PENYUSUTAN ARSIPPENYUSUTAN ARSIP

Oleh:Oleh:

DRS. MUSTARI IRAWAN, MPADRS. MUSTARI IRAWAN, MPAPusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem KearsipanPusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan

ANRI ANRI

Sedikit Perkenalan

MUSTARI IRAWANJakarta, 21 JUNI 1959

website: www.anri.go.id

Master of Public Administration, University of the Philippines, 1994

Sarjana S1 Administrasi Negara, FISIP – Universitas Indonesia, 1985

F.E ekst - Universitas Indonesia, 1990-1992PNS di ANRI: sejak tahun 1987Pangkat/gol : Pembina Tk.1, IV/bJ a b a t a n : - Kepala Subdirektorat Bina Program Diklat 2000-2003

- Kepala Subdirektorat Akreditasi & Sertifikasi Kearsipan 2003-2006

- Direktur Akreditasi dan Profesi Kearsipan 2007 Pengalaman : - Anggota Tim Revisi UU No.7/1971 dan Sistem Kearsipan Nasional (SKN – SiPATI) - Pengajar D III Kearsipan Unpad 1995 - 2000

- Pengajar D III Mnj Informasi Dokumen, S1 Kearsipan Program S2 Kearsipan, Informasi dan Perpust. UI,97-kini

- Pengajar S1 Manajemen Kearsipan, STIA – LAN, - kini

PERKEMBANGAN VOLUME ARSIPPERKEMBANGAN VOLUME ARSIP

0

10

20

30

40

50

1930 1940 1950 1960 1970 1980-

an

Km linier

Tahun

P E N G E R T I A NP E N G E R T I A N

Menurut PP No. 34 Th. 1979Menurut PP No. 34 Th. 1979

adalah kegiatan pengurangan arsip melalui:adalah kegiatan pengurangan arsip melalui:

1.1. Memindahkan arsip inaktif dr UP ke UK Memindahkan arsip inaktif dr UP ke UK dlm lingkungan intern organisasidlm lingkungan intern organisasi

2.2. Memusnahkan arsip sesuai dng ketentuan Memusnahkan arsip sesuai dng ketentuan yg berlakuyg berlaku

3.3. Menyerahkan arsip statis dr UK ke Menyerahkan arsip statis dr UK ke ANRI/BADANRI/BAD

(cara tsb = dlm UU No. 8 th. 1997 bab IV sp. 17 s/d 22)(cara tsb = dlm UU No. 8 th. 1997 bab IV sp. 17 s/d 22)

Menjamin tersedianya informasi (arsip) Menjamin tersedianya informasi (arsip) yg benar2 bernilai gunayg benar2 bernilai guna

Efisiensi & efektifitas pengelolaan arsipEfisiensi & efektifitas pengelolaan arsip

Menjamin keselamatan bahan Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasionalpertanggungjawaban nasional

Teknik PenyusutanTeknik Penyusutan

BERDASARKANJRA

BERDASARKAN NON JRA

PP 34/ 79

SE O1/81

SE 02/83

PENYUSUTAN ARSIPPENYUSUTAN ARSIPBERDASARKANBERDASARKAN

JADWAL RETENSI ARSIPJADWAL RETENSI ARSIP

Contoh Contoh

Jadwal Retensi ArsipJadwal Retensi Arsip

NONO Jenis/seri arsipJenis/seri arsip

Jangka waktu simpanJangka waktu simpan

KeterangaKeterangann

AktifAktif InaktifInaktif

I. I.

1.1.

2.2.

3.3.

HUKUMHUKUM

Produk hukumProduk hukum

a.a. Peraturan Peraturan Perundangan yang Perundangan yang mengatur instansimengatur instansi

b.b. Produk hukum internalProduk hukum internal

Dokumentasi hukumDokumentasi hukum

Kontrak/ perjanjianKontrak/ perjanjian

Sampai dengan Sampai dengan diperbaharuidiperbaharui

sampai dengan tidak sampai dengan tidak berlakuberlaku

sampai dengan sampai dengan

tidak berlakutidak berlaku

4 tahun4 tahun

--

9 tahun9 tahun

Permanen Permanen

MusnahMusnah

Dinilai Dinilai kembalikembali

TEHNIK PENYUSUTANTEHNIK PENYUSUTAN(BERDASARKAN JRA)(BERDASARKAN JRA)

Pemindahan :Pemindahan :– Pemeriksaan Pemeriksaan

arsip arsip (berdasarkan (berdasarkan JRA)JRA)

– Pendaftaran Pendaftaran (daftar arsip yg (daftar arsip yg dipindahkan)dipindahkan)

– PenataanPenataan– Pembuatan BAPPembuatan BAP– PelaksanaanPelaksanaan

Pemusnahan :Pemusnahan :– Pemeriksaan arsip Pemeriksaan arsip

(berdasarkan JRA)(berdasarkan JRA)– Pendaftaran (daftar Pendaftaran (daftar

arsip yg arsip yg dimusnahkan)dimusnahkan)

– Penilaian, Penilaian, persetujuan & persetujuan & pengesahanpengesahan

– Pembuatan BAPPembuatan BAP– PelaksanaanPelaksanaan

Lanjutan:Lanjutan:

– Pemeriksaan Pemeriksaan dan penilaiandan penilaian

– Pendaftaran Pendaftaran (daftar arsip yg (daftar arsip yg diserahkan)diserahkan)

– Pembuatan BAPPembuatan BAP– PelaksanaanPelaksanaan

Penyerahan arsip

ke ANRI

PEMINDAHAN ARSIP INAKTIFPEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Pemindahan arsip inaktif dapat Pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan secara berjenjang:dilaksanakan secara berjenjang:

- - Pemindahan arsip dari central file di Pemindahan arsip dari central file di unit pengolah ke pusat arsip unit unit pengolah ke pusat arsip unit

kearsipan II (unit eselon I)kearsipan II (unit eselon I)

-- Pemindahan arsip dari pusat arsip Pemindahan arsip dari pusat arsip unit unit kearsipan II ke pusat arsip unit kearsipan II ke pusat arsip unit kearsipan I (Departemen)kearsipan I (Departemen)

Teknik pemindahan arsip inaktifTeknik pemindahan arsip inaktif

PEMERIKSAAN

PENDAFTARAN

PENATAAN FISIK

PEMINDAHAN

UNIT PENGOLAH

melakukan

UNIT KEARSIPAN

PEMERIKSAAN

PENERIMAAN

PENYIMPANAN

melakukan

BA dan Daftar

Jadwal Retensi Arsip Lihat kolom aktif

PEMUSNAHAN ARSIPPEMUSNAHAN ARSIP

Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan oleh unit Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan oleh unit pengolah dan atau unit kearsipam.pengolah dan atau unit kearsipam.

Pemusnahan arsip di unit pengolah dilak-Pemusnahan arsip di unit pengolah dilak-sanakan terhadap arsip yang hanya memiliki sanakan terhadap arsip yang hanya memiliki retensi aktif dan tidak memiliki retensi inaktif retensi aktif dan tidak memiliki retensi inaktif dengan nasib akhir musnah. (pada umumnya dengan nasib akhir musnah. (pada umumnya memiliki jangka simpan kurang dari 2 tahun).memiliki jangka simpan kurang dari 2 tahun).

Pemusnahan arsip di unit kearsipan dilak-Pemusnahan arsip di unit kearsipan dilak-sanakan terhadap arsip yang memiliki retensi sanakan terhadap arsip yang memiliki retensi aktif dan inaktif dengan nasib akhir musnah.aktif dan inaktif dengan nasib akhir musnah.

Pemusnahan Arsip di Unit PengolahPemusnahan Arsip di Unit Pengolah

Pemeriksaan

Pendaftaran

Pengaturan fisik

Persetujuan Kepala Unit Kearsipan

Pengesahan

Pelaksanaan

1. Dilaksanakan secara total2. Disaksikan pejabat dr: a. unit pencipta arsip b. bidang hukum c. Pengawasan d. Unit Kearsipan 3. Berita acara4. Daftar arsip

Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan

Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan

Pemeriksaan

Pendaftaran

Pengaturan fisik

Persetujuan Ka ANRI untuk arsip 10 tahun ke atas

Pengesahan

Pelaksanaan

1. Dilaksanakan secara total2. Disaksikan pejabat dr: a. unit pencipta arsip b. bidang hukum c. Pengawasan d. Unit Kearsipan 3. Berita acara4. Daftar arsip

Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan

Teknik Penyerahan arsipTeknik Penyerahan arsip

Pemeriksaan

Pendaftaran

Penataan fisik

Pemberitahuan ke ANRI

Penilaian ANRI

Pelaksanaan

Berita acaraDaftar arsip

Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan

Teknik Penyusutan Arsip Teknik Penyusutan Arsip tidak berdasarkan JRAtidak berdasarkan JRA

1.1. Penelitian (arsip, sistem, organisasi)Penelitian (arsip, sistem, organisasi)2.2. Penyusunan Juknis penataan dan penyusutanPenyusunan Juknis penataan dan penyusutan3.3. Sortir/ pemilahanSortir/ pemilahan4. 4. Rekonstruksi (azas provenance dan original order)Rekonstruksi (azas provenance dan original order)5.5. Pendaftaran/ deskripsi arsipPendaftaran/ deskripsi arsip6.6. Penyusunan skema pengaturan dan pengelompokan Penyusunan skema pengaturan dan pengelompokan

arsiparsip7.7. Penomoran dan penataan fisikPenomoran dan penataan fisik8.8. Penyusunan daftar sementaraPenyusunan daftar sementara9.9. Penilaian dan seleksiPenilaian dan seleksi10.10. Penyusunan daftar usul simpan, musnah dan serahPenyusunan daftar usul simpan, musnah dan serah11.11. Pelaksanaan penyusutan (pindah, serah, musnah)Pelaksanaan penyusutan (pindah, serah, musnah)

Pelaksanaan Pembenahan Pelaksanaan Pembenahan ArsipArsipPenilaian ArsipPenilaian ArsipPenyusunan Penyusunan DafDaftartar Arsip Arsip (daftar arsip yg disimpan/usul (daftar arsip yg disimpan/usul musnah/diserahkan)musnah/diserahkan)Pelaksanaan Penyusutan Pelaksanaan Penyusutan (Berita Acara Musnah/Serah)(Berita Acara Musnah/Serah)Perencanaan Pembenahan Perencanaan Pembenahan ArsipArsip

Tujuan :Tujuan :– adanya efisiensi dlm penyimpanan & adanya efisiensi dlm penyimpanan &

penemuan kembali arsip aktifpenemuan kembali arsip aktif– Adanya ekstra ruangan untuk Adanya ekstra ruangan untuk

penyimpanan arsip aktifpenyimpanan arsip aktif– Mengurangi biaya perawatanMengurangi biaya perawatan

Metode Metode – Secara rutin/Berulang (Secara rutin/Berulang (perpetual method)perpetual method)

begitu arsip selesai diproses begitu arsip selesai diproses (closed) (closed) langsung dipindah, mis: arsip kasus langsung dipindah, mis: arsip kasus hukum, arsip kontraktor bangunan.hukum, arsip kontraktor bangunan.

– Secara periodik (Secara periodik (periodic method)periodic method)mis: dilakukan sekali atau dua kali dlm mis: dilakukan sekali atau dua kali dlm setahun (pd tengah atau akhir tahun)setahun (pd tengah atau akhir tahun)

Perencanaan Pembenahan Perencanaan Pembenahan ArsipArsip

SurveiSurvei– Non arsip Non arsip

(struktur organisasi(struktur organisasisistem kearsipan (penataan)sistem kearsipan (penataan)

– Arsip (unit kerja, lokasi arsip, asal Arsip (unit kerja, lokasi arsip, asal arsip, kondisi ruangan, kondisi arsip, arsip, kondisi ruangan, kondisi arsip, media, volume, periode, sistem media, volume, periode, sistem penataan, jalan masuk)penataan, jalan masuk)

Penyusunan DIA (Daftar Ikhtisar Arsip)Penyusunan DIA (Daftar Ikhtisar Arsip)Fungsi : sbg dasar penyusunan Fungsi : sbg dasar penyusunan

proposal pembenahan arsipproposal pembenahan arsipPenyusunan PPA (proposal Penyusunan PPA (proposal pembenahan arsip)pembenahan arsip)

PendahuluanPendahuluan

Hasil yg direncanakanHasil yg direncanakan

KegiatanKegiatan

BiayaBiaya

PelaksanaanPelaksanaan

Jadwal pelaksanaanJadwal pelaksanaan

Identifikasi arsipIdentifikasi arsipPengaturan Kembali Pengaturan Kembali Arsip/rekonstruksiArsip/rekonstruksiPendeskripsian ArsipPendeskripsian ArsipPengelompokan Pengelompokan Kartu Deskripsi & Kartu Deskripsi & penomoran definitifpenomoran definitifPenataan fisik arsip & Penataan fisik arsip & penomoran definitifpenomoran definitifPenyusunan DPA Penyusunan DPA SementaraSementara

IdentifikasiIdentifikasi– Tugas & fungsi Tugas & fungsi

org.org.– Sistem kearsipanSistem kearsipan

RekonstuksiRekonstuksi– PemilahanPemilahan– Menata item2 ke Menata item2 ke

dlm filedlm file– Menata file2 ke Menata file2 ke

dlm seriesdlm series

ContohContoh ::

Pengadaan BarangPengadaan Barang : : Item Item daftar kebutuhan barang, daftar kebutuhan barang, pengumuman lelang, Surat pengumuman lelang, Surat Perintah Kerja (SPK), Perintah Kerja (SPK), Purchases Order (PO), Purchases Order (PO), Delivery Order (DO),Delivery Order (DO), dll dllFile File perencanaan, pelaksanaan, perencanaan, pelaksanaan, laporan pengadaan barang, laporan pengadaan barang, dlldllSeries Series : : pengadaan barangpengadaan barang

membuat gambaran singkat ttg informasi membuat gambaran singkat ttg informasi dan fisik arsip dan fisik arsip

yg dituangkan dlm kartu fichesyg dituangkan dlm kartu fichesUnsur2:Unsur2:1.1. Bentuk redaksi Bentuk redaksi

(laporan, surat, film, (laporan, surat, film, foto, SK, SPK, dll)foto, SK, SPK, dll)

2.2. Isi informasiIsi informasi3.3. PeriodePeriode4.4. Tingkat keaslianTingkat keaslian5.5. JumlahJumlah6.6. Catatan khususCatatan khusus

Contoh DeskripsiContoh Deskripsi

1/Bn*

Bag. Keuangan **

Laporan pemeriksaan anggaran tahun 1992

Asli

5 folder

Cat.: kertas baik

* no. pendeskripsian** Unit kerja

Penomoran Definitif Penomoran Definitif & Penataan Fisik & Penataan Fisik

ArsipArsip

Pembuatan skema pengaturan ArsipPembuatan skema pengaturan Arsip

Kegiatan membuat bagan/skema Kegiatan membuat bagan/skema arsip yg digunakan sbg dasar arsip yg digunakan sbg dasar pengelompokkan kartu2pengelompokkan kartu2

Pengelompokan & penomoran Pengelompokan & penomoran Definitif Kartu DeskripsiDefinitif Kartu Deskripsi

Kegiatan mengelompokkan kartu2 Kegiatan mengelompokkan kartu2 deskripsi berdasarkan skema yg telah deskripsi berdasarkan skema yg telah dibuat & memberikan no. definitif dibuat & memberikan no. definitif kartu2 tsb sbg pengganti no. kartu2 tsb sbg pengganti no. sementarasementara

Lanjutan:Lanjutan: Penataan & penomoran Penataan & penomoran Definitif Fisik ArsipDefinitif Fisik Arsip

Kegiatan menata fisik Kegiatan menata fisik arsip sesuai dng hasil arsip sesuai dng hasil pengelompok-kan kartu pengelompok-kan kartu deskripsi yg telah deskripsi yg telah mempunyai no. definitif & mempunyai no. definitif & memberikan no. definitif memberikan no. definitif pd fisik arsippd fisik arsip

Penyusunan DPAPenyusunan DPAKegiatan menuangkan Kegiatan menuangkan hasil deskripsi arsip ke hasil deskripsi arsip ke dlm DPA.dlm DPA.

Daftar Pertelaan ArsipDaftar Pertelaan Arsip

Terdiri dr kolom2 yg Terdiri dr kolom2 yg berisi keterangan ttg : berisi keterangan ttg : no. series/uraian no. series/uraian arsip, thn, jumlah, ket.arsip, thn, jumlah, ket.

Dpt digunakan unt Dpt digunakan unt melakukan penilaian melakukan penilaian arsip : musnah, arsip : musnah, simpan (aktif, inaktif), simpan (aktif, inaktif), statis.statis.

DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARADAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA

contoh

NO.NO. SERIES/URAIAN ARSIPSERIES/URAIAN ARSIP TAHUNTAHUN JUMLAHJUMLAH KETERANGNKETERANGN

1.1.

2.2.

3.3.

44

55

66

KEPEGAWAIANKEPEGAWAIAN

Perencanaan pegawaiPerencanaan pegawai

Surat-surat cuti Surat-surat cuti pegawaipegawai

Pemberhentian/Pemberhentian/pensiunpensiunKEUANGANKEUANGAN

DUKDUK

DUPDUP

Daftar gaji pegawaiDaftar gaji pegawai

1970-19731970-1973

1980-19831980-1983

1985-19871985-1987

1980-19821980-1982

1981-19831981-1983

1984-19861984-1986

2 Sampul2 Sampul

2 Odner2 Odner

2 Folder2 Folder

2 Odner2 Odner

21Odner21Odner

1 Sampul1 Sampul

Sebagian Sebagian rapuhrapuh

Kondisi baikKondisi baik

Kondisi baikKondisi baik

Kondisi baikKondisi baik

Kondisi baikKondisi baik

Kondisi baikKondisi baik

Nama instansi: Arsip Nasional RIAlamat : Jl. Ampera Raya 3, Jakarta SelatanTelpon : 7805851

TERIMA KASIHTERIMA KASIH

JADWAL RETENSI ARSIPJADWAL RETENSI ARSIP

Mustari IrawanMustari Irawan

ARSIP NASIONAL REPUBLIK ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIAINDONESIA

www.anri.go.id

KEDUDUKAN JRA KEDUDUKAN JRA

PERANCANGAN

PENCIPTAAN:Membuat/ menerimaRegistrasiKontrol

PENGGUNAAN &PEMELIHARAAN:Arsip aktifArsip inaktif

PENYUSUTAN:PemindahanPemusnahanPenyerahan

ARSIP STATIS

PENILAIAN ARSIPPENILAIAN ARSIPPRINSIP-PRINSIP:

1. Memperhatikan peraturan perundang-undangan, nilaiguna atau nilai informasi dokumen, perhitungan cost and benefit, konteks adminsitrasi,sosial, politik, ekonomi, budaya dll.

2. Dilaksanakan berdasarkan atas pengetahuan atas tugas fungsi dan informasi seluruh koleksi dokumen suatu organisasi.

3. Dilaksanakan berdasarkan series dokumen dan dihubungan dengan series lain yang berkaitan.

4. Teliti, hati-hati, sistematis, logis, argumentatif dan dapat dipertanggungjawabkan.

TEKNIK PENILAIANTEKNIK PENILAIAN

Pra creation

Creation

Arsip aktif

Arsip inaktif

Appraisal & decision

Appraisal & decision

Appraisal & decision

Appraisal & decision

destroyed permanent

Arsip Statis

NILAIGUNA ARSIPNILAIGUNA ARSIP

11. Nilaiguna primer. Nilaiguna primera. a. Administratif,Administratif, adalah value dokumen untuk adalah value dokumen untuk mendukung mendukung pelaksanaan administrasi.pelaksanaan administrasi.b. b. Keuangan, Keuangan, adalah value dokumen untuk adalah value dokumen untuk mempertanggungjawabkan transaksi maupun polecy mempertanggungjawabkan transaksi maupun polecy keuangan.keuangan.c. c. Legal, Legal, adalah value dokumen untuk melindungi hak adalah value dokumen untuk melindungi hak dan dan kewajiban, dapat dijadikan bukti di pengadilan.kewajiban, dapat dijadikan bukti di pengadilan.d. d. Ilmiah dan teknologi, Ilmiah dan teknologi, adalah value dokumen adalah value dokumen tentang hasil tentang hasil penelitian murni dan terapan.penelitian murni dan terapan.

2. Nilaiguna sekunder2. Nilaiguna sekundera. a. Evidential, Evidential, adalah value dokumen tentang bukti atau adalah value dokumen tentang bukti atau fakta fakta keberadaan organisasi.keberadaan organisasi.

b. b. InformasionalInformasional, , adalah value dokumenadalah value dokumen tentang orang, tentang orang, benda, benda, peristiwa dan lain-lain, yang tidak berhubungan dengan peristiwa dan lain-lain, yang tidak berhubungan dengan tupoksi tupoksi organisasiorganisasi

METODE PENILAIAN MODERNMETODE PENILAIAN MODERN

Dokumen

terpilih

STUDI DOKUMENTASI:

Strategi penilaian dan penyelematan dok. ketika dok. belum diciptakan. Penilaian atas fungsi organisasi dan konteks penciptaan dokumen

STRATEGI AKUISISI:

Strategi penilaian dan penyelematan dok. ketika dok. sudah diciptakan. Penilaian atas fungsi organisasi dan konteks penciptaan dokumen

DOK. STATIS, PEMANEN, PERTANGGUNGJAWABAN NASIONAL, NILAI BERKELANJUTAN, MEMORI KOLEKTIF BANGSA, DOK. BERSEJARAH DLL

TEKNIK DAN PROSEDUR TEKNIK DAN PROSEDUR

PENYUSUNAN PENYUSUNAN JRAJRAINVENTARISASI

PENYUSUNAN DAFTAR SERIES ARSIP

PENILAIAN & PENENTUAN RETENSI

PENENTUAN NASIB AKHIR

PENYUSUNAN KONSEP

PENGESAHAN

PELATIHAN

KONTROL PENGGUNAAN DAN PENYEMPURNAAN

INVENTARISASIINVENTARISASI1. PERATURAN2. ARSIPBila arsip telah tertib inventarisasi arsip dilaksanakan untuk mengetahui data

tentang: jenis / series arsip, deskripsi arsip, sistem penataan dll.

Bila arsip belum tertata dengan baik, dapat dilakukan dengan melakukan analisis fungsi-fungsi organisasi, dengan langkah-langkah:

1. Identifikasikan seluruh fungsi-fungsi organisasi dan proyek-proyek yang ada.

2. Pisahkan fungsi fasilitatif dan substantif

3. Pisahkan antara fungsi policy dan transaksional

4. Kenali dan daftarlah arsip yang dihasilkan setiap fungsi dan

5. Tentukan caption dari jenis arsip

6. Uji setiap jenis arsip dengan fungsi-fungsi

7. Kelompokkan dan susun menjadi daftar jenis arsip secara logis dan sistematis

FORMULIR INVENTARISASI ARSIPFORMULIR INVENTARISASI ARSIPNama Unit Kerja : Keuangan

Alamat : Jl. …..

Penanggungjawab : Suwarno

Nama jenis arsip : Rekening koran

Deskripsi : Rekening koran tahun 1/1/1990 s/d Mei 1997

Sistem Penataan : Kronologis/ Numerik

Tahun arsip : 1/1/1990 s/d Mei 1997

Frekuensi penggunaan : 6 kali/ tahun

Duplikat ? Dimana? : Ada di bag.Perlengkapan

Saran Retensi : 2 tahun aktif, 8 tahun inaktif

Volume : 16 boks

Format/ Media : kertas

Tempat simpan : file kabinet

Keterangan : -

Di daftar oleh : Tgl. :

Formulir Analisis FungsiFormulir Analisis Fungsi

NONO UNIT KERJAUNIT KERJA FUNGSIFUNGSI KEG.KEG. JENIS ARSIPJENIS ARSIP

1.1.

2.2.

HumasHumas

HukumHukum

KeprotokolanKeprotokolan a. Pimpinana. Pimpinan

b. Acara dinasb. Acara dinas

c. Tamuc. Tamu

d. dlld. dll

- Agenda - Agenda pimpinanpimpinan

- Naskah Naskah pidatopidato

- Perjalanan Perjalanan dinasdinas

Daftar Jenis ArsipDaftar Jenis ArsipNoNo SubjekSubjek Jenis ArsipJenis Arsip

PENILAIANPENILAIANSETELAH DAFTAR JENIS ARSIP TERSUSUN LANGKAH SETELAH DAFTAR JENIS ARSIP TERSUSUN LANGKAH SELANJUTNYA ADALAH PENILAIAN ARSIP.SELANJUTNYA ADALAH PENILAIAN ARSIP.

DILAKUKAN DENGAN CARA:DILAKUKAN DENGAN CARA:

TRADISIONAL:TRADISIONAL:1. MENENTUKAN NILAIGUNA ARSIP1. MENENTUKAN NILAIGUNA ARSIP2. MEMPERTIMBANGKAN NILAI INFORMASI, BIAYA 2. MEMPERTIMBANGKAN NILAI INFORMASI, BIAYA PENGELOLAAN DAN DAMPAK KEPUTUSAN PENILAIAN.PENGELOLAAN DAN DAMPAK KEPUTUSAN PENILAIAN.

MODERN:MODERN:1. ANALISIS DAN STUDI FUNGSI, PROGRAM, PROYEK, 1. ANALISIS DAN STUDI FUNGSI, PROGRAM, PROYEK, KEGIATAN ORGANISASIKEGIATAN ORGANISASI2. ANALISIS KONTEKS PENCIPTAAN2. ANALISIS KONTEKS PENCIPTAAN

PENENTUAN JANGKA SIMPANPENENTUAN JANGKA SIMPAN

Hitunglah sejak arsip dinyatakan cut off/ Hitunglah sejak arsip dinyatakan cut off/ transaksi dinyatakan selesai.transaksi dinyatakan selesai.Berdasarkan peraturan perUUanBerdasarkan peraturan perUUanBerdasarkan nilaigunaBerdasarkan nilaigunaMemperhatikan nilai informasi, biaya Memperhatikan nilai informasi, biaya pengelolaan dan dampaknya.pengelolaan dan dampaknya.Selalu memperhatikan konteks penciptaanSelalu memperhatikan konteks penciptaanRetensi dapat dinyatakan dengan angka, kalimat Retensi dapat dinyatakan dengan angka, kalimat atau gabungan keduanya.atau gabungan keduanya.Dan lain-lainDan lain-lain

PENENTUAN NASIB AKHIRPENENTUAN NASIB AKHIR

Penentuan nasib akhir diperlukan untuk Penentuan nasib akhir diperlukan untuk mengisi kolom keterangan dalam JRA.mengisi kolom keterangan dalam JRA.

Nasib akhir ada dua yaitu: Nasib akhir ada dua yaitu: Musnah Musnah dan dan PermanenPermanen..

Namun jika ada keragu-raguan dapat Namun jika ada keragu-raguan dapat dinyatakan: dinyatakan: Dinilai KembaliDinilai Kembali

Dinilai kembaliDinilai kembali pada akhirnya akan pada akhirnya akan ditentukan ditentukan musnahmusnah atau atau permanen permanen juga.juga.

PENGESAHAN JRAPENGESAHAN JRA

JRA disahkan oleh pimpinan perusahaanJRA disahkan oleh pimpinan perusahaan

> sebelum disahkan disarankan mendapat:> sebelum disahkan disarankan mendapat:

Rekomendasi Ka ANRIRekomendasi Ka ANRI

> > Pengesahan JRA diujudkan dalam Surat Pengesahan JRA diujudkan dalam Surat Keputusan.Keputusan.

IMPLEMENTASI DAN IMPLEMENTASI DAN PENYEMPURNAANPENYEMPURNAAN

1.1. Sosialisasi/ pelatihan penggunaan JRA Sosialisasi/ pelatihan penggunaan JRA (prosedur penggunaan JRA)(prosedur penggunaan JRA)

2.2. Kontrol penggunaanKontrol penggunaan3.3. PenyempurnaanPenyempurnaana.a. Secara periodikSecara periodikb.b. Secara menyeluruhSecara menyeluruh

JRA harus disempurnakan jika terdapat JRA harus disempurnakan jika terdapat perubahan tupoksi.perubahan tupoksi.

WASSALAMU’ALAIKUM WR. WBWASSALAMU’ALAIKUM WR. WB

TERIMA KASIHTERIMA KASIH