Pernod-Ricard - Les Embiez dans L'Evénementiel

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Surface approx. (cm²) : 2847

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AUDITOIRE1117662300504/GST/OTO/3

Eléments de recherche : Toutes citations : - AUDITOIRE : agence communication évenementielle - CYRIL GIORGINI : président de l'agenceAuditoire

f J le m a g a z i n e de la commun ica t i on par l 'événement

EVENEMENTIEL

LES JO 2012 :à vos marques, prêts ?

'AUTRES LIEUX :Originaux, insolites,atypiques...

PERNOD RICARD :convention annuelle

GRAND ANGLE P 8

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Pernod Ricard a réuni IBA managers de ses marques et de ASA sociétés dedistribution, Mir l'île deA Embiez, propriété de la famille Ricard, pour leurconvention annuelle. Un événement hors norme, rassemblant près de millepersonnes durant 4 jours et nécessitant une logistique d'envergure.Un rassemblement unique, ponctué par une plénière orchestrée par Auditoire,une soirée de remise de prix produite par Marcadé, des réunions fonctionnelles,bilatérales et des rencontres informelles... ayant pour dénominateur commun,la célébration de la culture du groupe. par Pascale Bozi l ler

@FANT 22O°de circonférence,350 m'de surface, 5 rn de haut,74 m de base avec des parisinclinés Ce sont les dimen

sions de l'écran installe dans le cha-piteau (900 m") érigé sur l'île desEmbiez (propriété de la familleRicard) a l'occasion de la conventionannuelle Peinod Ricard intituléeLes Embiez 2012 Un événementd'envergure réunissant près dei DOO participants - managers des

societés de marques et de distnhution du groupe issus de 70 pays - quiest le rendez vous annuel interne(cela depuis plus de deux décen-nies) du groupe Pernod Ricard (Cfinterview d'Olivier Cavil) La mamfestation, qui s'est déroulée du 16au 19 avril, s'articulait autour deplusieurs temps forts (Cf encadre)parmi lesquels une plénière autourde l'identité Proudof mybrand(s)(fiere de la marque Pernod Ricard

CONVENTION LES EMBIEZ• I DOO participants de 70 pays• 30 agences• 1100 reunions bilatérales• BD réunions transversales• 1 î DOO repas servis• 7 structures * 37 stands• 6 bars éphémères• 55 films produits• 100 semi-remorques de matériel

Auditoire a orchestre plusieurs temps forts de la convention dont la plénière

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La soirée de remise des Awards récompensait les Best P Factices

et frere des marques du groupe)En charge de l'organisation de cetteoperation. l'agence Auditoire a realise le dispositif scenographiqueautour dc l'écran a 220° « NOUAdevions construire une scenographieqw traduire et valorise l'identit? de l'événement, expliqueAntoine Coquet, directeur conseilet manager du pole corporate chezAuditoire Le concept de l'écran a220 'faisant le tour de la salle reposaitMir l'idée de mettre lei* collaborateurs au cœur des marques, deISA immerger, de tej, faire entrerdans cet univers pour renforcer lafierté d'appartenance Unsentnnentque nous avons également soutenua travers la creation d'un plafondartificiel en toile tendue de 20 rn dediamètre, dessinant le logo de Peinod Ricard (changement de couleuren fonction des univers demarques) » Au total 4 h d'imagesdiffusées pour illustrer les contenusct les propos des différents intervenants de laplemere (une premierepartie sur le groupe et une secondesur les marques et les marches)« Sur les 52 intervenants, 10 seulement étaient bases en Franceexpose Antoine Coquet Nous avonstravaillé par conférences à distance,afin de trouver un équilibre et unecohérence entre l'identité propre achaque marque et celle du groupepour rédiger un contenu global

Apparition surprise du groupe Earth Wind and Fire La marque a profité de I occasion pour célébrer ses 80 ans

L'agence Marcadé avait la charge de I organisation de la soirée des Awards

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et développer lea outils de com-munication IRS plus pertinente. »Une plénière qui a été diffusée endirect sur la chaîne du groupe aux18000 collaborateurs à travers lemonde. Aux commandes de là direc-tion et la production technique,Kick Off Event qui accompagne Per-nod Ricard sur cette conventionpour la V année consécutive. « Notrechallenge ej>t d'accueillir IBA agencesen charge du contenu sur ISA diffé-rente lieux aménagée à cette occa-sion, etde IBA reconfigurer en fonc-tion des événements quis'y patient,présente Arnaud Dnon, le directeurassocié de Kick Off Event. Parexemple, l'espace Pernod-Ricard estun chapiteau de 60x35 m 1ul

accueille une plénière de mille par-ticipante le lundi matin - avantd'être transformé pour accueillir lasoirée Havana Club (signée agenceBloriAtein). NOUA avonA monté en 5h un décor de 13 tonnes représen-tant une rue de La Havane. Notreméthodologie de travail, proche decelle d'un cabinet d'architecture,consiste à modéliser en ̂ D IBA dif-férentes scénographies pour vali-der avec IBA agences la faisabilitétechnique de leurs propositions.Notre valeur ajoutée en tant qu'en-semblier technique est alors demutuali&er les moyens et d'optimi-ser les coûts pour que la créativitépuisse s'exprimer. » Kick off Eventa ainsi installe la structure destinéeà accueillir l'exposition Best Prac-tices (meilleures pratiques) réali-sée par Auditoire, et celles desti-nées à accueil l i r les léunionsbilatérales, fonctionnelles et -»

LES PRESTATIONSProduction: Kick off EventSon - éclairage : NoveltyVidéo:PiOneetUtramÉlectrogène :AggrekoStructures: Laval Fanni OrganisationMobilier fonction MeubleDécoration: L'Atelier des Décors etLaval Fanni OrganisationCatering: Little Big CateringSécurité: SDB TeamÉchafaudages:WashLogistique (transports, hôtels,restauration) : Save the Date Agency

Le chapiteau, après avoir accueilli la plénière le matin, est transformé pour la soirée

lin décor de 13 tonnes représentant une rue de La Havane

UNE LOGISTIQUE CONSÉQUENTE

L'une des animations de la soirée

C'est l'agence Save the Date Agency qui, pour la 4'année consécutive, a assuré la logistique des milleparticipants à la convention. Un budget quis'articulait autour de plusieurs prestations.En premier lieu, la création, en amont del'événement, d'un site d'inscription en ligne,intégré sur l'intranet Pernod Ricard. En secondlieu, assurer l 'accueil des congressistes et leurstransferts, depuis leur arrivée à l'aéroport deMarseille. L'agence a aussi l'hébergement surquatre sites différents (deux sur des îles et deuxrésidences hôtelières sur le continent, voir ci-dessous). « Loger près deiooo personnesprincipalement en partage d'appartements est unexercice qui nécessite une grande rigueur dansrétablissement des rooming listes, et un vrai suivipour être sûr des mises en place des appartements(nombre de lits, répartition dans lesappartements) », explique Jerôme Berger,directeur de Save the Date Agency qui, encollaboration avec la SA Paul Ricard, a également

conduit l'ensemble des liaisons maritimes durantla durée du congrès.« Dans cet environnement maritime, il nous fautêtre particulièrement attentifs à l'évolution desconditions météorologiques, de façon à pouvoiranticiperiez interruptions des liaisons maritimes,expose Jérôme Berger Ce fut Ie cas, cette année,avec l'interruption à deux reprises d'une desliaisons directes vers l'une des résidenceshôtelières situées sur le continent.Immédiatement, nous avons activé notre Plan B,avec un transfert terrestre depuis l'autre port ducontinent. » Afin d'optimiser les déplacements descongressistes, l'agence avait créé un site mobiledédié aux horaires des ferries, avec indication destemps d'attente. Au cahier des charges, laconception des divers documents d'information(pocket agenda, plan d'accès des différents sites,etc.) et l'accueil sur les différents sites(mobilisation de 25 personnes) pour apporter unservice sur mesure aux congressistes.

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transversales avec la mibbionde reconfigurer les sa les en fonclion des besoins Ou encore le bus]ness center et les bars éphémèresdes marques (dont la réalisation etI animation étaient gérées parchaque marque) L evenement anécessite une logistique d envergure La problématique était d inteqrer le paAAaqe par bateau de400 mouven er TA dc vehicules, dontloa Aemi remorques en pluJs deceux neceAAairet, a la vw de I de preoise Arnaud Drion Ilj>e paAJ>e unrnoiA entre la premiere et la dermere traversee > Enfin la soireede remise dcb Awaids rccompensant les Best Practices qui s esttenue soub lt chapiteau d ete anouveau I occasion d affirmer I ap

partenance au groupe C estI agence Marcade qui en avait lacharge Le diner était ponctue parla diffuMon deAequenceA depubliLite realiÂeeA par leJs filiales quidevaient donner leur interprétatwn du thème Proud of HA en faiAant intervenir leurj, collaborateurA expose François Marcadedirecteur de I agence eponyme quiavait aussi organise un karaokégeant avec diffusion d images surI ecran d 220 Le clou dc la soiretfut I apparition surprise sur scene(au courb du karaoké) du groupeEarth Wind and Fire 25 minutesdc titres planetaircb f unk qui ontparticipe a I elan de convivialitéet a la culture propres i PernodRicard •

Plusieurs reunions bilatérales et fonctionnelles étaient au programme de la convention

LES TEMPS FORTS• La pleniere (16 avril) agence Auditoire• Exposition des Best Practises (meilleures pratiques) agence Auditoire• Dîner et soiree Havana Club (16 avril) agence Blonstem (Londres)• Diner et soiree remise de prix (17 avril) agence Marcade• Reunions bilatérales / reunions fonctionnelles• Rencontres informelles au sem des bars gères par (es marques

(Chivas Bar MMPJ Club Absolut Bar Jameson Club Pernod Bar)

OLIVIER CAVIL;DIRECTEUR OE LA COMMUNICATION DU GROUPE PERNOD RICARD

FIER DE LR MflRQUE PERNOD RICRRD

Quels sont les enjeuxde la conventionannuelle PernodRicard aux Embiez 'Olivier Cavil PernodRicard est constituée dedeux entités les societes de marques (six) qui

assurent I élaboration des produitset la strategie globale et les societesde distribution (soixante dix) quieommercialiberit lis produits etdéveloppent localement la strategie globale sur leur b marches locauxDepuis 23 ans le groupe réunit lesmanagers dc ces deux branches luxEmbiez une ile au large de Toulonpour discuter dcs plans rn irkelinget commercial sur chacun des marcnes pour I mnee fiscale Aretobjectlf strategique s ajoute un autreenjeu histonque h celebiationdela culture Pernod Ricard Et quelmeilleur endroit que les Embiezune ile appartenant a la familleRicard La culture de not] e gl ouperepose sur un tript>que lespritentrepreneunal la confiancemutuelleetlesensdel ethique Cestrois valeurs prennent tout leursens au regard du contexte danslequel elles s expriment une orgamsation unique la décentralisation avec les decisions prises auplus pres du terrain et une attitudela convivialité que chaqi e collabo

rateur est invite a partagei aechanger dans un schema de relationshiérarchiques simples et directesC est un ïeel a\ int lge compétitifcette culture joue le rôle de cimententie chaque filiale et nos 18000collaborateurs qui s expriment dansun contexte de convivial tc Un seulchiffre 95 %(*)d entre eux se disentflers d appartenir au groupe

Continent avez vous célèbre laculture Pernod Ricard cetteannee 'Atravers un nombre plus importantde mamfest itions qui fa\ oi isent lesrencontres Les trois jours de convenlion ont ete rythmes pa une piemere des reunions bilaterales (1500 entre lesmarques et les distrib»leurs) des reunions fonctionntllet, dts forumsdes espaces d échangesdes soirees tt dcb leucontres informelle» ausem des bars éphémères aménagespar les marques Maîs aussi lesreunions fonctionnelles autour desneuf fonctions dts ct la Be bt Pi actice Exhibition qui célèbre lesmeilleures pratiques dugroupe Deuxoperations que nous avons formahsees il y a deux ans lorsque nousavons fait évoluer la population de[evenement Tous les cadres cles du

groupe départements commercialmarketing logistique RH financecommunication corporate sontdesoimais invites a participe! a laconvention portant le nombre de participants de 550 a pres de i ooo

Quels messages fortssouhaitiez vous taire passerlors de la pleniere ?Mobiliser lensemble des collabolateurs cultiver I appartenance augroupe et demontrei la forte de larelation marque marche au cœurde notre organisation deeentralisee Ces messages nous les avonsdif fuses lois de la plenieieconstruite autour de I identité Proud

of my Brand(s) fieiede la marque PernodRicard et fiei e de nosmarques Une thematique qui s inscrivaitdans la continuité dcnotre projet d entreprise Agility (2009

aon) lequel portait sur les fondamentaux du groupe et plaçait lescollaborateurs et les marques aucent) e du projet Elle a ainsi guidenoti e travail dans la production dtscontenus la preparation des discours et la conception de la miseen scene Dans cc contexte ja iamsisouhaite une mise en scene immersive L idée était de creer un cocon

DEMONTRERLH FORCEDE LH RELHT10NMHROOE-MHRCHÉ

bulle pour que les participants sesentent soudes les uns aux autresau sein d un même groupe Celas est traduit par une scenogi aphieautoui d un ecran a 220° (74 rn delong) qui partait d un cas d ecolelors dune convention Chivas aIstanbul Lagence Auditoire dontjc tiens a saluer le travail est parvenue a real] ser un dispositif simila re a plus grande échelle et avecdes moyens raisonnables

Que représente en termes debudget la convention auxEmbiez ? Ce budget a t il évoluecette annee •"15 a 20 °o du budget de commumcalion annuel du groupe dont une partie (hebergement restauration )csti efacturee aux filiales Cestunbudgetqui rang mnteenaoudelordrede4% unehausseimputableausurcout dè prestations techniques Maîsde façon generale nous restons dansh même foui chette de budget Nousveillons a organise! la conventionpouruncoutraisonnable menu, bi onne trovaillepassurl arbitrage fmancier de I evenement Les Embiez restant le temps fort de partage entreles collaborateurs et de communionavec les racines du groupe

(*) Etude I Say u-ali&ee par I institut

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