PENGERTIAN SURAT

Surat ialah alat yang dipergunakan oleh manusia untuk mengadakan hubungan dengan manusia lainnya.

Surat merupakan alat perhubungan atau disebut juga sebagai alat komunikasi yang dipergunakan tulisan dan kertas sebagai medianya.

Beberapa kelebihan surat dibanding-kan dengan alat komunikasi lain:

• Bisa dilakukan setiap orang yang bisa menulis dan membaca.

• Dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun.• Dapat mengontrol suratnya sebelum dikirim.• Biayanya relatif murah.

Beberapa kekurangan-kekurangan surat, antara lain :

• Seseorang kadang tidak pandai menuliskan isi hatinya dalam bentuk surat sehingga kadang maksudnya jadi lain.

• Seseorang menulis surat dituntut tahu tata cara menulis surat walau sesederhana mungkin.

• Penerima kadang salah tangkap sehingga terjadi salah tafsir dan salah faham terhadap isi surat hanya karena tidak memahami susunan atau tulisan yang terdapat dalam surat.

Dalam menulis surat harus memper- siapkan beberapa hal , antara lain :

A. KERTAS.Jenis kertasyang dipergunakan hendaknya yang sesuai dengan

isi atau maksud surat.Ukuran kertas yang dikenal dalam surat menyurat antara lain:1. Ukuran kertas folio 21x33cm. Untuk surat yang isinya

panjang.2. Ukuran kertas kuarto untuk surat yang isinya sedang atau

pendek(sedikit)3. Ukuran setengah kuarto atau setengan folio21x14cm atau

14x 16,5cm.untuk catatan memo atau nota.

Memilih jenis dan warna kertas yang sesuai surat yang hendak dibuat sesuai dengan maksud dan tujuannya:

• Warna putih jika beritanya biasa saja.• Warna merah muda jika maksudnya

menyatakan cinta.• Warna kuning jika menyatakan penuh

perhatian • Warna biru muda jika menyatakan kedamaian.

Untuk surat-surat resmi atau dinas atau prive(pribadi) biasa digunakan

Kertas putih. Hanya jenisnya saja yang berlainan. Beberapa jenis kertas antara lain:

1. HVS (HVS 60 gr. 40 gr. Atau 20 gr.) kertas HVS ini biasanya lebih putih dari jenis kertas lainnya dan juga lebih tebal.

2. Kertas doorslag (tipis).3. Kertas stensilduplikator.4. Kertas bergaris.

B. PENULISAN SURAT

Jika mempergunakan tulisan tangan maka hal yang perlu diperhatikan:

a.Carilah atau pilihlah tinta yang tidak mudah luntur, dan juga cepat kering agar tahan lama dan menghindari agar huruf-huruf tidak rusak ketika dilipat dan dimasukkan ke amplop.

b.Pakailah warna tinta yang sopan, jelas dan lazim.misal : hitam dan biru. Contoh warna yang tidak lazim: merah,coklat,ungu,jingga dan lain sebagainya.

Jika suratnya diketik maka yang harus diperhatikan:

• Jangan mempergunakan huruf mesin yang sudah kabur huruf atau kurang jelas agar tidak terjadi salah kata.

• Aturlah spasinya secukupnya jangan terlalu rapat dan jangan terlalu renggang.

• Pakailah pita hitam dan jangan yang merah.• Pakailah warna merah hanya untuk hal-hal yang

penting misalnya menggaris bagian kalimat tertentu yang dianggap penting.

Jika suratnya diketik maka yang harus diperhatikan ialah:

• Jangan mempergunakan huruf mesin yang sudah kabur atau kurang jelas agar tidak terjadi salah kata.

• Aturlah spasinya secukupnya.jangan terlalu rapat dan jangan terlalu jarang.

• Pakailah pita hitam dan jangan yang merah.• Pakailah warna merah hanya untuk hal-hal yang

penting misalnya menggaris bagian kalimat tertentu yang dianggap penting.

C. PERSIAPAN PENGUASAAN CARA MENULIS SURAT

Langkah-langkah persiapan penguasaan penulisan surat meliputi:

Mengetahui bentuk surat yang diinginkan agar dengan tepat penulis atau pengirim surat dapat menentukan pilihannya surat yang bentuknya sesuai dengan maksud dan tujuannya.

Memiliki pengetahuan tentang cara menyusun isi surat.

Mengetahui sifat-sifat surat.Menguasai bahasa surat.

BENTUK SURAT

1.SURAT BENTUK RESMIBentuk resmi digunakan dalam

surat-surat dinas antar instansi atau surat prive(pribadi) untuk instansi.

Dalam surat bentuk resmi dicantumkan lampiran.

Lampiran diisi jika ada surat-surat lain yang disertakan. Diisi dengan bilangan sesuai dengan jumlah (lampiran) surat yang disertakan.

2.SURAT BENTUK BALOKPerbedaannya dengan surat bentuk

resmi adalah letak alamat yang dikirim. Jika dalam bentuk resmi alamat yang dikirim terdapat pada sebelah kanan maka pada bentuk balok alamat tersebut terdapat pada sebelah kiri.Penulisan alenia (paragraf) selalu dimulai dari sisi tepi kiri. Bentuk balok biasa digunakan oleh perusahaan.

CONTOH SURAT BENTUK RESMIUNIVERSITAS MERDEKA

Jalan MerdekaTelp.56547867 & 54353678

SURABAYA

No : 08740/SKEL/UNIV/V/2009 10 Nopember 2009Lamp : 2 lembarHal : Pendaftaran Mahasiswa BaruKepada

Yth. Kepala Sekolah SMA negeri IIJl. Melati no.125Semarang

Dengan Hormat,Dengan senang hati kami telah menerima dan mengerti surat Saudara yang telah kami

terima tanggal 8 Nopember 2009.Selanjutnya perlu kami beritahukan kepada Saudara bahwa pendaftaran mahasiswa baru

Akan kami mulai tanggal 18 Nopember 2009.

Adapun agar lebih jelasnya bersama ini kami sertakan pengumuman lengkap penerimaan

mahasiswa baru Universitas Merdeka tahun akademik 2009-2010 dan contoh blanko pendaftaran.

Agar lebih jelas kami persilahkan Saudara melihat sendiri pengumuman selengkapnya pada koran KOMPAS tanggal 9 Nopember 2009.Atas perhatian Saudara kami sampaikan banyak terim kasih.

Hormat kami,

Majid,S.H.,M.Hum.Nip 19700807 1987 006 002Kepala TU

CONTOH SURAT BENTUK BALOK

CV ELBA INDONESIA CIAJalan Merdeka barat 13 telp. 22209

SURAKARTA KOTA

No. : 345/KEL/VII/1980 27 Maret 1980 Lamp. : -

Hal : Penerimaan Kiriman

Kepada Toko Sepeda”Makmur” Jalan mergoyono Kidul 346 Surabaya Dengan Hormat,

Dengan rasa gembira kami telah menerima kiriman Saudara berupa satu set onderdel sepeda jengki pada tanggal 28 Nopember 1980 sebagai tindak kerja sama.

Sesuai dengan perjanjian maka 5 hari dari tanggal penerimaan barang akan segera kami bayar

keuangannya via bank terdekat di kota Saudara. Untuk itu, kami mohon Saudara dapat mengirimkan daftar Bank terdekat agar pembayaran ini bisa segera dilaksanakan. Untuk berikutnya mohon kami dikirim beberapa contoh onderdil baru sebagai kelengkapan pesanan contoh sebelumnya. Kiriman daftar yang kami maksudkan tadi secepatnya kami tunggu. Atas perhatian Saudara kami sampaikan ucapkan banyak terima kasih.

Hormat kami, CV ELBA INDONESIA CIA Ir. Andi Saputra,M.M.,M.B.A. Kep. Bag. Pemasaran

3. SURAT BENTUK SETENGAH BALOK.

• Bedanya dengan surat bentuk balok terletak pada penulisan paragrap yang tidak dimulai dari sisi tepi kiri tetapi dimulai dengan memberi spasi 5 ketukan dari sisi kiri .seperti yang terdapat pada bentuk resmi. Penulisan alamat sama dengan bentuk balok.

4. SURAT BENTUK LEKUKSesuai dengan namanya

bentuknya berlekuk-lekuk. Penulisan alamat dimulai dari sisi tepi kiri untuk baris pertama. Baris berikutnya (baris di bawahnya dimulai tidak dari sisi tepi kiri tetapi dimulai dari 5spasi ke kanan dari sisi tepi kiri).

Contoh surat bentuk setengah balok

PT JATAYU MANDIRIJalan Sultan Hassanuddin 45 Telp. 23445

BANDAR LAMPUNGNo. : 09/II/Kel/2012Lamp. : 1 LembarHal. : Perimtaan Barang

Kepada Toko Cat “ PATNA ”Jalan Mawar Tanjung Karang 6Bandar Lampung

Dengan hormat,

Sebagaimana kelanjutan kerja sama kita, kami mohon agar dapat dikirimi barang sesuai dengan daftar permintaan barang terlampir.

Jika ada perubahan harga, sebelum dikirim mohon diberitahu dahulu harga-harga barunya. Untuk itu bersama ini kami lampirkan daftar permintaan dan mohon di belakang barang pesanan dicantumkan harga baru kemudian dikirimkan kepada kami daftar tersebut secepatnya.

Keterangan selanjutnya dari saudara kami tunggu secepatnya. Terimakasih.

Hormat kami,PT JATAYU MANDIRI

Cokro Aminoto, S.E.Kep. Bagian Pemasaran

Contoh Surat Bentuk Lekuk

PT NASIONAL GOBELJalan Panglima Sudirman 17 Telp. 5432

JAKARTA

No. : 90/098/Pej/2012Lamp. : -Hal. : Permintaan Contoh

Kepada Toko Kain “ SUTERA ” Jalan Bunga 186SURAYABAYA

Dengan Hormat,

Sesuai dengan surat Suadara yang telah kami terima pada tanggal 16 Januari 2012, perihal produksi baru Pabrik Kain “CINTA MAS” dengan ini kami mohon saudara dapat

memberikan contoh barang produksi pabrik tersebut selengkap-lengkapnya.

Pengiriman contoh tersebut kami harapkan dapat terima dalam minggu ini untuk kami pertimbangkan.

selain itu mohon sekaligus disertakan daftar harga berikut cara pembayarannya.

Penjelasan Saudara sangat kami harapkan. Untuk itu kami sampaikan banyak terimakasih.

Hormat kami,PT NASIONAL GOBEL

RUDI HARTONO, S.E.Kep. Bagian Pemasaran

SUSUNAN BAGIAN-BAGIAN SEBUAH SURAT

Penulisan surat yang baik tentunya mengandung bagian-bagian yang memenuhi persyaratan sebuah surat yang baik.

Susunan surat yang dimaksud tentunya surat-surat yang utamanya sebagai surat resmi misalnya surat yang dipergunakanoleh instansi antar instansi atau surat

prive(pribadi) yang diperuntukkan instansi.Susunan sebuah surat resmi terdiri dari:

1.kepala surat 6.alamat 11.tembusan2.nomor surat. 7.pembuka surat3.tanggal surat 8.isi surat4.lampiran 9.penutup surat5.hal atau perihal 10.tanda tangan pengirim