Petit-déjeuner : Mieux gérer le départ des collaborateurs à Paris le 8 Septembre 2011
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Mieux gérer le départ des collaborateurs
Petit déjeunerJeudi 8 septembre 2011
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Sommaire
1. Introduction
2. Dispositions légales
3. Le préavis
4. Le départ
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1 Introduction
¦ Présentation Responsable de BU dans une SSII Chargé de missions d’organisation au sein de la société
¦ Contexte Catégorie de sociétés avec un turn over important Populations différentes, modes de fonctionnement variés:
commerciaux, consultants, administratif Beaucoup de données client Des clients et des prospects difficile à conquérir Des partenariats stratégiques Les offres et produits de demain à protéger
¦ Comment faire en sorte que l’entreprise ne perde pas de son histoire lors de départs de salariés?
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2.1 Les dispositions légales:la classification des données
¦ Classification selon trois niveaux basiques: Public Interne Confidentiel client
¦ Tous les documents mentionnent ce niveau de classification
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2.2 Les dispositions légales:le contrat de travail
¦ Une clause de secret professionnel et d’obligation de confidentialité
¦ Une clause de non concurrence bornée dans le temps et rémunérée
¦ Une clause de restitution des documents et matériel avec l’interdiction d’en conserver de copie
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2.3 Les dispositions légales:la charte d’utilisation des SI
¦ Article mentionnant la possibilité de recourir à des mesures pratiques pour établir la faute du salarié (envoi d’informations confidentielles client par messagerie électronique par exemple)
¦ Article décrivant le piratage informatique et notamment la suppression ou la modification intentionnelle de données
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2.4 Les dispositions légales:le travail collaboratif
¦ L’ensemble des documents client ou interne (CR réunion, propositions commerciales, livrables, …) sont stockés de manière nominale sur des outils de travail collaboratif accessible à partir d’une simple connexion internet
¦ Il n’est pas possible de les supprimer
¦ Les espaces de travail sont partagés au sein des équipes qui sont élargies au client
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3 Le préavis:la synchronisation des données
¦ Le jour du déclenchement de la procédure de départ (démission, licenciement) une synchronisation des données est effectuée manuellement par l’IT interne
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4.1 Le départ:la gestion de la messagerie électronique
¦ Le contenu de la BAL est archivée selon une durée variable en cas de recours client
¦ La BAL est supprimée et un alias est ajouté sur une BAL générique mentionnant (message d’absence) le départ de la société et invitant l’interlocuteur à contacter l’accueil de la société
¦ Un accord écrit est trouvé avec le salarié selon la position pour transférer les nouveaux messages vers le successeur pour une courte période.
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4.2 Le départ:la restitution du matériel
¦ Au moment du solde de tout compte, récupération du matériel (ordinateur, mobile, …)
¦ Synchronisation des données de l’ordinateur puis remasterisation pour réaffectation
¦ Suppression du message d’accueil du/des téléphones, suppression des renvois, arrêt du mobile puis ajout dans le stock de lignes (réaffectation en FIFO pour éviter que le numéro ne soit réaffecté rapidement)
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