Pengisian e-RKAS oleh Sekolah - disdik.jakarta.go.id 0616.pdf · Aplikasi Sistem Rencana Kegiatan...
Transcript of Pengisian e-RKAS oleh Sekolah - disdik.jakarta.go.id 0616.pdf · Aplikasi Sistem Rencana Kegiatan...
Aplikasi Sistem Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah Berbasis Elektronik (e-RKAS)
Aplikasi Sistem Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah Berbasis Elektronik (e-RKAS) 1
Pengisian e-RKAS oleh Sekolah
1. Persiapan
1) Sebelum memulai melakukan pengisian e-RKAS, pengguna wajib
memastikan adanya jaringan internet yang stabil.
2) User ID dan password untuk masing-masing sekolah tersedia. Untuk
sementara user ID menggunakan Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN)
dan password adalah KOSONG.
3) Apabila diperlukan hardcopy RKAS untuk tahun anggaran yang direncanakan
beserta rincian kegiatan dan komponennya sudah dipersiapkan.
2. Login ke dalam Aplikasi
1) Memulai aplikasi dilakukan dengan mengetik alamat situs/website e-RKAS
sebagaimana berikut : http://managedki.net/erkas2016
2) Tampilan dari RKAS berbasis elektronik ini adalah sebagai berikut:
3) Pada halaman awal e-RKAS ini terdapat informasi bagi pengguna untuk
melakukan login dengan menggunakan User ID dan Password untuk
memulai pengisian RKAS.
For Evaluation Only.Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007Edited by Foxit PDF Editor
2 Panduan Operasional
4) Pengguna masuk ke aplikasi dengan login ke aplikasi sebanyak dua (2) kali.
• Login pertama dilakukan dengan memasukkan user id (Nomor NPSN) dan password (KOSONG).
• Login kedua dilakukan dengan memasukkan ks+Nomor NPSN dan
password (KOSONG).
Aplikasi Sistem Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah Berbasis Elektronik (e-RKAS) 3
3. Keluar Aplikasi Melalui Logout
Untuk tujuan keamanan penggunaan aplikasi serta informasi atau kegiatan yang
sudah dibuat oleh sekolah, setiap kali pengguna ingin keluar dari aplikasi harus
melalui menu logout. Menu logout tersedia di bagian sisi kanan atas halaman
dashboard dibawah menu kepala sekolah. Apabila pengguna lupa untuk
menekan logout untuk keluar aplikasi, maka pengguna bisa masuk ke aplikasi
kembali melalui login setelah 60 detik.
4. Struktur Menu Halaman Dashboard Aplikasi
1) Setelah masuk ke aplikasi, tampilan awal dashboard yang dapat dilihat oleh
pengguna seperti dibawah ini:
4 Panduan Operasional
• Secara umum, dashboard aplikasi e-RKAS berisi informasi sekolah
mengenai :
— nama sekolah serta pagu alokasi sekolah yang tersedia untuk satu
tahun anggaran. Jumlah pagu sekolah ini terdiri dari alokasi dana
Bantuan Operasional Sekolah (BOS) dan Bantuan Operasional
Pendidikan (BOP) untuk sekolah tersebut.
— Informasi mengenai jumlah rombel dan jumlah siswa sekolah per
triwulan.
— Informasi terkait Jadwal e-RKAS 2016
— Pengumuman dari pihak Suku Dinas dan/atau Dinas Pendidikan DKI
Jakarta
• Di bagian sisi kiri atas halaman dashboard sekolah, terdapat menu yang
diperlukan untuk pengisian e-RKAS dari proses penganggaran sampai
dengan proses pelaporan:
Aplikasi Sistem Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah Berbasis Elektronik (e-RKAS) 5
— Data Master: Berisi informasi daftar staf yang ditunjuk dan telah
didaftarkan oleh sekolah untuk bertanggung jawab mengelola
pengisian e-RKAS. Kepala Sekolah mengisi nama staf yang akan
menjadi pengguna dan bertanggung jawab terhadap e-RKAS. Jumlah
maksimum pengguna sistem e-RKAS 8 orang dan harus berstatus PNS
(Mempunyai Nomor Induk Pegawai – NIP). Password awal dari setiap
pengguna secara default-by system akan menggunakan Password
KOSONG. Selanjutnya setiap pengguna bisa merubah password
melalui menu pengaturan.
— Komponen: berisi informasi mengenai Standar Satuan Harga (SSH).
SSH adalah rincian barang dan jasa yang dibutuhkan untuk
mendukung kegiatan operasional sekolah disertai rincian harga yang
ditetapkan oleh pemerintah.
6 Panduan Operasional
— Penerimaan: berisi informasi mengenai komposisi sumber dana RKAS
sekolah. Komposisi sumber dana RKAS terdiri dari: Sisa Tahun Lalu, BOS dan BOP per triwulan.
Sekolah berkewajiban mengisi penerimaan masing-masing jenis
sumber dana setelah menerima dana di rekening sekolah. Apabila
dana sudah diterima silahkan klik menu Penerimaan lalu Tambah
Baru.
Penerimaan >> Tambah Baru.
Lalu silahkan pilih jenis sumber dana yang sudah diterima, Nilai dan
Tanggal diterima dari menu drop-down lalu simpan. Sumber Dana >>
Nilai >> Tanggal >> Simpan.
— Perencanaan: terdiri dari perencanaan Kegiatan Sekolah dan Rencana
Anggaran Kas.
• Kegiatan berisi daftar kegiatan yang direncanakan oleh sekolah
selama satu tahun anggaran.
• Anggaran Kas berisi rencana penyerapan anggaran setiap bulan
yang digunakan untuk mendanai kegiatan yang telah
direncanakan.
Aplikasi Sistem Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah Berbasis Elektronik (e-RKAS) 7
— Realisasi: berisi realisasi penyerapan anggaran sekolah untuk setiap
kegiatan yang telah direncanakan dan sumber dana yang digunakan.
— Laporan: berisi ringkasan RKAS yang dicetak melalui lembar rencana
kegiatan dan anggaran sekolah berdasarkan sumber dana.
Contoh dari lembar RKAS yang sudah dicetak adalah sebagai berikut:
8 Panduan Operasional
• Di bagian sisi kanan atas halaman dashboard sekolah, terdapat
menu untuk kepala sekolah melakukan perubahan terhadap
detail data sekolah melalui sub-menu pengaturan, perubahan
terhadap password, dan keluar dari aplikasi melalui menu logout.
5. Memulai pengisian e-RKAS – Perencanaan Kegiatan
Pembuatan RKAS dimulai dengan melalukan perencanaan terhadap semua
kegiatan, sub-kegiatan dan juga komponen barang dan jasa yang digunakan oleh sekolah.
1) Setelah login ke aplikasi silahkan klik menu perencanaan dan pilih Kegiatan
Perencanaan >> Kegiatan
Aplikasi Sistem Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah Berbasis Elektronik (e-RKAS) 9
2) Pengguna wajib mengisi informasi mengenai nama sekolah dengan
melakukan klik terhadap menu drop-down di “Cari Sekolah” dan memilih
sumber dana dari kegiatan yang akan dilakukan.
3) Untuk menambahkan kegiatan yang baru, silahkan klik icon Tambah Baru
4) Pilihlah bidang dari kegiatan yang akan dibuat melalui menu drop-down,
kemudian pilihlah standar pendidikan dan juga sumber dana yang akan
digunakan untuk membiayai kegiatan tersebut. Lalu klik Lihat Kegiatan.
Tambah Baru >> Bidang >> Standar Pendidikan >> Sumber Dana >> Lihat
Kegiatan
Aplikasi akan menampilkan semua kegiatan yang tersedia menurut
pemilihan pengguna terhadap bidang, standar pendidikan dan sumber dana.
10 Panduan Operasional
5) Pilihlah kegiatan yang akan dibuat dengan mencontreng kotak sebelah kiri
kode dan nama kegiatan. Lalu klik simpan. Pilih Kegiatan >> Simpan.
6) Apabila kegiatan sudah pernah dibuat, maka tampilan kegiatan tersebut
akan berwarna merah. Hal ini berarti kegiatan tersebut tidak bisa dipilih lagi.
7) Setelah kegiatan berhasil dibuat, akan muncul tampilan sebagai berikut.
Aplikasi Sistem Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah Berbasis Elektronik (e-RKAS) 11
Selanjutnya pengguna sebaiknya membuat semua kegiatan yang akan
direncanakan oleh sekolah selama satu tahun anggaran.
8) Setelah semua kegiatan berhasil dibuat, selanjutnya pengguna mengisi
komponen barang/jasa yang digunakan untuk mendukung pelaksanaan
kegiatan. Silahkan pilih menu dan ubah RKA. Menu >> Ubah RKA.
Tampilan yang muncul setelah memilih Ubah RKA adalah seperti di bawah
ini. Setelah itu pilihlah komponen barang dan jasa dengan melakukan klik
Cari Komponen.
Menu >> Ubah RKA >> Cari Komponen
12 Panduan Operasional
9) Di bagian ini silahkan mencari atau menambahkan komponen barang atau
jasa yang akan diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan dengan memilih hal
berikut ini, kemudian klik Cari.
• Pekerjaan : Swakelola/Pihak Ketiga
• Kelompok Komponen : Standar Satuan Harga (SSH )
• Rekening : Isilah dengan nama kode rekening
• Filter : Isilah dengan kata kunci, misalnya kertas A 4
Cari Komponen >> Pekerjaan >> Kelompok Komponen >> Rekening >>
Filter >> Cari
Untuk memudahkan pengguna mencari komponen, lampiran I dari petunjuk
operasional ini memberikan contoh tentang daftar nama rekening dan kata
kunci yang sering digunakan oleh sekolah.
Aplikasi Sistem Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah Berbasis Elektronik (e-RKAS) 13
10) Hasil dari pencarian komponen akan menampilkan serangkaian pilihan
barang/jasa yang bisa dipilih, lengkap dengan rincian harga dan spesifikasi
barang/jasa yang dibutuhkan. Silahkan pilih barang atau jasa yang
dibutuhkan dengan klik Pilih.
11) Isilah rincian kebutuhan komponen yang diperlukan dengan mengisi hal-hal
berikut:
• Sub-title : Merupakan nama dari sub-kegiatan yang dibuat
• Lokasi : Keterangan tempat dari sub-kegiatan akan dilakukan
• Volume : Jumlah barang/jasa yang akan dibutuhkan
• PPN : Perkirakan apakah komponen sudah/belum kena pajak.
Secara default, harga satuan barang sudah memasukkan pajak. Sehingga,
jika harga barang diperkirakan sudah termasuk pajak, pilih TIDAK. Apabila
masih perlu membayar pajak diluar harga satuan barang, silahkan pilih YA.
Kemudian setelah selesai mengisi rincian tersebut, klik Tambahkan.
14 Panduan Operasional
12) Hasil tampilan pembuatan sub-kegiatan dan pemilihan komponen sebagai
berikut. Kemudian klik Simpan dan klik Ke Daftar Kegiatan untuk kembali ke menu kegiatan.
13) Apabila akan menambahkan komponen lain yang dibutuhkan untuk
subkegiatan/kegiatan yang sama, pengguna bisa mengulang urutan langkah
sebelumnya dari nomer (8) sampai nomer (12) dengan melakukan klik
Menu. Begitu seterusnya sehingga rencana kegiatan sekolah selama satu
tahun selesai dibuat. Catatan: Karena sub-kegiatan (sub-title) sudah dibuat,
maka pemilihan sub-title diambil dari menu drop-down.
Aplikasi Sistem Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah Berbasis Elektronik (e-RKAS) 15
14) Untuk menambahkan sub-kegiatan baru, silahkan mengulangi urutan
langkah sebelumnya seperti dari nomer (8) sampai dengan nomer (12).
6. Memulai pengisian e-RKAS – Alokasi Rencana Penyerapan
Apabila semua kegiatan termasuk di dalamnya sub-kegiatan sudah selesai
dibuat, langkah selanjutnya adalah menentukan alokasi rencana penyerapan anggaran.
1) Silahkan Klik Perencanaan dan Anggaran Kas. Kemudian isi nama sekolah
dan sumber dana dari menu drop-down. Kemudian silahkan klik icon
untuk melakukan pengeditan rencana penyerapan anggaran. Gambar
2) Silahkan klik pilihan Edit AKB.
tambahkan nama kegiatan. Perencanaan >> Anggaran Kas >>
16 Panduan Operasional
3) Selanjutnya klik Ubah. Edit AKB >> Ubah
4) Silahkan melakukan alokasi anggaran penyerapan dari penggunaan
komponen yang sudah dipilih selama 12 bulan. Catatan: Pengalokasian
anggaran harus menyisakan Rp.0,-
4.1 Apabila ingin membagi rata selama 12 bulan, silahkan klik Bagi Rata >>
Simpan.
4.2 Apabila ingin menentukan alokasi sendiri, silahkan isi di kolom Bulan lalu
Simpan. Hal ini bisa dilakukan dengan membagi rata seperti 4.1. dan
kemudian melakukan penyesuaian masing-masing bulan.
Aplikasi Sistem Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah Berbasis Elektronik (e-RKAS) 17
5) Hasil tampilan setelah menentukan alokasi penyerapan anggaran adalah
sebagai berikut.
18 Panduan Operasional