PEREKAYASAAN NAMA JABATAN: BADAN …rr.mpc.gov.my/data/lic-profile-2013-10-31-10-42-05.pdf ·...
Transcript of PEREKAYASAAN NAMA JABATAN: BADAN …rr.mpc.gov.my/data/lic-profile-2013-10-31-10-42-05.pdf ·...
PEREKAYASAAN
NAMA JABATAN: BADAN KAWALSELIA AIR JOHOR(BAKAJ)
NAMA LESEN: LESEN ABSTRAKSI AIR MENTAH
Pendaftaran Projek : LESEN ABSTRAKSI AIR MENTAH
Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan
Permohonan pengambilan air mentah mengambil masa selama 14 hari merangkumi proses permohonan, semakan dokumen, lawatan tapak, ulasan jurutera, ulasan pengarah dan pengeluaran surat kebenaran.
Mempercepatkan tempoh kelulusan Mengurangkan kos yang ditanggung pemohon Mengurangkan kos jabatan.
Sasaran Projek Skop Projek
• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan
• Faedah Kewangan : Mengurangkan kos pematuhan
• Bilangan hari : 14 kepada 4 hari
Proses: Permohonan Lesen Air Mentah Mula: Terima permohonan Tamat: Pemohon terima Lesen Pengambilan Air Mentah Dalam Skop : BAKAJ Luar Skop : Pejabat Tanah/ Pejabat Hutan /Perbadanan Taman Negara.
Carta Perbatuan Ahli Pasukan (Nombor Telefon dan E-mail)
Fasa Mula Tamat Champion: Tuan Haji Abdul Rashid Bin A. Rahman
Penubuhan Pasukan 18 Jun 21 Jun Ketua Projek: En. Md Badarudin Bin Jamal
Inventori Lesen 18 Jun 21 Jun Penolong Projek : Mohd Fauzi Bin Said Ramli
Perekayasaan (BPR) 18 Jun 21 Jun Ahli: 1. Nurul Faizin Binti Mohd Ali
Analisa Data 18 Jun 21 Jun 2. Saiful Iqbal Bin Rosli
Cadangan Penyelesaian 18 Jun 21 Jun 3. Asrul Hisyam Bin Hashim
Profil Projek
PROSES ‘AS IS’
LESEN ABSTRAKSI AIR MENTAH
Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Abstraksi Air Mentah
Pelaksana Aktiviti
PEMOHON
(SYARIKAT)
TEKNIKAL
JURUTERA
PENGARAH
KEWANGAN
PENTADBIRAN
1. Pemohon Menhantar Borang
Permohonan
2.Menyemak kelengkapan
borang MP : 5 m
3. Teima Bayaran Permohonan & Keluarkan Resit
Kepada Pemohon MP : 5 m
4. Buka fail Syarikat & simpan salinan resit (daftar
dlm Pangkalan Data) MP: 10 m
5. Dapatkan resit asal
6. Minitkan Surat
Permohonan MP : 5 m
7. Analisi Data & Penetapan
Lawatan Tapak MP : 10 m
8. Lawatan Tapak
MP: 60 m
10. Ulasan Laporan
MP: 60 m
11. Semak Laporan MP:60 m
9. Penyediaan Laporan
Lawatan Tapak MP : 60 m
A
MM: 5 m
MM: 5 m MM: 5 m
MM: 5 m
MM: 5 m
MM : 480 m
MM: 2,400 m
MM : 480 m
MM: 60 m
MM: 480 m
MM: 5 m
Pelaksana Aktiviti
PEMOHON
(SYARIKAT)
TEKNIKAL
JURUTERA
PENGARAH
KEWANGAN
PENTADBIRAN
12. Penyediaan Surat Kelulusan
Bersyarat MP : 30 m
13. T/tgn Surat
Kelulusan MP : 2 m
14.Hantar Surat Kelulusan dan Rekodkan dan
Menyediakan Lesen MP : 30 m
15 (a). Terima Surat & Akujanji
16. Bayar Fi, Lesen & Deposit
17.Terima Bayaran & Keluarkan Resit & serahkan
Lesen Kpd Pemohon MP : 5 m
15 (b). Menerima Lesen & Sediakan Resit
Bayaran MP: 5 m
18.
Terima
Resit
Bayaran
dan Lesen
19. Failkan (utk
tujuan rekod) dlm fail Syarikat
berkenaan MP : 2 m
MM : 2 m
MM : 480 m
MM : 1,440 m
MM : 2 m
MM : 5 m
Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Abstraksi Air Mentah
A
BIL ACTIVITIES
CUSTOMER VALUE ADDED (CVA)
CUSTOMER NON VALUE
ADDED
MASA
PROSES (MP)
MASA
MENUNGGU (MM)
BVA NVA
1. Pemohon Menghantar Borang Permohonan
/ 0 0
2. Menyemak Kelengkapan Borang / 5 0
3. Terima Bayaran & Pengeluaran Resit / 5 5
4. Pulang Resit Asal Kepada Pemohom / 5 5
5. Buka Fail, Masukan Dlm Pengkalan Data & Simpan Salinan Resit.
/ 10 10
6. Minitkan Borang Permohonan / 5 480
7. Analisis Data & Tetapkan Lawatan Tapak / 10 2,400
8. Lawatan Tapak / 60 480
9. Penyediaan Laporan Lawatan Tapak / 60 5
10. Ulasan Laporan Oleh Jurutera / 60 60
11. Pengarah Menyemak Laporan / 60 480
12. Penyediaan Surat Kelulusan Mesyuarat / 30 2
13. Tandatangan Surat Kelulusan / 2 480
Value Analysis of Process (1/2)
BIL ACTIVITIES
CUSTOMER VALUE ADDED (CVA)
CUSTOMER NON VALUE
ADDED
MASA
PROSES (MP)
MASA
MENUNGGU (MM)
BVA NVA
14. Hantar Surat Kelulusan & Menyediakan Lesen
/ 30 1,440
15 (a).
Pemohon Menerima Surat & Akujanji. / 0 0
15 (b).
Kewangan Terima Lesen & Sediakan Resit Bayaran.
/ 5 2
16. Pemohon Membayar Fi, Lesen & Deposit / 0 0
17. Terima Bayaran, Mengeluaran Resit & Menyerahkan Lesen Kpd Pemohon.
/ 5 0
18. Pemohon Menerima Lesen / 0 0
19. Masukan Dalam Fail Bagi Tujuan Rekod. / 2 5
Jumlah 364 5854
Value Analysis of Process (1/2)
Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Abstraksi Air Mentah
Pelaksana Aktiviti
PEMOHON
(SYARIKAT)
TEKNIKAL
JURUTERA
PENGARAH
KEWANGAN
PENTADBIRAN
1. Pemohon Menhantar Borang
Permohonan
2.Menyemak kelengkapan
borang MP : 5 m
3. Teima Bayaran Permohonan & Keluarkan Resit
Kepada Pemohon MP : 5 m
4. Buka fail Syarikat & simpan salinan resit (daftar
dlm Pangkalan Data) MP: 10 m
5. Dapatkan resit asal
6. Minitkan Surat
Permohonan MP : 5 m
7. Analisi Data & Penetapan
Lawatan Tapak MP : 10 m
8. Lawatan Tapak
MP: 60 m
10. Ulasan Laporan
MP: 60 m
11. Semak Laporan MP:60 m
9. Penyediaan Laporan
Lawatan Tapak MP : 60 m
A
MM: 5 m
MM: 5 m MM: 5 m
MM: 5 m
MM: 5 m
MM : 480 m MM:
2,400 m
MM : 480 m
MM: 60 m
MM: 480 m
MM: 5 m
1.Menggabungkan 2 borang AP01 & AP01_Intake. 2.Pemohon dpt memuat turun borang secara spesifik melalui link dr laman sesawang BAKAJ 3.Sediakan dan nyatakan syarat-syarat penghantaran borang permohonan
1. Pemohon datang membayar wang proses dan menetapkan tarikh lawatan tapak.
Pelaksana Aktiviti
PEMOHON
(SYARIKAT)
TEKNIKAL
JURUTERA
PENGARAH
KEWANGAN
PENTADBIRAN
12. Penyediaan Surat Kelulusan
Bersyarat MP : 30 m
13. T/tgn Surat Kelulusan MP : 2 m
14.Hantar Surat Kelulusan dan Rekodkan dan Menyediakan Lesen
MP : 30 m
15 (a). Terima Surat &
Akujanji
16. Bayar Fi, Lesen
& Deposit
17.Terima Bayaran & Keluarkan Resit &
Menyerahan Lesen Kpd Pemohon MP : 5 m
15 (b). Menerima Lesen & Sediakan
Resit Bayaran MP: 5 m
18.
Terima
Resit
Bayaran
dan Lesen
19. Failkan (utk
tujuan rekod) dlm fail Syarikat
berkenaan MP : 2 m
MM : 2 m
MM : 480 m
MM : 1,440 m
MM : 2 m
MM : 5 m
Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Abstraksi Air Mentah
A
Memberi Maklumbalas permohonan secara online
PROSES ‘TO BE’
LESEN ABSTRAKSI AIR MENTAH
Proses Kerja Semasa (Cadangan Penambahbaikan) Lesen Abstraksi Air Mentah
Pelaksana Aktiviti
PEMOHON
(SYARIKAT)
TEKNIKAL
JURUTERA
PENGARAH
KEWANGAN
PENTADBIRAN
1. Pemohon Menhantar Borang
Secara Online
2. Teima Bayaran daripada Permohonan seteleh 3 hari Permohonan Secara
Online dilakukan dan menetapkan tarikh lawatan tapak
MP : 5 m
3 (b). Buka fail Syarikat & simpan salinan resit (daftar dlm Pangkalan Data)
MP: 5 m
3 (a). Dapatkan resit
asal
4. Terima Fail &
Lawatan Tapak
MP : 60 m
5. Penyediaan
Laporan MP: 60 m
6. Ulasan
Laporan MP:60 m
7. Semak
Laporan MP : 60
m
8. Penyediaan
Surat Kelulusan Bersyarat
MP : 30 m
A
MM: 5 m
MM: 2 m
MM: 480 m
MM: 60 m
MM: 480 m
MM: 2 m
MM: 5 m
Pelaksana Aktiviti
PEMOHON
(SYARIKAT)
TEKNIKAL
JURUTERA
PENGARAH
KEWANGAN
PENTADBIRAN
8. Penyediaan
Surat Kelulusan Bersyarat
MP : 30 m
9. Tandatangan
Surat Kelulusan MP : 2 m
10. Memberi Maklumbalas
Kelulusan Secara Online dan Rekodkan serta Menyediakan Lesen
MP : 30 m
11 (a). Memuat Turun Surat Kelulusan Secara Online
12. Bayar Fi, Lesen
& Deposit
13. Terima Bayaran
& Keluarkan Resit &
Menyerahan Lesen Kpd Pemohon MP : 5 m
11 (b). Menerima
Lesen & Sediakan Resit
Bayaran MP: 5 m
14.
Terima
Resit
Bayaran
dan Lesen
15. Failkan (utk
tujuan rekod) dlm fail Syarikat
berkenaan MP : 2 m
MM : 2 m
MM : 480 m MM : 2 m
MM : 5 m
Proses Kerja Semasa (Cadangan Penambahbaikan) Lesen Abstraksi Air Mentah
A
BIL ACTIVITIES
CUSTOMER VALUE ADDED (CVA)
CUSTOMER NON VALUE
ADDED
MASA
PROSES (MP)
MASA
MENUNGGU (MM)
BVA NVA
1. Pemohon Menghantar Borang Permohonan Secara Online
/ 0 0
2. Terima Bayaran, Keluarkan Resit dan Tetapkan Tarikh Lawatan Tapak.
/ 5 5
3 (a). Pulang Resit Asal Kepada Pemohon / 0 0
3 (b). Buka Fail, Masukan Dlm Pengkalan Data & Simpan Salinan Resit.
/ 5 2
4. Terima Fail & Lawatan Tapak / 60 480
5. Penyediaan Laporan / 60 5
6. Ulasan Laporan Oleh Jurutera / 60 60
7. Pengarah Menyemak Laporan (kelulusan awal) / 60 480
8. Penyediaan Surat Kelulusan Bersyarat / 30 2
9. Tandatangan Surat Kelulusan / 2 480
10. Memberi Maklumbalas Secara Online, Rekodkan Dalam Fail & Menyediakan Lesen.
/ 30 2
11 (a). Muat Turun Surat Kelulusan Secara Online. / 0 0
11 (b). Kerani Kewangan Menerima Lesen & Menyediakan Resit Bayaran
/ 5 2
Value Analysis of Process (1/2)
BIL ACTIVITIES
CUSTOMER VALUE ADDED (CVA)
CUSTOMER NON VALUE
ADDED
MASA
PROSES (MP)
MASA
MENUNGGU (MM)
BVA NVA
12. Pemohon Membayar Fi, Lesen & Deposit / 0 0
13. Terima Bayaran, Mengeluaran Resit & Menyerahkan Lesen Kpd Pemohon.
/ 5 5
14. Pemohon Menerima Lesen / 0 0
15.. Masukan Dalam Fail Bagi Tujuan Rekod. / 5 2
Jumlah 327 1525
Value Analysis of Process (1/2)
PERBANDINGAN SEBELUM DAN SELEPAS
LESEN ABSTRAKSI AIR MENTAH
No. Perkara Sebelum Selepas
1. Kecekapan kerja 5.85 % 17.66 %
2. Masa keseluruhan proses 14 Hari 4 hari
3. Bilangan Aktiviti 19 15
Perbandingan Sebelum dan Selepas
RINGKASAN PENEMUAN
LESEN ABSTRAKSI AIR MENTAH
Lesen Abstraksi Air Mentah
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
1. Asas Undang-undang
(nyatakan akta /
peraturan)
•Enakmen Ayer No.66
•Enakmen Bekalan Air 1993
•Seksyen 6(1)(a) Akta
Standard Minuman
Perumahan Dan
Kemudahan 1990
Sama Tiada
2. Piagam Pelanggan
(Masa Kelulusan) 13 hari 4 hari
Ulasan teknikal daripada Jab. Luar
diperlukan sebelum menghantar
borang permohonan
3. Caj / bayaran
• Borang
• Proses
• Kelulusan
a. Borang – RM 150.00
b. Proses – RM 250.00
c. Lesen – RM 250.00
d. Deposit - RM 5000.00
a. Borang – Percuma
b. Proses – Sama
c. Lesen – Sama
d. Deposit – Sama
Penambah baikan kepada pemohon
dari segi bayaran borang dengan
hanya memuat secara online
4. Nama Borang
• Komposit
• Contoh
a. Lesen Abstraksi Air
Mentah – Air Bumi
Sama
Pemohon boleh mengisi borang secara
online.
b. Lesen Abstraksi Air
Mentah – Air Permukaan
5. Tempoh sah laku 1 tahun 2 Tahun
Dicadangkan untuk dipanjangkan
tempoh sah laku (tetapi bergantung
kepada syarat-syarat yang dipatuhi)
6. Pembaharuan
3 bulan sebelum tamat
tempoh sah laku
lesen.
Sama Tiada
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
19
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
Lesen Abstraksi Air Mentah
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
8. Keperluan Dokumen
sokongan
1. Borang 9/Borang
24/Borang 49/M&A
2. Salinan dokumen pemilikan.
3 Laporan kualiti air yang
terbaru dan juga rekod parameter-
parameter terdahulu yang melampau.
4. Laporan dari Jabatan Kesihatan
Daerah dan Jabatan Kimia Negeri.
5. Maklumat Penggunaan
Air.
6. Laporan Kejuruteraan
7. Laporan penuh system loji rawatan
air dari intake sehingga ke pengguna
terakhir.
8. Lesen / Permit pengambilan air
mentah terdahulu hingga kini dan
rekod pembayaran jika ada. (jika ada)
Sama Tiada
9. Kaedah Permohonan Secara Manual Secara Online
Menjimatkan masa kedua
pihak dan menjimatkan
kos pemohon.
ISU DAN CABARAN 7 WASTES PENJELASAN PENAMBAHBAIKAN
1. Overproducing - -
2. Waiting
1. Menunggu masa yang lama bagi maklumbalas permohonan
2. Penetapan tarikh lawatan tapak mengambil masa yang lama.
3. Arahan kerja lawatan tapak mengambil masa yang lama. 4. Penyediaan laporan lawatan tapak mengambil masa yang lama.
1. Pemohon boleh menyemak secara online bagi penjimatan masa & kos pemohon. 2. Tarikh lawatan ditetapkan selepas pemohon membuat pembayaran proses permohonan. 3. Lawatan tapak berdasarkan maklumat yang dihantar oleh pemohon/jabatan. 4. Laporan dibuat semasa lawatan tapak
dijalankan menggunakan template yang disediakan.
3. Transport - -
4. Over-processing
1. Menunggu minit arahan kerja daripada Pengarah
1. Memansuhkan aktiviti arahan kerja daripada Pengarah.
5. Inventory - -
ISU DAN CABARAN 7 WASTES PENJELASAN PENAMBAHBAIKAN
6. Motion
1. Aktiviti arahan lawatan tapak melalui banyak peringkat.
1. Menggabungkan aktiviti di lapisan peringkat tertentu sahaja. (cth: Penetapan tarikh lawatan tapak diberitahu semasa aktiviti penerimaan permohonan)
7. Defects/ Correction
1. Pemohon terpaksa berulang kali datang ke BAKAJ untuk semakan borang dan dokumen sokongan.
2. Semakan dalaman terlalu kerap. (Laporan tidak konsisten)
1. Pemohon hanya perlu mengisi borang secara online dan menyediakan dokumen seperti yang tertera di laman web. (Penambahbaikan senarai semak dan borang semakan). 2. Menyediakan satu “template” laporan bagi memudahkan penyediaan laporan oleh pegawai berkaitan.
8. Others (Nyatakan)
- -