PENGURUSAN PERPUSTAKAAN - Institut … ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan -...
Transcript of PENGURUSAN PERPUSTAKAAN - Institut … ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan -...
PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09
NO.PINDAAN : 00
PENGURUSAN
PERPUSTAKAAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012
MUKA SURAT : 1/22
IPGM- PPK-PT-08
1
Jun 2012
PENGURUSAN PERPUSTAKAAN
Disediakan oleh:
………………………………….
Diluluskan oleh:
……………………………
Nama: En NIK IBRAHIM BIN NIK MAT Nama: Dr. LEE BOON HUA
Jawatan: KETUA PENOLONG PENGARAH
JABATAN ICT
Jawatan: TIMBALAN REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
Tarikh: 02 MEI 2012 Tarikh: 02 MEI 2012
SALINAN TERKAWAL
Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk
PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09
NO.PINDAAN : 00
PENGURUSAN
PERPUSTAKAAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012
MUKA SURAT : 2/22
IPGM- PPK-PT-08
2
Jun 2012
1.0 OBJEKTIF
1.1 Prosedur ini bertujuan memastikan semua buku yang diperoleh, diurus dan
diselenggarakan dengan teratur supaya mudah dikesan, dipinjam dan
dipulangkan mengikut kaedah yang ditetapkan supaya dapat memenuhi
keperluan pelajar;
1.2 Prosedur ini juga bertujuan memastikan 90% pelanggan berpuashati dengan
perkhidmatan perpustakaan yang disediakan dan memenuhi piawaian Pusat
Sumber dan;
1.3 10% koleksi perpustakaan meningkat setiap tahun untuk rujukan pelanggan,
bergantung peruntukan yang diterima.
1.0 SKOP
1.1 Prosedur ini digunakan bagi pengurusan perpustakaan yang berkaitan dengan
cadangan perolehan buku, sistem pengkelasan dan pengkatalogan buku,
pemprosesan buku, keahlian Pusat Sumber, sirkulasi dan penyusunan buku di
Pusat Sumber Institut Pendidikan Guru (IPG).
1.2 Prosedur ini juga digunakan bagi pengurusan perkhidmatan perpustakaan yang
berkaitan dengan penyemakan dan pemeriksaan koleksi, orientasi penggunaan
Pusat Sumber dan penilaian perkhidmatan perpustakaan.
2.0 DOKUMEN RUJUKAN
3.1 Manual Kualiti IPG-PPK-MK-01
3.2 Buku yang dicadangkan:
3.2.1 Piawaian Pusat Sumber Maktab Perguruan Versi 2004
3.2.2 Dewey Decimal Classification.
3.2.3 Sistem Pengkelasan Islam Ziaudin Sardar
PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09
NO.PINDAAN : 00
PENGURUSAN
PERPUSTAKAAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012
MUKA SURAT : 3/22
IPGM- PPK-PT-08
3
Jun 2012
3.2.4 Anglo-American Cataloging Rules 2
3.2.5 Library of Congress Subject Headings
3.2.6 Sears List Of Subject Headings
3.2.7 Panduan Pusat Sumber Institut Pendidikan Guru masing-masing.
3.3 Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling Perkhidmatan semasa.
3.4 Akta 174.
3.0 DEFINISI
4.1 Istilah
4.1.1 Mesyuarat Pengurusan Institut Pendidikan Guru Malaysia (MPIPGM)
Jawatankuasa tertinggi di peringkat IPGM yang dipengerusikan oleh
Rektor/Timbalan Rektor dan ahli-ahlinya terdiri daripada semua Ketua
Pusat, Ketua Sektor dan Ketua-ketua Penolong Pengarah.
4.1.2 Mesyuarat Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (MPPP)
Jawatankuasa tertinggi di peringkat Institut Pendidikan Guru Kampus
yang dipengerusikan oleh Pengarah/ Timbalan Pengarah dan ahli-ahlinya
terdiri daripada semua Ketua Jabatan, Ketua Unit Kokurikulum, Ketua
Unit Latihan Dalam Perkhidmatan, Ketua Unit Peperiksaan dan Penilaian,
Ketua Unit Praktikum, Ketua Pusat Sumber dan Ketua Unit Khidmat
Pengurusan yang bertanggungjawab meluluskan atau menolak urusan
cadangan perolehan buku yang dikemukakan oleh ahli.
PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09
NO.PINDAAN : 00
PENGURUSAN
PERPUSTAKAAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012
MUKA SURAT : 4/22
IPGM- PPK-PT-08
4
Jun 2012
4.1.3 Penolong Pengarah
Pegawai yang bertanggungjawab tentang penyelarasan pembangunan,
perancangan, pengurusan dan pelaksanaan aktiviti Perpustakaan IPG
4.1.4 Ketua Pusat Sumber
Pegawai yang bertanggungjawab tentang dasar, perancangan,
pembangunan dan kewangan Pusat Sumber Institut Pendidikan Guru.
4.1.5 Pustakawan
Pegawai yang bertanggungjawab tentang pengurusan koleksi,
pengendalian dan pelaksanaan perkhidmatan aktiviti perpustakaan di
Pusat Sumber Institut Pendidikan Guru.
4.1.6 Penolong Pegawai Perpustakaan
Pegawai yang bertanggungjawab membantu pengurusan koleksi,
pengendalian dan pelaksanaan perkhidmatan aktiviti perpustakaan di
Pusat Sumber Institut Pendidikan Guru.
4.1.7 Pembantu Perpustakaan Kanan
Staf yang bertanggungjawab membantu pengurusan koleksi,
pengendalian dan pelaksanaan perkhidmatan aktiviti perpustakaan di
Pusat Sumber Institut Pendidikan Guru.
4.1.8 Pembantu Perpustakaan
Staf yang bertanggungjawab untuk membantu pengurusan Pusat
Sumber.
4.1.9 Pembantu Tadbir.
Staf yang bertanggungjawab untuk membantu pengurusan Pusat
Sumber.
PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09
NO.PINDAAN : 00
PENGURUSAN
PERPUSTAKAAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012
MUKA SURAT : 5/22
IPGM- PPK-PT-08
5
Jun 2012
4.1.10 Pembantu Am Pejabat
Staf yang bertanggungjawab untuk membantu pengurusan Pusat
Sumber.
4.2 SINGKATAN
MPIPGM : Mesyuarat Pengurusan Institut Pendidikan Guru
Malaysia
MPPP : Mesyuarat Profesional, Pengurusan dan
Pentadbiran
JICT : Jabatan ICT
PP : Penolong Pengarah
KPS : Ketua Pusat Sumber
PUS : Pustakawan
PPP : Penolong Pegawai Perpustakaan
PPK : Pembantu Perpustakaan Kanan
PP : Pembantu Perpustakaan
PT : Pembantu Tadbir
PAP : Pembantu Am Pejabat
PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09
NO.PINDAAN : 00
PENGURUSAN
PERPUSTAKAAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012
MUKA SURAT : 6/22
IPGM- PPK-PT-08
6
Jun 2012
4.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
I. PEROLEHAN BUKU
KPS
PUS
1. Menerima borang cadangan pesanan buku daripada pensyarah (Rujuk LAM-PT08-03).
KPS
2. Menyenaraikan judul buku yang hendak dibeli.
PT
3. Mendapatkan senarai harga buku yang hendak dibeli
dari pembekal.
KPS
4. Mengemukakan cadangan borang pesanan buku kepada MPPP/ MPIPGM untuk kelulusan. (Rujuk LAM-PT08-04).
MPPP
MPIPGM
5. Membuat keputusan sama ada meluluskan atau tidak cadangan senarai judul buku tersebut.
KPS
PT
6. Mengisi borang permohonan perolehan dan menyerahkan kepada bahagian kewangan untuk penyediaan Pesanan Kerajaan/ Local Order (LO).
II. PENERIMAAN DAN PEMPROSESAN BUKU
KPS
PUS
PPP
PPK
PP
PT
PAP
7. Menyemak pesanan penghantaran (Delivery Order) serta invois dengan buku yang diterima.
8. Memastikan buku yang diterima sama seperti yang tercatat dalam borang pesanan.
9. Sekiranya buku yang diterima berlainan dan tidak tercatat dalam borang pesanan, buku itu hendaklah dikembalikan kepada pembekal.
10. Memeriksa keadaan fizikal buku itu. Sekiranya rosak kembalikan semula kepada pembekal.
11. Merekodkan buku yang telah disemak ke dalam buku rekod perolehan.
12. Mengecap hak milik institut pada muka surat judul atau muka surat verso dan mana-mana muka surat
PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09
NO.PINDAAN : 00
PENGURUSAN
PERPUSTAKAAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012
MUKA SURAT : 7/22
IPGM- PPK-PT-08
7
Jun 2012
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
mengikut polisi Pusat Sumber Institut Pendidikan Guru masing-masing.
13. Mencatat nombor perolehan pada muka surat judul.
PUS
PPP
PPK
14. Mengkatalog dan mengkelaskan buku mengikut sistem pengkelasan DDC dan mana-mana sistem pengkelasan yang diamalkan di Institut Pendidikan Guru (AK-PT08-01).
III. PEMPROSESAN BUKU
PUS
PPP
PPK
PP
PT
PAP
15. Memasukkan data buku dalam templat modul katalog.
16. Mencetak maklumat katalog untuk difailkan.
17. Mencetak dan melekatkan barcode di buku.
18. Mencetak dan melekatkan label (spine-label) pada tetulang buku.
19. Melekatkan tattle tape/ strip pada buku.
20. Melekatkan slip tarikh pemulangan.
21. Meletakkan buku yang telah siap diproses di rak.
IV. PENYUSUNAN BUKU
PAP 22. Rujuk Arahan Kerja Penyusunan Buku
(Rujuk AK-PT08-02)
V. KEAHLIAN PUSAT SUMBER
KPS
PUS
23. Mengedarkan Borang Permohonan Menjadi Ahli Pusat Sumber (Rujuk LAM-PT08-02) dan Panduan Pusat Sumber institut kepada anggota/ pelajar baharu semasa taklimat mengenai Pusat Sumber pada Minggu Pengurusan Pelajar Baharu.
PPP
PPK
PP
PAP
24. Meminta pelajar mengisi maklumat Borang Permohonan Menjadi Ahli Pusat Sumber (Rujuk LAM-PT08-02) dengan lengkap berserta gambar bersaiz pasport.
25. Meminta pelajar menyerahkan borang yang telah
PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09
NO.PINDAAN : 00
PENGURUSAN
PERPUSTAKAAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012
MUKA SURAT : 8/22
IPGM- PPK-PT-08
8
Jun 2012
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
lengkap diisi kepada staf di kaunter sirkulasi Pusat Sumber untuk kerja pemprosesan kad pinjaman.
26. Menerima dan menyemak borang permohonan.
KPS
PUS
27. Memaklumkan kepada pelajar untuk mengambil kad keahlian tersebut apabila telah siap atau menggunakan kad matrik IPGK mengikut polisi pendaftaran pelajar institut masing-masing.
VI. PINJAMAN BUKU
PPP
PPK
PP
PAP
28. Menerima Kad Keahlian dan buku yang hendak dipinjam.
29. Jika buku rosak, beritahu pelajar buku tersebut tidak boleh dipinjam kerana perlu dibaiki. (Rujuk AK-PT08-03-Arahan Kerja Pembaikan Buku).
30. Mengimbas kad keahlian untuk menyemak status pinjaman.
PP
PAP
31. Jika status peminjam adalah senarai hitam (blacklisted) atau pemulangan lewat, ambil tindakan sewajarnya.
32. Jika status peminjam memuaskan (satisfactory) imbas kod (barcode) pada buku untuk urusan pinjaman.
33. Mengecap tarikh pemulangan pada slip tarikh pulang.
34. Mengimbas buku pada alat reactivator and deactivator.
35. Menyerahkan buku yang dipinjam kepada peminjam.
VII. PEMULANGAN BUKU
PP
PAP
36. Menerima buku yang hendak dipulangkan.
37. Scan barcode pada buku dan semak status pinjaman.
KPS 38. Denda akan dikenakan jika buku lewat dipulangkan.
PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09
NO.PINDAAN : 00
PENGURUSAN
PERPUSTAKAAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012
MUKA SURAT : 9/22
IPGM- PPK-PT-08
9
Jun 2012
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
PPP
PPK
PP
PT
39. Mencatatkan maklumat diri peminjam dan jumlah denda yang dikenakan ke dalam buku/ rekod wang denda.
40. Mengimbas buku pada alat reactivator and deactivator.
41. Menghantar notis pemulangan melalui tutor jika pelajar tidak memulangkan buku sebulan dari tempoh pemulangan.
42. Meminta pelajar menggantikan buku itu dengan buku baharu yang sama berserta wang proses RM10.00 atau membayar dua kali ganda harga buku berserta wang proses RM10.00 jika buku yang hilang tidak dapat diganti.
43. Mengasingkan buku yang rosak untuk dibuat pembaikan (Rujuk AK-PT08-03).
44. Memaklumkan kepada pelajar supaya menggantikan buku itu dengan buku yang baharu atau membayar kos buku tersebut (jika buku itu rosak dan tidak dapat digunakan lagi).
VIII. PENYEMAKAN DAN PEMERIKSAAN KOLEKSI
KPS
PUS
PPP
PPK
45. Menyemak rekod perolehan buku yang sedia ada dan mengemaskini rekod perolehan.
46. Menyemak koleksi Pusat Sumber berasaskan kepada kurikulum pendidikan guru. (Rujuk LAM-PT08-05).
47. Mengemukakan laporan koleksi kepada MPPP/ MPIPGM bila diperlukan.
48. Mengemukakan cadangan tambahan buku-buku mengikut keperluan untuk kelulusan peruntukan.
MPPP
MPIPGM
49. Membuat keputusan sama ada menerima atau menolak cadangan pembelian buku.
50. Mempertimbangkan tambahan peruntukan kewangan jika cadangan diluluskan.
PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09
NO.PINDAAN : 00
PENGURUSAN
PERPUSTAKAAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012
MUKA SURAT : 10/22
IPGM- PPK-PT-08
10
Jun 2012
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
IX. ORIENTASI PENGGUNAAN PUSAT SUMBER
KPS
PUS
51. Menerima jadual Minggu Pengurusan Pelajar Baharu dan surat pelantikan untuk memberi taklimat penggunaan Pusat Sumber Institut Pendidikan Guru.
52. Menyediakan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penggunaan Pusat Sumber untuk taklimat berdasarkan masa yang diperuntukkan.
53. Mengedarkan Panduan Pusat Sumber dan Borang Permohonan Menjadi Ahli Pusat Sumber kepada pelajar baharu. (Lihat Perkara V - KEAHLIAN PUSAT SUMBER).
X. X P PENILAIAN PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN
PUS
PAP
54. Menyediakan Borang Penilaian Perkhidmatan Perpustakaan (Rujuk LAM-PT08-06).
55. Mengedarkan borang penilaian kepada pelajar setiap semester.
56. Mengumpulkan borang penilaian yang telah dilengkapkan oleh pengguna.
57. Menganalisis borang penilaian dan menyediakan laporan
untuk dibentangkan dalam mesyuarat MPIPGM/ MPPP.
KPS
58. Membentangkan laporan penilaian perkhidmatan perpustakaan kepada MPIPGM/ MPPP.
KPS 59. Menghantar dapatan laporan penilaian perkhidmatan perpustakaan kepada IPGM.
PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09
NO.PINDAAN : 00
PENGURUSAN
PERPUSTAKAAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012
MUKA SURAT : 11/22
IPGM- PPK-PT-08
11
Jun 2012
6.0 REKOD KUALITI
Bil
Rekod
Lokasi
Tempoh
Lampiran
1 Slip Kerja Pemprosesan Buku
Pusat Sumber Kekal Sepanjang Masa
LAM-PT08-01
2 Keahlian Pusat Sumber Pusat Sumber 6 Tahun LAM-PT08-02
3 Buku Perolehan Pusat Sumber Ikut Peraturan Perintah Am
4 Borang Cadangan Pesanan Buku
Pusat Sumber 3 Tahun LAM-PT08-03
5 Borang Pesanan Buku Untuk Kelulusan MPPP/ MPIPGM
Pusat Sumber 3 Tahun LAM-PT08-04
6 Buku Denda Pusat Sumber Ikut Peraturan Perintah Am
7 Rekod Perolehan (Invois) Pejabat Am Ikut Peraturan Perintah Am
8 Rekod Pengurusan dan Pentadbiran Perpustakaan Berkomputer (Sistem Automasi)
Pusat Sumber Kekal Sepanjang Masa
9 Borang Semakan Koleksi Pusat Sumber
Pusat Sumber 3 Tahun LAM-PT08-05
10 Borang Penilaian Perkhidmatan Perpustakaan.
Pusat Sumber 3 Tahun LAM-PT08-06
PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09
NO.PINDAAN : 00
PENGURUSAN
PERPUSTAKAAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012
MUKA SURAT : 12/22
IPGM- PPK-PT-08
12
Jun 2012
CARTA ALIR : KEAHLIAN PERPUSTAKAAN
KPS mengedarkan Borang Permohonan Menjadi Ahli Pusat Sumber (Rujuk LAM-PT08-02) dan Panduan Pusat Sumber institut kepada anggota/ pelajar baharu semasa taklimat Minggu Pengurusan Pelajar Baharu.
Pelajar Borang Permohonan Menjadi Ahli Pusat Sumber (Rujuk LAM-PT08-02) berserta gambar bersaiz pasport.
Pelajar menyerahkan borang kepada staf di kaunter sirkulasi Pusat Sumber untuk kerja pemprosesan.
PPP/PPK menerima dan menyemak borang permohonan
KPS memaklumkan kepada pelajar apabila kad keahlian telah siap atau menggunakan kad matrik IPGK mengikut polisi pendaftaran pelajar institut masing-masing.
Tamat
Mula
PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09
NO.PINDAAN : 00
PENGURUSAN
PERPUSTAKAAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012
MUKA SURAT : 13/22
IPGM- PPK-PT-08
13
Jun 2012
CARTA ALIR : PEMBAIKAN BUKU
PAP mengambil buku yang rosak daripada pengguna sama ada semasa membuat pinjaman atau pemulangan buku
Mengasingkan buku mengikut keadaan kerosakan
Mengutip buku yang rosak sama ada di atas meja atau troli dan semasa membuat penyusunan buku.
Mengambil buku yang rosak dan meletakkannya di tempat khas
Memulakan kerja membaiki buku yang rosak sedikit seperti kulit buku tertanggal atau kerosakan kecil yang lain dengan menampalkan gam atau pita pelekat.
Bagi buku yang tertanggal kulit atau helaiannya, proses pembaikan buku dilakukan mengikut kesesuaian.
Tamat
Mula
PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09
NO.PINDAAN : 00
PENGURUSAN
PERPUSTAKAAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012
MUKA SURAT : 14/22
IPGM- PPK-PT-08
14
Jun 2012
CARTA ALIR : PEMULANGAN BUKU
Tidak
Ya
Menerima buku yang hendak dipulangkan,
Lewat - Denda akan dikenakan, mencatatkan maklumat diri peminjam dan jumlah denda yang dikenakan ke dalam buku/ rekod wang denda
Hilang,- pelajar menggantikan buku itu dengan buku baharu yang sama berserta wang proses RM10.00 atau membayar dua kali ganda harga buku berserta wang proses RM10.00.
Tamat
Mula
Scan barcode pada buku dan semak status pinjaman Bermasalah – lewat/hilang atau tidak?
mengimbas buku pada alat reactivator and deactivator
Lewat
Hilang
PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09
NO.PINDAAN : 00
PENGURUSAN
PERPUSTAKAAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012
MUKA SURAT : 15/22
IPGM- PPK-PT-08
15
Jun 2012
CARTA ALIR : PENERIMAAN DAN PEMPROSESAN BUKU
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Menyemak pesanan penghantaran (Delivery Order) serta invois dengan buku yang diterima
Sama atau tidak tercatat dalam borang pesanan,
Memeriksa keadaan fizikal buku itu.
Rosak atau tidak
Merekodkan buku yang telah disemak ke dalam buku rekod perolehan.
Mengecap hak milik institut pada muka surat judul atau muka surat verso dan mana-mana muka surat mengikut polisi Pusat Sumber dan catat nombor perolehan pada muka surat judul
Mengkatalog dan mengkelaskan buku
Mula
Hendaklah dikembalikan kepada pembekal
PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09
NO.PINDAAN : 00
PENGURUSAN
PERPUSTAKAAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012
MUKA SURAT : 16/22
IPGM- PPK-PT-08
16
Jun 2012
Data buku dimasukkan ke dalam templat modul katalog
Maklumat katalog dicetak dan difailkan.
Barcode dicetak dan dilekatkan di buku.
Label (spine-label) dicetak dan dilekatkan pada tetulang buku
Tattle tape/ strip dan slip tarikh pemulangan dilekatkan pada buku.
Buku yang telah siap diproses diletakkan di rak
Tamat
PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09
NO.PINDAAN : 00
PENGURUSAN
PERPUSTAKAAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012
MUKA SURAT : 17/22
IPGM- PPK-PT-08
17
Jun 2012
CARTA ALIR : PENILAIAN PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN
Menyediakan Borang Penilaian Perkhidmatan Perpustakaan (Rujuk LAM-PT08-06).
.
Mengedarkan borang penilaian kepada pelajar setiap semester
Mengumpulkan borang penilaian yang telah dilengkapkan oleh pengguna.
.
Menganalisis borang penilaian dan menyediakan laporan untuk dibentangkan dalam mesyuarat MPIPGM/ MPPP.
Membentangkan laporan penilaian perkhidmatan
perpustakaan kepada MPIPGM/ MPPP
Menghantar dapatan laporan penilaian perkhidmatan perpustakaan kepada IPGM.
Tamat
Mula
.
PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09
NO.PINDAAN : 00
PENGURUSAN
PERPUSTAKAAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012
MUKA SURAT : 18/22
IPGM- PPK-PT-08
18
Jun 2012
CARTA ALIR : PENYEMAKAN DAN PEMERIKSAAN KOLEKSI
Menyemak rekod perolehan buku yang sedia ada dan mengemaskini rekod perolehan.
Menyemak koleksi Pusat Sumber berasaskan kepada kurikulum pendidikan guru. (Rujuk LAM-PT08-05).
Mengemukakan laporan koleksi kepada MPPP/ MPIPGM bila diperlukan.
.
Mengemukakan cadangan tambahan buku-buku mengikut keperluan untuk kelulusan peruntukan.
Membuat keputusan sama ada menerima atau menolak cadangan pembelian buku
Mempertimbangkan tambahan peruntukan kewangan jika cadangan diluluskan
Tamat
Mula
PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09
NO.PINDAAN : 00
PENGURUSAN
PERPUSTAKAAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012
MUKA SURAT : 19/22
IPGM- PPK-PT-08
19
Jun 2012
CARTA ALIR : PENYUSUNAN BUKU
PAP mengutip semua buku yang ada di atas meja, troli, book-drop dan di kaunter sirkulasi
Mengasingkan buku yang dikutip mengikut nombor panggilan.
Menyusun buku di rak buku.
Jika buku rosak, rujuk AK-PT08-03 (Pembaikan buku)
Tamat
Mula
PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09
NO.PINDAAN : 00
PENGURUSAN
PERPUSTAKAAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012
MUKA SURAT : 20/22
IPGM- PPK-PT-08
20
Jun 2012
CARTA ALIR : PEROLEHAN BUKU
Ketua Pusat Sumber menerima borang cadangan pesanan buku daripada pensyarah (Rujuk LAM-PT08-03).
Ketua Pusat Sumber menyenaraikan judul buku yang hendak dibeli dan mendapatkan senarai harga buku yang hendak dibeli dari pembekal
Ketua Pusat Sumber mengemukakan cadangan borang pesanan buku kepada MPPP/ MPIPGM untuk kelulusan. (Rujuk LAM-PT08-04).
MPPP/ MPIPGM membuat keputusan sama ada meluluskan atau tidak cadangan senarai judul buku tersebut.
Mengisi borang permohonan perolehan dan menyerahkan kepada bahagian kewangan untuk penyediaan pesanan kerajaan local Order (LO)
Lulus
Mula
Tidak Lulus
Membuat cadangan baru
Tamat
PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09
NO.PINDAAN : 00
PENGURUSAN
PERPUSTAKAAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012
MUKA SURAT : 21/22
IPGM- PPK-PT-08
21
Jun 2012
CARTA ALIR : PINJAMAN BUKU
Menerima Kad Keahlian dan buku yang hendak dipinjam.
Mengimbas kad keahlian untuk menyemak status pinjaman.
Jika status peminjam adalah senarai hitam (blacklisted) atau pemulangan lewat, ambil tindakan sewajarnya
Jika status peminjam memuaskan (satisfactory) imbas kod (barcode) pada buku untuk urusan pinjaman
Mengecap tarikh pemulangan pada slip tarikh pulang dan mengimbas buku pada alat reactivator and deactivator
Menyerahkan buku yang dipinjam kepada peminjam
Tamat
Mula
PROSEDUR KUALITI TERAS NO.KELUARAN : 09
NO.PINDAAN : 00
PENGURUSAN
PERPUSTAKAAN
TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2012
MUKA SURAT : 22/22
IPGM- PPK-PT-08
22
Jun 2012
Pustakawan menetapkan maklumat bibliografi buku
mengikut peraturan yang ditetapkan dalam AACR 2.
Mula
CARTA ALIR : PENGKATALOGAN, PENENTUAN TAJUK PERKARA DAN PENGKELASAN BUKU
Menentukan tajuk perkara buku da menentukan bidang perkara yang ditegaskan dalam buku. Merujuk Library of Congress Subject Headings
Menentukan nombor pengkelasan buku Merujuk Dewey Decimal Classification dan Pengkelasan Islam Ziaudin Sardar dan menetapkan nombor pengkelasan bersesuaian dengan bidang perkara dan isi kandungan buku.
Mencatatkan maklumat pengkatalogan, pengkelasan dan tajuk perkara buku seperti yang dikehendaki dalam borang LAM-PT08-01.
Tamat