PENGELOLAAN DAN PELAPORAN WHISTLE BLOWING … Whistle... · Kontrol terhadap fraud dan korupsi yang...

14
Jakarta, 12 Desember 2014 PENGELOLAAN DAN PELAPORAN WHISTLE BLOWING SYSTEM (WBS) DI PT PERTAMINA TRANS KONTINENTAL

Transcript of PENGELOLAAN DAN PELAPORAN WHISTLE BLOWING … Whistle... · Kontrol terhadap fraud dan korupsi yang...

Page 1: PENGELOLAAN DAN PELAPORAN WHISTLE BLOWING … Whistle... · Kontrol terhadap fraud dan korupsi yang sesuai dengan best ... ETIKA BISNIS DAN PENERAPAN GCG DI PT PERTAMINATRANS KONTINENTAL

Jakarta, 12 Desember 2014

PENGELOLAAN DAN PELAPORAN WHISTLE BLOWING SYSTEM (WBS)DI PT PERTAMINA TRANS KONTINENTAL

Page 2: PENGELOLAAN DAN PELAPORAN WHISTLE BLOWING … Whistle... · Kontrol terhadap fraud dan korupsi yang sesuai dengan best ... ETIKA BISNIS DAN PENERAPAN GCG DI PT PERTAMINATRANS KONTINENTAL

Page 2Office Of Legal Counsel & Compliance

MENGAPA WBS DIBUTUHKAN?

Pendeteksian dan

pencegahan fraud

adalah penting.

Perbuatan yang

tidak semestinya

dapat merusak

reputasi sebuah

perusahaan.

Dianjurkan oleh

pemerintah dan

regulator.

Memperlihatkan

komitmen

manajemen untuk

menciptakan

lingkungan kerja

yang etis.

Pembobolan

pendapatan dapat

menyebabkan

kerugian yang

besar.

Menanggulangi

perbuatan yang

tidak semestinya

dengan biaya

yang rendah.

Sarana bagi

karyawan untuk

meningkatkan

standar kerja dan

kekompakan di

lingkungan kerja.

Kontrol terhadap

fraud dan korupsi

yang sesuai

dengan best

practice.

1. 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8.

Delapan alasan mengapa WBS perlu ada di

Legal & Compliance

Page 3: PENGELOLAAN DAN PELAPORAN WHISTLE BLOWING … Whistle... · Kontrol terhadap fraud dan korupsi yang sesuai dengan best ... ETIKA BISNIS DAN PENERAPAN GCG DI PT PERTAMINATRANS KONTINENTAL

Page 3Office Of Legal Counsel & Compliance

MENGENAL WHISTLE BLOWING SYSTEM (WBS)

WBS adalah suatu sistem yang

memberikan sarana kepada para

pemangku kepentingan

(stakeholders), khususnya Insan PT

Pertamina Trans Kontinnetal untuk

membuat pengaduan mengenai

unethical behavior (perilaku tidak

etis).

WBS merupakan solusi kelas dunia

untuk masalah ketidakjujuran, fraud

dan tindakan yang tidak semestinya

di lingkungan kerja.

WBS diterapkan di PT Pertamina

Trans Kontinental di Tahun 2014.

Legal & Compliance

Page 4: PENGELOLAAN DAN PELAPORAN WHISTLE BLOWING … Whistle... · Kontrol terhadap fraud dan korupsi yang sesuai dengan best ... ETIKA BISNIS DAN PENERAPAN GCG DI PT PERTAMINATRANS KONTINENTAL

Page 4Office Of Legal Counsel & Compliance

PERAN WBS DALAM FUNGSI INTERNAL CONTROL

3 (tiga) peran WBS dalam

Fungsi Internal Control

Membuka praktik-praktik kecurangan karena adanya

pengabaian internal control yang ada.

Memberikan informasi penyimpangan substantif

walaupun internal control yang ada tidak dilanggar.

Memberikan informasi atas kelemahan-kelemahan

internal control yang ada/tidak adanya internal kontrol.

1.

2.

3.

Legal & Compliance

Page 5: PENGELOLAAN DAN PELAPORAN WHISTLE BLOWING … Whistle... · Kontrol terhadap fraud dan korupsi yang sesuai dengan best ... ETIKA BISNIS DAN PENERAPAN GCG DI PT PERTAMINATRANS KONTINENTAL

Page 5Office Of Legal Counsel & Compliance

WBS dirancang untuk isu-isu berikut:

WBS tidak dirancang untuk isu-isu berikut:

Korupsi

Konflik kepentingan

Suap

Pencurian

Kecurangan

Pelanggaran hukum dan

aturan perusahaan

1.

2.

3.

5.

6.

7.

1.

2.

Isu Sumber Daya Manusia

(SDM)

Isu fasilitas

Isu terkait HSE atau K3LL

(Keselamatan dan

Kesehatan Kerja serta

Lindungan Lingkungan)

3.

WBS MERUPAKAN UPAYA PREVENTIF TERHADAP KOMITMEN

ETIKA BISNIS DAN PENERAPAN GCG DI PT PERTAMINA TRANS

KONTINENTAL

Gratifikasi4.

Legal & Compliance

Page 6: PENGELOLAAN DAN PELAPORAN WHISTLE BLOWING … Whistle... · Kontrol terhadap fraud dan korupsi yang sesuai dengan best ... ETIKA BISNIS DAN PENERAPAN GCG DI PT PERTAMINATRANS KONTINENTAL

Page 6Office Of Legal Counsel & Compliance

1. Korupsi adalah perbuatan yang dilakukan secara curang atau melawan hukum oleh

Dewan Komisaris, Direksi, Manajemen dan Pekerja yang bekerja untuk dan atas nama

PTK, yang bertentangan dengan kepentingan perusahaan atau penyalahgunaan

wewenang jabatan/kepercayaan yang diberikan kepadanya dengan tujuan memperkaya

diri sendiri, atau orang lain atau korporasi yang dapat merugikan perusahaan.

2. Benturan / konflik Kepentingan adalah sebuah situasi di mana seseorang dihadapkan

pada perbedaan kepentingan yaitu antara kepentingan pribadi atau kepentingan

perusahaan sehingga harus memilih dan mendahulukan kepentingan perusahaan diatas

kepentingan pribadinya.

3. Suap adalah perbuatan seseorang berupa memberi uang sogok/menyogok/memberi

hadiah atau janji yang diberikan atau diterima dalam bentuk apapun kepada seseorang

yang berpengaruh atau berhubungan dengan jabatannya dengan tujuan ingin

mendapatkan sesuatu untuk kepentingan pribadi ataupun korporasi.

4. Pencurian adalah mengambil barang atau sesuatu, baik seluruhnya atau sebagian

kepunyaan orang lain atau perusahaan, dengan maksud untuk dimiliki secara melawan

hukum.

5. Kecurangan adalah perbuatan tidak jujur atau tipu muslihat meliputi antara lain penipuan,

pemerasan, pemalsuan, penyembunyian atau penghancuran dokumen/laporan atau

menggunakan dokumen palsu, yang dilakukan oleh seseorang/sekelompok orang yang

menimbulkan potensi kerugian ataupun kerugian nyata terhadap perusahaan atau orang

lain.

PENJELASAN ISU YANG MENJADI RUANG LINGKUP WBS

Legal & Compliance

Page 7: PENGELOLAAN DAN PELAPORAN WHISTLE BLOWING … Whistle... · Kontrol terhadap fraud dan korupsi yang sesuai dengan best ... ETIKA BISNIS DAN PENERAPAN GCG DI PT PERTAMINATRANS KONTINENTAL

Page 7Office Of Legal Counsel & Compliance

PRINSIP PELAPORAN WBS PT PERTAMINA TRANS KONTINENTAL

Rahasia Anonim Independen

Prinsip ini mencakup:

1. Perlindungan

terhadap identitas

pelapor;

2. Perlindungan

terhadap pelaksana

investigasi dan

pelapor;

3. Hanya pihak-pihak

terbatas/tertentu

yang mengetahui;

4. Penerapan azas

praduga tidak

bersalah.

Prinsip ini menjamin

adanya kemungkinan

untuk tidak

mengungkap identitas

pelapor.

Hal tersebut

memberikan jaminan

rasa aman kepada

pelapor.

1. WBS PT Pertamina

Trans Kontinental

dikelola secara

professional;

2. Pengaduan yang

ditindaklanjuti hanya

yang memenuhi

kriteria;

3. Tidak dimungkinkan

untuk terjadinya

intervensi terhadap

laporan.

Legal & Compliance

Page 8: PENGELOLAAN DAN PELAPORAN WHISTLE BLOWING … Whistle... · Kontrol terhadap fraud dan korupsi yang sesuai dengan best ... ETIKA BISNIS DAN PENERAPAN GCG DI PT PERTAMINATRANS KONTINENTAL

Page 8Office Of Legal Counsel & Compliance

SALURAN PELAPORAN WBS PT PERTAMINA TRANS KONTINENTAL

(+62 21) 3149715

[email protected]

(+62 21) 3903437

Telepon

WebFax

EmailKotakSurat

www.ptk-shipping.com

PTKCLEANPO BOX 1945 JKP 10019

Legal & Compliance

SMS

081219508000

Page 9: PENGELOLAAN DAN PELAPORAN WHISTLE BLOWING … Whistle... · Kontrol terhadap fraud dan korupsi yang sesuai dengan best ... ETIKA BISNIS DAN PENERAPAN GCG DI PT PERTAMINATRANS KONTINENTAL

Page 9Office Of Legal Counsel & Compliance

TIGA UNSUR UTAMA MENJALANKAN WBS

Dedicated

Secure

Security

Assurance

Dedicated

Integity & Trust

Kemampuan:

1. Sebagai Agen

• Interview

•Menggali Informasi

•Sistem Arsip

2. Sebagai Analis

•Merumuskan kasus

•Evaluasi Kasus

•Rekomendasi

3. Sebagai Investigator:

•Kemampuan

Forensik

Saluran:

1. Telepon

2. SMS

3. Fax

4. Website

5. E-mail

6. Kotak Surat

Rumusan yang Jelas:

1. Prosedur

2. Mekanisme

3. Struktur

WBS

Legal & Compliance

Page 10: PENGELOLAAN DAN PELAPORAN WHISTLE BLOWING … Whistle... · Kontrol terhadap fraud dan korupsi yang sesuai dengan best ... ETIKA BISNIS DAN PENERAPAN GCG DI PT PERTAMINATRANS KONTINENTAL

Page 10Office Of Legal Counsel & Compliance

ALUR PROSES PENYINGKAPANTERLAPOR ADALAH PEKERJA DI KANTOR PUSAT, CABANG DAN ANAK PERUSAHAAN

Pengajuan

Pertanyaan

Kepada

Pelapor

Pemberian

Nomor

Identifikasi

Pelaporan

Laporan

penyingkapan

dimasukkan ke

dalam eRoom

yang hanya

dapat diakses

oleh Tim WBS

dan GCG

Pembuatan

Laporan

Penyingkapan

tertulis dan

rekomendasi

Tim WBS memutuskan

untuk menindaklanjuti

laporan

Persetujuan

CCO untuk

tindak lanjut

Proses Klarifikasi

oleh Tim Investigasi

Terbukti

CCO

Pimpinan

Fungsi

Terkait

PT PERTAMINA TRANS KONTINENTAL

Persyaratan awal penerusan laporan :

• Sesuai Lingkup.

• Memenuhi kriteria ( What, Where, When, Who, How).

• Adanya bukti permulaan.

Jika tidak memenuhi persyaratan di atas, maka laporan

akan ditolak.

Penelahaan Awal

(initial

assessment)

untuk meyakini

pengaduan benar

adanya

Pelaporan menghubungi WBS

Melalui beberapa saluran

Pengaduan

diyakini

benar

Pengaduan

diyakini

tidak benar

Case

closed

Tidak TerbuktiCase

closed

Legal & Compliance

CCO

Pembuatan

Berita Acara

& Laporan

Hasil

Investigasi

Page 11: PENGELOLAAN DAN PELAPORAN WHISTLE BLOWING … Whistle... · Kontrol terhadap fraud dan korupsi yang sesuai dengan best ... ETIKA BISNIS DAN PENERAPAN GCG DI PT PERTAMINATRANS KONTINENTAL

Page 11Office Of Legal Counsel & Compliance

UNSUR PENGADUAN

Pengaduan Anda akan mudah ditindaklanjuti apabila memenuhi unsur sebagai berikut:

What : Apa perbuatan berindikasi pelanggaran yang diketahui

Where : Dimana perbuatan penyimpangan tersebut terjadi/dilakukan

When : Kapan perbuatan penyimpangan tersebut dilakukan

Who : Siapa saja yang terlibat dalam perbuatan penyimpangantersebut

How : Bagaimana perbuatan penyimpangan tersebut dilakukan(modus, cara, dsb.)

Legal & Compliance

Page 12: PENGELOLAAN DAN PELAPORAN WHISTLE BLOWING … Whistle... · Kontrol terhadap fraud dan korupsi yang sesuai dengan best ... ETIKA BISNIS DAN PENERAPAN GCG DI PT PERTAMINATRANS KONTINENTAL

Page 12Office Of Legal Counsel & Compliance

Pihak yang memiliki kewenangan untuk menindaklanjuti laporan

penyingkapan (Disclosure) berdasarkan kategori Terlapor adalah:

1. CCO, jika Terlapor adalah insan PT Pertamina Trans Kontinental selain

CCO, Dewan Komisaris atau Direksi.

2. Dewan Komisaris, jika Terlapor adalah Direksi.

3. Direktur Utama, jika Terlapor adalah Dewan Komisaris dan CCO.

TINDAK LANJUT PENYINGKAPAN (DISCLOSURE) LEWAT

WBS (berdasarkan Pedoman WBS No.PDM- 770/F0000/2014)

Legal & Compliance

Page 13: PENGELOLAAN DAN PELAPORAN WHISTLE BLOWING … Whistle... · Kontrol terhadap fraud dan korupsi yang sesuai dengan best ... ETIKA BISNIS DAN PENERAPAN GCG DI PT PERTAMINATRANS KONTINENTAL

Page 13Office Of Legal Counsel & Compliance

CONTOH PENGADUAN WBS

Legal & Compliance

Page 14: PENGELOLAAN DAN PELAPORAN WHISTLE BLOWING … Whistle... · Kontrol terhadap fraud dan korupsi yang sesuai dengan best ... ETIKA BISNIS DAN PENERAPAN GCG DI PT PERTAMINATRANS KONTINENTAL

Page 14Office Of Legal Counsel & Compliance

TERIMA KASIH

Legal & Compliance