Disusun Oleh : Wahyu Prasetiyo

071212 B

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASACILEGON – BANTEN

2010

Tulisan ini memberikan konsep atau petunjuk dalam penerapan fungsi ISO 9001 sebagai sistem manajemen mutu pada perusahaan kecil dan menengah. Untuk membantu perusahaan memahami langkah awal yang harus dilakukan. Dimana sistem manajemen mutu terdefinisi atas 4 keadaan awal. Ada 5 jalur untuk bergerak dari keadaan awal ke keadaan yang diinginkan. Untuk mendukung transisi dari keadaan awal menuju ke keadaan yang diinginkan, beberapa pertimbangan dalam penerapan sistem manajemen mutu akan dibahas disini.

Usaha kecil dan Menengah (UKM) berperan penting dalam perekonomian dunia. Untuk tetap berkompetitif, UKM harus mampu menghasilkan produk berkualitas tinggi dan layanan tepat waktu dengan biaya yang wajar. Sebagai respon terhadap tekanan-tekanan kompetitif dan permintaan para pelanggan, telah dikembangkan Sistem Manajemen Mutu yakni ISO 9001 sebagai standard internasional yang menetapkan persyaratan dasar untuk penerapan sistem manajemen mutu.

Ada dua tujuan utama dalam standardisasi ini yakni untuk membantu organisasi menunjukkan kemampuannya untuk memenuhi konsumen dan sebagai persyaratan untuk meningkatkan kepuasaan pelanggan.

Untuk tujuan itu Sistem Manajemen Mutu berisi persyaratan yang berfokus pada :

1. Sistem Manajemen Mutu secara Umum2. Manajemen tanggung jawab3. Manajemen sumber daya4. Realisasi produk5. Pengukuran dan analisis

Penerapan suatu sistem ISO 9001 harus diakui bahwa ini hanyalah sebuah langkah dalam pengembangan jangka panjang dan terus menerus untuk meningkatkan Sistem Manajemen Mutu. Hal ini digambarkan dalam gambar :

Kebu

tuha

n St

anda

rd

Sist

em Id

eal

Pada keadaan awal organisasi harus

dapat mengimplementasika

n SMM dan memastikan

Kebutuhan ISO terpenuhi.

Persyaratan ISO 9001 dapat dijadikan

sebagai persyaratan minimum dalam

sertifikasi. Namun, iini bukanlah model ideal

dari SMM

Integrasi dari penerapan ISO 9001 secara penuh untuk peningkatan

berkelanjutan, membantu

tercapainya sistem yang ideal.

Suatu Sistem Manajemen Mutu dapat dikatakan sukses apabila fungsi berjalan secara penuh dan terdokumentasi. Berdasarkan hal tersebut keadaan awal Sistem Manajemen Mutu dalam suatu perusahaan dapat dikelompokkan sebagai berikut.

1. Sistem Manajemen sepenuhnya tidak berjalan.(Tidak ada dokumentasi dan fungsi tidak berjalan)

2. Sistem Manajemen Mutu berjalan secara informal. ( Tidak ada dokumentasi dan fungsi beberapa level berjalan.

3. Sistem Manajemen Mutu tidak berjalan secara formal. (Ada beberapa dokumentasi, namun fungsi tidak berjalan)

4. Sistem Manajemen Mutu berjalan secara formal. (Adanya beberapa dokumentasi dan fungsi berjalan.

Karakteristik yang unik dari setiap perusahaan akan mempengaruhi proses implementasi dan memiliki unsur cara dan langkah yang berbeda. Setelah menentukkan keadaan awalnya, suatu organisasi harus merumuskan pendekatan implementasi yang unik untuk membawa pada keadaan yang ideal.

Sistem manajaemen mutu ISO 9001 bergerak dari keadaan awal dimana sistem manajemen mutu berjalan secara formal menuju ke keadaan yang diinginkan atau ideal.

Gambar disamping

menunjukkan jalur yang berbeda pada setiap

perusahaan dari keadaan awalnya

menuju ke keadaan ideal yang 100%.

Ada banyak masalah yang harus diatasi dalam penerapan SMM menuju ke keadaan yang ideal. Sebagai contoh: semua organisasi yang menerapkan ISO 9001 harus mempertimbangkan budaya yang unik dalam organisasi, ukuran, dan sumber daya yang tersedia. Tiga hal yang patut mendapat perhatian khusus adalah :

1. Perimbangan SMM sebagai sebuah fungsi paralel.

2. Pelatihan3. Audit

Dalam semua hal transisi digambarkan dalam grafik arah perumusan pendekatan implementasi, manfaat nyata dari penerapan Sistem Manajemen Mutu dapat dirasakan apbila SMM diimplementasikan langsung kedalam struktur inti dari organisasi. Perusahaan harus berhati-hati terhadap pembentukan SMM yang dijalankan secara terpisah dalam suatu paralel sistem. Dalam suatu perusahan kecil atau menengah subsistem paralel paling sering dilakukan secara terpisah, seperti adanya departemen ISO 9001. Kemungkinan adanya alasan ini adalah adanya batasan-batasan kaku di beberapa departemen perusahaan atau adanya penekanan berlebihan pada kegiatan inti.

Pelatihan dan pengembangan staf lebih cenderung sebagai kebijakan ad hoc dan memiliki skala yang kecil. Karena manusia dan sumber daya keuangan serta anggaran pelatihan adalah sesuatu yang sederhana. Untuk mecegah suatu masalah yang timbul dari kurangnya pendidikan dan pelatihan, dua hal yang harus dilakukan :

1. Edukasi pada tingkat manajemen atas.2. Edukasi dan pelatihan pada pekerja

Seperti yang ditekankan dalam penelitian ini, sebuah Sistem Manajemen Mutu tidak akan berhasil apabila ini tidak berfungsi secara penuh. Sehingga perlu adanya verifikasi terhadap keberadaan dokumentasi yang diperlukan. Dokumentasi juga harus berfokus pada fungsionalitas dari Sistem Manajemen Mutu. Pengukuran dan dampak kualitatif dari Sistem Manajemen Mutu telah menjadi subjek beberapa studi.

Berbagai teknologi dan teknik telah digunakan untuk menerapkan ISO 9001 . Namun, keberhasilan implementasi ISO 9001 pada perusahaan kecil dan menengah sulit untuk dapat dipahami. Salah satu alasan kunci untuk ini adalah bahwa banyak perusahaan kecildan menengah yang mengabaikan kompleksitas proses implementasi dan perubahan organisasi yang diperlukan untuk memastikan Sistem Manajemen Mutu sepenuhnya berfungsi.

Sebuah Sistem Manajemen Mutu yang berfungsi sepenuhnya mengarah pada peningkatan kepuasan pelanggan dan peningkatan hasil usaha secara terus menerus. Meskipun adanya dokumentasi Sistem manajemen Mutu ISO 9001 yang merupakan persyaratan, ini tidaklah cukup. Untuk mengembangkan dan melaksanakan fungsi ISO 9001 sepenuhnya identifikasi keadaan awal dari perusahaan adalah hal yang penting untuk mencapai keadaal yang ideal.