PENGELOLAAN JURNAL ELEKTRONIKPADA PERPUSTAKAAN BADAN PENGKAJIAN DAN

PENERAPAN TEKNOLOGI (BPPT)

SkripsiDiajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (SIP)

OlehFAUZIAH

NIM: 1110025000013

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAANFAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERISYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA1435 H/2014 M

v

ABSTRAK

Fauziah

Pengelolaan Jurnal Elektronik Pada Perpustakaan Badan Pengkajian danPenerapan Teknologi (BPPT)

Penelitian Pengelolaan Jurnal Elektronik Pada Perpustakaan Badan Pengkajiandan Penerapan Teknologi (BPPT) ada tiga variable yaitu : kebijakan, mekanismepengelolaan jurnal elektronik dan kendala pada perpustakaan tersebut. Jenispenelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif denganinforman yang berjumlah tiga orang yaitu Kepala Perpustakaan, Kepala BagianSub Bidang Otomasi, dan Kepala Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan. Teknikpengumpulan data dalam penelitian ini adalah wawancara dan observasi. Hasilpenelitian adalah kebijakan pengelolaan jurnal elektronik yaitu: kebijakanpenghimpunan karya cetak dan karya rekam, kebijakan penerbitan jurnalelektronik di BPPT, kebijakan akses jurnal. Mekanisme pengelolaan jurnalelektronik yang ada di perpustakaan BPPT sudah open access dan mengunakan E-Pubic System adalah open journal system. Mekanisme pengelolaan jurnalelektronik dapat dilakukan oleh penulis dan pustakawan. Kendala dalampengelolaan jurnal elektronik adalah jurnal dari unit kerja dan perekayasa belumdiserahkan ke perpustakaan BPPT, serta kurangnya SDM untuk alih media.

Kata Kunci : Pengelolaan Jurnal, Jurnal elektronik

vi

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, yang telah

memberikan rahmat dan hidayahnya, dan tak lupa pula penulis panjatkan kepada

junjungan kita, Nabi Besar Muhammad SAW yang telah membawa umatnya dari

zaman kegelapan menuju zaman terang benderang seperti saat ini. Alhamdulilah

penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul “Pengelolaan Jurnal

Elektronik Pada Perpustakaan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi

(BPPT)”, sebagai salah satu syarat akademik dalam menyelesaikan studi sarjana

(SI) pada Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas

Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Penulis menyadari penulisan skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan dan

masih banyak kekurangan, karena keterbatasan referensi yang digunakan.

Penulisan harapkan saran dan kritik yang membangun bagi penulis untuk

kesempurnaan skripsi ini.

Tak lupa penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah

banyak membantu dan mendukung penulis dalam penyusunan skripsi ini,

diantaranya :

1. Bapak Prof. Dr. Oman Fathurahman, M.Hum selaku Dekan Fakultas Adab

dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan FAH

UIN Jakarta.

vii

3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu

Perpustakaan FAH UIN Jakarta dan pembimbing dosen Pembimbing yang

telah membantu penulis dalam menyusun skripsi dan telah berkenan

memberikan bimbingan dan pengarahannya, serta telah meluangkan waktu,

tenaga dan pikirannya dalam membantu penulis menyelesaikan skripsi ini.

4. Segenap Bapak/Ibu dosen Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan penulis

banyak ilmu dan pengetahuan yang tidak terhingga.

5. Dra. Lucyana Habibie, MM selaku Kepala Bidang Perpustakaan periode Mei

2014, Ramatun Anggraini Kiemas, S.Sos, selaku Kepala Bidang

Perpustakaan, Suci Wulandari, SSos selaku Kepala Sub Bidang Akuisisi dan

Pengolahan Bahan Pustaka, Eka Meifrina Suminarsih, SS, MM selaku

Kepala Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka

6. Kedua orangtua penulis Ibu dan Bapak, yang tidak pernah lelah memberikan

bimbingan dan nasihat kepada penulis untuk tetap semangat menyusun

skripsi ini.

7. Kakak, adik, sepupuku yang membantu dalam skripsi hingga akhir.

8. Teman seperjuangan yang selalu memberikan informasi dan semangat untuk

menyelesaikan skripsi ini yaitu Vivi Alfiah, Heni Suhaeni, Rahayu Oktaviani,

Husnul Khotimah, Dara Rahmita Dewi, Rinda Ayunda dan teman-teman

yang tidak bisa disebutkan satu persatu yang telah membantu dan menemani

penulis selama kuliah.

9. Teman-teman Ilmu Perpustakaan angkatan 2010 yang telah memberikan

semangatnya kepada penulis.

viii

Penulis tidak dapat membalas kebaikan semua pihak yang telah membantu

penulis, semoga Allah SWT dapat membalas dengan pahala dan ridha yang

melimpah amin. Penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat. Amin.

Jakarta, 27 Juni 2014

Penulis

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ......................................................................................... i

LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................. ii

LEMBAR PENGESAHAN PANITIAN UJIAN ........................................... iii

LEMBAR PERNYATAAN .............................................................................. iv

ABSTRAK ......................................................................................................... v

KATA PENGANTAR ...................................................................................... vi

DAFTAR ISI ..................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ............................................................................................. xii

DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................... xiii

BAB 1 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ..................................................................... 1

B. Batasan dan Rumusan Masalah ............................................ 5

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................ 5

D. Metode Penelitian ................................................................. 6

1. Jenis Penelitian ............................................................... 6

2. Sumber Data ................................................................... 7

3. Informan.......................................................................... 7

4. Teknik Pengumpulan Data ............................................. 7

5. Teknik Analisa Data ......................................................... 9

E. Definisi Istilah……………………………………………… 9

F. Sistematika Penulisan .......................................................... 10

x

BAB II TINJAUAN LITERATUR

A. Perpustakaan Khusus

1. Pengertian Perpustakaan Khusus .................................. 12

2. Fungsi dan Tujuan Perpustakaan Khusus...................... 13

B. Kebijakan ............................................................................ 15

C. Pengelolaan jurnal elektronik

1. Pengertian Pengelolaan…………...….………………… 16

2. Pengertian jurnal elektronik……………………………..17

3. Konseptual Jurnal Elektronik ........................................ 19

4. Jurnal Akses terbuka (Open Acceess Journal) ............... 23

5. E-Public System ............................................................. 29

D. Penelitian Relevan .............................................................. 31

BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN BADAN

PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI (BPPT)

A. Sejarah Singkat ..................................................................... 34

B. Visi dan Misi ........................................................................ 35

C. Struktur Organisasi ............................................................... 36

D. Kegiatan Perpustakaan ......................................................... 37

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Tahapan Penelitian .............................................................. 46

B. Hasil Penelitian .................................................................... 47

C. Pembahasan ......................................................................... 67

xi

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan .......................................................................... 76

B. Saran. ................................................................................... 77

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 79

LAMPIRAN

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

xii

DAFTAR TABEL

1. Tabel 1 Struktur Organisasi Perpustakaan Perpustakaan BPPT.................. 36

2. Tabel 2 Kriteria Informan............................................................................ 46

xiii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1: Transkip Wawancara

Lampiran 2: Lembar Pengajuan Proposal Skripsi

Lampiran 3: Surat Tugas Dosen Pembimbing

Lampiran 4: Lembar Surat Pergantian Judul

Lampiran 5: Lembar Izin Penelitian

Lampiran 6: Unit Kerja

Lampiran 7 : Peraturan Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi

Lampiran 8: Tahapan Pengelolaan Jurnal Elektronik

Lampiran 9: Foto-Foto

Lampiran 10 : Daftar Riwayat Hidup

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Saat ini masyarakat menganggap informasi telah menjadi hal yang

sangat penting untuk digunakan dalam kehidupan masyarakat. Dalam

kehidupan sehari-hari informasi terus berkembang mengikuti perkembangan

zaman yang semakin dinamis. Dalam kehidupan bermasyarakat, informasi

berguna untuk mengambil keputusan. Suatu keputusan yang tidak didukung

oleh informasi yang cukup biasanya kurang akurat dan sering tidak dapat

memberikan hasil yang memuaskan. Informasi adalah sesuatu yang

mempengaruhi atau mengubah status pikiran. Dalam jasa informasi, informasi

yang paling sering disampaikan melalui media teks, dokumen atau rekaman,

artinya apa yang mungkin dipahami seseorang yang berasal dari sebuah teks

atau dokumen.1

Perpustakaan dalam ruang lingkup dunia pekerjaan sampai saat ini

masih memegang peranan yang sangat penting dalam kegiatan penelitian dan

pekerjaan di dalam lingkungan yang berada di sekitar perpustakaan tersebut.

Salah satu jenis perpustakaan yang memiliki hasil-hasil karya ilmiah yang

dihasilkan dari para peneliti adalah perpustakaan khusus.

Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan sebuah departemen,

lembaga negara, lembaga penelitian, organisasi massa, militer, industri,

1 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Universitas Terbuka, 2010),h. 1.35.

2

perusahaan swasta, BUMN, pusat informasi, bahkan perpustakaan pribadi.2

Lembaga yang dimaksud dapat berupa lembaga-lembaga industri, lembaga

perkantoran (departemen), lembaga penelitian, dan lembaga-lembaga

pemerintahannya.3 Perpustakaan khusus yang terdapat di lembaga penelitian

dan pengembangan berfungsi mengumpulkan dan menyajikan semua bahan

pustaka dalam satu subjek atau lebih untuk menunjang penelitian dan

pengembangan yang dilakukan oleh badan induk.

Perpustakaan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi selanjutnya

disebut BPPT merupakan salah satu dari perpustakaan khusus. Karya cetak

dan karya rekam yang sudah diterima oleh perpustakaan BPPT dicatat, diolah,

disimpan, didayagunakan, dan dilestarikan sesuai dengan ketentuan

pengelolaan karya cetak dan karya rekam.

Koleksi yang terdapat dalam perpustakaan BPPT ada yang dalam

bentuk grafis dan elektronik. Pengadaan perpustakaan dilakukan sesuai

dengan kebutuhan pemustaka yang berada di lingkungan perpustakaan

tersebut. Diantara koleksi yang dimiliki perpustakaan BPPT terdapat koleksi

yang disebut dengan koleksi intern (local content). Koleksi intern (local

content) adalah hasil karya staf atau karyawan BPPT sendiri yang dihimpun,

diolah dan disimpan pada satu tempat tersendiri di perpustakaan BPPT.

Koleksi yang termasuk ke dalam koleksi intern (local content) dalam

perpustakaan BPPT adalah jurnal elektronik, skripsi, laporan karya ilmiah dan

laporan penelitian lainnya.

2 Karmidi Martoatmodjo, Manajemen Perpustakaan Khusus (Jakarta: UniversitasTerbuka, 1999), h. 1. 3.

3 Sulistyo Basuki, Priodisasi Perpustakaan Indonesia, h. 89.

3

Jurnal elektronik, sering juga disebut penerbitan elektronik, adalah

jurnal yang dibuat, diterbitkan dan didistribusikan melalui jaringan elektronik

seperti internet. Jurnal elektronik tersedia dalam format elektronik, akan tetapi

penerbit dapat juga menyediakannya dalam versi cetak.4

Pengelolaan jurnal elektronik pada perpustakaan BPPT dilakukan oleh

dua orang yang diantaranya satu dari bagian Sub Bidang Sistem Otomasi

Kepustakaan dan satu dari bagian Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan Bahan

Pustaka. Pengelolaan jurnal elektronik di perpustakaan BPPT mencakup tidak

hanya jurnal yang berasal dari hasil karya pegawai BPPT saja, tetapi juga

jurnal yang berasal dari instansi lain. Jurnal berisi hasil karya pegawai BPPT,

akan di unggah baik cover, abstrak dan artikel bisa di unduh secara fulltext.

Sedangkan jurnal yang berasal dari instansi lain hanya sebatas unggah cover

dan data bibliografi jurnal saja, jadi jika ingin mendapatkan informasi yang

ada di dalam jurnal yang diinginkan maka harus datang ke perpustakaan

BPPT, karena perpustakaan tidak menerima soft copy jurnal dari instansi lain,

hal itu terjadi dikarenakan softcopy hanya ada pada pemilik jurnal tersebut dan

perpustakaan BPPT hanya menerima jurnal dalam bentuk tercetak.

Pengelolaan jurnal elektronik pada perpustakaan BPPT menggunakan panduan

penggunaan jurnal elektronik BPPT : modul 2 editor, pedoman penggunaan

jurnal elektronik BPPT : pustakawan, dan panduan penggunaan jurnal

elektronik BPPT untuk penulis.

4 Ekawati Marlina, “Jurnal Elektronik : Keuntungan dan Kerugiannya,” diakses padatanggal 20 April 2014 dari http://www.pdii.lipi.go.id/read/2012/12/30/jurnal-elektronik-keuntungan-dan-kerugiannya.html

4

Perpustakaan BPPT sebagai pusat deposit untuk karya cetak dan karya

rekam akan mencatat, mengolah, menyimpan, mendayagunakan, dan

melestarikan sesuai dengan ketentuan pengelolaan karya cetak dan karya

rekam. Perpustakaan BPPT memiliki kendala dalam pengelolaan jurnal

elektronik antara lain belum menerima seluruh hasil penelitian dari para

perekayasa dan unit kerja dan unit kerja yang ada di perpustakaan BPPT, baik

hard copy maupun soft copy. Selain itu juga memiliki kendala SDM dalam

Sub Bidang Otomasi. Hal ini dikarenakan belum adanya kesadaran dari para

perekayasa dan unit kerja untuk memberikan hasil penelitiannya baik tercetak

maupun soft copy kepada perpustakaan BPPT. Pegawai perpustakaan

seringkali mendatangi para perekayasa dan unit kerja dan unit kerja yang ada

di lingkungan BPPT, agar memberikan hasil penelitiannya baik tercetak

maupun soft copy kepada perpustakaan BPPT, sesuai dengan pemerintah telah

menertbitkan Undang-Undang no. 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya

Cetak dan Karya Rekam yang telah dilengkapi dengan Peraturan Pemerintah

Republik Indonesia nomor 70 tahun 1991 tentang Pelaksanaan Undang-

Undang-Undang No. 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan

Karya Rekam.5 Berdasarkan Undang-Undang tersebut maka kebijakan tertulis

yang ada di perpustakaan BPPT adalah Peraturan Kepala Badan Pengkajian

dan Penerapan Teknologi Nomor 116 Tahun 2013 Tentang Serah Simpan

Karya Cetak dan Karya Rekam di Lingkungan Badan Pengkajian dan

Penerpaan Teknologi (BPPT) yang di tanda tangani oleh Marzan Aziz

5 Supriyanto, Aksentuasi Perpustakaan dan Pustakawanan (Jakarta : Ikatan PustakawanIndonesia Pengurus DKI Jakarta, 2006) h. 55

5

Iskandar yang menjabat sebagai Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan

Teknologi (BPPT) pada tanggal 29 April 2013. Peraturan tersebut sudah

disosialisasikan tetapi belum semua perekayasa dan unit kerja dan unit kerja

menjalankan peraturan tersebut.

Berdasarkan uraian di atas, peneliti tertarik untuk melakukan

penelitian tentang pengelolaan jurnal elektronik, yang dituangkan ke dalam

skripsi berjudul: “Pengelolaan Jurnal Elektronik pada Perpustakaan

Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT)”.

B. Batasan dan Rumusan Masalah

Agar pembahasan pada skripsi ini lebih terarah dan tidak meluas,

maka penulis akan memberikan batasan-batasan masalah yang akan

diteliti, yakni: kebijakan pengelolaan jurnal elektronik, mekanisme

pengelolaan jurnal elektronik dan kendala dalam pengelolaan jurnal

elektronik.

Untuk mempermudah pelaksanaan penelitian ini, penulis

menetapkan rumusan masalah penelitian sebagai berikut:

a. Bagaimana kebijakan yang ada dalam pengelolaan jurnal elektronik

yang diterapkan di lingkungan perpustakaan BPPT?

b. Bagaimana mekanisme pengelolaan jurnal elektronik yang berlaku di

lingkungan BPPT?

c. Kendala apa saja dalam pengelolaan jurnal elektronik?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah :

6

1. Untuk mengetahui kebijakan yang ada dalam pengelolaan jurnal elektronik

yang diterapkan di lingkungan perpustakaan BPPT

2. Untuk mengetahui mekanisme pengelolaan jurnal elektronik yang berlaku

di lingkungan BPPT

3. Untuk mengetahui kendala dalam pengelolaan jurnal elektronik

Manfaat yang diharapkan dari peneliti dalam penulisan ini adalah :

1. Memperluas dan memperdalam pengetahuan penulis tentang pengelolaan

jurnal elektronik di perpustakaan khusus.

2. Memberikan kontribusi pemikiran kepada Perpustakaan BPPT untuk

meningkatkan pengelolaan jurnal elektronik, khususnya pengelolaan jurnal

elektronik

3. Dapat dijadikan bahan evaluasi bagi Perpustakaan BPPT dalam

mengembangkan pengelolaan jurnal elektronik.

D. Metode Penulisan

1. Jenis dan Pendekatan Penelitian

Metode yang digunakan oleh penulis adalah deskriptif. Penelitian

deskriptif adalah penelitian yang bertujuan untuk mendeskripsikan atau

menjelaskan sesuatu hal yang seperti apa adanya.6

Pendekatan penelitian yang digunakan oleh peneliti adalah

pendekatan kualitatif, yakni data yang berbentuk non angka seperti:

kalimat-kalimat, foto, atau rekaman suara dan gambar.7

6 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 60.7 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h. 86.

7

2. Sumber Data

a. Data primer adalah data yang diambil langsung, tanpa perantara, dari

sumbernya. Sumber ini dapat berupa benda-benda, situs, atau

manusia.8 Data primer diambil langsung dari hasil wawancara antara

peneliti denganpetugas, dan observasi pengelolaan jurnal elektronik

yang ada di perpustakaan BPPT.

b. Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari

sumbernya. Data sekunder biasanya diambil dari dokumen-dokumen

(laporan, karya tulis orang lain, koran, majalah).9

3. Informan

Informan adalah orang yang dinilai dapat memberikan informasi

tentang situasi dan kondisi penelitian.10 Penentuan informan ditentukan

dengan mencari pihak yang memahami objek penelitian. Sedangkan yang

menjadi informan berjumlah 3 orang yaitu Kepala Bidang Perpustakaan,

Kepala Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka, dan Kepala

Sub Bidang Sistem Informasi dan Otomasi Kepustakaan.

4. Teknik Pengumpulan Data

Dalam pengumpulan data penelitian disesuaikan dengan fokus dan

tujuan penelitian. Data yang dikumpulkan berdasarkan:

a. Observasi (Pengamatan)

Pengamatan adalah alat pengumpulan data yang dilakukan dengan

8 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h. 86.9 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h. 87.10 Lexy. J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Bandung: Remaja Rosdakarya,

1989), h.90

8

cara mengamati dan mencatat secara sistematik gejala-gejala yang

diselidiki.11 Penulis melakukan pengamatan dan pencatatan secara

sistematis terhadap gejala yang terjadi di perpustakaan BPPT,

khususnya pengelolaan jurnal elektronik.

b. Wawancara

Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu.

Percakapan itu dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara

(interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai

(interview) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu.12

Wawancara dilakukan dengan pihak yang ada kaitannya dengan subjek

penelitian ini, yaitu kepada Kepala Bidang Perpustakaan, Kepala Sub

Bidang Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka, dan Kepala Sub

Bidang Sistem Informasi dan Otomasi Kepustakaan.

c. Kajian kepustakaan

Kajian pustaka adalah kegiatan mendalami, mencermati,

menelaah, dan mengidentifikasi pengetahuan.13 Kajian pustaka

dilakukan dengan cara mengumpulkan dan mempelajari dari buku atau

pedoman perpustakaan yang berhubungan dengan masalah yang

penulis bahas.

11 Cholid Narbuko dan Abu Achmadi, Metodologi Penelitian (Jakarta: Bumi Aksara,1997), h. 70.

12 Lexy. J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif, h. 91.13 Suharsimi Arikunto, Manajemen Penelitian (Jakarta: Rineka Cipta, 2005), h.58.

9

5. Teknik Analisis Data

Setelah data dipeoleh maka langkah selanjutnya adalah mengolah

data melalui beberapa tahapan yaitu:

a. Reduksi data

Reduksi data merujuk pada proses pemilihan, pemfokusan,

penyederhanaan, abstraksi, dan pentransformasian “data mentah” yang

terjadi dalam catatan-catatan lapangan tertulis.14

b. Penyajian data

Setelah data direduksi penulis melakukan penyajian dalam bentuk teks

bersifat naratif.

c. Penarikan kesimpulan

Kesimpulan (conclusion) adalah suatu pernyataan umum dan yang

ingin ditarik dari beberapa kasus, dan menunjukkan pola yang

menggambarkan kesimpulan yang berbeda.15

Data yang diperoleh penulis melalui observasi, wawancara dan kajian

pustaka dicatat dengan rinci, dikelompokkan atau dipilih dan

difokuskan pada hal penting dengan demikian data yang didapat bisa

memberikan gambaran yang jelas.

E. Definisi Istilah

Pengelolaan adalah suatu bentuk proses pelaksanaan kegiatan

kerjasama yang tersusun dengan rapi sesuai dengan prosedur yang dirancang

14 Emzir, Analisis Data (Jakarta: Rajawali Pers, 2011) h. 129.15 Prastya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h. 106

10

dan diselenggarakan dengan pengawasan dalam rangkaian pekerjaan demi

tercapainya tujuan organisasi.

Jurnal elektronik adalah jenis terbitan berkala yang berbentuk jurnal

dalam bentuk elektonik, yang di dalamnya memuat artikel-artikel dalam

bidang ilmiah yang merupakan hasil penelitian dari para peneliti di lingkungan

BPPT dan artikel-artikel dihasilkan oleh orang yang sesuai dengan

keahliannya.

F. Sistematika Penulisan

Penulis skripsi membagi menjadi lima bab, adapun urutannya yaitu:

BAB I Pendahuluan

Bab ini meliputi latar belakang masalah, batasan dan rumusan

masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian,

definisi istilah dan sistematika penulisan.

BAB II Tinjauan Literatur

Bab ini memuat tinjauan literatur yang berkaitan dengan

masalah yang diteliti yakni, berisi: pengertian perpustakaan

khusus, fungsi dan tujuan perpustakaan khusus, kebijakan,

pengertian pengelolaan jurnal elektronik, pengelolaan jurnal

elektronik, konseptual jurnal elektronik, jurnal akses terbuka

(open acceess journal), e-public system, penelitian relevan

BAB III Gambaran Umum Perpustakaan Badan Pengkajian dan

Penerapan Teknologi (BPPT).

Bab ini berisi tentang gambaran umum Badan Pengkajian dan

11

Penelitian Teknologi (BPPT), meliputi: sejarah singkat, visi

dan misi, struktur organisasi perpustakaan, kegiatan

perpustakaan, organisasi manajemen perpustakaan, kegiatan

perpustakaan.

BAB IV Hasil Penelitian dan Pembahasan

Bab ini memuat temuan tahapan, hasil dan pembahasan tentang

kajian Pengelolaan Jurnal elektronik Pada Perpustakaan

Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT).

BAB V Penutup

Bab ini meliputi kesimpulan dan saran.

12

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Perpustakaan Khusus

1. Pengertian Perpustakaan Khusus

Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang didirikan

untuk mendukung visi dan misi lembaga-lembaga khusus dan berfungsi

sebagai pusat informasi khusus terutama berhubungan dengan penelitian

dan pengembangan. Biasanya perpustakaan ini berada di bawah badan,

institusi, lembaga atau organisasi bisnis, industri, ilmiah, pemerintah, dan

pendidikan misal perguruan tinggi, perusahaan, departemen, asosiasi

profesi, instansi pemerintah dan lain sebagainya.16

Mulyadi Achmad memberikan definisi perpustakaan khusus

sebagai berikut: Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang

diselenggarakan oleh suatu lembaga khusus yang di luar lembaga yang

telah memuat butir a (perpustakaan umum), b (perpustakaan sekolah), dan

(perpustakaan perguruan tinggi). Lembaga yang dimaksud dapat berupa

lembaga-lembaga industri, lembaga perkantoran (departemen), lembaga

penelitian, dan lembaga-lembaga pemerintahannya.17

Sedangkan menurut Standar Nasional Indonesia perpustakaan

khusus adalah institusi/unit kerja pengelola karya tulis, karya cetak, dan

16 Arif Surachman, “Pengelolaan Perpustakaan Khusus”, artikel diakses pada 4Desember 2014 dari http://eprints.rclis.org/8633/1/Manajemen_Perpustakaan_Khusus.pdf

17 Sulistyo Basuki, Priodisasi Perpustakaan Indonesia, h. 89.

13

karya rekam yang dikelola secara profesional berdasarkan sistem yang

baku untuk mendukung kelancaran/keberhasilan pencapaian visi, misi dan

tujuan instansi induk yang menaunginya.18

Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan

khusus adalah perpustakaan yang berada di lembaga pemerintahan atau

lembaga swasta, perpustakaan khusus diadakan sebagai sumber pusat

informasi bagi lembaga induknya dan maka dapat membantu pekerjaan

pegawai dari lembaga tersebut secara profesional berdasarkan sistem yang

baku untuk mendukung kelancaran/keberhasilan pencapaian visi,misi dan

tujuan instansi induk yang menaunginya.

2. Fungsi dan Tujuan Perpustakaan Khusus

a. Fungsi Perpustakaan Khusus

Perpustakaan khusus ini juga sering disebut dengan perpustakaan

kedinasan. Fungsinya lebih diarahkan sebagai sarana literatur yang

menunjang program kedinasan. Koleksinya sangat khusus sesuai dengan

kebutuhan lembaga kedinasan yang bersangkutan.19 Fungsi sebuah

perpustakaan khusus adalah menyediakan dan mendukung kelancaran

pelaksanaan kegiatan organisasi yang menaungi perpustakaan itu.20

Fungsi perpustakaan khusus tidak jauh berbeda dengan jenis

perpustakaan lain, yaitu sebagai tempat sirkulasi informasi, pendidikan,

pelestarian ilmu pengetahuan dan budaya, pusat dokumentasi dan

18 Standar Nasional Indonesia, Perpustakaan Khusus Instansi Pemerintah, (Jakarta,Standar Nasional Indonesia (SNI) 7496:2009, 2009)

19 Karmidi Martoatmodjo, Manajemen perpustakaan, h. 1.5.20 Sutarno Ns, Perpustakaan dan Masyarakat, (Jakarta: Yayasan Obor Jakarta, 2003) h. 39.

14

rekreasi.21

Dari beberapa fungsi perpustakaan khusus di atas maka dapat

disimpulkan bahwa fungsi perpustakaan khusus adalah sebagai tempat

penelitian, pengembangan dan selain itu perpustakaan khusus juga

memiliki fungsi untuk menyimpan, mengolah dan untuk melestarikan serta

memberikan informasi kepada para pemustaka perpustakaan yang berada

di lingkungan perpustakaan tersebut.

b. Tujuan Perpustakaan Khusus

Tujuan perpustakaan khusus lazimnya sama yaitu membantu tugas

badan induk perpustakaan bernaung.22 Pembagian tugas lebih lanjut dari

masing-masing perpustakaan akan berbeda. Sebagai contoh, perpustakaan

industri dan badan komersial bertujuan membantu badan induk

menghemat waktu dan uang. Sedangkan tujuan utama dari perpustakaan

khusus adalah untuk mendukung tujuan organisasi.23 Tujuan perpustakaan

secara umum menghimpun, menyediakan, mengolah, memelihara, dan

mendayagunakan semua koleksi bahan pustaka, menyediakan sarana

pemanfaatannya, dan melayani masyarakat pengguna, yang membutuhkan

informasi dan bahan bacaan.24

21 Novian, “Mengenal Fungsi Dan Pekerjaan Rutin di Perpustakaan Khusus”, artikeldiakses 26 maret 2014 dari http://novian-r-p-fisip08.web.unair.ac.id/artikel_detail-37849-PerpustakaanMengenal%20Fungsi%20Dan%20Pekerjaan%20Rutin%20Di%20Perpustakaan%20Khusus.html

22 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,1993), h. 50.

23 Rachman Hermawan, Etika Kepustakawanan, (Jakarta: CV. Sagung Seto, 2006), h. 4024 Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat, (Jakarta: CV. Sagung Seto, Jakarta, 2006),

h. 53.

15

Dari beberapa tujuan perpustakaan khusus di atas di atas maka

dapat di simpulkan bahwa tujuan dari perpustakaan khusus adalah

membantu tugas badan induk perpustakaan bernaung, untuk mendukung

tujuan organisasi serta menghimpun, menyediakan, memelihara, dan

melayani pemustaka yang membutuhkan informasi.

B. Kebijakan

Kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi garis besar

dan dasar rencana dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan, dan

cara bertindak (tentang pemerintahan, organisasi); pernyataan cita-cita, tujuan,

prinsip, atau maksud sebagai garis pedoman untuk manajemen dalam usaha

mencapai sasaran.25

Tidak ada suatu kesepakatan bersama dalam mengartikan apakah itu

kebijakan. Montvillof memberikan definisi kebijakan sebagai tindakan yang

akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Kebijakan ini bisa dikembangkan dalam level organisasi atau institusi

(micropolicies), atau juga dalam tingkat regional, nasional, dan

internasional.26

Kebijakan dipelajari dalam ilmu kebijakan (policy science), yaitu ilmu

yang berorientasi kepada masalah kontekstual, multi disiplin, dan bersifat

normatif, serta dirancang untuk menyoroti masalah fundamental yang sering

25 Kamus Besar Bahasa Indonesia online, diakses pada tanggal 18 Mei 2014 diakses padahttp://kbbi.web.id/bijak

26 Danies Widi Rahmanto, “Kebijakan pengembangan koleksi di badan perpustakaan danarsip daerah provinsi dki Jakarta,” Skripsi S1 Fakultas ilmu budaya, program studi ilmuperpustakaan, Universitas Indonesia, 2011), h.2.

16

diabaikan, yang muncul ketika warga negara dan penentu kebijakan

menyesuaikan keputusannya dengan perubahan-perubahan sosial dan

transformasi politik untuk melayani tujuan-tujuan demokrasi (Lasswell, HD

dalam Kartodiharjo, 2009).27

Dari beberapa definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa

kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi garis besar dan

dasar rencana dari pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan, dan cara

bertindak yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan

sebelumnya. Kebijakan ini bisa dikembangkan dalam level organisasi atau

institusi (micropolicies).

C. Pengelolaan Journal Elektronik

1. Pengertian Pengelolaan

Kata “Pengelolaan” dapat disamakan dengan manajemen, yang

berarti pula pengaturan atau pengurusan. Banyak orang yang mengartikan

manajemen sebagai pengaturan, pengelolaan, dan pengadministrasian, dan

memang itulah pengertian yang populer saat ini. Pengelolaan diartikan

sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh

sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai

tujuan tertentu.28

Menurut Oey Liang Lee Manajemen adalah seni dan ilmu

perencanaan pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan

27 Samsul Bakeri, “Kebijakan”, artikel diakses pada tanggal 8 Juni darihttp://pustaka.pu.go.id/new/artikel-detail.asp?id=284

28 Siti Hardyanti Patimah, “Pengelolaan Perpustakaan Sekolah Di Sekolah Dasar NegeriSe-Kecamatan Nanggulan Kabupaten Kulon Progo”, (Skripsi S1 Fakultas Ilmu Pendidikan,Universitas Negeri Yogyakarta, 2012), h. 14.

17

daripada sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan.29

Menurut Mary Parker Follet manajemen Adalah sebagai seni

menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa

seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk

mencapai tujuan organisasi.30

Gulick dalam Wijayanti mendefinisikan manajemen sebagai suatu

bidang ilmu pengetahuan (science) yang berusaha secara sistematis untuk

memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja bersama-sama untuk

mencapai tujuan dan membuat sistem ini lebih bermanfaat bagi

kemanusiaan.31

Berdasarkan pengertian di atas maka dapat disimpulkan

pengelolaan adalah pengaturan suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang

dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja

dalam mencapai tujuan tertentu.

2. Pengertian Jurnal Elektronik

Jurnal merupakan terbitan dalam bidang subjek tertentu dan

diterbitkan oleh suatu badan/instansi/organisasi tertentu. Biasanya jurnal

ini untuk memuat hasil-hasil penelitian (penelitian kecil atau ringkasan

29 Yosua, “Pengertian Manajemen Dan Fungsi Manajemen,” artikel diakses pada tanggal8 Juli 2014 dari http://www.ilmumu.com/pengetahuan/pengertian-manajemen-dan-fungsi-manajemen/

30 Yosua, “Pengertian Manajemen Dan Fungsi Manajemen,” artikel diakses pada tanggal8 Juli 2014 dari http://www.ilmumu.com/pengetahuan/pengertian-manajemen-dan-fungsi-manajemen/

31 Melisa Nafitri , “Manajemen Sanggar Tari Pesona Nusantara di Kabupaten LahatProvinsi Sumatera Selatan” (Skripsi S1fakultas Bahasa Dan Seni, 2012), h. 5.

18

penelitian) dari bidang/subjek tertentu, yang dilkukan oleh badan/instansi

organisasi tersebut.32

Menurut Tresnawan, jurnal elektronik merupakan terbitan serial

seperti bentuk tercetak tetapi dalam bentuk elektronik yang biasanya

terdiri dari tiga format, yaitu teks, teks dan grafik, serta full image (dalam

bentuk”pdf”). Dalam mengembangkan layanan yang baik, perpustakaan

perlu menyediakan jurnal elektronik dalam bentuk online dengan

menghubungkan ke jaringan internet yang merupakan sumber informasi

dari seluruh dunia. Jurnal elektronik sangat bermanfaat bagi penelusur

informasi karena memudahkan pencarian artikel dari satu jurnal atau lebih

secara cepat dan tepat.33

Adapun pengertian electronic journal (e-journal) dalam

“Dictionary of Information and Library Management” ,2006: 65, adalah

“a journal that is transmitted via a computer network”.34 Maksud dari

kalimat tersebut adalah sebuah jurnal yang ditransmisikan melalui jaringan

komputer.

Sedangkan jurnal elektronik menurut kamus kepustakawanan

Indonesia adalah jurnal yang segala aspek (penyiapan, review, penerbitan,

32 Samsul Bakeri, “Kebijakan”, artikel diakses pada tanggal 8 Juni darihttp://pustaka.pu.go.id/new/artikel-detail.asp?id=284

33 Supriyono, Manajemen Jurnal Cetak, Elektronik Dan Bahan Khusus Di PerpustakaanUgm,” artikel diakses pada tanggal 11 April 2014 darihttp://prisekip.blog.ugm.ac.id/files/2010/02/MANAJEMEN - JURNAL-CETAK-DAN-ELEKTRONI-2.pdf

34 Waluhyo, “Jurnal Elektronik Sebuah Fasilitas Untuk Mewujudkan MasyarakatBerbasis Pengetahuan,” artikel diakses pada tanggal 12 April 2014 dari http://untung-waluyo.blog.ugm.ac.id/2012/04/30/e-journal-sebuah-fasilitas-untuk-mewujudkan-masyarakat-berbasis-pengetahuan/

19

dan penyebaran) dilakukan secara elektronik.35

Dengan beberapa pengertian di atas, maka dapat disimpulkan

bahwa pengertian dari jurnal elektronik adalah sebuah jurnal yang

ditransmisikan melalui jaringan komputer yang berisi artikel-artikel

ilmiah, karya ilmiah yang mempunyai nomor standard dalam bentuk

elektronik yang biasanya terdiri dari tiga format, yaitu teks, teks dan

grafik, serta full image (dalam bentuk “pdf”).

3. Konseptual Jurnal Elektronik

Jurnal elektronik merupakan versi elektronik dari suatu jurnal.

Jurnal elektronik ini berisikan informasi-informasi digital yang berwujud

teks atau gambar.36 Dengan adanya jurnal elektronik maka penerbitan

jurnal ilmiah sudah melalui proses elektronik di mana proses pengiriman,

penerimaan, review sampai proses terbitnya dilakukan online sehingga

memudahkan akses serta menekan biaya penerbitan.

Jurnal yang telah terbit secara online kemudian dapat bergabung

bersama dengan jurnal online yang lain dalam suatu database sehingga

terintegrasi satu sama lain dan dapat mudah diakses teutama dengan topik

atau bidang penelitian yang sama. Hal tersebut memudahkan pengguna

untuk mengakses jurnal secara bersama-sama.

35 Lasa, Hs, Kamus Kepustakawanan Indonesia (Yogyakarta: Pustaka Book Publisher,2009), h. 128.

36 Lukman dan Swistien, Manajemen Penerbitan Jurnal Ilmiah (Jakarta: Sagung Seto,2012), h. 83.

20

Proses penerbitan jurnal elektronik, secara berturut-turut adalah

sebagai berikut:37

a. Proses penerbitan

b. Pengumuman

c. Permintaan naskah

d. Pengiriman naskah dari penulis

e. Review

f. Pemberitahuan hasil review

g. Pengiriman perbaikan naskah

h. Pengeditan layout

i. Pencetakan

j. Distribusi

Adapun kelebihan yang online journals adalah sebagai berikut :38

1. Kecepatan (speed), artikel dapat segera diletakkan di web tanpa

menunggu waktu lama lagi.

2. Penelusurannya mudah (easy searchable) merupakan keuntungan

utama dalam format elektronik.

3. Interaktf (interactive), kemudahan dalam mengakses artikel yang

langsung dibaca dan juga dicetak (printed) jika dibutuhkan. Artikel

dapat dikirim melalui e-mail.

4. Aksesibilitas (accecible), akses melalui internet merupakan salah satu

37 Lukman dan Swistien, Manajemen Penerbitan Jurnal Ilmiah (Jakarta: Sagung Seto,2012), h. 82.

38 Solihin Arianto, “membangun database e-journal”, “Al-Maktabah V 10, No. 1 (Juli2010) h. 68.

21

cara akses yang berbeda dengan jurnal tercetak. Cara tersebut

memberikan kemudahan mengakses tanpa memerlukan kehadiran fisik

dimana jurnal-jurnal elektronik tersebut disimpan. Kemudian

dipandang sebagai pemecah kendala dalam penelitian yang demokratis

(breaking down the barriers to democratic research). Disamping itu,

beberapa pengguna dapat mengakses jurnal online secara bersamaan.

5. Links, merupakan kaitan antara satu artikel dengan artikel lainnya yang

disitir (hypertext format). Fitur links memungkinkan untuk mengetahui

artikel yang mensitir artikel yang sedang dibaca tersebut. Selain itu

satu judul artikel yang terdapat pada bibliografi satu arikel dapat

dibuka kembali sebagai satu rujukan lain yang berbeda.

6. Nilai tambaha (added value), merupakan kelebihan lainnya dari jurnal

elektronik pengguna animasi, virtual really dan diagram matematik

interaktif (interactive mathematical charts).

7. Mudah (inexpensive). Masalah ini selalu menjadi perdebatan.

Menggunakan jurnal elektronik telah mengurangi biaya sebanyak 70%

dibandingkan dengan membeli jurnal tercetak. Banyaknya jurnal yang

diakses menjadi salah salah satu unsur pemanfaatan. Menggunakan

jurnal elektronik menjadi lebih murah dari pada jurnal tercetak.

8. Fleksibilitas (flexibility). Pengguna jurnal elektronik tidak tergantung

dengan format, printer atau jaringan distribusi yang selalu melekat

dengan jurnal tercetak.

22

Disamping kelebihan-kelebihan jurnal elektronik yang disebutkan di atas,

jurnal elektronik juga memiliki beberapa kekurangan sebagai berikut:39

1. Kesulitan membaca layar computer (difficully reading computer

screens). Kesulitan ini muncul karena pada saat mengakses jurnal

elektronik, pengguna juga pada saat yang sama membuka windows

lainnya. Cara ini juga berpengaruh pada proses unduh dari hasil akhir

pencarian.

2. Sering tidak memasukkan indeks atau abstrak (often not included in

indexing and abstracting services). Pada umumnya artikel yang ada

pada jurnal elektronik menyediakan keduanya, tetapi ada juga yang

tidak melengkapi salah satunya.

3. Pengarsipan (archiving). Beberapa hal yang berkaitan dengan jurnal

elektronik adalah proses penyimpanan data digitalnya. Perpustakaan

perlu menetapkan pilihan apakah akan disimpan sebagai koleksi

tersendiri pada tempat terpisah tau dibiarkan sesuai dengan kebutuhan

pengguna karena bisa diakses kapan saja sepanjang masih dilanggan

oleh perpustakaan.

4. Sitasi yang mudah rusak (perishable citation). Perubahan URL

menjadikan akses ke jurnal elektronik menjadi terganggu bahkan

hilang semuanya.

5. Keasliannya (authenticity). Sumber dan otoritas material secara umum

menjadi perhatian pada akses jurnal elektornik. Kredibilitas pembaca

39 Solihin Arianto, “membangun database e-journal”, “Al-Maktabah V 10, No. 1 (Juli2010) h. 70.

23

jurnal elektronik selalu harus diperhatikan.

6. Mesin pencari mengabaikan file “PDF” (search engine PDF ignore

files). Pengguna perlu memperhatikan format dari atikel jurnal

elektronik. Format yang tersedia merupakan copy dari versi jurnal

tercetak.

4. Jurnal Akses Terbuka (Open access Journal)

Open access atau dapat diterjemahkan sebagai akses bebas sebuah

fenomena masa kini yang berkaitan dengan dua hal : keberadaan teknologi

digital dan akses ke artikel jurnal ilmiah dalam bentuk digital.40

“Open Access Journal” atau jurnal akses terbuka dapat

didefinisikan sebagai jurnal dengan teks penuh (full text) yang tersedia dan

dapat diakses gratis di web/internet.41

Open Access merupakan sebuah fenomena masa kini yang

berkaitan dengan dua hal: keberadaan teknologi digital dan akses jurnal

secara digital yang telah memungkinkan perluasan dan kemudahan akses,

dan kenyataan inilah yang ikut melahirkan Open Access (disingkat OA),

atau lebih tepatnya Gerakan OA (Open Access movement). Secara lebih

spesifik, OA merujuk kepada aneka literatur digital yang tersedia secara

terpasang (online), gratis (free of charge), dan database dari semua ikatan

atau hambatan hak cipta adalah lisensi.42

40 Putu Laxman Pendit, “Perpustakaan Digital dari A sampai Z” (Jakarta: CitaKaryakarsa, 2008), h. 192.

41 Lukman dan Swistien, Manajemen Penerbitan Jurnal Ilmiah, h. 83.42 Putu Laxmana Pendit, “Serba Open di Jagat Informasi : Memahami OA, OAI, dan

OAIS dan Hubungannya dengan Kemelekan Informasi ,”artikel diakses pada tanggal 8 April 2014

24

Dari beberapa pengertian di atas maka dapat disimpulkan jurnal

akses terbuka adalah jurnal yang memiliki akses terbuka yang jurnalnya

berbentuk digital secara full text dapat diakses gratis di web/internet.

Dengan “Open Access Journal” maka terdapat ketersediaan jurnal

ilmiah secara bebas di internet, pembaca dengan bebas membaca jurnal

tersedia, mengunduh dan mencetak jurnal tersebut. Dengan akses terhadap

banyak jurnal membuka kesempatan seluasnya kepada negara maju untuk

berbagi pengetahuan dengan negara-negara berkembang, demikian juga

sebaiknya, selain itu dengan OAJ pengayaan pendidikan dan penelitian

dapat dipercepat prosesnya. Dalam “Open Access Journal” peneliti dapat

mempublikasikan hasil penelitian mereka dalam jurnal dengan akses

terbuka tanpa dikenai biaya.

Salah satu kendala dengan adanya “Open Access Journal”, yang

masih ada ialah terkait dengan hak cipta. Gerakan akses terbuka adalah

upaya global untuk memberikan akses gratis elektronik untuk literatur

ilmiah, terutama peer-review jurnal. Berdasarkan kategorinya “Open

Access Journal” dapat dibagi sebagai berikut:43

a. Jurnal akses sepenuhnya terbuka.

b. Jurnal dengan artikel-artikel penelitian akses terbuka (hibrida jurnal

akses terbuka).

c. Jurnal dengan beberapa artikel akses terbuka dan akses tertunda

lainnya.

darihttp://dspace.library.uph.edu:8080/bitstream/123456789/148/2/Putu%20Laxman%20Pendit.Serba%20Open%20di%20Jagat%20Informasi.pdf

43 Lukman dan Swistien, Manajemen Penerbitan Jurnal Ilmiah, h. 84.

25

d. Jurnal dengan akses terbuka tertunda (ditunda jurnal akses terbuka).

e. Jurnal memungkinkan diri pengarsipan artikel.

Selain itu, OA juga menghilangkan hambatan yang timbul karena

perizinan sebagaimana yang ada di dalam setiap karya yang dilindungi hak

cipta. Dalam praktiknya, terdapat pula keragamana dalam hal-hal yang

dibebaskan. Misalnya, ada penyedia OA yang tidak peduli apakah berkas

yang diambil dari tempat mereka akan dipakai untuk tujuan komersial atau

tidak. Ada juga penyedia yang melarang karya-karya salinan, sebagian lagi

hanya menyediakan karya orisinil. Namun apapun perbedaannya semua

penyedia OA sepakat bahwa berkas digital yang mereka miliki harus

terbebas dari hambatan harga dan perizinan. Ide tentang OA tidak dapat

dilepaskan dari tiga “gerakan” atau kesepakatan yang melibatkan ratusan

informasi, yaitu:44

a. Budapest Open Access Intiative (Februari 2002)

b. Bethesda Principles (Jumi 2003)

c. Berlin Declaration (Oktober 2003)

Pada dasarnya OA juga tidak dapat dikatakan bertentangan dengan

prinsip hak cipta. Landasan hukum yang digunakan OA biasanya adalah

izin resmi yang diberikan (consent) oleh pengarang memiliki hak cipta,

atau pernyataan bahwa literatur yang bersangkutan adalah milik umum

(public domain). Karena sudah mendapat izin dari pemilik hak cipta, maka

44 Putu Laxmana Pendit, “Serba Open di Jagat Informasi : Memahami OA, OAI, danOAIS dan Hubungannya dengan Kemelekan Informasi ,”artikel diakses pada tanggal 8 April 2014darihttp://dspace.library.uph.edu:8080/bitstream/123456789/148/2/Putu%20Laxman%20Pendit.Serba%20Open%20di%20Jagat%20Informasi.pdf

26

sebuah karya yang berstatus OA juga bekerja dengan prinsip kesukarelaan

dari pihak pencipta dan pemegang hak cipta. Fenomena OA juga melihat

hak cipta sebagai hak ekslusif dalam memiliki, menerbitkan dan

menyebarkan sebuah karya. Hak pada umumnya secara otomatis diberikan

dan dipegang oleh pengarang.

Keuntungan Open Access

Menurut open access Scholary Information Sourcebook

(www.openoasis.org) ada beberapa keuntungan dalam penyebaran karya

penelitian dalam bentuk akses terbuka terutama bagi penulis atau peneliti,

bagi institusi, bagi perpustakaan atau pusat informasi, dan publik/umum,

bahkan pelajar.45

a. Bagi penulis/peneliti

Keuntungan bagi penulis/peneliti diantaranya meningkatkan

vasibilitas, tingkat pemanfaatan, dan tingkat dampak (impact).

b. Bagi institusi penelitian / pendidikan

Meningkatkan visibilitas dan ketersediaan di web,

meningkatkan dampak dari suatu penelitian, koleksi dengan akses

terbuka yang dikemas di dalam repositori akan membentuk arsip

penelitian yang lengkap dari sebuah institusi dengan bentuk yang

mudah diakses, menyediakan sarana bagi institusi untuk mengelola

program penelitian dengan lebih efektif.

45 Vika a. Kovariansi, “Akses Terbuka Terhadap Konten Lokal Dalam PerpustakaanDigital,” di akses pada tanggal 9 April 2014 dari http://www.slideshare.net/kovariansi/akses-terbuka-terhadap-konten-lokal-dalam-perpustakaan-digital

27

c. Bagi masyarakat Umum

Dalam UU no. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi

Publik, masyarakat memiliki hak untuk berpartisipasi dan mengawasi

jalannya tata kelola pemerintah (Good Govermence), terutama

informasi yang berkaitan dengan pendanaan, salah satunya pendanaan

untuk pendidikan dan penelitian. Peraturan ini akan lebih optimal

dampaknya dengan adanya kebijakan yang mengharuskan hasil

penelitian yang didanai pemerintah, diterbitkan dalam jurnal ilmiah,

dan tersedia secara bebas dan umum.

d. Bagi pelajar dan mahsiswa

Karenanya secara singkat, keuntungan open access untuk

pelajar/mahasiswa diantaranya:

1) Memudahkan pengerjaan tugas sekolah/kuliah

2) Semua orang memiliki akses, di mana pun dan kapan pun, tidak

terbatasi lokasi akses.

3) Akses terbuka secara tidak langsung telah menambahkan sumber

ilmiah secara gratis yang terakses secara global dan terjamin

kualitasnya oleh proses “peer-reviewed”.

4) Visibilitas yang lebih baik untuk beasiswa, terlebih lagi untuk

pelajar atau mahasiswa yang hendak melanjutkan studi, dan akses

terbuka memberikan sarana untuk mempublikasikan karya ilmiah

dan mudah ditelusur dan dikenali oleh peneliti atau akademisi lain.

Syarat open Access

Ada dua persyaratan agar sebuah karya ilmiah dapat dikatakan

28

sebagai “open access Publication” sebagaimana dinyatakan du Berlin

Declaration On Open access to Knowledge in the Science and Humanities

(Berlin Declaration, 2003), yaitu:46

a. Pengarang atau pemegang hak atas karangan itu harus memberikan

kepada para pembacanya hak akses kepada karyanya yang bersifat

bebas-bea, tak dapat diubah (irrevocable), dan global (worldwide),

termasuk izin membuat salinan, menggunakan, membagikan,

menyebarkan, dan menampilkannya kepada umum, serta membuat dan

menyebarkan karya turunan (derivative) dalam segala bentuk digital

untuk tujuan-tujuan yang dapat dipertanggungjawabkan dan dengan

memperhatikan penghargaan kepada pengarang aslinya. Hak akses ini

juga memungkinkan pembuatan versi cetak dalam jumlah seperlunya

untuk penggunaan pribadi.

b. Versi lengkap dari sebuah karya, dan semua materi tambahannya,

termasuk salinan dari pernyataan pemberian hak di atas, harus

diarahkan (dan dengan demikian siap dipublikasikan) setidaknya

kepada satu online repository yang didukung dan dirawat oleh sebuah

instansi akademik, himpunan cendikiawan, badan pemerintah, atau

organisasi lainnya yang sudah mapan dan selalu mengupayakan

keterbukaan akses, distribusi yang terbatas, interoperability, dan

pengarsipan jangka panjang.

46 Putu Laxman Pendit, “Open Access dan Kepustakawanan Indonesia,” artikel diaksespada tanggal 8 April 2014 dari http://www3.petra.ac.id/library/unggah.php?act=get&id=66

29

5. E-Publishing System

Perangkat lunak yang sering dipakai untuk mengembangkan jurnal

elektronik biasa disebut dengan e-Publishing system. “Open-source

electronic publishing systems”, saat ini sudah tersedia untuk proses

penerbitan jurnal elektronik yang sudah dibuat oleh Public Knowledge

Project-PKP (open journal system), DPubs, ePublishing Toolkist,

GAPworks, Hyperjournal, open access, SOPS, TOPAZ, Scopemed, dan

lainnya.47

Open source software adalah istilah yang digunakan untuk

software yang membuka/membebaskan source codenya untuk dilihat

oleh orang lain dan membiarkan orang lain mengetahui cara kerja

software tersebut dan sekaligus memperbaiki kelemahan-kelemahan yang

ada pada software tersebut.48 Dan yang menarik dan salah satu

keunggulannya adalah bahwa open source software dapat diperoleh dan

digunakan secara gratis tanpa perlu membayar lisensi. Biasanya orang

mendapatkan software ini dari internet.49

Open source software merupakan software yang membuka/

membebaskan source codenya untuk dilihat oleh orang lain dan

membiarkan orang lain mengetahui cara kerja software tersebut dan

sekaligus memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada software

47 Lukman dan Swistien, Manajemen Penerbitan Jurnal Ilmiah, h. 89.48 godam64, “Penjelasan & Pengertian Open Source Software Dan Free Software,”

diakses pada tanggal 19 April 2014 dari http://www.organisasi.org49 godam64, “Penjelasan & Pengertian Open Source Software Dan Free Software,

“diakses pada tanggal 19 April 2014 dari http://www.organisasi.org

30

tersebut.50

Open Source adalah istilah bagi software yang dapat dimodifikasi

ulang sesuai keinginan penggunanya, dari namanya dari Bahasa Inggris

yang diterjemahkan ke Bahasa Indonesia dapat diartikan bahwa open

source memiliki pengertian sumber terbuka jadi kodenya dapat kita ambil

dan kita kembangkan. 51

Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan open source

software adalah software yang dapat membuka/membebaskan source

codenya untuk dilihat oleh orang lain dan membiarkan orang lain

mengetahui cara kerja software tersebut dan sekaligus memperbaiki

kelemahan-kelemahan yang ada pada software tersebut dan selain itu

softwarenya juga dapat di modifikasi ulang sesuai dengan keinginan

penggunanya.

Open-source electronic publishing systems”, saat ini sudah tersedia

untuk proses penerbitan jurnal elektronik seperti yang sudah dibuat oleh

Public Knowledge Project-PKP (open journal system), Digital Publishing

Sistem (DpubS), ePublishing toolkit, GAPworks, Hyperjournal,

OpenACS, SOPS, TOPAZ, Scopmed, dan lainnya.52

Dari beberapa Open Journal System (“ojs”) open source system

software yang paling sesuai dengan kondisi jurnal di Indonesia. Open

Journal System adalah software pengelolaan/manajemen jurnal yang

50 Andgaah, “Open Source dan Proprietary Software” diakses pada tanggal 19 April 2014dari http://andgaa.web.id

51 Ahmad Pram Prayogo Pangestu, “Pengertian OPEN SOURCE”, diakses pada tanggal19 April 2014 http://www.pram-software.com

52 Lukman dan Swistien, Manajemen Penerbitan Jurnal Ilmiah, h. 89.

31

dikembangkan oleh Public Knowledge Project dan didanai oleh

pemerintah federal dengan tujuan untuk memperluas dan meningkatkan

akses terhadap penelitian.53 “Ojs” merupakan GNU Public License yang

berarti seluruh salinan dokumennya bebas digunakan dengan tetap

mempertahankan lisensi yang sama.54

D. Penelitian Relevan

Wulan Kulintang tahun 2011, Skripsi UIN Sunan Kalijaga

Yogyakarta. Judul penelitian: Penelitian sistem pengelolaan jurnal

elektronik pada Database Science Direct di Unit Perpustakaan Fakultas

Kedokteran Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Penelitian ini bertujuan

untuk mengetahui sistem pengelolaan jurnal elektronik, hambatan-

hambatan yang dihadapi, serta usaha-usaha yang dilakukan untuk

mengatasi hambatan dalam sistem pengelolaan jurnal elektronik pada

database Science Direct di Unit Perpustakaan Fakultas Kedokteran

Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Dalam penelitian ini memiliki

pesamaan yaitu metode penelitian yang digunakan adalah metode

kualitatif. Subyek dalam penelitian ini adalah beberapa orang yang sebagai

informan, sedangkan obyek penelitian ini adalah sistem pengelolaan jurnal

elektronik. Sedangkan untuk perbedaannya tempat penelitian, teknik

pengumpulan data. Selain itu penelitian ini juga menggunakan system

53Muhammad S. Alam, “Pengelolaan Jurnal dengan Open Journal System (“OJS”),”Artikel di akses pada tanggal tanggal 2 Maret 2014 dari http://librarian.web.id/pengelolaan-jurnal-dengan-open-journal-system-”“ojs””.html

54 Yulia Dwi Indriani, “Open Journal System (“ojs”) Untuk Mengelola Publikasi Ilmiah”Jurnal Pustakawan Indonesia, V, 10 No. 2 dalam jurnal elektronik diakses pada tanggal 8April 2014 dari http://journal.ipb.ac.id/index.php/jpi/article/view/5280/0

32

pengelolaan jurnal elektronik science direct.

Artikel lain di tulis oleh Supriyono, seorang pustakawan

Universitas Gajah Mada. Artikel ini berjudul Manajemen jurnal cetak,

elektronik dan bahan khusus di perpustakaan Universitas Gajah Mada.

Perbedaannya adalah artikel ini membahas tidak hanya manajemen jurnal

elektronik saja tetapi juga membahas tentang jurnal cetak dan bahan

khusus. Tujuannya adalah agar dalam dalam memberikan fasilitas

penunjang berupa penyedia literatur jurnal cetak, elektronik, dan bahan

khusus dalam civitas akademika dapat memenuhi kebutuhan informasi

ilmiah bisa lebih baik lagi. Koleksi ini juga dapat diandalkan menjadi

sumber informasi ilmiah yang keberadaannya masih banyak yang

membutuhkan. Sedangkan untuk pengelolaan jurnal tercetak dan

elektronik dalam keberadaannya ditangani secara profesional agar

informasi yang terkandung dalam jurnal cetak mudah diakses semua orang

dan di samping itu juga melakukan penanganan organisasi bahan khusus

agar bahan khusus ini mudah disajikan untuk para pengguna perpustakaan.

Artikel ini di tulis oleh Untung Raharja, Augury El Rayeb,

Heriyanto. Judul artikel Pengelolaan jurnal elektronik dengan online

Journal System. Perbedaannya adalah artikel ini membahas tentang

pengelolaan jurnal elektronik dengan menggunakan online jurnal system

yang dapat dijalankan secara langsung dan dapat pula berkomunikasi via

e-mail, serta sudah menggunakan database yang baik karena dapat

memberikan dampak yang signifikan terhadap kelangsungan empat pilar

33

E-Learning. Ini merupakan hasil dari penelitian di lingkungan Perguruan

Tinggi Raharja. Tujuannya adalah agar sistem manual digantikan dengan

Open journal system dan hal itu dikarenakan ketika menggunaka sistem

manual hasil-hasil riset yang ada dalam Perguruan Tinggi Raharja tidak

memiliki database terstruktur dan melibatkan personil terkait untuk

mengendalikan alur sistem, serta menggunakan banyak kertas untuk

berkas data dukungannya, sehingga sitem tersebut tentunya tidak berjalan

secara maksimal dengan adanya open journal system maka hasil-hasil riset

yang ada menggunakan database dan dapat terstruktur dengan lebih baik

lagi dan untuk alur sistem sudah dikendalikan oleh open journal system.

34

BAB III

GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN BPPT

A. Sejarah Perpustakaan BPPT

Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) adalah lembaga

pemerintah non-departemen yang berada di bawah koordinasi Kementerian

Negara Riset dan Teknologi yang mempunyai tugas melaksanakan tugas

pemerintahan di bidang pengkajian dan penerapan teknologi khususnya di

Indonesia. Perpustakaan BPPT berdiri pada tahun 1977 dengan nama

Perpustakaan Divisi Advanced Teknologi Pertamina (ATP) yang pada saat itu

merupakan divisi dari perusahaan tambang yakni Pertamina. Proses

pembentukan BPPT bermula dari gagasan Mantan Presiden Soeharto kepada

Prof Dr. Ing. B.J. Habibie pada tanggal 28-Januari-1974. Dengan surat

keputusan no. 76/M/1974 tanggal 5-Januari-1974, Prof Dr. Ing. B.J. Habibie

diangkat sebagai penasehat pemerintah di bidang advance teknologi dan

teknologi penerbangan yang bertanggung jawab langsung pada presiden

dengan membentuk Divisi Teknologi dan Teknologi Penerbangan (ATTP)

Pertamina.

Melalui surat keputusan Dewan Komisaris Pemerintah Pertamina

No.04/Kpts/DR/DU/1975 tanggal 1 April 1976, ATTP diubah menjadi Divisi

Advance Teknologi Pertamina. Kemudian diubah menjadi Badan Pengkajian

dan Penerapan Teknologi (BPPT) melalui Keputusan Presiden Republik

Indonesia No.25 tanggal 21 Agustus 1978. Diperbaharui dengan Surat

Keputusan Presiden No.47 tahun 1991. Dengan kebijakan tersebut

perpustakaan BPPT pun mengalami perubahan nama menjadi Bagian

35

Dokumentasi dan Perpustakaan BPPT. Perpustakaan BPPT semenjak itu

secara struktural berada di bawah Deputi Sarana Teknologi, dan kemudian

pada akhirnya di tahun 1981, perpustakaan tersebut berada di bawah

sekretariat BPPT. Pada tahun 1982, sesuai dengan Keppres No. 31 tanggal 28

Agustus 1982, Bagian Dokumentasi dan Perpustakaan BPPT mengalami

perubahan struktural yakni di bawah Biro Keuangan dan Sarana-Deputi

Bidang Administrasi.

Pada tahun 1983, dengan dikeluarkannya SK/055/BPPT/IV/1982,

Perpustakaan BPPT berdasarkan Keppres RI No. 47 tahun 1991 dan keputusan

Ketua BPPT No. SK/001/KA/BPPT/1992, maka secara struktural

perpustakaan berada di bawah Pusat Pendidikan dan Pelatihan (PUSDIKLAT)

yang memiliki tugas untuk melaksanakan pengelolaan perpustakaan dalam

rangka mendukung unit-unit kerja di lingkungan BPPT dan menyajikan bahan

pustaka serta pelayanan perpustakaan dan sampai sat ini perpustakaan khusus

BPPT ini berdiri di bawah unit kerja yang dinamakan Pusat Data Informasi

dan Standarisasi yang bertugas melakukan pengumpulan, pengolahan, dan

pelayanan bahan pustaka serta pemasyarakatan hasil kajian terapan teknologi

BPPT.

B. Visi dan Misi Perpustakaan BPPT

1. Visi

Visi perpustakaan BPPT adalah menjadi institusi terdepan di bidang

pelayanan dokumentasi dan informasi ilmiah bidang IPTEK serta

mendukung penyebarluasan dan pemasyarakatan hasil-hasil penelitian.

36

2. Misi

Misi dari perpustakaan BPPT adalah :

Melaksanakan kegiatan pembinaan, penelitian, dan pemberian jasa

dokumentasi dan informasi ilmiah bidang iptek.

C. Struktur Organisasi Perpustakaan BPPT

Struktur Organisasi Perpustakaan BPPT mengalami perubahan sejak

tanggal 21 November 2012, yaitu :

Tabel 1 Struktur Organisasi Perpustakaan BPPT

37

D. Kegiatan Perpustakaan BPPT

1. Pembagian kerja Sub Bidang Akuisisi Dan Pengolahan Bahan

Pustaka

Mempunyai tugas melakukan pengadaan dan pengolahan bahan

pustaka serta kegiatan bibliografi dan deposit bahan pustaka. Berikut

adalah tugas sub bidang akuisisi pengolahan bahan pustaka :

a. Menyeleksi buku tercetak yang masuk agar sesuai dengan jumlah

pemesanan maupun hadiah agar tidak terjadi duplikasi

b. Mendata koleksi ke dalam buku besar

c. Memodifikasi serta menyocokkan koleksi baru yang sudah datang

d. Melakukan proses negosiasi dalam hal pengadaan koleksi

e. Menjemput dan mengelola buku yang dihadiahkan oleh para

perpustakaan

f. Melakukan klasifikasi dan katalogisasi berupa menentukan nomor

klasifikasi, melebelkan, dan mengecap buku

g. Mengisi data ke worksheet

h. Membuat bibliografi, indeks, dan abstrak

i. Merencanakan sarana/prasarana dan tata letak perpustakaan

j. Merencanakan anggaran/dana

k. Pengorganisasian dan penempatan pegawai (struktural/fungsional)

l. Mendapatkan terbitan ilmiah yang tidak terdapat melalui jalur

komersial dengan cara pembelian, hadah, pertukaran

m. Berperan sebagai pusat deposit terbitan UPT maupun karya ilmiah

terbitan BPPT

38

n. Menyiapkan bulletin perpustakaan

o. Menerbitkan daftar tambahan koleksi baru

p. Melakukan display buku atau bahan pustaka di rak perpustakaan

q. Menyiapkan brosur atau leaflet informasi peprustakaan

r. Menyusun laporan bulanan atau tahunan kegiatan perpustakaan

s. Bekerjasama dengan perpustakaan khusus yang memiliki kegiatan

peneliti sejenis baik dalam negeri maupun luar negeri untuk

mendapatkan informasi yang diperlukan baik melalui korespondensi

maupun menggunakan internet.

2. Pembagian kerja pengembangan sistem informasi dan otomasi

perpustakaan

Mempunyai tugas menyiapkan pengembangan sistem informasi

dalam rangka mendukung otomasi perpustakaan. Adapun tugasnya adalah:

a. Pengentri data jurnal elektronik

b. Mengoperasikan dan menyediakan sistem temu kembali atau

penelusuran

c. Memfasilitasi pengguna dengan menyediakan sistem-sistem informasi

perpustakaan terbaik

d. Memudahkan pengguna dalam kebutuhannya di perpustakaan

3. Pembagian kerja pelayanan jasa perpustakaan

Mempunyai tugas menyiapkan dan menyajikan bahan pustaka serta

pelayanan jasa perpustakaan. Layanan Perpustakaan BPPT melayani

pemustaka baik anggota (pegawai BPPT/Kemenristek) maupun

masyarakat umum sesuai jam buka perpustakaan. Perpustakaan BPPT

39

mengunakan sistem layanan terbuka. Jam buka perpustakaan Senin-Jumat

: 08.00 - 15.30 WIB. Tiap hari Jum'at, Perpustakaan BPPT tutup pukul :

11.30 - 13.00 WIB.

a. Jasa sirkulasi dan informasi

Jasa sirkulasi adalah layanan peminjaman, pemesanan dan

pengembalian bahan pustaka yang diberikan kepada anggota

perpustakaan. Pada meja informasi, pengunjung dapat meminta

informasi mengenai jasa-jasa yang disediakan perpustakaan, cara

pemakaian fasilitas dan penggunaan katalog online dan selain itu pada

meja sirkulasi juga melakukan kegiatan promosi.

Keanggotaan tersebut memiliki syarat keanggotaan tertentu

yaitu :

a. Keanggotaan hanya bagi pegawai BPPT dan Kantor Menteri Riset

dan Teknologi (KMRT) dan minimal telah diangkat sebagai calon

pegawai negeri dan mempunyai NIP.

b. Mengisi formulir keanggotaan perpustakaan dan diketahui oleh

pimpinan masing-masing (Direktur, Kepala, Biro, Bidang).

c. Menyerahkan 2 lembar pas foto ukuran 3x4

Keanggotaan hanya berlaku selama yang bersangkutan masih

bekerja di BPPT.

Adapun syarat peminjaman dalam perpustakaan ini sebagai

berikut:

a. Setiap anggota diperbolehkan meminjam 3 buah buku selama

1 (satu) bulan.

40

b. Buku yang dipinjam dapat diperpanjang maksimal tiga kali, jika

tidak dipergunakan oleh anggota lainnya. Peminjam datang sendiri

ke perpustakaan, untuk menandatangani daftar perpanjangan buku.

b. Koleksi yang tidak dipinjamkan merupakan koleksi referensi adalah :

Referensi (R), majalah (M), Tesis (T), CD-ROM, serta koleksi intern

BPPT

c. Jasa penelusuran informasi

Jasa penelusuran informasi adalah layanan untuk mencari dan

menemukan kembali bahan pustaka atau informasi yang pernah terbit

atau pernah didokumentasikan baik yang tersedia di perpustakaan

maupun di berbagai pusat-pusat informasi lainnya. Melakukan

kegiatan penelusuran informasi (browsing) informasi yang bersifat

policy, kebijakan, press release melalui situs/ website BPPT,

kementrian riset dan teknologi, Balai IPTEKnet, situs penerbitan

majalah ilmiah dan berbagai situs penerbit.

d. Jasa kesiagaan informasi (Current Awareness Services)

Jasa kesiagaan informasi adalah layanan yang diberikan

perpustakaan kepada para peneliti BPPT untuk dapat mengikuti

perkembangan IPTEK dengan memberikan fasilitas langganan secara

gratis isi majalah ilmiah terbaru sesuai bidangnya.

e. Jasa penyebaran informasi terseleksi (Selected Dissemination

Information / SDI)

Jasa penyebaran informasi terseleksi adalah kegiatan layanan

41

perpustakaan dalam memberikan informasi terbaru yang terseleksi dari

berbagi sumber mengenai perkembangan IPTEK sesuai dengan minat

peneliti.

f. Jasa layanan majalah ilmiah

Memberikan layanan penyediaan artikel majalah ilmiah yang

tersedia di perpustakaan. Kegiatan yang dilakukan bagian majalah

adalah :

1) Mengolah majalah yang telah diolah dari bagian pengadaan

2) Mengelola majalah ilmiah langganan maupun hadiah

3) Majalah yang dicatat lalu di entry ke basis data kemudian

dimasukkan ke box atau kotak tempat penyimpanan majalah

4) Bagian majalah bertanggung jawab atas pembuatan statistik

majalah yang dibaca perbulan, majalah yang dipinjam dan majalah

baru setiap bulannya

5) Mengelola peraturan pemerintah yang terdapat pada Business News

yang terbit 3 kali dalam seminggu

g. Jasa layanan CD-ROM

Memberikan layanan menggunakan CD-ROM yang terdapat di

perpustakaan

h. Jasa akses informasi ke jaringan internet

Menyediakan fasilitas mengakses informasi secara online ke berbagai

pusat informasi dan perpustakaan dalam dan luar negeri.

i. Jasa pelatihan

Memberikan jasa bimbingan dan pelatihan dan pelatihan perpustakaan

42

baik instansi maupun perorangan.

j. Jasa pembuatan Homepage

Menyediakan jasa pembuatan homepage berdasarkan pesanan

k. Jasa koleksi

Perpustakaan BPPT mempunyai beberapa koleksi atau bahan pustaka,

yakni koleksi umum dan koleksi intern yang berisikan tentang laporan

ilmiah hasil penelitian BPPT. Berikut adalah data dari koleksi tersebut:

1) Buku : 14.150 judul

2) Majalah (hadiah) LN/DN : 1.292 judul

3) Majalah (dilanggan) LN/DN : 14 judul

4) Jurnal online BPPT

Layanan jurnal elektronik BPPT ini merupakan layanan

informasi jurnal ilmiah yang dikelola secara bersama oleh unit–unit

kerja di BPPT dengan Perpustakaan BPPT. Layanan ini

menyediakan jurnal ilmiah terbitan BPPT yakni jurnal yang sudah

diterbitkan dalam jurnal tercetak. Jurnal yang ada di BPPT adalah :

a. Jurnal Alami

b. Jurnal Air, Lahan, Lingkungan dan Mitigasi Bencana

c. Jurnal Material, komponen dan konstruksi

d. Jurnal ilmiah teknologi energi

e. Jurnal sistem inovasi

f. Jurnal ij-geostech

g. Jurnal sains dan teknologi Indonesia

43

h. Jurnal air Indonesia

i. Jurnal Hidrosfir Indonesia

j. Jurnal teknologi lingkungan

5) Laporan ilmiah BPPT : 15.845

6) CD Room full text

a. IEEE/IEE

b. Applied Science and Technology

c. Standard : ASTM and ISO Quality

d. Endfleks

e. Food and Drug

f. Omni File

g. Proquest Sience

h. Katalog universitas luar negeri

i. CD Room Yellow Pages

j. Directory Trade and Industry 1997

7) CD musik tradisional nusantara

8) CD teknologi tepat guna

9) Peta : 30 judul

10) Surat kabar (dilanggan) : 8 judul

11) Terbitan BPPT : HAKI, Paten, Standar, Jurnal Terakreditasi, dan

BPPT Press.

12) E-local content : karya ilmiah yang tidak diterbitkan dalam media

44

ilmiah dan bentuknya laporan.

13) E-books terdiri dari berbagai informasi bidang IPTEK dalam

bentuk elektronik dan juga dapat diakses secara full text.

4. Jasa Referensi/Rujukan

Pelayanan referensi merupakan sebagian layanan perpustakaan

yang secara langsung berhubungan dengan pembaca, dalam memberikan

informasi dan penggunaan perpustakaan untuk kepentingan studi atau

riset. Referensi yang ada di BPPT adalah karya ilmiah, jurnal elektronik

BPPT, e-paper BPPT, e-resource BPPT, Wiley, HIS (standar), my library,

Haki BPPT, KIP. Fungsi referensi adalah sebagai berikut :

a. Fungsi penelitian

Petugas referensi dapat mengamati pengunjung, baik dalam hal

kebutuhan informasi yang diperlukan, maupun latar belakang sosial

dan tingkat pendidikannya agar dapat menjawab pertanyaan dengan

cepat.

b. Fungsi informasi

Hal yang terpenting dalam layanan referensi adalah bahwa petugas

referensi dapat memberikan informasi kepada pengunjung, yaitu

memberikan jawaban terhadap pertanyaan singkatmaupun penelusuran

informasi yang luas dan mendetail sesuai dengan kebutuhan pemakai.

c. Fungsi bimbingan

Petugas referensi harus menyediakan waktu serta memberikan

45

bimbingan kepada pengguna perpustakaan untuk menemukan bahan

pustaka yang dibutuhkan, misalnya melalui sarana opac, buku-buku

refrensi, serta bahan pustaka lainnya.

d. Fungsi instruksi

Petugas referensi memperkenalkan kepada pemakai tentang bagaimana

menggunakan perpustakaan yang baik. Selain itu petugas harus

berupaya meningkatkan jumlah pengguna perpustakaan.

e. Fungsi bibliografis

Petugas perpustakaan perlu secara teratur menyusun daftar bacaan atau

bibliografi untuk keperluan penelitian atau pengenalan bacaan yang

baik dan menarik. Bibliografi disusun secara sistematis seperti majalah

abstrak dan indeks, sehingga mudah digunakan.

Tugas pelayanan referensi yang harus dilakukan pustakawan adalah :

a. Memberikan informasi umum, seperti letak ruang kepala perpustakaan

atau rak buku referensi

b. Memberikan informasi khusus, seperti cara penggunaan dokumen dan

jasa konsultasi

c. Membantu penelusuran dokumen

d. Membantu pengunaan katalog baik tercetak maupun katalog online

e. Menerima kunjungan perpustakaan

f. Menyelenggarakan pameran

g. Memberikan bimbingan bagi pemustaka perpustakaan

46

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Tahapan Penelitian

Pada bab ini peneliti akan menjelaskan hasil penelitian yang dilakukan

di perpustakaan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) tentang

pengelolaan jurnal elektronik. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui

wawancara, observasi, dan kajian kepustakaan. Informan dalam penelitian ini

berjumlah 3 orang. Peneliti memilih informan dengan beberapa kriteria.

Kriteria tersebut adalah informan yang menjabat sebagai Kepala perpustakaan,

ibu Ramatun Anggraini Kiemas, S.Sos, MSc, Kepala Sub Bidang Akuisisi dan

Pengolahan Bahan Pustaka, Ibu Suci Wulandari, SSos, Kepala Sub Sub

Bidang Sistem Otomasi Kepustakaan, ibu Eka Meifrina Suminarsih, SS, MM

Tabel 2 Kriteria Informan

Nama Jabatan KriteriaRamatun AnggrainiKiemas, SSos, MSc(RAK)

Kepala perpustakaan Orang yangmempunyai kebijakandalam perpustakaan

Eka MeifrinaSuminarsih, SS, MM(EMS)

Kepala Sub BidangSistem OtomasiKepustakaan

Orang yangbertanggung jawabdalam pengelolaanjurnal elektronik

Suci Wulandari, SSos(SW)

Kapala Sub BidangAkuisisi danPengolahan BahanPustaka

Orang yangbertanggung jawabdalam pengumpulanbahan pustaka

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, sedangkan metode

yang digunakan ialah metode deskriptif. Metode deskriptif digunakan untuk

mencari deskripsi yang tepat dari semua keadaan objek yang diteliti.

47

Observasi ini dilakukan selama 1 bulan sejak tanggal 13 Mei hingga 13 Juni

2014.

Pengelolaan jurnal elektronik yang melibatkan beberapa pihak bagian

pengelolaan jurnal elektronik, yang di antaranya Kepala Sub Bidang Sistem

Otomasi Kepustakaan, Kapala Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan Bahan

Pustaka. Bab ini akan diawali dengan data-data hasil wawancara yang dimuat

dalam bentuk penjelasan dan interpretasi peneliti tentang pengelolaan jurnal

elektronik.

B. Hasil Penelitian

1. Kebijakan Pengelolaan Jurnal Elektronik

Perpustakaan BPPT dalam melakukan kegiatan pengelolaan jurnal

elektronik memiliki kebijakan yaitu :

a. Kebijakan penghimpunan karya cetak dan karya rekam

Dalam penghimpunan karya cetak dan karya rekam pemerintah

telah menerbitkan Undang-Undang no. 4 tahun 1990 tentang Serah

Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, yang telah dilengkapi dengan

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 70 tahun 1991

tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 4 Tahun 1990 tentang Serah

Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam. Selanjutnya berdasarkan

Undang-Undang tersebut maka BPPT menerbitkan kebijakan khusus

secara tertulis dalam rangka penghimpunan karya cetak dan karya

rekam dari kalangan pegawai di lingkungan BPPT. Kebijakan

penghimpunan karya cetak dan karya rekam di lingkungan BPPT

48

tersebut terdapat dalam Peraturan Kepala Badan dan Pengkajian dan

Penerapan Nomor 116 tahun 2013 tentang Serah Simpan Karya Cetak

dan Karya Rekam di Lingkungan Badan Pengkajian dan Penerapan

Teknologi (BPPT). Kebijakan ini di tetapkan di Jakarta pada tanggal

29 April 2013 oleh Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan

Teknologi (BPPT). Walaupun kebijakan ini sudah di sosialisasikan

kepada pegawai BPPT tetapi masih ada pegawai BPPT yang belum

menjalankan kebijakan yang ada.

b. Kebijakan penerbitan jurnal elektronik di BPPT

Perpustakaan BPPT dalam melakukan kegiatan pengelolaan jurnal

elektronik memakai e-Publishing system dengan perangkat lunak

“open-source electronic publishing systems”, yang sudah dibuat oleh

Public Knowledge Project-PKP (open journal system). Dari beberapa

open source system software maka open journal system (”ojs”) yang

digunakan dalam kegiatan pengelolaan jurnal elektronik pada

perpustakaan BPPT. Kegiatan pengelolaan jurnal elektronik dengan

menggunakan sistem “ojs” sudah dilakukan pelatihan kepada pegawai

BPPT agar para perekayasa yang menghasilkan karya baru dapat

melakukan kegiatan pengelolaan jurnal elektronik secara cepat

sehingga jurnal elektronik BPPT bisa lebih terkini tetapi masih ada

perekayasa yang belum bisa melakukan kegiatan pengelolaan jurnal

elektronik dengan menggunakan sistem “ojs”.

49

Dengan memakai “ojs” yang bersifat open access maka BPPT

memberi keuntungan kepada berbagai pihak yaitu :55

1. bagi penulis/peneliti dapat meningkatkan vasibilitas dan tingkat

pemanfaatan, dan tingkat dampak (impact).

2. bagi institusi penelitian/pendidikan dapat lebih meningkatkan

visibilitas dan ketersediaan di web dan meningkatkan dampak dari

suatu penelitian.

3. Bagi masyarakat Umum dengan adanya Undang-Undang no. 14

tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik maka dapat

meningkatkan akses informasi.

4. Bagi pelajar dan mahasiswa akan memudahkan pengerjaan tugas

sekolah/kuliah, dan lain-lain

Jurnal yang dikelola di perpustakaan BPPT adalah jurnal yang

berasal dari hasil karya pegawai BPPT dan instansi lain. Dalam

pengelolaan jurnal elektronik yang berasal dari pegawai BPPT dan

instansi lain terdapat perbedaan dalam kebijakan pengunggahannya.

Jurnal yang berasal dari pegawai BPPT diunggah dalam bentuk

“pdf” secara full text. Sedangkan jurnal yang berasal dari instansi di

luar BPPT hanya diunggah cover buku, data bibliografi dan

abstraknya saja. Hal itu di karenakan soft copy jurnal hanya dimiliki

oleh pemilik jurnal, dan perpustakaan BPPT hanya menerima jurnal

dari instansi lain dalam bentuk hard cover

55 Vika a. Kovariansi, “Akses Terbuka Terhadap Konten Lokal Dalam PerpustakaanDigital,” di akses pada tanggal 9 April 2014 dari http://www.slideshare.net/kovariansi/akses-terbuka-terhadap-konten-lokal-dalam-perpustakaan-digital

50

c. Kebijakan akses jurnal

Dalam pengaksesan jurnal elektronik terdapat perbedaan antara

jurnal yang berasal dari jurnal elektronik pegawai BPPT dan jurnal

yang berasal dari instansi lain. Jurnal yang berasal dari instansi lain

hanya dapat diakses cover, data bibliografi, dan abstraknya saja.

Sedangkan untuk jurnal elektronik yang berasal dari pegawai BPPT

maka dapat diakses dan diunduh dalam bentuk “pdf” dan secara full

text.

Untuk dapat akses jurnal elektronik yang berasal dari instansi lain

maka dapat akses ke alamat : http://digilib.bppt.go.id/opac/.

Sedangkan untuk jurnal elektronik yang berasal dari pegawai BPPT

maka jurnal elektronik dapat di akses jurnal dalam bentuk “pdf” dan

secara full text. Agar dapat mengakses maka mengakses ke alamat :

http://ejurnal.bppt.go.id/

2. Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik

Pada perpustakaan BPPT Bagian Sub Bidang Otomasi dan

Kepustakaan memiliki SDM berjumlah empat orang, satu orang yang

berlatar belakang pendidikan bidang ilmu perpustakaan dan tiga orang

berlatar belakang pendidikan teknologi informasi komputer. Dalam

kegiatan pengelolaan jurnal elektronik yang bertanggung jawab adalah

Kepala Bagian Sub Bidang Otomasi dan Kepustakaan.

Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik yang ada di perpustakaan

BPPT bisa dilakukan jika seorang pembaca telah terdaftar menjadi penulis atau

51

editor di dalam jurnal elektronik BPPT. Permintaan ini akan ditindaklanjuti oleh

manajer jurnal elektronik yaang dipilihnya. Bagi perekayasa dan unit kerja yang

menyerahkan hasil karyanya dalam bentuk softcopy atau hard copy maka

pengelolaan jurnal elektronik juga dapat dilakukan oleh pustakawan perpustakaan

bagian sistem otomasi kepustakaan untuk mengelola.

Hasil penelitian di atas menunjukan mekanisme pengelolaan jurnal

elektronik bisa dilakukan oleh penulis dan pustakawan perpustakaan BPPT

apabila seorang penulis telah terdaftar menjadi penulis atau editor di dalam

jurnal elektronik BPPT. Mekanisme pendaftaran seorang yang ingin

menjadi penulis pada perpustakaan BPPT maka mengunakan panduan

ringkas pemanfaatan jurnal elektronik BPPT. Panduan ini diperuntukkan

bagi pengguna jurnal elektronik BPPT sebagai pembaca dan penulis.

Registrasi menjadi penulis maka ada dibagian pembaca, hal itu

dikarenakan pembaca merupakan salah satu jenis pengguna jurnal

elektronik BPPT. Adapun menu-menu yang disediakan untuk pembaca

adalah : menu beranda yang memuat semua judul jurnal elektronik yang

ada pada jurnal elektronik BPPT. Menu tentang kami mengenai

penanggungjawab jurnal elektronik BPPT: Perpustakaan BPPT. Menu

registrasi untuk pembaca yang ingin mendaftarkan dirinya sebagai penulis

atau editor atau lainnya dalam jurnal yang dipilihnya. Permintaan ini akan

ditindaklanjuti oleh manajer jurnal elektronik yaang dipilihnya.

Manajer jurnal elektronik berperan mengatur jurnal dan fungsi staf

editor (bisa juga berperan sebagai editor). Dalam pengelolaan jurnal

elektronik yang menjadi manajer jurnal elektronik adalah seorang

52

pustakawan yang bertugas sebagai penanggungjawab aplikasi dan konten

jurnal elektronik BPPT.

Hal ini dikarenakan pustakawan diberikan tugas dan wewenang

sebagai manajer jurnal elektronik BPPT. Contohnya : Bila seorang penulis

ingin mendaftar pada Jurnal Ilmiah Teknologi Energi, maka penulis hanya

melakukan registrasi untuk menjadi penulis atau editor di dalam jurnal

elektronik.

Jika sudah terdaftar sebagai penulis atau editor dalam jurnal yang

dipilihnya, maka penulis dapat mengunakan jurnal elektronik yang

dipilihnya dengan cara login menggunakan username dan password yang

dimilikinya. Bagi penulis yang terdaftar dapat mengirim tulisannya dengan

memperhatikan menu sebagai berikut :

1. Penyerahan Aktif

Pada menu ini penulis dapat melihat status tulisan yang dikirimnya

atau mengirim tulisan baru.

2. Mengirim tulisan baru

Apabila penulis ingin mengirim tulisan baru maka bisa memilih

memulai penyerahan naskah baru. Dalam mengirim naskah ada

beberapa langkah yang harus dilalui, yaitu : memulai penyerahan

naskah, memasukkan metadata naskah, mengunggah file tambahan

apabila ada file tambahan, misalnya lampiran, yang terpisah dari file

yang telah diunggah, maka dapat dimasukkan dalam menu ini,

mengkonfirmasi penyerahan naskah dan setelah dikonfirmasi maka

akan muncul penyerahan aktif.

53

Bagi perekayasa dan unit kerja yang menyerahkan hasil karyanya

dalam bentuk softcopy atau hard copy maka pengelolaan jurnal elektronik

juga dapat dilakukan oleh pustakawan perpustakaan bagian sistem otomasi

kepustakaan untuk mengelola. Adapun beberapa peran pustakawan dalam

redaksi jurnal elektronik yang dapat dilakukan adalah :

a. Journal Manager : mengatur jurnal dan fungsi staf editor (bisa juga

berperan sebagai editor).

b. Editor : mengawasi proses pengeditan; bisa menugaskan submisi

kepada bagian pengeditan untuk menyelesaikan review submisi;

bertanggung jawab dalam pengaturan isi dan penerbitan jurnal.

c. Section Editor : mengawasi review submisi dan kemungkinan

pengeditan submisi yang ditugaskan.

d. Copyeditor : bekerja dengan submisi untuk memperbaiki grammar dan

kejelasan, mengajukan pertanyaan kepada penulis tentang

kemungkinan eror dan memastikan keabsahan bibliografi dan cara

penulisan jurnal.

e. Layout Editor : mengubah submisi yang telah dicopyedit menjadi

tulisan di HTML, “pdf” dan/atau PS file dalam format yang tepat untuk

penerbitan secara elektronik.

f. Proofreader : membaca tulisan untuk tipografi dan memformat eror.

Selain itu perpustakaan juga memiliki peran dalam pengelolaan

jurnal elektronik sebagai berikut :

1. Mengembangkan aplikasi

2. Administrator jurnal elektronik

54

3. Penanggung jawab seluruh artikel dan jurnal yang diterbitkan pada

jurnal elektronik

4. Fasilitator dalam pemanfaatan jurnal elektronik untuk jurnal tercetak

BPPT.

5. Sebagai instruktur dalam plation jurnal elektronik BPPT yang

dibutuhkan oleh pengelolan jurnal BPPT.

6. Melakukan pemeliharaan aplikasi dan back up data jurnal elektronik

Adapun tahapan kegiatan mekanisme pengelolaan jurnal elektronik

yang dilakukan oleh pustakawan adalah :

a. Pustakawan sebagai manajer jurnal dengan menggunakan sistem “

ojs” adalah sebagai berikut :

1. Untuk memulai, maka pustakawan akan memegang kendali admin

jurnal elektronik. Hal ini untuk membantu pengelola jurnal untuk

memelihara dan melakukan back up data jurnal elektronik yang

dimilikinya.

2. Untuk memulai pekerjaannya maka pustakawan akan mengakses

ke alamat : http://ejurnal.bppt.go.id/ dan melakukan LOGIN

3. Setelah Login sebagai Manajer Jurnal maka akan muncul pada

halaman jurnal elektronik. Pada halaman ini terdapat informasi

mengenai :

a. Status artikel yang belum diperiksa oleh editor atau reviewer.

b. Jurnal-jurnal yang diterbitkan oleh manajer jurnal elektronik

c. Melakukan editing profil sebagai manajer ejurnal

55

d. Mengganti kata sandi yang diberikan oleh admin ejurnal

e. Keluar dari ejurnal (log out)

4. Apabila ingin melihat, merubah atau membuat nomor/ volume

jurnal elektronik yang baru maka silahkan melakukan klik pada

manajer jurnal, dan menu yang tersedia pada menu halaman jurnal

adalah :

Pada menu ini akan tampil :

» Berkas Penelusuran

Berkas Penelusuran adalah fitur canggih yang file dan

direktori yang terkait dengan jurnal untuk dilihat dan

dimanipulasi secara langsung.

» Bagian Jurnal

Fungsi Bagian Jurnal adalah untuk menambahkan Editor

Bagian ke bagian ini agar naskah secara otomatis ditugaskan

kepada Editor Bagian. (jika tidak, Editor Bagian akan

ditugaskan secara manual, setelah naskah masuk). Jika

ditambahkan. Editor Bagian secara otomatis dapat ditugaskan

untuk mengawasi review (peer review) dan/ atau pengeditan

(copyediting, layout, dan proofreading) naskah ke bagian ini.

Editor Bagian dibuat dengan cara memilih / klik Editor

Bagian di bawah Peran di Manajemen Jurnal

Pada bagian ini ada beberapa field yang dapat diisi yaitu :

1. Judul Bagian*,

56

2. Singkatan*,

3. Syarat dan Ketentuan,

4. Form Review,

5. Pengindeksan (pilih cek list bila diperlukan untuk Naskah

yang diterima oleh bagian jurnal)

6. Pembatasan (cek list bila Item hanya bisa diserahkan oleh

editor dan editor bagian.)

7. Hitung Kata (bila tidak ada batasan maka isi angka 0 )

8. Daftar Isi (cek list Hilangkan judul bagian ini dari daftar

isi terbitan dan atau Hilangkan nama penulis untuk item

bagian dari daftar isi terbitan.

9. Tentang Kami (cek list bila Hilangkan bagian ini dari

Tentang Kami.

10. Editor Bagian

Tambahkan Editor Bagian ke bagian ini agar naskah

otomatis ditugaskan kepada Editor Bagian. (jika tidak,

Editor Bagian akan ditugaskan secara manual, setelah

naskah masuk). Jika ditambahkan, Editor Bagian secara

otomatis dapat ditugaskan untuk mengawasi Review (peer

review) dan/ atau pengeditan (copyediting, layout, dan

proofreading) naskah ke bagian ini. Editor Bagian dibuat

dengan mengklik Editor Bagian di bawah Peran di

Manajemen Jurnal.

57

Apabila telah selesai diisi maka silahkan klik SIMPAN .

» Form Review

Form peer review yang dibuat di sini akan ditampilkan

kepada Reviewer untuk dilengkapi, bukan form default

yang terdiri dari dua kotak teks terbuka, yang pertama

"untuk Penulis dan Editor", dan yang kedua "untuk

Editor". Form review dapat ditampilkan untuk bagian

jurnal yang spesifik, dan Editor punya pilihan untuk

memilih form mana yang akan digunakan dalam

menugaskan review. Dalam semua kasus, editor punya

opsi untuk memasukkan review yang sesuai dengan

penulis. Untuk membuat Form Review, dapat klik pada

buat form review dengan mengisi judul dan deskripsi, lalu

simpan

» Bahasa

Sistem ini dibangun dalam dua bahasa, yaitu Bahasa

Indonesia dan Bahasa Inggris. Pengguna dapat mengganti

bahasa default jurnal yaitu Bahasa Indonesia dengan bahasa

pendukung yaitu Bahasa Inggris.

Jika bahasa yang didukung oleh jurnal tidak terdaftar di

bawah ini, tanya Administrator Ejurnal BPPT untuk

menginstal bahasa pendukung tersebut. Selain itu terdapat

headline, email yang disiapkan, dan alat baca.

58

» Setup

Setup ini digunakan untuk mengatur jurnal elektronik.

Menu yang terdapat pada halaman ini adalah :

1. Detail

Nama jurnal, ISSN, kontak, sponsor, dan mesin pencari.

2. Kebijakan

Fokus, peer review, bagian, privasi, keamanan, dan item

tambahan tentang.

3. Penyerahan Naskah

Menu ini merupakan menu memandu penyerahan

naskah.

4. Manajemen

Menu ini untuk mengatur jurnal.

5. Tampilan

b. Peran pustakawan sebagai Editor

Seorang editor akan didaftarkan oleh manajer jurnal elektronik untuk

mendapatkan user name dan password. Setelah memiliki user name dan

password, editor dapat log in. Menu-menu yang terdapat pada Beranda

Editor :

1. Naskah yang Belum Ditugaskan

2. Naskah dalam review

3. Naskah dalam pengeditan

4. Arsip

59

Pada perpustakaan BPPT pustakawan selain menjadi editor juga

menjadi editor bagian. Editor Bagian secara otomatis dapat ditugaskan

untuk mengawasi Review (peer review) dan/ atau pengeditan

(copyediting, layout, dan proofreading) naskah ke bagian ini. Editor

Bagian dibuat dengan mengklik Editor Bagian di bawah Peran di

Manajemen Jurnal.

Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik yang dilakukan oleh

pustakawan bagian Sub Bidang Otomasi Kepustakaan dengan

menggunakan sistem “ojs” sebagai berikut:

1. Untuk memulai pekerjaannya maka pustakawan akan mengakseske

alamat :http://ejurnal.bppt.go.id/ dan melakukan LOGIN. Setelah

Login maka dapat melakukan pengelolaan jurnal elektronik.

2. Penulis dapat mendaftar dan mengirimkan item ke jurnal secara

langsung ke jurnal melalui situs web. Author diminta untuk meng-

unggah item, serta menyediakan metadata atau informasi yang

berkaitan pengindeksan dengan item, untuk meningkatkan kapasitas

untuk pencarian dan pendarian online untuk jurnal ini. Pengarang

yang juga dapat mengantarkan item dengan Tambahan File dalam

bentuk data set, instrumen penelitian, atau sumber teks yang akan

memperkaya item, serta kontribusi untuk lebih terbuka dan kuat

bentuk penelitian. Penulis juga dapat melacak kiriman melalui

proses editorial - serta partisipasi dalam copyediting dari

proofreading pada kiriman yang diterima untuk publikasi. Penulis

60

dapat login menggunakan username dan password yang diberikan.

3. Setelah penulis mengirimkan item ke jurnal secara langsung ke

jurnal melalui situs web maka jurnal selanjutnya akan di kelola oleh

editor. Setelah memiliki user name dan password, editor dapat log

in. menu-menu yang terdapat pada beranda editor : naskah yang

belum ditugaskan dan pada menu ini terdapat informasi naskah

yang diterima dalam sebuah jurnal elektronik, naskah dalam review,

naskah dalam pengeditan, arsip. Editor juga memiliki tugas untuk

membuat perencanaan dan terbitan baru , peran ini dapat dilihat

pada beranda editor – terbitan. Editor juga memiliki tugas

memberitahu penulis mengenai perkembangan naskah dan

jurnalnya, menu ini disebut menu Beritahu Pengguna. Editor juga

dapat membuat perencanaan terbitan yang akan datang dengan

menu terbitan yang akan datang. Editor juga dapat melihat terbitan

jurnal yang telah diterbitkan pada menu terbitan terdahulu.

4. Setelah dilakukan pengelolaan oleh editor maka proses selanjutnya

adalah section editor. Bagian ini mengelola Editor Review dan Edit

Submissions dari dalam section (misalnya, Artikel, Buku Review,

dan lain-lain). Orang yang bertanggung jawab telah ditetapkan. Jika

Artikel itu sudah diterima untuk publikasi, Bagian yang Editor juga

dapat mengawasi proses editing, yang dilakukan oleh Editor.

5. Setelah dilakukannya proses copyeditors maka selanjutnya akan

dilakukan proses copyeditors. Suntingan copyeditor dikumpulkan

61

untuk meningkatkan tata bahasa dan kejelasan, bekerja sama dengan

penulis untuk memastikan semuanya sudah di sesuai dengan

harapan, dan menjamin kesesuaian dengan aturan jurnal's

bibliografi dan gaya tekstual, berikutnya diedit oleh Layout Editor

untuk mengatur galleys yang akan dipublikasikan dalam format

jurnal. Beberapa jurnal memiliki Section Editor atau Editor yang

berperan sebagai peran ini.

6. Pengelolaan selanjutnya adalah layout Editor, layot editor merubah

dari hasil copyedited yang sudah dikirim kedalam format HTML,

pdf, tergantung format yang telah dipilih jurnal yang digunakan

untuk publikasi elektronik. Sistem ini tidak menyediakan perangkat

lunak untuk mengkonversi kata pengolahan format dokumen ke

Gelley, sehingga Layout Editor harus memiliki akses dan untuk

dapat menggunakan software pihak ketiga untuk membuat paket

galleys (Adobe Acrobat, PDF Creator [open source] atau Open

Office [sumber terbuka] untuk PDF atau Dreamweaver atau Nvu

[open source] untuk HTML), yang menyajikan artikel pada layar

dengan baik diformat dibaca dan tata letak, dalam cara jurnal

ilmiah, dan dengan mata untuk penerbitan media baru ini

(konsultasi dengan tata letak yang digunakan oleh penerbit online

lainnya, seperti Highwire Press).

7. Proofreader secara seksama membaca galleys dalam berbagai format

yang menerbitkan jurnal (seperti penulis), untuk memeriks

62

berkenaan dgn percetakan dan kesalahan format, yang akan

dipernbaiki oleh Layout Editor.

Bagi jurnal elektronik yang belum terdaftar dalam Pengindeksan

(Metadata Harvesting), maka dapat mendaftarkan Jurnal untuk

Pengindeksan (Metadata Harvesting). Sistem jurnal ini memakai Open

Archives Initiative Protokol untuk metadata harvesting, yang merupakan

standar untuk menyediakan akses pengindeksan dengan baik ke sumber riset

elektronik di skala global.

Untuk mengindeks konten jurnal kedalam sistem terdistribusi global

dari database riset, baca langkah-langkah untuk menjadi kontributor data

dan daftarkan jurnal Anda diPendaftaran Open Archives. Untuk mendaftar,

Anda akan membutuhkan URL untuk

repositori:http://ejurnal.bppt.go.id/index.php/IJG/oai. Setelah itu, Anda

dapat mendaftarkan jurnal Anda di UIUC OAI registry dan OAIster.

Perhatikan jika Administrator Situs Anda sudah mendaftarkan situs ini pada

layanan ini, jurnal Anda akan diindeks secara otomatis dan Anda tidak perlu

mendaftarkan lagi.

Seorang pustakawan yang menjadi manajer jurnal elektronik dapat

melakukan pengindeksan naskah dengan memilih hal-hal berikut terkait

dengan pengindeksan naskah :

1. Disiplin dan Sub Disiplin ilmu

Bermanfaat saat jurnal keluar dari batasan disiplin ilmu dan/atau

penulis menerima item multidisiplin ilmu. Masukkan disiplin ilmu yang

63

relevan untuk jurnal ini.: Contoh: Sejarah, Pendidikan, Sosiologi,

Psikologi, Ilmu Budaya, hukum). Contoh: Sejarah, Pendidikan,

Sosiologi, Psikologi, Ilmu Budaya, hukum)

2. Klasifikasi Subjek

(contoh: klasifikasi Subjek Matematika; klasifikasi Perpustakaan

Kongres)

3. 3. Kata Kunci

Masukkan kata kunci atau topik sebagai petunjuk untuk Penulis:

(contoh: Photosynthesis; Black Holes; Four-Color Map Problem;

Bayesian Theory)

4. Cakupan

Mengacu ke lokasi geospasial, cakupan kronologis atau historis, dan/

atau karakteristik sampel riset. Masukkan istilah-istilah geografis atau

geospasial yang relevan untuk bidang ini. Contoh: Iberian Peninsula;

Stratosphere; Boreal Forest.)

Masukkan istilah-istilah historis atau kronologis yang relevan untuk

bidang ini). (Contoh, European Renaissance; Jurassic Period; Third

Trimester; dll.)

Masukkan karakteristik sampel riset untuk bidang ini. (Contoh: Umur;

jenis Kelamin; Suku; dll.)

5. Tipe (Metode/Pendekatan)

Masukkan tipe riset yang relevan, metode, dan pendekatan untuk

bidang ini. (Contoh: Survey; Wawancara; Analisis Sastra)

64

Selain itu pustakawan juga dapat melengkapi isian identifikasi dengan

pada menu Create Issue dengan cara :

1. Klik Create Issue

2. Lengkapi isian Identifikasi dengan vol, nomor, dan tahun jurnal. Jika

setiap terbitan memiliki judul tertentu, isi judul dan deskripsi tentang

jurnal terbitan tersebut.

3. Upload cover/sampul dengan file image (jpg, png)

Bagi pemustaka agar dapat akses ke jurnal elektronik BPPT adalah

dengan masuk ke dalam http://ejurnal.bppt.go.id, setelah masuk maka kita

dapat memilih menu referensi lalu pilih jurnal elektronik BPPT. Apabila

seseorang ingin membaca salah satu artikel dalam ejurnal, maka dapat

langsung memilih jurnal yang diinginkannya. Adapun menu-menu yang

disediakan untuk pembaca adalah :

a. Menu Beranda

Menu ini memuat semua judul ejurnal yang ada pada Ejurnal BPPT

b. Menu Tentang Kami

Menu ini mengenai penanggungjawab Ejurnal BPPT: Perpustakaan

BPPT.

c. Menu Registrasi

Menu ini untuk pembaca yang ingin mendaftarkan dirinya sebagai

penulis atau editor atau lainnya dalam jurnal yang dipilihnya.

Permintaan ini akan ditindaklanjuti oleh manajer jurnal elektronik yang

dipilihnya. Contohnya : Bila pembaca ingin mendaftar pada Jurnal

65

Ilmiah Teknologi Energi.

d. Menu pencarian

e. Menu pencarian isi journal

Pada menu ini pembaca dapat menelusur artikel yang diinginkannya

yang terdapat pada seluruh jurnal yang ada pada jurnal elektronik

BPPT dan juga dapat mengunduh jurnal yang diinginkan.

Pemustaka dalam akses ke jurnal elektronik juga memiliki beberapa

kendala seperti : mati listrik, jaringan tidak stabil, selain itu jurnal di cari

tidak ada, hal itu dikarenakan jurnal yang sudah terbit, yang belum terbit,

dan bahkan harus cepat terbit belum diserahkan pihak perekayasa dan unit

kerja dan unit kerja kepada pihak perpustakaan baik soft copy maupun

hard copy kepada perpustakaan BPPT karena perekayasa dan unit kerja

lupa, beda pengelola jurnal dan jurnal yang di cari tidak full text.

Dalam menghadapi pemustaka terhadap masalah yang ada dalam akses

jurnal elektronik untuk mendapatkan informasi pengelola jurnal elektronik

harus lebih intensif lagi untuk mengingatkan redaksi jurnal untuk

menerbitkan jurnal terbaru agar pemustaka bisa mendapatkan informasi

yang dibutuhkan

Hasil wawancara di atas menunjukan dalam menghadapi masalah

pemustaka dalam mengakses jurnal elektronik maka upaya yang dilakukan

untuk menghadapi masalah pemustaka dalam akses jurnal elektronik.

Pengelola jurnal elektronik harus lebih intensif lagi untuk mengingatkan

redaksi jurnal untuk menerbitkan jurnal terbaru agar pemustaka bisa

66

mendapatkan informasi yang dibutuhkan, dan pemustaka dalam

mengakses jurnal yang diinginkan tetapi jurnal yang diinginkan tidak

secara full text maka pustakawan akan menanyakan e-mail pemustaka lalu

dikirim soft copy lewat e-mail. Jika jurnal dalam bentuk hard copy maka

akan difotokopikan dan akan dikenakan biaya untuk fotokopi, jika harus

dikirim maka akan dikenakan biaya ongkos kirim. Untuk biaya fotokopi

dan ongkos kirim bisa secara transfer dan tunai.

3. Kendala Pengelolaan Jurnal Elektronik

Dalam pengelolaan jurnal elektronik yang ada di perpustakaan BPPT

kendala yang ada dalam pengelolaan jurnal elektronik terdapat beberapa

kendala seperti jurnal dari unit kerja atau perekayasa dan unit kerja yang

belum diserahkan ke perpustakaan BPPT dan kurangnya SDM untuk

kegiatan alih media.

Upaya yang dilakukan untuk menghadapi kendala dalam pengelolaan

jurnal elektronik yang ada dalam perpustakaan BPPT seperti: mengadakan

peralatan alih media yang lebih modern dari sebelumnya untuk

mempercepat alih media, melakukan pelatihan petugas perpustakaan untuk

dapat melakukan kegiatan alih media, serta mendatangi pihak unit kerja

atau perekayasa dan unit kerja agar menyerahkan hasil karyanya kepada

pihak perpustakaan guna mempercepat mekanisme pengelolaan jurnal

elektronik.

Apabila terdapat masalah dalam pengelolaan jurnal elektornik yang

tidak dapat diselesaikan oleh staf bidang otomasi perpustakaan maka yang

67

bertanggung jawab adalah Kepala Sistem Otomasi Kepustakaan.

Kebijakan tersebut ada di dalam peraturan kepala Badan Pengkajian dan

Penerapan Teknologi (BPPT) Nomor 16 tahun 2013 tentang Serah Simpan

Karya Cetak dan Karya Rekam di Lingkungan Badan Pengkajian

Teknologi (BPPT) yang dikeluarkan oleh Kepala Badan Pengkajian dan

Penerapan Teknologi (BPPT).

5. Pembahasan

Pada bagian ini peneliti akan menjelaskan secara singkat hasil

penelitian dari bab IV yang membahas tentang kebijakan pengelolaan jurnal

elektronik, mekanisme pengelolaan jurnal elektronik dan kendala pengelolaan

jurnal elektronik.

1. Kebijakan Pengelolaan Jurnal Elektronik

Dalam pengelolaan jurnal elektronik di perpustakaan BPPT terdiri

dari beberapa Kebijakan yang diantaranya:

a. Kebijakan menghimpun karya cetak dan karya rekam

Setiap pegawai BPPT yang memiliki hasil karya wajib menyerahkan

hasil karyanya kepada perpustakaan BPPT. kebijakan nomor 116 tahun

2013 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam di

Lingkungan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT), yang

di keluarkan oleh kepala perpustakaan BPPT.

b. Kebijakan penerbitan jurnal perpustakaan BPPT

Jurnal elektronik yang berada di perpustakaan BPPT yang berasal

68

dari hasil karya pegawai BPPT dan instansi lain. Dalam pengelolaan

jurnal elektronik yang berasal dari pegawai BPPT dan instansi lain

terdapat perbedaan dalam kebijakan pengunggahan.

Dalam kegiatan pengunggahan jurnal elektronik BPPT ada

perbedaan antara jurnal yang berasal dari perpustakaan BPPT dan jurnal

yang berasal dari instansi lain. Jurnal yang berasal dari pegawai BPPT,

diunggah dan diunduh dalam bentuk “pdf” secara full text. Sedangkan

jurnal yang berasal dari instansi di luar BPPT hanya diunggah cover

buku, data bibliografi dan abstraknya saja.

c. Kebijakan akses jurnal

Dalam pengaksesan jurnal elektronik terdapat perbedaan antara

jurnal yang berasal dari jurnal elektronik pegawai BPPT dan jurnal

yang berasal dari instansi lain. Jurnal yang berasal dari instansi lain

hanya dapat diakses cover, data bibliografi, dan abstraknya saja.

Sedangkan untuk jurnal elektronik yang berasal dari pegawai BPPT

maka dapat diakses dalam bentuk “pdf” dan secara full text.

Untuk dapat akses jurnal elektronik yang berasal dari instansi lain maka

dapat akses ke alamat : http://digilib.bppt.go.id/opac/. Sedangkan untuk

jurnal elektronik yang berasal dari pegawai BPPT maka jurnal

elektronik dapat di akses jurnal dalam bentuk “pdf” dan secara full text.

Agar dapat mengakses maka mengakses ke alamat :

http://ejurnal.bppt.go.id/

69

2. Mekanisme Pengelolaan Jurnal Elektronik

Jurnal elektronik yang ada di perpustakaan BPPT berasal dari hasil

karya pegawai BPPT dan ada juga jurnal yang berasal dari instansi lain.

Pada perpustakaan BPPT dalam bagian Sub Bidang Otomasi dan

Kepustakaan memiliki SDM berjumlah empat orang, satu orang yang

berlatar belakang pendidikan bidang ilmu perpustakaan dan tiga orang

berlatar belakang pendidikan teknologi informasi komputer. Dalam

pengelolaan jurnal elektronik yang ada di perpustakaan BPPT yang

memiliki tanggung jawab adalah Kepala Sub Bagian Sistem Otomasi

Kepustakaan.

Jurnal elektronik yang ada di jurnal elektronik BPPT sudah open

access. Jurnal elektronik BPPT dapat diakses dimana pun dan kapan pun.

Baik jurnal yang berasal dari BPPT atau jurnal elektronik yang berasal

dari luar BPPT. BPPT memakai sistem “ojs” dan pedoman yang

digunakan yaitu pedoman “ojs”yang sudah dimodifikasi sesuai dengan

kebutuhan perpustakaan.

Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik bisa dilakukan oleh

penulis dan pustakawan perpustakaan BPPT apabila seorang penulis telah

terdaftar menjadi penulis atau editor di dalam jurnal elektronik BPPT.

Penulis atau editor dapat melakukan registrasi dibagian pembaca, hal itu

dikarenakan pembaca merupakan salah satu jenis pengguna jurnal

elektronik BPPT. menu registrasi untuk pembaca yang ingin mendaftarkan

dirinya sebagai penulis atau editor atau lainnya dalam jurnal yang

70

dipilihnya. Permintaan ini akan ditindaklanjuti oleh manajer jurnal

elektronik yaang dipilihnya.

Manajer jurnal elektronik berperan mengatur jurnal dan fungsi staf

editor (bisa juga berperan sebagai editor), yang menjadi manajer jurnal

elektronik dalam pengelolaan jurnal elektronik adalah seorang pustakawan

yang bertugas sebagai penanggungjawab aplikasi dan konten jurnal

elektronik BPPT, karena diberikan tugas dan wewenang sebagai manajer

jurnal elektronik BPPT.

Jika sudah terdaftar sebagai penulis atau editor maka dapat

mengunakan dan menyerahkan artikel jurnal elektronik dengan cara login

dengan menggunakan username dan password yang dimilikinya. Bagi

perekayasa dan unit kerja yang menyerahkan hasil karyanya dalam bentuk

soft copy atau hard copy maka pengelolaan jurnal elektronik juga dapat

dilakukan oleh pustakawan perpustakaan bagian sistem otomasi

kepustakaan untuk mengelola. Adapun beberapa peran pustakawan dalam

redaksi jurnal elektronik yang dapat dilakukan adalah : journal manager

dan editor. Selain itu perpustakaan juga memiliki peran dalam pengelolaan

jurnal elektronik sebagai berikut :

1. Mengembangkan aplikasi

2. Administrator jurnal elektronik

3. Penanggung jawab seluruh artikel dan jurnal yang diterbitkan pada

jurnal elektronik

4. Fasilitator dalam pemanfaatan jurnal elektronik untuk jurnal tercetak

71

BPPT

5. Sebagai instruktur dalam plation jurnal elektronik BPPT yang

dibutuhkan oleh pengelolan jurnal BPPT

6. Melakukan pemeliharaan aplikasi dan back up data jurnal elektronik

Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik yang dilakukan oleh petugas

sistem otomasi perpustakaan dengan menggunakan sistem “ojs” adalah

sebagai berikut :

1. Untuk memulai pekerjaannya maka pustakawan akan mengakses ke

alamat http://ejurnal.bppt.go.id/ dan melakukan login. Setelah login

maka dapat melakukan pengelolaan jurnal elektronik.

2. Penulis dapat mendaftar dan mengirimkan item ke jurnal secara

langsung ke jurnal melalui situs web. Author diminta untuk meng-

unggah item, serta menyediakan metadata atau informasi yang

berkaitan pengindeksan dengan item, untuk meningkatkan kapasitas

untuk pencarian dan pendarian online untuk jurnal ini. Pengarang yang

juga dapat mengantarkan item dengan tambahan file dalam bentuk data

set, instrumen penelitian, atau sumber teks yang akan memperkaya

item, serta kontribusi untuk lebih terbuka dan kuat bentuk penelitian.

Penulis juga dapat melacak kiriman melalui proses editorial - serta

partisipasi dalam copy editing dari proofreading pada kiriman yang

diterima untuk publikasi. Penulis dapat login menggunakan username

dan password yang diberikan.

72

3. Setelah penulis mengirimkan item ke jurnal secara langsung ke jurnal

melalui situs web maka jurnal selanjutnya akan di kelola oleh editor.

Setelah memiliki user name dan password, editor dapat log in. menu-

menu yang terdapat pada beranda editor : naskah yang belum

ditugaskan dan pada menu ini terdapat informasi naskah yang diterima

dalam sebuah jurnal elektronik, naskah dalam review, naskah dalam

pengeditan, arsip. Editor juga memiliki tugas untuk membuat

perencanaan dan terbitan baru , peran ini dapat dilihat pada beranda

editor–terbitan. Editor juga memiliki tugas memberitahu penulis

mengenai perkembangan naskah dan jurnalnya, menu ini disebut menu

beritahu pengguna. Editor juga dapat membuat perencanaan terbitan

yang akan datang dengan menu terbitan yang akan datang. Editor juga

dapat melihat terbitan jurnal yang telah diterbitkan pada menu terbitan

terdahulu.

4. Setelah dilakukan pengelolaan oleh editor maka proses selanjutnya

adalah section editor. Bagian ini mengelola Editor Review dan Edit

Submissions dari dalam section (misalnya, Artikel, Buku Review, dan

lain-lain). Orang yang bertanggung jawab telah ditetapkan. Jika Artikel

itu sudah diterima untuk publikasi, Bagian yang Editor juga dapat

mengawasi proses editing, yang dilakukan oleh Editor.

5. Setelah dilakukannya proses copy editors maka selanjutnya akan

dilakukan proses copy editors. Suntingan copy editor dikumpulkan

untuk meningkatkan tata bahasa dan kejelasan, bekerja sama dengan

73

penulis untuk memastikan semuanya sudah di sesuai dengan harapan,

dan menjamin kesesuaian dengan aturan jurnal's bibliografi dan gaya

tekstual, berikutnya diedit oleh layout editor untuk mengatur galleys

yang akan dipublikasikan dalam format jurnal. Beberapa jurnal

memiliki section editor atau editor yang berperan sebagai peran ini.

6. Pengelolaan selanjutnya adalah layout editor, layot editor merubah dari

hasil copy edited yang sudah dikirim kedalam format HTML, PDF, dll,

tergantung format yang telah dipilih jurnal yang digunakan untuk

publikasi elektronik. Sistem ini tidak menyediakan perangkat lunak

untuk mengkonversi kata pengolahan format dokumen ke Gelley,

sehingga layout editor harus memiliki akses dan untuk dapat

menggunakan software pihak ketiga untuk membuat paket galleys

(Adobe Acrobat, PDF Creator [open source] atau Open Office [sumber

terbuka] untuk PDF atau Dreamweaver atau Nvu [open source] untuk

HTML), yang menyajikan artikel pada layar dengan baik diformat

dibaca dan tata letak, dalam cara jurnal ilmiah, dan dengan mata untuk

penerbitan media baru ini (konsultasi dengan tata letak yang digunakan

oleh penerbit online lainnya, seperti Highwire Press).

7. Proofreader secara seksama membaca galleys dalam berbagai format

yang menerbitkan jurnal (seperti penulis), untuk memeriks berkenaan

dgn percetakan dan kesalahan format, yang akan dipernbaiki oleh

Layout Editor.

Bagi pemustaka agar dapat akses ke jurnal elektronik BPPT adalah

74

dengan masuk ke dalam http://ejurnal.bppt.go.id, setelah masuk maka kita

dapat memilih menu referensi lalu pilih jurnal elektronik BPPT. Adapun

menu-menu yang disediakan untuk pembaca adalah menu beranda yang

memuat semua judul jurnal elektronik yang ada pada jurnal elektronik

BPPT, menu tentang kami dan menu ini mengenai penanggungjawab

jurnal elektronik perpustakaan BPPT, menu registrasi dimana untuk

pembaca yang ingin mendaftarkan dirinya sebagai penulis atau editor atau

lainnya dalam jurnal yang dipilihnya.

Adapun yang menjadi kendala dalam akses jurnal elektronik yang

ada di perpustakaan BPPT seperti : mati listrik, jaringan tidak stabil,

selain itu jurnal di cari tidak ada, hal itu dikarenakan jurnal yang sudah

terbit, yang belum terbit, dan bahkan harus cepat terbit belum diserahkan

pihak perekayasa dan unit kerja dan unit kerja kepada pihak perpustakaan

baik soft copy maupun hard copy kepada perpustakaan BPPT karena

perekayasa dan unit kerja lupa, beda pengelola jurnal dan jurnal yang

dicari tidak full text.

Upaya pihak perpustakaan untuk menghadapi masalah pemustaka

dalam akses jurnal elektronik. Pengelola jurnal elektronik harus lebih

intensif lagi untuk mengingatkan redaksi jurnal untuk menerbitkan jurnal

terbaru agar pemustaka bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan, dan

pemustaka dalam mengakses jurnal yang diinginkan tetapi jurnal yang

diinginkan tidak secara full text maka pustakawan akan menanyakan e-

mail pemustaka lalu dikirim soft copy lewat e-mail. Jika jurnal dalam

75

bentuk hard cover maka akan di fotokopi dan akan dikenakan biaya untuk

fotkopi jika harus di kirim maka akan dikenakan biaya ongkos kirim.

Untuk biaya fotokopi dan ongkos kirim bisa secara transfer atau tunai.

3.Kendala Pengelolaan Jurnal Elektronik

Dalam pengelolaan jurnal elektronik juga terdapat kendala seperti

jurnal dari unit kerja atau perekayasa dan unit kerja yang belum diserahkan

ke perpustakaan BPPT. Selain itu juga kekurangan SDM untuk alih media

karena ada perekayasa dan unit kerja yang menyerahkan hasil karyanya

dalam bentuk hard copy. Dengan demikian hal tersebut menjadi kendala

bagi pihak pengelola jurnal elektronik.

Upaya yang dilakukan untuk menghadapi kendala dalam

pengelolaan jurnal elektronik yang ada dalam perpustakaan BPPT seperti:

mengadakan peralatan alih media yang lebih modern dari sebelumnya

untuk mempercepat alih media, melakukan pelatihan petugas perpustakaan

untuk dapat melakukan kegiatan alih media, serta mendatangi pihak unit

kerja atau perekayasa dan unit kerja agar menyerahkan hasil karyanya

kepada pihak perpustakaan guna mempercepat mekanisme pengelolaan

jurnal elektronik. Jika terdapat masalah yang tidak dapat diselesaikan

dalam pengelolaan jurnal elektronik maka yang bertanggung jawab adalah

Kepala Sub Bidang Otomasi Kepustakaan.

76

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Kebijakan pengelolaan jurnal elektronik perpustakaan BPPT diantaranya:

a. BPPT menerbitkan kebijakan khusus secara tertulis dalam rangka

penghimpunan karya cetak dan karya rekam dari kalangan pegawai di

lingkungan BPPT, terdapat dalam Peraturan Kepala Badan dan

Pengkajian dan Penerapan Nomor 116 tahun 2013 tentang Serah

Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam di Lingkungan Badan

Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT).

b. Pengelolaaan jurnal Perpustakaan BPPT dalam melakukan kegiatan

pengelolaan jurnal elektronik memakai e-Publishing system dengan

perangkat lunak “open-source electronic publishing systems”, yang

sudah dibuat oleh Public Knowledge Project-PKP (open journal

system). Dari beberapa open source system software maka open

journal system (”ojs”) yang digunakan dalam kegiatan pengelolaan

jurnal elektronik pada perpustakaan BPPT. Jurnal berasal dari hasil

karya pegawai BPPT dan instansi lain. Terdapat perbedaan kebijakan

dalam pengunggahannya yakni untuk jurnal internal jurnal di unggah

secara full text dalam bentuk “pdf” sedangkan jurnal yang berasal dari

instansi lain hanya di unggah cover, abstrak dan dta bibliografinya

saja.

c. Dalam pengaksesan jurnal elektronik juga terdapat kebijakan khusus.

77

Jurnal yang berasal dari instansi lain hanya dapat diakses cover, data

bibliografi, dan abstraknya saja, sedangkan untuk jurnal internal

BPPT dapat diakses secara full text dalam bentuk “pdf”.

2. Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik dapat dilakukan jika seorang

penulis atau editor sudah menjadi anggota dalam jurnal elektronik yang

dipilihnya. Selain itu pengelolaan jurnal elektronik juga dapat dilakukan

oleh staf Sub Bidang Otomasi Kepustakaan. Hal ini dikarenakan masih ada

perekayasa dan unit kerja yang belum bisa melakukan pengelolaan jurnal

elektronik walaupun sudah dilakukakan pelatihan pengelolaan jurnal

elektronik.

3. Terdapat kendala dalam pengelolaan jurnal elektronik. Kendala tersebut

dihadapi seperti adanya perekayasa dan unit kerja yang belum diserahkan

ke pihak perpustakaan BPPT dan kurangnya SDM untuk alih media

terhadap jurnal yang berbentuk hard copy. Upaya yang dilakukan seperti:

mengadakan peralatan alih media yang lebih modern dari sebelumnya

untuk mempercepat alih media, melakukan pelatihan petugas perpustakaan

untuk dapat melakukan kegiatan alih media, serta mendatangi pihak unit

kerja atau perekayasa dan unit kerja agar menyerahkan hasil karyanya

kepada pihak perpustakaan guna mempercepat mekanisme pengelolaan

jurnal elektronik.

B. Saran

1. Agar kebijakan yang ada dalam perpustakaan BPPT dapat berjalan lebih

baik lagi, maka pihak perpustakaan dapat meningkatkan kegiatan

78

sosialisasi kepada pihak perekayasa dan unit kerja dan unit kerja. Bagi

perekayasa dan unit kerja yang belum menjalankan kebijakan hendaknya

diberi sangsi yang sesuai dengan kebijakan yang belum dijalankan.

Dengan adanya sangsi tersebut diharapkan kebijakan yang telah ditetapkan

dapat dijalankan lebih baik.

2. Untuk lebih meningkatkan pengelolaan jurnal elektronik, pada

perpustakaan BPPT sebaiknya diadakan pelatihan pengelolaan jurnal

elektronik kepada perekayasa dan unit kerja, agar dapat melakukan

pengelolaan jurnal elektronik sendiri secara lebih aktif guna mendukung

pemustaka untuk dapat mengakses jurnal elektronik dengan lebih cepat.

3. Bagi pihak perpustakaan sebaiknya lebih intensif lagi untuk menghubungi

dan mendatangi perekayasa dan unit kerja untuk menyerahkan hasil karya

dari pegawai BPPT. SDM untuk Sub Bidang Otomasi Kepustakaan

ditambah lagi, dan sebaiknya SDM tersebut memang ahli atau berlatar

belakang pendidikan Teknologi Informasi atau Ilmu Perpustakaan.

79

DAFTAR PUSTAKA

Ahmad Pram Prayogo Pangestu. “Pengertian Open Source.” diakses pada tanggal19 April 2014 http://www.pram-software.com

Andgaah. “Open Source dan Proprietary Software.” Artikel diakses pada tanggal19 April 2014 dari http://andgaa.web.id

Arif Surachman. “Pengelolaan Perpustakaan Khusus.” Artikel diakses pada 4Desember 2014darihttp://eprints.rclis.org/8633/1/Manajemen_Perpustakaan_Khusus.pdf

Cholid Narbuko. Metodologi Penelitian. Jakarta: Bumi Aksara, 1997.

Emzir. Analisis Data. Jakarta: Rajawali Pers, 2011.

Happy Chandraleka. “Mengenal Open Journal Sistem.” diakses pada tanggal 8April 2014 dari http://thecakrabirawa.wordpress.com

Hermawan Rachman. Etika Kepustakawanan. Jakarta: CV. Sagung Seto, 2006.

Himatro. “Jurnal Elektronik.” diakses pada tanggal 12 April darihttp://himatro.ee.unila.ac.id/jurnal-elektronik/

Karmidi Martoatmodjo. Manajemen Perpustakaan Khusus. Jakarta: Universitas ,1999.

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Indonesia. “Kamus Besar BahasaIndonesia online”. diakses pada tanggal 18 Mei 2014 padahttp://kbbi.web.id/bijak

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Indonesia. “Panduan PengelolaanJurnal Terbitan Berkala Elektronik”. artikel diakses pada 8 April 2014 darihttp://www.dikti.go.id/files/atur/PanduanPengelolaan-eJournal.pdf

Lasa. HS. Pengelolaan Terbitan Berkala. Yogyakarta: Kanisius, 1994.

Lexy J. Moleong. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: RemajaRosdakarya, 1989.

Muhammad S. Alam, “Pengelolaan Jurnal dengan Open Journal System (“OJS”),”

Novian. “Mengenal Fungsi Dan Pekerjaan Rutin di Perpustakaan Khusus.” artikeldiakses 26 maret 2014 dari http://novian-r-p-fisip08.web.unair.ac.id/artikel_detail-37849BBPerpustakaanMengenal%20Fungsi%20Dan%20Pekerjaan%20Rutin%20Di%20Perpustakaan %20Khusus.html

80

Prastya Irawan. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA:LAN, 1999.

Putu Laxman Pendit. “Open Access dan Kepustakawanan Indonesia.” artikeldiakses pada tanggal 8 April 2014 dari http://www3.petra.ac.id/library/unggah.php?act=get&id=66

_______. “Serba Open di Jagat Informasi : Memahami OA, OAI, dan OAIS danHubungannya dengan Kemelekan Informasi.”artikel diakses pada tanggal8 April 2014 dari http://dspace.library.uph.edu:8080/bitstream/123456789/148/2/Putu%20Laxman%20Pendit.Serba%20Open%20di%20Jagat%20Informasi.pdf

Rhayuningsih.F. Pengelolaan Perpustakaan. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007.

Sismanto. Manajemen Perpustakaan Digital. Tangerang: Sinar Pamulang Permai,2007.

Sri Ilmiah. dkk. “Pengaruh pemanfaatan koleksi local content terhadap kegiatanpenelitian mahasiswa yang sedang mengerjakan skripsi/ tugas akhir diperpustakaan fakultas ilmu budaya universitas diponegoro semarang.”artikel diakses 14 Februari 2014 http://ejournal-s1.undip.ac.id/index.php/jip

Standar Nasional Indonesia. Perpustakaan Khusus Instansi Pemerintah. Jakarta,Standar Nasional Indonesia (SNI) 7496:2009, 2009. Di akses pada tanggal12 Juni 2014 dari http://eprints.rclis.org/8633/1/Manajemen_Perpustakaan_Khusus.pdf

Sugiono. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta, 2012.

Suharsimi Arikunto. Manajemen Penelitian. Jakarta: Rineka Cipta, 2005.

Sukarman dan Rachmat Najumen (edt). Pedoman Umum penyelenggaraanPerpustakaan Khusus, Jakarta: Perpustakaan Nasional, 2000.

Sulistyo-Basuki. Priodisasi Perpustakaan Indonesia. Bandung: Remaja RosdaKarya, 1994.

Supriyono. “Manajemen Jurnal Cetak, Elektronik Dan Bahan Khusus DiPerpustakaan Ugm.” artikel diakses pada tanggal 11 April 2014 darihttp://prisekip.blog.ugm.ac.id/files/2010/02/MANAJEMEN-JURNAL-CETAK-DAN-ELEKTRONI-2.pdf

Swistien Kustantyana dan Lukman. Manajemen Penerbitan Jurnal elektronik.Jakarta: Sagung Seto, 2012.

_______. Manajemen Penerbitan Jurnal Ilmiah. Jakarta: Sagung Seto, 2012.

81

_______. Manajemen Penerbitan Jurnal elektronik (jurnal elektronik). Jakarta:Sagung Seto, 2012. Indrawan,rully,“isi, format, dan rambu akreditasijurnal” http://rullyindrawan.wordpress.com/ 2008/12/02/ isi-format-dan-

Vika. A Kovariansi, “Akses Terbuka Terhadap Konten Lokal Dalam PerpustakaanDigital,” di akses pada tanggal 9 April 2014 dariHttp://Www.Slideshare.Net/ Kovariansi/Akses-Terbuka-Terhadap-Konten-Lokal-Dalam-Perpustakaan-Digital

Waluhyo. “E-Journal Sebuah Fasilitas Untuk Mewujudkan Masyarakat BerbasisPengetahuan.” artikel diakses pada tanggal 12 April 2014 darihttp://untung-waluyo.blog.ugm.ac.id/2012/04/30/e-journal-sebuah-fasilitas-untuk-mewujudkan-masyarakat-berbasis-pengetahuan/

Yulia Dwi Indriani, “Open Journal System (“ojs”) Untuk Mengelola PublikasiIlmiah” Jurnal Pustakawan Indonesia, V, 10 No. 2 dalam jurnalelektronik diakses pada tanggal 8 April 2014 dari http://journal.ipb. ac.id/index.php/jpi/article/view/5280/0

_______________. “Open Journal System (“ojs”) Untuk Mengelola PublikasiIlmiah” Jurnal Pustakawan Indonesia, V, 10 No. 2 dalam jurnalelektronik diakses pada tanggal 8 April 2014 dari http://journal.ipb.ac.id/index.php/jpi/article/view/5280/0

Zero-fisip, “Belajar, Berilmu dan Beramal, “ diakses pada tanggal 12 April 2014dari http://zero-fisip.web.unair.ac.id/artikel_detail-68839-DigilibDigilib:%20Ebook%20dan%20Ejournal.html

Transkip Wawancara

Nama : Ramatun Anggraini Kiemas, SSos, MSc (RAK)

Jabatan : Kepala Perpustakaan

Kebijakan pengelolaan jurnal elektronik

1. Adakah kebijakan dalam pengelolaan jurnal elektronik di perpustakaan

BPPT?

Kalo kebijakan pada perpustakaan BPPT ini ada ko.

2. Apakah kebijakan pengelolaan jurnal elektronik di perpustakaan BPPT secara

tertulis?

Kebijakan yang ada dalam perpustakaan BPPT itu secara tertulis ya, ada

peraturan serah simpan karya cetak jurnal elektronik yang harus dihimpun,

diolah, disimpan dan dilestarikan. Karena di sini memakai sistem ojs maka

untuk penerbitan jurnal elektronik memakai sistem ojs untuk kebijakan

penerbitan. Dalam mengakses jurnal elektronik juga ada kebijakannya di mana

jurnal yang bisa di akses secara full text itu jurnal yang berasal dari pegawai

BPPT, sedangkan jurnal dari instansi lain tidak bisa di aksessecara full text

3. Jika kebijakan pengelolaan jurnal elektronik secara tertulis, apakah sudah

dijalankan dengan baik oleh para peneliti dan petugas pengelolaan jurnal

elektronik? Siapakah yang memiliki wewenang dalam mengambil kebijakan

dalam pengelolaan jurnal elektronik?

Kebijakan kan memang sudah ada secara tertulis ya, tapi sampai saat ini

kebijakan yang ada belum dijalankan sepenuhnya oleh perekayasa dan unit

kerja, kebijakan tersebut sudah dijalankan pada sebagian perekayasa dan unit

kerja .

4. Bagaimana dengan para peneliti dan petugas pengelolaan jurnal elektronik

yang belum menjalankan kebijakan yang ada?

Kalo untuk sangsi ya bagi perekayasa dan unit kerja yang belum menjalankan

kebijakan ini tidak ada sangsi ko.

5. Apakah kebijakan sudah di sosialisasikan kepada para peneliti dan petugas

pengelola jurnal elektronik?

Kalo kebijakan yang ada pada perpustakaan BPPT si sudah disosialisasikan

ya, jadi sosialisasi tersebut masih dilakukan sampai saat ini, dengan cara pihak

perpustakaan BPPT dateng ke pihak perekayasa dan unit kerja yang ada di

lingkungan BPPT untuk melakukan persentasi. Persentasi tersebut berisi

sosialisasi kalo di perpustakaan BPPT ada kebijakan yang sudah ada secara

tertulis dalam peraturan kepala perpustakaan Badan Pengkajian dan Penerapan

Teknologi (BPPT) nomor 16 tahun 2013 tentang serah simpan karya cetak dan

karya rekam di lingkungan Badan Pengkajian Teknologi (BPPT) dan

kebijakan tersebut dikeluarkan oleh Kepala perpustakaan Badan Pengkajian

dan Penerapan Teknologi (BPPT). Setelah kita persentasi nah perekayasa dan

unit kerja mau menyerahkan hasil karyanya kepada pihak perpustakaan dan

bahkan aetiap menghasilkan hasil karya sudah ada dengan sendirinya

menyerahkan hasil karyanya.

Nama : Suci Wulandari (SW).

Jabatan : Kapala Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka

Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik

1. Dari mana sajakah artikel jurnal berasal?

Nah kalo jurnal yang ada di jurnal elektronik BPPT nih ya berasal dari hasil

karya pegawai BPPT nah ada juga jurnal yang berasal dari instansi lain ko.

Untuk mendapatkan jurnal yang dari instansi lain yaitu dengan cara dari

hadiah, tukar menukar antar instansidan permintaan khusus kepada pemilik

jurnal.

2. Bagaimana cara memperoleh artikel untuk jurnal?

Untuk mendapatkan jurnal yang dari instansi lain yaitu dengan cara dari

hadiah, tukar menukar antar instansidan permintaan khusus kepada pemilik

jurnal.

3. Apakah yang di kelola dalam pengelolaan jurnal elektronik berasal dari jurnal

BPPT saja? Jika berasal dari BPPT saja bagaimana jurnal yang berasal dari

luar BPPT?

Kalo jurnal yang dari BPPT itu pengelolaan jurnal elektroniknya di upload,

dan dapat di download bentuk “pdf” dan full text. Kalo dari luar BPPT itu

hanya di upload data bibliografi dan abstraknya saja, jadi ya kalo ada yang

butuh jurnalnya ya tinggal dateng ke perpustakaan BPPT”.

4. Siapakah yang bertanggung jawab dalam pengelolaan jurnal elektronik?

Kalo di bagian pengelolaan jurnal elektronik yang bertanggung jawab si

Kepala Sub Bagian Sistem Otomasi Perpustakaannya, Kepala Bagian Sistem

Otomasi Perpustakaan juga melakukan pengelolaan jurnal elektroniknya ko,

jadi ya ga hanya bertanggung jawab aja

5. Apakah jurnal elektronik yang ada di perpustakaan BPPT open access

journal?

Jurnal elektronik di BPPT sudah open access jadi ya di mana pun kita sudah

bisa akses kan sudah keterbukaan informasi.

6. Bagaimana cara mengakses jurnal elektronik?

Jurnal elektronik BPPT kan ada digilib BPPT ya, jadi buka aja digilib BPPT,

nah bisa akses dah di mana aja.

7. Adakah pemustaka yang memiliki permasalaan dalam mengakses jurnal

elektronik?

Untuk kendala yang sering dihadapkan oleh pemustaka itu ada, nah kendala

yang sering di hadapkan ya seperti: mati listrik, jaringan tidak stabil, selain itu

jurnal di cari tidak ada , hal itu dikarenakan jurnal yang sudah terbit, belum

terbit dan bahkan harus cepat terbit tetapi jurnalnya belum diserahkan pihak

unit kerja dan perekayasa kepada pihak perpustakaan baik soft copy maupun

hard copy kepada perpustakaan BPPT karena lupa dan beda pengelola jurnal

dan jurnal yang di cari tidak full text.

8. Bagaimana cara menghadapi masalah terhadap pemustaka dalam mengakses

jurnal?

Biasanya si ya cara untuk menghadapi pemustaka dalam akses jurnal yang

diinginkan tapi ga full text, maka pustakawan menanyakan e-mail pemustaka

lalu dikirim soft copy lewat e-mail, nah kalo adanya hard cover maka akan di

fotokopikan dan akan dikenakan biaya untuk fotkopi. Jika harus di kirim ya

biasanya kena ongkir juga dan untuk biaya bisa transfer bisa tunai.

Nama : Eka Meifrina Suminarsih, SS, MM (EMS)

Jabatan : Kepala Sub Bidang Otomasi Kepustakaan

Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik

1. Berapa jumlah SDM yang bertugas dalam pengelolaan jurnal elektronik?

Untuk SDM dalam pengelolaan jurnal elektronik di perpustakaan BPPT ada

empat orang.

2. Apakah SDM yang bertugas dalam pengelolaan jurnal elektronik berlatar

belakang pendidikan di bidang Ilmu Perpustakaan?

yang bertugas dalam pengelolaan jurnal elektronik. Satu orang dari ilmu

peprustakaan dan tiga orang dari tik.

3. Siapakah yang bertanggung jawab dalam pengelolaan jurnal elektronik?

Kalo di bagian pengelolaan jurnal elektronik yang bertanggung jawab si

Kepala Sub Bagian Sistem Otomasi Perpustakaannya, Kepala Bagian Sistem

Otomasi Perpustakaan juga melakukan pengelolaan jurnal elektroniknya ko,

jadi ya ga hanya bertanggung jawab aja.

4. Apakah jurnal elektronik yang ada di perpustakaan BPPT open access

journal?

Untuk jurnal elektronik di BPPT open access baik jurnal yang berasal dari

perpustakaan BPPT ataupun jurnal yang berasal dari instansi lain.

5. Apakah sistem yang digunakan sudah e-publishing system?

Perpustakaan BPPT pengelolaan jurnalnya pake sistem ojs. Perpustakaan

memakai sistem ojs karena ojs e-Publishing system, dan pedoman

pengelolaannya pake pedoman ojs yang sudah dimodifikasi sesuai dengan

kebutuhan perpustakaan. Untuk sistem ojs sudah diadakan pelatihan kepada

unit kerja dan perekayasa agar pengelolaan jurnal elektronik dapat juga

dilakukan oleh perekayasa dan unit kerja.kan jadinya jurnal elektroniknya bisa

lebih cepat terkini tanpa harus pihak perpustakaan kan yang ngelola semua

jurnal.

6. Apa saja ruang lingkup yang di kelola dalam pengelolaan jurnal elektronik?

Pengelolaan jurnal elektronik perpustakaan BPPT untuk ruang lingkunya ya

sejauh ini si hanya sebatas data bibliografi dan artikel saja ko.

7. Pedoman apa yang digunakan dalam pengelolaan jurnal elektronik?

Perpustakaan BPPT pengelolaan jurnalnya pake OJS karena OJS e-Publishing

sistem, pedoman pengelolaannya pake pedoman ojs yang sudah dimodifikasi

sesuai dengan kebutuhan perpustakaan BPPT.

8. Bagaimana mekanisme pengelolaan jurnal elektronik di perpustakaan BPPT?

Jadi gini ya untuk mekanisme pengelolaan jurnal elektroniknya bisa dilakukan

jika seorang penulis telah terdaftar menjadi penulis atau editor di dalam jurnal

elektronik BPPT. Selain itu staf bidang otomasi perpustakaan juga dapat

melakukan kegiatan pengelolaan jurnal elektronik yang ada di perpustakaan

BPPT.

9. Bagaimana cara mengakses jurnal elektronik?

Mau akses jurnal elektronik tinggal buka digilib BPPT, adapun menu-menu

yang disediakan untuk pembaca adalah menu beranda yang memuat semua

judul jurnal elektronik yang ada pada jurnal elektronik BPPT, menu tentang

kami dan menu ini mengenai penanggungjawab jurnal elektronik perpustakaan

BPPT, menu registrasi dimana untuk pembaca yang ingin mendaftarkan

dirinya sebagai penulis atau editor atau lainnya dalam jurnal yang dipilihnya.

10. Adakah pemustaka yang memiliki permasalahan dalam mengakses jurnal

elektronik?

Ohh kalo masalah dalam akses jurnal ada ko

11. Masalah apa saja yang sering di hadapi oleh pemustaka dalam mengakses

jurnal elektronik?

Kalo kendala dalam akses jurnal elektronik yang sering dihadapi, paling listrik

mati jurnal yang dicari pemustaka ga ada

12. Bagaimana cara menghadapi masalah terhadap pemustaka dalam mengakses

jurnal?

Kalo cara untuk menghadapi pemustaka terhadap masalah yang ada dalam

akses jurnal elektronik untuk mendapatkan informasi ya pengelola jurnal

elektronik harus lebih intensif lagi untuk mengingatkan redaksi jurnal untuk

menerbitkan jurnal terbaru agar pemustaka bisa mendapatkan informasi yang

dibutuhkan.

Kendala pengelolaan jurnal elektronik

1. Apa saja kendala dalam melakukan pengelolaan jurnal elektronik di

perpustakaan BPPT?

Mmm…kendala ya, kalo kendala dalam pengelolaan jurnal elektronik ada, ya

salah satunya kendala seperti ada jurnal dari unit kerja atau perekayasa yang

belom diserahin ke perpustakaan BPPT, butuh SDM dalam alih media. Kalo

kayak gitu kan jadi kendala pihak pengelola jurnal elektronik.

2. Upaya apa saja yang dilakukan petugas pengelolaan jurnal elektronik dalam

menghadapi kendala-kendala dalam melakukan pengelolaan jurnal elektronik?

Upaya untuk menghadapi kendala yang ada dalam perpustakaan BPPT seperti:

mengadakan peralatan alih media yang lebih modern dari sebelumnya jadi ya

mempercepat alih media, melakukan pelatihan petugas perpustakaan untuk

alih media, memberdayakan siswa IT untuk alih media, mendatangi pihak unit

kerja atau perekayasa agar menyerahkan hasil karyanya kepada pihak

perpustakaan

3. Jika terdapat masalah dalam pengelolaan jurnal elektronik yang tidak dapat di

selesaikan oleh petugas pengelolaan jurnal elektronik, siapakah yang

bertanggung jawab dan memiliki wewenang dalam menghadapi kendala yang

ada dalam pengelolaan jurnal elektronik?

Jika terdapat masalah dalam pengelolaan jurnal elektornik yang tidak dapat

diselesaikan oleh staf bidang otomasi perpustakaan maka yang bertanggung

jawab adalah Kepala Sistem Otomasi Kepustakaan.

4. Adakah kebijakan dari perpustakaan BPPT dalam menghadapi kendala

pengelolaan jurnal elektronik?

Kebijakan tersebut ada di dalam peraturan kepala Badan Pengkajian dan

Penerapan Teknologi (BPPT) nomor 16 tahun 2013 tentang Serah Simpan

Karya Cetak Dan Karya Rekam di Lingkungan Badan Pengkajian Teknologi

(BPPT) dan di tetapkan di Jakarta pada tanggal 29 April 2013 oleh Kepala

Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT).Untuk kendala yang

sering dihadapi dalam pengelolaan jurnal elektronik adalah pihak unit kerja

dan perekayasa belum menyerahkan hasil karyanya kepada pihak

perpustakaan”.

5. Dari awal adanya jurnal elektronik di perpustakaan BPPT sampai saat ini

kendala apa saja yang sering ada di perpustakaan BPPT?

Untuk kendala yang sering dihadapi dalam pengelolaan jurnal elektronik

adalah pihak unit kerja dan perekayasa belum menyerahkan hasil karyanya

kepada pihak perpustakaan

Lampiran : NOTA DINASNomor : /PDIS/ND/ /III/2014

DAFTAR UNIT KERJA

1. Pusat Teknologi Industri Hankam

2. Pusat Teknologi Industri Proses

3. Pusat Teknologi Manufaktur

4. Pusat Teknologi Industri dan Sistem Transportasi

5. Pusat Pengkajian Kebijakan Peningkatan Daya Saing

6. Pusat Audit Teknologi

7. Pusat Pengkajian Kebijakan Difusi Teknologi

8. Pusat Pengkajian Kebijakan Inovasi Teknologi

9. Pusat Teknologi Farmasi dan Medika

10. Pusat Teknologi Bioindustri

11. Pusat Teknologi Pertanian

12. Pusat Teknologi Agroindustri

13. Pusat Teknologi Sumberdaya Mineral

14. Pusat Teknologi Sumberdaya Lahan, Wilayah & Mitigasi Bencana

15. Pusat Teknologi Inventarisasi Sumber Daya Alam

16. Pusat Teknologi Lingkungan

17. Pusat Teknologi Konversi dan Konservasi Energi

18. Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi

19. Pusat Teknologi Material

20. Pusat Teknologi Pengembangan Sumber Daya Energi

21. Kepala Biro Perencanaan

22. Kepala Biro Keuangan

23. Kepala Biro Umum & Humas

24. Kepala Biro Sumber Daya Manusia & Organisasi

25. Kepala Pusat Pembinaan, Pendidikan dan Pelatihan

26. Kepala BPPT Enjiniring

27. Kepala Inspektorat

28. Kepala Balai Besar Teknologi Energi

29. Kepala Balai Besar Teknologi Kekuatan Struktur

30. Kepala UPT Hujan Buatan

31. Kepala Balai Besar Teknologi Pati

32. Kepala UPT Laboratorium Aero Gas Dinamika dan Getaran

33. Kepala UPT – PSTKP Bali

34. Kepala Balai Teknologi Survei Kelautan

35. Kepala UPT Balai Pengkajian dan Penelitian Hidrodinamika (UPT-BPPH)

36. Kepala Balai Termodinamika Motor dan Propulsi

37. Kepala Balai Pengkajian Dinamika Pantai

38. Kepala Balai Mesin Perkakas, Teknik Produksi dan Otomasi

39. Kepala Balai Rekayasa Disain dan Istem Teknologi

40. Kepala Balai Pengkajian Teknologi Polimer (Sentra Teknologi Polimer)

41. Kepala Balai Jaringan Informasi Ilmu Pengetahuan dan teknologi

42. Kepala Balai Pengkajian Bioteknologi

43. Kepala Balai Inkubator Teknologi

44. Kepala Balai Teknologi Lingkungan

45. Kepala Balai Pengkajian dan Penerapan Teknologi Aero Gas Dinamika dan Getaran

Pengelolaan jurnal elektronik terdapat dua tahapan

1. Tahapan pengelolaan jurnal elektronik yang dilakukan oleh penulis.

Pengelolaan jurnal elektronik pada perpustakaan BPPT juga dapat

dilakukan jika seorang pembaca ingin mendaftarkan dirinya sebagai penulis atau

editor dalam jurnal elektronik dalam jurnal yang dipilihnya. Permintaan ini akan

ditindak lanjuti oleh manajer jurnal elektronik yang dipilihnya. Contohnya : Bila

pembaca ingin mendaftar pada Jurnal Ilmiah Teknologi Energi, maka akan tampil:

Kemudian klik Registrasi

Menu Pencarian

Menu Pencarian Isi Journal

Pada menu ini pembaca dapat menelusur artikel yang diinginkannya yang

terdapat pada seluruh jurnal yang ada pada jurnal elektronik BPPT

Bagi penulis jurnal elektronik yang telah terdaftar sebagai pengguna dalam

sebuah ejurnal, maka bisa login dengan username dan password yang dimilikinya.

Misalnya terdaftar dalam IJ Geostech.

Pada menu awal ini juga tersedia menu :

1. Beranda

Menu ini mengantarkan penulis ke ejurnal secara lengkap

2. Tentang Kami

Menu ini berisi kebijakan dan informasi yang berhubungan dengan jurnal

elektronik, seperti kontak, tim editorial, syarat dan ketentuan jurnal,

penyerahan online, dan lain-lain.

3. Registrasi

Ini merupakan menu untuk mendaftar baru bagi pengguna yang belum

terdaftar dan melakukan edit peran bagi pengguna yang telah terdaftar.

4. Pencarian

5. Terbaru

Menu untuk melihat terbitan jurnal elektronik terbaru

6. Terbaru

Menu ini berisi seluruh volume atau nomor ejurnal yang telah terbit.

Bagi Penulis yang terdaftar dapat mengirim tulisannya dengan

memperhatikan menu sebagai berikut :

1. Penyerahan Aktif

Pada menu ini penulis dapat melihat status tulisan yang dikirimnya

atau mengirim tulisan baru. Tampilan menu ini adalah:

2. Mengirim tulisan baru

Apabila penulis ingin mengirim tulisan baru maka bisa memilih

Memulai Penyerahan Naskah Baru, maka ada beberapa langkah yang harus

dilalui, yaitu :

a. Memulai Penyerahan Naskah.

Setelah di klik maka akan tampil halaman berikut :

Penulis memilih semua pernyataan , lalu pilih Simpan dan Lanjutkan.

b. Mengunggah Naskah

Pada tahapan ini penulis menelusur file yang akan diunggah , sehingga

akan tampil :

c. Memasukkan metadata naskah

Metadata naskah ini terdiri dari :

d. Mengunggah file tambahan

Apabila ada file tambahan , misalnya lampiran, yang terpisah dari file

yang telah diunggah, maka dapat dimasukkan dalam menu ini.

e. Mengkonfirmasi penyerahan naskah.

Setelah dikonfirmasi , maka akan muncul penyerahan aktif. Apabila diklik,

akan tampil data file yang telah diunggah sebagai berikut :

2. Tahapan pengelolaan jurnal elektronik yang dilakukan oleh pustakawan

sistem otomasi kepustakaan.

a. Untuk memulai pekerjaannya maka pustakawan akan mengakses ke alamat

: http://ejurnal.bppt.go.id/ dan melakukan LOGIN

Setelah Login sebagai Manajer Jurnal maka akan muncul pada halaman

ejurnal sebagai berikut (contoh :Indonesia Journal of Geoscience &

Technology)

Pada halaman ini terdapat informasi mengenai :

1. Status artikel yang belum diperiksa oleh editor atau reviewer.

2. Jurnal-jurnal yang diterbitkan oleh manajer juelektronikrnal

3. Melakukan editing profil sebagai manajer ejurnal

4. Mengganti kata sandi yang diberikan oleh admin ejurnal

5. Keluar dari ejurnal (log out)

Apabila ingin melihat, merubah atau membuat nomor/ volume ejurnal

yang baru maka silahkan melakukan klik pada Manajer Jurnal, dan akan tampil

halaman berikut :

Menu-menu yang tersedia pada gambar di atas adalah :

a. Halaman Manajemen

Pada menu ini akan tampil :

» Berkas Penelusuran

Berkas Penelusuran adalah fitur canggih yang memungkinkan file dan

direktori yang terkait dengan jurnal untuk dilihat dan dimanipulasi

secara langsung. Tampilan pada berkas penelusuran adalah sebagai

berikut :

» Bagian Jurnal

Fungsi Bagian Jurnal adalah untuk menambahkan Editor Bagian

ke bagian ini agar naskah secara otomatis ditugaskan kepada Editor

Bagian. (jika tidak, Editor Bagian akan ditugaskan secara manual,

setelah naskah masuk). Jika ditambahkan, Editor Bagian secara

otomatis dapat ditugaskan untuk mengawasi review (peer review) dan/

atau pengeditan (copyediting, layout, dan proofreading) naskah ke

bagian ini. Editor Bagian dibuat dengan cara memilih / klik Editor

Bagian di bawah Peran di Manajemen Jurnal. Tampilan menu Bagian

ini adalah :

Pada bagian ini ada beberapa field yang dapat diisi yaitu :

1. Judul Bagian

2. Singkatan

3. Syarat dan Ketentuan

4. Form Review

5. Pengindeksan (pilih cek list bila diperlukan untuk Naskah yang

diterima oleh bagian jurnal)

6. Pembatasan (cek list bila Item hanya bisa diserahkan oleh editor dan

editor bagian)

7. Hitung Kata (bila tidak ada batasan maka isi angka 0)

8. Daftar isi (cek list Hilangkan judul bagian ini dari daftar isi terbitan

dan atau Hilangkan nama penulis untuk item bagian dari daftar isi

terbitan

9. Tentang Kami (cek list bila hilangkan bagian ini dari tentang kami.

10. Editor Bagian

Tambahkan Editor Bagian ke bagian ini agar naskah secara otomatis

ditugaskan kepada Editor Bagian. (jika tidak, Editor Bagian akan

ditugaskan secara manual, setelah naskah masuk). Jika ditambahkan,

Editor Bagian secara otomatis dapat ditugaskan untuk mengawasi

Review (peer review) dan/ atau pengeditan (copyediting, layout, dan

proofreading) naskah ke bagian ini. Editor Bagian dibuat dengan

mengklik Editor Bagian di bawah Peran di Manajemen Jurnal.

Apabila telah selesai diisi maka silahkan klik SIMPAN .

» Form Review

Form peer review yang dibuat di sini akan ditampilkan kepada

Reviewer untuk dilengkapi, bukan form default yang terdiri dari dua

kotak teks terbuka, yang pertama "untuk Penulis dan Editor", dan yang

kedua "untuk Editor".

Form review dapat ditampilkan untuk bagian jurnal yang

spesifik, dan Editor punya pilihan untuk memilih form mana yang

akan digunakan dalam menugaskan review. Dalam semua kasus, editor

punya opsi untuk memasukkan review yang sesuai dengan penulis.

Untuk membuat Form Review, dapat klik pada buat form

review dengan mengisi judul dan deskripsi, lalu simpan

» Bahasa

Sistem ini dibangun dalam dua bahasa, yaitu Bahasa Indonesia

dan Bahasa Inggris. Pengguna dapat mengganti bahasa default jurnal

yaitu Bahasa Indonesia dengan bahasa pendukung yaitu Bahasa

Inggris.

Jika bahasa yang didukung oleh jurnal tidak terdaftar di bawah

ini, tanya Administrator Ejurnal BPPT untuk menginstal bahasa

pendukung tersebut. Selain itu terdapat headline, email yang disiapkan,

dan alat baca.

» Setup

Setup ini digunakan untuk mengatur ejurnal . Menu yang

terdapat pada halaman ini adalah :

1. Detail

Nama jurnal, ISSN, kontak, sponsor, dan mesin pencari.

Tampilan dan detail yang harus diisi adalah :

Keterangan tampilan di atas adalah :

1.1. Informasi Umum

Field ini diisi informasi umum mengenai ejurnal yang akan

diterbitkan, yaitu :

a. Judul

b. Inisial Jurnal

c. Singkatan Jurnal

d. ISSN Cetak

e. ISSN online (ISSN adalah International Standard Serial

Number) adalah delapan digit nomor yang

mengidentifikasi penerbitan berkala, termasuk

penerbitan berkala elektronik. ISSN dikelola oleh

World Wide Network of National Centres yang

dikoordinasikan oleh International Centre yang

berkedudukan di Paris yang didukung oleh Unesco dan

Pemerintah Perancis. ISSN bisa didapatkan di Website

ISSN). Untuk Indonesia, ISSN Center adalah :

ISSN National Centre for Indonesia

Country code: IDN Centre code: P1

ISSN National Centre for Indonesia

Centre for Scientific Documentation and Information

Indonesia Institute of Sciences

Jl. Jenderal Gatot Subroto 10 Jakarta 12710

Tel: +62-21.573.3465 / +62-21.525.071

Website: http://issn.lipi.go.id/

f. Awalan DOI dan Akhiran DOI (DOI adalah Digital

Object Identifier yang ditugaskan oleh CrossRef dan

dalam format 10.xxxx (contoh: 10.1234).

g. Alamat surat menyurat

1.2. Kontak Utama

Kontak utama ini dapat diisi oleh Redaktur utama,

Redaktur pelaksana, atau Staf administratif. Akan

ditampilkan di homepage jurnal di bawah Kontak, bersama

dengan Kontak Technical Support

1.3. Kontak Technical Support

Posisi ini akan tercantum di halaman Kontak jurnal

sebagai perantara Editor, Penulis, dan Reviewer. Harus

mempunyai pengalaman bekerja dengan sistem dari semua

perspektif peran. Karena jurnal tidak terlalu membutuhkan

support teknis, tugas ini seharusnya dilihat sebagai tugas

paruh waktu. Sebagai contoh, saat Penulis dan Reviewer

menemui kesulitan dengan instruksi atau format file, atau

butuh memastikan bahwa jurnal di backup secara teratur di

server.

1.4. Identifikasi Email

Email yang telah disiapkan dan dikirim oleh sistem

untuk kepentingan jurnal memiliki tanda tangan yang

ditambahkan di akhir. Badan email tersedia di bawah

Manajemen Jurnal untuk pengeditan

1.5. Penerbit

Nama organisasi yang menerbitkan jurnal akan

ditampilkan di Tentang Kami.

1.6. Organisasi Sponsor

Nama organisasi (contoh: asosiasi ilmiah, universitas,

koperasi, dll) yang memberikan sponsor ke jurnal, akan

ditampilkan di Tentang Kami dan bisa ditampilkan dengan

catatan pemberitahuan

1.7. Kontributor

Badan atau organisasi pembantu yang memberikan

bantuan keuangan untuk jurnal akan ditampilkan di

Tentang Kami dan bisa ditampilkan dengan catatan

pemberitahuan.

1.8. Pengindeksan Search Engine

Untuk membantu pengguna dalam menemukan jurnal

pada search engine, masukkan deskripsi singkat tentang

kami dan kata kunci yang relevan (dipisahkan oleh titik

koma).

1.9. Sejarah Jurnal

Teks ini akan ditampilkan di bagian website jurnal

"Tentang Kami" dan dapat digunakan untuk

mendeskripsikan perubahan pada judul, tim editorial, dan

item lain yang relevan dengan penerbitan jurnal.

Perpustakaan BPPT Serpong Ruang Kepala Perpustakaan

Jurnal yang akan di digitalisasi Pengelolaan Jurnal elektronik

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Peneliti lahir di Jakarta tanggal 20 April

1992. Anak ketiga dari empat bersaudara, dari

pasangan Bapak. Abdul Hafiz dan Ibu Raisah.

Peneliti bertempat tinggal di Jl. H. Buang Rt. 001

Rw. 007 No. 80 Kel. Ulujami Kec. Pesanggrahan

Jakarta Selatan.Email: facuuy@yahoo.com.

Menyelesaikan pendidikan tingkat SD di SDI

Darunnajah Ulujami pada tahun 2004, kemudina melanjutkan tingkat SMP di Mts.

N. 13 tahun 2007, dan menyelesaikan di MAN 4 Jakarta tahun 2010. Pada tahun 2010

penulis juga pernah menempuh pendidikan non formal di bimbingan belajar Nurul

Fikri untuk mempersiapkan Ujian Nasional dan seleksi perguruan tinggi. Semasa

sekolah penulis pernah aktif menjadi pramuka dan menjadi anggota marching band di

SDI Darunnajah Ulujami. Setelah menyelesaikan sekolahnya, penulis melanjutkan

pendidikannya pada Program Studi (S1) Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab

dan Humaniora di Universitas Islam Syarif Hidayatullah Jakarta. Semasa kuliah

penulis pernah PKL di Pusat Penelitian dan Pengembangan Minyak dan Gas Bumi

(PPTMGB) “LEMIGAS” dan menyelesaikan kuliahnya dengan menulis skripsinya

yang berjudul “Pengelolaan Jurnal Elektronik Pada Perpustakaan Badan Pengkajian

dan Penerapan Teknologi (BPPT) ”