Rangkuman

PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA

PUST-2134

MODUL I

SISTEM INFORMASI DI PERPUSTAKAAN

I. ORGANISASI INFORMASI

Yang dimaksud dengan Informasi adalah Informasi Rekam yaitu pengetahuan

yang dikomunikasikan melalui pelbagai media rekam. Jika dilihat dari bentuk

penyajiannya, informasi rekam dapat dituangkan dalam berbagai bentuk

media, yaitu : (1 ) Media cetak biasa,;(2) Media Cetak Mikro, seperti mokrofilm

dan mikrofis ; (3) Media pandang.

Dengan berlimpahnya informasi maka semakin sulit untuk memperoleh

informasi yang tepat dari sejumlah bahan pustaka tersebut. Oleh karena

itudiperlukan adanya pengaturan atau organisasi supaya informasi rekam yang

ada dapat ditemukan kembali secara tepat bila ada yang memerlukannya.

Di perpustakaan, organisasi informasi berkisar pada pelbagai kegiatan yang

bertujuan supaya setiap bahan pustaka dalam koleksi perpustakaan dapat :

(1) diketahui tempat fisiknya melalui nomor panggil, dan (2) dikenali melalui

sajian ringkas dari bahan pustaka yang disebut dengan cantuman bibliografi.

Dengan organisasi informasi, perpustakaan membangun sistem informasi

untuk menunjang temu kembali informasi dari koleksi bahan pustaka. Untuk

itu perpustakaan dapat dipertimbangkan untuk dikatakan sebagai sistem

informasi dalam konsep yang mendasar. Kerangka dasar sistem informasi

memberikan garis besar yang sederhana, serta menunjukan bagian-bagian

utama yang sama pada semua lembaga simpan dan temu kembali informasi,

seperti perpustakaan, kearsipan, pusat dokumentasi dan informasi, tanpa

memperhatikan tingkat mekanisasi mauoun jenis informasi yang dikelola

lembaga-lembaga tersebut.

Dalam sistem informasi terdapat 4 (empat) komponen yaitu : (1) bahan

pustaka; (2) susunan koleksi; (3) katalog; (4) pengguna. Di samping empat

komponen di atas terdapat dua proses yang terjadi yaitu pengindeksan yang

merupakan kegiatn pokok dalam pengaturan bahan pustaka yang ada, serta

sistem temu kembali yang dilakukan oleh pengguna untuk menemukan bahan

pustaka yang dibutuhkan..

II. KATALOG PERPUSTAKAAN

Katalog perpustakaan merupakan sarana temu kembali informasi hasil

kegiatan pengindeksan. Setiap entri katalog memuat cantuman bibliografi

sebagai sajian ringkas bahan pustaka bahan pustaka di perpustakaan. Selain

cabtuman bibliografi pada entri katalog juga terdapat nomor panggil yaitu

kode unik, diberikan pada setiap bahan pustaka yang menunjukan

tempat/lokasi bahan pustaka itu dalam susunan koleksi.

Tujuan katalog adalah :

1. Untuk memungkinkan pengguna menemukan bahan pustaka, jika

yang diketahui dari bahan pustaka itu adalah : a). Nama pengarang;

b). Judul; c) subjek

2. Untuk menunjukan karya-karya yang dimiliki perpustakaan: a) oleh

pengarang tertentu; b) mengenai subjek tertentu; c) dalam jenis

(atau bentuk0 literatur tertentu.

3. Untuk membantu dalam pemilihan buku dari segi : a) edisinya b)

karakternya.

Satu perangkat katalog atau satu sistem katalog tersebut memberikan baik

pendekatan pengarang, pendekatan judul, maupun pendekatan subjek.

Ada dua macam sistem katalog yaitu :

1. Sistem katalog berkelas, terdiri dari tiga susunan katalog :

a. Katalog berkelas, yaitu katalog subjek yang entri katalognya disusun

menurut nomor kelas (notasi) berdasarkan suatu skema klasifikasi

b. Katalog Pengrarang – judul yang entri katalognya disusun

berdasarkan abjad nama pengarang dan abjad judul dalam satu

urutan

c. Indeks subjek, terdiri dari kata-kata yang disusun menurut abjad dan

mengacu ke nomor kelas yang terdapat dalam katalog berkelas.

2. Sistem katalog berabjad. Ada 2 (dua) macam, yaitu :

a. a.Katalog berabjad terpadu (dictionary catalog) menampilkan entri-

entri katalog, masing-masing untuk pengarang, judul, dan subjek,

yang disususn dalam satu urutan berabjad.

b. Katalog terbagi (divided catalog), ada 2 (dua) macam pilihan yaitu :

1) Katalog terbagi dua, terdiri dari 2 susunan katalog

2) Katalog terbagi tiga, atau katalog 3 (tiga) dimensi, terdiri dari 3

susunan katalog.

Ada beberapa macam bentuk katalog, yaitu :

1. Katalog kartu (card catalog) yang menggunakan kartu berukuran 12.5

x 7.5 cm yang disusun dalam laci-laci katalog. Katalog kartu ini

bersifat lentur karena entri-entri katalog untuk bahan pustaka baru

dapat disisipkan tanpa mengubah susunan yang semula.

2. Katalog berkas (sheaf catalog) yang juga lentur sifatnya.

3. Katalog buku (Book catalog), setiap halaman pada katalog buku ini

memuat sejumlah entri katalog.

4. Katalog dalam komputer yaitu OPAC (On-line Public Access Catalog).

Katalog ini jelas lentur dapat didekati dari berbagai segi.

5. Selain katalog, sarana temu kembali yang dapat digunakan adalah

susunan buku di rak. Penempatan buku di rak dilakukan dengan cara

penempatan relatif untuk buku yang disusun berdasarkan subjek,

dan penempatan tetap dimana buku ditempatkan pada rak yang

sudah diberi tanda terlebih dahulu.

III. KEBIJAKAN DALAM PENGATALOGAN

Keberhasilan temu kembali bahan pustaka dan kualitas rekaman bibliografi

tidak hanya dipengaruhi oleh standar-standar yang digunakan dalam

pengolahan bahan pustaka. Ada faktor-faktor lain yang tidak kalah pentingnya,

yaitu :

1. pencatatan keputusan-keputusan kerja, serta pemeliharaan jajaran

dan catatan-catatan itu supaya selalu sesuai dengan keadaan kini;

2. pengaturan tata kerja yang memudahkan tiap tahap pengolahan

bahan pustaka;

3. pemeliharaan dan penyuntingan sistem katalog secara terus

menerus.

Terdapat beberapa kebijakan yang mungkin terjadi di beberapa perpustakaan

yaitu :

1. Pengatalogan analitik (analytical cataloging)

Tujuan pengatalogan analitik adalah mengeluarkan bagian bahan pustaka yang

akan tersembunyi dalam entri yang dibuat untuk bahan pustaka itu secara

keseluruhan.

2. Pengatalogan terbatas (limited cataloging)

Istilah pengatalogan terbatas digunakan untuk pengurangan yang diterapkan

pada proses pengatalogan.

3. Pengatalogan sentral (centralized cataloging)

Pengatalogan sentral digunakan untuk pengatalogan yang dikerjakan oleh

suatu bahan badan di luar perpustakaan. Tujuannya untuk menghindari

duplikasi pengatalogan untuk bahan pustaka yang sama.

MODUL 2

PENGATALOGAN

I. SEJARAH PENGATALOGAN

Peraturan pengatalogan sudah sejak lama dibuat. Pada awalnya disusun oleh

pustakawan perorangan, yaitu Antonio Panizzi dari British Museum menyusun

Rules for Compiling of the Catalogue (1841) dan Charles Ammi Cutter dari

Amerika menyusun Rules for a Dictionary Catalogue (1903). Mulai permulaan

abad XX, peraturan pengatalogan selalu dibuat oleh sebuah komisi atau panitia

khusus, yaitu Library of Congress menerbitkan Rules of Printed Cards (1903

hingga 1930-an) dan Rules for Descriptive Cataloguing (1949). American

Library Assosiation mengeluarkan Rules (1908,1941,1949). American Library

Assosiation bekerjasama dengan Library Assosiation (Inggris) membentuk

“Catalog Code Revision Commitee” sebagai usaha bersama menyusun

peraturan katalog. Pada tahun 1967 terbit sebuah pedoman yang berjudul

Anglo-American Cataloguing Rules yang dikenal dengan sebutan ACCCR1.

Sebagai tindak lanjut ke rah penyeragaman peraturan pengatalogan, pada

tahun 1988 terbitlah Anglo-American Cataloguing Rules edisi 2 (ACCR2) yang

merupakan revisi dari ACCR1 sebagai hasil kerja sama antara American Library

Assosiation, Library Assosiation (Inggris), Library of Congress dan Canadian

Library Assosiation.

Kegiatan Pengatalogan adalah proses pembuatan katalog, ynag merupakan

kegiatan merekam data bibliografi seperti pengarang, judul, tempat terbit,

nama penerbit, jumlah halaman dan lain sebagainya. Untuk itu pengatalog

perlu mengenali dengan baik bagian-bagian sebuah buku. Bagian-bagian buku

terdiri dari : (1) kulit buku; (2) punggung buku; (3) halaman kosong; (4)

halaman judul sungkat (half title); (5) judul seri; (6) halaman judul; (7) halaman

balik judul (verso-recto); (8) halaman persembahan (dedication); (9) kata

pengantar; (10) daftar isi; (11) pendahuluan; (12) naskah (teks); (13) indeks;

(14) bibliografi; (15) glossary; (16) kolofon; (17) Nomor halaman yang terdiri

dari angka Romawi kecil dan Angka Arab.

II. PERATURAN PENGATALOGAN

Anglo-American Cataloguing Rules edisi 2 ( ACCR2) digunakan sebagai

pedoamn dalam pembuatan katalog dan bisa digunakan untuk semua jenis

bahan pustaka. ACCCR2 merupakan perangakat peraturan yang flexible,

karena dalam ACCR2 tersedia aturan yang bersifat alternatif dan pilihan.

Tahap-tahap dalam pengatalogan dilakukan dua tahap, yaiut pertama

mencatat terlebih dahulu data bibliogradi bahan pustaka bahan pustaka, dan

yang kedua menentukan titik akses yang meliputi penentuan tajuk entri utma,

tajuk entri tambahan dan bentuk tajuknya. Demikian halnya struktur

peraturan dalam ACCCR2 dibagi atas 2 bagian (part). Bagian pertama (part I)

peraturan aturan untuk membuat deskripsi bibliografi (description), dan

bagian kedua (part II) peraturan untuk menentukan titik akses (Heading,

Uniform Titles, and Reference).

Beberapa ketentuan umum yang dijelaskan dalam ACCR2 yaitu peraturan

untuk : (1) sumber informasi; (2) tanda baca; (3) bahasa deskripsi; (4) tingkatan

deskripsi; (5) pola deskripsi; (6) singkatan; (7) huruf besar; (8) ketidakakuratan

kata-kata.

III. DESKRIPSI BIBLIOGRAFI

Ada 8 daerah deskripsi, yaitu : (1) daerah judul dan keterangan penanggung

jawab; (2) daerah edisi; (3) daerah penerbitan; (4) daerah data khusus; (5)

daerah deskripsi fisik; (6) daerah seri; (7) daerah catatan; (8) daerah nomor

standar (ISBN).

Dalam menentukan setiap daerah ada beberapa ketentuan yang harus

diperhatikan di antaranya adalah dalam penulisan serta unsur-unsur yang

harus dicantumkan. Unsur-unsur untuk setiap daerah ,meliputi :

1. Daerah judul dan pernyataan tanggung jawab

Terdiri atas unsur-unsur judul sebenarnya, judul lain, (termasuk judul paralel,

anak judul) dan pernyataan tanggung jawab.

2. Daerah Edisi

Terdiri atas unsur-unsur edisi dan pernyataan pengarang yang khusus terkait

pada edisi tersebut.

3. Daerah Data Khusus

Daerah ini digunakan untuk monograf/buku tercetak, tetapi digunakan untuk

penomoran dalam terbitan berseri dan bahan nonbuku lainnya.

4. Daerah penerbitan

Terdiri dari unsur-unsur tempat terbit, nama penerbit, dan tahun terbit.

5. Daerah deskripsi fisik

Terdiri dari unsur-unsur jumlah satuan fisik, pernyataan ilustrasi, ukuran, dan

pernyataan bahan tertentu.

6. Daerah seri

Terdiri dari unsur-unsur judul seri, keterangan seri, lainnya, International

Standard Serial Number (ISBN), nomor seri.Setiap seri disalin dalam tanda

kurung biasa.

7. Daerah Catatan

Meliputi hal-hal yang penting tetapi tidak dapat dinyatakan dalam daerah

deskripsi sebelumnya. Pencatatannya dimulai pada paragraf baru dalam

deskripsi bibliografi. Pengatalog bebas dalam menentukan mengenai apa

yang dimasukkan dalam daerah catatan.

8. Nomor Standar dan Keterangan Pengadaaan

Terdiri dari Nomor ISBN (International Standard Serial Number) dan harga

buku tersebut.

MODUL 3

PENENTUAN TAJUK ENTRI

I. PEMILIHAN TAJUK ENTRI

Yang dimaksud dengan tajuk (heading) adalah salah satu titik akses yang

ditambahkan pada cantuman bibliografis. Setiap cantuman memiliki satu titik

akses atau lebih untuk menemukan kembali bahan pustaka.

Nama pengarang merupakan salah satu unsur yang sangat penting dalam

penyusunan katalog. Istilah pengarang mencakup orang atau badan korporasi

yang bertanggungjawab terhadap isi intelektual suatu karya. Pengarang

perorangan termasuk penulis buku fiksi dan nonfiksi, ilustrator, penyadur dan

penulis syair, sedangkan badan korporasi meliputi perkumpulan, lembaga,

perusahaan dagang, badan sosial, pemerintah, dan konferensi.Orang-orang

yang terlibat dalam penulisan buku tetapi bukan termasuk kategori pengarang

adalah penerjemah, editor (penyunting), penulis kata pendahuluan,

pengumpul karangan, dan pemberi kata sambutan.

Penyusun katalog perpustakaan didasarkan pada suatu sistem yang

menggunakan entri utama dan entri tambahan. Pada umumnya yang dipilih

menjadi tajuk entri utama adalah pengarang. Tajuk pengarang diperlukan

untuk menyusun katalog pengarang yang memungkinkan temu kembali

dilakukan melalui titik pendekatan pengarang. Di samping itu ada kalanya

diperlukan titik pendekatan lain yang diberikan melalui tajuk entri tambahan.

Peraturan ini dibuat untuk menjaga keseragaman dalam bentuk tajuk entri

nama orang dan badan korporasi. Tajuk entri tambahan adalah tajuk entri yang

merupakan tambahan pada tajuk entri utama dalam suatu katalog. Tajuk ini

dibuat untuk kondisi yang memperkirakan akan adanya pengguna yang

mencari suatu karya dalam katalog, tetapi sebagai titik akses digunakan tajuk

lain daripada tajuk entri utama yang ditentukan oleh pengatalog untuk karya

tersebut.

Jika dilihat dari jenis kepengarangannya, secara garis besar ada beerapa

jenis karya, yaitu: (1) Karya pengarang tunggal; (2) Karya pengarang ganda; (3)

Karya redaktur; (4) Karya campuran; (5) Karya anonim.

II. TAJUK NAMA PERORANGAN

Adanya keragaman nama menuntut pembuatan acuan atau penunjukan yang

berguna untuk menunjukkan hubungan antarnama yang beragam tersebut.

Dalam hal ini ada 2 (dua) cara yang bisa ditempuh, yaitu berdasarkan prinsip

no-conflict atau berdasarkan prinsip tajuk seragam. Gunanya penunjukan

adalah untuk mengarahkan pembaca kepada tajuk entri utama yang

digunakan dalam suatu katalog. Ada 2 (dua) tanda penunjukan, yaitu tanda x

digunakan untuk penunjukan lihat dan tanda xx untuk lihat juga dengan

memberikan bentuk tajuk penunjukan.

Dalam penetapan tajuk terdapat 3 (tiga) ketentuan yang perlu

diperhatikan, yaitu yang berkaitan dengan (1) pemilihan nama; (2) bentuk

tajuk; (3) kata utama.

Tajuk nama bagi seorang pengarang, penerjemah, penyadur, dan

sebagainya ditentukan pada nama yang paling dikenal. Nama yang paling

dikenal dapat dipilih dari jenis nama berikut ini: (1) Nama sebenarnya; (2)

Nama samaran; (3) Gelar; (4) Nama panggilan; (5) Jenis nama lainnya.

Menentukan bentuki tajuk adalah mencatat nama pengarang dalam

sebuah tajuk. Pekerjaan ini meliputi penentuan kata utama nama pengarang

dan bagian-bagian nama lainnya yang perlu dicatat dalam tajuk. Pada dasarnya

menentukan kata utama nama pengarang ini berkaitan dengan sestem nama

dan kebudayaan suku bangsa yang bersangkutan. Kata utama adalah bagian

nama yang harus didahukukan dalam tauk entri. Memilih bentuk nama yang

akan dijadikan tajuk entri tujuannya adalah untuk mencapai keseragaman

dalam pencatatan tajuk entri.

Nama tunggal ialah nama yang terdiri dari satu nama saja. Untuk

membedakan dua pengarang yang namanya sama, perlu dicari dan

ditambahkan unsur pembeda. Mula-mula disebutkan tahun kelahiran

dan/atau tahun kematian. Bila ini tidak diperoleh, dicari gelar, atau unsur

lainnya. Kebiasaan memakai nama tunggal ini tidak terdapat di Barat, karena

di sana orang memiliki nama keluarga dan nama diri. Dalam membentuk tajuk

perorangan, bagian tajuk yang menjadi kata utama dipisahkan dengan tanda

koma dari bagian nama lainnya. Demikian pula pembentukan tajuk nama Cina.

Dalam hal ini, kata utama ialah nama keluarga yang merupakan bagian

pertama daripada nama. Bagi tajuk perorangan yang disertai gelar yang

menunjukkan kekuasaan atas suatu wilayah atau gelar keturunan, bagian tajuk

yang menjadi kata utama dipisahkan dengan tanda koma dari sebutan yang

menunjukkan kekuasaan.

III. TAJUK ENTRI NAMA BADAN KORPORASI

Banyak hasil karya cetak dan karya rekam yang kepengarangannya berupa

badan atau lembaga yang dalam pengatalogan dikenal dengan istilah badan

korporasi. Badan korporasi meliputi perkumpulan, lembaga, perusahaan

dagang,badan sosial pemerintah dan konferensi. Tajuk nama badan korporasi

ditentukan pada badan induk atau pada nama pemerintahnya.

Dalam penentuan tajuk nama Badan Korporasi, tidak semua Badan

Korporasi sebagai tajuk entri utama. Hal ini tergantung dari isi karya tersebut.

Ada bebrapa kategori dalam penentuan tajuk entri utama pada badan

korporasi. Apabila suatu karya disusun oleh atau berasal dari suatu badan

korporasi tetapi tidak tergolong salah satu kategori yang telah ditetapkan,

maka entri utama untuk bahan pustaka tersebut adalah (1) Sesuai dengan

peraturan untuk karua perorangan, jika adapengarang perorangan; (2) Jika

tidak merupakan karya perorangan, entri utama adalah di bawah judul.

Apabila diragukan, maka bahan pustaka tersebut diperlakukan sebagai karya

yang bukan karya badan korporasi. Entri utama karya tersebut adalah di bawah

judul, sedangkan untuk badan-badan yang disebut dengan jelas pada sumber

informasi utama dibuatkan entri tambahan. Seperti dalam hal penentuan

bentuk tajuk nama pengarang perorangan, dalam AACR2 juga terdapat

ketentuan dalam pemilihan bentuk tajuk nama badan korporasi yang bersifat

umum dan khusus.

MODUL 4

PENGINDEKSAN SUBJEK

I. ANALISIS SUBJEK

Pengindeksan subjek adalah kegiatan melakukan identifikasi tentang

subjek atau pokok persoalan yang dibahas dalam suatu bahan pustaka. Dalam

pengertian umum orang menyebut pengindeksan subjek dengan istilah

klasifikasi. Klasifikasi merupakan bagian kegiatan manusia yang membantu

manusia menyusun pikiran dan kesan yang semula tidak teratur menjadi

teratur.

Klasifikasi di perpustakaan juga dimaksudkan untuk memudahkan

masyarakat pemakai dalam memilih dan mendapatkan buku-buku yang

diperlukan secara cepat dan tepat. Dalam melakukan klasifikasi bahan pustaka,

tahap pertama yang harus dilakukan adalah melakukan analisis subjek yaitu

untuk mengetahui mengenai apa atau tentang apa bahan pustaka tersebut.

Kegiatan analisis subjek ini merupakan hal yang sangat penting dan

memerlukan kemampuan intelektual, karena disinilah ditentukan pada subjek

apa suatu bahan pustaka ditempatkan. Untuk melaksanakan kegiatan analisis

subjek ini ada dua hal yang perlu dikenali atau dipahami tentang suatu bahan

pustaka, yaitu jenis konsep dan jenis subjek.

Ada tiga jenis konsep yaitu:

1. Disiplin ilmu yang terdiri displin fundamental dan sub-displin

2. Fenomena, yang menjadi fenomena dapat dibedakan dalam dua

kategori, yaitu: (1) objek konkret, dan (2) objek abstrak.

Fenomena merupakan perwujudan faset-(faset) displin terkait.

Karena itu terhadap fenomena perlu diadakan analisis faset.

Menurut Ranganathan ada 5 (lima) faset mendasar yang dikenal

dengan akronim PMEST, yaitu:

P = Personality (wujud, meliputi jenis, produk, atau tujuan)

M = Matter (bahan atau material)

E = Energy (kegiatan atau masalah)

S = Space (tempat geografis)

T = Time (waktu)

3. Bentuk

Bentuk ialah cara bagaimana suatu subjek disajikan. Dalam hal ini ada tiga jenis

konsep bentuk, yaitu: (1) bentuk fisik, (2) bentuk penyajian, (3) bentuk

intelektual.

Dalam kegiatan analisis subjek, secara umum bahan pustaka terbagi dalam

bermacam-macam jenis subjek. Secara umum yang dapat dikelompokkan

dalam 4 (empat) kelompok, yaitu (1) subjek dasar, (2) subjek sederhana, (3)

subjek majemuk, (4) subjek kompleks.

Dalam subjek kompleks terdapat 4 fase yaitu: (1) fase bias, 9@) fase

pengaruh, (3) fase alat, (4) fase perbandingan.

Untuk menterjemahkan hasil analisis subjek kompleks ke dalam bahasa

indeks, adakalanya sistem bahasa indeks tersebut dapat menampung subjek

yang kompleks tersebut, misalnya sistem klasifikasi UDC (Universal Decimal

Classification), tetapi ada juga sistem bahasa indeks yang harus memilih salah

satu dari beberapa subjek tersebut, misalnya pada bagian klasifikasi DDC (

Dewey Decimal Classification).

Dengan mengenali jenis subjek dan jenis konsep di atas, maka dalam

menentukan suatu bahan pustaka dapat diperoleh suatu urutan yang tertentu,

yaitu: DISIPLIN ILMU/FENOMENA/BENTUK.

Kegiatan selanjutnya adalah subjek tersebut diterjemahkan ke dalam

suatu kode atau bahasa indeks tertentu. Bahasa indeks merupakan bahasa

terawasi (controlled langue), sedangkan hasil dari analisis subjek disebut

dengan bahasa alamiah (natural langue). Kegiatan menerjemahkan ini

merupakan deskripsi indeks untuk bahan pustaka tersebut. Ada beberapa

sistem bahasa indeks, yaitu (1) Daftar tajuk subjek, (2) Thesaurus, (3) Skema

klasifikasi.

II. KLASIFIKASI BAHAN PUSTAKA

Klasifikasi adalah proses pengelompokan yaitu mengumpulkan benda yang

sama serta memisahkan benda yang tidak sama. Suatu bahan pustaka dapat

memiliki beberapa ciri, di antaranya adalah kepengarangan, bentuk fisik, dan

subjek. Setiap bahan pustaka dapat dikelompokkan pada setiap ciri tersebut.

Pada dasarnya dikenal dua macam klasifikasi, yaitu: (1) klasifikasi artifisial, dan

(2) klasifikasi fundamental.

Klasifikasi berfungsi ganda yaitu: (1) sebagai sarana penyusunan buku di

rak (2) sebagai sarana penyusunan entri bibliografi dalam katalog tercetak,

bibliografi, dan indeks dalam tata susunan sistematis. Tujuan klsifikasi di

antaranya adalah (1) menghasilkan urutan yang bermanfaat, (2) penempatan

yang tepat, (3) penyusunan mekanis, (4) tambahan dokumen baru, (5)

penarikan dokumen di rak.

Ciri-ciri klasifikasi yang baik adalah (1) bersifat universal, (2) pembagian

kelasnya logis dan konsisten, (3) flexible, (4) mempunyai notasi yang

sederhana, (5) sistematis, (6) mempunyai indeks, (7) mempunyai badan

pengawas.

Sistem klasifikasi yang kita kenal di antaranya adalah: (1) Library

Congress Classification (LCC), (2) Dewey Decimal Classification (DDC), (3)

Universal Decimal Classification ( UDC).

MODUL 5

KLASIFIKASI BAHAN PUSTAKA

1. SISTEM KLASIFIKASI DDC

DDC merupakan karya Melvil Dewey seorang warga negara Amerika Serikat.

DDC merupakan bagan klasifikasi yang banyak dipakai di dunia termasuk di

Indonesia. Edisi pertama merupakan inovasi yang menampilkan dua ciri baru

yaitu: (1) penempatan felatif yang menggantikan penempatan tetap; (2) indeks

felatif, yang diperlukan setelah skema yang bersifat enumeratif memuat

sejumlah besar subjek yang terdaftar. Sampai saat ini sudah terbit edisi ke-22

tahun 2003.

DDC merupakan bagan klasifikasi yang menganut prinsip desimal untuk

membagi semua bidang ilmu pengetahuan. Sebuah bagan klasifikasi

enumerated seperti DDC terdiri dari unsur notasi dan formulasi subjek yang

merupakan terjemahan dari notasi tersebut. DDC mengunakan notasi murni

berdasarkan angka Arab. seluruh ilmu pengetahuan dibagi ke dalam 9 kelas

utama, yang diberi kode/lambang/notasi 100 sampai 900. Di samping itu

terdapat kelas ke-10 yaitu untuk karya umum yang diberi notasi 000. suatu

notasi DDC sekurang-kurangnya terdiri dari 3 digit, sehingga harus

menambahkan nol agar terbentuk bilangan basis tiga digit. Untuk membagi

kel;as utama digunakan prinsip desimal. Setiap kelas utama dibagi lagi secara

desimal menjadi 10 subklas (divisi). Selanjutnya setiap subklas dapat dirinci

menjadi 10 seksi.

Selain bagan lengkap, DDC mempunyai 6 buah tabel pembantu

(auxiliary Table), yaitu (1) tabel 1. Sub-divisi standar; (2) Tabel 2. Wilayah, (3)

Tabel 3. Subdivisi untuk sastra; (4) Tabel 4. Sub-divisi bahasa, (5) Tabel 5. Ras,

Bangsa, Kelompok etnis, (6) Tabel 6. Bahasa.

DDC memiliki indeks yang berfungsi untuk:

1. menunjukkan semua topik-topik yang tersusun secara sestematik

dalam bagan klasifikasi.

2. menunjukkan semua aspek yang berhubungan dari satu subjek yang

tersebar dalam bagan klasifikasi.

Kelestarian DDC dapat mencapai umur lebih dari satu abad, karena adanya

badan atau lembaga yang selalu mengawasi dan mengadakan peninjauan

terhadap penerbitannya.

Di samping melakukan pengawasan, lembaga tersebut menerbitkan

Dewey Decinal Classification Additions, Notes and Decisions (DC &) yang

memuat tambahan atau perluasan dan catatan yang telah disetujui oleh komisi

pengawas DDC. Tambahan, perluasan atau catatan tersebut adakalanya

datang dati usul pemakai DDC atau dari komisi pengawas DDC sendiri.

II.MENGENAL BAGAN KLASIFIKASI DDC

Untuk dapat melakukan proses klasifikasi dengan baik, maka perlu

mengenal terlebih dahulu sistem dan bagan klasifikasinya. Untuk itu Anda

diharapkan dapat menghafal sedikitnya kelas utama dari DDC. Di samping itu

notasi-notasi divisi harus benar-benar dikenali pula dengan baik.

Untuk melakukan klasifikasi perlu dilakukan latihan-latihan agar dapat

lebih memahami notasi-notasi yang ada dalam bagan tersebut. Untuk itu

langkah pertama harus memahami terlebih dahulu ringkasan pertama yaitu

pembagian kelas utama, kemudian ringkasan kedua, dan selanjutnya ringkasan

ketiga berikut hubungan-hubungan.

MODUL 6

PROSES KLASIFIKASI BAHAN PUSTAKA

I. PENENTUAN NOTASI

A. PENENTUAN SUBJEK

Dalam upaya menentukan suatu subjek yang terkandung dalam buku, maka

perlu dilakukan penelaahan terlebih dahulu terhadap isi buku. Hal ini bisa

dilakukan melalui sumber informasi berikut ini :

1. Halaman Judul Buku

2. Daftar Isi

3. Jaket Buku

4. Kata pengantar atau pendahuluan

5. Isi buku (sebagian atau seluruhnya

6. Daftar Pustaka atau Bibliografi

7. Sumber lain seperti bibliografi, katalog dalam terbitan

8. Konsultasi pakar

B. PENENTUAN NOTASI

Apabila subjek sebuah buku sudah diketahui berdasarkan analisis subjek,

langkah selanjutnya adalah menentukan notasi klasifikasinya berdasarkan

bagan klasifikasi ( Bagan Klasifikasi DDC). Dalam menentukan notasi klasifikasi

sebuah buku ada beberapa pendekatan yang bisa dilakukan yaitu dengan

melakukan pendekatan langsung ke bagan klasifikasi atau melalui

penelusuran indeks.

Dalam penentuan notasi mungkin perlu dipertimbangkan apkah selain notasi

dasar diperlukan juga penggunaan notasi-notasi tambahan, misalnya dalam

bentuk penyajian, penambahan wilayah, dan sebagainya dengan

menggunakan tabel tambahan yang disediakan dalam sistem klasifikasi DDC.

II. PENGGABUNGAN NOTASI DDC

Bagan klasifikasi dari Melvil Dewey selain menyediakan notasi siap pakai,

tersedia juga fasilitas untuk mengadakan pembentukan notasi. Untuk itu, DDC

mempunyai 6 Tabel Tambahan (Auxiliary Tables) yang terdiri dari :

1. Tabel Subdivisi Standar (Standar Subdivision)

2. Tabel Wilayah (Area)

3. Tabel Subdivisi Sastra ( Subdivision of Individual literatures)

4. Tabel Subdivisi Bahasa ( Subdivision of Individual languages)

5. Tabel Ras, Etnik, Kebangsaan ( Racing, Ethnic, National Groups)

6. Tabel Bahasa ( Languages )

Penggunaan tabel ini tidak pernah berdiri sendiri, melainkan hatus bersama-

sama dengan bagan klasifikasi (schedules), yaitu digabung dengan notasi dasar

subjek.

Di samping penggabungan tabel-tabel tambahan, dimungkinkan pula

melakukan penggabungan notasi dasar.

MODUL 7

PENENTUAN TAJUK SUBJEK

I. TAJUK SUBJEK

Dalam menentukan tajuk subjek pengatalog diharapkan dapat ekerja

secara taat asas supaya daengan kandungan informasi yang sama dapat

diperoleh tajuk subjek yang sama pula. Untuk itu pengatalog perlu berpegang

pada urutan kata-kata ( sintaksis) yang digunakan dalam penentuan tajuk

subjek.

Urutan kombinasi untuk disiplin (subjek dasar) fenomena dan bentuk

adalah urutan kombinasi yang umum dan bisa digunakan sebagai pedoman

baik untuk penentuan notasi klasifikasi maupun untuk penentuan tajuk subjek.

Ada bebrapa prinsip yang perlu diperhatikan dalam penyusunan Tajuk

Subjek, yaitu sebagai berikut:

1. untuk memenuhi keperluan pembaca.

2. satu istilah untuk semua.

3. penggunaan istilah yang biasa digunakan.

4. penggunaan istilah yang spesifik.

5. jumlah tajuk subjek untuk setiap buku.

6. penggunaan penunjukan.

Jika dilihat dari tata bahasanya, terdapat beberapa bentuk tajuk subjek, yaitu:

1. Tajuk tunggal

2. Tajuk ganda

3. Tajuk dengan subdivisi.

II. MENGENAL DAFTAR TAJUK SUBJEK

Kita dapat menetapkan tajuk subjek dengan pedoman umum tajuk

subjek atau dengan menggunakan suatu daftar subjek yang telah ada.

Library of Congress Subject Headings merupakan daftar tajuk subjek

yang tertua yang sengaja dicancang khusus untuk Library Congres, tetapi tidak

menutup kemungkinan untuk digunakan perpustakaan lain yang koleksinya

sudah sedemikian besar. Struktur tajuk subjek terdiri dari tajuk ajektif, tajuk

frasa, dan tajuk dengan subdivisi. Nama perorangan dan nama geografis dapat

digunakan sebagai tajuk subjek. Semua tajuk yang digunakan tercetak tebal.

Dalam daftar tajuk subjek ini tercatat “scope notes” dan penunjukan silang.

Sear’s List of Subject Headings sengaja dirancang untuk perpustakaan

yang koleksinya kecil sampai sedang. Daftar tajuk subjek ini lebih dikenal di

kalangan perpustakaan di Indonesia. Untuk penampilan daftar tajuk subjek ini

telah diadakan penyesuaian dengan Library of Subject Headings baik dalam

variasi tajuk, karakteristik dan format serta penggunaan “scope notes”, tetapi

jumlah tajuk subjek tetap jauh lebih kecil.

Daftar Tajuk Perpustakaan Nasional merupakan daftar tajuk subjek

dalam bahasa Indonesia yang tertua. Pola dasar daftar tajuk subjek ini banyak

diwarnai oleh dasar-dasar daftar tajuk subjek baik Library of Congress maupun

Sear’s List, baik variasi tajuk subjek, penggunaan “Scope Notes” maupun

penunjukan-penunjukan silang. Simbol-simbol yang digunakan dalam daftar

tajuk subjek ini menggunakan simbol yang terdapat dalam tesaurus.

Universitas Indonesia telah memperkaya khasanah dalam pembuatan daftar

tajuk subjek dengan menerbitkan Daftar Tajuk Subjek Universitas Indonesia

(DTSUI). DTSUI ini disusun berdasarkan pada Daftar Tajuk Subjek yang telah

ada, yaitu Daftar Tajuk Subjek untuk Perpustakaan (DTSP) edisi-4 1994 yang

diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional RI dan Sears List of Subject Headings,

16th ed., 1997 oleh The H.W. Wilson.

III. PENYUSUNAN INDEKS SUBJEK DALAM KATALOG KLASIFIKASI

Ada dua macam susunan katalog subjek yaitu katalog yang disusun

berdasarkan subjek verbal, dan susunan katalog berdasarkan nomor

klasifikasi.

Salah satu kendala dalam pemanfaatan katalog yang susunannya

berdasarkan nomor klasifikasi adalah jika pengguna tidak memahami sestem

klasifikasi yang digunakan. Oleh karena itu susunan katalog klasifikasi harus

dilengkapi dengan susunan indeks subjek yang mengacu pada notasi

klasifikasi.

Tujuan pembuatan indeks subjek adalah untuk membantu pengguna

dalam menelusur infomasi melalui katalog berkelas. Adapun langkah-l;angkah

pembuatan indeks subjek adalah sebagai berikut.

Melakukan analisis terhadap struktur notasi, dimulai dari angka yang

mempunyai cakupan subjek lebih umum secara berjenjang sampai angka yang

paling spesifik. Masing-masing langkah diberi istilah subjek.

Munyusun indeks subjek dengan menggunakan istilah-istilah yang

digunakan dalam langkah analisis, yang disusun secara terbalik dimulai dari

istilah yang paling spesifik sampai istilah yang mempunyai cakupan paling luas.

Setiap rangkaian indeks yang mengacu pada notasi klasifikasi itu dibuat

dalam satu kartu tersendiri.

Setiap rangkaian indeks subjek hanya dibuat satu kali sekal;ipun buku

dengan subjek yang sama jumlahnya banyak.

Dalam susunan indeks subjek tidak diperlukan penunjukan-penunjukan

silang. Sebagai gantinya setiap sinonim yang diangap perlu dibuatkan rankaian

tersendiri.

Kartu-kartu indeks subjek disusun secara abjad.

MODUL 8

PENGELOLAAN SARANA TEMU KEMBALI INFORMASI

1. PENGOLAHAN FISIK BUKU

Semua kegiatan yang menyangkut pengolahan buku adalah untuk

mempermudah sistem penyimpanan dan pengambilan kembali buku baik bagi

pemakai perpustakaan maupun bagi pustakawan. Pengolahan buku meliputi

pembuatan wakil ringkas buku seperti katalog dan pengolahan fisik buku.

Nomor panggil merupakan tanda buku yang menunjukkan tempat

penyimpanan suatu buku di rak dan skaligus untuk membedakan dari buku-

buku lainnya di perpustakaan. Penentuan simbol nomor panggil tergantung

dari sistem penyimpanan buku di rak. Beberapa komponen dalam menentukan

simbol nomor panggil adalah nomor kelas baik nomor DDC, UDC, atau LCC

tergantung sistem klasifikasi yang dipakai, dan nomor buku.

Ada dua sistem pembuatan nomor buku, yaitu (1) menggunakan Tabel

Cutter, (2) menggunakan tiga huruf pertama tajuk entri utama. Dan sebagai

unsur pembeda selanjutnya adalah tanda judul dan tanda kopi serta jilid.

Untuk membedakan jenis lokasi ataupun jenis koleksi, seperti untuk koleksi

referens bisa ditambahkan R di atas nomor panggil yang telah ditetapkan.

Pengolahan fisik buku meliputi slip tanggal kembali, kantong buku, dan

kartu buku. Perlengkapan ini diperlukan untuk ketertiban dan kelancaran

administrasi peminjaman buku. Dalam menyiapkan perlengkapan fisik buku,

perlu diketahui terlebih dahulu sistem peminjaman yang diterapkan pada

perpustakaan tersebut. Selain untuk kepentingan administrasi peminjaman,

kartu buku dan slip tanggal kembali bisa digunakan untuk melakukan evaluasi

koleksi perpustakaan misalnya untuk mengetahui keterpakaian koleksi.

Kegiatan selanjutnya adalah pengerakan buku, yang disusun

berdasarkan nomor panggil. Untuk memberitahukan pengguna akan buku

baru, perlu dilakukan display buku terlebih dahulu.

II. TEKNIK PEMBUATAN KATALOG

Kegiatan pengindeksan yang dilakukan di perpustakaan menghasilkan

sarana temu kembali yang berupa (1) susunan koleksi bahan pustaka, dan (2)

katalog perpustakaan sebagai wakil ringkas koleksi bahan pustaka.

Tujuan utama katalog perpustakaan ialah membantu pengguna

perpustakaan untuk memperoleh bahan pustaka seefisien mungkin. Dengan

berkembangnya aplikasi teknologi informasi, penggunaan komputer kini

mampu membuat katalog dan dapat dimutahirkan secara terus-menerus,

serta mampu menyusun katalog dari sejumlah data bibliografis. Untuk

keperluan katalogisasi berbasis komputer, khususnya untuk pertukaran data

bibliografis, kini telah berkembang.

MARC (Machine Readable Catalogue). Kemajuan teknologi telah mengubah

tujuan dan fungsi katalog menjadi lebih lengkap daripada sebelumnya.

Teknik pengetikan kartu katalog mengikuti pola-pola yang telah

diterapkan baik format, maupun penggunaan punktuasi. Sedangkan jumlah

penggandaan kartu katalog tergantung keadaan buku dan kebijakan

perpustakaan setempat, serta sistem katalog yang digunakan perpustakaan.

Untuk sistem katalog berkelas, selain dibuatkan kartu tambahan untuk judul,

subjek, pengarang lain, dibuatkan juga katalog yang disusun berdasarkan

nomor klasifikasi, indeks subjek dan entri tambahan lainnya yang diperlukan,

seperti shelflist. Kartu tambahan shelflist unsur-unsurnya hampir sama dengan

kartu utama.

Untuk katalog dalam bentuk OPAC penggandaan katalog tidak perlu

dilakukan. Pustakawan hanya memutuskan macam pendekatan yang akan

dibuat. Pendekatan melalui komputer akan lebih banyak jika dibandingkan

dengan katalog kartu. Untuk itu perlu ditentukan terlebih dahulu data

bibliografi yang perlu diindeks sehingga pada waktu penelusuran semua

kebutuhan pengguna bisa diketahui.

III. SISTEM PENJAJARAN KATALOG

Ada dua macam sistem katalog, yaitu (1) katalog berabjad, yang terdiri

dari katalog berabjad terpadu (dictionary catalog) dan katalog terbagi. (divided

catalog); (2) katalog berkelas, terdiri dari 3 susunan katalog, yaitu katalog

subjek berkelas, katalog engarang – judul, dan indeks subjek. Penyusunan

katalog harus didasarkan pada aturan ssesuai dengan tuntutan katalog sebagai

sarana temu kembali. Sistem penjajaran harus dapat menjamin konsistensi,

sehingga pembaca tidak dibuat bingung dalam melakukan penelusuran.

Pada prinsipnya ada dua sistem penjajaran, yaitu kata demi kata dan

huruf demi huruf. Pada penjajaran kata demi kata formasi kata menentukan,

kata yang lebih pendek mendahului kata yang lebih panjang, bila terdapat

persamaan huruf sejak di permulaan kata. Pada penjajaran huruf demi huruf

yang diperhatikan adalah huruf demi huruf tanpa melihat formasi kata, artinya

ruang kosong antara dua kata tidak diperhitungkan.

Peraturan penjajaran pertama kali dibuat oleh Charles Ammi Cutter,

kemudian diikuti oleh American Library Association (ALA) dan Library of

Congress (LC). Peraturan yang dibuat Cutter ini pada dasarnya adalah

penjajaran menurut abjad. ALA Filing Rules (1942) merupakan rangkuman

terhadap berbagai peraturan penjajaran yang ada pada waktu itu. Di samping

itu LC juga membuat peraturan yang sengaja dibuat untuk keperluan LC yaitu

Filing Rules for the Dictionary Catalog of the Library or Congress (1956).

Di Indonesia sampai saat ini belum ada peraturan yang standar untuk

melakukan penjajaran katalog. Dalam hal ini kita dapat menggunakan

peraturan penjajaran yang disusun L.K. Somadikarta berjudul “Dasar-dasar

susunan menurut abjad”, yang didasari dari peraturan ALA dan beberapa

peraturan lainnya. Prinsip peraturan ini pada dasarnya adalah kata demi kata,

tidak mengabaikan punktuasi dan kata depan pada permulaan kata pertama

dengan beberapa perkecualian, serta beberapa ketentuan lainnya.

Dengan adanya komputer, maka pengabjadan katalog bisa dibantu

dengan komputer. Meskipun demikian perlu diketahui bahwa sesungguhnya

komputer mempunyai banyak keterbatasan dalam membuat susunan

berdasarkan abjad atau nomor urut. Komputer sesungguhnya hanya

melakukan pengabjadan secara otomatis, sehingga perlu melakukan

penyesuaian seperlunya agar tujuan dibuatnya susunan berabjad dapat

dicapai.

Untuk itu suatu prinsip yang sama untuk semua program komputer

adalah bahwa bagaimanapun canggihnya suatu sistem komputer dalam

mengabjad tetap perlu intervensi manusia untuk mendapatkan hasil

pengabjadan yang baik dan benar. Hal ini terutama karena cukup banyak

terdapat perkecualian dalam prinsip mengabjad.

MODUL 9

SISTEM OTOMASI DI PERPUSTAKAAN

I. SISTEM OTOMASI PERPUSTAKAAN

Yang dimaksud dengan sistem otomasi perpustakaan secara sederhana

adalah “menjalankan seluruh (sebagian besar) kegiatan di perpustakaan untuk

meningkatkan mutu layanan dengan menggunakan sarana teknologi informasi

(komputer) secara terpadu”.

Sistem otomasi perpustakaan, sebagaimana sistem otomasi pada

umumnya, secara sederhana dapat terdiri atas beberapa komponen .

komponen itu adalah (1) hardware, (2) software, (3) data atau database dan

juga penting dibahas disini adalah komponen (4) sumber daya manusia (SDM).

Sistem otomasi perppustakaan yang baik diharapkan akan bermanfaat

bukan saja bagi petugas perpustakaan, namun lebih penting lagi akan

bermanfaat untuk kemudahan dan kenyamanan bagi para pengguna

perpustakaan.

Sistem otomasi perpustakaan dapat dilakukan pada semua bidang

kegiatan di perpustakaan, mulai dari bagian pengembangan koleksi, bagian

pengolahan bahan pustaka dan terutama sistem otomasi dapat dilakukan pada

bagian-bagian yang berhubungan dengan layanan kepada pengguna

perpustakaan.

II. DATABASE PADA SISTEM OTOMASI PERPUSTAKAAN

Database dalam konteks sistem otomasi perpustakaan adalah

kumpulan data bibliografi atau data mengenai pengguna secara terstruktur

dan saling berkaitan. Contoh database di perpustakaan adalah database

koleksi buku atau database koleksi majalah yang dimiliki oleh perpustakaan.

Dapat juga berupa kumpulan data pengguna anggota perpustakaan atau

database anggota perpustakaan atau database petugas perpustakaan. Unsur

database adalah cantuman atau record. Jadi database terdiri atas kumpulan

cantuman. Satu cantuman terdiri atas beberapa ruas atau field. Setiap ruas

dapat terdiri atas sub-ruas. Dalam ruas atau sub-ruas inilah data bibliografi

diketikkan pada komputer.

Untuk membuat database diperlukan software aplikasi yang dapat

membuat database. Salah satu aplikasi untuk membuat database yang banyak

digunakan perpustakaan di Indonesia adalah CDS/ISIS versi Windows atau

lebih dikenal dengan nama Winisis. Winisis dibuat oleh UNESCO dan dibagikan

secara gratis ke seluruh dunia, terutama ke negara berkembang. Wisinis dapat

mengolah database berupa teks dan multimedia.

Untuk merancang database di perpustakaan, misalnya untuk database

koleksi buku atau majalah atau jurnal di perpustakaan, diperlukan standar

format pengkodean ruas dan sub-ruas apabila diperlukan. Perpustakaan

Indonesia biasa menggunakan INDOMARC sebagai standar penulisan format

data bibliografi untuk sistem otomasi. Selain INDOMARC, dikenal pula Dublin

Core, sebagai standar pembuatan ruas-ruas dalam mendata untuk

pepustakaan digital atau digital library. Dublin Core lebih sederhana

dibandingkan INDOMARC.