ANALISA PENELUSURAN INFORMASI PADA BADAN ARSIP DAN

PERPUSTAKAAN ACEH

(Studi Perbandingan antara Sistem Manual dan Elektronik)

SKRIPSI

DIAJUKAN OLEH

ULYADI : 530701752

FAKULTAS ADAB

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI AR-RANIRY

DARUSSALAM-BANDA ACEH

1432H/2011

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR....................................................................................

DAFTAR ISI...................................................................................................

ABSTARK.......................................................................................................

BAB SATU :PENDAHULUAN.................................................................

A. Latar Belakang Masalah……………………………….B. Rumusan Masalah………………………………………C. Tujuan Penelitian……………………………………….D. Kegunaan Penelitian……………………………………E. Penjelasan Istilah……………………………………….

BAB DUA : SISTEM PENELUSURAN INFORMASI............................

A. Pengertian Informasi……………………………………B. Jenis Penelusran Informasi…………………………….C. Sistem Penelusuran Informasi…………………………

1. Penelusuran Informasi Manual………………….2. Penelusuran Informasi elektronik……………….

D. Tahap-Tahap Penelusuran Informasi…………………

BAB TIGA : METODE PENELITIAN.....................................................A. Rancangan Penelitian…………………………………..B. Lokasi dan Waktu Penelitian………………………….C. Hipotesis………………………………………………… D. Populasi dan Sampel..........................................................D. Teknik Pengumpulan Data…………………………….

F. Teknik Analisis Data…………………………………..

BAB EMPAT : HASIL, ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN........A. Gambaran Umum Badan Arsip dan……………………

Perpustakaan Aceh...........................................................B. Analisis Data.....................................................................C. Pembahasan.......................................................................

BAB LIMA : PENUTUP.............................................................................

A. Kesimpulan........................................................................

B. Saran..................................................................................

DAFTAR PUSTAKA.....................................................................................

LAMPIRAN-LAMPIRAN.............................................................................

DAFTAR RIWAYAT HIDUP.......................................................................

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Maslah

Penelusuran informasi menjadi sangat penting, hal ini bertujuan untuk

mengetahui tentang keberadaan suatu informasi. Melakukan penelusuran

informasi merupakan suatu kegiatan mencari atau menemukan kembali informasi

kepustakaan mengenai bidang tertentu, yang ada diperpustakaan maupun diluar

perpustakaan, dengan menggunakan bantuan literatur skunder dan atau sarana

lainnya.1 Kegiatan penelusuran informasi di perpustakaan umumnya digunakan

untuk mendukung penelitian dan penulisan karya ilmiah, serta bahan bacaan

yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut,

maka diperlukan sarana penelusuran informasi yang cepat dan tepat.

Sarana penelusuran informasi menjadi sangat penting, agar dapat

mengantarkan pengguna kepada informasi yang diinginkan dengan waktu yang

relatif singkat. Hal Karena semua pengguna menginginkan pelayanan yang cepat

dan sesuai dengan spesifikasi, dan jumlah waktu dengan yang dibutuhkan.2 Lebih

jauh, banyaknya koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan, juga menyebabkan

sulitnya pengguna untuk bisa menemukan dokumen yang relevan dalam waktu

yang singkat, tampa didukung oleh fasilitas penelusuran yang baik dan memadai.

1Arifs” Penelusuran Informasi” (online) diakses melalui situs: http///www..Staff.Ugm.Ac.Id/, 15 Februari 2011

2 Murdifing Haming, Manajemen Produksi Modern. (Jakarta: Bumi Aksara,2007), hal. 258

Secara umum dikenal ada 2 (dua) sistem penelusuran informasi, yaitu

sistem manual dan sistem elektronik. Sistem Penelusuran Informasi

manual/Konvensional, yaitu penelusuran yang dilakukan melalui cara-cara

konvensional/manual seperti menggunakan kartu katalog, kamus, ensiklopedi,

bibliografi, indeks, dan sebagainya.3 Kelebihan sistem manual ialah dapat

digunakan setiap saat, serta informasi yang ada dikartu katalog tersebut sudah

mewakili gambaran umum tentang dokumen tersebut. Disamping itu, sistem ini

banyak sekali memiliki kelemahan-kelemahan. Diantaranya adalah pemakai

harus antri menggunakannya, karena kartu katalog disimpan pada suatu tempat

(laci katalog), setiap kartu hanya memuat satu data katalog saja.4 Disisi lain,

pengguna akan merasa kesulitan jika menelusuri informasi dengan menggunakan

nama pengarang, karna pada kartu katalog nama pengarang sekarang ini masih

dibalik, apabila nama pengarang tersebut memiliki dua kata atau lebih. Pada

umumnya, pengguna langsung menuju ke lemari katalog awal nama pengarang

dokumen tersebut, padahal susunannya tidak lagi berdasarkan seperti nama

pengarang yang tertera di sebuah dokumen. Selain itu, pengguna akan memilah-

milah kartu katolog yang begitu banyak, untuk mendapat kartu katalog sebuah

dokumen.

Penelusuran informasi secara elektonik ialah dengan mendayagunakan

bantuan komputer yang disebut dengan Online Public Acces Catalog (OPAC).

OPAC merupakan sarana temu kembali informasi yang telah disediakan, berupa

3Budinugroho, penelusuran-informasi-ilmiah. (online) diakses melalui situs http://wordpress.com/2007/01/18/ ,15/02/2011

4 Yaya Suhendar, Pedoman katalogisasi:cara mudah membuat kartu katalog. (Jakarta: Kencana, 2007), hal 7

computer. Penelusuran secara elektonik, memiliki keunggulan diantaranya

informasi yang dibutuhkan akan lebih cepat ketahuan tentang keberadaannya,

karena komputer menyediakan proses yang begitu cepat, karena proses ini

merekam, menyimpan, dan meng update informasi.5 Selain kecepatan dalam

memproleh informasi, pemakai juga membutuhkan ketepatan informasi yang

didapatkan dari perpustakaan. Pertanyaan-pertanyaan tentang informasi secara

sfesifik, harus bisa dijawab secara spesifik pula.6 Penelusuran informasi dengan

bantuan teknologi komputer bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan dengan

spesifik. Disisi lain, sistem ini juga memiliki kelemahan-kelemahan diantaranya

tidak validnnya data dengan lokasi yang disebutkan serta informasi yang

dinginkan sudah dipinjamkan oleh pengguna perpustakaan lain tidak diketahui,

Dikarenakan dibagian meja sirkulasi untuk sekarang ini masih menerapkan sistem

manual dalam proses peminjaman dan pengembalian dokumen sehingga data yang

ada di komputer tidak lagi sesuai dengan lokasi informasi tersebut.

Penelusuran informasi yang diterapkan oleh Badan Arsip dan

Perpustakaan Aceh, dikenal dengan penelusuran informasi secara manual dan

elektronik. Penelusuran secara manual ialah dengan menggunakan kartu katalog,

dimana penelusuran manual ini dapat dilakukan dengan tiga pendekatan, yaitu

melalui catalog pengarang, judul, dan subjek. Sedangkan penelusuran informasi

secara elektronik ialah dengan mendayagunakan bantuan komputer sebagai

sarana temukembali informasi.

5 Sutarman. Pengantar Teknologi Informasi, (Jakarta: Bumi Aksara,2009), hal 136 Abdul Rahman Saleh, pendayagunaan pelayanan perpustakaan berbasis teknologi

informasi, Dalam jurnal Pustakawan Indonesia, vol.5. No. 1. Juli,2005. Hal 33

Penelusuran informasi dengan sistem manual dan sistem elektronik, pada

dasarnya sangat membantu dan memudahkan pengguna untuk menemukan

informasi yang diinginkan, kedua sistem penelusuran diatas memiliki kelebihan

dan kekurangan. Melihat kelebihan dan kekurangan yang dimiliki oleh kedua

sistem penelusuran, maka permasalahan tersebut harus harus dipecahkan oleh

semua komponen yang terkait dengan peningkatan mutu pelayanan, terutama

dalam bidang penelusuran informasi. dengan teratasinya permasalahan tersebut,

perpustakaan akan dapat memberikan layanan prima kepada pengguna, sehingga

pengguna akan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan oleh perustakaan.

Berdasarkan permaslahan diatas, maka perlu kiranya untuk dilaksanakan

penelitian yang berjudul Analisa Penelusuran Informasi Pada Badan Arsip

Dan Perpustakaan Wilayah Aceh (Studi Perbandingan antara Sistem

Manual dan Elektronik)

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan pada uraian diatas, masalah dalam penulisan skripsi ini

adalah bagaimana efektifitas penelusuran informasi pada Badan Arsip dan

Perpustakaan Aceh secara manual dan elektronik?

C. Tujuan penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk mengalisis perbandingan efektifitas

penelusuran informasi secara manual dan elektronik yang diterapkan oleh Badan

Arsip dan Perpustakaan Aceh.

D. Kegunaan penelitian

Adapun kegunaaan penelitian ini antara lain, adalah;

1. Bagi peneliti, hasil peneliti ini dapat menambah wawasan sekaligus

pengetahuan dalam mempersiapkan diri menjadi calon seorang

pustakawan, yang dapat menyumbangkan ilmu yang telah proleh kepada

masyarakat dalam melayani pengguna perpustakaan.

2. Bagi Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh, hasil penelitian ini dapat

menjadi masukan untuk meningkatkan efektivitas pelayanan yang terbaik

bagi para pengguna, sehingga para pengguna merasa puas dengan

pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan.

3. Bagi pustakawan, dapat dijadikan untuk bahan masukan untuk

meningkatkan kinerja dibidang pelayanan, karena pelayanan merupakan

tolak ukur untuk menilai kepuasan pengguna, serta sebagai ujung tombak

dari jasa pelayanan.

E. Penjelasan Istilah

Untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman dalam membaca,

memahami dan mengikuti jalannya pembahasan skripsi ini, maka perlu

dijelaskan pengertian-pengertian/istilah-istilah yang terdapat dalam judul ini.

1. Analisa penelusuran informasi.

2. Penelusuran informasi secara manual.

3. Penelusuran informasi secara elektronik.

1. Analisa Penelusuran Informasi

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia analisa berarti analisis yaitu

berupa penguraian suatu pokok persoalan.7 Penelusuran Informasi atau Temu

kembali informasi adalah proses penemuan kembali informasi atau data yang

dibutuhkan pemakai yang telah disimpan dalam suatu sistem informasi atau

dalam suatu pangkalan data.

Jadi analisa penelusuran informasi ialah untuk menguraikan proses penemuan

kembali informasi yang ada diperpustakaan dengan menggunakan sarana

penelusuran informasi yang disediakan berupa penelusuran manual dan

penelusuran elektronik.

2. Penelusuran informasi secara manual

Penelusuran informasi secara manual ialah penelusuran yang dilakukan

melalui cara-cara konvensional/manual seperti menggunakan kartu katalog,

kamus, ensiklopedi, bibliografi, indeks, dan sebagainya.8 Pada Badan Arsip dan

Perpustakaan Aceh penelusuran secara manual hanya diterapkan dengan kartu

kataolog. Dimana dalam penelusuran ini dengan tiga pendekatan yaitu; melalui

nama pengarang, judul, dan melaui subjek.

3. Penelusuran secara elektronik

Penelusuran pustaka melalui sistem komputer dapat menggunakan dua

program sistem pencari yaitu Sistem Online Public Access Catalog (OPAC) dan

7 Tim Penyusun Kamus Pusat Bahasa, Kamus Besar Bahasa Indonesia, (Jakarta: Balai Pustaka,2002), hal. 43

8 Budi Nugroho. Penelusuran-Informasi-Ilmiah……………………………..

Sistem Kontrol Sirkulasi Bahan Pustaka (KSBP). 9 Pada prinsipnya, kedua sistem

ini sama, yaitu semua unit OPAC yang tersedia terhubung dengan server, dan

dapat digunakan untuk mencari informasi literatur mengenai koleksi buku umum,

buku rujukan, skripsi, tesis, disertasi dan lain-lainnya yang tersedia di

perpustakaan.

Penelusuran informasi elektronik merupakan penelusran yang

mendayagunkan bantuan komputer. Dimana, untuk menemukan suatu dokumen

cukup dimasukkan judul, nama pengarang kemudian akan ditelusri oleh mesin

pencari berupa komputer, Karena semua informasi sudah diinfut ke komputer.

BAB II

9 Penelusuran informasi, (online), diakses melalui situs http://www. missiontechlab.com/index.php? option=com_ content&view=article&id=97 09 Maret 2011

SISTEM TEMU KEMBALI INFORMASI

A. Pengertian Informasi

Informasi merupakan suatu berita yang disampaikan atau suatu keterangan

dan penerangan yang telah diproses menjadi bentuk yang mmiliiki arti bagi

penerima, menurut Olii (2007), mengatakan bahwa informasi yaitu;

1. Pesan yang disampaikan kepada seseorang atau sejumlah orang yang

baginya merupakan hal yang baru di ketahui.

2. Data yang telah diolah untuk disampaikan kepada yang memerlukan atau

yang mengambil keputusan mengenai suatu hal.

3. Kegiatan menyebarluaskan atau mengambil penjelasan baik secara

langsung melalui media kepada khalayak ramai yang baginya merupakan

hal yang baru.10

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia dijelaskan bahwa informasi

memiliki pengertian yaitu “penerangan, pemberitahuan kabar atau berita tentang

sesuatu”.11 Informasi merupakan data yang telah disusun sedemikian rupa

sehingga bermakna dan bermanfaat karena dapat disampaikan kepada seseorang,

isi dari informasi merupakan pesan atau data yang baru dan perlu disampaikan

kepada khalayak melalui media.12 Informasi yang sampai pada masyarak,

merupakan informasi yang telah diolah dengan menggunakan media. Baik yang

bersifat tercetak, maupun yang terekam. Menurut Jogianto (1990), menyatakan

bahwa, informasi adalah suatu data yang telah diproses menjadi bentuk yang

10 Helene Olii, Berita dan Informasi, jurnalistik dan radio. (Jakarta: Indek,2007), hal 2411 Tim Penyusun Kamus Besar Bahasa Indonesia. (Jakarta: Balai Pustaka, 2002),

hal.43212 Helena Olii, Berita……….. hal 24

memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat.13

Informasi merupakan suatu hal baru yang disampaikan oleh informan kepada

orang lain yang belum mengetahuinya. Informasi dapat dianggap sebagai fakta

mentah, umumnya menunjukakan pada data dan fakta yang sama setelah

dievaluasi, dioganisir, dan dipersatukan kedalam keterangan yang berguna.14

Selain itu informasi diartikan data yang diolah menjadi suatu bentuk yang berarti

bagi penerimanya serta bermanfaat dalam pengambilan keputusan. Disisi lain,

informasi merupakan hasil dari proses penilaian manusia yang telah tersusun dan

tertata sedemikian rupa, sehingga dapat memberikan manfaat bagi masyarakat.15

Informasi yang diterima oleh masyarakat merupakan suatu data yang telah diolah

dengan cara tertentu sesuai dengan bentuk yang diperlukan.16 Informasi yang

telah diolah dengan menggunakan teknologi, karna teknologi merupakan alat

pengolah informasi sesuai dengan keperluan.

Secara umum, informasi yang ada di perpustakaan itu terdiri dari 2 (dua)

bentuk, yaitu informasi yang bersfat tercetak dan informasi yang terekam.

1. Informasi yang tercetak ialah informasi-informasi yang termuat dalam

dalam media cetak, seperti buku-buku teks, majalah, koran, dan lain-lain

bentuknya bersifat tercetak.

13 Jogianto , Analsis Desain sistem informas,. Edisi pertama, (Yogyakarta: Andi Offset, 1990), hal 17.

14 Boedi martono, Arsip Korespodensi: penciptaan dan penyimpanan. (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997), hal. 3

15 Syukrinur,A. Gani. Teknologi Informasi . Dalam Jurnal Adabiya . Volume 7, No. 14. Febuari , 2006. Hal. 46

16 Zulkifli Amsyah. Manajemen Sistem Informasi. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1997), hal. 5

2. Informasi terekam ialah informasi-informasi yang berupa rekaman-rekaman

seperti, rekaman suara (sound recording), berbagai rekaman dalam pita ,

seperti gambar hidup, rekaman video, fotograf, slide, kaset dan bahan

sejenis.17

Dari paparan diatas dapat disimpulkan bahwa informasi diartikan sebagai

hasil pengolahan data yang digunakan untuk suatu keperluan, sehingga

penerimanya akan mendapat rangsangan untuk melakukan tindakan. informasi

merupakan suatu hal yang dianggap baru, kemudian disebarkan kepada khalayak

ramai, dimana dalam penyebaran informasi akan memiliki arti bagi penerimanya.

Informasi dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Informasi yang sampai

kepada masyarakat telah diolah sesuai dengan kebutuhan masyarakat tersebut.

B. Jenis-Jenis Penelusuran Informasi

Dalam dunia perpustakaan dikenal dengan dua jenis penelusuran

informasi, dimana kedua jenis penelusuran informasi ini bertujuan untuk

mempercepat proses penemuan kembali informasi serta mengantarkan pengguna

kepada informasi yang sesuai dengan kebutuhan dengan waktu yang relatif lebih

singkat. Penelusuran informasi berfungsi untuk bertindak sebagai antar muka

antara dua dunia, yaitu masyarakat sebagai kelompok pemakai dengan dunia

informasi dalam tercetak maupun dalam bentuk lain. Dantara jenis-jenis

penelusuran informasi yang ada di perpustakaan, antara lain:

17 Perpustakaan Nasional, Peraturan Katalogisasi Indonesia. (Jakarta: Perpustakaan Nasional, RI,1992). Hal . 53

1. Penelusuran melalui katalog.

Penelusuran melalui katalog penelusuran informasi melalui katalog baik

yang tercetak maupun elektronik (OPAC), dengan menggunakan format tertentu,

yang merujuk kepada koleksi yang dimiliki oleh sebuah perpustakaan.

Menurut Charles A. Cutter katalog diperpustakaan berfungsi sebagai

sarana temu kembali informasi yang sangat penting. Katalog pada umumnya

memberikan setidaknya 3 (tiga) titik pendekatan (access point), pendekatan

pengarang, judul dan pendekatan subjek.18

Penelusuran dengan menggunakan sisem manual dapat juga dilakukukan

dengan tiga pendekatan seperti diatas. Di samping itu, pemakai dapat pula

langsung menelusur kerak atau jajaran koleksi, setelah melakukan penelusuran di

kotak penyimpanan kartu katalog. Pendekatan melalui pengarang memungkinkan

pengguna mengetahui karya-karya apa saja yang telah dikarang oleh pengarang

tersebut.19

Penelusuran dengan mengunakan Online Public Acces Catalog (OPAC).

Dengan mendayagunkan bantuan komputer. OPAC merupakan wakil dokumen

yang tersimpan dalam bentuk elektronik, dimana bentuk dan unsurnya sama

dengan katalog kartu. Penelusuran OPAC ini biasanya hanya digunakan oleh

perpustakaan yang sudah menerapkan sistem otomasi, dengan menggunakan

bantuan komputer dalam penelusuran informasi.20 OPAC merupakan katalog

perpustakaan yang diakses secara online dengan memanfaatkan komputer.

18 Perpustakaan nasional, …………………………………..hal. 5319 Sarana Temu Kembali Informasi. (online) diakses melalui situs: http;//www.

scrib.com, 18 Mei 2001. 20 Budi Nugroho,” Penelusuran-Informasi-Ilmiah……………………………..

Karena, OPAC adalah alat untuk menelusuri informasi baik berhubungan dengan

data bibliografis, subjek, judul, pengarang dan lainnya.

Untuk memudahkan penelusuran informasi, diperpustakaan informasi

dikelompokkan berdasarkan subjek kedalam 10 (sepuluh) kelompok besar

dengan menggunakan notasi berdasarkan DDC, yaitu;

1. 000 : Karya Umum

2. 100 : Filsafat dan Fsikologi

3. 200 : Agama

4. 300 : Ilmu-ilmu Sosial

5. 400 : Bahasa

6. 500 : Ilmu-ilmu Murni

7. 600 : Ilmu Terapan

8. 700 : Kesenian

9. 800 : Kesusastraan

10. 900 : Ilmu Bumi dan Sejarah.21

Berdasarkan subjeknya maka sesuatu informasi dapat digolongkan atau

diklasifikasikan menurut kelompok devisi utama seperti diatas, sampai dengan

kelompok yang lebih kecil sesuai dengan keperluan, dan kebutuhan pengguna.

2. Penelusuran melalui bibliografi

Penelusuran melalui bibliogarfi, merupakan penelusuran informasi yang

mirip dengan penelusuran dengan menggunakan kartu katalog. Penelusuran

21 Zulkifli Amsyah. Manajemen Sistem Informasi. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1997), hal. 295

dengan bibliografi memiliki cakupan yang lebih luas dibandingkan dengan

catalog, tidak hanya berupa koleksi yang ada diperpustakaan, akan tetapi koleksi

yang diluar perpustakaan. Istilah bibliografi berasal dari bahasa yunani yaitu

“biblion” dan “grafein”. Biblion memmiliki arti buku sedangkan grafen, ialah

menulis, jadi secara etimologis, bibliografi memiliki penulisan buku.22

Bibliografi memberikan bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam

menentukan lokasi keberadaan sebuah bahan pustaka atau menganali sebuah buku

atau bahan pustaka lainnya. Keberadaan bibliografi memungkinkan pengguna

perpustakaan mengetahui apa saja yang telah ditulis mengenai subjek tertentu,

serta memungkinkan pengguna memproleh informasi yang mutakhir.23 Teknik

penelusuran informasi dengan menggunkan bibliografi ialah dengan

memanfaatkan daftar bahan pustaka baik yang berupa buku, jurnal maupun

sumber liannya untuk menelusur lebih jauh informasi dan sumber informasi

aslinya.24 Fungsi lain bibliografi sebagian dari jasa pelayanan perpustakaan

kepada pemakai. Selain itu penyusunan bibliografi untuk membantu pemakai

dalam penelusuran informasi, sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas layanan

penelusuran informasi yang cepat dan tepat.25 Dengan menerbitkan suatu

bibliografi, pustakawan dapat menawarkan koleksinya kepada pemakai tanpa

harus mengeluarkan seluruh koleksi yang dimilikinya, serta dapat menjangkau

pengguna yang tinggal jauh dari perpustakaan.22 Sulistiyo Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. (Jakarta:Gramedia Pustaka

Utama,1991), hal 42i23 Ibid…………….. hal 42424 Arif surachman. Penelusuran iformasi:sebuah pengenalan. (online) diakses melalui

situs: http//arifs.staf. ugm. Ac.id, 15 Febuari 201125 Aipfirdaus. Bibliografi-Dan-Manfaatnya. (online) diakses melalui situs: http//Www.

Blogspot.Com/2010/11/ Html, 28 Mei 2011

3. Penelusuran melalui indeks

Penelusuran melalui indeks digunakan untuk mencari referensi tentang suatu

subjek, judul pengarang dan data bibliografi lainnya. Indeks merupakan sebuah

buku yang menunjukkan lokasi suatu artikel yang pernah ditulis oleh seseorang.26

indeks sering diartikan sebagai daftar istilah penting yang terdapat dalam sebuah

karya tulis/bahan pustaka yang disusun secara alphabetis.27 Indeks memberikan

kemudahan kepada pengguna dalam melakukan penelusuran informasi, karena

dapat membawa penelusur kepada sumber informasi secara langsung.

C. Sistem Penelusuran Informasi

Sistem penelusuran informasi merupakan suatu sarana yang disediakan

untuk proses temu kembali informasi. Sarana penelusuran informasi ini biasanya

dikenal dengan dua bentuk, yaitu; system manual dan system elektronik.

Pemelihan cara-cara tersebut tergantung pada kebutuhan yang ingin

dipenuhi oleh pengguna itu sendiri, sebagai contoh apakah diinginkan hasil yang

lebih singkat, jenis dan cakupan informasi yang diinginkan serta dana yang

disediakan untuk memproleh hasil yang memuaskan.

Tampa adanya sistem temu kembali , pengguna akan mengalami kesulitan

mengakses sumber daya informasi yang tersedia diperpustakaan, begitu juga

dengan perpustakaan akan mengalami kesulitan untuk mengkomunikasikan semua

koleksi yang dimilki.

26 Sulistiyo Basuki. Pengantar…………………………..” , hal 11327 Arif surachman, Penelusuran informasi: sebuah pengenalan, (online) di akses melalui

situs: http//arifs.staf. ugm. Ac.id, 09 Maret 2011

Biasanya sistem penelusuran informasi di perpustakaan dikenal dengan 2

(dua) sistem, yaitu sitem manual dan system elektronik.

1. Penelusuran Secara Manual

Penelusuran informasi dengan menggunakan cara manual biasanya disebut

dengan penelusuran konvensional, penelusuran yang dilakukan dengan

mengunkan kartu katalog . catalog kartu adalah menurut Hunter (1991)

menyatakan bahwa katalog adalah suatu daftar bahan pustaka yang tersedia

didalam suatu perpustakaan.28 Sedangkan katalog perpustakaan adalah daftar

bahan-bahan pustaka yang dimililki oleh sebuah perpustakaan.29 disusun menurut

suatu sistem tertentu, yang disusun berdasarkan alfabetis sehingga memudahkan

mencari dan mendapatkan kembali bahan-bahan pustaka yang dibuthkan oleh

pemakai perpustakaan. Dalam katalog tercantum informasi-informasi penting dari

suatu bahan pustaka yang biasanya dipakai oleh pengunjung perpustakaan sebagai

bahan informasi.30 Dengan demikian katalog merupakan sarana penelusuran

untuk menemu kembalikan suatu bahan pustaka yang ada dibuah perpustakaan.

Dengan demikian katalog merupakan suatu sarana untuk menemukembalikan

suatu bahan pustaka dari koleksi yang ada di perpustakaa.

Penelusuran informasi dengan menggunkan sistem manual memiliki

kelebihan dan kekurangan,

28 Dinawati Abidin , katalog manual, (online) di akses melalui situs: shttp//www.blogspot, 6 Juni 2011, dari

29 Arkian .Pengantar katalogisasi, bahan seminar pelatihan pengorganisasian bahan pustaka.

30 Yaya Suhendar. Pedoman Katalogisasi: cara mudah membuat katalog perpustakaan. (Jakarta: Kencana, 2007), hal 1

a. Kelebihan sistem manual.

Penelusuran informasi dengan menggunakan sistem manual yaitu

berupa kartu katalog, karena kartu katalog merupakan salah satu sarana

penelusuran informasi. Keuntungan kartu katalog ialh bersifat praktis, sehingga

setiap kali penambahan buku baru tidak akan menimbulkan masalah, karna entri

baru dapat langsung disisipkan pada jajaran kartu katalog yang ada.31 penggunaan

kartu katalog tidak dapat dipengaruhi oleh faktor luar, seperti terputusnya aliran

listrik, dan kemungkinan rusak sangat kecil, terkecuali jika perpustkaan itu

terbakar. Pada sisi lain kartu katalog akan memberikan gambaran secara umum

tentang isi dari koleksi tersebut, seperti judul, pengarang, dan subjek. Serta akan

mengetahui judul-judul yang kain yang ada pada laci yang sama huruf awalnya.

Kegunaan kartu katalog merupakan kunci untuk mengetahui isi koleksi

dari perpustakaan. Dimana, kartu katalog memberikan gambaran yang jelas

kepada pengguna perpustakaan tentang koleksi /buku-buku yang dimiliki oleh

perpustakaan sehingga memudahkan pengguna menemukan koleksi yang sesuai

dengan kebutuhan.

b. Kelemahan kartu katalog.

Selain keunggulan penelusuran infornmasi dengan menggunkian kartu

katalog, juga terdapat kelemahan-kelemahan penelusuran, seperti yang dikatakan

oleh dinawati (2010), yang menyatakan bahwa, kelemahan kartu katalog ialah

satu laci katalog hanya menyimpan satu jenis entri saja, sehingga pengguna lain

31 Jonner Hasugian, Katalog perpustakaan. (online) di akses melalui situs:. http//respository.usu.ac.id, 6 juni 2011

harus antri menggunakannbya, terutama bila melkukan penelusuran entri yang

sama.32 Sehingga akan menghabiskan waktu pengguna, terlebih lagi koleksi yang

berjumlah besar dimana pengguna harus memilah-milah satu persatu katalog yang

ada berdsarkan urutan indeksnya.

Kelemahan lain yang dimiliki oleh kartu katalog ialah dimana pengguna

harus antri menggunakannya, dimana setiap kartu katalog hanya memuat satu data

saja.33 Selain itu, pengguna akan merasakan kesulitan jika memnggunakan kartu

katalog dengan menggunanakan pendekatan melalui nama pengarang, yang mana

kebanyakan pengguna tidak mengetahui nama pengarang yang ada di dalam kartu

katalog sudah dibalik, apabila nama pengarang tersebut terdiri adari dua kata atau

lebih. Sebagai contoh, apabila pengguna ingin mencari suatu dokumen tetapai dia

hanya mengetahui nama pengarangnya, misalnya nama pengarangnya yaitu “Dewi

Astuti” maka secara otomatis pengguna tersebut akan menuju kekotak katalaog

huruf awalan “D”, padahal berdsarkan nama pengarang sampai pada saat masih

dibalik, sehingga kartu katalognya berada kotak katalog huruf “A”, karena pada

sekarang ini penulisan nama pengarang masih dibalik.

kelemahan-kelemahan penelusuran melalui kartu katalog, akan

berdampak pada lamanya pengguna dalam menemukan koleksi yang dinginkan,

terlebih lagi suatu perpustakaan memiliki jumlah koleksi yang besar.

2. Penelusuran secara elektronik

32 Dinawati Abidin. katalog manual………………………….., ,

33 Yaya Suhendar, pedoman……………….”, hal 6

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang menuntut

perpustakaan untuk menerapkan sistem yang berbasis teknologi informasi, baik

pada bidang pengadaan, pengolahan, serta penemuan kembali informasi.

penelusuran secara elektronik ini biasanya mendayagunakan bantuan teknologi

informasi berupa komputer sebagai sarana temu kembali informasi.

Teknologi informasi menurut Information Teknology Assocation of

Amerika (ITAA), mengatakan bahwa teknologi informasi adalah suatu studi

perancangan, pengembangan, inflementasi, dukungan atau manajemen sistem

informasi berbasis komputer.34 Selain itu juga perpustakaan juga memiliki

wewenang mengembangkan layanannya sesuai dengan kemajuan zaman, seperti

yang tertuang dalam undang-undang yang menyatakan bahwa, setiap

perpustakaan mengembangkan layanannya berdasarkan dengan kemajuan

teknologi informasi dan telekomunikasi.35

Penelusuran informasi dengan menggunakan sistem elektronik biasanya

disebut dengan sistem, Online Public Acces Catalog (OPAC). Opac diartikan

sebagai sarana temu kembali informasi, seperti yang diungkapka oleh Corbin

(1985), menyebutkan bahwa online public acces catalog, yaitu suatu katalog yang

berisikan cantuman bibliografi dari koleksi satu atau beberapa koleksi lainnya

yang ada di perpustakaan, yang disimpan pada magnetic disk atau media rekam

lainnya, dan dibuat tersedia secara online kepada pengguna. Selain sebagai alat

bantu penelusuran, OPAC dapat juga digunakan sebagai sarana untuk memeriksa

34 Sutarman. Pengantar Teknologi Informasi . (Jakarta: Bumi Aksara,2009), hal 13

35 UU RI Nomor 47 tahun 2007 tentang perpustakaan, (Jakarta: Asa Mandiri, 2007), hal 9

keberadaan koleksi. Penelusuran koleksi dengan menggunkan sistem elektronik

dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu pencarian dengan sistem Online Public

Acces Catalog (OPAC) dan sistem Kontrol Sirkulasi Bahan Pustaka (KSBP).36

Karna fungsi dari sirkulasi mencatat koleksi-koleksi yang sudah dipinjam maupun

koleksi yang sudah dikembalikan oleh pengguna perpustakaan.

Penelusuran informasi dengan menggunakan sistem elektronik memiliki

kelebihan dan kekurangan.

a. Kelebihan sistem Online Publik Acces Catalog (OPAC)

OPAC merupakan suatu katalog perpustakaan yang terpasang secara

online. Selain bersipat online, OPAC juga menjajanjikan kecepatan dalam

mengakses informasi, hal ini merupakan salah atu faktor yang sangat menuntut

untuk memenuhi kebutuhan pengguna.37 Melalui OPAC pengguna dapat

menelusuri informasi dengan cepat, tepat dan efesien, seperti yang diungkapkan

oleh Hermanto (2007:1) bahwa OPAC memiliki keuntungan, antara lain:

1. penelusuran informasi dapat dilkukan dengan cepat dan tepat.

2. penelusuran dapat dilakukan dimana saja, tidak harus datang

keperpustakaan dengan catatan sudah online ke internet.

3. menghemat waktu.

4. pengguna dapat mengetahui keberadaan koleksi dan status koleksi apah

sedang dipinjam atau tidak.

36 http:// www.missiontechlab.com diakses pada pada tanggal 03 Maret 2011.37 Syukrinur. Abdul Gani…………………………..…”, hal 49

5. pengguna mendapatkan peluang lebih banyak dalam menelusuri bahan

pustaka.38

Melalui OPAC, pengguna bisa menelusur dokumen yang dibutuhkan

dengan berbgai cara kesemua ras.39 Biasanya sistem OPAC juga menawarkan atau

menyediakan akses yang luas kepada seluruh cantuman bibliografi.

Penelusuran dengan menggunakan OPAC akan memberikan

kemudahan, kecepatan, ketepatan serta akan menghemat waktu pengguna. Secara

tidak langsung sistem OPAC mengantar pengguna ke koleksi yang dituju dengan

waktu yang relatif singkat.

b. kekurangan sistem Online Public Acces Catalog (OPAC)

Walaupun sistem ini memberikan banyak kemudahan serta kecepatan

dalam menelusuri informasi. Sistem OPAC juga memiliki kelemahan-kelemahan.

Kelemahan sistem ini, biasa berasal dari dalam, seperti terputusnya aliran listrik

yang akan mengganggu proses penelusuran informasi.40 Selain itu, Tidak siapnya

perpustakaan dan pengguna akan kehadiran teknologi informasi yang datang pada

perpustakaan. Hal ini akan menyulitkan peroses penelusuran informasi. Disisi lain

kurangnya dana yang memadai untuk menyediakan sarana penelusuran informasi

berupa komputer.

38 Jonner Hasugian, Katalog perpustakaan. ………………………………..39 Testiani. Online Public Acces Catalog. . (online) di akses melalui situs:

http://wordpress.com, 6 juni 201140 Testiani.Online Public Acces Catalog……………………….

Menurut Hermanto (2007) kekurangan sistem Online Pubkic Acces

Catalog (OPAC), adalah:

1. Belum semua bahan pustaka masuk ke data komputer, sehinggga

pengguna banyak sekali mengalami kesulitan dalam melakukan

penelusuran.

2. Ketergantungan pada aliran listrik, bila listrik mati maka kegiatan

penelusuran akan terganggu.

3. Kurangnya ketersediaan komputer terminal OPAC untuk menelusuri

informasi yang dimilki perpustakaan.41

Kelemahan-kelemahan sistem OPAC ini berasal dari dalam perpustakaan

itu sendiri, kuhususnya ketidaksiapan Sumber Daya Manusia (SDM) untuk

menerima kehadiran teknologi informasi pada bidang penelusuran. Disisi lain,

tidak stabilnya arus listrik yang dapat mengganggu proses penelusuran informasi.

D . Tahap-Tahap Penelusuran Informasi

Tahap-tahap penelusuran informasi merupakan hal sangat penting. Dengan

mengetahui tahap-tahap penelusuran pengguna akan lebih cepat mengetahui

keberadaan suatu informasi atau koleksi yang diinginkan. Berikut ini bebearapa

tahap-tahap penelusuran informasi yang harus diketahui oleh pengguna

perpustakaan.

41 Jonner Hasugian, Katalog perpustakaan…………………..

Proses pencarian informasi menurut Ellis, dkk (1993), melalui beberapa

tahap yaitu;42

1. Tahap Starting atau permulaan, yaitu tahapan dimulainya kegiatan

pencarian informasi. Tahap starting, merupakan tahap awal proses dari

pencarian informasi.

2. Chaining atau penghubungan, yaitu tahap dimana seseorang mulai

menampakkan kegiatannya dengan mengikuti rantai yang

menghubungkan antara bentuk bahan acuan dengan alat penelusuran.

Tahap ini, pengguna mulai menghubungkan informasi dari masalah

yang umum, sampai masalah yang kecil. Penghubungan dapat

diakukan dengan menggunakan kata bantu. Dengan menggunakan

kata penghubung, yang dapat mengarahkan kepada informasi yang

dinginkan,

3. Browsing, atau merawak, yaitu tahap yang ditandai dengan kegiatan

pencarian mulai diarahkan pada bidang yang menjadi minatnya.

Kegiatan ini merupakan kegiatan penelusuran informasi, dimana

pengguna telah diarahkan kepada informasi yang sesuai dengan

keinginannya atau kebutuhannya

4. Differentiating, atau pembedaan, merupakan tahap dimana pencari

informasi mulai menggunakan sumber-sumber yang beraneka ragam

untuk menguji kualitas dari informasi yang dibutuhkannya. tahap

42 Funny mustiksari Elita, Kebutuhan Dan Perilaku Pencarian Informasi. (online) di akses melalui

situs: http:// .wordpress.com, 26 juni 2011

differeniating dilakukan dengan memilih informasi yang relevan atau

sesuai dengan yang dibutuhkan.43 Tahap penelusuran ini, merupakan

tahap pemilihan informasi dari berbagai sumber apakah informasi

tersebut masih relevan dengan kebutuhan.

5. Verifying atau pengujian ketepatan, yaitu tahap dimana pencari

informasi mengecek apakah informasi yang didapat tepat atau sesuai

dengan minatnya. Tahap ini merupakan tahap pengujian yang

didapatkan apakah sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna yang

sesuai dengan bidangnya. verifying dilakukan dengan cara melakukan

verifikasi informasi dengan merujuk sumber-sumber terkait misal

buku dan jurnal.

6. Ending atau pengakhiran, yaitu tahap dimana pencari infromasi

mengakhiri proses kegiatan pencariannya pada saat berakhirnya topik

yang ditulisnya pada alat penelusuran informasi.44 tahap ending

pengguna tidak langsung menghentikan pencarian akan tetapi

dilanjutkan dengan langkah-langkah memilah informasi-informasi

yang ada pada jajaran koleksi.

Dengan mengetahui tahap-yahap penelusuran ini, akan menmudahkan

dalam penemuan kembali informasi. Tahap penelusuran ini, dapat

mengarahkan pengguna kepada informasi yang diinginkannya, serta dapat

membedakan informasi yang masih relevan dengan informasai yang sudah

43 Orisa Mahardini, Tahap-tahap Penelusuran informasi, (online) di akses melalui situs: http://lib.fikom.unpad.ac.id. 26 juni 2011

44 Ibid………………………….

tidak relevan lagi. Setelah mendapatkan informasi, maka akan bisa mengecek

informasi tersebut apakah sesuai dengan bidangnya.

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

A. Rancangan Penelitian

Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode deskriftif. Metode

deskriftif adalah penelitian yang bertujuan untuk menggambarkan dan menelaah

masalah yang ada pada sekarang.45 Dengan menggunakan rancangan metode ini,

45 Winarno surachmad, Pengantar Penelitian Ilmiah, (Bandung: tersito, 1990), hal. 60

diharapkan mendapatkan data dan informasi yang berhubungan dengan penulisan

ini.

B. Lokasi dan waktu

Penelitian ini peneulis laksanakan di Badan Arsip dan Perpustakaan

Aceh. Waktu penelitian akan penulis laksanakan selama 15 hari.

C. Hipotesis

Hipotesis merupakan proporsi atau anggapan sementara penulis yang akan

diuji kebenarannya, atau merupakan jawaban sementara peneliti. 46 jawaban

sementar ini masih perlu di uji kebenarannya melalui fakta-fakta.47 Dengan

adanya anggapan dasar ini, sehingga memerlukan penelitian lanjutan untuk

kenyataan yang sesuai dilapangan. Adapun yang menjadi anggapan dasar penulis

ialah masih kurang efektifnya penelusuran informasi dengan sistem manual dan

sistem elektronik yang diterapkan oleh Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh.

D. Populasi dan Sampel

Populasi pada prinsipnya adalah semua anggota kelompok manusia.

Sebagian dari jumlah populasi yang dipilih untuk sumber data disebut dengan

sampel atau cuplikan. Salah satu syarat yang harus dipenuhi adalah sampel harus

46 Bambang Prasetyo, Metode Penelitian kuantitatif, (Jakarta: Grapindo Persada, 2005), hal. 76

47 Agus Irianto, Statistik: konsep dasar dan aplikasinya, (Jakarta: kencana, 2007), hal. 97

dari bagian populasi.48 Bila populasi kurang dari 100 orang maka sampelnya di

ambil semua, sedangkan bila subjeknya besar dapat diambil antara 10-15 % atau

lebih.49 Adapun yang menjadi populasi dalam penelitian ini ialah seluruh

pengguna perpustakaan sebanyak 4350 orang yang telah mendaftar sebagai

angota perpustakaan.50 Berdasarkan jumlah populasi diatas, maka penulis

mengambil sampel sebanyak 100 orang.

Pengambilan sampel ini berdasarkan rumus sederhana yang dikembang

oleh slovin.

n= N

1+N e2

Keterangan:

N : Besar Populasi

n : Besar Sampel

e : Tingkat kepercayaan yang diinginkan.51

n= 43504350 (0,01 )+1

n= 43501+4350(0,01)

48 Lexxy Moleong, Metode Penelitian kualitatif, (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2008), hal. 168

49 Suharsimi Arikunto, Prosedur Peneltian Suatu Pendekatan Praktek, (Jakarta: Rineka cipta, 1993), hal, 62

50 Data di ambil dari laporan rekapitulasi anggota pada Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh, pada tanggal 28 Febuari 2011

51 Husein Umar, Metode Penelitian Untuk Skripsi dan Tesis Bisnisi,edisi 2 (Jakarta: Rajawali Pers, 1998), hal. 78

n=+435043,51

=99,97=100

E. Teknik Pengumpulan Data

Untuk mendapatkan data dalam penelitian ini, penulis menggunakan teknik

penggunpulan data, yaitu:

1. Penelitian kepustakaan (library research)

Penelitian kepustakaan, merupakan pengumpulan data dengan cara

melakukan kajian literature dari sumber-sumber yang ada di perpustakaan

seperti, artikel, buku-buku, dan hasil dari penelitian seseorang. Teknik ini

penulis gunakan sebagai landasan teoritis yang ada kaitannya denga penelitian

ini, sehingga dapat mendukung fakta yang sesuai dengan di lapangan.

2. Penelitian Lapangan (field research)

Penelitian lapangan (field research) merupakan penelitian langsung

kelapangan untuk mendapatkan data-data yang berhubungan dengan topic

peneitian ini. Dalam penelitian ini penulis menggunakan instrument

pengumpulan data, yaitu:

a. Observasi

Observasi adalah tinjauan langsung ke lapangan (lokasi penelitian), yang

mengadakan pengamatan langsung pada objek-objek atau kegiatan-kegiatan yang

berhubungan dengan topik penelitian ini.

b. Wawancara

Wawancara merupakan Tanya jawab dengan seseorang yang diperl;ukan

keterangan atau pendapatnya mengenai suatu hal.52 Bentuk wawancara yang

penulis gunakan dalam penelitian ini adalah wawancara langsung, responden yang

dipilih ialah sebanyak 2 (dua) orang, yaitu; kepala bidang pelayanan dan

teknologi. 1 (satu) orang pustakawan yang bekerja dibagian meja sirkulasi.

Pemilihan responden yang akan di wawancarai, dianggap dapat memberikan data-

data yang dapat menyelesaikan penelitian ini.

c. Angket/Kuesioner

Angket/kuesioner merupakan wawancara secara tertulis yang digunakan

untuk memproleh informasii dari responden dari arti laporan tentang pribadinya,

atau hal-hal yang ia ketehui.53 Dalam penyebaran kuesioner penulis memberikan

beberapa pertanyaan dengan format yang sudah ditentukan sebelumnya. Bentuk

kuesioner yang digunakan ialah kuesioner tertutup dan terbuka.

Kuesioner tertutup ialah memberikan peertanyaan-pertanyaan yang sudah

disiapkan oleh peneliti jawabannya, dengan cara memilih salah satu dari beberapa

jawaban yang telah disediakan oleh peneliti. Sedangkan kuesioner terbuka ialah

dengan memberikan pertanyaan kepada responden, kemudian responden

menjawab sesuai dengan anggapan atau persepsi responden.

52 Tim Pusat Pengembangan dan Pembinaan Bahasa, Kamus Besar Bahasa Indonesia, (Jakata: Balai Pustaka, 1996), hal. 1127

53 Suharsimi Arikunto……………… hal. 127

Langkah-langkah yang penulis lakukan dalam penyebaran

angket/kuesioner kepada responden, yaitu:

- Kuesioner dibagikan kepada responden pada saat responden sedang berada

dilokasi penelitian.

- Menjelaskan terlebih dahulu kepada responden tentang tujuan penelitian

yang akan dilakukan.

- Meminta persetujuan responden secara lisan, serta meminta kesedian untuk

mengisi kuesioner yang diberikan oleh peneliti.

- Mengumpulkan kembali kuesioner yang telah diisi oleh responden.

F. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data merupakan tahap yang paling penting dalam suatu

penelitian, karena pada tahap ini data akan dideskripsikan. Hasil observasi dan

wawancara akan dideskripsikan oleh penulis, sedangkan jawaban yang diproleh

dari responden melalui kuesioner tersebut digunakan sebagai data penelitian

yang akan diolah. Setelah data dikumpulkan, maka disajikan dalam bentuk daftar

distribusi frekuwensi. Selanjutnya, data akan dianalisis dengan menggunakan

teknik analisis deskriptif persentasi dengan rumus:

p= FN

× 100

Keterangan:

P : Angka persentase

F : Frekuensi jawaban sampel

N : Banyaknya sampel

100% : Bilangan konstan54

54 Sudjana, Metode Statistik, (Bandung: Tersito, 1984), hal. 50