI HIDROLOGI, HIDROMETEOROLOGI DAN HIDROLOGI (SIH3)
PADAWILAYAH SUNGAI OLEH TIM KOORDINASI PENGELOLAAN
SUMBER DAYA AIR (TKPSDA)
2.1. Pembentukan Pokja/Tim Kecil (bila diperlukan)
Susunan keanggotaan Pokja /tim kecil sesuai dengan kebutuhan
Contoh Pokja/Tim Kecil SIH3 terdiri dari :
- BMKG,
- Dinas ESDM,
- BPLHD Provinsi,
- Dinas Kehutanan Provinsi/BPDAS,
- Dinas Pertanian Provinsi,
- Dinas PU/SDA Provinsi, dan
- B/BWS
Ditetapkan dengan SK Ketua TKPSDA
2.2. Rapat Persiapan
Sebelum pelaksanaan Sidang Komisi atau Sidang Pleno, Sekretariat melakukan Rapat
Persiapan, agar jalannya sidang dan output Sidang sesuai dengan yang direncanakan.
Agenda rapat persiapan sidang dapat dilihat pada Lampiran 1.
Kepala Sekretariat melaksanakan rapat persiapan dengan mengundang pihak yang
berkepentingan antara lain : seluruh anggota sekretariat, penyaji, narasumber/ tenaga
ahli, Ketua/Ketua Harian dan Kepala BBWS/BWS/BPSDA.
Beberapa hal yang dibahas dan disepakati dalam rapat persiapan antara lain :
- Tanggal penyelenggaraan, jam dimulainya dan selesainya.
- Tempat penyelenggaraan sidang.
Disarankan di kantor BAPPEDA atau instansi lain selain BB/BWS atau Dinas yang
membidangi SDA. Selain ruangan untuk pelaksanaan sidang pleno, juga Perlu
disediakan ruangan terpisah sejumlah komisi yang ada. Misal anggota TKPSDA dibagi
dalam 3 komisi maka perlu disediakan 3 ruangan.
6
- Konfirmasi dengan penyaji, narasumber, tenaga ahli, ketua/ketua harian terhadap
kehadiran dan kesiapan materi yang akan disampaikan.
- Kesiapan materi : ringkasan laporan pola, matriks pola, paparan para penyaji, konsep
rumusan pola. Dalam penyiapan materi, sekretariat harus melakukan koordinasi
dengan Bidang/Seksi Perencanaan dan Program. Materi yang akan dibahas sebaiknya
disampaikan kepada anggota TKPSDA WS paling lambat 1 (satu) minggu sebelum
pelaksanaan sidang.
- Kesiapan undangan, distribusi undangan melalui email, fax atau dikirim langsung.
- Konfirmasi kehadiran melalui telpon, sms atau email.
- Materi harus disampaikan 1 minggu sebelum pelaksanaan
- Kesiapan akomodasi dan konsumsi.
Contoh Agenda Kegiatan Lampiran 1
2.3. Materi
Materi yang harus disiapkan antara lain :
1. Juklak Pembahasan dan Rumusan SIH3
2. Paparan kebijakan SIH3 dan matriknya
3. Matriks peran instansi dalam pengelolaan data dan sistem informasi SIH3
4. Permasalahan dan pengelolaan data dan informasi berkaitan SIH3 yang dilaksanakan
oleh Instansi : BMKG, Dinas ESDM, BPLHD Provinsi, Dinas Kehutanan Provinsi/BPDAS,
Dinas Pertanian Provinsi, Dinas PU/SDA Provinsi, dan B/BWS,
5. Rumusan Pengintegrasian SIH3
6. Bahan Pertimbangan Menteri/Gubernur dalam Pengintegrasian SiH3,
Selain materi-materi tersebut, Sekretariat perlu mempersiapakan bahan pendukung :
1. Implementasi SIH3
2. Pengembangan Kelembagaan Pengelolaan Data dan Informasi H3
3. Peningkatan tata laksana pengelolaan data dan informasi H3
4. Pemanfaatan IPTEK pengelolaan data dan informasi H3
5. Pembiayaan pengelolaan data dan informasi
6. Peningkatan peran masyarakat dan dunia usaha dalam pengelolaan data dan SIH3
7
III. PELAKSANAAN SIDANG PEMBAHASAN DAN PERUMUSAN SISTEM
INFORMASI HIDROLOGI, HIDROMETEOROLOGI DAN HIDROLOGI (SIH3)
PADAWILAYAH SUNGAI OLEH TIM KOORDINASI PENGELOLAAN
SUMBER DAYA AIR (TKPSDA)
Sidang pembahasan SIH3 maksimal dilakukan 3 (tiga) kali. Berikut uraian pelaksanaan
sidang pembahasan SIH3.
2.1. Sidang Pertama
Pembukaan oleh MC/Protokol dan dilanjutkan dengan doa.
Pimpinan sidang membuka sidang, menyampaikan agenda sidang
Acara terbagi menjadi dua:
a. Penyampaian materi
b. Pembahasan Sistem Informasi Hidrologi, Hidrometeorologi dan Hidrogeologi
Penyampaian materi dan diskusi :
- Juklak Pembahasan dan Rumusan SIH3 oleh Sekretariat TKPSDA WS …. Atau
Subdit Kelembagaan
- Paparan kebijakan SIH3 dan matriknya oleh Bidang/Seksi di BB/BWS atau Subdit
Hidrologi
- Matriks peran instansi dalam pengelolaan data dan sistem informasi SIH3 oleh
Sekretariat
- Permasalahan dan pengelolaan data dan informasi berkaitan SIH3 yang
dilaksanakan oleh Instansi : BMKG, Dinas ESDM, BPLHD Provinsi, Dinas
Kehutanan Provinsi/BPDAS, Dinas Pertanian Provinsi, Dinas PU/SDA Provinsi, dan
B/BWS oleh masing-masing instansi (atau oleh Pokja/Tim Kecil)
Rumusan Pengintegrasian SIH3 oleh Ketua TKPSDA
Bahan Pertimbangan Menteri/Gubernur Dalam Pengintegrasian SiH3 oleh
Sekretariat
8
2.2. Sidang Kedua
Sidang dibuka oleh pimpinan sidang.
Ketua Sidang menyampaikan hasil sidang 1 dan menanyakan kepada para anggota
apakah masih ada yang perlu diklarifikasi, diperbaiki, dan dikoreksi.
Ketua sidang menyampaikan pentingnya pengintegrasian data dan informasi SIH3.
Ketua memimpin penyusunan matrik peran instansi dalam pengelolaan data dan
sistem informasi SiH3.
Dari matrik tersebut sidang diharapkan dapat menyimpulkan Instansi mana yang
paling kompeten untuk membangun sistem online dan menetapkan sistem informasi
SIH3 melalui satu instansi yang dipilih oleh sidang.
Selanjutnya Ketua menskors sidang untuk dilakukan pembahasan rinci matrik SIH3
pada rapat komisi.
Masing-masing komisi membahas matrik, menyusun rumusan pengintegrasian data
dan informasi SIH3.
Sidang pleno membahas paparan komisi untuk ditanggapi komisi lainnya.
Sidang pleno menyusun rangkuman hasil komisi
Kesimpulan rumusan final hasil sidang 2 dibacakan oleh Ketua/Ketua Harian.
Ketua/Ketua Harian masih memberi kesempatan terakhir untuk klarifikasi masing-
masing komisi diwakili 1 (satu) orang.
Setelah dilakukan tanggapan terhadap klarifikasi dan penyempurnaan terhadap
rumusan sementara, maka Ketua/Ketua Harian mengetok palu bahwa hasil sidang 2
telah dapat disepakati.
Sidang 2 ditutup dengan ucapan terima kasih atas perannya kepada seluruh anggota
TKPSDA WS.
2.3. Sidang Ketiga
(Sidang Paripurna TKPSDA WS/Pengambilan Keputusan)
Sidang paripurna ini intinya memutuskan pengintegrasian data dan informasi SiH3,
sehingga kehadiran anggota agar tidak diwakilkan.
Sidang dibuka oleh Ketua/Ketua Harian TKPSDA WS.
9
Ketua Sidang menyampaikan kronologis seluruh rangkaian sidang/rapat (pleno dan
komisi) yang ke 1 dan ke 2 yang dilaksanakan masing-masing selama 2 (dua) hari.
Ketua sidang menyampaikan pentingnya pengintegrasian data dan informasi SiH3
agar dapat :
- Meningkatkan keakuratan, kebenaran, dan ketepatan waktu penyampaian data
dan informasi H3;
- Menjamin kesinambungan pelayanan data dan informasi H3;
- Menjamin kompatibilitas perangkat pengolahan data dan informasi H3 yang
ada diberbagai instansi pengelola;
- Menjamin keberlanjutan layanan data dan informasi H3 yang didukung
ketersedian sumber daya yang memadai.
Ketua/Ketua Harian memberi kesempatan kepada seluruh anggota untuk
menyampaikan klarifikasi rumusan sementara pengintegrasian data dan informasi
SIH3.
Setelah dilakukan tanggapan terhadap klarifikasi dan penyempurnaan terhadap
rumusan sementara, maka Ketua/Ketua Harian mengetok palu bahwa hasil sidang 3
(sidang paripurna telah dapat disepakati.
Sidang paripurna ditutup dengan ucapan terima kasih atas perannya kepada seluruh
anggota TKPSDA WS. Ketua menyampaikan harapan agar semua anggota dapat
meningkatkan kepedulian terhadap SIH3.
Selanjutnya rumusan ini akan menjadi bahan acuan bagi pengintegrasian SIH3.
2.4. Tindak Lanjut Rumusan dan Rekomendasi TKPSDA WS terhadap
Pengintegrasian Data dan Informasi SIH3
Sebagai tindak lanjut rumusan dan rekomendasi TKPSDA WS terhadap pengintegrasian
data infomasi SIH3 diharapkan TKPSDA WS yang diwakili dari unsur pemerintah dan
unsur non pemerintah dapat mengawal implementasi pengelolaan SIH3 pada WS yang
bersangkutan.
10
VI. BAGAN ALIR SELURUH RANGKAIAN KEGIATAN
Rangkaian kegiatan yang dilaksanaan sampai ditetapkannya pengelolaan SIH3 dapat
dilihat pada Gambar 1. Dengan melihat bagan alir di bawah, rangkaian kegiatan secara
menyeluruh dan keterkaitan antar kegiatan lebih mudah dipahami, sehingga agenda
rapat dan sidang dapat dipenuhi serta hasilnya dapat dicapai secara maksimal.
Diharapkan bagan alir di atas dapat menjadi pegangan sekretariat dan seluruh anggota
TKPSDA dalam pelaksanaan kegiatan pembahasan dan rumusan SIH3, sehingga kegiatan
sidang dapat dicapai secara efisien, efektif dan tepat sasaran.
Ya
Rapat Persiapan
Tanggal Pelaksanaan
Tempat Pelaksanaan
Akomodasi & konsumsi
Undangan & distribusi
Konfirmasi kehadiran undangan
Kesiapan materi
Siap
diselenggara
-kan?
Tidak
Sidang 1:
Sidang Pleno :
Pembukaan MC dan Do’a
Pembukaan sidang oleh Ketua/Ketua Harian TKPSDA
Penyampaian Agenda sidang oleh Subdit Kelembagaan/ Kabid./Kasi. O&P
Penyajian dan Diskusi Panel (Prinsip-prinsip PWS, Ringkasan Pola dan
matriks Pola)
Kesimpulan sementara hasil diskusi
A
* Pembukaan MC dan Doa, Pembukaan sidang oleh Ketua/Ketua Harian * Penyampaian agenda sidang oleh Subdit Kelembagaan /Kep Sekretariat * Panel 1 : Paparan 3 makalah dilanjutkan diskusi/tanya jawab.
Panel 2 : Paparan 4 makalah dilanjutkan diskusi/tanya jawab.
Sidang Komisi, presentasi komisi pada pleno, rumusan hasil sementara * Kesimpulan sementara hasil sidang 1
11
Sidang 2:
Rapat Komisi
Sidang Pleno :
KOMISI KONSERVASI SDA
Membahas Dok. Pola (1,4,5) Membahas Matriks Pola
KOMISI PENDAYAGUNAAN SDA
Membahas Dok. Pola (2,4,5) Membahas Matriks Pola
KOMISI PENGENDALIAN DAYA
RUSAK AIR Membahas Dok. Pola (3,4,5) Membahas Matriks Pola
Presentasi masing-masing komisi, diskusi/tanya jawab
Menyusun rangkuman hasil Komisi 1, 2 dan 3 Menyusun Rekomendasi TKPSDA
Ya
Rapat Persiapan
Tanggal Pelaksanaan
Tempat Pelaksanaan Akomodasi & konsumsi
Undangan & distribusi
Konfirmasi kehadiran undangan Kesiapan materi
Siap
diselenggara-kan?
Tidak
B
A
Sidang Komisi
Sidang 3:
Rumusan oleh
Anggota TKPSDA
Ya
Rapat Persiapan
Tanggal Pelaksanaan
Tempat Pelaksanaan Akomodasi & konsumsi
Undangan & distribusi
Konfirmasi kehadiran undangan Kesiapan materi
Siap
diselenggara-kan?
Tidak
Sidang Pleno Paripurna :
Menyepakati rumusan pola & rekomendasi sbg bahan
Pertimbangan TKPSDA untuk Penetapan POLA
Rumusan Pola dan Rekomendasi
Ditandatangani
Ketua TKPSDA
B
Keterangan Gambar:
Rapat Persiapan
Perlu dilaksanakan setiap akan sidang agar kegiatan sidang terlaksana sesuai rencana.
Sidang Pleno
Sidang diikuti seluruh anggota, hasilnya berupa rumusan sementara atau konsep rekomendasi.
Sidang Pleno Paripurna
Sidang diikuti seluruh anggota, hasilnya berupa kesepakatan, keputusan, rumusan final dan/atau rekomendasi.
Membahas Pengintegrasian
SiH3 dan matriknya
dan matriknya
M
M
Membahas Pengintegrasisan
SiH3 dan matriknya
da
Membahas Pengintegrasia n SiH3 dan
matriknya
Menyepakati rumusan pengintegrasian SiH3 sebagai
bahan acuan bagi instansi pengelola SIH3
Rekomendasi Pengintegrasi SiH3
ditandatangani oleh Ketua TKPSDA
12
Tidak : Penyelenggaraan belum siap sehingga perlu dilaksanakan rapat persiapan lagi.
Ya : Penyelenggaraan siap jadi dapat dilaksanakan sidang pleno.
Sidang 1 Paparan 3 materi dilakukan secara panel, masing-masing materi diberikan alokasi 1 (satu) jam dan diskusi panel dilakukan selama 3 (tiga) jam dan rumusan sementara dialokasikan waktu selama 2 jam (alokasi waktu 1,5 hari). Sidang 2 Pembukaan dilakukan secara pleno, kemudian alokasi waktu yang panjang dilaksanakan melalui rapat komisi, sehingga menghasilkan draft rumusandan rekomendasi SiH3 untuk acuan bagi Instansi untuk pengelolaan SiH3 secara terintegrasi (alokasi waktu 1,5 hari).
Sidang 3 Sidang pleno paripurna ini dilaksanakan dengan maksud pimpinan instansi dapat hadir karena sidang ini akan menyepakati, memutuskan rumusan dan rekomendasi bahan acuanbagiInstansi Terkait dan TKPSDA WS dalam pengelolaan SIH3 secara terpadu.
13
Lampiran 1. Contoh Rekomendasi TKPSDA WS mengenai Rumusan Sistem Informasi
Hidrologi, Hidrometeorologi dan Hidrogeologi (SIH3)
(KOP TKPSDA WS)
REKOMENDASI TIM KOORDINASI PENGELOLAAN SUMBER DAYA AIR (TKPSDA) WILAYAH SUNGAI...........................
TENTANG RUMUSAN SISTEM INFORMASI HIDROLOGI, HIDROMETEOROLOGI, HIDROGEOLOGI (SIH3)
Setelah TKPSDA WS......................melaksanakan serangkaian pembahasan dan diskusi SiH3,
TKPSDA WS merumuskan dan merekomendasikan hal-hal sebagai berikut :
1. Air merupakan kebutuhan mutlak bagi kehidupan semua makhluk. Ketersediaan air
juga menjadi prasyarat bagi kelangsungan peradaban suatu bangsa. Keberadaan air
di bumi dan di atmosfer mengikuti siklus hidrologi yang sangat dinamis.
2. Air yang berada dipermukaan bumi berkaitan dengan hidrologi, sedang yang berada
di atmosfer berkaitan dengan hidrometeorologi sedangkan yang berada dibawah
permukaan bumi berkaitandengan hidrogeologi.
3. Dinamika perubahan kondisi air di atmosfer, pada permukaan dan di dalam bumi
wajib diamati, dicatat, dihimpun, serta diolah menjadi data dan informasi mengenai
kondisi hidrologi, hidrometeorologi, dan hidrogeologi (H3), diarsipkan secara tertib
dan sistematis, serta diintegrasikan dengan pengelolaan jaringan data spasial
nasional.
4. Data dan informasi H3 yang akurat, benar, berkesinambungan, dan tepat waktu
menjadi faktor yang sangat menentukan terselenggaranya pengelolaan sumber daya
air yang optimal.
5. Melalui Tim Koordinasi Pengelolaan Sumber Daya Air Wilayah Sungai (TKPSDA WS)
diharapkan agar pengelolaan data dan informasi H3 dapat :
III. Ditingkatkan keakuratan, kebenaran, dan ketepatan waktu penyampaian data dan
informasi H3;
IV. Dijamin kesinambungan pelayanan data dan informasi H3;
V. Dijamin kompatibilitas perangkat pengolahan data dan informasi H3 yang ada
diberbagai instansi pengelola;
VI. Dijamin keberlanjutan layanan data dan informasi H3 yang didukung ketersedian
sumber daya yang memadai.
6. Pengintegrasian SiH3 tertuang dalam matrik terlampir, meliputi implementasi dari 5
kebijakan sebagai berikut :
1) Kebijakan Pengembangan Kelembagaan;
2) Kebijakan Peningkatan Tata laksana
3) Kebijakan Pemanfaatan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi
14
4) Kebijakan Pembiayaan dan
5) Kebijakan Peran Masyarakat dan Dunia Usaha.
Demikian rekomendasi TKPSDA WS .......................untuk menjadi bahan pertimbangan pihak
berwenang dalam pengintegrasian pengelolaan SiH3 dan selanjutnya rekomendasi ini
merupakan arahan yang mengikat bagi semua pemilik kepentingan.
Tempat dan Tanggal ditetapkan :
TKPSDA WS.............................................
Ketua
(........................................................)
15
Lampiran 2. Contoh Agenda Rapat Persiapan
JADWAL RAPAT PERSIAPAN SIDANG TKPSDA WS
Hari Tanggal
Pukul
Kegiatan
Pemimpin
Rapat
Narasumber
Pembukaan dan penyampaian pokok bahasan rapat
Kepala Sekretariat/wakil
……
Cek Persiapan Sidang Pertama
Agenda Sidang
Tempat penyelenggaraan
Undangan
Daftar Undangan
Alamat Yg Diundang
Peralatan (Laptop. Infocus, layar, pointers, recorders secukupnya)
Pembiayaan Sidang dll
Konfirmasi Kehadiran Ketua/Ketua Harian
Notulis
Tim Perumus
Kepala Sekretariat/wakil
…….
Metodologi Pelaksanaan
Sidang Pleno sesi1
Sidang Komisi sesi 1
Sidang komisi sesi 2
Sidang Pleno sesi 2
Kepala Sekretariat/wakil
……
Finalisasi Jadwal Sidang
Pertama Kepala Sekretariat/wakil
……
Kesimpulan & Penutupan Kepala Sekretariat/wakil
Catatan: rapat persiapan dihadiri oleh anggota sekretariat dan dipimpin oleh ketua/wakil
ketua sekretariat. Narasumber diundang haya apabila dianggap perlu.
16
Lampiran 3. Contoh Agenda Sidang Pertama
JADWAL SIDANG PERTAMA TKPSDA WS ….
Sidang
Pukul
Kegiatan
Pemimpin
Rapat
Narasumber
Sekretariat TKPSDA WS
Hari Pertama
Pleno
11.00-13.00 Pendaftaran Peserta
13.00-13.30 Pembukaan dan sambutan
MC/Protokol
13.30-15.00 Juklak pembahasan SIH3 dan Diskusi/Tanya Jawab
Sekretariat TKPSDA
15.00-16.30 Kebijakan Pengelolaan SIH3 dan Matriknya dan Diskusi/Tanya Jawab
Subdit Hidrologi
15.15-15.30 Coffe/Tea Break (disajikan)
16.30-18.00 Draft Matriks peran instansi dalam pengelolaan data dan SIH3 dan Diskusi/Tanya Jawab
Sekretariat TKPSDA
18.00-19.30 ISHOMA
19.30-22.00 Paparan Pengelolaan SIH3 di masing-masing instansi dan Diskusi/Tanya Jawab
Masing-masing Instansi
22.00 ISTIRAHAT
Hari Kedua
Komisi 08.00-09.30 Sidang Komisi I, II, III Membahas matriks SIH3
Ketua/Wk Ketua Komisi
09.30-10.30 Pleno Paparan masing2 komisi
Ketua/ Ketua Harian
Coffe/Tea Break Disajikan
Diskusi Ketua/ Ketua Harian
Kesimpulan, rumusan sementara & penutupan
Ketua/ Ketua Harian
17
Lampiran 4 : Contoh Agenda Sidang Kedua
JADWAL SIDANG KEDUA TKPSDA WS ….
Sidang
Pukul
Kegiatan
Pemimpin
Rapat
Narasumber
Sekretariat TKPSDA WS
Hari Pertama
Pleno
11.00-13.00 Pendaftaran Peserta Z
13.00-13.30 Pembukaan dan Sambutan
Ketua/Ketua Harian
MC/Protokol
13.30-14.30 Penyampaian Hasil Sidang 1
Ketua/Ketua Harian
Komisi
14.30-15.15 Sidang Komisi I, II, III Membahas rumusan matrik SIH3 dan draft rekomendasi TKPSDA
Ketua/Wk Ketua Komisi
Ketua/Wk Ketua Komisi
15.15-15.30 Coffe Break
15.30-18.00 Sidang Komisi I, II, III Membahas rumusan matrik SIH3 dan draft rekomendasi TKPSDA
Ketua/Wk Ketua Komisi
18.00-19.30 ISHOMA
19.30-21.00 Lanjutan Sidang Komisi I, II, III Membahas rumusan matrik SIH3 dan draft rekomendasi TKPSDA
Ketua/Wk Ketua Komisi
21.00 ISTIRAHAT
Hari Kedua
Pleno
08.00-09.00 Paparan masing2 komisi @ 20 menit
Ketua/Ketua Harian
09.00-11.00 Diskusi Ketua/Ketua Harian
Coffe/Tea Break
11.00-11.30 Rangkuman rumusan final rancangan pola dan matriks pola PSDA
Ketua/Ketua Harian
11.30-12.00 Kesimpulan, rumusan sementara/final SiH3& penutupan
Ketua/Ketua Harian
18
Lampiran 5. Contoh Agenda Sidang Ketiga
JADWAL SIDANG KETIGA (SIDANG PARIPURNA) TKPSDA WS
Hari Tanggal
Pukul Kegiatan Pemimpin
Rapat Narasumber
Sekretariat TKPSDA WS
08.00-09.00 Pendaftaran Peserta Z
Pembukaan MC/Protokol
09.00-09.30 Pembukaan dan Sambutan
Ketua/Ketua Harian
09.30-10.15 Penjelasan Ketua Tentang Hasil Rumusan SIH3
Ketua/Ketua Harian
…… ……
10.15-10.30 Coffe/Tea Break
10.30-11.30 Klarifikasi tentang rekomendasi oleh para anggota TKPSDA WS. Menyepakati rekomendasi tsb
Ketua/Ketua Harian
…… ……
11.30-13.00 Ramah-tamah ……
Catatan :
1. Jadwal di atas merupakan contoh, pengaturan waktu dan lamanya sidang tergantung
kondisi dan ketersediaan dukungan dana di TKPSDA WS masing-masing.
2. Pada saat pelaksanaan sidang, selalu ada anggota sekretariat yang bertugas menjadi
asrot (asisten sorot) dan notulen. Sehingga minimal ada 2 laptop yang disiapkan