PERANCANGAN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI PADA

LAUNDRY ORANGE SLEMAN

YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

Diajukan oleh :

YOGHA INGGIL DIRAJAT

06.11.1010

Kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2010

2

3

ADMINISTRATION APPLICATION DESIGN SYSTEM ON ORANGE LAUNDRY SLEMAN

PERANCANGAN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI PADA LAUNDRY ORANGE SLEMAN

Yogha Inggil Dirajat

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Orange Laundry is one place of business engaged in the service in the form of laundry / Laundry. with the number of customers who had by that caused problems in managing the financial and transaction, for it required an application program to handle it with computer. This application program is the administration application that can facilitate the manager in making financial reports and noted the list of transactions quickly and efficiently.

In a company that is engaged in service very good information system is needed, especially in data processing and financial systems, so that the activities can work well, effectively and efficiently. Objec is that a lot of that increase development in the field of services to enhance better service and to process data and finances easily, quickly, accurately, precisely and accurately. Administration Application System Design In Orange Laundry is an effort to maximize technology, especially computer technology in the hope that simplify laundry manager and can assist in improving the quality Laundry.

In this case the administrative system in Orange loundry address at Condong Catur, Sleman, Yogyakarta is still experiencing problems and financial data processing manually so that the efficiency and security of data is less reliable, then these things need a media storage and processing of data and that when kuangan times can be accessed quickly and accurately Keywords: Laundry, Applications, Technology, Administration

4

1. PENDAHULUAN

Pada saat ini perkembangan di bidang teknologi informasi sangat pesat,

perkembangan yang begitu signifikan terjadi pada perangkat keras (hardware) maupun

pada perangkat lunak (software). Di bandingkan dengan beberapa tahun yang lalu

teknologi informasi yang ada sekarang jauh lebih baik. Dengan meningkatnya

perkembangan teknologi informasi pada saat ini keberadaan komputer sangatlah

diperlukan, dengan komputer segala pekerjaan manusia akan jadi lebih mudah karena

komputer dapat bekerja dengan cepat, cermat, tepat dan akurat. Selain itu komputer

juga bisa menyimpan data dalam jumlah yang besar dengan aman.

Dalam sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang layanan jasa sangat

dibutuhkan sistem informasi yang baik, terutama pada sistem pengolahan data dan

keuangan, agar dalam kegiatannya dapat berjalan dengan baik, efektif dan efisien.

Keadan tersebut menyebabkan banyaknya perusahaan yang meningkatkan

pengembangan di bidang layanan jasa untuk meningkatkan pelayanan yang lebih baik

lagi serta dapat mengolah data dan keuangan dengan mudah, cepat, cermat, tepat dan

akurat.

Dalam hal ini sistem keuangan pada loundry ORANGE yang beralamat di

Jl.Angga jaya 2 No.168 Condong Catur, Sleman, Yogyakarta masih mengalami

permasalahan yaitu pengolahan data dan keuangan secara manual sehingga efisiensi

dan keamanan data kurang terjamin, maka dari pada itu diperlukan sebuah media

penyimpanan dan pengolahan data dan kuangan yang sewaktu-waktu bisa diakses

kembali dengan cepat dan akurat

Dari uraian pada latar belakang masalah dimana masih sulitnya mencari,

mengatur data secara cepat dan akurat serta kurang efisiennya data, maka diasumsikan

rumusan masalah yang akan diambil adalah bagaimana membangun sistem

administrasi dan laporan transaksi yang terjadi secara komputerisasi pada laundry

Orange.

5

2. LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian informasi

Informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam bentuk yang lebih

berguna dan lebih berarti bagi penerimanya1. Menggambarkan suatu kejadian-

kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan

2.2 Kualitas informasi

Ada tiga kriteria informasi yang harus dipenuhi agar informasi tersebut

dapat disebut informasi yang berkualitas, yaitu :

a. Akurat

Informasi yang akurat adalah informasi yang memiliki ketelitian tinggi dan harus

bebas dari kesalahan serta tidak menyesatkan.

b. Relevan

Informasi yang relevan adalah informasi yang mempunyai manfaat bagi

pemakainya.

c. Tepat waktu

Informasi harus tepat waktu sesuai dengan jadwal yang sudah

ditetapkan. Informasi yang sudah usang tidak memiliki nilai lagi, Sebuah

Informasi yang datang terlambat tidak akan memiliki nilai yang baik, sehingga

kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat

menimbulkan kesalahan. Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi

itulah yang pada akhirnya akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

1 Jogiyanto, Analisis & Desain Sistem Informasi pendekatan terstruktur teori danpraktek aplikasi

bisnis, (edisi pertama; Yogyakarta: Andi Offset, 1990), hal 8

6

3. ANALISIS

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh

kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan

yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan

perbaikan.

Beberapa langkah yang harus dilakukan dalam Analisis Sistem yaitu:

1. Identify (mengidentifikasi masalah)

Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang harus

dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran

dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus

dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-

masalah yang terjadi. Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah

Mengidentifikasi penyebab masalah, Mengidentifikasi titik keputusan dan

Mengidentifikasi personil-personil kunci.

2. Understand (memahami kerja sistem yang ada)

Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana

sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara

melakukan penelitian. Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi

dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan,

kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi

pemecahannya. Tugas yang perlu dilakukan dalam langkah ini adalah menentukan

jenis penelitian, merencanakan jadwal penelitian, membuat penugasan penelitian,

membuat agenda wawancaradan mengumpulkan hasil penelitian.

3. Analyze (menganalisis sistem)

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil

penelitian yang telah dilakukan. Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan

apa, bagaimana, siapa dan dimana dikerjakan?. Kemudian Menganalisis kelemahan

sistem untuk menjawab pertanyaan mengapa dan perlukah dikerjakan serta apakah

telah dikerjakan dengan baik ?.

7

4. Report (membuat laporan hasil analisis)

Langkah terakhir yang harus dilakukan analisis sistem adalah pembuatan laporan

dari hasil-hasil penelitian yang kemudian dicatat dan didokumentasikan sebagai

panduan untuk mendesain sebuah sistem.

3.1.2 Analisis Kelemahan Sistem

Langkah pertama yang dilakukan dalam menganalisis data adalah dengan

pendefinisian permasalahan yang terjadi dalam sistem. Dari hasil pengamatan dan

penelitian pada sistem administrasi laundry ORANGE diperoleh kesimpulan :

a. karena belum didukung dengan teknologi informasi yang memadai sehingga

tujuan organisasi yang tercapai kurang maksimal.

b. Pencarian, pencatatan, penyimpanan dan pengolahan data transaksi

membutuhkan waktu yang lama.

c. Pembuatan laporan memerlukan waktu yang cukup lama.

d. Pengendalian terhadap transaksi yang terjadi setiap shift masih kurang karena

pembuatan laporan dilakukan pada shift terakhir(kedua).

Untuk melakukan analisis terhadap kelemahan sistem yang sedang berjalan

pada laundry ORANGE, maka dilakukan metode PIECES yaitu Performance,

Information, Economy, Control, Efisiency, Service.

3.1.2.1 Kinerja (Performance)

Performance adalah kemampuan dalam menyelesaikan tugas dengan cepat

sehingga sasaran dapat segera tercapai. Pada loundry ORANGE proses pengolahan

data masih secara manual, hal ini sangat mempengaruhi kinerja dalam melakukan

pengolahan data sehingga akan memperlambat dalam penyampaian informasi. Akibat

lemahnya sistem tersebut maka terjadi kesulitan dalam pembuatan laporan baik yang

secara periodik maupun secara berkala, hal ini dapat mempengaruhi kinerja pada

laundry ORANGE.

Kinerja dikatakan baik jika troughput lebih besar dari pada respontime. Dalam

satu hari rata-rata terjadi kurang lebih 25 transaksi dengan 25 nota, laporan transaksi

dibuat pada shift terakhir yaitu 21.00 WIB dan membutuhkan waktu sekitar 50menit.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa dari segi performance terdapat

kelemahan yaitu dalam pembuatan laporan transaksi. Karena respontime lebih besar

dari pada throughput.

8

3.1.2.2 Informasi (Information)

Dengan masih menggunakan sistem secara manual, dilihat dari segi

keakuratan dalam pembuatan laporan sering terjadi kesalahan dalam perhitungan hal

ini membuat informasi yang didapat tidak akurat. Dari segi ketepatan waktu terdapat

kelemahan jika pemilik sewaktu-waktu meminta laporan transaksi sebelum jam 21.00

(jam tutup). Informasi sudah relevan karena semua laporan transaksi diberitahukan

melalui pesan langsung kepada pemilik.

3.1.2.3 Ekonomi (Economy)

Sistem yang ada saat ini masih mengeluarkan biaya yang tidak sedikit setiap

bulannya. Selain itu pembuatan laporan sering mengalami keterlambatan dan

memakan waktu yang cukup lama, belum lagi jika terjadi kesalahan dalam pembuatan

laporan yang dapat meningkatkan biaya operasi sehingga biaya yang dikeluarkan

tidak sebanding dengan mamfaat yang diberikan. Terjadi pemborosan kertas, tipe-x

dan alat tulis lainnya jika terjadi kesalahan.

3.1.2.4 Pengendalian (Control)

Kontrol dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaannya untuk

menghindari dan mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk

menjamin keamanan data dan informasi. Data yang tersedia saat ini masih terpisah-

pisah pada buku yang berbeda. Laporan transaksi dibuat pada shift kedua sehingga

jika ada kesalahan perhitunagan transaksi pada shift pertama tidak dapat diketahui

kesalahan hitung transaksi dan rekap transaksi.

3.1.2.5 Efisien (Efisiency)

Cara manual saat ini dirasa memang kurang memberikan solusi untuk

mendukung terciptanya kegiatan usaha yang diharapkan di dalam perusahaan ini,

karena dalam kegiatan pencatatan data administrasi harus dilakukan penyalinan satu

persatu sehingga membutuhkan waktu yang lama. Tidak efisien dalam penggunaan

kertas, buku dan alat tulis lainnya.

3.1.2.6 Pelayanan (Service)

Karena adanya kelemahan-kelemahan dalam sistem tersebut, pelayanan

yang ada masih kurang memuaskan. Dalam satu shift,pegawai harus mengerjakan

semua pekerjaan baik itu mencuci, setrika maupun pencatatan transaksi sehinggan

jika pelanggan yang datang bersamaan maka harus mengantri

9

4. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Menu pada aplikasi laundry :

1. Form Splash

Form login sebagai gerbang sebelum masuk ke menu utama. Form ini bertugas

untuk membatasi siapa saja yang diperbolehkan mengakses data dengan

fasilitas-fasilitas yang sudah disediakan di dalam aplikasi

2. Form login

Form utama merupakan ruang lingkup kerja seorang user. Pada form ini

terdapat fasilitas-fasilitas untuk mengelola data resources. Hanya user yang

login dengan status Admin saja yang memiliki hak akses pada menu master,

report dan menu file untuk log off dan exit

3. Form Menu Utama

Form utama merupakan ruang lingkup kerja seorang user. Pada form ini

terdapat fasilitas-fasilitas untuk mengelola data resources. Hanya user yang

login dengan status Admin saja yang memiliki hak akses pada menu master,

report dan menu file untuk log off dan exit. Jika user melakukan log off maka

user dapat melakukan login ulang sesuai dengan user ID yang berbeda

4. Form Data Pelanggan

Form Data Pelanggan merupakan turunan dari menu Master, form ini

dugunakan untuk melakukan penambahan(Add), pengubahan(edit),

penghapusan data pelanggan

5. Form jenis pakaian

Form Jenis Pakaian merupakn turunan dari Menu Master, form ini digunakan

untuk melihat jenis pakaian dan mencari jenis-jenis pakaian

6. Form Data Karyawan

Form Data Karyawan merupakan turunan dari menu Master, form ini dugunakan

untuk melakukan penambahan(Add), pengubahan(edit), penghapusan data-data

karyawan

7. Form transaksi

Form Transaksi digunakan untuk menginputkan data-data tansaksi. Berukut ini

tampilan form Transaksi

10

5. KESIMPULAN

Berdasarkan penelitian dan perancangan yang dikerjakan dan mengacu

pada rumusan masalah yang ada yaitu bagaimana suatu perusahaan dapat

mengolah data dengan mudah, cepat dan akurat dan membuat suatu sistem

informasi secara komputerisasi untuk menampilkan informasi yang berkualitas,

maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu :

A. Kelebihan Perancangan Sistem Aplikasi Administrasi pada Laundry Orange.

Kelebihan yang diperoleh dari sistem aplikasi ini antara lain :

1) Sistem aplikasi administrasi ini dapat meningkatkan pelayanan dan

kemudahan pada saat pembuatan laporan.

2) Pembuatan aplikasi ini sebagai fasilitas pengolahan data yang bermanfaat

meminimalkan waktu yang semula pembuatan satu laporan membutuhkan

waktu 2 menit dengan sistem yang baru bisa dilakukan kurang dari 1 menit

untuk setiap pembuatan laporannya dan memudahkan pengolahan data

bagi karyawan. Hal tersebut merupakan salah satu keuntungan yang dapat

dirasakan dengan adanya perubahan dari proses manual menjadi

terkomputerisasi.

3) Sistem informasi menghasilkan jumlah informasi yang lebih banyak, lebih

akurat, sehingga produktifitas meningkat.

B. Kekurangan Sistem Aplikasi Administrasi pada Laundry Orange.

Kekurangan yang diperoleh dari sistem aplikasi ini antara lain :

1) Aplikasi ini tidak dilengkapi dengan fasilitas penghapusan data atau record

yang tersimpan dalam database dalam kurun waktu tertentu. Penghapusan

record yang tidak terpakai berpengaruh pada pada stabilitas kinerja sistem

(sistem tidak terbebani dengan banyaknya record pada database).

2) Sistem ini sebaiknya dijalankan pada platform Windows XP karena jika

dijalankan pada platform Windows Vista dan versi di atasnya aplikasi tidak

berjalan secara maksimal.

11

SARAN

Kesempurnaan dari suatu sistem selalu bersifat relative

berdasarkan pada cara pandang dan konsep dari setiap pemikiran yang berbeda

serta memiliki alur yang bervariasi. Karena sistem ini dibangun berdasarkan alur

pemikiran penulis, maka untuk hasil yang lebih baik dan maksimal diperlukan saran

dari pihak manapun untuk melengkapi kekurangan yang ada.

Beberapa saran dari penulis untuk perusahaan:

1) Penulis menyarankan agar administrator ataupun pihak manajemen

membuat back up secara soft copy dan hard copy (laporan) yang diperlukan

sesering mungkin sesuai dengan kebutuhan.

2) Penulis menyarankan agar administrator ataupun pihak manajemen lebih

teliti dalam penginputan data dikarenakan oleh kelemahan sistem yang

belum mampu menangani proses filterisasi secara maksimal.

Untuk pengembangan selanjutnya system ini dapat dihubungkan dengan mesin

timbangan sehingga berat pakaian di inputkan secara otomatis oleh system

12

DAFTAR PUSTAKA

Adi Kurniadi. 2002. Pemrograman Ms.Visual Basic 6.0. cetakan kelima;Jakarta:Elex Media

Komputindo

Didik Dwi Prasetyo. 2004. Aplikasi Database Client/Server Menggunakan Delphi

danMySQL, Jakarta: Elex Media Komputindo

Ema Utami dan Sukrisno. 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database

dengan SQL Server, Ms.Access, dan Ms.Visual Basic, Yogyakarta: Andi Offset

Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D. Stalling, Jr. 1981. Fundamental of System

Analysis. edisi kedua; New York: john willey & Sons

Jogiyanto. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan

Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset

http://www.bi.go.id/