-1-

PERATURAN

BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI

REPUBLIK INDONESIA

NOMOR TAHUN 2021

TENTANG

PEDOMAN MANAJEMEN PENGETAHUAN

SISTEM PEMERINTAHAN BERBASIS ELEKTRONIK

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI

REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : bahwa untuk melaksanakan ketentuan Pasal 52 ayat (5)

Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem

Pemerintahan Berbasis Elektronik, perlu menetapkan

Peraturan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi tentang

Pedoman Manajemen Pengetahuan Sistem Pemerintahan

Berbasis Elektronik;

Mengingat : 1. Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem

Pemerintahan Berbasis Elektronik (Lembaran Negara

Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 182);

-2-

2. Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit

Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non

Departemen sebagaimana telah beberapa kali diubah

terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2013

tentang Perubahan Kedelapan atas Keputusan Presiden

Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan

Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Kementerian

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor

11);

3. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang

Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan

Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non

Departemen sebagaimana telah beberapa kali diubah

terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 145 Tahun

2015 tentang Perubahan Kedelapan atas Keputusan

Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan,

Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan

Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Kementerian

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor

322);

4. Keputusan Presiden Nomor 6/TPA Tahun 2019 tentang

Pemberhentian Pejabat Pimpinan Tinggi Madya dan

Pengangkatan Pejabat Pimpinan Tinggi Utama di

lingkungan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi;

5. Peraturan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi

Nomor 12 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (Berita Negara

Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 1543);

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN

TEKNOLOGI TENTANG PEDOMAN MANAJEMEN

PENGETAHUAN SISTEM PEMERINTAHAN BERBASIS

ELEKTRONIK.

-3-

Pasal 1

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan:

1. Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi yang

selanjutnya disingkat BPPT adalah lembaga pemerintah

non kementerian yang dibentuk untuk melaksanakan tugas

pemerintahan di bidang pengkajian dan penerapan

teknologi sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

2. Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik yang selanjutnya

disingkat SPBE adalah penyelenggaraan pemerintahan

yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi

untuk memberikan layanan kepada Pengguna SPBE.

3. Pengguna SPBE adalah Instansi Pusat, Pemerintah Daerah,

pegawai Aparatur Sipil Negara, perorangan, masyarakat,

pelaku usaha, dan pihak lain yang memanfaatkan layanan

SPBE.

4. Instansi Pusat adalah kementerian, lembaga pemerintah

nonkementerian, kesekretariatan lembaga negara,

kesekretariatan lembaga nonstruktural, dan lembaga

pemerintah lainnya.

5. Pemerintah Daerah adalah kepala daerah sebagai unsur

penyelenggara pemerintahan daerah yang memimpin

pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi

kewenangan daerah otonom.

6. Kepala Badan adalah Kepala Badan Pengkajian dan

Penerapan Teknologi Republik Indonesia.

Pasal 2

(1) Manajemen pengetahuan bertujuan untuk meningkatkan

kualitas layanan SPBE dan mendukung proses

pengambilan keputusan dalam SPBE.

(2) Manajemen pengetahuan sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) dilakukan melalui serangkaian proses pengumpulan,

pengolahan, penyimpanan, penggunaan, dan alih

pengetahuan dan teknologi yang dihasilkan dalam SPBE.

(3) Manajemen pengetahuan sebagaimana dimaksud pada ayat

(2) dilaksanakan berdasarkan pedoman manajemen

pengetahuan SPBE.

-4-

(4) Dalam pelaksanaan manajemen pengetahuan, pimpinan

Instansi Pusat dan kepala daerah berkoordinasi dan dapat

melakukan konsultasi dengan Kepala Badan.

(5) Pedoman manajemen pengetahuan SPBE sebagaimana

dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam Lampiran yang

merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan

ini.

Pasal 3

Dalam rangka menjalankan pedoman Manajemen pengetahuan

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (3), BPPT

membentuk aplikasi sistem informasi manajemen pengetahuan

SPBE yang selanjutnya disebut dengan SIMPAN.

Pasal 4

Dalam hal Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah telah

memiliki sistem informasi manajemen pengetahuan SPBE

sebelum Peraturan Badan ini berlaku, dapat menggunakan

sistem informasi manajemen pengetahuan SPBE pada instansi

masing-masing.

Pasal 5

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal Maret 2021

KEPALA BADAN PENGKAJIAN DAN

PENERAPAN TEKNOLOGI

REPUBLIK INDONESIA,

HAMMAM RIZA

Telah diperiksa oleh:

No Jabatan dan Nama Paraf

1 Sekretaris Utama Ir. Dadan Moh. Nurjaman, M.T.

2 Ka. Biro Hukum, Kerja Sama, dan Humas Dr.rer.nat. Chaidir

-5-

LAMPIRAN

PERATURAN BADAN PENGKAJIAN DAN

PENERAPAN TEKNOLOGI REPUBLIK

INDONESIA

NOMOR TAHUN 2021

TENTANG

MANAJEMEN PENGETAHUAN SISTEM

PEMERINTAHAN BERBASIS ELEKTRONIK

MANAJEMEN PENGETAHUAN

SISTEM PEMERINTAHAN BERBASIS ELEKTRONIK

-2-

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. 4

1.1 Latar Belakang ............................................................................. 5

1.2 Maksud, Tujuan, dan Manfaat ..................................................... 5

1.3 Prinsip Manajemen Pengetahuan SPBE ........................................ 5

1.4 Ruang Lingkup Pedoman Manajemen Pengetahuan ...................... 6

1.5 Sistematika Manajemen Pengetahuan ......................................... 6

BAB II KERANGKA KERJA MANAJEMEN PENGETAHUAN SPBE ................... 7

2.1 Pembangunan Budaya Berbagi dan Meningkatkan Pengetahuan

SPBE ........................................................................................... 8

2.2 Penyelenggaraan Proses Bisnis Manajemen Pengetahuan SPBE.... 9

2.3 Pembentukan Struktur Pengelola Manajemen Pengetahuan SPBE

.................................................................................................... 9

BAB III PROSES BISNIS MANAJEMEN PENGETAHUAN SPBE ..................... 10

3.1 Perencanaan Manajemen Pengetahuan....................................... 12

3.2 Pelaksanaan Manajemen Pengetahuan SPBE ............................. 16

3.3 Pengendalian dan Pengawasan Manajemen Pengetahuan SPBE .. 21

3.4 Alat Bantu Manajemen Pengetahuan SPBE ................................ 21

BAB IV FAKTOR PEMBERDAYA MANAJEMEN PENGETAHUAN SPBE ......... 24

4.1 Organisasi .................................................................................. 24

4.1.1 Pemahaman Mengenai Organisasi dan Fungsinya ............. 24

4.1.2 Pemahaman Mengenai Kebutuhan dan Harapan Pihak yang

Berkepentingan (Stakeholder) ............................................ 25

4.1.3 Penetapan Lingkup (Scope) dari Manajemen Pengetahuan .. 26

4.1.4 Pembudayaan Manajemen Pengetahuan ............................ 26

4.2 Kepemimpinan ........................................................................... 28

4.2.1 Komitmen dan Pemimpin .................................................. 28

4.2.2 Kebijakan .......................................................................... 29

4.2.3 Peran, Tanggung Jawab, dan Kewenangan ......................... 30

4.3 Perencanaan .............................................................................. 31

4.3.1 Tindakan Mengenai Risiko dan Peluang ............................. 31

4.3.2 Cara Mencapai Risiko dan Peluang .................................... 32

- 3 -

4.4 Dukungan Manajemen Pengetahuan untuk SPBE ...................... 33

4.4.1 Sumber Daya .................................................................... 33

4.4.2 Kompetensi ........................................................................ 33

4.4.3 Awareness ........................................................................ 34

4.4.4 Komunikasi ....................................................................... 34

4.5 Informasi yang di Dokumentasi .................................................. 34

4.5.1 Umum ............................................................................... 34

4.5.2 Membuat dan Memperbarui ............................................... 35

4.5.3 Pengendalian Informasi Terdokumentasi ............................ 35

BAB V SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN SPBE ................................... 36

5.1 Perekaman Pengetahuan ............................................................ 36

5.2 Pengelolaan Pengetahuan ........................................................... 37

5.3 Forum Tanya Jawab ................................................................... 37

5.4 Mesin Pencari ............................................................................. 38

5.5 Pengelolaan Pengguna ................................................................ 38

BAB VI KOORDINASI MANAJEMEN PENGETAHUAN SPBE ......................... 40

BAB VI PENUTUP ........................................................................................ 41

- 4 -

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pengetahuan atau knowledge merupakan informasi yang dapat

digunakan untuk membuat keputusan atau mengambil tindakan yang

diperlukan. Dengan demikian pengetahuan di dalam organisasi sangatlah

penting karena menentukan kualitas tindakan dan keputusan yang

diambil, yang dapat mempengaruhi kinerja, daya saing, bahkan

keberlangsungan dari organisasi. Agar terhindar dari kerugian yang dapat

dialami oleh organisasi, karena sulitnya pengambilan keputusan atau

pelaksanaan tindakan sebagai akibat dari tidak tersedianya pengetahuan

yang diperlukan, maka pengetahuan di dalam organisasi haruslah dikelola

dengan baik.

Peran pegawai dalam konteks pengambilan keputusan berbasis

pengetahuan sangatlah penting, mengingat pengetahuan organisasi dapat

berasal dari individu maupun sekelompok pegawai. Pegawai merupakan

modal yang menjadi salah satu komponen utama dari intangible asset serta

strategic partner bagi organisasi. Di lain pihak, setiap pegawai cepat atau

lambat pasti akan meninggalkan organisasi, atau bermutasi ke unit kerja

lain. Oleh karena itu, sangatlah penting untuk tetap menjaga agar

pengetahuan yang dimiliki tetap menjadi aset organisasi, untuk dapat

dimanfaatkan selanjutnya oleh pegawai lain atau oleh organisasi tersebut

di masa datang.

Instansi pemerintahan sebagaimana organisasi lainnya dituntut untuk

senantiasa meningkatkan kinerjanya. Dengan perkembangan teknologi

informasi dan komunikasi (TIK) saat ini, pemanfaatan TIK dalam

pemerintahan melalui Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE)

pun terus meningkat. SPBE diharapkan dapat memberi peluang untuk

mendorong dan mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang terbuka,

partisipatif, inovatif, dan akuntabel; meningkatkan kolaborasi antar

instansi pemerintah dalam melaksanakan urusan dan tugas pemerintahan

untuk mencapai tujuan bersama; meningkatkan kualitas dan jangkauan

pelayanan publik kepada masyarakat luas; dan menekan tingkat

penyalahgunaan kewenangan dalam bentuk kolusi, korupsi, dan

nepotisme. Mengingat kompleksitas dari SPBE, untuk meningkatkan

keterpaduan dan efisiensi SPBE yang digunakan oleh seluruh instansi

- 5 -

pemerintah pusat maupun daerah, diperlukan tata kelola dan manajemen

SPBE.

Manajemen Pengetahuan dalam SPBE diharapkan dapat mengurangi

duplikasi upaya dalam mendapatkan suatu pengetahuan yang diperlukan

untuk mengambil keputusan, mengurangi biaya dan waktu operasional

layanan SPBE, dan meningkatkan kompetensi operator SPBE. Selain itu

dengan manajemen pengetahuan yang baik, diharapkan pegawai dan

organisasi pemerintahan dapat diberdayakan, yang pada akhirnya dapat

meningkatkan kinerja dan kualitas layanan SPBE.

1.2 Maksud, Tujuan, dan Manfaat

Pedoman Manajemen Pengetahuan SPBE dimaksudkan untuk

memberikan panduan bagi instansi pusat dan pemerintah daerah dalam

melaksanakan Manajemen Pengetahuan SPBE di lingkungannya.

Tujuan dari Manajemen Pengetahuan SPBE adalah untuk:

a) Meningkatkan kualitas layanan SPBE; dan

b) Meningkatnya kualitas pengambilan keputusan dalam SPBE melalui

penerapan Manajemen Pengetahuan (mendukung proses pengambilan

keputusan dalam SPBE).

Manfaat yang diharapkan dari penerapan Manajemen Pengetahuan

SPBE di lingkungan organisasi instansi pusat dan pemerintah daerah adalah

untuk membangun dan meningkatkan ketahanan serta keberlanjutan

proses bisnis dalam Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik.

1.3 Prinsip Manajemen Pengetahuan SPBE

Prinsip utama dalam penerapan Manajemen Pengetahuan SPBE di

lingkungan Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah adalah:

a) Berorientasi pada penerapan SPBE yang sesuai dengan visi dan misi

instansi pemerintahan;

b) Merupakan bagian dari proses pengambilan keputusan dengan

memanfaatkan pengetahuan terbaik yang dikelola;

c) Memperhatikan faktor manusia, proses bisnis, teknologi, dan budaya

organisasi;

d) Berorientasi pada proses pengumpulan, pengelolaan dan bagi pakai

pengetahuan dalam SPBE;

e) Bersifat transparan, inklusif, sistematis, terstruktur, dan tepat waktu;

- 6 -

f) Mengutamakan efektifitas, keterpaduan, kesinambungan, efisiensi,

akuntabilitas, interoperabilitas dan keamanan;

g) Bersifat dinamis, berulang atau iteratif, tanggap akan perubahan dan

merupakan upaya perbaikan secara terus menerus.

1.4 Ruang Lingkup Pedoman Manajemen Pengetahuan

Ruang lingkup Pedoman Manajemen Pengetahuan SPBE meliputi

pokok bahasan sebagai berikut:

a) Kerangka kerja Manajemen Pengetahuan SPBE;

b) Proses bisnis Manajemen Pengetahuan SPBE;

c) Struktur Manajemen Pengetahuan SPBE;

d) Sistem Informasi Manajemen Pengetahuan SPBE.

1.5 Sistematika Manajemen Pengetahuan

Sistematika Pedoman Manajemen Pengetahuan disusun dalam 7

(tujuh) bagian, yaitu:

• Bab I. Pendahuluan yang memuat latar belakang, maksud dan tujuan,

manfaat, prinsip, ruang lingkup pedoman dan pengertian umum.

• Bab II. Kerangka Kerja Manajemen Pengetahuan SPBE yang memuat

tentang komponen-komponen dasar penerapan Manajemen

Pengetahuan SPBE.

• Bab III. Proses Bisnis Manajemen Pengetahuan SPBE yang memuat

tentang alur proses bisnis dalam pelaksanaan Manajemen

Pengetahuan SPBE.

• Bab IV. Faktor Pemberdaya Manajemen Pengetahuan SPBE yang

memuat tentang tugas, fungsi dan organisasi, kepemimpinan

Manajemen Pengetahuan SPBE.

• Bab V. Sistem Manajemen Pengetahuan SPBE yang memuat fitur

aplikasi yang diperlukan dalam mendukung pengelolaan pengetahuan

SPBE dan

• BAB VI. Koordinasi Manajemen Pengetahuan SPBE yang memuat

tentang upaya koordinasi pelaksanaan Manajemen Pengetahuan SPBE.

• Bab VI. Penutup.

- 7 -

BAB II

KERANGKA KERJA MANAJEMEN PENGETAHUAN SPBE

Setiap pemimpin dan pegawai di lingkungan Instansi Pusat dan Pemerintah

Daerah harus menerapkan Manajemen Pengetahuan SPBE dalam setiap

pelaksanaan kegiatan dalam rangka pencapaian tujuan SPBE.

Penerapan Manajemen Pengetahuan SPBE dapat digambarkan dalam

ilustrasi berikut, yang menjelaskan sudut pandang dalam membangun proses

pengelolaan pengetahuan SPBE pada instansi pemerintah, yang berfokus pada

SDM sebagai sumber utama penciptaan pengetahuan SPBE, dan didorong oleh

budaya kerja yang kondusif. Untuk itu diperlukan kepemimpinan (leadership)

dan arah kebijakan (direction) di tingkat strategis, struktur dan proses di tingkat

taktis (manajerial), untuk mendorong penciptaan pengetahuan tacit dan explicit

SPBE; dengan memanfaatkan alat bantu berbasis teknologi informasi dan

komunikasi.

Gambar 1. Tingkatan dalam pembangunan Manajemen Pengetahuan SPBE

Kerangka kerja Manajemen Pengetahuan bertujuan untuk membantu

Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah dalam mengintegrasikan Manajemen

Pengetahuan SPBE dalam kegiatan dan pelaksanaan tugas dan fungsinya, yang

selanjutnya dapat dikembangkan dan disesuaikan dengan karakteristik Instansi

Pusat dan Pemerintah Daerah masing-masing.

- 8 -

Adapun komponen dasar kerangka kerja Manajemen Pengetahuan SPBE

dalam rangka mewujudkan pengelolaan pengetahuan SPBE, terdiri dari 3

komponen utama yaitu:

2.1 Pembangunan Budaya Berbagi dan Meningkatkan Pengetahuan SPBE

Pembangunan budaya yang mendukung pencapaian tujuan

manajemen pengetahuan SPBE harus dibangun dan dikembangkan dengan

menyesuaikan dengan nilai-nilai budaya di masing-masing Instansi Pusat

dan Pemerintah Daerah.

Budaya sadar berbagi menjadi hal utama dalam pengelolaan

pengetahuan SPBE di Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah, mengingat

pengetahuan yang dimiliki oleh individu atau sekelompok individu harus

dapat dimanfaatkan bersama untuk kepentingan organisasi.

Budaya meningkatkan pengetahuan SPBE perlu dibangun untuk

mendorong pola pikir yang berorientasi pada pemecahan masalah,

pembangunan kompetensi individu dan peningkatan kinerja organisasi

yang dibutuhkan oleh instansi pemerintah.

Untuk itu membangun suatu lingkungan yang kondusif untuk

mendorong terciptanya budaya berbagi dan meningkatkan pengetahuan

SPBE di Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah, diperlukan

kepemimpinan digital yang memiliki komitmen, mampu memberi arahan

kebijakan yang jelas dan mudah dipahami, serta memberi dukungan

secara konsisten dalam memanfaatkan teknologi informasi untuk

meningkatkan pengetahuan organisasi terkait SPBE, membangun trust dan

mendorong pola pikir serta budaya kerja yang kolaboratif dan inovatif.

Kebijakan mengenai prinsip, proses, dan penugasan secara formal

sangat penting untuk memastikan keberhasilan manajemen pengetahuan

SPBE di instansi pemerintah. Selain itu, untuk mendorong penerapan

manajemen pengetahuan SPBE, perlu dibangun sistem penghargaan

terhadap kontribusi ASN dalam pembangunan basis pengetahuan SPBE,

baik dalam berbagi pengetahuan maupun berpartisipasi dalam

memecahkan masalah dan menciptakan pengetahuan-pengetahuan baru

SPBE.

- 9 -

2.2 Penyelenggaraan Proses Bisnis Manajemen Pengetahuan SPBE

Proses Bisnis Manajemen Pengetahuan SPBE dapat diterapkan dengan

berpedoman pada siklus generik manajemen pada umumnya, yang

mencakup perencanaan, pelaksanaan, pemantauan evaluasi dan

perbaikan, dan secara khusus memenuhi siklus manajemen pengetahuan

(knowledge management life cycle).

Siklus Manajemen Pengetahuan SPBE terdiri dari proses-proses

berikut sesuai Peraturan Presiden Nomor 95 tahun 2018 tentang SPBE.

a. Pengumpulan;

b. Pengolahan;

c. Penyimpanan;

d. Penggunaan/pemanfaatan; dan

e. Alih Pengetahuan dan Teknologi.

Proses Manajemen Pengetahuan SPBE harus menjadi bagian yang

terpadu dengan proses manajemen secara keseluruhan, menyatu dalam

budaya, dan disesuaikan dengan proses bisnis organisasi masing-masing

Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah.

Penggunaan teknologi dan sistem informasi manajemen pengetahuan

SPBE yang terpusat dan terintegrasi menjadi sarana penting dalam

mendukung terselenggarakannya proses pengelolaan pengetahuan SPBE di

lingkungan Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah secara efektif dan

efisien.

2.3 Pembentukan Struktur Pengelola Manajemen Pengetahuan SPBE

Struktur Manajemen Pengetahuan SPBE di lingkungan Instansi Pusat

dan Pemerintah Daerah harus dibentuk dan ditetapkan dalam rangka

memastikan penugasan yang jelas dalam pelaksanaan manajemen

pengetahuan SPBE sesuai siklus proses manajemen pada umumnya dari

perencanaan, pelaksanaan, pemantauan pengendalian, sampai dengan

tindakan perbaikan secara berkelanjutan.

Untuk keterpaduan, struktur pengelola manajemen pengetahuan

SPBE harus menjadi bagian yang integral dalam tim koordinasi SPBE di

Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah.

- 10 -

BAB III

PROSES BISNIS MANAJEMEN PENGETAHUAN SPBE

Manajemen pengetahuan SPBE merupakan salah satu aspek manajemen

SPBE sebagaimana tercantum dalam Peraturan Presiden Nomor 95 tahun 2018,

yang terdiri dari manajemen risiko, manajemen keamanan, manajemen data,

manajemen aset TIK, manajemen sumber daya manusia, manajemen

pengetahuan, manajemen perubahan, dan manajemen Layanan SPBE. Praktik

penerapan masing-masing aspek manajemen SPBE tersebut kerap terkait satu

sama lainnya, baik keterkaitan lingkup, komponen, proses, maupun konteks

secara keseluruhan, sehingga dalam penerapannya harus saling mendukung

dan melengkapi.

Berikut contoh keterkaitan proses dalam Manajemen SPBE.

a. Keterkaitan Manajemen Pengetahuan dan Manajemen Risiko SPBE

Proses identifikasi dan analisis risiko dalam manajemen risiko SPBE,

dapat menjadi acuan dalam melakukan identifikasi kebutuhan

pengetahuan yang diperlukan untuk melakukan mitigasi risiko SPBE,

serta merencanakan upaya untuk mendapatkan pengetahuan tersebut.

b. Keterkaitan Manajemen Pengetahuan dan Manajemen Keamanan SPBE

Identifikasi kerentanan (vulnerability) sistem dalam manajemen

keamanan SPBE, dapat menjadi acuan dalam melakukan identifikasi

kebutuhan pengetahuan ataupun mencari pengetahuan yang mungkin

telah dimiliki, dalam rangka melakukan proteksi, deteksi, respon

maupun recovery atau pemulihan terhadap ancaman keamanan SPBE.

c. Keterkaitan Manajemen Pengetahuan dan Manajemen Data SPBE

Pengetahuan merupakan informasi yang bermanfaat dan

memungkinkan pengambilan keputusan, yang berasal dari sejumlah

data yang memiliki makna. Keberhasilan pemanfaatan pengetahuan

dalam rangka meningkatkan layanan SPBE, akan sangat bergantung

pada kapabilitas dan kematangan (maturitas) praktek pengelolaan data

dan informasi SPBE. Semakin matang pengelolaan data dan informasi

SPBE, semakin kuat pondasi dalam pemanfaatan pengetahuan SPBE.

Oleh sebab itu manajemen data SPBE sangat kritikal bagi keberhasilan

manajemen pengetahuan SPBE.

d. Keterkaitan Manajemen Pengetahuan dan Manajemen Aset SPBE

- 11 -

Manajemen aset SPBE mencakup pengelolaan aset TIK SPBE yang

kebanyakan bersifat tangible, sedangkan manajemen pengetahuan

SPBE mencakup pengelolaan pengetahuan yang merupakan aset yang

bersifat intangible.

Pemanfaatan kedua jenis aset SPBE tersebut sering tidak dapat

dipisahkan, misalnya dalam penyediaan layanan SPBE, dimana

pengetahuan yang lengkap dan selalu tersedia tentang kondisi aset, cara

penggunaan, sampai dengan penanganan masalah perangkat baik

infrastruktur atau aplikasi SPBE, sangat penting untuk memastikan

kualitas dan keberlangsungan layanan.

e. Keterkaitan Manajemen Pengetahuan dan Manajemen SDM SPBE

Proses dalam siklus manajemen SDM dan manajemen pengetahuan

SPBE saling berkaitan erat terutama dalam konteks institusi

pemerintahan sebagai learning organization yang ditopang oleh 5 pilar

utama dalam rangka mengembangkan pengetahuan organisasi yaitu

pembelajaran (learning), organisasi, personil (people), pengetahuan

(knowledge) dan teknologi. Pengembangan SDM yang merupakan salah

satu strategi SPBE sesuai Peraturan Presiden Nomor 95 tahun 2018,

menjadi tantangan dalam pengimplementasian manajemen

pengetahuan SPBE dalam mendorong peningkatan kapasitas SDM,

untuk menunjang peningkatan kualitas layanan dan pengambilan

keputusan dalam SPBE.

f. Keterkaitan Manajemen Pengetahuan dan Manajemen Perubahan

SPBE

Implementasi manajemen pengetahuan dalam instansi pemerintah,

memerlukan perubahan pola pikir (mind set) dan budaya kerja (culture

set) aparatur untuk mencapai birokrasi dengan integritas dan kinerja

yang tinggi. Perubahan mendasar yang diperlukan terkait implementasi

manajemen pengetahuan SPBE perlu dikelola dan dikendalikan untuk

menjamin keberhasilannya, terlebih praktek manajemen pengetahuan

dalam instansi pemerintahan masih banyak yang bersifat sporadis dan

belum terintegrasi.

g. Keterkaitan Manajemen Pengetahuan dan Manajemen Layanan SPBE

Layanan pengguna yang memungkinkan pengguna SPBE untuk

menyampaikan keluhan dan permasalahan dalam penggunaan SPBE,

- 12 -

merupakan salah satu cara dalam melakukan pengumpulan,

penggunaan dan alih pengetahuan SPBE. Pelaporan masalah, pencarian

pengetahuan terkait yang telah ada dalam basis pengetahuan, diskusi

pemecahan masalah sampai dengan penciptaan pengetahuan baru

merupakan proses-proses yang terkait erat dan dapat saling

mendukung dalam manajemen layanan dan manajemen pengetahuan

SPBE.

3.1 Perencanaan Manajemen Pengetahuan

Perencanaan Manajemen Pengetahuan SPBE merupakan bagian

dalam perencanaan SPBE di lingkungan Instansi Pusat dan Pemerintah

Daerah, yang antara lain menggambarkan strategi, identifikasi

pengetahuan yang dikelola, serta program inisiatif dalam melaksanakan

Manajemen Pengetahuan SPBE.

Aspek utama dalam perencanaan penerapan Manajemen Pengetahuan

SPBE adalah sebagai berikut:

a. Penentuan Ruang Lingkup Manajemen Pengetahuan SPBE

Ruang lingkup pengetahuan SPBE yang perlu dikelola, pada

hakikatnya meliputi seluruh aspek dalam SPBE. Namun dalam

penerapannya, dapat dilakukan secara bertahap. Sebagai upaya

inisiatif, ruang lingkup Manajemen Pengetahuan SPBE dikelompokkan

sesuai muatan peta rencana Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik

nasional yang antara lain terdiri dari:

- Tata Kelola SPBE;

- Manajemen SPBE;

- Layanan SPBE;

- Infrastruktur SPBE;

- Aplikasi SPBE;

- Keamanan SPBE;

- Audit Teknologi Informasi dan Komunikasi;

Ruang lingkup Manajemen Pengetahuan SPBE ini selanjutnya

dapat dievaluasi sesuai perkembangan SPBE pada umumnya dan

penerapan Manajemen Pengetahuan SPBE pada khususnya.

b. Identifikasi Kebutuhan Pengetahuan SPBE

Identifikasi pengetahuan SPBE merupakan hal penting yang

dilakukan dalam perencanaan Manajemen Pengetahuan SPBE di

- 13 -

Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah. Dalam tahap ini, dilakukan

identifikasi pengetahuan-pengetahuan apa saja yang mungkin ada,

dan yang diperlukan oleh institusi untuk menunjang pemanfaatan dan

pencapaian tujuan SPBE.

Pengetahuan tentang SPBE yang dibutuhkan Instansi Pusat dan

Pemerintah Daerah bisa berbentuk tacit atau pengetahuan yang masih

berada dalam pemikiran seseorang yang didapat dari pemahaman atau

pengalaman terkait SPBE; maupun telah berbentuk explicit dan telah

direkam atau didokumentasikan ke dalam suatu bentuk yang dapat

diakses dan dipahami oleh orang lain.

Dalam melakukan identifikasi pengetahuan SPBE, terdapat

beberapa jenis pengetahuan berdasarkan sifat penguasaannya di

instansi.

a. Pengetahuan SPBE yang telah teridentifikasi dan diketahui ada

dalam instansi (we know what we know). Pengetahuan ini yang

paling mudah untuk dikumpulkan untuk dikelola lebih lanjut.

b. Pengetahuan SPBE yang teridentifikasi dan dibutuhkan, namun

belum ada dalam organisasi (we know what we don't know).

Pengetahuan ini perlu diupayakan untuk dimiliki oleh organisasi,

misalnya dengan pelatihan, riset dan sebagainya.

c. Pengetahuan SPBE yang belum teridentifikasi namun diyakini ada

dalam organisasi (we don't know what we know). Pengetahuan jenis

ini harus terus digali untuk dapat dikelola, agar tidak kehilangan

peluang untuk pemanfaatannya lebih lanjut.

d. Pengetahuan SPBE yang belum teridentifikasi dan belum ada di

organisasi, namun kemungkinan akan penting untuk dimiliki (we

don't know what we don't know). Sebagai contoh pengetahuan

terkait peluang perbaikan atau risiko yang harus dihindari di masa

datang

Identifikasi pengetahuan terkait SPBE yang perlu dikelola oleh

instansi pemerintah, dapat dilakukan melalui beberapa pendekatan.

a. Identifikasi secara top-down dengan mengacu pada peraturan,

kebijakan dan rencana strategis sampai dengan rencana

implementasi SPBE di tingkat instansi dan pengelolaan SPBE di

tingkat instansi;

- 14 -

b. Identifikasi implementasi atau penggunaan SPBE melalui pemetaan

proses bisnis atau praktek pemanfaatan sistem dan teknologi

informasi dalam unit kerja;

c. Identifikasi permasalahan terkait SPBE, baik terkait tata kelola

sampai dengan permasalahan dalam penerapan atau penggunaan

sistem yang terjadi di lapangan;

d. Identifikasi risiko terkait penerapan SPBE di instansi, yang perlu

dihindari atau untuk diperbaiki di masa datang.

Dengan melakukan identifikasi pengetahuan SPBE yang

diperlukan, diharapkan dapat ditelusuri dan diketahui lokus praktek,

entitas atau unit kerja, serta individu yang membutuhkan,

menciptakan atau memiliki pengetahuan SPBE yang perlu dikelola.

Berikut beberapa contoh umum dari kebutuhan pengetahuan

SPBE bila dilihat berdasarkan lingkup atau aspek-aspek dalam Peta

Rencana SPBE Nasional.

KEBUTUHAN PENGETAHUAN LOKASI SDM

1. Tata Kelola SPBE

a. Pengetahuan yang

dibutuhkan dalam menyusun

perencanaan SPBE di tingkat

instansi pusat dan pemerintah

daerah secara terpadu.

Bagian Perencanaan Pejabat terkait,

Perencana

b. Pengetahuan yang

dibutuhkan dalam menyusun

dan menetapkan kebijakan

turunan, prosedur/SOP SPBE.

Bagian Hukum;

Bagian Organisasi

dan Tatalaksana

Pejabat terkait,

Analis Kebijakan

c. Pengetahuan tentang

penyusunan enterprise

architecture SPBE di tingkat

instansi pusat dan pemerintah

daerah.

Bagian Organisasi

dan Tatalaksana;

Bagian Pengelolaan

Data dan Informasi;

Bagian Komunikasi

dan Informasi

Pejabat terkait,

Perencana,

Perekayasa,

Pranata Komputer,

dll.

d. Pengetahuan tentang praktik

baik (best practices) dalam tata

kelola SPBE di tingkat instansi

pusat dan pemerintah daerah.

Bagian Komunikasi

dan Informasi;

Pejabat terkait,

Perekayasa,

Pranata Komputer,

Administrator

Jaringan dll.

2. Manajemen SPBE

a. Pengetahuan yang

dibutuhkan dalam menerapkan

Bagian Pengolahan

Data dan Informasi;

Bagian Komunikasi

Pejabat terkait,

Pranata Komputer,

Auditor

- 15 -

KEBUTUHAN PENGETAHUAN LOKASI SDM

aspek-aspek manajemen SPBE

secara efisien dan terpadu.

dan Informatika;

Bagian Kepegawaian;

Inspektorat

b. Pengetahuan tentang praktik

baik (best practices) manajemen

SPBE.

Bagian Pengolahan

Data dan Informasi;

Bagian Komunikasi

dan Informatika;

Bagian Kepegawaian;

Inspektorat

Pejabat terkait,

Pranata Komputer,

Auditor

3. Layanan SPBE

a. Pengetahuan yang

dibutuhkan dalam mengatasi

permasalahan yang timbul

dalam penyediaan atau

penggunaan layanan SPBE.

Bagian Komunikasi

dan Informasi;

Pejabat terkait,

Administrator/pen

gelola basis data,

pengelola aplikasi,

operator

b. Pengetahuan yang

dibutuhkan untuk mengukur

tingkat layanan SPBE.

Bagian Komunikasi

dan Informasi;

Pejabat terkait,

Administrator/pen

gelola basis data,

pengelola aplikasi,

operator

4. Infrastruktur SPBE

a. Pengetahuan yang

dibutuhkan dalam mengelola,

memelihara atau

mengembangkan infrastruktur

jaringan intra pemerintah.

Bagian Komunikasi

dan Informasi;

Pejabat terkait,

Pengelola jaringan

b. Pengetahuan yang

dibutuhkan untuk melakukan

integrasi perangkat SPBE

Bagian Komunikasi

dan Informasi;

Pejabat terkait,

Pengembang

aplikasi

5. Aplikasi SPBE

a. Pengetahuan yang

dibutuhkan dalam mengatasi

permasalahan dalam

pengoperasian aplikasi SPBE.

Bagian Komunikasi

dan Informasi; Bagian

pengelola probis

terkait

Pejabat terkait,

Operator sistem

b. Pengetahuan yang

dibutuhkan dalam melakukan

perencanaan dan

pengembangan aplikasi khusus

SPBE.

Bagian Komunikasi

dan Informasi; Bagian

pengelola probis

terkait

Pejabat terkait,

Pranata Komputer

6. Keamanan SPBE

- 16 -

KEBUTUHAN PENGETAHUAN LOKASI SDM

a. Pengetahuan yang

dibutuhkan untuk

mengidentifikasi potensi

kelemahan (vulnerability)

keamanan SPBE.

Bagian Komunikasi

dan Informasi;

Pejabat terkait,

Pengelola

Jaringan, CCIRT

b. Pengetahuan yang

dibutuhkan untuk mengatasi

permasalahan keamanan

informasi dalam penerapan

SPBE.

Bagian Komunikasi

dan Informasi;

Pejabat terkait,

Pengelola

Jaringan, CCIRT

7. Audit TIK SPBE

a. Pengetahuan yang diperlukan

dalam melakukan perencanaan

dan pelaksanaan audit TIK.

Inspektorat/Bagian

Komunikasi dan

Informasi;

Pejabat terkait,

Auditor

b. Pengetahuan yang diperlukan

untuk menindak-lanjuti hasil

temuan audit TIK.

Inspektorat/Bagian

Komunikasi dan

Informasi;

Pejabat terkait,

Auditor

Dalam melakukan identifikasi pengetahuan SPBE yang harus

dikelola, terkadang perlu dilakukan kategorisasi dan prioritasi untuk

menghindari overload atau kebanjiran pengetahuan yang dapat

menghalangi pengambilan keputusan secara efektif. Pendekatan yang

dapat dilakukan misalnya dengan menentukan beberapa area fokus

tertentu yang sifatnya kritikal dalam mencapai tujuan spesifik

penerapan SPBE di instansi. Untuk itu pengetahuan yang diperlukan

dalam penerapan dan pemanfaatan SPBE untuk masing-masing

instansi pemerintah dapat berbeda.

3.2 Pelaksanaan Manajemen Pengetahuan SPBE

Manajemen pengetahuan SPBE dilaksanakan melalui serangkaian

proses pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penggunaan, dan alih

atau pemindahan dan pertukaran pengetahuan dan teknologi terkait SPBE.

- 17 -

Gambar 2. Siklus Manajemen Pengetahuan

a. Pengumpulan Pengetahuan

Pengetahuan SPBE yang telah diidentifikasi, baik yang bersifat

konseptual, operasional/prosedural sampai dengan permasalahan

SPBE, perlu dikumpulkan untuk kemudian disimpan, dikelola dan

dirawat dalam bentuk atau media yang memungkinkan kemudahan

penggunaannya kembali.

Proses pengumpulan pengetahuan baru terkait SPBE dapat

dilakukan di seluruh lini proses bisnis di instansi pemerintahan yang

menggunakan SPBE, untuk kemudian diletakkan dalam suatu

repository atau tempat penyimpanan yang disebut basis pengetahuan

(knowledge base) SPBE dalam bentuk terpusat.

Proses pengumpulan pengetahuan SPBE dapat dilaksanakan

dalam berbagai cara, antara lain sebagai berikut.

i. Proses pengumpulan pengetahuan secara formal dan terintegrasi

dalam proses pencatatan atau dokumentasi yang terdapat dalam

proses atau prosedur kerja sehari-hari, misalnya yang terkait

pengoperasian, pelayanan sampai dengan pengembangan SPBE.

Sebagai contoh, pencatatan penanganan insiden atau

permasalahan sistem oleh petugas pelayanan SPBE, dokumentasi

pengembangan sistem, atau dokumentasi hasil rapat yang

menghasilkan keputusan pemecahan masalah. Proses

pengumpulan jenis ini sangat bergantung dari kematangan proses

terkait di dalam organisasi;

PENGUMPULAN

PENGOLAHAN

PENYIMPANANPENGGUNAAN

ALIHPENGETAHUAN

DAN TEKNOLOGI

- 18 -

ii. Proses pengumpulan pengetahuan yang terjadi secara informal

atau sukarela, melalui diskusi, konsultasi atau tanya jawab

permasalahan dengan praktisi atau pakar terkait. Hal ini dapat

difasilitasi oleh sistem manajemen pengetahuan, misalnya melalui

fasilitas Forum Diskusi SPBE untuk mendorong pengumpulan

serta penciptaan pengetahuan SPBE yang dibutuhkan.

Proses pengumpulan pengetahuan SPBE merupakan tahap lanjut

dari proses pengelolaan data dan informasi di instansi pemerintah, oleh

sebab itu proses pengumpulan pengetahuan sebaiknya difasilitasi

sejak awal.

Pengumpulan pengetahuan dapat distimulasi sejak awal atau

saat pengetahuan masih berbentuk intangible. Dengan alat bantu

aplikasi Knowledge Management System, informasi yang didapat dalam

proses pengumpulan, dapat direkam untuk menjadi bahan penciptaan

pengetahuan lebih lanjut. Sebagai contoh, fitur forum diskusi dalam

KMS dapat merekam masukan atau informasi dari berbagai pihak yang

memiliki pengetahuan tertentu selama proses diskusi, yang dapat

menjadi masukan atau menstimulir penciptaan pengetahuan baru

terkait topik diskusi.

b. Pengolahan Pengetahuan

Pengetahuan SPBE yang dikumpulkan, harus diubah dari bentuk

intangible, tacit atau masih berupa data, informasi atau pemahaman

yang tidak terstruktur atau belum didefinisikan dalam bahasa formal;

menjadi pengetahuan yang berbentuk tangible dan explicit. Dengan

kata lain pengetahuan yang dikumpulkan harus dicatat, diartikulasi,

dan direpresentasikan dengan baik.

Pengolahan pengetahuan, dapat pula berasal dari pengetahuan

lama yang telah ada, yang diolah, dimodifikasi atau dibentuk menjadi

pengetahuan baru.

Representasi pengetahuan SPBE yang baik sangat penting agar

dapat dipahami oleh orang lain, serta dapat menjamin pemanfaatan

kembali pengetahuan tersebut dalam mendukung pengambilan

keputusan dan melakukan tindakan dalam SPBE.

Pengetahuan eksplisit SPBE yang dikumpulkan dalam basis

pengetahuan (knowledge base), perlu dikodifikasi, disusun (organize),

serta dilengkapi dengan metadata pengetahuan, untuk memudahkan

- 19 -

pencarian dan penggunaannya kembali. Dengan perkembangan

teknologi saat ini hal tersebut dapat dilakukan dengan dukungan tools

alat bantu sistem informasi manajemen pengetahuan untuk

memudahkan pengolahan pengetahuan SPBE.

Pengolahan pengetahuan SPBE dalam instansi pemerintah dapat

dilakukan oleh pihak-pihak yang ditunjuk, sesuai dengan bidang

kepakaran atau tugas pokok dan fungsi SPBE terkait yang

diembannya.

Representasi pengetahuan SPBE yang baik sangat penting agar

dapat dipahami oleh orang lain, serta dapat menjamin pemanfaatan

kembali pengetahuan tersebut dalam mendukung pengambilan

keputusan dan melakukan tindakan dalam SPBE.

Pengetahuan eksplisit SPBE yang dikumpulkan dalam basis

pengetahuan (knowledge base), perlu dikodifikasi, disusun (organize),

serta dilengkapi dengan metadata pengetahuan, untuk memudahkan

pencarian dan penggunaannya kembali. Dengan perkembangan

teknologi saat ini hal tersebut dapat dilakukan dengan dukungan tools

alat bantu sistem informasi manajemen pengetahuan untuk

memudahkan pengolahan pengetahuan SPBE.

Pengolahan pengetahuan SPBE dalam instansi pemerintah dapat

dilakukan oleh pihak-pihak yang ditunjuk, sesuai dengan bidang

kepakaran atau tugas pokok dan fungsi SPBE terkait yang

diembannya.

c. Penyimpanan Pengetahuan

Pengetahuan SPBE yang telah dikumpulkan atau yang telah

diolah, memerlukan suatu tempat penyimpanan (knowledge base

repository). Tempat dan struktur penyimpanan pengetahuan SPBE

tersebut perlu didesain sedemikian rupa sehingga memenuhi

kebutuhan, baik dari sisi kebutuhan kapasitas, fungsionalitas

penyimpanan, maupun dari kebutuhan performansi sistem saat

pencarian dan pengaksesan pengetahuan di tempat penyimpanan

pengetahuan.

Perkembangan teknologi saat ini memungkinkan penyimpanan

media pengetahuan secara elektronik yang tidak terbatas pada bentuk

text, tetapi juga bentuk gambar dan suara, bentuk statis maupun

dinamis (video animasi), yang dapat digunakan untuk

- 20 -

merepresentasikan informasi dan pengetahuan yang telah

dikumpulkan.

d. Penggunaan Pengetahuan

Pengetahuan SPBE yang dikelola dapat digunakan untuk

berbagai kebutuhan sesuai tujuan nya, yaitu untuk mendukung

efektifitas dan efisiensi dalam penyediaan dan penggunaan layanan

SPBE; maupun untuk mendukung pengambilan keputusan terkait

SPBE. Untuk itu pengetahuan SPBE bisa digunakan sebagai

pembelajaran, penanganan masalah sampai dengan berinovasi dalam

pengoperasian sistem, perawatan, evaluasi, perencanaan serta

pengembangan sistem atau layanan baru SPBE. Pengetahuan SPBE

yang telah ada pun dapat digunakan kembali, dilengkapi, diperbaiki

atau dikombinasikan dengan pengetahuan SPBE lainnya untuk

menjadi pengetahuan baru.

Proses penggunaan pengetahuan merupakan proses penting

dalam internalisasi pengetahuan SPBE oleh individu, atau dengan kata

lain upaya mempelajari pengetahuan tentang SPBE yang telah bersifat

ekplisit untuk dapat dipahami dan digunakan untuk melakukan

tindakan atau keputusan.

Untuk mendorong proses internalisasi ini berbagai cara atau alat

dapat digunakan untuk mendukung penggunaan pengetahuan, antara

lain akses yang memadai, informasi/publikasi pengetahuan yang tepat

sesuai kebutuhan, fasilitas pencarian pengetahuan yang cerdas,

representasi atau media pembelajaran pengetahuan yang deskriptif

dan mudah dimengerti, sampai dengan fasilitas tanya jawab, diskusi

atau forum berbagi pengetahuan dengan individu lain atau para ahli

(subject matter expert).

Pengukuran efektifitas penggunaan pengetahuan perlu

dilakukan, dan menjadi masukan dalam pemantauan dan evaluasi

penerapan manajemen pengetahuan yang dilaksanakan di Institusi

Pusat dan Pemerintah Daerah.

e. Alih Pengetahuan dan Teknologi

Proses alih pengetahuan dan teknologi, atau transfer technology

terkait SPBE adalah proses pemindahan pengetahuan dan tatacara

(know-how) terkait SPBE dari satu atau sekelompok individu ke

- 21 -

individu lainnya. Proses transfer teknologi SPBE tersebut bertujuan

untuk memastikan pengetahuan dan teknologi tersebut dapat diserap

atau dipahami oleh penerima nya, sedemikian rupa sehingga

pengetahuan tersebut dapat digunakan untuk mengambil keputusan

atau melakukan aksi.

3.3 Pengendalian dan Pengawasan Manajemen Pengetahuan SPBE

Pengendalian dan pengawasan Manajemen Pengetahuan SPBE

merupakan bagian integral dalam penyelenggaraan SPBE di Instansi Pusat

dan Pemerintah Daerah. Untuk itu pelaksanaan nya harus terintegrasi

dalam proses Pemantauan dan Evaluasi SPBE maupun Audit TIK SPBE,

sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Pengendalian dan pengawasan Manjemen Pengetahuan SPBE

dilakukan dengan memperhatikan pencapaian tujuan, pelaksanaan

prinsip-prinsip Manajemen Pengetahuan SPBE untuk perbaikan yang

berkelanjutan, serta peningkatan kapabilitas dan kematangan Instansi

Pusat dan Pemerintah Daerah dalam pelaksanaan manajemen

pengetahuan SPBE.

3.4 Alat Bantu Manajemen Pengetahuan SPBE

Proses-proses dalam Manajemen Pengetahuan SPBE dapat dilakukan

dengan memanfaatkan alat bantu yang dapat untuk mendorong,

menstimulir, memperlancar, dan mempercepat proses-proses dalam

penerapan manajemen pengetahuan. Berikut beberapa contoh alat bantu

dalam Manajemen Pengetahuan.

a. Forum Diskusi

Forum Diskusi SPBE adalah suatu wadah atau media bagi

sekelompok individu untuk berinteraksi, bertanya-jawab dan berdiskusi

tentang berbagai topik atau bidang terkait SPBE.

Forum diskusi SPBE dapat digunakan untuk mendukung

pengambilan keputusan terkait suatu permasalahan yang

membutuhkan informasi atau pengetahuan tertentu. Dalam suatu forum

diskusi para individu dapat mengajukan pertanyaan atau permasalahan,

berbagi pengetahuan, pengalaman atau best practices, yang mendukung

proses alih pengetahuan dan teknologi SPBE.

- 22 -

Dalam rangka pemecahan permasalahan, dapat dilakukan moderasi

dalam diskusi, untuk memastikan diskusi berjalan dengan lancar dan

menghasilkan jawaban atau pengetahuan yang diperlukan. Selain itu

peran para ahli yang dapat memberikan petunjuk atau jawaban terkait

topik tertentu, menjadi sangat penting dalam upaya pemecahan masalah

dan penciptaan pengetahuan baru dalam SPBE.

b. Layanan Servicedesk

Layanan Servicedesk untuk Pengguna SPBE merupakan media atau

wadah komunikasi antar penyedia layanan dengan pelanggan atau

pengguna SPBE, dalam rangka mendukung pemanfaatan produk atau

layanan SPBE yang diberikan.

Layanan ini dapat digunakan untuk memantau dan memastikan

bahwa kinerja sistem telah memenuhi standar layanan yang ditetapkan,

dan memastikan kepuasan dan kesetiaan pengguna. Selain itu, layanan

Servicedesk bisa berfungsi sebagai pengumpul pertanyaan, kebutuhan,

permasalahan (insiden) yang terjadi; memfasilitasi komunikasi dan

diskusi yang diperlukan dengan teknisi, pengembang atau pihak tertentu

lainnya. Untuk selanjutnya dapat dilakukan penanganan dan

penyelesaian masalah; dan menjadi masukan untuk perbaikan dan

penyempurnaan sistem, yang pada akhirnya dapat meningkatkan kinerja

dan kualitas layanan SPBE.

Sebagai contoh Layanan Servicedesk SPBE, antara lain Layanan

Servicedesk Aplikasi SPBE, yang menangani pengaduan permasalahan

pengguna aplikasi; atau Layanan Servicedesk Jaringan SPBE yang

menangani pengaduan permasalahan koneksi jaringan di suatu lokasi

tertentu.

Penanganan pengaduan permasalahan dalam layanan SPBE, dapat

menstimulir alih pengetahuan dan teknologi antara pengguna dan

penyedia layanan, maupun di internal penyedia layanan, yang dapat pula

mendorong penciptaan pengetahuan baru serta perbaikan layanan SPBE

c. Webinar

Webinar atau seminar yang dilakukan secara online, dan merupakan

salah satu cara penyebaran informasi dan alih pengetahuan dengan

menggunakan media internet. Webinar dapat digunakan sebagai alat

untuk melakukan alih pengetahuan dan teknologi SPBE melalui

- 23 -

penyampaian materi paparan yang efektif, terstruktur dan termoderasi,

dengan didukung fasilitas webinar yang mendukung tanya-jawab dan

diskusi antar pemapar dan peserta, untuk memastikan penyerapan

pengetahuan oleh peserta webinar.

Beberapa fasilitas webinar untuk mendukung transfer pengetahuan

berjalan secara efektif, antara lain penayangan materi (screen sharing),

tanya jawab baik secara lisan maupun tulisan (chat), sharing media,

papan tulis elektronik (electronic board) dan sebagainya.

- 24 -

BAB IV

FAKTOR PEMBERDAYA MANAJEMEN PENGETAHUAN SPBE

Manajemen pengetahuan SPBE selayaknya dilaksanakan di seluruh unit

kerja di lingkungan Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah dan menjadi

tanggung-jawab bersama. Beberapa hal yang perlu menjadi pemikiran agar

manajemen pengetahuan SPBE dapat dilaksanakan di Instansi Pemerintah dan

Pemerintah Daerah, yaitu: Organisasi, Kepemimpinan, Perencanaan dan

Dukungan Manajemen Pengetahuan SPBE.

4.1 Organisasi

Dalam rangka koordinasi, pengendalian dan pemantauan, perlu

ditetapkan organisasi dan struktur Manajemen Pengetahuan SPBE yang

menjadi pendorong penerapan Sistem Manajemen Pengetahuan SPBE di

lingkungan Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah. Oleh karena itu sesuai

dengan konteks organisasi perlu memahami hal berikut:

4.1.1 Pemahaman Mengenai Organisasi dan Fungsinya

Organisasi yang dibentuk harus dapat menentukan masalah

eksternal dan internal yang relevan dengan tujuannya karena akan

mempengaruhi kemampuannya untuk mencapai hasil yang

diinginkan dari sistem manajemen pengetahuannya. Hasil dari

sistem manajemen pengetahuan merupakan sarana untuk

mencapai hasil organisasi, dan bukan tujuan itu sendiri.

Organisasi dan Struktur Manajemen Pengetahuan SPBE di

Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah terdiri dari 2 komponen

utama yaitu:

1. Komite Pengarah Manajemen Pengetahuan SPBE;

Komite Pengarah terdiri dari pimpinan yang bertugas dan

bertanggung jawab untuk:

a. Menetapkan kebijakan penerapan manajemen pengetahuan

SPBE;

b. Memberikan arahan dalam penerapan manajemen

pengetahuan SPBE;

c. Memantau dan mengawasi pelaksanaan Manajemen

Pengetahuan SPBE di lingkungan Instansi Pusat dan

Pemerintah Daerah.

- 25 -

2. Pelaksana Manajemen Pengetahuan SPBE.

Pelaksana Manajemen Pengetahuan SPBE dapat berupa unit

kerja yang bertugas dan bertanggung-jawab dalam:

a. Melaksanakan proses bisnis manajemen pengetahuan SPBE

di instansi, dan melakukan koordinasi dalam pengumpulan,

pengolahan dan penggunaan pengetahuan SPBE dalam

instansi;

b. Melakukan pengelolaan dan memastikan tersedianya

layanan aplikasi sistem manajemen pengetahuan SPBE

untuk instansi.

Organisasi dan Struktur Manajemen Pengetahuan SPBE dapat

berupa struktur ex-officio yang menjalankan tugas tambahan terkait

penyelenggaraan SPBE di instansi, namun hendaknya pelaksanaan

Manajemen Pengetahuan SPBE menjadi bagian dari tugas dan

fungsi unit kerja di Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah. Unit

kerja pelaksana Manajemen Pengetahuan SPBE dapat berbeda satu

sama lain, bergantung pada karakteristik masing-masing Instansi

Pusat dan Pemerintah Daerah.

4.1.2 Pemahaman Mengenai Kebutuhan dan Harapan Pihak yang

Berkepentingan (Stakeholders)

Pihak yang berkepentingan (Stakeholders) disini adalah para

pengambil keputusan untuk kemajuan ataupun berjalannya

organisasi dalam melaksanakan proses bisnisnya. Oleh karena itu

organisasi harus menentukan:

- pihak berkepentingan yang relevan dengan sistem manajemen

pengetahuan;

- persyaratan yang relevan dari pihak yang berkepentingan ini.

Persyaratan ini harus dianalisis, dengan memprioritaskan

bidang utama dan konteks yang relevan dengan organisasi dan

sistem manajemen pengetahuan. Oleh karena itu, kebutuhan dan

harapan harus dibuat secara terstruktur dalam hal kinerja bisnis

dan organisasi, daripada kebutuhan manajemen pengetahuan.

Juga, persyaratan pihak yang berkepentingan perlu dinilai dalam

konteks organisasi (misalnya: budaya, lingkungan, infrastruktur).

- 26 -

4.1.3 Penetapan Lingkup (Scope) dari Manajemen Pengetahuan

Organisasi harus menentukan jangkauan dan penerapan

sistem manajemen pengetahuan untuk menetapkan ruang

lingkupnya. Dalam ruang lingkup ini, dan sehubungan dengan

tujuan organisasi, organisasi harus mengidentifikasi, mengevaluasi

dan memprioritaskan domain pengetahuan yang memiliki nilai

terbesar bagi organisasi dan pihak yang berkepentingan, dan di

mana sistem manajemen pengetahuan harus diterapkan. Saat

menentukan ruang lingkup ini, organisasi harus

mempertimbangkan:

- masalah dan konteks eksternal dan internal sebagaimana

dimaksud dalam 4.1.1;

- persyaratan sebagaimana dimaksud dalam 4.1.2

Ruang lingkup harus tersedia sebagai informasi yang

terdokumentasi.

4.1.4 Pembudayaan Manajemen Pengetahuan

Menanamkan budaya manajemen pengetahuan di seluruh

organisasi sangat penting untuk penerapan manajemen

pengetahuan yang berkelanjutan. Budaya di mana koneksi dan

aktivitas pengetahuan perlu didorong, dan pengetahuan dihargai

dan digunakan secara aktif, akan mendukung pembentukan dan

penerapan sistem manajemen pengetahuan dalam organisasi.

Budaya manajemen pengetahuan merupakan elemen

pendukung dari budaya organisasi. Budaya dimana perilaku

mencari, berbagi, mengembangkan dan menerapkan pengetahuan

didorong dan diharapkan mendukung pembentukan dan penerapan

sistem manajemen pengetahuan dalam organisasi.

Budaya manajemen pengetahuan mengakui nilai individu dan

pengetahuan bersama, karena itu menguntungkan organisasi.

Budaya manajemen pengetahuan mencerminkan sejauh mana

orang:

- merasa nyaman mendiskusikan masalah secara terbuka dan

menawarkan nasihat;

- berbagi pengetahuan dan informasi secara terbuka dan jujur

untuk meningkatkan sosialisasi dan aliran pengetahuan melalui

organisasi;

- 27 -

- melindungi pengetahuan organisasi;

- merasa diberdayakan untuk bertindak secara mandiri

berdasarkan pengetahuan;

- menunjukkan akuntabilitas atas pembelajaran dan hasil mereka

sendiri;

- menawarkan pengetahuan mereka kepada orang lain daripada

menyimpannya untuk diri mereka sendiri;

- berkolaborasi dengan, daripada bersaing dengan, rekan mereka;

- menginvestasikan waktu untuk refleksi dan pembelajaran;

- menghargai perolehan pengetahuan baru melalui pengalaman

mereka sendiri (sukses atau gagal).

Banyak dari elemen-elemen ini yang saling bergantung dan

mungkin saja mereka terbukti di berbagai bagian organisasi. Dalam

kasus seperti itu, penerapan sistem manajemen pengetahuan

mungkin saja tidak konsisten. Perkembangan budaya manajemen

pengetahuan tidak terjadi secara kebetulan, atau dalam waktu

singkat, tetapi membutuhkan program intervensi yang disengaja

dan aktif untuk mengelolanya menuju keadaan yang diinginkan.

Ketika elemen-elemen ini dikelola secara harmonis maka akan

menghasilkan hasil yang positif, termasuk kemampuan organisasi

untuk beradaptasi dengan situasi yang berubah.

Faktor utama yang mempengaruhi perilaku dan sikap yang

diinginkan yang membentuk budaya manajemen pengetahuan

meliputi:

a) perilaku dan sikap kepemimpinan;

b) kepercayaan;

c) keterlibatan;

d) keragaman;

e) adat istiadat dan norma;

f) kebijakan dan prosedur;

g) tingkat pelatihan dan kompetensi;

h) insentif;

i) lingkungan fisik dan digital;

j) teknologi;

k) struktur organisasi.

- 28 -

Selain hal diatas juga perlu untuk melakukan pendekatan yang

memungkinkan untuk mempromosikan budaya pengetahuan

meliputi:

a) mendefinisikan budaya pengetahuan yang diinginkan;

b) menjalankan analisis kesenjangan;

c) membuat rencana untuk mengatasi kesenjangan;

d) bertindak berdasarkan rencana ini;

e) meninjau kembali dan memperbarui semua langkah sebelumnya

pada interval yang ditentukan.

4.2 Kepemimpinan

Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang mempengaruhi dan

memotivasi orang lain untuk melakukan sesuatu sesuai tujuan bersama.

Kepemimpinan meliputi proses mempengaruhi dalam menentukan tujuan

organisasi, memotivasi perilaku pengikut untuk mencapai tujuan,

mempengaruhi untuk memperbaiki kelompok dan budayanya. Manajemen

pengetahuan mungkin merupakan hal baru di suatu organisasi sehingga

dalam penerapannya akan banyak terjadi kendala, oleh karena itu perlunya

kepemimpinan yang dapat mengarahkan dengan cara yang sistematis agar

tujuan implementasi manajemen pengetahuan ini dapat terlaksana sesuai

yang sudah direncanakan.

Ada 3 hal yang tercakup pada kepemimpinan, yaitu:

• Komitmen dari Pemimpin;

• Kebijakan;

• Peran, Tanggungjawab, dan Kewenangan.

4.2.1 Komitmen dari Pemimpin

Manajemen puncak harus menunjukkan kepemimpinan dan

komitmen sehubungan dengan pengetahuan sistem manajemen

dengan cara:

- memupuk nilai-nilai organisasi yang meningkatkan kepercayaan

sebagai elemen kunci untuk manajemen pengetahuan;

- memastikan bahwa kebijakan manajemen pengetahuan dan

tujuan manajemen pengetahuan ditetapkan, kompatibel dan

selaras dengan arah strategis organisasi dan dapat dievaluasi;

- memastikan integrasi persyaratan sistem manajemen

pengetahuan ke dalam bisnis organisasi dan proses proyek;

- 29 -

- memastikan bahwa sumber daya yang dibutuhkan untuk sistem

manajemen pengetahuan tersedia;

- mengkomunikasikan pentingnya manajemen pengetahuan yang

efektif dan menyesuaikan dengan, atau melebihi, persyaratan

sistem manajemen pengetahuan;

- mengelola proses perubahan menuju adopsi dan penerapan

sistem manajemen pengetahuan, dan menuju penanaman budaya

yang menghargai, mendukung, dan memungkinkan manajemen

pengetahuan;

- memastikan bahwa sistem manajemen pengetahuan mencapai

hasil yang diinginkan;

- mengarahkan, memotivasi, menginspirasi, memberdayakan dan

mendukung orang-orang untuk berkontribusi pada efektivitas

sistem manajemen pengetahuan;

- mempromosikan peningkatan berkelanjutan dari sistem

manajemen pengetahuan;

- mendukung peran manajemen lain yang relevan untuk

mendemonstrasikan kepemimpinan mereka yang berlaku untuk

bidang tanggung jawab mereka.

4.2.2 Kebijakan

Kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi

pedoman dan dasar rencana dalam pelaksanaan suatu pekerjaan,

kepemimpinan, dan cara bertindak. Istilah ini dapat diterapkan

pada pemerintahan, organisasi dan kelompok sektor swasta, serta

individu. Kebijakan berbeda dengan peraturan dan hukum. Jika

hukum dapat memaksakan atau melarang suatu perilaku (misalnya

suatu hukum yang mengharuskan pembayaran pajak penghasilan),

kebijakan hanya menjadi pedoman tindakan yang paling mungkin

memperoleh hasil yang diinginkan.

Kebijakan atau kajian kebijakan dapat pula merujuk pada

proses pembuatan keputusan-keputusan penting organisasi,

termasuk identifikasi berbagai alternatif seperti prioritas program

atau pengeluaran, dan pemilihannya berdasarkan dampaknya.

Kebijakan juga dapat diartikan sebagai mekanisme politis,

manajemen, finansial, atau administratif untuk mencapai suatu

tujuan eksplisit.

- 30 -

Manajemen puncak harus menetapkan kebijakan manajemen

pengetahuan yang:

a) sesuai dengan tujuan organisasi;

b) memberikan kerangka kerja dan prinsip pedoman untuk

menetapkan, meninjau dan mencapai tujuan manajemen

pengetahuan;

c) mencakup komitmen untuk memenuhi peraturan yang berlaku

dan persyaratan lainnya;

d) menetapkan ekspektasi untuk semua pekerja terkait dengan

penggunaan sistem manajemen pengetahuan dan penanaman

budaya yang menghargai pengetahuan;

e) mencakup komitmen untuk terus meningkatkan sistem

manajemen pengetahuan;

f) mengelola keseimbangan antara berbagi pengetahuan dan

perlindungan pengetahuan.

Kebijakan manajemen pengetahuan harus:

- tersedia sebagai informasi terdokumentasi;

- dikomunikasikan, dipahami dan diterapkan dalam organisasi;

- tersedia untuk pihak yang berkepentingan, jika sesuai.

4.2.3 Peran, Tanggung Jawab, dan Kewenangan

Manajemen puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab

dan wewenang untuk peran yang relevan dalam sistem manajemen

pengetahuan ditetapkan dan dikomunikasikan dalam organisasi

dan dengan pemangku kepentingan eksternal sebagaimana

diperlukan. Manajemen puncak harus menetapkan tanggung jawab

dan wewenang untuk:

a) memastikan bahwa sistem manajemen pengetahuan sesuai

dengan persyaratan dokumen ini;

b) memastikan keterlibatan orang dan penerapan yang efektif dari

sistem manajemen pengetahuan dalam organisasi;

c) melaporkan kinerja sistem manajemen pengetahuan kepada

manajemen puncak.

- 31 -

4.3 Perencanaan

Perencanaan adalah suatu proses. Proses perencanaan merupakan

rangkaian urutan rasional di dalam penyusunan rencana. Proses

mempunyai sifat-sifat sebagai berikut:

• Dapat disesuaikan dengan tujuan;

• Dapat disesuaikan dengan keterbatasan yang ada;

• Dapat dikembangkan sesuai dengan teknik dan kebutuhan tertentu

Proses perencanaan pada awalnya merupakan proses yang

konvensional, yang merupakan proses terbuka yang menghasilkan produk

yang terbuka (tanpa feedback).

Dalam perencanaan, input merupakan data-data atau informasi,

output merupakan produk perencanaan atau rencana, sedangkan proses

atau analisis merupakan keterkaitan data atau informasi untuk

menghasilkan produk rencana.

Beberapa tujuan dari perencanaan adalah sebagai berikut:

a. untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan

nonmanajerial.

b. untuk mengurangi ketidakpastian.

c. untuk meminimalisir pemborosan.

d. untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi

selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian.

Perencanaan diperlukan untuk penerapan manajemen pengetahuan,

karena perencanaan ini diperlukan untuk melakukan tindakan dalam

mengatasi resiko dan peluang, selain itu juga cara untuk mencapai tujuan

dari manajemen pengetahuan.

4.3.1 Tindakan Mengatasi Resiko dan Peluang

Saat merencanakan sistem manajemen pengetahuan,

organisasi harus mempertimbangkan masalah yang dirujuk dalam

4.1.1 dan persyaratan yang dirujuk dalam 4.1.2 dan menentukan

risiko dan peluang yang perlu ditangani untuk:

- memberikan jaminan bahwa sistem manajemen pengetahuan

dapat mencapai hasil yang diinginkan;

- mencegah, atau mengurangi, efek yang tidak diinginkan;

- mencapai peningkatan berkelanjutan.

Organisasi harus merencanakan:

a) tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang ini;

- 32 -

b) bagaimana:

- mengintegrasikan dan menerapkan tindakan ke dalam proses

sistem manajemen pengetahuannya;

- mengevaluasi keefektifan tindakan ini.

4.3.2 Cara Mencapai Tujuan Manajemen Pengetahuan

Organisasi harus menetapkan tujuan manajemen pengetahuan

pada fungsi dan tingkat yang relevan. Tujuan manajemen

pengetahuan harus:

a) melayani kebutuhan bisnis dan sejalan dengan tujuan bisnis

(lihat 4.1.1);

b) memenuhi persyaratan prioritas dari pihak yang berkepentingan

(lihat 4.1.2);

c) konsisten dengan kebijakan manajemen pengetahuan;

d) mempertimbangkan persyaratan yang berlaku;

e) dapat diukur (jika dapat dilakukan), dalam hal manfaat dan

dampak;

f) dipantau;

g) dikomunikasikan;

h) diperbarui sebagaimana mestinya.

Organisasi harus menyimpan informasi terdokumentasi

tentang tujuan manajemen pengetahuan. Tujuan dapat bersifat

kuantitatif atau kualitatif, dan berhubungan dengan masalah

seperti keselamatan, waktu, risiko, kualitas, biaya, pangsa pasar,

pengalaman pelanggan. Sasarannya mungkin dari berbagai jenis,

sebagai hasil bisnis, hasil organisasi, hasil terkait pelanggan, dan /

atau hasil sosial dan lingkungan.

Ketika merencanakan bagaimana mencapai tujuan manajemen

pengetahuannya, organisasi harus menentukan:

- apa yang akan dilakukan dan oleh siapa;

- siapa yang akan bertanggung jawab;

- sumber daya apa yang akan dibutuhkan;

- siapa yang akan bertanggung jawab;

- kapan itu akan selesai;

- bagaimana hasil akan dievaluasi.

- 33 -

4.4 Dukungan Manajemen Pengetahuan untuk SPBE

Dukungan untuk terlaksananya Manajemen pengetahuan untuk

SPBE meliputi beberapa hal berikut:

4.4.1 Sumber Daya

Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber

daya (misalnya pendanaan, tenaga kerja, teknologi, komitmen

manajemen) yang diperlukan untuk pembentukan,

implementasi, pemeliharaan, pengukuran, pelaporan dan

peningkatan berkelanjutan dari sistem manajemen

pengetahuan.

4.4.2 Kompetensi

Organisasi harus:

- menentukan kompetensi yang diperlukan dari orang-orang

yang melakukan pekerjaan di bawah kendalinya yang

memengaruhi kinerja pengetahuannya;

- pertimbangkan tingkat kompetensi yang dibutuhkan untuk

berbagai jenis pekerja, jika sesuai, termasuk:

a) mereka yang bertanggung jawab atas desain,

penyampaian dan peningkatan berkelanjutan dari sistem

manajemen pengetahuan dan perubahan budaya

pendukung terkait;

b) mereka yang memiliki peran akuntabel dalam sistem

manajemen pengetahuan;

c) peserta yang terlibat dan menggunakan sistem

manajemen pengetahuan sebagai bagian dari

menyelesaikan tugas dan pekerjaan mereka.

- memastikan bahwa orang-orang ini kompeten atas dasar

pendidikan, pelatihan, atau pengalaman yang sesuai;

- jika memungkinkan, ambil tindakan untuk memperoleh

kompetensi yang diperlukan, dan evaluasi efektivitas tindakan

yang diambil;

- menyimpan informasi terdokumentasi yang sesuai sebagai

bukti kompetensi.

- 34 -

4.4.3 Awareness

Orang yang melakukan pekerjaan di bawah kendali

organisasi dan pihak berkepentingan lainnya, jika relevan,

harus mengetahui:

- kebijakan manajemen pengetahuan;

- kontribusi dan akuntabilitas mereka terhadap efektivitas

sistem manajemen pengetahuan, termasuk manfaat dari

peningkatan kinerja pengetahuan;

- implikasi dari ketidaksesuaian dengan persyaratan sistem

manajemen pengetahuan.

4.4.4 Komunikasi

Organisasi harus menentukan komunikasi internal dan

eksternal yang relevan dengan sistem manajemen

pengetahuan, termasuk:

- tentang apa yang akan dikomunikasikannya;

- kapan harus berkomunikasi;

- dengan siapa untuk berkomunikasi;

- bagaimana berkomunikasi.

Komunikasi akan melayani semua tahapan, termasuk

membangun sistem manajemen pengetahuan, mengelola

perubahan untuk menyematkannya, dan memelihara berbagi

dan penggunaan.

4.5 Informasi yang Didokumentasi

4.5.1 Umum

Sistem manajemen pengetahuan organisasi harus

mencakup:

a) informasi terdokumentasi yang dibutuhkan oleh dokumen

ini;

b) informasi terdokumentasi yang ditentukan oleh organisasi

sebagai hal yang diperlukan untuk efektivitas sistem

manajemen pengetahuan.

Tingkat informasi yang terdokumentasi untuk sistem

manajemen pengetahuan dapat berbeda dari satu organisasi ke

organisasi lainnya karena:

- 35 -

- ukuran organisasi dan jenis kegiatan, proses, produk dan

jasanya;

- kompleksitas proses dan interaksinya;

- kompetensi orang.

4.5.2 Membuat dan Memperbarui

Saat membuat dan memperbarui informasi

terdokumentasi, organisasi harus memastikan sesuai:

- identifikasi dan deskripsi (misalnya judul, tanggal, penulis,

atau nomor referensi);

- format (misalnya bahasa, versi perangkat lunak, grafik) dan

media (misalnya kertas, elektronik);

- review dan persetujuan untuk kesesuaian dan kecukupan.

4.5.3 Pengendalian Informasi Terdokumentasi

Informasi terdokumentasi yang dibutuhkan oleh sistem

manajemen pengetahuan dan oleh dokumen ini harus

dikendalikan untuk memastikan:

a) tersedia dan cocok untuk digunakan, di mana dan kapan

diperlukan;

b) dilindungi secara memadai (misalnya dari kehilangan

kerahasiaan, penggunaan yang tidak benar, kehilangan

integritas).

Untuk pengendalian informasi terdokumentasi, organisasi

harus menangani kegiatan berikut, sebagaimana berlaku:

- distribusi, akses, pengambilan dan penggunaan;

- penyimpanan dan pelestarian, termasuk pelestarian

keterbacaan;

- kontrol perubahan (misalnya kontrol versi);

- penyimpanan dan pembuangan.

Informasi terdokumentasi yang berasal dari luar yang

ditentukan oleh organisasi akan diperlukan untuk

perencanaan dan pengoperasian sistem manajemen

pengetahuan harus diidentifikasi, sesuai, dan dikendalikan.

- 36 -

BAB V

SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN SPBE

Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi merupakan hal yang

tidak terelakkan dalam Manajemen Pengetahuan SPBE. Sistem Informasi

Manajemen Pengetahuan (SIMPAN) yang dikelola oleh BPPT, merupakan

perangkat lunak untuk mendukung pelaksanaan proses bisnis manajemen

pengetahuan di seluruh Kementerian, Lembaga dan Pemerintah Daerah. Dalam

rangka mendukung keterpaduan dalam penyelenggaraan SPBE, SIMPAN perlu

diimplementasikan di seluruh Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah sebagai

suatu aplikasi tunggal untuk membangun basis pengetahuan SPBE nasional.

Gambar 3. Arsitektur SIMPAN.

SIMPAN SPBE dikembangkan sesuai arsitektur berikut yang terdiri dari

berbagai komponen dan fitur pendukung pengelolaan pengetahuan SPBE, yang

antara lain terdiri perekaman, pengolahan, forum diskusi atau tanya-jawab,

mesin pencari serta pengelolaan pengguna pengetahuan SPBE.

Untuk mendukung interoperabilitas, SIMPAN dilengkapi dengan API

(application programming interface) yang memungkinkan SIMPAN berkomunikasi

dengan aplikasi lain yang telah ada.

- 37 -

5.1 Perekaman Pengetahuan

Perekaman pengetahuan dalam SIMPAN adalah fitur yang digunakan

untuk merekam informasi yang telah disepakati sebagai pengetahuan.

Pengetahuan yang direkam mencakup:

1. Pengetahuan eksplisit, yang dapat berasal dari pelaksanaan tugas

pokok dan fungsi instansi pemerintahan dalam SPBE, yang

diungkapkan dalam suatu bentuk representasi pengetahuan, seperti

Artikel yang berupa narasi dalam bentuk tulisan, gambar, atau bentuk

lain yang memudahkan pemahaman pengetahuan oleh pihak lain.

2. Pengetahuan implisit, yang dapat berasal dari pengalaman dan

kreatifitas pengguna SPBE, yang dapat distimulasi pengungkapannya

antara lain melalui suatu contoh aksi, tanya-jawab atau diskusi

kelompok.

Perekaman pengetahuan SPBE dilakukan oleh unit kerja pengelola

manajemen pengetahuan sesuai dengan tugas dan wewenang dalam

SPBE, untuk disimpan dalam suatu basis pengetahuan SPBE secara

terpusat.

5.2 Pengolahan Pengetahuan

Pengolah pengetahuan adalah fitur yang digunakan untuk

menambahkan data karakteristik spesifik pada informasi yang ada. Salah

satu cara pengolahan pengetahuan adalah menentukan Lingkup bidang

atau penerapan dari suatu pengetahuan.

Ruang lingkup pengetahuan SPBE dalam SIMPAN untuk tahap awal

dikelompokkan sesuai muatan Peta Rencana SPBE Nasional untuk

selanjutnya dievaluasi sesuai perkembangan dan penerapan Manajemen

Pengetahuan SPBE. Ruang lingkup tersebut terdiri dari:

1. Tata Kelola SPBE

2. Manajemen SPBE

3. Layanan SPBE

4. Infrastruktur SPBE

5. Aplikasi SPBE

6. Keamanan SPBE

7. Audit Teknologi Informasi dan Komunikasi.

Selain itu, pengolahan pengetahuan SPBE dilakukan dengan mengisi

meta data yang disediakan oleh aplikasi SIMPAN. Meta data pengetahuan

- 38 -

SPBE berguna untuk memudahkan pencarian dan pemanfaatan

pengetahuan oleh pihak yang membutuhkannya.

5.3 Forum Tanya Jawab

Forum Tanya Jawab adalah fitur yang memungkinkan pengguna

mengajukan pertanyaan terkait pengetahuan yang dibutuhkan, menjawab

pertanyaan, atau berdiskusi terkait pertanyaan atau topik tertentu. Dalam

Forum tersebut masing-masing peserta dapat memberikan jawaban atau

komentar sesuai pengalaman dan bidang kepakarannya, dalam rangka

menjawab pertanyaan atau mencari solusi permasalahan yang

didiskusikan. Solusi maupun masukan yang didapat dari forum tanya

jawab, dapat dirangkum menjadi suatu pengetahuan baru, dan disimpan

dalam basis data pengetahuan SPBE.

5.4 Mesin Pencari

Mesin pencari adalah fitur yang memungkinkan pengguna mencari

informasi terkait pengetahuan yang dibutuhkannya, dengan bantuan kata

kunci yang terkait dengan konteks pengetahuan. Untuk itu, mesin pencari

memiliki kemampuan untuk melakukan penelusuran kata kunci dalam

artikel maupun forum diskusi, serta merekomendasikan hasil pencarian.

5.5 Pengelolaan Pengguna

Pengelola pengguna adalah fitur yang digunakan untuk mengatur

hak akses pengguna terhadap fitur–fitur yang ada dalam SIMPAN.

Pengguna SIMPAN secara garis besar dapat dikategorikan dalam

beberapa kelompok penggunan dengan hak akses yang berbeda, antara

lain administrator, manajer, pengguna terdaftar sampai dengan pengguna

umum.

1. Administrator adalah pengguna yang mempunyai hak akses dan

mempunyai otoritas untuk melakukan pengelolaan teknis yang

diperlukan untuk berfungsinya SIMPAN,

2. Manajer adalah pengguna yang mempunyai otoritas tertinggi atas

suatu Lingkup pengetahuan, dan mempunyai otoritas untuk, dan

tidak terbatas pada,

a. melakukan semua yang dapat dilakukan pengguna terdaftar; dan

b. mengelola Forum

- 39 -

c. memindahkan Topik Tanya Jawab dari satu Forum ke Forum

lainnya

d. melaksanakan pengolahan informasi

e. merekam informasi yang telah diolah

Manajer berasal dari Unit Kerja yang melaksanakan tugas Manajemen

Pengetahuan SPBE.

3. Pengguna terdaftar adalah pengguna yang setidaknya mempunyai

hak untuk :

a. melakukan semua yang dapat dilakukan oleh pengguna umum.

b. membuat pertanyaan atau menyampaikan usulan topik baru

dalam Forum untuk didiskusikan.

c. menyampaikan artikel berisi pertanyaan, jawaban maupun

komentar ke dalam suatu topik.

4. Pengguna umum adalah pengguna yang dapat mengakses

pengetahuan umum dalam SIMPAN dengan menggunakan fasilitas

mesin pencari berdasarkan kata kunci yang dimasukkan.

- 40 -

BAB VII

KOORDINASI MANAJEMEN PENGETAHUAN SPBE

Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi melakukan koordinasi

pelaksanaan Manajemen Pengetahuan melalui Forum Pengelola Pengetahuan

Instansi Pemerintah dan Forum Pengguna SIMPAN yang dilaksanakan secara

berkala

Forum Pengelola Pengetahuan Instansi Pemerintah, beranggotakan para

Pengelola Pengetahuan di Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah, yang

bertujuan untuk berdiskusi dan memberi masukan dalam rangka perbaikan

proses manajemen pengetahuan SPBE.

Forum Pengguna SIMPAN beranggotakan para pengguna sistem informasi

manajemen pengetahuan SIMPAN SPBE, yang bertujuan untuk:

a. Menjadi sarana untuk mendorong penggunaan SIMPAN secara terpadu oleh

seluruh ASN

b. Memberi masukan dalam rangka penyempurnaan perangkat lunak SIMPAN

dalam rangka membangun basis pengetahuan dan alat bantu yang

mendorong bagi pakai pengetahuan SPBE antar ASN dan institusi

pemerintahan.

- 41 -

BAB VII

PENUTUP

Penerapan Manajemen Pengetahuan SPBE sangat diperlukan untuk menjamin

pencapaian tujuan dan keberlangsungan dari SPBE. Untuk itu perlu dibangun

ekosistem yang mendukung penerapan Manajemen Pengetahuan SPBE yang

terpadu dan berkelanjutan.

Pedoman Manajemen Pengetahuan SPBE diharapkan dapat digunakan sebagai

acuan pelaksanaan penerapan Manajemen Pengetahuan SPBE di lingkungan

Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah. Dan untuk keberhasilan

implementasinya, diperlukan dukungan dan peran serta seluruh pihak, baik di

internal instansi maupun antar Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah.

Koordinasi dan pelaksanaan Manajemen Pengetahuan SPBE secara terintegrasi

dalam seluruh elemen SPBE termasuk sistem dan proses bisnis yang telah

berjalan menjadi kunci keberhasilan pelaksanaan Manajemen Pengetahuan

SPBE.

KEPALA BADAN PENGKAJIAN DAN

PENERAPAN TEKNOLOGI

REPUBLIK INDONESIA,

HAMMAM RIZA

Telah diperiksa oleh:

No Jabatan dan Nama Paraf

1 Sekretaris Utama

Ir. Dadan Moh. Nurjaman, M.T.

2 Ka. Biro Hukum, Kerja Sama, dan Humas

Dr.rer.nat. Chaidir