Pentana Vision: descrizione funzionale

Descrizione

Funzionale

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Functional Overview

1 Copyright © Pentana [2002]-2011

Pentana Vision

Pentana Vision è il nuovo sistema di gestione dell’audit sviluppato da Pentana e costruito sulla base del successo di Pentana Audit Work System, PAWS.

Questa brochure vi darà un’idea della filosofia di Pentana e una descrizione generale di Pentana Vision che, speriamo, vi mostrerà i benefici che potrete avere utilizzando Pentana Vision per la gestione dei vostri audit.

Personalizzazione Schermate & Utente

Disegno delle Schermate Costante e Intuitivo

Pentana ha disegnato Vision affinché sia il più semplice e intuitivo possibile da utilizzare.

Le nostre schermate seguono una struttura chiara e costante in modo che una volta capito come ne funziona una, saprete come funzionano tutte le altre. Il sistema è composto da diverse schermate che

si aprono come delle schede così che da potervi permettere di passare tra differenti gruppi di dati con semplicità.

In alto in ogni schermata c’è la “Barra” che contiene un insieme di utili strumenti. All’estrema sinistra si trova il Pannello di Navigazione che contiene l’accesso alle funzioni di Pentana Vision come “Tracciamento Azioni” e “Matrice dei Rischi”.

La parte centrale è la più importante. Si tratta della zona dove Pentana Vision mostra i vostri dati.

Potete nascondere o mostrare secondo la vostra volontà gli altri elementi della schermata per aumentare la grandezza di questa

sezione così da decidere l’ammontare delle informazioni di cui sentite di avere la necessità. Selezionando una riga nel Pannello Dati e aprendo il Pannello Proprietà sulla destra

potrete inserire, modificare o solamente visualizzare i dettagli che riguardano quella linea.

Per poter lavorare fin da subito, Pentana Vision vi dà una visualizzazione predefinita per ogni gruppo di dati. Se queste non dovessero corrispondere alle vostre esigenze, potrete modificarle e salvare le vostre preferenze per poterle utilizzare in seguito. Se lo desiderate, potete scegliere che le vostre viste personalizzate siano le viste predefinite, e potete anche decidere se siano viste private o pubbliche e quindi disponibili a tutti gli utenti nella vostra organizzazione con accesso a quei dati.

Nel Pannello Dati potete decidere quali colonne inserire e ogni colonna ha un semplice filtro che vi

permette di limitare le informazioni mostrate. Ad esempio, nella vista Gestione Audit potete utilizzare

il filtro per mostrare lo stato di tutti gli audit condotti da un particolare auditor.

Potete inoltre selezionare la Barra Espandibile nel pannello in alto per avere accesso alle funzioni Cerca, Ordina e Raggruppa che utilizzano un intuitivo sistema Trascina & Rilascia.

Terminologia ed Elenchi di Selezione

Non ci sono due uffici di audit interno che lavorano nella stesso modo e, con questo in mente, abbiamo reso disponibile un alto livello di personalizzazione in Pentana Vision per l’utente. Non è un

Barra

Pannello di

Navigazione

Navigatore

Dati

Proprietà

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problema se la terminologia utilizzata in Pentana Vision è differente dalla vostra in quanto potrete cambiarla affinché si adatti alle vostre esigenze nella Sezione Amministrazione.

Allo stesso modo, le classificazioni che utilizzate potrebbero essere specifiche della vostra organizzazione e magari leggermente o completamente differenti da quelle utilizzate altrove. Per esempio, come standard, Pentana Vision fornisce un elenco di selezione per la valutazione dei controlli che utilizza i valori ‘Efficace’, ‘Parzialmente Inefficace’ and ‘Inefficace’, ma potete utilizzare termini differenti o scegliere valori più dettagliate. Tenendo conto di questi requisiti, Pentana Vision ha reso il contenuto di tutti gli elenchi di selezione, sia per la terminologia sia per la possibilità di scelta, disponibili alla modifica per gli utenti non tecnici nella Sezione Amministrazione.

La filosofia di Pentana è quella di costruire un software che si adatti a voi e che non vi richieda di adattarsi ad esso. Crediamo che il livello di personlizzazione per l’utente che Pentana ha reso disponibile insieme al formato delle schermate intuitivo e costante, ridurrà drasticamente l’impegno necessario alla formazione e all’implementazione.

Descrizione Funzionale

Creazione del Vostro Universo di Audit

L’impostazione di Pentana Vision inizia con la creazione dell’Universo di Audit, che comprende le Entità Auditabili assegnate alle Unità Organizzative all’interno della vostra Struttura Organizzativa. La Struttura Organizzativa può essere la vostra struttura fisica, la struttura legale o qualsiasi altra struttura che rifletta il modo in cui desiderate gestire i vostri audit.

La vostra Struttura Organizzativa è rappresentata da un albero di

dati. Non ci sono limiti al numero di livelli nell’albero e i rami

possono essere di diversa lunghezza. Le foglie alla fine dei rami

sono le Entità Auditabili.

La Struttura Organizzativa può essere usata nella sezione Universo per mostrare vari aspetti degli audit a differenti livelli.

Cambiare il modo in cui desiderate organizzare i vostri audit non è un problema, in quanto potete modificare la struttura organizzativa in Pentana Vision in ogni momento.

Quando create un Entità, potete indicare i Processi ai quali è collegata attraverso una

schermata a celle da selezionare.

Se i vostri processi non sono coperti dal nostro set standard, potete aggiungerli nella Sezione Amministrazione.

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Pianificazione dei Vostri Audit

Abbiamo disegnato la sezione Copertura Audit di Pentana Vision per aiutarvi a tenere traccia degli audit di cui potreste avere necessità di pianificare per il periodo di riferimento, evidenziando

le lacune nel vostra copertura corrente. Il sistema presenta questa area come una matrice di Entità e Processi che può essere allargata/ristretta. C’è una vista differente per ogni periodo, che selezionate nel Navigatore.

Le celle sono contraddistinte dal colore rosso: il rosso indica i processi per i quali non avete ancora pianificato un audit e il verde mostra i processi per i quali invece lo avete

fatto.

Potete espandere o ridurre la Struttura Organizzativa e i processi sullo schermo come preferite. Le viste ridotte mostrano indicatori di copertura composti – ‘33%’ per esempio indica che solo un terzo dei processi hanno attualmente un audit. Le celle con percentuali intermedie di copertura sono colorate in giallo.

Aggiungete un audit semplicemente cliccando con il pulsante destro su una cella. Questo apre il Pannello Proprietà dove potete iniziare a pianificare l’audit. Pentana Vision non confina un audit ad una singola entità, potete espandere il suo scopo affinché sia parte di altri processi e entità. In questo modo potete creare audit basati sui processi che coinvolgano più entità.

Valutazione dei Rischi

Avendo registrato i processi correlati alle vostre Entità e deciso che volete portare avanti un audit nel periodo corrente, potete apprestarvi ad esaminare i rischi. Nel Registro Rischi, Pentana Vision vi fornisce una lista di obiettivi e rischi standard relativi ai processi che coinvolgono le vostre entità. Potete selezionare quali volete usare e aggiungerne altri se ne avete la necessità.

E’ possibile dunque registrare la valutazione della Probabilità Inerente (non mitigata) e dell’Impatto Inerente per ogni Rischio, quindi Pentana vision calcolerà il Punteggio Inerente.

Risk

Probabilità

Inerente

Impatto

Inerente Punteggio

Inerente

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Per quei rischi con un sufficiente Punteggio Inerente, potreste voler esaminare e valutare i controlli relativi alle Entità.

Aumentando il dettaglio di un rischio, potete vedere la libreria di Pentana Vision dei controlli per quel rischio specifico, ad un aumentando ulteriormente il livello di dettaglio potete vedere la libreria di test per quei controlli. Potete adottare queste librerie, con o senza cambiamenti, o sostituirle con le vostre.

Selezionando un controllo, si apre il Pannello Proprietà sulla destra dello schermo. Qui potete registrare i dettagli degli attuali controlli impiegati dalle Entità e, in maniera simile, disegnare i vostri test su quei controlli. Come tutti gli inserimenti nel Pannello Proprietà, tutto il testo è controllato e il sistema registra la data dell’ultima modifica e l’utente responsabile.

Piano di Lavoro Audit

Selezionando il vostro audit nella schermata Gestione Audit si apre la sezione Audit Work nel Pannello Navigazione. Qui potete assegnare personale al vostro audit, completare il disegno del vostro piano di lavoro e tracciare ogni problema emergente.

Pentana Vision porta automaticamente il Registro Rischi Entità nel vostro audit e vi lascia riassegnare i livelli di rischio. Non solo copia i test di controllo nel piano di lavoro, ma include anche i passaggi standard per la pianificazione, la reportistica e la chiusura del vostro audit. Potete aggiungere ogni ulteriore passaggio desideriate dalle librerie di Pentana Vision, da un altro audit nel sistema, anche da un anno precedente, o potete crearlo partenza da zero. Le librerie di Pentana Vision coprono vari requisiti internazionali per l’auditing, inclusi Sarbanes-Oxley (USA), Turnbull (UK), COBIT, COSO (Internazionale), Basilea II (Banche) e CIPFA (UK).

Potete, se lo desiderate, assegnare operazioni individuali a specifici auditor. Per farlo, nello schermo a sinistra abbiamo assegnato alcune fasi di lavoro a Charlotte Nagle e Gary Freer.

Lo stato di completamento di ogni test è immediatamente visibile: i riquadri rossi indicano i test che sono incompleti; i gialli indicano test completati che non sono stati ancora approvati; infine, i riquadri verdi mostrano i passaggi completati che sono stati approvati. A questo punto

dell’audit, tutti i riquadri sono rossi.

Control

Test

Properties

Pane

Details of

Control

Controllo Test

Pannello

Proprietà

Dettagli

Controllo

Valutazione

Controllo

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a mano a mano che il processo di audit procede, se lo desiderate, potete utilizzare i filtri nella riga di intestazione per visualizzare solo le operazioni con lo stato che vi interessa.

Lavoro Audit

Nel piano di lavoro, Charlotte può selezionare un'operazione assegnata a lei per aprire il Pannello Proprietà, che mostra i dettagli del test.

Al completamento dei test, Charlotte registra dettagli e risultati del lavoro nel Pannello Proprietà e poi completarlo.

In questo esempio, ha completato i primi tre passaggi che le hanno assegnato. Ora i riquadri per il completamento per

questi test sul Pannello Dati sono gialli.

Allegati

Charlotte può aggiungere evidenze audit addizionali nella forma di file come un’immagine fotografica o un video registrato con il suo telefono, o dettagliate informazioni nel formato di documenti MS Word o MS Excel.

Gli allegati sono modificabili e Pentana Vision fornisce controllo delle modifiche con un sistema di “esportazione”. I file che sono stati esportati per la modifica non possono essere cambiati dagli altri utenti finché voi non li avete re-importati.

Risultanze & Azioni di Follow-Up

Charlotte ha registrato un “Fail” per la sua seconda operazione e ora vorrebbe aggiungere una Risultanza a quell’operazione.

Il sistema le permette di aggiungere quante Risultanze desidera ad un’operazione e può registrare i commenti dei corrispondenti. Può anche aggiungere Azioni alle Risultanze per identificare i proprietari di ogni azione e le date di scadenza che la aiutino a seguire gli esiti. Questi sono chiaramente indicati nel piano di lavoro.

Charlotte può anche registrare tutti i dettagli delle Risultanze e le Azioni nel Pannello Propietà. Non c’è limite al volume di informazioni che può registrare.

Scorciatoia

Allegato

Finding

Shotc

Action

Icona

Allegato

Icona Risultanza Action Icon

Descrizione

Test

Risultati

Test

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Con il procedere del lavoro, Pentana Vision fornisce lo strumento per registrare il completamento e l’approvazione delle Risultanze.

Charlotte può assegnare alle Risultanze una valutazione di importanza, da includere o escludere dalla relazione finale di audit.

Revisioni

Il lavoro di Charlotte in questa area è ora completo ed è pronto per la revisione.

Pentana Vision permette due livelli di revisione: revisioni opzionali da qualsiasi numero di persone

e un’approvazione di lavoro finale. Lei può accedere al testo completo di ogni revisione inserite nel Pannello Proprietà. Come per le operazioni del piano di lavoro, Charlotte può chiudere il punto quando ritiene di averlo completato ed è possibile approvarlo quando siete soddisfatti.

Le operazioni approvate sono chiaramente evidenziate in verde nel piano di lavoro e, utilizzando i filtri nell’intestazione, potete mostrare solo le operazioni che sono state completate ma che non avete ancora approvato.

In ogni momento, potete inoltre avere un quadro generale dei vostri punti di revisione utilizzando la schermata specificata per i punti.

Ci sono inoltre le schermate dedicate alla Relazione Audit che vi permetteranno di tenere traccia di Risultanze e Azioni.

Non solo potrete vedere i punti di revisione in sospeso nel piano di lavoro e nella schermata dedicata, Pentana Vision può mostrare questi dati, e molte altre cose, nella vostra schermata iniziale.

Gli elementi mostrati possono essere analizzati in dettaglio e usati come scorciatoie verso i punti di revisione o altre aree del vostro lavoro che avete la necessità di tenere sottocchio.

Ogni utente può scegliere quali elementi desidera visualizzare nella sua schermata iniziale.

Come tutti i Pannelli Dati, potete personalizzare gli elementi visualizzati secondo le vostre esigenze e salvare le vostre viste come predefinite o come opzioni.

Approvato

Punto Reviewed

Dettagli del

Punto

Rivisto

Indicatore Revisione Punto

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Valutazione Rischi

Con il completamento del lavoro di audit e delle valutazioni, è possibile ritornare al Registro Rischi ed aggiungere le valutazioni del Rischio Residuale (mitigato) alla precedente valutazione del Rischio Inerente, e quindi rivedere le valutazioni di importanza assegnate alle Risultanze prima di inserirle nelle relazioni di audit.

Pentana Vision fornisce inoltre una semplice visione del profilo di rischio dell’Audit o dell’Entità nella forma di una matrice. Cliccare sulle celle aumenta il dettaglio, mostrato in basso nello schermo.

E’ possibile inoltre vedere i rischi in questo modo nel livello

Organizzazione della Sezione Universo. Infatti, usando due Pannelli Navigatore è possibile vedere i rischi a qualsiasi livello nella Struttura Organizzativa e nella Struttura Processi.

Relazione Audit

Per produrre le relazioni di audit, potrete utilizzare lo strumento corretto di Pentana Vision. Il sistema popola automaticamente un modello di MS Word con i dettagli dell’audit e le risultanze.

Come parte dell’implementazione, Pentana può incorporare modelli standard di relazioni audit in questa funzione. Lo scopo è quello di produrre una relazione completa e formattata, automaticamente, direttamente da Pentana Vision.

Functional Overview


Nella sezione Universo, avrete

sempre una completa supervisione

delle Azioni in sospeso in tutti i vostri

audit. Il grafico mostra se esistono

Azioni scadute e sarà possibile

aumentare il dettaglio, attraverso un

pannello mostrato in basso.

Tecnologia

Pentana Vision è stato concepito per implementazioni vaste e connessioni lente. È un’applicazione Smart Client che utilizza i servizi web, ma non è basata su un navigatore. Può essere facilmente fornita all’utente finale tramite il software Microsoft ClickOnce. Gestisce i dati su un database SQL Server. Tutti i requisiti tecnici sono elencati nel documento separato di Pentana Vision - Requisiti Tecnici.

Pentana Vision può essere facilmente interfacciato con altri sistemi, inclusa un’integrazione molto stretta con Retain Staff Planning & Time Recording, entrambi venduti da Mantala.

Pentana sta per aggiungere funzionalità aggiuntive, includendo tutte quelle già offerte in PAWS. Includono (in ordine di priorità):

Lavoro non in linea

Restrizioni di accesso a parti dell’universo di audit

Registri audit

Notifiche di posta elettronica

Aggiornamenti status azioni da parte di utenti aziendali

Rischi strategici e pianificazione automatizzata audit

Questionari

Informazioni Aggiuntive

Ci auguriamo che questa presentazione abbia fornito una buona descriizione delle potenzialità di Vision. Se desiderate altre informazioni o dimostrazioni, per favore contattate:

[email protected]

www.mantala.it/pentana_vision

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