pengurusan pengambilan alatulis dan bekalan pejabat dari stor ...
Pengurusan Stor 2
-
Upload
brian-harrison -
Category
Documents
-
view
807 -
download
1
Transcript of Pengurusan Stor 2
KURSUS PENGURUSAN KEWANGAN
TAJUK CERAMAH
PENGURUSAN STORPENGURUSAN STOR
Penyampaian OlehPenyampaian Oleh
BAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN
PERBENDAHARAAN MALAYSIAPERBENDAHARAAN MALAYSIA
PENGURUSAN STOR
1 PENDAHULUAN1. PENDAHULUAN1.1. Pengurusan Stor merupakan satu aspek
Pengurusan Kewangan yang penting.g g y g p g1.2. Barang-barang dalam stor merupakan modal
terikat yang tidak menghasilkan faedah berbanding d di i d l b kdengan wang yang di simpan dalam bank.
1.3. Terdapat lebih kurang 2500 stor Kerajaan di pelbagai Kementerian/Jabatan dengan anggarandi pelbagai Kementerian/Jabatan dengan anggaran nilai stok sebanyak RM4 billion.
1.4. Pengurusan Stor-Stor Kerajaan berasaskan Panduan P b d h T P S dPerbendaharaan - Tatacara Pengurusan Stor dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.12 Tahun 1995(Penglibatan Pegawai Pengawal Dalam Pengurusang g g gStor )
PERKARA-PERKARA YANG DITIMBULKAN SEMASA PENGAUDITAN PENGURUSAN ASET KERAJAAN
PENGURUSAN STOR• Simpanan melebihi keperluan;• Simpanan melebihi keperluan;
• Kehilangan terus berlaku / stok usang;Kehilangan terus berlaku / stok usang;
• Verifikasi Stok / pemeriksaan stok tidak Ve as Sto pe e saa sto t da dilaksanakan;
• Ruang stor yang sempit & ketiadaan/kekurangan peralatan pengendalian (MHE);
• Kakitangan kurang mahir.
PENGURUSAN STOR
DEFINASI STOR
Stor secara umum merupakan tempat penerimaan, penstoran, pengeluaran dan penyelenggaraan barang-barang.
DEFINASI STOKDEFINASI STOK
Barang belum guna yang perlu disimpan untukBarang belum guna yang perlu disimpan untuk kegunaan operasi atau penyelenggaraan.
STOR PUSAT (STOR MATERIAL SPESIFIK PDRM & DEPOT BEKALAN KEMENTAH)
STOR KAWASAN/ NEGERI/STOR KAWASAN/ NEGERI/DAERAH (STOR JAB. PERTANIAN, JKR dll)
STOR UNIT – (STOR ALAT TULIS)
OBJEKTIF PENGURUSAN STOR
MEMASTIKAN STOK BARANG-BARANG SENTIASA KEDAPATAN ( Readily available ) SEPERTI DAN APABILA DIKEHENDAKI OLEH PELANGGAN.MENYIMPAN BARANG CARA TERBAIK DENGAN MEMBERI PERLINDUNGAN, PENJAGAAN DAN PENYELENGGARAAN JSEWAJARNYA SEMASA DALAM SIMPANAN.
PENGURUSAN STOR SEBAGAI SATU ELEMEN DALAM PENGURUSAN BEKALAN
PEROLEHAN
TenerMULA AKHIR
T PENGURUSAN STORPE
ender
Ret
PETerimaan Simpanan Keluaran
PENGURUSAN STOR
ERO
r
Kont
tur
ELU
Terimaan Simpanan Keluaran
Daftar Senarai/Katalog Barang-BarangLEH
trak
n
S
PUS
Kawalan Stok / Penokokan Stok
Daftar Senarai/Katalog Barang Barang
HAN
Pesa
tor
SANPengiraan Stok /Verifikasi Stok
Penyelenggaraan Rekod-Rekod
N anan
re
NPengiraan Stok /Verifikasi Stok
FUNGSI PENGURUSAN STOR
Memberi khidmat sokongan bekalan *material kepada pelanggan-pelanggan ( dalaman atau luaran ) dengan melaksanakan tugas-tugas seperti:g g p
Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperaku serahan barang-barang oleh pembekal;Menyimpan barang-barang mengikut lokasi-lokasiMenyimpan barang-barang mengikut lokasi-lokasi yang ditetapkan dengan menggunakan ruang stor secara optimum;Menjaga dan menyelenggara barang-barang semasa dalam simpanan supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh diguna;dan boleh diguna;
(* Bahan mentah, barang separa siap, alat ganti, barang domestik, bekalan pejabat, hardware dsbg .)
FUNGSI PENGURUSAN STOR (samb.)
Mengatur pengeluaran barang-barang seperti dan apabila dipohon oleh pelanggan-pelanggan.
Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar -masuk barang-barang secara teratur dan kemaskini.
M k k k titi k k t k k dMengemukakan kuantiti penokokan stok kepada Bahagian Perolehan bagi menambah stok barang-barang ke paras-paras yang ditetapkan.
Mengamalkan dua 2 aspek keselamatan iaitu: l ( f ) d l b ba. Keselamatan (safety ) semasa pengendalian barang-barang
b. Keselamatan ( security ) bagi bangunan dan kawasan stor.
PENGURUSAN STOR
PENEMPATAN STORPENEMPATAN STOR
Kawasan dimana stor ditempatkan hendaklah pdititikberatkan supaya ia mempunyai aliran yang memudahkan pergerakan kenderaan d k k d l d ldan kakitangan dalam pengendalian barang-barang.
PENGURUSAN STOR
SUSUN ATUR STOR
TERIMAAN
PENYIMPANAN
PENGELUARAN
Barang yang kerap digunakan. SemuaBarang yang kerap digunakan. Semuabarang standard hendaklah disenaraikandalam satu katalog mengandungimaklumat nombor kod perihalmaklumat nombor kod, perihalrupabentuk, unit dan harga. (Contohubat-ubatan dan alat ganti).
Barang yang kerap digunakan.
Mengurangkan bilangan penjenisanMengurangkan bilangan penjenisanbarang yang serupa.
PENGURUSAN STOR
SISTEM REKOD DAN MENGAKAUN STOKSISTEM REKOD DAN MENGAKAUN STOK(a) Kad Kawalan Stok
Stor Pusat - KEW 300-J1&J2Stor Pusat KEW. 300 J1&J2Stor Kawasan/Negeri/Daerah -Kew. 300-J3Merekod:-(a) Kuantiti & harga setiap barang yang
diterima(b) k d k l d l h l(b) Kuantiti, kadar keluaran dan jumlah nilai
setiap keluaran(c) Kuantiti Stok Maksima Angka Menokok(c) Kuantiti Stok Maksima, Angka Menokok
Stok & Kuantiti Minima* Disimpan berasingan dari barang-barang
Kad Kawalan Stok digunakan secara bersiri dan satu Buku Daftar perlu diwujudkan.
LAMPIRAN J-3(Panduan 85)
KAD KAWALAN STOK KEW. 300-J3J
19..
19..
20..
Paras Stok
Unit
Unit
Kuantiti Pesanan : ( Ekonomi / Tetap )
RM
Harga Keluaran Seunit
Maksima
No. Vokeb:
Keluaran Tahunan
Memesan
No. Kod
Kuantiti
Unit Terimaan/Keluaran
Minima
Tempat :
19…
19..
20…
Keluaran Suku Tahun Semasa
Pertama
Kedua
Ketiga
Keempat
Pem-belian Tahunan
RM
RM RM RM RM Kuantiti
Tarikh No. Rujukan
Terimaan
Keluaran
Baki Stok
Pesanan yang dibuat tetapi belum diterima
Tempat Hantara
Harga
Hantaran / No. Pesanan Kerajaan
Kuantiti
Seunit
Jumalah
Kuantiti
RM
Kuantiti
RM
Tarikh
No. Rujukan
Kuantiti
Kuantiti Diterima
Item Stor: Kumpulan :
Gerakan : Cepat / Perlahan No. Lejar: No. Kad:
PENGURUSAN STOR
SISTEM REKOD DAN MENGAKAUN STOK
(b) Kad Petak – Kew. 300-J4Digunakan untuk merekod terimaan, keluaran g ,dan baki stok.
k b b bDitempatkan bersama barang-barang
LAMPIRAN J-4KAD PETAK KEW.300 J4
Nombor Kod :……………………... Lokasi:……………………..P ih l B K lPerihal Barang :……………………. Kumpulan:………………...
Nombor Rujukan / Unit :……………….
No.Garisan
No. BTB atauBPPB
Terima Keluar Baki Tarikh dan tandatangangPenyelenggaraStor
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Baki dipindahkan ke hadapan
BTB : Baucar Terimaan Barang BPPP : Baucar Pemesanan / Pengeluaran Barang
PENGURUSAN STOR
KAWALAN STOKKAWALAN STOK
Memastikan paras keperluan yang betul dari segi p p y g gkuantiti dapat disediakan apabila dikehendaki oleh pengguna/pemesan
Mengambil kira penjimatan penggunaan ruang simpanan, kos memesan, harga pembelian dan p , , g pmodal yang terlibat.
PENGURUSAN STOR
KAWALAN STOK
Sistem kawalan stok yang baik dan berkesan dapat menghasilkan perkara-perkara berikut:(a) Kurangnya berlaku ketiadaan stok(b) penggunaan modal yang ekonomik kurangnya
wang terikat dalam bentuk stokwang terikat dalam bentuk stok(c) perhatian lebih tertumpu kepada barang-
barang bernilai tinggig gg(d) taksiran mengenai keperluan ruang simpanan
dapat dibuat
KAWALAN STOK (samb.)
Memberi Kumpulan Barang-Barang:
KUMPULAN A M k 30% d i d i j iKUMPULAN A - Merupakan 30% daripada senarai jenis barang dalam stor yang mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi.p gg
KUMPULAN B - Merupakan 70% daripada senarai jenis b l b lbarang yang mempunyai nilai pembelian tahunan yang rendah daripada barang-barang dalam kumpulan A.g p
Tujuan mewujudkan kumpulan tersebut adalah supaya jabatan boleh memberi tumpuan kepada barang barang bernilai tinggi oleh keranamemberi tumpuan kepada barang-barang bernilai tinggi oleh kerana (mengikut kajian) barang-barang dalam Kumpulan A menguasai 70% daripada nilai keseluruhan stok dalam simpanan.
KAWALAN STOK( Contoh kaedah Memberi Kumpulan Kepada Barang-Barang - TPS Panduan 110)
• SENARAI BARANG SEBELUM DIBERI KUMPULAN
• SENARAI BARANG SETELAH DIBERI KUMPULAN
Bil. No. Kod Perihal Barang Jumlah Nilai Belian 2 Thn.
Purata Nilai Belian
Bil No Kod Perihal Barang Purata Nilai Belian
Kumpulan
1.2
FE 123AF 230
Oil Filter Air Filer
Kebelakangan
(RM)
9,000.005,700.00
Tahunan
4,500.002.850.00
1.
2
FE 123
UJ 232
Oil Filter
Universal Joint
4.500.00
4,051.00
A
A2.3.
4.
5.
AF 230BL 758
FB 429
WB 359
Air FilerBrake Lining
Fan Belt
Wiper Blade
,2,810.00
1,424.00
680.00
1,405.00
712.00
340.00
1 950 00
2.
3.
4.
5.
UJ 232
AF 230
TB 775
WR 111
Universal Joint
Air Filter
Timing Belt
Wheel Bearing
2,850.00
2,751.00
1,950.00
1 405 00
A
B
B
B6
7.
89.
WR 111
TB 775
UJ 232HL 521
Wheel Bearing
Timing Belt
Universal JointHead Lamp
3,900.00
5,502.00
8,102.00790.00
1,950.00
2,751.00
4,051.00395.00
6.
7.
8.
9.
BL 758
FB 429
PR 089
HL 521
Brake Lining
Fan Belt
Piston Ring
Head Lamp
1,405.00
712.00
695.00
395.00
B
B
B
B9.
10
HL 521
PR 089
Head Lamp
Piston Ring 1,390.00 695.009.
10.
HL 521
WB 359
Head Lamp
Wiper Blade 340.00 B
*Pecahan mengikut kumpulan hendaklah diberi dengan menggunakan Lampiran KEW 300M -Panduan 111 dalam TPS)
*Daripada 10 jenis jenis alat ganti di atas, perlu di pililh 3 jenis yang mempunyai purata belian tahunan paling tinggi
PENGURUSAN STOR
KAWALAN STOKPARAS STOK BARANG TEMPATANPARAS STOK BARANG TEMPATANKUMPULAN AKuantiti Stok Maksima - 4 bulan penggunaanp ggAngka Menokok Stok - 3 bulan penggunaanKuantiti Stok Minima - 2 bulan penggunaanContoh Pengiraan : Kuantiti Pengeluaran Tahunan 2003 – 24,000 Pengeluaran bulanan 24 000/12 2 000Pengeluaran bulanan = 24,000/12=2,000
Maksima = 2,000 x 4 = 8,000AMS = 2,000 x 3 = 6,000Minima = 2,000 x 2 = 4,000
PENGURUSAN STOR
KAWALAN STOK
PARAS STOK BARANG TEMPATANKUMPULAN B
Kuantiti Stok Maksima - 6 bulan penggunaanAngka Menokok Stok - 3 bulan penggunaanKuantiti Stok Minima - 2 bulan penggunaan
PENGURUSAN STOR
KAWALAN STOK
PARAS STOK BAGI BARANG DIPEROLEHI DARI STOR PUSATKUMPULAN A
Kuantiti Stok Maksima - 3 bulan penggunaanAngka Menokok Stok - 2 bulan penggunaanK i i S k Mi i 1 b lKuantiti Stok Minima - 1 bulan penggunaan
PENGURUSAN STOR
KAWALAN STOK
PARAS STOK BARANG DIPEROLEHI DARI STOR PUSAT
KUMPULAN BKuantiti Stok Maksima - 4 bulan penggunaanAngka Menokok Stok - 2 bulan penggunaanKuantiti Stok Minima - 1 bulan penggunaan
PENGURUSAN STOR
KAWALAN STOK
PARAS STOK
Paras stok boleh dikaji semula dari masa kesemasa sekiranya ada perubahan mengenai tempoh penyerahanpenyerahan.
Masa yang paling sesuai untuk mengkaji paras stokMasa yang paling sesuai untuk mengkaji paras stok adalah ketika membuat pesanan baru.
KAWALAN STOK (samb.)
Panduan-Panduan Penting berkaitan Kawalan Stok:Panduan Panduan Penting berkaitan Kawalan Stok:Panduan 117Paras stok bagi barang impot boleh disimpan pada sesuatumasa mengikut budibicara Ketua Jabatan denganmengambilkira masa penyerahan, nilai dan kepentingannya.Walau bagaimanapun stok maksima tidak boleh melebihi 12Walau bagaimanapun stok maksima tidak boleh melebihi 12bulan penggunaan kecuali dengan kelulusan KetuaSetiausaha Perbendaharaan.
Panduan 119 :Pemesanan atau permintaan pertama kali bagi barang-Pemesanan atau permintaan pertama kali bagi barangbarang baru hendaklah dibuat sekadar keperluan minimasahaja sehingga angka penggunaan sebenar diperolehi dan
k i t t i t l bih li tikangka permintaan atau permintaan yang lebih realistikditentukan.
KAWALAN STOK (samb.)
Panduan-Panduan Penting berkaitan Kawalan Stok:
Panduan 115 :Barang-barang yang mahal nilainya, yang boleh dibeli g g y g y , y gdi pasaran tempatan tidak perlu di stok, kecuali jika terdesak dan pemesanan dibuat hanya apabila diperlukan.
Panduan 116Panduan 116Paras stok boleh diubah untuk menyesuaikan keperluan bila berlaku kecemasan atau keadaan memerlukan stok berlebihan seperti terjadinya wabak, banjir dsbg.
KEPERLUAN MENYIMPAN STOK
1. DASAR PERTAHANAN NEGARAKesiapsiagaan ( readiness ) bagi menghadapi sebarangkemungkinan.kemungkinan.
2. KEPENTINGAN / KENTENTERAMAN AWAMContoh : Simpanan resab - stok beras negara.
Simpanan perang bahan kimia pembersih/merawatSimpanan perang - bahan kimia pembersih/merawatair.
Stok vaksin / ubat -wabak penyakit.3 S3. DASAR KEMENTERIAN / JABATAN
Penyelenggaraan loji dan peralatan. ( Air, letrik, bomba, penyiaran dll.)
4. KECEMASANBencana alam – tsunami, banjir, tanah runtuh dll.
5. TEMPOH TUNGGU (Lead time ) YANG PANJANG BAGI ( ) JMEMPEROLEHI BEKALAN Barang import.Barang tempahan khas ( made to order )
KONSEP KERARAH MENCAPAI STOK 0SIFAR
(zero based warehousing)
0
STOK OPERASI
( Barang tempatan)
STOK SIFAR
TEMPOH TUNGGU LAMA/ BARANG IMPORT
( g p )
KEPENTINGAN AWAMDASAR KEMENTERIAN/ JABATAN
S OC S
DASAR PERTAHANAN NEGARA
PEMBEKAL / STOCKISTPENGELUAR / PEMBUAT
PENGURUSAN STOR
PENERIMAANPENERIMAAN
Mengesahkan barang yang diterima adalah g g y gseperti yang dipesan dan mengikut spesifikasi dari segi kualiti dan kuantiti.
Sebarang kerosakan dilaporkan segera kepada Pegawai Penyelia dan pembekal.g y p
Semua penerimaan hendaklah didaftar dalam daftar penerimaan.
PENGURUSAN STOR
SUSUN ATUR STORSUSUN ATUR STOR
Susunatur yang diwujudkan mestilah y g jmengambikira ruang bagi memudahkan kakitangan dan alat pengendalian bergerak dengan selamatdengan selamat.
Boleh menjimatkan masa dalam kerja-kerja j j jmengendali barang-barang.
PENGURUSAN STOR
SISTEM LETAKAN STOKSISTEM LETAKAN STOK
Letakan Stok Tetapp
Letakan Stok Rambang
PENGURUSAN STOR
PENYIMPANAN BARANG-BARANGPENYIMPANAN BARANG BARANG
(a) Menggunakan ruang simpanan secara ( ) gg g pekonomik
(b) Menyusun dengan cara yang teratur( ) d k h l k k(c) Menyusun agar tidak menghalang kerja-kerja
pemunggahan(d) Menyusun bagi memudahkan pengeluaran(d) Menyusun bagi memudahkan pengeluaran
mengikut sistem MDKD
Jenis Barang Tempat PenyimpananJenis Barang Tempat PenyimpananBarang tidak tahan lembab
Bilik kering
(transforma & lensa kemera)
Ubat-ubatan Bilik hawa dingin
Cat-cat dan tayar Ruang bersilingCat-cat dan tayar Ruang bersiling
Barang yang tahan kepada cuaca
Di tempat lapang dan berpagarkepada cuaca panas & hujan
Jenis Barang Tempat Penyimpanan
B i Di i d l b k d d b i Barang tercerai Disimpan dalam bekas standard bagi memudahkan pengeluaran.Barang yang tidak boleh dibungkus Barang yang tidak boleh dibungkus seperti alat perkakas disusun atau ditindan dengan baik untuk mengelak dari berkarat dan rosak dari berkarat dan rosak.
Simen-simen dan kayu
Di ruang kering yang mempunyai laluan angin.ayu a ua a g .
Barang-barang berat
Diletakan paras rak paling bawah untuk keselamatan.
Barang berharga & menarik
Dalam almari atau tempat berkunci.
Menanda Tarikh Luput Tempoh
Tarikh luput dicatat di kotak, bekas atau bungkusan barangLuput Tempoh atau bungkusan barang.
Senarai Barang Semua barang bertarikh luput hendaklah disenaraikan.
Kod Warna Teg biru dikepilkan pada Kawalan StokStok
Sistem MDKD Menggunakan Sistem MDKD.
Penyelenggaraan Menyediakan Buku Daftar Penyelenggaraan Buku Daftar
Menyediakan Buku Daftar menggunakan Kew. 300-Q. 6 bulan sebelum tamat tempoh hendaklah dicatatkan diruangan khas
Minyak Petrol & Disel Simpan jauh dari bangunan Minyak Petrol & Disel Simpan jauh dari bangunan stor & jika boleh tangki bawah tanah.
Bahan Mudah Terbakar Cecair, gas,asid & kimia yang mudah terbakar hendaklah disimpan di bangunan disimpan di bangunan berasingan, lengkap dengan alat pencegah kebakaran.
T d P l B k b k d b d Tanda Pengenalan Bekas-bekas diberi tanda pengenalan secukupnya.
Kl id k d i k b t t Klorid kapur, soda api, karbon tetra klorid, kaliam hidroksid, kuperam sulfat, amonia klorid disimpan di tempat dingin dan kering.
Bekas di alas dengan flatform kayu.
Bahan kimia berlainan jenis disimpan dalam bekas berasingan.
PENGURUSAN STOR
PENYELENGGARAAN BARANG-BARANGPENYELENGGARAAN BARANG BARANG
Menyapu minyak untuk mengelak dari berkaraty p y g
Mengekalkan bungkusan asal untuk mengelak debu
Menyembur ubat serangga
PENGURUSAN STOR
PENGELUARAN BARANG-BARANGPENGELUARAN BARANG BARANG
Setiap pengeluaran hendaklah dibenarkan oleh p p gpegawai stor atau pegawai yang diberi kuasa secara bertulis.
Setiap pengeluaran sebaik-baiknya menggunakan Sistem MDKDSistem MDKD.
PETUNJUK UTAMA PRESTASI PENGURUSAN STOR
1. KADAR PUSINGAN STOK
2. PARAS PERKHIDMATANSTOK PERKHIDMATAN
3. BILANGAN / 4. KETEPATAN STOK 5. ITEM BERGERAK PERATUSAN STOK KOSONG
PERLAHAN
PENGURUSAN STOR
PRESTASI STOR
(a) Nilai Keluaran
Adalah jumlah nilai yang terlibat dalam pembekalan barang-barang kepada pengguna dalam sesuatu tempohdalam sesuatu tempoh.
PENGURUSAN STOR
PRESTASI STOR
(b) Kadar Pusingan Stok
Berapa kali sesuatu barang dikeluarkan dalam sesuatu tempoh (selalunya setahun)
Kadar pusingan stok yang baik adalah melebihi 4 pusingan4 pusingan
PENGURUSAN STOR
PRESTASI STOR
(c) Paras Perkhidmatan
Peratus pesanan dari pengguna yang dapat dipenuhi daripada jumlah pesanan yang diterima sebenarnyaditerima sebenarnya.
PENGURUSAN STOR
PRESTASI STORPRESTASI STORUntuk mencapai prestasi yang baik perkara berikut perlu di ambilkira:-p(a) Nilai baki stok di awal tahun(b) Nilai baki stok dihujung tahun(c) Nilai pembelian tahunan
k b bPrestasi terjejas jika menyimpan barang-barang lambat bergerak atau usang.
Barang bergerak perlahan – tidak dikeluarkan 3 tahun dari tarikh diterima.
PENGUKURAN PRESTASI PENGURUSAN STOR( KADAR PUSINGAN STOK )
BAKI BAKI AWAL NILAI KADAR PUSINGANAWALTAHUN
RM 33,000.00 NILAIPENGELUARANTAHUNAN
KADAR PUSINGANSTOK( Keseluruhan Item )
TAHUN RM 1,800 PENGELUARANTAHUNAN
US GSTOK
( Mengikut Kumpulan Item)
1. Petrol,Oil &
RM 5,400.00Oil &Lubricants(POL)2. Alat Tulis RM 11,200.00 a. Kertas
Penduab. Kertas
Fotostat
a. RM1000
b. RM5000
RM11,200. RM1,800 + RM1,500
2
RM70,700RM70,700
33,000. + 23,000 2
Fotostatc. Tonerd. Fail
Kosong
c. RM4200
d. RM1000
RM11,200 RM11,200 1,650
= 6.73. BarangDomestik
RM5,600.00Domestik
4. Alt GantiLetrik
RM14,500.00RM70,700
28,000.
5. Alat RM24,000.00GantiKenderaan
,
= 2.5
BAKI AKHIRTAHUN RM 23,000.00
BAKI AKHIRTAHUN
RM1,500
SISTEM KESELAMATAN STOR
1. KAWALAN KESELAMATAN(a) Penempatan stor berasingan dari lain-lain bahagian sesebuah Jabatan( ) p g g
(b) Mengwujudkan perkara-perkara berikut:-
☯ pagar keselamatan disekeliling kawasan stor
☯ mengawal 24 jam oleh Pengawal Keselamatan
☯ pemasangan lampu “flood light” pada waktu malam
☯ pemasangan alat-alat amaran (sistem penggera)☯ pemasangan alat-alat amaran (sistem penggera)
☯ tanda-tanda keselamatan di tempat-tempat tertentu
☯ penggunaan pas kebenaran keluar masuk
☯ aturcara penjagaan dan penyimpanan kunci stor selepas waktu pejabat
SISTEM KESELAMATAN STOR
1. KAWALAN KEBAKARAN☯ Dilengkapkan dengan sistem kawalan keselamatan yang sesuai dan g p g y g
memadai
☯ Alat pemadam api diletakan di tempat strategik
☯ Alat pemadam api diperiksa dari masa ke semasa☯ Alat pemadam api diperiksa dari masa ke semasa
☯ Tanda-tanda amaran mengenai kebakaran seperti Dilarang Merokok dipamerkan
☯ Barang-barang yang mudah terbakar diasingkan dan dilengkapkan dengan tanda amaran
☯ Pandangan dan nasihat Jabatan Bomba hendaklah diperolehi dalam rancangan kawalan kebakaran
SPESIFIKASI TUGAS PEMBANTU TADBIR (STOR)( Petikan dari ‘ Dictionary of Occupational Classification’ -
Kementerian Sumber Manusia )
1. Menerima barang ke dalam stor. Mengeluar berbagai jenis barangan, peralatan, bahan mentah dan menyelenggara rekod b bbagi setiap barang.
2. Menyemak kemasukan bekalan dibanding dengan pesanan,bil/baucar barang. Mengenalpasti, menimbang, atau mengukur dan menyemak berbagai barang bagi memastikan kebetulan bekalan.
3. Melekatkan atau mengikat slip pengenalan kepada barang-barang dengan memberi nombor kod atau tanda.
4. Memasukkan butiran barang yang diterima ke dalam daftar stok.sto
5. Menyelenggara rekod yang sistematik bagi setiap barang dengan menunjukkan stok dalam tangan
SPESIFIKASI TUGAS PEMBANTU TADBIR (STOR)(samb.)
6. Memastikan penyimpanan dan penjagaan/pemeliharaanbarang yang sempurna.
7. Mengeluarkan stok di atas permintaan pelanggan dengan membuat catatan di dalam rekod.
8. Melaksanakan pemeriksaan fisikal berkala ke atas barang-barang dan menyelaras dengan rekod.
9. Memberi penyata berkala dan laporan menunjukkan kedudukan dan keadaan stok kepada pegawai atasan.
10. Menyedia rekuisisi bagi penokokan dan pengantian barang atas nasihat pegawai atasan.
11. Menyelia tugas pekerja-pekerja bawahan.
CIRI-CIRI PENGURUSAN STOR YANG EFEKTIF
1. Bekalan barang dari stor sentiasa kedapatang pBekalan barang tidak terputus melalui penyimpanan kuantiti optimum.
Kedudukan stok barang bergerak perlahan/usang semakin berkurangan.
Kurang/tiada aduan daripada pelanggan ( kelewatan, kualiti dll.)Kurang/tiada aduan daripada pelanggan ( kelewatan, kualiti dll.)
2. Stor berupaya menyedia maklumat dan data berkualiti.Maklumat/data sentiasa tepat dan kemaskini berikutan ketekunan Maklumat/data sentiasa tepat dan kemaskini berikutan ketekunan menyelenggara rekod-rekod secara sistematik.
Maklumat/data sangat berguna bagi penyediaan belanjawan dan merancang perolehanmerancang perolehan.
Mempunyai daftar/vokabulari katalog barang yang lengkap.
Memerlukan hanya sedikit masa untuk menyedia maklumat/data Memerlukan hanya sedikit masa untuk menyedia maklumat/data secara ad-hoc.
CIRI-CIRI PENGURUSAN STOR YANG EFEKTIF (samb.)
3. Tiada berlaku kekurangan/kehilangan ke atas barang-g g gbarang kecuali kekurangan yang dibenarkan.Menyemak baki stok selepas setiap pengeluaran.
Segera menyelaras rekod berikutan berlakunya sebarang perselisihan stok.
4 Stor menjalin hubungan yang mesra dan pro aktif 4. Stor menjalin hubungan yang mesra dan pro-aktif dengan pelanggan-pelanggan dan Bhg.Kewangan/ Perolehan.Sentiasa menasihati pelanggan mengenai kedudukan permintaan.
Mengedar dari masa ke masa senarai kedudukan barang dalam stor.
Mengenalpasti dan memahami barang-barang yang merosot dalam keadaan biasa.
Memaklumkan segera kepada kepada Bh Kewangan/Perolehan Memaklumkan segera kepada kepada Bh. Kewangan/Perolehan mengenai sebarang isu/masalah mengenai barang yang hendak diterima.
CIRI-CIRI PENGURUSAN STOR YANG EFEKTIF (samb.)
5. Stor sentiasa dalam kedaan kemas dan bersih.Tahap kekemasan susunatur dan kebersihan yang tinggi bagi Tahap kekemasan susunatur dan kebersihan yang tinggi bagi keselesaan bekerja.
Memberi keselesaan kepada pegawai-pegawai pemeriksa/ pemverifikasi stok melaksanakan tugaspemverifikasi stok melaksanakan tugas.
Berkeupayaan menggunakan ruang stor secara optimum melalui pemasangan/penggunaan sistem dan jenis rak yang sesuai.
6. Tiada berlaku kekurangan/kehilangan ke atas barang-barang kecuali kekurangan yang dibenarkan.Menyemak baki stok selepas setiap pengeluaran.
Segera menyelaras rekod berikutan berlakunya sebarang perselisihan stokstok.
CIRI-CIRI PENGURUSAN STOR YANG EFEKTIF (samb.)
7. Stor mempunyai perhubungan baik dan berperinsip p y p g p pdengan pembekal-pembekal.Tiada unsur-unsur penyelewengan dan pilih kasih semasa berurusan dengan pembekal/syarikat pengangkutandengan pembekal/syarikat pengangkutan.
Berupaya membuat pembekal-pemekal memahami peranan dan tanggungjawab stor semasa menerima barang-barang.
8. Pegawai kakitangan stor berkeupayaan mengemukakan isu dan masalah pengurusan stor serta
l i f i lsyor penyelesaian secara profesional.Contoh :
M l ti b b t tid k d t i Mengenalpasti sebab mengapa stor tidak dapat mencapai sasaran kadar pusingan stok yang ditetapkan.
Berupaya mengumpul, memproses dan menganalisis maklumat/data bagi menyokong pencapaian prestasi.
Berkeupayaan mentaksir keperluan ruang simpanan dan mengenalpasti rak-rak yang sesuai.
CIRI-CIRI PENGURUSAN STOR YANG EFEKTIF (samb.)
9. Pegawai dan kakitangan stor menyedari dan berusaha memahami dan mempelajari penggunaan teknologi maklumat, pengkomputeran dan peralatan moden bagi mempertingkatkan prestasi pengurusan stor.Si t K l St k Sistem Kawalan Stok
Sistem Pengesanan Aset ( Asset Tracking )
Materials Handling EquipmentsMaterials Handling Equipments.
PENGURUSAN ASET
RUMUSAN
• PENGURUSAN STOR
• Mewujudkan stok simpanan selaras dengan j p gdasar / faktor-faktor tertentu;
• Memantau prestasi stor bagi memastikanMemantau prestasi stor bagi memastikan kelarisan penggunaan barang-barang;
• Mengkaji keperluan menyimpan stok bagi• Mengkaji keperluan menyimpan stok bagi barang-barang/gunasama yang mudah diperolehi dengan tujuan supaya stor stordiperolehi dengan tujuan supaya stor-stor Jabatan berkemungkinan boleh digabungkan, dikecilkan atau hanya menyimpan stok operasidikecilkan atau hanya menyimpan stok operasi sahaja( stor ditutup)
PEMANTAUAN PENGURUSAN STOR OLEH KEMENTERIAN KEWANGAN
• Perbendaharaan memantau prestasi pengurusan stor Jabatan-jabatan bagi mengenalpasti Jabatan yang mencapai kadar pusingan stok yang rendah (kurang dari 4 kadar pusingan)
• Jabatan yang mencapai kadar pusingan stok yang rendah disyor mengkaji / merasionalisasikan kedudukan pengurusan/fungsi stor dalam konteks menggabung, mengecil atau menutup stor.
• Pengurusan Stok di Jabatan-jabatan disyor menuju ke arah mencapai ‘Stok Sifar’ atau hanya menyimpan ‘Stok Operasi.
ISU DAN MASALAH PENGURUSAN STOR( Laporan Ketua Audit Negara )
1. Perolehan tidak dirancang dan perolehan tidak mematuhiperaturan.
2. Penerimaan barang tanpa ujian kualiti.g p j3. Pemeriksaan dan verifikasi stok tidak di laksanakan mengikut
jadual.4. Penyimpanan barang tidak teratur.4. Penyimpanan barang tidak teratur.5. Pegangan stok berlebihan.6. Kelewatan tindakan pelupusan.7 Kehilangan barang stor terus berlaku7. Kehilangan barang stor terus berlaku.8. Bangunan stor tidak sempurna, ruangan sempit,
kekurangan peralatan stor dan pengendalian (racking danl h dl )materials handling equipments)
9. Pengurusan stor tidak dipermodenkan.10. Kekurangan kakitangan dan kemahiran dalam bidang
Pengurusan Stor.11. Kurang penyeliaan oleh pihak pengurusan atasan.