Pengendalian Internal PTPN

32
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN POLITEKNIK KEUANGAN NEGARA STAN TANGERANG SELATAN Penerapan Internal Control pada PTPN Disusun Oleh: 1. Amalia Vicky Ferdiansyah (03) 2. Debrian Ruhut Saragih (06) 3. Farandika Gita Andiatma (09) 4. Jeffry Tesisco (13)

description

a

Transcript of Pengendalian Internal PTPN

Page 1: Pengendalian Internal PTPN

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN

POLITEKNIK KEUANGAN NEGARA STAN

TANGERANG SELATAN

Penerapan Internal Control pada PTPN

Disusun Oleh:

1. Amalia Vicky Ferdiansyah (03)

2. Debrian Ruhut Saragih (06)

3. Farandika Gita Andiatma (09)

4. Jeffry Tesisco (13)

Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah

Audit Internal Pemerintah

Program Diploma IV Keuangan

April 2016

Page 2: Pengendalian Internal PTPN

PENGENDALIAN INTERNAL

A. PENGERTIAN PENGENDALIAN INTERNAL

Menurut COSO Pengendalian Internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh

entitas dewan direksi, manajemen dan personil lainnya, yang dirancang untuk memberikan

keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan dalam hal:

a. Efektivitas dan efisiensi operasi

b. Keandalan pelaporan keuangan

c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

B. PENTINGNYA PENGENDALIAN BAGI AUDITOR INTERNAL

Audit yang komprehensif menuntut auditor ke daerah yang tidak dikenal. Mereka akan

berhadapan dengan disiplin ilmu dan teknik-teknik diluar keahlian tekis mereka. Mereka

tidak mungkin segera menguasai bidang-bidang yang harus diberi penilaian atas tujuan dan

aspek usahanya. Kunci penyelesaiannya adalah pengendalian. Pengendalian memastikan

bahwa ada hal-hal yang dikerjakan atau tidak dikerjakan.

Setiap kegiatan dalam organisasi memiliki dua tingkatan, yang berada dalam dua

system, yaitu system operasi, yang dirancang untuk memenuhi tujuan yang telah ditetapkan;

dan system pengendalian, yang terdapat dalam system operasi. Sistem pengendalian terdiri

atas prosedur, aturan, dan instruksi yang dirancang untuk memastikan bahwa tujuan operasi

akan tercapai. Pengendalian meningkatkan kemungkinan tercapainya tujuan manajemen.

Auditor internal mungkin tidak bisa sepenuhnya memahami sistem operasi, dan

kalaupun mereka bisa memahami, mereka mungkin tidak bisa menilainya secara objektif.

Tetapi auditor internal dididik untuk bisa mengevaluasi sistem pengendalian secara objektif.

Auditor mungkin tidak dapat menentukan apakah mesin disetel dengan layak, apakah

produksi dilaksanakan dengan efisien, atau apakah terdapat bahan sisa yang dihasilkan.

Namun mereka bisa memastikan peran yang dicapai system pengendalian; perencanaan dan

pengendalian produksi untuk mencapai tujuan organisasi berupa pelayanan yang baik

kepada pelanggan, operasi pabrik yang efisien dan investasi yang rendah pada persediaan.

Page 3: Pengendalian Internal PTPN

C. TUJUAN PENGENDALIAN INTERNAL

Pengendalian Internal merupakan jawaban manajemen untuk mengatasi risiko yang

diketahui, atau dengan kata lain, untuk mencapai suatu tujuan pengendalian (control

objective). Tujuan pengendalian internal secara garis besar dapat dibagi dalam empat

kelompok, yaitu:

1) Pelaporan keungan (pengendalian internal atas pelaporan keuangan)

2) Memelihara aset.

3) Operasi (pengendalian operasional)

4) Kepatuhan terhadap hukum dan ketentuan perundang-undangan.

D. KOMPONEN PENGENDALIAN INTERNAL

1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Dasar dari setiap struktur pengendalian internal adalah lingkungan pengendalian

internal. COSO menekankan bahwa lingkungan pengendalian internal ini memiliki

pengaruh luas tentang bagaimana semua kegiatan yang terstruktur dan risiko yang telah

dinilai. Lingkungan pengendalian mencerminkan keseluruhan sikap, kesadaran, dan

tindakan oleh dewan direksi, manajemen, dan lain-lain mengenai pentingnya

pengendalian internal dalam perusahaan.

Komponen Lingkungan Pengendalian :

a. Integritas dan Nilai Etika

Integritas kolektif dan nilai-nilai etika suatu perusahaan merupakan elemen

penting lingkungan pengendalian. Nilai-nilai ini sering didefinisikan sebagai pesan

yang dikomunikasikan oleh manajemen senior. Integritas dan nilai etika merupakan

produk dari standar etika dan sikap sebuah entitas, sebagaimana dengan seberapa

baik hal itu dikomunikasikan dan diterapkan dalam praktiknya. Kode etik merupakan

komponen penting dari tata kelola organisasi. Semua pemangku kepentingan, dan

tentunya auditor internal, harus memiliki pemahaman yang baik tentang kode etik

perusahaan dan bagaimana hal itu diterapkan.

b. Komitmen Terhadap Kompetensi

Kompetensi lingkungan pengendalian suatu perusahaan dapat terkisis dengan

serius jika sejumlah besar posisi dipenuhi dengan orang-orang yang kurang memiliki

Page 4: Pengendalian Internal PTPN

keterampilan kerja yang dibutuhkan. Auditor internal, khususnya, akan menghadapi

situasi ini dari waktu ke waktu dalam tinjauan mereka. Suatu perusahaan perlu untuk

menentukan tingkat kompetensi yang diperlukan untuk berbagai tugas dalam

pekerjaannya dan menerjemahkan kebutuhan tersebut kedalam tingkat pengetahuan

dan keterampilan yang diperlukan.

c. Partisipasi Dewan Direksi dan Komisaris atau Komite Audit

Lingkungan pengendalian sangat banyak dipengaruhi oleh tindakan dewan direksi

perusahaan dan komite audit. Sebelum terbit SOx, dewan direksi dan komite audit

mereka sering didominasi oleh manajemen senior, dengan representasi terbatas dari

luar, anggota dewan minoritas. Hal ini menciptakan situasi di mana dewan tidak

benar-benar independen dari manajemen. Setelah terbitnya Sox, komite audit harus

benar-benar independen. Sebuah dewan yang aktif dan mandiri adalah komponen

penting dari lingkungan pengendalian COSO.

d. Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi

Filosofi dan gaya operasi manajemen senior memiliki pengaruh besar atas

lingkungan pengendalian suatu perusahaan. Auditor internal yang bertanggung jawab

untuk menilai pengendalian internal harus memahami faktor-faktor ini dan

menjadikannya pertimbangan ketika mengevaluasi efektivitas pengendalian internal.

Tidak ada yang mengatur gaya dan filosofi yang terbaik untuk semua perusahaan,

tetapi faktor-faktor ini penting ketika mempertimbangkan komponen pengendalian

internal yang lain dalam suatu perusahaan .

e. Struktur Organisasi

Komponen pengendalian internal ini memberikan kerangka kerja untuk

perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan kegiatan untuk membantu pemantauan

mencapai tujuan secara keseluruhan. Beberapa perusahaan sangat terpusat, yang

lainnya terdesentralisasi dengan produk, geografi, atau faktor-faktor lain . Yang lain

disusun secara matriks dengan tidak ada satu garis pelaporan langsung. Struktur

organisasi merupakan aspek penting dari lingkungan pengendalian perusahaan,

tetapi tidak ada satu strukturpun memberikan pengendalian internal lebih baik dari

yang lain.

f. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia

Page 5: Pengendalian Internal PTPN

Aspek pengendalian internal yang paling penting adalah personel. Jika

karyawan kompeten dan dapat dipercaya, pengendalian lainnya dapat ditiadakan.

Orang yang tidak kompeten dan tidak jujur dapat membuat sistem menjadi kacau,

meskipun terdapat berbagai pengendalian yang diterapkan. Orang-orang yang jujur

dan efisien mampu bekerja dengan kinerja yang sangat baik meskipun hanya terdapat

sedikit pengendalian yang mendukung mereka. Namun demikian, orang-orang

kompeten dan dapat dipercaya tetap memiliki beberapa kelemahan.

Karena pentingnya personel yang kompeten dan dapat dipercaya dalam

memberikan pengendalian yang efektif, metode yang digunakan dalam merekrut,

mengevaluasi, melatih, mempromosikan dan memberikan kompensasi merupakan

bagian yang penting dalam pengendalian internal.

2. Penilaian Risiko (Risk Assessment)

Kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya memiliki risiko baik dari

faktor internal maupun eksternal. Pemahaman dan pengelolaan lingkungan risiko adalah

unsur dasar pengendalian internal, dan perusahaan harus memiliki proses mengevaluasi

potensi risiko yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuannya. Komponen penilaian

risiko ini berfokus pada pengendalian internal dalam suatu perusahaan. Pengendalian

internal COSO menyatakan penilaian risiko harus menjadi proses ke depan yang

dilakukan di semua tingkat dan hampir untuk semua kegiatan dalam perusahaan.

Kerangka pengendalian internal COSO menunjukkan bahwa risiko harus

dipertimbangkan dari tiga perspektif:

a. Risiko Perusahaan Karena Faktor Eksternal .

Dalam hal ini termasuk resiko perkembangan teknologi yang dapat mempengaruhi

sifat dan waktu penelitian dan pembanguna produk baru atau menyebabkan

perubahan dalam proses pengadaan. Risiko faktor eksternal lainnya termasuk

perubahan kebutuhan atau harapan pelanggan, harga, garansi, atau kegiatan

pelayanan. Undang-undang atau peraturan baru dapat memaksa perubahan dalam

operasi kebijakan atau strategi.

b. Risiko Perusahaan karena Faktor Internal

Page 6: Pengendalian Internal PTPN

Sebagai auditor internal yang sering mengamati perusahaan secara terus-menerus,

akan mengetahui ada banyak jenis risiko dalam perusahaan. Misalnya, gangguan

pada IT Server atau manajemen penyimpanan fasilitas pengolahan dapat

mempengaruhi operasi secara keseluruhan. Selain itu, kualitas personil yang

dipekerjakan, serta pelatihan atau motivasi mereka, dapat mempengaruhi tingkat

dari kesadaran pengendalian dalam entitas. Selain itu, akses karyawan ke aset dapat

berkontribusi untuk penyalahgunaan sumber daya. Meskipun sekarang lebih baik

diatasi dengan SOx, pengendalian internal COSO juga menyebutkan risiko ini

terjadi karena dewan direksi atau komite audit tidak tegas atau tidak efektif yang

dapat memberikan peluang bagi kecerobohannya.

c. Risiko karena Kegiatan Spesifik

Selain dilihat dari luasnya perusahaan, risiko juga harus dipertimbangkan untuk

setiap unit bisnis yang signifikan dan aktivitas kunci, seperti unit pemasaran, IT,

dan keuangan. Kekhawatiran kegiatan ditingkat ini memberikan kontribusi dengan

luasnya risiko perusahaan dan harus diidentifikasi secara terus-menerus, dianggap

dalam berbagai proses perencanaan di seluruh perusahaan.

3. Kegiatan Pengendalian (Control Activities)

Kegiatan Pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu

memastikan bahwa tindakan yang diidentifikasi untuk mengatasi risiko dilakukan,

beserta sub proses kegiatan pengendalian. Kegiatan pengendalian ada pada semua

tingkatan dalam suatu perusahaan dan, dalam banyak kasus, mungkin tumpang tindih

satu sama lain. Konsep kegiatan pengendalian merupakan bagian penting dari

membangun pengendalian internal yang efektif dalam suatu perusahaan. Kerangka

pengendalian internal COSO mengidentifikasi serangkaian kegiatan ini menurut jenis

proses. Dari perspektif audit internal, mereka harus bersama-sama membantu dalam

membangun pengendalian internal yang efektif secara keseluruhan.

a. Jenis Kegiatan Pengendalian

Pengendalian internal umumnya diklasifikasikan sebagai manual, IT, atau

pengendalian manajemen, dan kegiatan pengendalian juga dijelaskan dalam hal

apakah mereka preventif, korektif, atau kegiatan pengendalian detektif. Beberapa

Page 7: Pengendalian Internal PTPN

kegiatan pengendalian internal yang direkomendasikan COSO untuk perusahaan

adalah:

1) Ulasan Top-level

2) Fungsional langsung atau kegiatan manajemen

3) Pengolahan Informasi

4) Pengendalian Fisik

5) Indikator Kinerja

6) Tugas harus dipisahkan antara orang yang berbeda untuk mengurangi risiko

kesalahan atau tindakan yang tidak pantas.

b. Integrasi Aktivitas Pengendalian dengan Penilaian Resiko

Pengendalian internal adalah suatu proses, dan kegiatan pengendalian yang

tepat harus dibuat untuk mengatasi risiko yang diidentifikasi.

c. Pengendalian atas Sistem Informasi

Kerangka pengendalian internal menyoroti serangkaian wilayah pengendalian

TI untuk mengevaluasi kecukupan keseluruhan pengendalian internal. Perubahan

yang cepat dari teknologi baru, apa yang baru hari ini akan segera digantikan oleh

sesuatu yang lain.

4. Komunikasi dan Informasi (Communication and Information)

Informasi yang tepat, didukung oleh sistem TI, harus dikomunikasikan dari atas

dan ke bawah dalam perusahaan dengan cara dan waktu yang memungkinkan orang

untuk melaksanakan tanggung jawab mereka. Selain sistem komunikasi formal dan

informal, perusahaan harus memiliki prosedur yang efektif untuk berkomunikasi dengan

pihak internal dan eksternal. Informasi dan arus komunikasi dalam perusahaan harus

dipahami untuk setiap evaluasi pengendalian intern, misalnya evaluasi SOx Section 404 .

5. Pemantauan (Monitoring)

Pemantauan telah lama menjadi peran internal auditor, yang melakukan tinjauan

untuk menilai kepatuhan dengan prosedur yang ditetapkan;

Namun, COSO sekarang mengambil pandangan yang lebih luas terhadap pemantauan.

Pengendalian internal COSO yang mengakui bahwa prosedur pengendalian dan sistem

Page 8: Pengendalian Internal PTPN

lain berubah dari waktu ke waktu. Apa yang tampaknya menjadi efektif ketika pertama

kali diinstal mungkin tidak efektif dalam masa depan.

Sebuah proses pemantauan harus ada untuk menilai efektivitas didirikan

komponen pengendalian internal dan untuk mengambil tindakan korektif jika diperlukan.

Proses pemantauan ini menunjuk pada peran penting dari audit internal, komponen

pengendalian internal tidak dapat ditujukan hanya untuk internal auditor ketika

manajemen tetap menyadari masalah pengendalian lainnya yang potensial. Suatu

perusahaan perlu membangun berbagai kegiatan pemantauan untuk mengukur efektivitas

pengendalian internal. Hal ini dapat dilakukan melalui evaluasi terpisah serta dengan

kegiatan terus menerus untuk memantau kinerja dan mengambil tindakan korektif bila

diperlukan .

E. PENGENDALIAN PREVENTIF, DETEKTIF, DAN KOREKTIF

Pengendalian preventif adalah Pengendalian yang digunakan untuk mencegah hasil-

hasil yang tidak diharapkan sebelum terjadi. Pengendalian ini lebih efektif dari segi biaya

dibandingkan Pengendalian detektif. Ketika diterapkan ke dalam sebuah sistem,

pengendalian preventif dapat mencegah kekeliruan dan oleh karena itu dapat mencegah

biaya perbaikan. Contoh dari kontrol preventif ini adalah :

a. Adanya karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya

b. Pemisahan tugas untuk mencegah pelanggaran yang di sengaja

c. Otorisasi yang layak untuk mencegah penggunaan sumber daya organisasi dengan tidak

semestinya

d. Perbaikan menggunakan komputer untuk mendeteksi dan mencegah transaksi yang

tidak semestinya

e. Dokumentasi dan catatan yang memadai serta prosedur pencatatan yang layak untuk

mencegah transaksi yang tidak semestinya

f. Pengendalian fisik atas aktiva untuk mencegah penyalahgunaan atau pencurian

Pengendalian detektif adalah pengendalian yang dirancang untuk menemukan hasil-

hasil yang tidak diharapkan pada saat terjadinya. Pengendalian ini biasanya lebih mahal

dibandingkan pengendalian preventif, tetapi pengendalian ini tetap saja diperlukan, karena

pengendalian detektif ini dapat mengukur efektivitas pengendalian preventif, selanjutnya

Page 9: Pengendalian Internal PTPN

dengan adanya pengendalian detektif ini beberapa kekeliruan tidak bisa secara efektif

dikendalikan oleh sistem pencegahan, dimana kekeliruan tersebut harus dideteksi saat

terjadi. Contoh pengendalian detektif antara lain :

a. pemeriksaan dan perbandingan, seperti : catatan kinerja dan pemeriksaan independen

atas kinerja, adanya rekonsiliasi bank, konfirmasi saldo bank, perhitungan kas,

rekonsiliasi rincian piutang usaha ke akun pengendali piutang usaha,

b. pemeriksaan fisik persediaan dan analisis varians

c. konfirmasi dengan pemasok uatang usaha

d. penggunaan teknik- teknik komputer seperti limit transaksi, kata kunci, pengeditan, dan

sistem pemeriksaaan

Pengendalian korektif dilakukan bila terjadi hal-hal yang tidak semestinya dan telah

dideteksi. Semua pengendalian detektif tidak ada gunanya bila kelemahan yang telah

diidentifikasi tidak diperbaiki atau masalahnya terulang kembali. Oleh karena itu,

manajemen harus mengembangkan sistem yang tetap menyoroti kondisi- kondisi yang tidak

diinginkan sampai diperbaiki, dan jika layak, harus menetapkan prosedur- prosedur untuk

mencegah terulangnya kondisi tersebut. Sehingga pengendalian korektif menutup lingkaran

yang dimulai dari pencegahan kemudian deteksi hingga koreksi.

Pengendalian yang baik tidak hanya melindungi organisasi, tetapi juga karyawan.

Managemen bertanggung jawab secara moral bahwa tidak ada celah untuk melakukan

kecurangan. Manfaat kontrol juga muncul pada teori keagenan, dimana manager sebagai

agen, bertanggung jawab kepada pemilik, dengan adanya laporan dan verifikasi yang

objektif dari auditor, pemilik bisa yakin bahwa tanggung jawab yang dibebankan kepada

manager telah dilaksanakan dengan baik. Dengan adanya internal control yang tepat,

manager sebagai agen dapat memberikan keyakinan yang memadai mengenai pengelolaan

perusahaan yang telah dijalankan.

F. KARAKTERISTIK-KARAKTERISTIK PENGENDALIAN

Auditor internal dapat mengevaluasi sistem pengendalian dengan menentukan

kesesuaiannya dengan kriteria yang ditetapkan. Sebuah sistem yang dapat diterima memiliki

ciri- ciri sebagai berikut :

1. Tepat waktu

Page 10: Pengendalian Internal PTPN

Pengendalian seharusnya mendeteksi penyimpangan aktual atau potensial sejak awal

untuk menghindari tindakan perbaikan yang memakan biaya. Pengendalian harus tepat

waktu, meskipun efektivitas biaya juga harus dipertimbangkan. Bila terjadi masalah –

masalah yang tidak diharapkan maka harus diidentifikasi dan ditindaklanjuti tepat

waktu.

2. Ekonomis

Pengendalian harus memberikan keyakinan yang wajar dalam mencapai hasil yang

diinginkan dengan biaya minimum dan dengan efek samping yang paling rendah.

3. Akuntabilitas

Pengendalian harus membantu karyawan mempertanggungjawabkan tugas yang

diberikan.

4. Penerapan

Pengendalian harus diterapkan pada saat yang paling efektif, yaitu :

a. Sebelum bagian yang mahal dari suatu proyek dikerjakan

b. Sebelum waktu yang perusahaan tidak bisa (sulit) untuk kembali

c. Saat satu tahap operasi berakhir dan tahap yang lain dimulai

d. Saat pengukuran paling nyaman untuk dilakukan

e. Saat tindakan korektif paling mudah untuk dilakukan

f. Bila tersedia waktu untuk tindakan perbaikan

g. Setelah penyelesaian tugas yang mengandung kesalahan

h. Jika akuntabilitas untuk sumber daya berubah

5. Fleksibilitas

Keadaan bisa berubah sewaktu-waktu. Rencana dan prosedur hampir pasti berubah

seiring berjalannya waktu. Kontrol yang akan mengakomodasi perubahan seperti ini

tanpa harus berubah lebih disukai untuk menghindari kebutuhan akan adanya

perubahan.

6. Menentukan penyebab

Tindakan korektif yang diambil segera bisa dilakukan bila pengendalian tidak hanya

mengidentifikasi masalah tetapi juga penyebabnya.

7. Kelayakan

Page 11: Pengendalian Internal PTPN

Pengendalian yang paling efisien dan bermanfaat adalah kontrol berbasis pengecualian,

yaitu hanya merespons penyimpangan- penyimpangan yang signifikan.

8. Masalah- masalah dengan pengendalian

Pengendalian yang berlebihan dapat menyebabkan kebingungan dan frustasi. Begitu

pengendalian mencapai titik tertentu, maka efektivitasnya sebenarnya bisa menurun

sehingga biaya yang harus ditanggungmenjadi lebih besar dibandingkan manfaat yang

semula diinginkan.

G. SARANA UNTUK MENCAPAI PENGENDALIAN

Beberapa sarana operasional yang dapat digunakan manajer untuk mengendalikan fungsi di

dalam perusahaan adalah :

1. Organisasi

Sebagai sarana pengendalian, merupakan struktur peran yang disetujui untuk orang-

orang di dalam perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuananya secara

efisien dan ekonomis, meliputi :

a. Tanggung jawab harus dipisahkan sehingga tidak ada satu orang yang

mengendalikan semua tahap transaksi

b. Manager harus memiliki kewenangan untuk mengambil tindakan yang diperlukan

dalam pelaksanaan tanggung jawabnya

c. Tanggung jawab seseoarang harus didefinisikan dengan jelas sehingga tidak

kekurangan atau kelebihan

d. Pegawai yang menyerahkan tanggung jawab dan mendelegasikan wewenang ke

bawahan harus memiliki sistem tindak lanjut yang efektif untuk memastikan bahwa

tugas telah dilaksanakan dengan baik

e. Orang yang mendelegasikan tugas harus disyaratkan untuk melaksanakan

kewenangan tersebut dengan pengawasan ketat

f. Karyawan harus mempertanggungjawabkan tugasnya ke atasan

g. Struktur organisasi haruslah sesederhana mungkin

h. Bagan dan system manual harus disiapkan untuk membantu perubahan rencana dan

pengendalian dalam, juga memberikan pemahaman yang lebih baik tentang

organisasi, rantai wewenang dan pemberian tanggungjawab.

Page 12: Pengendalian Internal PTPN

2. Kebijakan

adalah pernyataan prinsip yang membutuhkan, menjadi pedoman, atau membatasi

tindakan. Kebijakan harus membatasi prinsip – prinsip tertentu :

a. Kebijakan harus dinyatakan dengan jelas secara tertulis, disusun secara sistematis

dalam bentuk buku pegangan, manual, dan disetujui dengan semestinya

b. Kebijakan haruslah dikomunikasikan secara sistematis ke semua pegawai dan

pegawai yang berwenang di organisasi

c. Kebijakan haruslah sesuai dengan hukum dan aturan yang berlaku dan harus

konsisten dengan tujuan dan kebijakan umum yang ditetapkan di tingkat yang lebih

tinggi

d. Kebijakan harus dirancang untuk meningkatkan pelaksanaan aktivitas secara

efektif, efisien, dan ekonomis dan memberikan tingkat keyakinan yang memuaskan

bahwa sumber daya perusahaan telah dijaga dengan semestinya

e. Kebijakan harus ditelaah secara periodik, dan harus direvisi jika kondisi berubah

3. Prosedur

adalah sarana yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas sesuai dengan kebijakan

yang telah ditetapkan. Prinsip yang diterapkan pada kebijakan juga bisa diterapkan

untuk prosedur, tambahannya :

a. Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kecurangan dan kesalahan, prosedur

harus dikoordinasikan sedemikian rupa sehingga pekerjaan seorang karyawan

secara otomatis diperiksa oleh karyawan lain yang melaksanakan tugas lain secara

terpisah dan independen

b. Untuk meningkatkan efisiensi dan keekonomian sampai tingkat maksimum,

prosedur yang ditetapkan haruslah sesederhana dan semurah mungkin

c. Prosedur- prosedur yang ada tidak boleh tumpang tindih, bertentangan satu sama

lain, atau bersifat duplikatif

d. Prosedur harus ditelaah secara periodik dan ditingkatkan bila diperlukan

4. Personalia

Orang-orang yang dipekerjakan atau ditugaskan harus memiliki kualifikasi untuk

melaksanakan tugas yang diberikan. Bentuk kontrol terbaik disamping kinerja masing-

Page 13: Pengendalian Internal PTPN

masing individu adalah supervisi. Praktik- praktik berikut ini bisa membantu

meningkatkan kontrol :

a. Karyawan baru harus dilihat kejujuran dan keandalannya dalam melakukan

pekerjaan

b. Karyawan harus diberi pelatihan dan kursus- kursus yang memberikan kesempatan

meningkatkan kemampuan diri dan membuat mereka tetap mengetahui kebijakan

dan prosedur yang baru

c. Karyawan harus diberi informasi tentang tugas dan tanggung jawab mengenai

segmen lain dari organisasi sehingga mereka bisa lebih memahami kesesuaian

pekerjaan mereka dengan organisasi secara keseluruhan

d. Kinerja semua karyawan harus ditelaah secara periodik untuk melihat apakah hal-

hal penting dari tugas mereka telah ditunaikan

5. Akuntansi

merupakan sarana yang sangat penting untuk kontrol keuangan pada aktivitas dan

sumber daya. Akuntansi membentuk kerangka kerja yang bisa disesuaikan dengan

pemberian tanggung jawab. Berikut ini beberapa prinsip- prinsip dasar untuk sistem

akuntansi :

a. Akuntansi harus sesuai dengan kebutuhan manajer guna pengambilan keputusan

yang rasional

b. Akuntansi harus didasarkan pada lini tanggung jawab

c. Laporan keuangan dari hasil- hasil operasi harus sejajar dengan unit organisasi yang

bertanggung jawab dalam operasional organisasi

d. Akuntansi harus bisa menentukan biaya- biaya yang bisa dikendalikan

6. Penganggaran (budget)

adalah sebuah pernyataan hasil- hasil yang diharapkan, yang dinyatakan dalam bentuk

numerik. Sebagai sebuah kontrol, anggaran menetapkan standar masukan sumber daya

dan hal- hal yang harus dicapai sebagai keluaran dan hasil. Berikut pengendalian dalam

penganggaran :

Page 14: Pengendalian Internal PTPN

a. Orang- orang yang bertanggung jawab untuk memenuhi target anggaran haruslah

berpartisipasi dalam penyiapannya

b. Orang- orang yang bertanggung jawab untuk memenuhi target anggaran harus

dilengkapi dengan informasi yang memadai yang membandingkan anggaran

dengan kejadian- kejadian aktual dan memberikan alasan- alasan untuk

penyimpangan yang signifikan

c. Semua anggaran khusus harus cocok dengan keseluruhan anggaran organisasi

d. Anggaran harus menetapkan tujuan yang dapat diukur

7. Pelaporan

Laporan haruslah tepat waktu, akurat, bermakna, dan ekonomis. Berikut ini prinsip

untuk menetapkan sistem pelaporan internal yang memuaskan :

a. Laporan harus dibuat sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan

b. Individu- individu atau unit- unit harus diminta melaporkan hal- hal yang menjadi

tanggung jawabnya

c. Biaya mengakumulasi data dan menyiapkan laporan harus dibandingkan dengan

manfaat yang akan didapat

d. Laporan harus sesederhana mungkin, dan konsisten dengan sifat subjek yang

menjadi masalah

e. Sebaiknya laporan kinerja memperlihatkan perbandingan dengan standar biaya,

kualitas, dan kuantitas yang ditetapkan

f. Laporan harus tepat waktu, agar bermanfaat maksimal

H. SISTEM PENGENDALIAN

Sarana pengendalian meliputi orang, peraturan, anggaran, jadwal, dan analisis

komponen- komponen lainnya. Bila digabungkan, elemen- elemen ini membentuk sistem

pengendalian. Sistem- sistem tersebut bisa memiliki subsistem- subsistem, dan bisa menjadi

sistem yang lebih besar. Merancang sistem pengendalian untuk memastikan bahwa tugas

diselesaikan dan tujuan dicapai merupakan tanggung jawab managemen. Manager

bertanggung jawab untuk menetapkan pengendalian, mempertahankannya, memodifikasi

apa yang harus diubah, dan memerhatikan informasi yang diberikan oleh sistem

pengendalian. Standar- standar operasi bisa jadi merupakan elemen- elemen kunci dalam

Page 15: Pengendalian Internal PTPN

proses pengendalian, Standar menentukan jenis kinerja yang diharapkan. Standar berperan

dalam 2 hal :

1. Menentukan tujuan yang akan dicapai

2. Menjadi dasar pengukuran

Selain standar operasi yang merupakan bagian dari sistem pengendalian, terdapat

kerangka standar yang harus diikuti sistem pengendalian itu sendiri, antara lain :

1. Standar- Standar Umum

a. Keyakinan yang wajar

b. Perilaku yang mendukung

c. Integritas dan Kompetensi

d. Tujuan Kontrol

e. Pengawasan kontrol

2. Standar- Standar Rinci

a. Dokumentasi

b. Pencatatan transaksi

c. Otorisasi dan pelaksanaan transaksi dan kejadian

d. Pembagian tugas

e. Pengawasan

f. Akses dan akuntabilitas ke sumber daya

Sistem Pengendalian Internal PTPN

Dalam rangka penerapan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance)

sebagaimana Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor : PER-01/MBU/2011 tanggal

1 Agustus 2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate

Governance) Pada Badan Usaha Milik Negara, Perusahaan telah menetapkan Kebijakan Sistem

Pengendalian Internal (Internal Control System) melalui Keputusan Direksi PT Perkebunan

Nusantara VIII (Persero) Nomor : KEP/I.1/636/VI/2011 tanggal 7 Juni 2011. Pengendalian

Internal adalah proses yang dirancang dan dijalankan oleh Dewan Komisaris, Direksi dan

anggota manajemen lainnya, serta seluruh personil Perusahaan yang ditujukan untuk

Page 16: Pengendalian Internal PTPN

memberikan keyakinan yang memadai atas tercapainya efektivitas dan efisiensi operasi,

keandalan pelaporan keuangan dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Untuk mencapai tujuan pengendalian internal perusahaan, program dan tindakan yang dilakukan

secara berkesinambungan, mencakup hal-hal sebagai berikut:

1. Lingkungan Pengendalian (Control Environmental)

Berupa penyesuaian kebijakan dan peraturan Perusahaan yang mempunyai pengaruh

terhadap efektivitas pengendalian internal, yaitu :

a. Review implementasi Pedoman Perilaku Etika (code of conduct), melalui

pemutakhiran Pedoman Perilaku Etika (code of conduct) dan penandatanganan

Surat Pernyataan Kesediaan melaksanakan Pedoman Perilaku Etika (code of

conduct) per bulan Mei 2012.

b. Review implementasi kebijakan/peraturan perusahaan untuk menyesuaikan

dengan perubahan kondisi saat ini, seperti:

i. Kebijakan tentang Pedoman Pengelolaan Investasi;

ii. Pedoman Pelaksanaan Kewajiban Penyampaian Laporan Harta Kekayaan

Penyelenggara Negara (LHKPN) bagi Pejabat Struktural di PT

Perkebunan Nusantara VIII (Persero);

iii. Pedoman Pelaksanaan Kerjasama Pengembangan Usaha PT Perkebunan

Nusantara VIII (Persero);

c. Review implementasi kebijakan/peraturan perusahaan untuk menciptakan

lingkungan pengendalian yang baik dan mendukung penegakan Pedoman Perilaku

termasuk pelaporan atas pelanggaran, seperti:

i. Keputusan Direksi PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Nomor :

KEP/I.1/405/VI/2012 tanggal 26 Juni 2012 tentang Kode Etik Insan PT

Perkebunan Nusantara VIII (Persero).

ii. Keputusan Direksi PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) Nomor :

KEP/I.1/383/VI/2012 tanggal 19 Juni 2012 tentang Larangan Melakukan

Gratifikasi PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero).

iii. Penetapan kebijakan mengenai pelaporan atas dugaan penyimpangan pada

perusahaan (whistleblowing system).

Page 17: Pengendalian Internal PTPN

d. Penyesuaian struktur organisasi Satuan Pengawasan Intern (SPI) untuk

mendukung pelaksanaan pengendalian internal Perusahaan, antara lain

penambahan ruang lingkup tugas dan tanggungjawab SPI untuk melakukan

evaluasi atas efektifitas pelaksanaan pengendalian intern, manajemen risiko, dan

proses tata kelola perusahaan, sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan

kebijakan perusahaan sebagai bagian dari job description.

2. Penaksiran Risiko (Risk Assessment)

Berupa pembuatan kebijakan dan prosedur formal yang berkaitan dengan

pengelolaan risiko Perusahaan sebagai pedoman untuk melakukan penilaian risiko (risk

assessment).

3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities)

a. Pembuatan pedoman pelaksanaan pengendalian internal operasional untuk setiap

proses kerja berupa matriks pengendalian, flowchart dan dokumen lainnya

termasuk penetapan penanggungjawab untuk setiap proses kerja;

b. Pengidentifikasian peraturan perundangan yang harus ditaati oleh Perusahaan dan

hubungannya dengan setiap proses kerja, termasuk menentukan unit

penanggungjawab untuk menjamin kepatuhan terhadap peraturan perundangan

tersebut.

4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)

a. Merancang dan mengimplementasikan whistleblowing programme sebagai

sarana komunikasi bagi karyawan untuk melaporkan indikasi terjadinya

pelanggaran (error) atau kecurangan (fraud), terutama yang berkaitan dengan

masalah pengendalian internal, operasional perusahaan maupun aktivitas audit;

b. Merancang dan mengimplementasikan mekanisme self-assessment sebagai

sarana untuk memperoleh informasi atas pelaksanaan implementasi pengendalian

internal dari masing-masing Unit Kerja;

c. Merancang dan mengimplementasikan program-program komunikasi berkenaan

dengan aktivitas pengendalian internal yang mencakup antara lain, program

implementasi dan sosialisasi Keputusan Direksi mengenai pengendalian internal.

5. Pemantauan (Monitoring)

Page 18: Pengendalian Internal PTPN

a. Peningkatan peran manajemen dalam melakukan pemantauan secara terus

menerus terhadap pelaksanaan pengendalian internal di Unit Kerjanya masing-

masing dengan cara memastikan pemahaman seluruh personil atas aktivitas

pengendalian internal dan menciptakan lingkungan pengendalian yang

mendukung;

b. Peningkatan peran dan fungsi internal audit dalam melakukan pemantauan secara

berkala terhadap pelaksanaan pengendalian internal;

c. Pemberian pelatihan dan melakukan rekrutasi untuk meningkatkan efektivitas

fungsi internal auditor;

d. Menerapkan mekanisme untuk menjamin tindak lanjut manajemen atas temuan

dan rekomendasi hasil audit baik dari internal maupun eksternal auditor.

Satuan Pengawas Intern

Unit Internal Audit berperan dalam menjalankan fungsi pengendalian atas aktivitas bisnis

perusahaan. Pelaksanaan fungsi SPI dipimpin oleh seorang Kepala SPI yang bertanggungjawab

kepada Direktur Utama. Guna menguatkan peran dan tanggung jawab tersebut, Piagam Internal

Audit telah mendeskripsikannya secara jelas dengan berpedoman pada standar profesi Internal

Audit internasional, yaitu The International Standards for the Professional Practice of Internal

Auditing yang dikeluarkan oleh The Institute of Internal Auditors (IIA). Piagam Internal Audit

tersebut mengatur kode etik, kewenangan dan tanggung jawab SPI, Direksi, dan Komisaris

sehubungan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi SPI.

Misi dari Internal Audit adalah membantu perusahaan mencapai tujuan strateginya melalui

penyempurnaan sistem pengendalian internal dan manajemen risiko. Dalam melaksanakan audit,

Internal Audit melakukan penilaian yang independen terhadap kecukupan dan efektivitas sistem

pengendalian internal, manajemen risiko dan tata kelola, serta secara selektif turut serta

mengevaluasi proses pengembangan sistem-sistem penting serta proyek-proyek khusus yang

sedang dilakukan bank agar kelemahan sistem pengendalian internal dan manajemen risiko yang

teridentifikasi dapat segera diperbaiki.

Page 19: Pengendalian Internal PTPN

Internal Audit melaksanakan audit dengan menggunakan pendekatan audit berbasis risiko (risk

based audit). Aktivitas audit direncanakan dengan mempertimbangkan tingkat risiko yang ada di

setiap unit kerja. Tingkat risiko di setiap unit kerja dievaluasi dengan mempertimbangkan risiko

inheren maupun control environment yang ada di unit yang bersangkutan.

Kualifikasi/sertifikasi sebagai profesi audit internal Standar Profesi Internal Audit merupakan

syarat yang harus dipenuhi oleh auditor untuk menjaga kualitas kinerja auditor. Hasil

pemeriksaan yang memenuhi standar akan membantu pelaksanaan tugas manajemen, unit kerja

yang diaudit serta Eksternal Auditor.

Standar Profesi Audit Internal mempunyai tujuan sebagai berikut :

a. Memberikan kerangka untuk melaksanakan dan mengembangkan kegiatan internal audit

yang dapat memberikan nilai tambah dan meningkatkan kinerja kegiatan operasional

perusahaan.

b. Mendorong peningkatan kinerja audit internal

c. Menjadi acuan dalam penyusunan pendidikan dan pelatihan bagi Auditor Internal.

d. Standar Profesi Internal Audit terdiri atas Standar Atribut dan Standar Kinerja. Standar-

standar tersebut merupakan bagian dari pedoman praktik audit internal.

Standar Atribut

Page 20: Pengendalian Internal PTPN

Standar Atribut berkenaan dengan karakteristik organisasi, individu dan pihak-pihak yang

melakukan kegiatan audit internal yang mencakup :

a. Indenpendensi dan Objektivitas

b. Keahlian dan Kecermatan Profesi

c. Peningkatan Kualitas Fungsi Internal Audit

Standar Kinerja

Standar Kinerja merupakan ukuran kualitas pekerjaan audit mulai dari perencanaan sampai

dengan pemantauan tindak lanjut yang mencakup :

a. Pengelolaan Fungsi

b. Ruang Lingkup Pemeriksaan

c. Perencanaan Pemeriksaan

d. Pelaksanaan Pemeriksaan

e. Laporan Hasil Pemeriksaan

f. Pemantauan Tindak Lanjut Selain standar atribut dan standar kinerja profesi, internal

audit juga harus memiliki standar perilaku yang merupakan kode etik dari internal

audit.

Pedoman Kerja SPI

Satuan Pengawasan Intern (SPI) PTPN VIII memiliki Piagam Pengawasan (internal audit

charter) yang disepakati dan ditetapkan oleh Direksi, secara garis besar Piagam Pengawasan

berisi antara lain:

a. Standar professional audit intern yang dikeluarkan oleh FK-SPI

b. Posisi dan fungsi audit internal di dalam perusahaan

c. Kewenangan fungsi audit internal

d. Ruang lingkup fungsi audit internal

Page 21: Pengendalian Internal PTPN

Ruang Lingkup Tugas SPI

Tugas SPI dalam melaksanakan program kegiatan audit dan fungsi pengendalian atas aktivitas

bisnis perusahaan adalah sebagai berikut:

a. Melakukan pengawasan terhadap kegiatan operasional perusahaan baik di kebun / unit

maupun di bagian Kantor Pusat di lingkungan perusahaan

b. Memberikan rekomendasi mengenai penyempurnaan sistem pengendalian intern,

termasuk penilaian terhadap surat edaran umum, standar operasional prosedur, metode

kerja, standar biaya, sistem dan prosedur.

c. Mengindentifikasi hal-hal yang memerlukan perhatian manajemen unit kerja termasuk

manajemen risiko jika tidak memiliki bagian manajemen risiko sendiri.

d. Memberikan konsultasi kepada unit kerja di perusahaan mengenai sistem pengendalian

manajemen.

e. Memenuhi ketentuan yang ada di dalam piagam internal audit (internal audit charter)

dalam rangka meningkatkan dan menjaga kualitas kinerja auditor.

Tanggung jawab SPI dalam menjalankan fungsinya tersebut adalah dengan memberikan

rekomendasi, konsultasi, dan informasi mengenai aktivitas yang diauditnya sesuai dengan

standar audit dan standar perilaku operasional yang dituntut kode etik serta charter audit internal

PT Perkebunan Nusantaran VIII (Persero). Tanggung jawab ini meliputi juga koordinasi

pelaksanaan audit dengan auditor eksternal dan Komite Audit sesuai dengan standar audit dan

kode etik masing-masing, sehingga tujuan audit semua pihak tercapai.

Dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya pada pelaksanaan program kegiatan audit dan

fungsi pengendalian aktivitas bisnis perusahaan, SPI dibekali dengan wewenang untuk :

a. Mengakses seluruh data dan informasi mengenai PTPN VIII yang berkaitan dengan

pelaksanaan tugas-tugas auditnya. Hal ini meliputi dokumen, pencatatan, meminta

keterangan dari setiap karyawan, dan meninjau/melakukan pemeriksaan fisik atas seluruh

kekayaan perusahaan;

b. Melaksanakan Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) yang telah disahkan dan

disetujui oleh Direktur Utama; dan

Page 22: Pengendalian Internal PTPN

c. Menyampaikan laporan hasil audit dan perkembangan tindak lanjut hasil audit kepada

Direktur Utama.

Struktur Organisasi SPI Berdasarkan struktur organisasi PTPN VIII, kedudukan SPI merupakan

Bagian dan bertanggung jawab kepada Direktur Utama.