Peranan, Ruang Lingkup dan Tugas Dokumentasi€¦ · Web viewPERAN, RUANG LINGKUP & TUGAS...

Universitas Negeri Malang 1

MODUL ®KEARSIPAN

PERAN, RUANG LINGKUP & TUGAS DOKUMENTASI

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas segala Rahmat,

Taufik dan Hidayah-Nya sehingga kami, selaku penulis dapat menyelesaikan

tugas pembuatan modul yang berjudul “Peran, Ruang Lingkup, dan Tugas

Dokumentasi”.

Modul ini ditulis guna memenuhi tugas pada matakuliah Pengembangan

Bahan Ajar ADP yang dibina oleh Drs. Mohammad Arief, M.Si dan juga guna

mengetahui tentang hal-hal yang dapat membantu pembaca dalam melakukan

kegiatan yang berhubungan dengan Pegembangan Bahan Ajar.

Dalam hal ini, kami selaku penulis ingin mengucapkan terima kasih

kepada semua pihak yang telah membantu demi terselesaikannya makalah kami

ini, terutama kepada :

1. Drs. Mohammad Arief, M.Si selaku dosen matakuliah Pengembangan

Bahan Ajar ADP yang telah berkenan untuk memberikan kami

pengarahan walaupun hanya sedikit, tetapi itu sangat berguna bagi

kami dalam menyelesaikan modul ini.

2. Teman-teman dan semua pihak yang telah bersedia membantu kami

dalam penulisan modul ini

Akhirnya, kami selaku penulis menyadari bahwa modul kami ini sangatlah

jauh dari kesempurnaan dan masih banyak kesalahan dan kekurangan yang

terkandung di dalamnya. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat

membangun dalam kesempurnaan modul kami ini, sangatlah kami harapkan. Tak

lupa pula kami mengucapkan permohonan maaf apabila terdapat kesalahan di

dalam modul kami ini.

Malang, 8 Desember 2016

Penulis


DAFTAR ISI

Cover

Kata Pengantar ............................................................................................2

Daftar Isi......................................................................................................3

A. Petunjuk Belajar...............................................................................4

B. Kompetensi Inti................................................................................6

C. Kompetensi Dasar............................................................................7

D. Indikator...........................................................................................7

E. Materi Pembelajaran........................................................................7

F. Informasi Pendukung.......................................................................8

G. Paparan Isi Materi............................................................................10

H. Rangkuman......................................................................................20

I. Latihan..............................................................................................24

J. Tugas................................................................................................26

K. Daftar Rujukan ................................................................................27

L. Penilaian ..........................................................................................28


A. PETUNJUK BELAJAR :

UNTUK PESERTA DIDIK

1. Pelajari daftar isi serta skema kedudukan modul dengan cermat dan teliti.

Karena dalam skema modul akan nampak kedudukan modul yang sedang

anda pelajari dengan modul-modul yang lain.

2. Perhatikan langkah-langkah dalam melakukan pekerjaan dengan benar

untuk mempermudah dalam memahami suatu proses pekerjaan.

3. Pahami setiap materi teori dasar yang akan menunjang dalam penguasaan

suatu pekerjaan dengan membaca secara teliti. Kemudian kerjakan soal-soal

evaluasi sebagai sarana latihan.

4. Untuk menjawab tes formatif usahakan memberi jawaban yang singkat,

jelas dan kerjakan sesuai dengan kemampuan anda setelah mempelajari

modul ini.

5. Bila terdapat penugasan, kerjakan tugas tersebut dengan baik dan bilamana

perlu konsultasikan hasil tersebut pada guru/pembimbing.

6. Catatlah kesulitan yang anda dapatkan dalam modul ini untuk ditanyakan

pada guru/pembimbing pada saat kegiatan tatap muka. Bacalah referensi

lainnya yang berhubungan dengan materi modul agar anda mendapatkan

tambahan pengetahuan.

7. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu

mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama,

sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha

mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain.

8. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat

penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan

ajar yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti

ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan

ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.


UNTUK GURU

a. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar

bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan

penjelasan / jawaban yang diperlukan.

b. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik

dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan

kepada peserta didik.

c. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat

terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan,

hadiah kecil, dll).

d. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus

mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan,

otomatisasi kantor, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih

dahulu.

e. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara

berurutan.

f. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada

fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab

dan sebagainya.

g. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang

telah mereka pelajari.

h. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena

itu, pendidik diharapkan:

Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini;

Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai

dengan kondisi setempat.


B. KOMPETENSI INTI :

KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2 : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli,

santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai,

responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari

solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara

efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan

diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual,

prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan

humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan,

dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan

pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan

bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.

KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah

abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di

sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai

kaidah keilmuan.


C. KOMPETENSI DASAR :

2.4 Memiliki sikap proaktif dan adaptif dalam melakukan kegiatan kearsipan.

3.3 Menguraikan peran, ruang lingkup, dan tugas dokumentasi..

4.3 Mempresentasikan peran, ruang lingkup, dan tugas dokumentasi.

D. INDIKATOR

1. Siswa dapat menjelaskan pengertian dokumentasi.

2. Siswa dapat mengetahui peran dokumentasi.

3. Siswa dapat memahami peran dokumentasi dalam organisasi.

4. Siswa dapat mengetahui kegunaan dari dokumentasi.

5. Siswa dapat mengetahui pentingnya dokumentasi bagi kehidupan manusia.

6. Siswa dapat menyebutkan tujuan dari dokumentasi.

7. Siswa dapat memahami jenis-jenis dokumen.

8. Siswa dapat mengetahui ruang lingkup dokumentasi.

9. Siswa dapat menyebutkan tugas dari dokumentasi.

E. MATERI PEMBELAJARAN

a. Pengertian Dokumentasi.

b. Peran Dokumentasi.

c. Peran Dokumentasi dalam Organisasi.

d. Kegunaan Dokumentasi.

e. Pentingnya Dokumentasi.

f. Tujuan Dokumentasi.

g. Jenis-jenis Dokumen.

h. Ruang Lingkup Dokumentasi.


i. Tugas Dokumentasi.

F. INFORMASI PENDUKUNG

Dokumentasi adalah sebuah cara yang dilakukan untuk menyediaan

dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat dari pencatatan

sumber-sumber informasi khusus dari karangan/tulisan, wasiat, buku, undang-

undang, dan sebagainya. Dalam artian umum dokumentasi merupakan sebuah

pencarian, penyelidikan, pengumpulan, pengawetan, penguasaan, pemakaian dan

penyediaan dokumen. Dokumentasi ini digunakan untuk mendapatkan keterangan

dan penerangan pengetahuan dan bukti. Dalam hal ini termasuk kegunaan dari

arsip perpustakaan dan kepustakaan. Dokumentasi biasanya juga digunakan dalam

sebuah laporan pertanggung jawaban dari sebuah acara yang pada umumnya

berisikan sebagai berikut:

1. Penjelasan Singkat Tentang Acara, Misalnya: Tanggal, tempat, waktu

pelaksanaan, dll.

2. Profile dari Penyelenggara acara.

3. Informasi tentang Kepanitiaan.

4. Jadwal acara yang telah terencana.

5. Sponsor yang telah ikut serta membantu pelaksanaan acara.

6. Materi acara.

7. Data peserta.

8. Data pembicara.

9. Foto kegiatan.


Dalam pendokumentasian sebuah acara berbeda dengan

pendokumentasian sebuah perjalanan ketika sedang berlibur, dalam hal ini

pendokumentasian perjalanan bisa menggunakan foto, blog atau bahkan vlog.

Kemudian jika dapat dikemas dengan baik dokumentasi perjalanan bisa di jadikan

sebuah novel perjalanan.


G. PAPARAN ISI MATERI

PENGERTIAN DOKUMENTASI



sumber-sumber informasi khusus dari karangan/ tulisan, wasiat, buku,

undang-undang, dan sebagainya. Dalam artian umum dokumentasi

merupakan sebuah pencarian, penyelidikan, pengumpulan, pengawetan,

penguasaan, pemakaian dan penyediaan dokumen. Dokumentasi ini

digunakan untuk mendapatkan keterangan dan penerangan pengetahuan dan

bukti. Dalam hal ini termasuk kegunaan dari arsip perpustakaan dan

kepustakaan. Dokumentasi biasanya juga digunakan dalam sebuah laporan

pertanggung jawaban dari sebuah acara.

Dokumentasi adalah catatan yang dapat dibuktikan dan dijadikan bukti

secara hukum.(tung palan,1983). Dokumen yang berisi data lengkap, nyata

dan tercatat bukan hanya tentang tingkat kesakitan pasien, tetapi juga jenis

dan kualitas pelayanan yang diberikan(fisbach, 1991). Secara umum

dokumentasi merupkan suatu catatan otentik atau semua warkat asli yang

dapat dibuktikan atau dijadikan bukti dalam persoalan hukum.

Dokumentasi

- dalam Bahasa Inggris disebut documentation

- dalam Bahasa Belanda disebut documentatie.

- dalam Bahasa Latin disebut documentum yang berarti pencarian,

penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian dan penyediaan

dokumen untuk mendapatkan keterangan-keterangan dan penerapan-

penerapan dan bukti.

Pengertian dokumentasi berdasarkan pendapat dari beberapa sumber, yaitu:

1. FID (Federation Internationale de Decumentation


Dokumentasi adalah pekerjaan mengumpulkan, menyusun dan

menyebarluaskan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas

manusia.

2. NIDER (Niderlanse Institut Voor Documentatie en Regestra tuur)

Dokumentasi adalah tugas memberikan keterangan-keterangan yang

didasarkan pada bahan-bahan yang ada diperpustakaan dan

pemberitahuan tentang literature.

3. Hasil seminar dokumentasi dan kearsipan

Dokumentasi adalah suatu aktivitas baik suatu badan yang melayani

badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumen

yang lebih bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi.

4. Kamus Administrasi Perkantoran

Dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mencari,

mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah, serta

memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen yang dapat

digunakan.

PERAN DOKUMENTASI

Peranan dokumentasi antara lain :

a. Sebagai dasar pengambilan keputusan.

b. Melayani pengembangan ilmu pengetahuan.

c. Menunjang penelitian untuk kemajuan organisasi.

d. Mengolah dan menyebarluaskan informasi.

e. Media komunikasi.

f. Menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi.

PERANAN DOKUMENTASI DALAM ORGANISASI

Peranan dokumentasi dalam suatu organisasi antara lain :

a. Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi.

b. Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikai dokumentasi.

c. Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau seminar

ilmiah.


d. Dokumentasi mengembangkan sistem pengelolaan dokumen.

e. Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog perkembangan

ilmu pengetahuan.

KEGUNAAN DOKUMENTASI

Kegunaan dokumentasi antara lain :

a. Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang

memerlukan.

b. Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu

keterangan dokumen.

c. Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi

dokumen.

d. Dokumentasi melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.

e. Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para

ilmuwan.

f. Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan

bangsa dan Negara.

g. Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang

termuat dalam dokumen.

PENTINGNYA DOKUMENTASI

Pentingnya dokumentasi bagi kehidupan manusia antara lain :

a. Rekaman kegiatan manusia.

b. Pengembangan IPTEK.

c. Pembelajaran dan Penelitian.

d. Peningkatan kesejaheran manusia.

e. Pembuktian atau kesaksian dalam peradilan.

f. Penyebaran informasi dan pengetahuan kepada orang lain yang dapat

dipahami orang lain.

g. Mengemukakan sebuah gagasan atau pemikiran


TUJUAN DOKUMENTASI

Tujuan Dokumentasi antara lain :

a. Menata dokumen untuk memenuhi kebutuhan dokumen dan informasi

bagi pengguna.

b. Menghindari duplikasi kerja.

c. Menyediakan informasi yang diinginkan bilamana diperlukan.

d. Menyimpan dokumen untuk didayagunakan semaksimal mungkin untuk

kepentingan pemakai.

JENIS-JENIS DOKUMEN

A. Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya

1. Dokumen pribadi merupakan dokumen yang digunakan untuk alat

pembuktian diri seseorang. Contoh : akte kelahiran, KTP, SIM, piagam.

2. Dokumen niaga merupakan dokumen yang digunakan untuk alat

pembuktian transaksi jual beli/perdagangan. Contoh : kuitansi dan

saham

3. Dokumen sejarah merupakan dokumen yang digunakan untuk alat

pembuktian yang terjadi dimasa lalu. Contoh : naskah proklamasi, film

G 30S PKI, tugu, fosil.

4. Dokumen pemerintah merupakan dokumen yang digunakan untuk alat

pembuktian dalm pemerintahan suatu Negara. Contoh : UUD 1945,

Peraturan Pemerintah, Keprs, Perda.

B. Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya

1. Nilai penerangan (memberikan informasi kepada masyarakat)

2. Nilai perdagangan (alat pembuktian dalam transaksi jual beli)

3. Nilai yuridis (alat pembuktian hukum dimuka pengadilan)

4. Nilai historis (alat pembuktian tentang peristiwa penting pada masa

lalu)

C. Dokumen dilihat dari sumbernya


1. Dokumen yang bersumber dari pemerintah merupakan surat keterangan

yang dikeluarkan oleh pemerintah, seperti undang-undang perpajakan.

2. Dokumen yang bersumber dari swasta yang mempunyai kekuatan

hokum, seperti akte notaris dan visum dokter.

3. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang, seperti surat

perjanjian dan surat kontrak.

4. Aktivitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti kliping dan

kaledeoskop.

5. Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik.

D. Dokumen ditinjau dari fungsinya

1. Dokumen dinamis adalah dokumen yang dipergunakan secara

langsung dalam penyelesaian pekerjaan kantor.

Dokumen dinamis dibedakan menjadi 3, yaitu :

Dokumen aktif (dokumen yang masih digunakan secara terus

menerus)

Dokumen semi aktif (dokumen yang frekuensi penggunaannya

menurun)

Dokumen pasif (dokumen yang jarang digunakan)

2. Dokumen statis adalah dokumen yang dipergunakan secara tidak

langsung dalam pekerjaan kantor.

E. Ditinjau dari segi penelitiaan

1. Dokumen primer berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya,

contoh : paten penelitian, disertasi, dan kertas kerja.

2. Dokumen sekunder berisi informasi mengenai literatur primer, contoh :

bibliografi.

3. Dokumen tersier berisi informasi mengenai literatur sekunder, contoh :

buku teks dan buku panduan literatur.

F. Ditinjau dari segi ruang lingkupnya dan bentuk fisiknya


1. Dokumen literal adalah dokumen yang dicetak, ditulis, digambar atau

direkam. Seperti : majalah, pita kaset dan film.

2. Dokumen kolporal adalah dokumen yang berwujud benda bersejarah.

Seperti : mata uang kuno, archa, pakaian adat, keris.

3. Dokumen privat adalah dokumen yang berwujud surat menyurat.

RUANG LINGKUP DOKUMENTASI

Ruang lingkup dokumentasi terdiri dari 3 bidang, yaitu :

1. Dokumentasi literal meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini

merupakan kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan

bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar

pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diinginkan serta

diperlukan.

2. Dokumentasi kolporal meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini

merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno,

fosil-fosil, arca-arca, dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan

sistem tertentu.

3. Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini

merupakan kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau

surat-menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem

tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan.

TUGAS DOKUMENTASI

Kegiatan seorang dokumentalis meliputi :

1. Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan yang bernilai.

Pengumpulan keterangan dapat dilakukan dengan cara :

1. Wawancara. Wawancara (bahasa Inggris: interview) merupakan

percakapan antara dua orang atau lebih dan berlangsung antara

narasumber dan pewawancara. Tujuan dari wawancara adalah

untuk mendapatkan informasi yang tepat dari narasumber yang

terpercaya. Wawancara dilakukan dengan cara penyampaian

sejumlah pertanyaan dari pewawancara kepada narasumber. Ankur


https://id.wikipedia.org/wiki/Informasi

Garg, seorang psikolog menyatakan bahwa wawancara dapat

menjadi alat bantu saat dilakukan oleh pihak yang mempekerjakan

seorang calon/ kandidat untuk suatu posisi, jurnalis, atau orang

biasa yang sedang mencari tahu tentang kepribadian seseorang

ataupun mencari informasi.

2. Quisioner (membuat lembar pertanyaan). Quesioner adalah suatu

teknik pengumpulan informasi yang memungkinkan analis

mempelajari sikap-sikap, keyakinan, perilaku, dan karakteristik

beberapa orang utama di dalam organisasi yang bisa terpengaruh

oleh sistem yang diajukan atau oleh sistem yang sudah ada.

Dengan menggunakan kuesioner, analis berupaya mengukur apa

yang ditemukan dalam wawancara, selain itu juga untuk

menentukan seberapa luas atau terbatasnya sentimen yang

diekspresikan dalam suatu wawancara.

3. Observasi. Pengamatan atau observasi adalah aktivitas yang

dilakukan makhluk cerdas, terhadap suatu proses atau objek

dengan maksud merasakan dan kemudian memahami pengetahuan

dari sebuah fenomena berdasarkan pengetahuan dan gagasan yang

sudah diketahui sebelumnya, untuk mendapatkan informasi-

informasi yang dibutuhkan untuk melanjutkan suatu penelitian.

Ilmu pengetahuan biologi dan astronomi mempunyai dasar sejarah

dalam pengamatan oleh amatir. Di dalam penelitian, observasi

dapat dilakukan dengan tes, kuesioner, rekaman gambar dan

rekaman suara. Cara observasi yang paling efektif adalah

melengkapinya dengan pedoman observasi/pedoman pengamatan

seperti format atau blangko pengamatan. Format yang disusun

berisi item-item tentang kejadian atau tingkah laku yang

digambarkan akan terjadi. Setelah itu, peneliti sebagai seorang

pengamat tinggal memberikan tanda cek pada kolom yang

dikehendaki pada format tersebut.

4. Menelusuri koleksi buku/keterangan lainnya.


https://id.wikipedia.org/wiki/Astronomi

https://id.wikipedia.org/wiki/Biologi

https://id.wikipedia.org/wiki/Gagasan

https://id.wikipedia.org/wiki/Pengetahuan

https://id.wikipedia.org/wiki/Fenomena

https://id.wikipedia.org/wiki/Jurnalis

Pengadaan dokumen dapat dilakukan dengan cara :

1. Tukar menukar informasi.

2. Memberikan informasi.

3. Menerima informasi.

4. Berlangganan.

5. Pembelian.

2. Pencatatan dokumen.

Pencatatan dilakukan pada buku induk dokumen.

No Tgl

Penca

tatan

Judul Penga

rang

Kota

tempat

terbit

Pener

bit

Tahun

terbit

Jum

lah

Cara

perol

ehan

Keterangan

3. Menyusun dan mengolah dokumen.

Prosedur pengolahan dokumen :

a. Mencari dan memilih dokumen untuk bahan dokumentasi.

b. Mengkaji, melengkapi dan mempelajari isi informasi dokumen.

c. Membuat ringkasan.

d. Menetapkan dokumentasi yang telah selesai menjadi bahan dokumentasi.

e. Mengelompokkan hasil pengolahan dalam klasifikasi tertentu.

f. Menyebarluaskan/menggandakan bila dibutuhkan.

4. Mereproduksi

Mereproduksi merupakan kegiatan memperbanyak dokumen sesuai

dengan kebutuhan, seperti terjemahan dan penggandaan.

5. Menyortir


Menyortir merupakan kegiatan memisah-misahkan dokumen menurt jenis

dan kegunaannya. Khusus dokumen kolporal dapat dibuat suatu

ekserp/ringkasannya.

Ekserp dibagi menjadi 3 bagian, yaitu :

Ekserp annotative adalah meringkas dokumen yang tidak terlalu

penting.

Ekserp indikatif adalah meringkas dengan menjelaskn garis besar

isi dokumen.

Ekserp informative adalah meringkas pokok permasalahan yang

ada dalam dokumen.

6. Penyajian dan pendistribusian dokumen

Merupakan kegiatan penyajian dan penyampaian dokumen kepada

pemakai jasa informasi.

Pendistribusian dapat dilakukan secara aktif dan pasif.

Distribusi aktif, dilakukan karena pekerjaan rutin.

Distribusi pasif, dilakukan karena diminta oleh yang

berkepentingan.

Pelayanan distribusi dibedakan menjadi 3, yaitu :

Pelayanan current awareness (pelayanan yang berkaitan dengan

berita actual).

Pelayanan Tanya jawab (pelayanan atas pertanyaan yang diajukan).

Pelayanan penelusuran literatur, surily literature, analisa literatur

(pelayanan dengan menyebarluaskan indeks informasi, abstraks,

indeks abstraks, pemberian informasi tentang informasi baru).

7. Memelihara, merawat dan menyimpan dokumen.

Adalah kegiatan memelihara, merawat dan menyimpan dokumenyang

bernilai dan bila diperlukan mudah untuk ditemukan.


BAHAN DOKUMENTASI

Bahan-bahan dokumentasi dibedakan menjadi 3, yaitu :

DOKUMENTASI

LITERAL

DOKUMENTASI

KOLPORAL

DOKUMENTASI

PRIVAT

Buku-buku, laporan,

disertasi, thesis, majalah,

Koran, brosur, leaflet,

buku petunjuk telepon,

tambo, monografi

Fosil, benda-benda seni,

archa, tugu, batu bersurat,

candi, mata uang kuno,

pakaian adat, film

documenter, micro film,

pita kaset

Dokumentasi

sejarah: UUD 1945,

teks Pancasila, teks

Proklamasi, sumpah

pemuda, supersemar.

Dokumentasi niaga:

kuitansi, faktur, cek,

laporan keuangan,

surat perjanjian.

Dokumentasi

pribadi: SIM, KTP,

sertifikat, ijazah, akte

kelahiran.


H. RANGKUMAN

PENGERTIAN DOKUMENTASI



sumber-sumber informasi khusus dari karangan/ tulisan, wasiat, buku,

undang-undang, dan sebagainya. Dalam artian umum dokumentasi

merupakan sebuah pencarian, penyelidikan, pengumpulan, pengawetan,

penguasaan, pemakaian dan penyediaan dokumen. Dokumentasi ini

digunakan untuk mendapatkan keterangan dan penerangan pengetahuan dan

bukti. Dalam hal ini termasuk kegunaan dari arsip perpustakaan dan

kepustakaan. Dokumentasi biasanya juga digunakan dalam sebuah laporan

pertanggung jawaban dari sebuah acara.

PERAN DOKUMENTASI

Peranan dokumentasi antara lain :

a. Sebagai dasar pengambilan keputusan.

b. Melayani pengembangan ilmu pengetahuan.

c. Menunjang penelitian untuk kemajuan organisasi.

d. Mengolah dan menyebarluaskan informasi.

e. Media komunikasi.

f. Menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi.

PERANAN DOKUMENTASI DALAM ORGANISASI

Peranan dokumentasi dalam suatu organisasi antara lain :

a. Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi.


b. Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikai dokumentasi.

c. Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau seminar

ilmiah.

d. Dokumentasi mengembangkan sistem pengelolaan dokumen.

e. Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog perkembangan

ilmu pengetahuan.

KEGUNAAN DOKUMENTASI

Kegunaan dokumentasi antara lain :


memerlukan.

b. Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu

keterangan dokumen.


dokumen.

d. Dokumentasi melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.

e. Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para

ilmuwan.

f. Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan

bangsa dan Negara.

g. Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang

termuat dalam dokumen.

PENTINGNYA DOKUMENTASI

Pentingnya dokumentasi bagi kehidupan manusia antara lain :

a. Rekaman kegiatan manusia.

b. Pengembangan IPTEK.

c. Pembelajaran dan Penelitian.

d. Peningkatan kesejaheran manusia.

e. Pembuktian atau kesaksian dalam peradilan.

f. Penyebaran informasi dan pengetahuan kepada orang lain yang dapat

dipahami orang lain.

g. Mengemukakan sebuah gagasan atau pemikiran.


TUJUAN DOKUMENTASI

Tujuan Dokumentasi antara lain :

a. Menata dokumen untuk memenuhi kebutuhan dokumen dan informasi

bagi pengguna.

b. Menghindari duplikasi kerja.

c. Menyediakan informasi yang diinginkan bilamana diperlukan.

d. Menyimpan dokumen untuk didayagunakan semaksimal mungkin untuk

kepentingan pemakai.

JENIS-JENIS DOKUMEN

A. Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya

1. Dokumen pribadi.

2. Dokumen niaga.

3. Dokumen sejarah.

4. Dokumen pemerintah.

B. Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya

1. Nilai penerangan.

2. Nilai perdagangan.

3. Nilai yuridis.

4. Nilai historis.

C. Dokumen dilihat dari sumbernya

1. Dokumen yang bersumber dari pemerintah.

2. Dokumen yang bersumber dari swasta.

3. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang.

4. Aktivitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan.

5. Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik.

D. Dokumen ditinjau dari fungsinya


1. Dokumen dinamis.

Dokumen dinamis dibedakan menjadi 3, yaitu :

Dokumen aktif.

Dokumen semi aktif.

Dokumen pasif.

2. Dokumen statis.

E. Ditinjau dari segi penelitiaan

1. Dokumen primer.

2. Dokumen sekunder.

3. Dokumen tersier.

F. Ditinjau dari segi ruang lingkupnya dan bentuk fisiknya

1. Dokumen literal.

2. Dokumen kolporal.

3. Dokumen privat.

RUANG LINGKUP DOKUMENTASI

Ruang lingkup dokumentasi terdiri dari 3 bidang, yaitu :

1. Dokumentasi literal.

2. Dokumentasi kolporal.

3. Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan.

TUGAS DOKUMENTASI

Kegiatan seorang dokumentalis meliputi :

Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan yang bernilai.

Pengumpulan keterangan dapat dilakukan dengan cara :

1. Wawancara.

2. Quisioner

3. Observasi.

4. Menelusuri koleksi buku/keterangan lainnya.

Pengadaan dokumen dapat dilakukan dengan cara :

1. Tukar menukar informasi.


2. Memberikan informasi.

3. Menerima informasi.

4. Berlangganan.

5. Pembelian.

I. LATIHAN SOAL

Pilihan Ganda

Petunjuk : Pilihlah salah satu jawaban yang menurut pendapat Anda paling benar

dengan cara melingkari huruf A, B, C, atau D.

1. Dokumentasi adalah pekerjaan mengumpulkan, menyusun dan

menyebarluaskan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas

manusia. Pernyataan diatas merupakan definisi dokumentasi menurut….

A. FID (Federation Internationale de Decumentation

B. Hasil seminar dokumentasi dan kearsipan

C. NIDER (Niderlanse Institut Voor Documentatie en Regestra tuur)

D. Kamus Administrasi Perkantoran

2. Dibawah ini merupakan peranan dokumentasi yaitu….

A. Sebagai dasar pengambilan keputusan

B. Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi.

C. Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikai dokumentasi.

D. Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau

seminar ilmiah

3. Dibawah ini merupakan peranan dokumentasi bagi suatu organisasi yaitu….

A. Sebagai dasar pengambilan keputusan

B. Melayani pengembangan ilmu pengetahuan.

C. Menunjang penelitian untuk kemajuan organisasi.

D. Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog perkembangan

ilmu pengetahuan.


memerlukan.


b. Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan

dokumen.


dokumen.

4. Poin diatas merupakan poin dari…

A. Peranan Dokumentasi

B. Tugas Dokumentasi

C. Kegunaan Dokumentasi

D. Tujuan Dokumentasi

5. Pentingnya dokumentasi bagi kehidupan manusia antara lain, yaitu….

A. Rekaman kegiatan manusia dan Pengembangan IPTEK

B. Pengembangan IPTEK dan sarana prasarana

C. Pembelajaran dan pengetahuan

D. Pelayanan dalam dokumentasi

6. Dibawah ini merupakan jenis-jenis dokumen menurut segi pemakaiannya

yaitu….

A. Dokumen aktif, semiaktif, pasif

B. Dokumen pribadi, niaga, sejarah, pemerintah

C. Dokumen dinamis dan statis

D. Dokumen primer, sekunder, tersier

7. Dokumentasi terdiri dari 3 bidang, yaitu….

A. Dokumentasi aktiv, semiaktif, pasif

B. Dokumentasi pribadi, niaga, sejarah, pemerintah

C. Dokumentasi primer, tersier, sekunder

D. Dokumentasi literal, corporal, privat

8. Pengumpulan informasi dapat dilakukan dengan cara yaitu….

A. Wawancara, Quisioner, Observasi

B. Observasi dan memberikan informasi

C. Wawancara dan penelitian

D. Wawancara dan Quisioner

9. Percakapan antara dua orang atau lebih dan berlangsung antara narasumber

dan pewawancara. Pernyataan disamping merupakan pengertian dari….


A. Diskusi

B. Observasi

C. Wawancara

D. Quisioner

10. Dibawah ini merupakan jenis-jenis dokumen dari segi penelitian yaitu….

A. Dokumentasi aktiv, semiaktif, pasif

B. Dokumentasi pribadi, niaga, sejarah, pemerintah

C. Dokumentasi primer, tersier, sekunder

D. Dokumentasi literal, corporal, privat

ESSAI

1. Jelaskan pengertian dokumentasi dari berbagai sumber minimal 3 poin !

2. Sebutkan peranan dokumentasi bagi suatu organisasi yang anda ketahui !

3. Sebutkan minimal 5 kegunaan dari dokumentasi !

4. Apa perbedaan antara dokumen primer, tersier, dan sekunder !

5. Jelaskan mengenai :

a. Dokumentasi Literal

b. Dokumentasi Korporal

c. Dokumentasi Privat

J. TUGAS

Carilah artikel mengenai dokumentasi, dan buatlah rangkuman dari artikel tersebut, serta berikan contoh-contoh mengenai kegiatan dokumentasi di lingkungan sekitar rumahmu !


K. DAFTAR RUJUKAN

Wikipedia. “ Pengertian Dokumentasi”. Diakses tanggal 26 november 2016

https://id.wikipedia.org/wiki/Dokumentasi#cite_note-internet-3

http://inipengertian.blogspot.co.id/2015/10/pengertian-dokumentasi.html

Yurike Riestia. “ Pengertian Dokumentasi”. Diankses tanggal 27 November 2016

http://yurikeriestia.blogspot.co.id/2012/06/prngertian-dokumen-dan-

dokumentasi.html

Siti Ngudyati. “ Dokumen dan Dokumentasi”. Diakses tanggal 27 november 2016

http://siti-ngudyati.blogspot.co.id/2014/08/dokumen-dokumentasi.html

https://alfside.wordpress.com/2008/10/28/pengertian-kuisoner/

https://id.wikipedia.org/wiki/Pengamatan


https://id.wikipedia.org/wiki/Pengamatan

https://alfside.wordpress.com/2008/10/28/pengertian-kuisoner/

http://siti-ngudyati.blogspot.co.id/2014/08/dokumen-dokumentasi.html

http://yurikeriestia.blogspot.co.id/2012/06/prngertian-dokumen-dan-dokumentasi.html

http://yurikeriestia.blogspot.co.id/2012/06/prngertian-dokumen-dan-dokumentasi.html

http://inipengertian.blogspot.co.id/2015/10/pengertian-dokumentasi.html

https://id.wikipedia.org/wiki/Dokumentasi#cite_note-internet-3

L. PENILAIAN

Kunci jawaban :

Pilihan ganda

1. A 6. B

2. A 7. D

3. D 8. A

4. C 9. C

5. A 10. D


Peranan, Ruang Lingkup dan Tugas Dokumentasi€¦ · Web viewPERAN, RUANG LINGKUP & TUGAS...

Documents

Transcript of Peranan, Ruang Lingkup dan Tugas Dokumentasi€¦ · Web viewPERAN, RUANG LINGKUP & TUGAS...