PENDAHULUAN Latar Belakang -...
Transcript of PENDAHULUAN Latar Belakang -...
1
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Proses pada suatu pekerjaan harus dirancang dan dikembangkan, kesalahan
prosedur dapat terjadi, bila suatu pekerjaan tidak dirancang dengan baik, dapat
menimbulkan kesalahan atau kekeliruan. Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur tetap
yang bersifat standar, sehingga siapa saja, kapan saja dan dimana saja dilakukan
langkah-langkahnya tidak berubah. Langkah-langkah kerja yang teratur ini disebut
Standard Operating Procedures (SOP).
Standard Operating Procedure memiliki peran penting dalam sebuah
organisasi, dengan adanya Standard Operating Procedure pekerjaan dapat
disederhanakan supaya langsung berfokus pada intinya, tetapi cepat dan tepat.
Dengan adanya Standard Operating Procedure, keuntungan mudah diraih,
pemborosan dapat diminimalisasi, dan kebocoran keuangan bisa dicegah. (Ekotama,
2010:20)
Dana Pensiun Gereja-gereja Kristen Jawa (DP GKJ) berdiri pada tanggal 1
Agustus 1975 sebagai bentuk kelanjutan dari Yayasan Dana Pensiun Gereja-gereja
Kristen Jawa (YDP-GKJ). Dengan diterbitkannya Undang-Undang Dana Pensiun
nomor 11 tahun 1992, maka bentuk badan hukum Yayasan Dana Pensiun GKJ
diubah menjadi Dana Pensiun GKJ. Melalui proses penyesuaian selama dua tahun
dari tahun 1992 sampai tahun 1994 Dana Pensiun GKJ disahkan tanggal 28 Juni
1994. Dana Pensiun GKJ adalah salah satu Lembaga Keuangan non Bank. Dana
Pensiun GKJ merupakan DPPK (Dana Pensiun Pemberi Kerja) yang didirikan oleh
Sinode Gereja-gereja Kristen Jawa (Sinode GKJ) yang bertindak sebagai pemberi
kerja. Dana Pensiun GKJ merupakan lembaga yang bergerak dalam bidang usaha
jasa pelayanan, yaitu dengan membantu para anggotanya mengurus dan mengelola
premi dan melakukan pembayaran manfaat pensiun kepada para anggotanya.
Karakteristik DP GKJ yaitu menerima iuran pensiun, lalu mengelola iuran
pensiun tersebut dalam bentuk investasi yang nantinya akan dibayarkan dalam
bentuk manfaat pensiun kepada peserta. Aktivitas tersebut berhubungan dengan
2
pengelolaan uang. Sehingga sangat penting bagi DP GKJ untuk memiliki sistem
keuangan yang baik, standar, konsisten dan sistematis.
Sejauh ini belum ada suatu prosedur standar yang mengatur mengenai
aktivitas keuangan di Dana Pensiun GKJ Salatiga. Padahal aktivitas keuangan
merupakan aktivitas utamadi Dana Pensiun GKJ. Apabila tidak ada aturan standar
dalam aktivitas keuangantentu dapat menimbulkan salah persepsi antar karyawan,
tidak dapat mengevaluasi pekerjaan, apakah pekerjaan sudah berjalan secara efektif
atau belum. Selain itu prosedur standar juga bertujuan agar setiap karyawan memiliki
pembagian tugas yang jelas dan tidak ada rangkap tugas maupun saling lempar
tanggung jawab. Dengan semakin berkembangnya aktivitas di Dana Pensiun GKJ,
dan adanya peraturan dari Departemen Keuangan Republik Indonesia Badan
Pengawas Pasar Modal Dan Lembaga Keuangan Nomor KEP-136/BL/2006 tentang
Pedoman Tata Kelola Dana Pensiun, maka diperlukan Standard Operating
Procedure untuk mendukung aktivitas di Dana Pensiun GKJ.
Standard Operating Procedure merupakan modal yang penting bagi
organisasi untuk mengendalikan kegiatan dalam koridor yang efektif, efisien,
konsisten, standar dan sistematis serta dalam pengambilan keputusan. Semakin besar
organisasi, semakin besar tuntutan untuk memiliki perangkat kontrol yang memadai.
Semua itu bisa terwujud pada Sistem Keuangan di Dana Pensiun GKJ Salatiga
apabila Dana Pensiun GKJ Salatiga memiliki panduan yang jelas dalam
melaksanakan aktivitas keuangan dan investasinya. Menyusun pedoman Standard
Operating Procedure (SOP) yang baik pada dasarnya menunjukkan bahwa
organisasi mempunyai kemauan memperbaiki langkah-langkah kegiatan dan
memperbaharuinya sesuai dengan perkembangan yang ada.
Masalah Penelitian
Aktivitas utama di Dana Pensiun GKJ berkaitan dengan sistem keuangan,
seperti penerimaan iuran pensiun, pembayaran manfaat pensiun, penempatan dan
pelepasan dana investasi. Bahkan aktivitas keuangan di Dana Pensiun GKJ hampir
mencakup semua aktivitas yang ada. Belum adanya Standard Operating Proceduredi
3
Dana Pensiun GKJ, mengakibatkan Dana Pensiun GKJ tidak memiliki pedoman
dalam pengambilan keputusanterutama dalam menjalankan aktivitas rutinnya.
Sehingga sulit mengevaluasi apabila terjadi kesalahan atau kekeliruan. Misalnya saja
dalam pembayaran biaya operasional kantor, siapakah yang seharusnya melakukan
pembayaran, apakah boleh setiap bagian melakukan pembayaran. Jika tidak ada SOP
tentu saja sulit untuk menetapkan hal-hal seperti ini. Sekarang ini para karyawan
yang ada sudah terbilang lama bekerja di Dana Pensiun GKJ , sehingga mereka
sudah terbiasa dengan alur pekerjaan yang ada. Tetapiapabila nantinya terjadi rotasi
karyawan atau pergantian karyawan, hal ini dapat menimbulkan masalah bagi
karyawan baru apabila tidak ada pedoman Standard Operating Procedure, karena
karyawan baru tersebut masih belum mengetahui apa yang menjadi
tanggungjawabnya, bagaimana alur pekerjaan yang ada sehingga fungsi mereka tidak
dapat berjalan dengan maksimal serta aktivitas-aktivitas di Dana Pensiun GKJ
menjadi kurang efektif. Serta memungkinkan adanya rangkap tugas antara satu
bagian dengan bagian yang lain,misalnya saja dalam pembuatan kwitansi yang
seharusnya dikerjakan oleh kasir terkadang dikerjakan oleh bagian administrasi, lalu
dalam urusan pendataan peserta yang seharusnya dilakukan oleh bagian administrasi
terkadang masih dilakukan oleh kepala kantor. Karena tidak terdapat aturan baku
sehingga memungkinkan para karyawan untuk bertukar-tukar tugas.
Persoalan Penelitian
1. Bagaimana sistem keuangan Dana Pensiun GKJ?
2. Bagaimana struktur organisasi, job description, pedoman pengendalian
internal, kebijakan-kebijakan operasional dan administratif, pedoman
operasional, pedoman administratif, formulir atau dokumen yang
digunakan, laporan-laporan yang dihasilkan, untuk Bagian Kasir, Bagian
Administrasi, dan Bagian Pembukuan di Dana Pensiun GKJ?
Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk membuat desain Standard Operating
Procedure pada Sistem Keuangan di Dana Pensiun GKJ sehingga Dana Pensiun GKJ
4
memiliki pedoman operasional yang dapat digunakan untuk pelaksanaan kegiatan
sehingga kegiatan yang dilakukan oleh anggota-anggota organisasi berjalan efektif,
terstandarisasi, dan sistematis. Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi
masukan untuk memperbaiki Sistem Keuangan DP GKJ supaya DP GKJ memiliki
sistem yang lebih efektif dan efisien.
Telaah Teoritis
Standard Operating Procedure
Menurut Tambunan (2008:79-80) Standard Operating Procedure adalah pedoman
yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi
yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta
penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu
organisasi yang adalah anggota-anggota organisasi, dapat berjalan secara efektif dan
efisien, konsisten, standar dan sistematis.
Unsur-unsur Standard Operating Procedure (Tambunan, 2008:120-143) adalah :
1. Tujuan, untuk kepentingan apa Standard Operating Procedure ini dibuat.
2. Kebijakan, sebagai pedoman dan rujukan yang harus ditaati dalam
pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
3. Petunjuk Operasional, untuk mengarahkan pengguna dalam memahami
berbagai bentuk tampilan dan simbol-simbol yang digunakan dalam prosedur
yang bersangkutan.
4. Pihak Terlibat, pihak atau unit atau fungsi-fungsi yang terlibat dalam
prosedur yang bersangkutan.
5. Formulir, bentuk standar dari dokumen-dokumen kosong atau lazim juga
disebut blanko atau dokumen, yang digunakan dalam menjalankan prosedur
tertentu dalam Standard Operating Procedure sebagai media yang
menghubungkan keputusan dan pelaksanaan kegiatan di antara pihak-pihak
terlibat.
5
6. Masukan, seperti pengisian formulir, blanko, atau dokumen.
7. Proses, data dan informasi yang terdapat di dalam masukan diubah menjadi
informasi yang dibutuhkan organisasi untuk mengambil keputusan dan
melaksanakan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan dan target-target
yang ditetapkan, baik untuk jangka pendek maupun untuk jangka panjang.
8. Laporan, hasil pengolahan yang memiliki makna tertentu dan dapat
dimanfaatkan sebagai sumber pengambilan keputusan di dalam organisasi.
9. Validasi, untuk memastikan bahwa semua keputusan yang diambil dan
kegiatan yang dilakukan telah absah atau valid.
10. Kontrol, tindakan yang dilakukan untuk menjaga agar setiap keputusan dan
tindakan dalam organisasi berjalan sesuai standar dan aturan yang sudah
ditetapkan.
Manfaat Standard Operating Procedure (SOP)
Manfaat Standard Operating Procedure (Tambunan, 2008:96-104) adalah :
1. Menjadi pedoman kebijakan yang menjadi dasar dari semua kegiatan-
kegiatan organisasi, operasional, dan administratif. Dengan adanya Standard
Operating Procedure, diharapkan untuk membuat kebijakan-kebijakan
organisasi menjadi lebih layak terap dan mencapai manfaat yang optimal.
2. Menjadi pedoman pelaksanaan kegiatan organisasi, baik operasional maupun
administratif. Dengan adanya Standard Operating Procedure, organisasi
diharapkan mampu berperan mengurangi pengulangan kerja yang tidak perlu.
3. Menjadi pedoman validasi langkah-langkah kegiatan dalam organisasi.
Dengan adanya Standard Operating Procedure, diharapkan mampu membuat
birokrasi kegiatannya menjadi lebih jelas dan tidak berbelit-belit.
4. Menjadi pedoman penggunaan formulir, blanko, dan laporan-laporan yang
terkait dengan kegiatan-kegiatan dalam organisasi. Dengan adanya Standard
Operating Procedure, diharapkan organisasi mampu mengadminiastrasikan
kegiatannya secara baik.
6
5. Menjadi pedoman penilaian efektifitas kegiatan organisasi. Denngan adanya
Standard Operating Procedure, diharapkan organisasi memiliki ukuran-
ukuran kinerja yang lebih baik.
6. Menjadi pedoman pengintegrasian kegiatan-kegiatan dalam organisasi, yaitu
dalam konteks mencapai tujuan organisasi. Dengan adanya Standard
Operating Procedure, organisasi diharapkan memiliki rangkaian alur kerja
yang terpadu satu sama lain.
Metode-metode Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP)
Metode penyusunan Standard Operating Procedure (Tambunan, 2008:259-267)
adalah :
1. Penyusunan Baru
Penyusunan baru adalah pilihan metode yang diterapkan untuk membuat
Standard Operating Procedure yang baru, yang sebelumnya belum ada pada
organisasi. Yang dimaksud belum ada, dapat berupa dua kondisi yaitu :
a. Standard Operating Procedure memang benar- benar belum ada di
dalam organisasi, dalam arti baru dijalankan setelah Standard
Operating Procedure bersangkutan selesai dibuat.
Untuk kondisi ini, biasanya terjadi di organisasi yang baru
sama sekali, atau yang baru saja menambah cakupan operasional, atau
bisa juga mengubah cakupan operasionalnya secara drastis yang sama
sekali berbeda dengan sebelumnya. Ketika belum ada manual atau
pedoman yang dapat digunakan sebagai dasar untuk melakukan
kegiatan, biasanya organisasi atau perusahaan akan meniru apa yang
biasanya dilakukan oleh organisasi atau perusahaan lain yang sejenis
atau ”dianggap sejenis” yang sudah menjalankan pola operasional
yang sama. Bahkan beberapa organisasi, menggunakan buku manual
atau buku pedoman Standard Operating Procedure yang dimiliki oleh
7
organisasi lainnya dengan cara menggandakan saja tanpa mengubah
atau menyesuaikannya sedikitpun.
Dan apabila ternyata Standard Operating Procedure yang
ditiru dari organisasi lain tidak cocok atau tidak efektif , maka
organisasi harus segera menyusun Standard Operating Procedure
sesuai kebutuhan organisasinya. Dalam kondisi inilah dilaksanakan
penyusunan prosedur operasional yang baru sekaligus dituangkan ke
dalam buku pedoman Standard Operating Procedure yang baru.
b. Standard Operating Procedure, secara praktek ada atau sudah
ditetapkan di dalam organisasi tetapi belum ada Standard Operating
Procedure tertulis yang disajikan secara sistematis dalam bentuk
pedoman Standard Operating Procedure, sehingga di dalam praktek
penerapannya sering berbeda-beda, baik dilakukan oleh unit-unit atau
anggota-anggota organisasi, atau malah bisa terjadi unit atau anggota
yang sama melakukan langkah berbeda saat dilakukan dalam
kesempatan berbeda.
Untuk kondisi ini, sangat mirip dengan kondisi dimana
organisasi dapat menggunakan prosedur operasional dari organisasi
lainnya, yaitu secara praktek prosedur sudah ada dan cocok, meskipun
konsistensinya rendah karena belum dibuatnya pedoman baku. Karena
itu yang perlu dilakukan adalah segera menyusun buku pedoman
Standard Operating Procedure, agar menjadi formal dan standar.
Perlu dipahami bahwa yang dimaksud dengan penyusunan baru dalam
penjelasan ini adalah penyusunan buku pedoman Standard Operating
Procedure yang baru, terlepas dari apakah prosedur-prosedur
operasional standarnya secara praktek sudah jalan atau belum, serta
juga terlepas dari apakah prosedur operasional standar dimaksud
meniru atau berasal dari praktek organisasi lainnya atau yang
8
dilakukan sendiri oleh organisasi, tetapi belum disusun dalam bentuk
buku manual atau buku pedoman.
2. Pengembangan Sebagian
Pengembangan atau dapat disebut juga perbaikan sebagian adalah metode
yang diterapkan untuk memperbaiki manual atau pedoman Standard
Operating Procedure yang sudah ada. Metode ini hanya diterapkan untuk
Standard Operating Procedure yang sudah dijalankan dalam sebuah
organisasi. Jadi yang dilakukan dalam metode ini bukan menambah Standard
Operating Procedure yang baru tapi memperbaiki salah satu atau lebih
Standard Operating Procedure yang telah ada dalam buku pedoman
Standard Operating Procedure.
3. Pengembangan Keseluruhan
Pengembangan atau dapat disebut perbaikan keseluruhan adalah metode yang
diterapkan untuk memperbaiki manual atau pedoman Standard Operating
Procedure yang sudah ada. Metode ini hanya diterapkan untuk prosedur-
prosedur operasional yang sudah dilaksanakan.
4. Pengembangan Berkala
Pengembangan atau perbaikan secara berkala adalah metode yang diterapkan
untuk memperbaiki manual atau pedoman Standard Operating Procedure
yang sudah ada, seperti pengembangan sebagian dan pengembangan
keseluruhan. Tetapi pada pengembangan berkala yang lebih ditekankan
adalah rutinitas kegiatan pengembangan dan pemeliharaan Standard
Operating Procedure, yang sifatnya sudah terjadwal (scheduled). Cakupan
pengembangan berkala bisa dilakukan secara sebagian maupun secara
keseluruhan, tergantung pada kondisi saat pengembangan berkala dilakukan.
9
Teknik-teknik penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) (Tambunan,
2011:180-198)
Dalam menyusun Standard Operating Procedure harus memahami teknik-teknik,
ada tiga dasar untuk menyusun Standard Operating Procedure yaitu :
1. Teknik Naratif
Teknik ini menggunakan kekuatan kata dan kalimat dalam menyusun
Standard Operating Procedure untuk menjelaskan langkah-langkah kegiatan
di dalam organisasi, baik terkait dengan kegiatan operasional maupun
administrasi. Teknik naratif ini semakin baik cara penyampaian, semakin baik
pula potensi kemudahan pemahaman oleh pelaksana prosedur. Prinsip-prinsip
tentang keseragaman dan konsistensi dalam penggunaan istilah menjadi
sangat penting agar tidak ada perbedaan persepsi di antara para pembaca dan
pelaksana prosedur. Narasi prosedur yang efektif adalah yang segera dapat
dipahami oleh orang yang membacanya dan ketika dibaca oleh orang lain
memberikan pemahaman yang sama. Kegagalan menyajikan narasi yang
efektif akan menyebabkan Standard Operating Procedure dengan teknik ini
diabaikan pengguna atau kalau dipraktekkan selalu menjadi perdebatan
karena perbedaan pemahaman.
Kegunaan penerapan terbaik teknik naratif dalam penyusunan Standard
Operating Procedure adalah :
Untuk menjelaskan kebijakan-kebijakan atau penjelasan yang bersifat
peraturan.
Untuk prosedur yang memiliki cakupan langkah-langkah yang
sederhana.
Untuk prosedur dengan Pihak Terlibat yang tidak banyak.
Untuk prosedur dengan cakupan formulir, blanko, dokumen dan
laporan-laporan yang tidak banyak variasinya.
10
2. Teknik Bagan Arus (flowchart)
Teknik bagan arus ini adalah teknik spesifik yang sangat dikenal dalam
pengembangan sistem informasi dan penyusunan prosedur operasional
standar. Teknik bagan arus menggunakan simbol-simbol khas yang memiliki
makna atau merepresentasikan makna yang berbeda satu dengan yang
lainnya. Teknik bagan arus adalah teknik yang sangat spesifik yang banyak
digunakan dalam pengembangan Standard Operating Procedure. Teknik
bagan arus sangat jelas cirinya dibandingkan teknik naratif, karena
menggunakan banyak gambar berupa simbol dan kolom-kolom. Pembuatan
kolom-kolom dalam bagan arus tergantung pada teknik bagan arus yang
digunakan. Dalam praktek, ada beberapa teknik bagan arus yang dikenal,
yaitu :
Teknik Bagan Arus. Merupakan teknik bagan arus yang
menggunakan simbol-simbol dalam bagan atau diagram tertentu yang
menggambarkan arus data, informasi dan urutan-urutan operasi suatu
sistem. Teknik ini paling tepat digunakan oleh auditor, analisis sistem,
perancang sistem, dan juga pemrogaman aplikasi.
Bagan Arus Analitis. Merupakan teknik bagan arus yang
menggunakan simbol-simbol di dalam bagan atau diagram tertentu
yang menggambarkan aliran dokumen dan proses yang terjadi di
antara entitas atau unit yang berbeda-beda dalam organisasi.
Teknik Bagan Arus Dokumen. Adalah teknik bagan arus yang
hanya menggambarkan aliran dokumen di dalam sistem sehingga
simbol yang digunakan adalah simbol dokumen saja.
Teknik Bagan Arus Distribusi Dokumen. Agak berbeda dengan
teknik bagan arus dokumen, dalam teknik ini yang ditekankan adalah
distribusi dokumen-dokumen yang memiliki banyak kopi atau
rangkapan. Teknik ini dapat digunakan sebagai pendukung teknik
bagan arus dokumen.
11
Teknik Bagan IPO (Input Process Output). Ini adalah teknik bagan
arus yang menekankan kepada penjelasan suatu proses, yang
menunjukkan masukan dan keluaran sistem.
Teknik Bagan HIPO (Hierarchical Input Process Output). Teknik
bagan arus ini adalah kumpulan teknik IPO, yang menggambarkan
tidak hanya satu proses, tapi lebih dari satu proses. Di dalam suatu
organisasi, pada dasarnya sedikit sekali proses yang berdiri sendiri,
dan oleh karena itu bagan HIPO ini membantu menunjukkan
hubungan dan rangkaian dari berbagai proses. Seperti yang telah
dijelaskan, rangkaian proses dalam organisasi bekerja sebagai suatu
satu sistem yang harmonis.
Teknik DFD (Data Flow Diagram).Teknik bagan arus ini sangat
khas, baik penggunaan simbol atau alirannya dan digunakan oleh para
analisis sistem dan perancang sistem.
Teknik Bagan Arus Program. Teknik ini merupakan pendukung
teknik DFD, yang menggambarkan fungsi-fungsi pemrosesan dalam
sistem.
Teknik Bagan Arus Blok. Ini adalah teknik bagan arus yang sama
dengan teknik bagan arus program, dengan pemisahan menurut
masing-masing fungsi pemrosesan.
Teknik Bagan Arus Sistem. Teknik ini merupakan cara
penggambaran yang khas, dengan grafis atau piktoralm untuk
menujukkan keseluruhan alur kerja yang meliputi aliran-aliran
dokumen dan operasi atau pemrosesan di dalam sistem aplikasi.
Dalam teknik bagan arus, dikenal berbagai kelompok simbol, sesuai
kegunaannya, dimana setiap simbolnya mewakili makna kegiatan atau peran
tertentu. Pemanfaatan simbol-simbol secara efektif sesuai langkah prosedur
yang diwakili, akan menentukan efektifitas bagan arus. Kelompok simbol ini
terdiri atas:
12
Simbol bagan arus dasar (basic flowchart symbols)
Simbol penyimpanan untuk penyimpanan (storage flowchart symbols)
Simbol bagan arus penghubung kegiatan-kegiatan (activity connector
flowchart symbols)
Simbol bagan arus kegiatan rinci di dalam proses (detail activity in
process flowchart symbols)
Simbol bagan arus alur atau garis penghubung (flowlines flowchart
symbols)
Simbol bagan arus untuk menunjukkan perangkat keras yang
digunakan di dalam sistem dan prosedur (computer hardware
symbols)
Kegunaan penerapan terbaik bagan arus dalam penyusunan Standard
Operating Procedure adalah:
Untuk Standard Operating Procedure yang mencakup langkah-
langkah yang banyak.
Untuk Standard Operating Procedure yang mencakup langkah-
langkah yang kompleks dalam variasi yang banyak.
Untuk Standard Operating Procedure yang melibatkan banyak
departemen, bagian atau unit dalam organisasi.
Untuk Standard Operating Procedure yang mempunyai kaitan
proses dengan prosedur-prosedur lain di dalam organisasi.
Untuk Standard Operating Procedure yang mencakup banyak
kopi atau rangkapan dokumen, formulir, blanko, dan laporan yang
didistribusikan untuk banyak pihak di dalam maupun di luar
organisasi.
3. Teknik Tabular
Teknik tabular menggunakan bentuk tabel untuk membuat Standard
Operating Procedure tertentu. Teknik ini sangat spesifik karena tidak semua
Standard Operating Procedure dapat disajikan dalam bentuk tabel. Teknik
13
ini pada umumnya efektif untuk Standard Operating Procedure sebagai
berikut :
Kegiatan yang bersifat analisis
Kegiatan yang sangat standar
Kegiatan yang berupa penjadualan
Teknik ini dalam beberapa kondisi tidak dapat berdiri sendiri, karena
digunakan sebagai alat bantu untuk teknik penyajian lain. Teknik tabular ini
juga lazim digunakan untuk Standard Operating Procedure jurnal standar
dalam kegiatan akuntansi perusahaan.
4. Teknik Campuran (Gabungan)
Teknik ini merupakan gabungan dari ketiga teknik yang telah dijelaskan
di atas yaitu teknik naratif, teknik bagan arus dan teknik tabular. Dalam
prakteknya, gabungan atau kombinasi ketiga teknik ini memang banyak
digunakan, terutama dengan tujuan menyajikan SOP yang dapat dipahami
oleh semua yang terlibat dan juga berkepentingan. Masing-masing teknik
memiliki keunggulan dan kelemahan yang dapat saling menutupi ketika
diterapkan bersama-sama.
Penggunaan campuran teknik naratif, teknik bagan arus, serta teknik
tabular dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:
Digunakan bersamaan untuk semua Standard Operating
Procedure yang ada di dalam pedoman Standard Operating
Procedure. Dengan cara ini, maka setiap prosedur mencakup
teknik naratif dan teknik bagan arus dan tambahan teknik tabular
sesuai dengan kebutuhan.
Digunakan sesuai kebutuhan setiap Standard Operating
Procedure. Bila menggunakan cara campuran ini, maka akan ada
prosedur yang hanya menggunakan teknik naratif, ada yang hanya
menggunakan teknik bagan arus, dan ada yang menggunakan
gabungan dari keduanya. Tabulasi digunakan sebagai pendukung
14
kelengkapan informasi untuk meningkatkan efektifitas Standard
Operating Procedure.
Dalam hal ini, teknik tabular memang bukan merupakan subtitusi atau
pengganti salah satu teknik naratif atau bagan arus melainkan sebagai
pendukung.
Bagian-bagian Standard Operating Procedure (SOP) (Tambunan, 2008:297-334)
Bagian-bagian penyajian Standard Operating Procedure adalah :
Headings (Kepala Judul)
Headings atau Kepala Judul merupakan format tampilan standar yang
ditetapkan oleh organisasi sebagai wadah atau tempat informasi yang penting
bagi suatu Standard Operating Procedure. Headings ini terletak di bagian
atas setiap halaman prosedur, yang menjadi tempat bagi informasi tentang isi
halaman prosedur yang bersangkutan. Menurut Tambunan ada tiga kelompok
bentuk Headings, yaitu :
1. Simple Headings
Dalam Headings sederhana ini hanya ditampilkan tiga jenis informasi
saja, yaitu :
Logo Organisasi
Nama Organisasi
Nama Prosedur
2. Controllable Headings
Dalam Headings yang informatif tentang masalah penerbitan dan revisi
ini, ditampilkan lebih banyak informasi dibadingkan sebelumnya,
termasuk tanggal penerbitan dan revisi prosedur, yaitu secara lengkap
mencakup :
Logo Organisasi
Nama Organisasi
Nama Prosedur
Tanggal Penerbitan
15
Revisi yang Ke…
Informasi tentang “Revisi yang Ke…” ini menunjukkan apakah prosedur
yang bersangkutan telah mengalami revisi atau belum, dan sudah berapa
kali. Informasi ini sangat bermanfaat untuk mendukung evaluasi dan
kontrol terhadapprosedur tersebut. Informasi tanggal penerbitan adalah
tanggal awal masa berlaku prosedur yang bersangkutan.
3. Accountable Headings
Dalam Headings ini, penekanan informasi banyak terletak pada masalah
penanggungjawab dari prosedur. Informasi yang tampil dalam Headings
tidak hanya tanggal terbit, tetapi lebih banyak tetang siapa atau pihak
mana (Unit, Departemen, atau Bagian) yang melaksanakan prosedur dan
juga siapa yang menyusun dan menyetujui penulisan dan penerbitan
prosedur tersebut. Informasi yang terdapat dalam Headings ini adalah:
Logo Organisasi
Nama Organisasi
Nama Prosedur
Pengguna Prosedur
Tanggal Penerbitan
Penyusun Prosedur
Penyetuju Prosedur
Penjelasan Terkait Isi Prosedur
Penjelasan yang terkait isi prosedur ada sembilan butir. Pilihan butir-butir
penjelasan prosedur harus sesuai dengan kondisi dan kebutuhan organisasi.
Sembilan butir standar penjelasan terkait isi prosedur adalah :
1. Tujuan Prosedur
Pernyataan tujuan dari Standard Operating Procedure merupakan
hal yang sangat penting. Tujuan prosedur berbeda dengantujuan
buku pedoman, karena adanya lingkup dan cakupan. Tujuan buku
16
pedoman lebih umum, tujuan Standard Operating Procedure lebih
spesifik, sesuai masing-masing prosedur.
2. Penjelasan Singkat tentang Prosedur
Bagian ini disajikan untuk menjelaskan isi Standard Operating
Procedure, agar para pembaca dan pelaksana prosedur dapat
memahami dengan baik, sebelum melaksanakannya dengan
efektif.
3. Peraturan dan Kebijakan Terkait Prosedur
Bagian ini menunjukkan semua peraturan dan kebijakan yang
berasal dari internal organisasi yang terkait dan mempengaruhi
jalannya prosedur. Tidak hanya yang bersifat spesifikasi teknis
prosedur tertentu, tetapi juga peraturan dan kebijakan yang
berlaku umum dalam organisasi.
4. Teknik yang Digunakan
Dalam bagian ini, yang disajikan adalah teknik yang digunakan
dalam penyusunan Standard Operating Procedure. Jika
diperlukan dapat saja ditampilkan makna dari simbol-simbol yang
digunakan dalam Standard Operating Procedure. Tetapi, jika
makna simbol-simbol yang digunakan telah disajikan di awal
buku pedoman Standard Operating Procedure, tidak perlu lagi
melakukan ulang saji dalam setiap Standard Operating
Procedure.
5. Pihak Terlibat
Pihak-pihak terlibat adalah orang, bagian, departemen, divisi, atau
fungsi-fungsi lain yang ada di dalam organisasi. Dalam teknik
naratif, penjelasan dilakukan secara mengalir mengikuti arus data
dan informasi, tanpa harus membagi-bagi berdasarkan pihak-pihak
terlibat, seperti halnya pada teknik bagan arus. Dengan teknik
bagan arus, banyak organisasi yang merasa perlu untuk membuat
kolom tersendiri untuk pihak luar organisasi. Bisa juga dengan
17
cara tidak membuat kolom khusus untuk pihak luar, tetapi
memanfaatkan simbol yang dapat mewakili tindakan dengan tepat.
6. Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan
Dalam bagian ini, yang disajikan adalah daftar dan formulir,
blanko, dan/atau dokumen yang berbeda dengan Standard
Operating Procedure lainnya. Tetapi setiap formulir, blanko,
dan/atau dokumen dapat digunakan di lebih dari satu Standard
Operating Procedure. Alur formulir, blanko, dan/atau dokumen
inilah yang akan menentukan ke prosedur mana saja akan
mengalir. Sama dengan pada penyajian pihak teribat, maka daftar
formulir, blanko, dan/atau dokumen yang digunakan dalam suatu
Standard Operating Procedure harus disajikan lengkap,
sedangkan formatnya sendiri disajikan dalam bagian lampiran.
7. Laporan-laporan yang Dihasilkan
Laporan-laporan yang Dihasilkan ini fungsinya hampir sama
dengan formulir, blanko, dan/atau dokumen yang digunakan tetapi
untuk laporan-laporan yang dihasilkan suatu Standard Operating
Procedure. Perbedaannya adalah proses yang dilalui. Laporan
adalah hasil akhir dari proses atau subproses, sedangkan formulir,
blanko, dan/atau dokumen yang digunakan sebagai masukan.
8. Kaitan dengan Prosedur Lain
Hampir selalu setiap prosedur memiliki kaitan dengan prosedur
lainnya di dalam organisasi ataupun prosedur lain yang ada di luar
sistem organisasi. Bagian penjelasan ini adalah wadah yang
disediakan untuk menunjukkan hubungan antara suatu prosedur
dengan prosedur lainnya. Kaitan dengan prosedur lain ini penting
sekali disajikan, karena memberikan dua manfaat, yaitu pada saat
penyusunan membantu tim penyusun memahami posisi prosedur,
sedangkan pada saat penggunaan membantu para pengguna untuk
kerja berulang (reworks) atau birokrasi yang tidak perlu.
Hubungan prosedur tidak hanya terjadi dengan prosedur lain yang
18
ada di dalam organisasi, tetapi juga yang terdapat di luar
organisasi.
9. Lampiran-lampiran
Biasanya, bagian paling akhir dari penjelasan adalah tentang
lampiran-lampiran yang digunakan di dalam Standard Operating
Procedure yang bersangkutan. Dalam bagian ini, yang disajikan
adalah daftar lampiran-lampiran yang diperlukan untuk
memperjelas prosedur, sedangkan isi dan format lampiran
disajikan di bagian akhir prosedur. Lampiran dapat berupa
formulir, blanko, dokumen, laporan, dan kutipan peraturan yang
terkait harus disajikan yaitu jika dalam prosedur lain sebelumnya,
format-format yang bersangkutan telah disajikan atau apabila
berkaitan dengan peraturan dan kebijakan ekstern. Cara ini
dilakukan untuk meningkatkan efisiensi penyajian Standard
Operating Procedure.
Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur
Peraturan dan kebijakan-kebijakan ekstern (dari luar organisasi) yang
berkaitan dengan Standard Operating Procedure disajikan dalam bagian
terpisah (atau khusus) meskipun pada bagian lampiran sudah disajikan alasan
yang mendasari adalah karena tidak semua prosedur memiliki kaitan dengan
peraturan dan kebijakan-kebijakan dari luar organisasi. Peraturan dan
kebijakan-kebijakan ekstern yang disajikan adalah yang memiliki pengaruh
terhadap Standard Operating Procedure, yang apabila diabaikan akan
mengurangi efektifitas prosedur.
Isi Prosedur
Setelah selesai dengan bagian-bagian penjelasan yang diperlukan oleh
Standard Operating Procedure, selanjutnya adalah penyajian Standard
Operating Procedure sesuai dengan teknik yang digunakan. Apa yang
digambarkan dalam isi prosedur harus dapat dicerna dengan mudah oleh
19
pengguna dengan menggunakan teknik dan simbol yang benar. Efektifitas
suatu prosedur diukur berdasarkan kemanfaatannya dalam penerapan, serta
bagaimana prosedur yang bersangkutan ditangkap secara sama makna dan
maksudnya oleh setiap pembacanya.
Lampiran-lampiran
Lampiran-lampiran dalam Standard Operating Procedure lebih tepat
disajikan tersendiri dalam bagian akhir. Bagian ini menyajikan format nyata
formulir, blanko, dokumen, laporan dan juga kutipan-kutipan peraturan dan
kebijakan yang terkait dengan Standard Operating Procedure yang
bersangkutan.
METODE PENELITIAN
Objek penelitian
Objek penelitian yang akan diteliti adalah Dana Pensiun GKJ Salatiga yang
beralamat di Jalan Yos Sudarso Nomor 5 Salatiga.
Jenis data dan sumber data
Data primer berupa data dari hasil wawancara dengan staff di setiap bagian mengenai
alur kerja, kebijakan yang berlaku, dokumen yang digunakan dan laporan yang
dihasilkan. Sedangkan data sekunder berupa data tentang profil, job description,
peraturan dan kebijakan terkait prosedur, validasi, pihak-pihak yang terlibat,
dokumen-dokumen yang digunakan dan struktur organisasi dalam sistem keuangan
Dana Pensiun GKJ, serta laporan-laporan yang dihasilkan.
Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data dengan melakukan wawancara kepada staff mulai dari
kepala kantor, staff bagian kasir, bagian administrasi umum dan bagian akuntansi di
Dana Pensiun GKJ Salatiga yang bertujuan untuk mendapatkan informasi.
Mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan kelengkapan informasi.
20
Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik analisis deskriptif kualitatif, yaitu
analisis didasarkan pada interprestasi logis dari sifat dan hubungan antar fenomena
yang diteliti sehingga dapat memnerikan gambaran yang jelas atas suatu objek secara
sistematis, faktual. Deskriptif sendiri berarti menggambarkan denngan jelas situasi
yang ada. Sedangkan teknik yang digunakan dalam menyusun Standard Operating
Procedure di Dana Pensiun GKJ adalah teknik campuran yaitu menggabungkan
teknik naratif dengan teknik bagan arus (flowchart).Teknik naratif dipilih karena di
Dana Pensiun GKJ terdapat banyak kebijakan dan peraturan, dengan menggunakan
teknik naratif kebijakan dan peraturan tersebut dapat dijelaskan dengan baik
dibandingkan dengan menggunakan teknik yang lain. Sedangkan teknik bagan arus
(flowchart) dipilih supaya dalam menggambarkan langkah-langkah kerja yang ada di
Dana Pensiun secara rinci dan tepat.Langkah analisis terdiri dari:
1. Menganalisia kecukupan data dan informasi, apakah data yang diperoleh
sudah cukup menjadi dasar untuk menyusun Standard Operating Procedure
(SOP).
2. Menetapkan sistematika penyajian Standard Operating Procedure (SOP),
bagaimana sistematika yang paling tepat dan sesuai dengan ciri dan karakter
organisasi.
3. Menetapkan media penyajian Standard Operating Procedure (SOP).
4. Menyusun dan menyajikan Standard Operating Procedure (SOP).
ANALISIS DATA
Objek penelitian yang akan dibahas adalah Dana Pensiun GKJ Salatiga. Dana
Pensiun GKJ Salatiga didirikan pada tanggal 1 Agustus 1975 sebagai bentuk
kelanjutan dari Yayasan Dana Pensiun Gereja-gereja Kristen Jawa (YDP-GKJ).
Dana Pensiun merupakan salah satu lembaga DPPK (Dana Pensiun Pemberi Kerja)
yang didirikan oleh Sinode Gereja-gereja Kristen Jawa (Sinode GKJ) yang bertindak
sebagai pemberi kerja. Dana Pensiun GKJ merupakan lembaga yang bergerak dalam
bidang usaha jasa pelayanan, yaitu dengan membantu para anggotanya mengurus
21
dan mengelola premi dan melakukan pembayaran manfaat pensiun kepada para
anggotanya.
Sistem Keuangan Dana Pensiun GKJ Salatiga
Sistem keuangan Dana Pensiun GKJ Salatiga memiliki tiga bagian yaitu bagian
kasir, bagian administrasi, dan bagian pembukuan, dengan dikepalai oleh seorang
kepala kantor. Sistem keuangan di Dana Pensiun GKJ memiliki tiga prosedur yang
berkaitan dengan keuangan, yaitu prosedur penerimaan kas, prosedur pengeluaran
kas, danprosedur investasi. Ketiga prosedur tersebut sudah mencakup aktivitas yang
ada di Dana Pensiun GKJ. Prosedur penerimaan kas berkaitan dengan semua
kegiatan penerimaan kas di Dana Pensiun GKJ, contohnya : Prosedur Penagihan
Iuran Pensiun, Prosedur Penerimaan Sewa Kos. Sedangkan prosedur pengeluaran kas
berkaitan dengan semua kegiatan pengeluaran kas di Dana Pensiun GKJ Salatiga,
contohnya : Prosedur pembuatan Surat Perintah Membayar Uang, Prosedur
Pembayaran Manfaat Pensiun, Prosedur Membayar Pajak. Prosedur investasi
berkaitan dengan penempatan maupun penarikan investasi.
Sistem keuangan Dana Pensiun GKJ masih belum memiliki SOP dan job description
dari tiap-tiap bagian masih saling tumpang tindih sehingga berpotensi terjadi
penggelapan dan penyelewengan. Serta sulit untuk mengevaluasi apabila terjadi
kesalahan.
22
Struktur organisasi yang terdapat di Dana Pensiun GKJ Salatiga :
Sinode GKJSebagai Pemilik
Sinode Gereja LainSebagai Mitra Pendiri
Deputat Sinode Gereja Sebagai Mitra Pendiri
Lembaga GKJYayasan GKJ
Sebagai Mitra
Dewan Pengawas DP GKJ
Pengurus DP GKJ
Kepala Kantor
Deputat Lain Sinode
Deputat Penatalayanan Sinode GKJ
Sebagai PendiriRapat Tahunan
Kasir
Bagian Pembukuan
Bagian Administrasi
Gambar 4.1
Struktur Organisasi Dana Pensiun GKJ
Job Description di Dana Pensiun GKJ Salatiga
Pengurus Dana pensiun GKJ berfungsi sebagai penyelenggara dan pengelola dana
pensiun dengan keputusan yang ditetapkan rapat tahunan serta kebijakan umum
pendiri.
Pengurus dana pensiun berkewajiban :
a. Mengelola Dana Pensiun GKJ dengan mengutamakan kepentingan anggota
dan pihak yang berhak atas manfaat pensiun.
23
b. Bertindak teliti, terampil, bijaksana, dan cermat dalam melaksanakan
tanggungjawabnya mengelola Dana Pensiun GKJ.
c. Mengelola kekayaan Dana Pensiun GKJ sesuai dengan arahan investasi yang
digariskan pendiri dengan berpedoman pada ketentuan investasi dan menteri
keuangan.
d. Menyampaikan secara berkala kepada menteri keuangan :
1. Laporan keuangan dan Laporan Investasi yang telah diaudit akuntan
publik
2. Laporan yang disusun oleh pengurus dan aktuaris sesuai dengan
ketentuan yang ditetapkan menteri.
3. Laporan aktuaria yang disusun sekurang-kurangnya tiga tahun sekali
atau setiap kali terjadi perubahan manfaat pensiun dan perubahan
penghasilan dasar yang mengakibatkan perubahan pendanaan.
e. Menyampaikan keterangan kepada anggota mengenai :
1. Neraca dan perhitungan hasil usaha menurut bentuk dan susunan dan
waktu yang ditetapkan menteri.
2. Hal-hal yang timbul dalam rangka kepesertaan dalam bentuk,
susunan, dan waktu yang ditetapkan menteri.
3. Setiap terjadi perubahan peraturan dana pensiun.
f. Merahasiakan keterangan pribadi yang menyangkut masing-masing anggota.
Dalam mengelola organisasi dan usaha Dana Pensiun GKJ, pengurus berwenang
untuk :
a. Melakukan tindakan yang diperlukan dalam rangka melaksanakan ketentuan
atau peraturan yang berlaku.
b. Menjalin kerjasama dengan pihak ketiga dalam hal pengelolaan administrasi
dan investasi dana pensiun dengan mengutamakan efisiensi dan efektivitas
kerja.
c. Mewakili Dana Pensiun GKJ secara langsung dan menurut hukum didalam
dan diluar pengadilan dalam setiap dan semua masalah dengan Dana Pensiun
GKJ.
24
d. Mengikat perjanjian dengan pihak lain dengan Dana Pensiun GKJ untuk
melakukan segala tindakan hukum berkenaan dengan kegiata usaha maupun
pemilikan dana pensiun.
e. Menilai danmengusulkan penerimaan, pengangkatan dan promosi karyawan
Dana Pensiun GKJ kepada deputat penatalayanan untuk ditindaklanjuti.
Struktur kepengurusan dan uraian tugas pengurus yayasan Dana Pensiun GKJ terdiri
dari Ketua Pengurus, Sekretaris Pengurus, Bendahara Pengurus, dan dua orang
anggota. Dalam melaksanakan tugas dan kewenangannya, ditetapkan uraian tugas
sebagai berikut :
A. KETUA PENGURUS
1. Tugas dan Wewenang :
a. Mewakili Dana Pensiun GKJ di luar dan di dalam pengadilan bersama
dengan salah seorang Pengurus lainnya yang terkait;
b. Mempersiapkan konsep-konsep pengembangan organisasi Dana Pensiun
GKJ;
c. Memimpin Rapat Pengurus Dana Pensiun GKJ;
d. Mengkoordinir pelaksanaan keputusan yang menyangkut kebijakan dan
operasional Dana Pensiun GKJ;
e. Menandatangani surat-surat keluar bersama dengan Sekretaris atau
Bendahara;
f. Menandatangani cek, giro bilyet dan surat berharga lainnya bersama
Bendahara;
g. Menunjuk salah seorang atau lebih Pengurus untuk melakukan tugas
tertentu;
h. Mempergunakan fasilitas Kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka
pelaksanaan tugas;
i. Memantau penerbitan Buletin Jembatan Dana Pensiun GKJ.
25
2. Hubungan tanggung jawab :
a. Ketua Pengurus bertanggung jawab kepada Badan Pelaksana Sinode GKJ
selaku Pendiri Dana Pensiun GKJ;
b. Hubungan dengan Pengurus yang lain koordinatif dan konsultatif.
B. SEKRETARIS PENGURUS
1. Tugas dan Wewenang :
a. Mewakili Dana Pensiun GKJ di luar dan dan di dalam pengadilan
bersama dengan Ketua;
b. Menyiapkan dan menandatangani surat-surat keluar bersama dengan
Ketua;
c. Mengelola administrasi surat-surat masuk dan keluar;
d. Mengadministrasikan data kepesertaan dan pemuktakhiran data secara
berkala;
e. Menghitung penerimaan iuran pensiun dan pembayaran manfaat pensiun;
f. Menyiapkan konsep-konsep yang berkaitan dengan kepesertaan;
g. Melakukan sosialisasi dan menetapkan tata cara penyampaian pendapat
dari peserta;
h. Membuat notula rapat Pengurus;
i. Mengkoordinasikan laporan-laporan;
j. Melaksanakan tugas tertentu yang diberikan Ketua;
k. Mempergunakan fasilitas Kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka
pelaksanaan tugas.
2. Hubungan tanggung jawab :
a. Sekretaris Pengurus bertanggung jawab kepada Ketua;
b. Hubungan dengan Pengurus yang lain koordinatif dan konsultatif.
C. BENDAHARA PENGURUS
1. Tugas dan Wewenang :
a. Mempersiapkan konsep pengembangan dana milik Dana Pensiun GKJ;
26
b. Memonitor dan menganalisis perkembangan pasar keuangan dan
indikator makro lainnya;
c. Membuat konsep Rencana Investasi untuk waktu yang akan datang;
d. Melaksanakan dan mengevaluasi realisasi Arahan Investasi;
e. Menandatangani surat-surat keluar yang berkaitan dengan keuangan dan
investasi bersama dengan Ketua;
f. Menandatangani cek, giro bilyet dan surat berharga lain bersama dengan
Ketua;
g. Mempersiapkan konsep rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Dana
Pensiun GKJ;
h. Membuat projected cash flow Dana Pensiun GKJ;
i. Mempersiapkan informasi dan data untuk Aktuaria;
j. Melaksanakan tugas tertentu yang diberikan Ketua;
k. Mempergunakan fasilitas Kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka
pelaksanaan tugas.
2. Hubungan tanggung jawab :
a. Bendahara Pengurus bertanggung jawab kepada Ketua;
b. Hubungan dengan Pengurus yang lain koordinatif dan konsultatif.
D. ANGGOTA PENGURUS I
1. Tugas dan Wewenang :
a. Mengelola penerbitan buletin Jembatan Dana Pensiun GKJ;
b. Mengkoordinir kegiatan-kegiatan kerohanian di lingkungan Dana Pensiun
GKJ;
c. Memimpin renungan dan doa pada rapat Pengurus;
d. Menjadi penghubung Pengurus dengan Badan Pelasana Sinode GKJ
selaku Pendiri Dana Pensiun GKJ;
e. Menyiapkan rekruitmen, penempatan, promosi, monitoring dan evaluasi
kinerja pegawai Dana Pensiun GKJ;
f. Melaksanakan tugas tertentu yang diberikan Ketua;
27
g. Mempergunakan fasilitas kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka
pelaksanaan tugas.
2. Hubungan tanggung jawab :
a. Anggota Pengurus I bertanggung jawab kepada Ketua;
b. Hubungan dengan Pengurus yang lain koordinatif dan konsultatif.
E. ANGGOTA PENGURUS II
1. Tugas dan Wewenang :
a. Mempersiapkan legal draft untuk kepentingan internal dan eksternal Dana
Pensiun GKJ;
b. Memantau perkembangan dan mempelajari peraturan perundangan Dana
Pensiun GKJ;
c. Memantau pelaksanaan kontrak-kontrak dan peraturan yang berkaitan
dengan aktivitas Dana Pensiun GKJ;
d. Mengelola inventarisasi dan penyimpanan semua aset kekayaan milik
Dana Pensiun GKJ;
e. Melaksanakan tugas tertentu yang diberikan Ketua;
f. Mempergunakan fasilitas Kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka
pelaksanaan tugas.
2. Hubungan tanggung jawab :
c. Anggota Pengurus II bertanggung jawab kepada Ketua;
d. Hubungan dengan Pengurus yang lain koordinatif dan konsultatif.
F. KEPALA KANTOR
1. Menerima tugas atau pekerjaan dari Pengurus
2. Mengatur tugas atau pekerjaan di kantor.
3. Mengarahkan pegawai di dalam melaksanakan tugas.
4. Mendistribusikan pekerjaan.
5. Membuka surat-suratatauemail masuk.
6. Meneruskan surat-surat atau email masuk kepada Pengurus sesuai bidangnya.
7. Mengkonsep surat-surat atau email keluar.
28
8. Mengoreksi surat-surat atau email keluar.
9. Mengoreksi daftar pembayaran pensiun.
10. Melayani pendaftaran peserta.
11. Menghitung Iuran Pensiun dan PS peserta baru.
12. Menghitung manfaat pensiun Pensiunan baru.
13. Menyiapkan undangan rapat Pengurus
14. Menyiapkan materi rapat Pengurus.
15. Menyiapkan daftar hadir rapat Pengurus.
16. Melayani rapat Pengurus.
17. Membuat konsep notula rapat Pengurus.
18. Melayani tamu :
a. Peserta (perorangan, lembaga, gereja, klasis).
b. Pemerintah.
c. Kantor Pajak.
d. Bank.
e. Akuntan.
f. Appraisal.
g. Umum
19. Memberikan informasi dan pertimbangan kepada Pengurus hal-hal yang perlu
segera dilaksanakan.
20. Menyampaikan kegiatan kantor kepada Pengurus.
21. Membantu pengurus dalam hal investasi :
a. Membuat daftar deposito.
b. Mencari informasi untuk penempatan investasi.
c. Setelah ada keputusan pengurus, melaksanakan penempatan,
perpanjangan dan pemindahan investasi.
d. Memantau perkembangan kondisi keuangan bank.
e. Membantu pengurus dalam hal berhubungan dengan perusahaan sekuritas
dan Bank.
22. Membuat konsep Rencana Anggaran Pembayaran Pensiun.
23. Membuat konsep Rencana Anggaran Penerimaan Iuran Pensiun.
29
24. Membuat konsep Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja.
25. Membantu Pengurus, menyiapkan data untuk penyusunan Rencana Investasi
(Triwulan dan Tahunan).
26. Membuat perbandingan Rencana vs Realisasi Pendapatan dan Belanja.
27. Mengoreksi Buku Kas.
28. Mengoreksi Buku Bank.
29. Memfiat atau paraf kuitansi penerimaan dan pengeluaran untuk diteruskan
kepada Pengurus.
30. Menyiapkan data untuk aktuaris.
31. Membantu Dewan Pengawas :
a. Membuat undangan rapat Dewan Pengawas.
b. Menyiapkan materi rapat Dewan Pengawas.
c. Melayani rapat Dewan Pengawas.
d. Menyampaikan informasi yang diperlukan Dewan Pengawas triwulan.
e. Menghubungi Auditor.
f. Menghubungi Appraisal.
g. Manghubungi Aktuaris.
32. Kepegawaian : menyampaikan informasi kepegawaian kepada Pengurus,
Kantor Sinode (Penilaian, Kenaikan berkala, kenaikan golongan).
G. ADMINISTRASI
1. Mengagenda surat (masuk dan keluar).
2. Mengarsip surat (masuk dan keluar).
3. Meneliti kelengkapan data calon peserta.
4. Mengetik Surat Keputusan Peserta baru .
5. Mengetik Surat Keputusan Pensiun Pensiunan baru.
6. Mengetik perhitungan IP peserta baru.
7. Menyiapkan pengiriman Surat Keputusan Peserta atau Pensiun.
8. Proses Pensiun Peserta :
a. Meneliti kelengkapan data Peserta.
b. Menghitung masa kerja Peserta.
30
c. Menghitung jumlah Pensiun Peserta.
d. Menyiapkan Surat Keputusan Pensiun Peserta.
e. Mengirim Surat Keputusan Pensiun kepada Peserta.
9. Mengetik surat keputusan kenaikan pensiun.
10. Mengetik daftar kenaikan pensiun.
11. Mendokumentasi peraturan-peraturan.
12. Mencatat mutasi perubahan peserta (Aktif, Pasif, BK).
13. Tugas-tugas penggandaan.
14. Membantu tugas kuriratauekspedisi.
15. Membuat tagihan tunggakan IP.
H. KASIR
1. Menerima dan membuat kuitansi setoran IP dan PS (tunai, bank).
2. Meneruskan kuitansi setoran IP dan PS ke bagian keuangan.
3. Membuat kuitansi penerimaanataupengeluaran kas.
4. Menerima setoran Sewa Kos.
5. Membantu tugas pengurus dalam mengambil atau setor uang keatau dari
bank.
6. Membayar uang pensiun baik tunai maupun melalui bank.
7. Menyiapkan biaya transport Pengurus, Dewan Pengawas, Pendiri :
a. Rapat rutin.
b. Program perkunjungan.
c. Kegiatan Badan Kerjasama Dana Pensiun Kristen se Indonesia (BKS).
d. Kegiatan Pemerintah (Departemen Keuangan, ADPI).
e. Kegiatan PT. Jisawi Finas.
f. Kegiatan Pendiri.
g. dll.
8. Membayar biaya pegawai, pengurus, pengawas :
a. Gaji, tunjangan, dan honor Pegawai.
b. Honor Pengurus dan Dewan Pengawas.
31
9. Membayarkan uang langganan :
a. Air.
b. Listrik.
c. Telepon.
d. Koran.
10. Menyiapkan SPMU.
11. Menyimpan kas kecil.
12. Membuat rekap kas harian beserta bukti pembayaran dan penerimaan.
Diteruskan kepada kepala kantor untuk diparaf, kemudian dimintakan tanda
tangan Bendahara Pengurus.
13. Membuat buku kas harian.
15. Membayar pajak.
16. Menyediakan kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan kantor.
17. Membayar pengeluaran kegiatan kantor lainnya.
18. Menyimpan buku giro atau cek, tabungan, bilyet deposito.
19. Melayani pemeriksaan (Pengurus atau Pengawas, Auditor).
I. PEMBUKUAN
1. Menerima berkas bukti penerimaan dan pengeluaran dari Keuangan.
2. Membendel, menyimpan berkas bukti penerimaan dan pengeluaran.
3. Membuat laporan kas bulanan.
4. Membuat laporan investasi bulanan.
5. Membuat laporan Keuangan dan penjelasan (semesterandantahunan).
6. Membuat laporan Investasi dan penjelasan tahunan.
7. Urusan pajak : menyusun laporan fiscal.
8. Meminta tanda tangan atas pekerjaan yang perlu disahkan oleh yang
berwenang.
32
Komponen SOP
Komponen SOP yang akan dibahas terdiri dari 10 komponen.
A. Penjelasan Terkait Isi Prosedur
Bagian ini memuat berbagai hal yang terkait dengan isi prosedur secara langsung.
Bagian ini memuat informasi paling banyak tentang suatu prosedur operasional
standar. Yang termasuk dalam bagian ini adalah:
1. Tujuan Prosedur
Dalam bagian ini dijelaskan mengenai tujuan dibuatnya Standard Operating
Procedure untuk setiap prosedur yang ada di DP GKJ.
Tujuan Prosedur Penerimaan Kas
1. Menjamin terlaksananya semua kegiatan penerimaan kas sesuai dengan
kebijakan penerimaan kas yang ditetapkan organisasi, yaitu penerimaan kas
dari Iuran Pensiun dan penerimaan kas yang berasal dari kegiatan investasi.
2. Menjamin terlaksananya pemrosesan penerimaan kas, pembuatan laporan-
laporan yang dibutuhkan, dan dokumentasi.
3. Menjamin terlaksananya aspek pengendalian internal seluruh kegiatan
penerimaan kas oleh kasirberupa verifikasi oleh kasir dan bagian
administrasi, validasi dan persetujuan yang memadai oleh Kepala Kantor dan
pengurus. Contohnya : setiap terjadi transaksi yang berkaitan dengan
penerimaan kas harus dilaporkan kepada Kepala Kantor dan Bendahara
Pengurus.
Tujuan Prosedur Pengeluaran Kas
1. Menjamin terlaksananya kegiatan pengeluaran kas yang meliputi kegiatan
pembayaran Manfaat Pensiun, penggajian karyawan, pembayaran pajak
maupun pengeluaran yang dibutuhkan untuk operasional DP GKJ.
2. Menjamin terlaksananya pemrosesan pengeluaran kas, pembuatan laporan-
laporan yang dibutuhkan, dan dokumentasi secara cermat.
33
3. Menjamin terlaksananya aspek pengendalian internal seluruh kegiatan
pengeluaran kas, berupa verifikasi oleh kasir dan bagian administrasi, validasi
dan persetujuan yang memadai oleh kepala kantor dan Bendahara Pengurus
untuk pengeluaran kas.
Tujuan Prosedur Investasi
1. Menjamin terlaksananya semua kegiatan investasi sesuai dengan kebijakan
investasi yang ditetapkan DP GKJ.
2. Menjamin terlaksananya pemrosesan investasi, pembuatan laporan-laporan
yang dibutuhkan, dan dokumentasi.
3. Menjamin terlaksananya aspek pengendalian internal seluruh kegiatan
investasi oleh kasirberupa verifikasi oleh kasir dan bagian administrasi,
validasi dan persetujuan yang memadai oleh Kepala Kantor dan Pengurus.
Meliputi: setiap penempatan dana untuk investasi harus melalui persetujuan
Kepala Kantor dan Bendahara Pengurus.
2. Penjelasan Singkat tentang Prosedur
Bagian ini disajikan untuk menjelaskan isi dari Standard Operating Procedure, agar
para pembaca dan pelaksana prosedur dapat memahami prosedur dengan baik
sebelum melaksanakannya dengan efektif.
Penjelasan Singkat tentang Prosedur Penerimaan Kas
Prosedur ini adalah pedoman pelaksanaan penerimaan kas dari Iuran Pensiun.
Prosedur ini mencakup semua jenis penerimaan melalui kas maupun bank. Seperti
penerimaan kas dari Iuran Pensiun yang diberikan oleh pemberi kerja maupun
peserta. Setiap transaksi penerimaan harus mengikuti prosedur ini, dan jika tidak
dilakukan, dianggap tidak absah.
Penjelasan Singkat tentang Prosedur Pengeluaran Kas
Prosedur ini adalah sebagai penuntun pelaksanaan pembayaran Manfaat Pensiun,
penggajian karyawan, pembayaran pajak maupun pengeluaran yang dibutuhkan
34
untuk operasional DP GKJ. Mencakup semua jenis transaksi pembayaran melalui
kas, baik pengeluaran rutin maupun tidak rutin.
1. Pengeluaran rutin contohnya pengeluaran BBM, biaya ekspedisi, membayar
tagihan telepon,listrik dan air.
2. Sedangkan pengeluaran tidak rutin contohnya pengeluaran untuk sumbangan-
sumbangan.
Penjelasan Singkat tentang Prosedur Investasi
Prosedur ini adalah pedoman pelaksanaan investasi. Prosedur ini mencakup semua
kegiatan investasi baik dana yang diinvestasikan di bank, sekuritas, maupun investasi
yang berupa aset tetap seperti tanah dan bangunan. Setiap transaksi investasi harus
mengikuti prosedur ini, dan jika tidak dilakukan, dianggap tidak absah.
3. Peraturan dan Kebijakan Terkait Prosedur
Bagian ini menunjukkan semua peraturan dan kebijakan yang berasal dari internal
organisasi yang terkait dan mempengaruhi jalannya prosedur.
Peraturan dan Kebijakan Internal terkait Prosedur Penerimaan Kas
Peraturan dan kebijakan internal terkait prosedur penerimaan kas adalah:
1. Harus terdapat pemisahan tugas, contohnya : fungsi kasir harus terpisah
dengan fungsi pembukuan. Fungsi pembukuan harus terpisah dari fungsi
administrasi. Fungsi kasir, fungsi administrasi dan fungsi pembukuan harus
diotorisasi oleh Kepala Kantor dan Bendahara Pengurus.
2. Setiap transaksi kas masuk akan dibuatkan Nota Penerimaan yang disetujui
oleh Bendahara Pengurus.
3. Pengelolaan Kas Kecil dalam kondisi normal, Cash on hand maksimal Rp
5.000.000,00.
4. Rekonsiliasi secara periodik laporan bank dan laporan kas harian. Dengan
catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas.
35
Misalnya : laporan kas harian setelah diterima bagian kasir harus
diserahkan kepada Bendahara Pengurus untuk diotorisasi.
Peraturan dan Kebijakan Internal terkait Prosedur Pengeluaran Kas
Peraturan dan kebijakan internal terkait prosedur pengeluaran kas adalah:
1. Transaksi keuangan harus disertai bukti-bukti yang sah (bukti asli bukan
fotocopy).
2. Setiap transaksi pengeluaran kas akan dibuatkan Nota Pembayaran yang
disetujui oleh Bendahara Pengurus.
3. Penyetoran dilakukan oleh Kasir atas persetujuan dari Bendahara Pengurus.
4. Penarikan dilakukan oleh Kasir atas dasar kuasa dari Pengurus,
menggunakan cekatauslip penarikan yang dilengkapi SPMU (Surat Perintah
Mengeluarkan Uang) yang telah ditandatangani Bendahara Pengurus.
5. Penyetoran kas ke bank (ke rekening tabunganataugiro) harus dilakukan
dengan segera, maksimal 1 (satu) hari kerja dari tanggal penerimaan kas
untuk menghindari cash on hand yang berlebihan.
6. Harus terdapat pemisahan tugas. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi
kasir dan administrasi. Fungsi kasir, fungsi administrasi dan fungsi
akuntansi harus diotorisasi oleh Kepala Kantor.
Peraturan dan Kebijakan Internal terkait Prosedur Investasi
Peraturan dan kebijakan internal terkait prosedur investasi adalah:
1. Harus terdapat pemisahan tugas, contohnya : fungsi pembukuan harus
terpisah dari fungsi kasir dan administrasi. Fungsi kasir, fungsi administrasi
dan fungsi pembukuan harus diotorisasi oleh Kepala Kantor dan Bendahara
Pengurus.
2. Kegiatan investasi dilakukan berdasarkan rencana investasi (tahunan dan
triwulanan) yang disetujui oleh Pengurus dan Dewan Pengawas.
3. Penempatan dan penarikan investasi yang sifatnya mendesak disepakati
oleh Pengurus (dalam rapat).
36
4. Berkas penempatan investasi ditandatangani oleh Ketua, Sekretaris, dan
Bendahara Pengurus.
5. Batas keuntungan investasi untuk dicairkan adalah minimal: 10%, diluar
ketentuan tersebut harus dengan kesepakatan Pengurus.
6. Batas kerugian investasi adalah maksimal : -10%, diluar ketentuan tersebut
harus dengan kesepakatan Pengurus.
7. Rekonsiliasi secara periodik laporan bank dan laporan hasil investasi.
4. Teknik yang Digunakan
Teknik yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas
dan prosedur investasi adalah teknik campuran yaitu penggabungan dari teknik
naratif dan teknik bagan arus (flowchart).
5. Pihak yang Terlibat
Dalam bagian ini, disajikan pihak-pihak yang terlibat dalam Standard Operating
Procedure. Pihak yang Terlibat bisa berasal dari internal DP GKJ maupun dari luar
DP GKJ.
Pihak yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas
Pihak yang terlibat dalam prosedur penerimaan kas yaitu, pihak internal yang
merupakan pihak-pihak yang ada dalam Dana Pensiun GKJ dan pihak eksternal yaitu
pihak-pihak diluar DP GKJ yang bekerjasama atau berhubungan dengan DP GKJ
menyangkut segala kegiatan penerimaan kas.Pihak Internal dalam prosedur
penerimaan kas adalah:
1. Kepala Kantor
2. Bagian Administrasi
3. Kasir
4. Bagian Pembukuan
5. Pengurus
37
Pihak eksternal dalam prosedur penerimaan kas adalah:
1. Peserta DP GKJ
2. Pemberi kerja
3. Bank
Pihak yang Terlibat dalam Prosedur Pengeluaran Kas
Dalam prosedur pengeluaran kas pihak yang terlibat yaitu pihak internal yang
merupakan pihak-pihak yang ada dalam internal Dana Pensiun GKJ dan pihak
eksternal yaitu pihak-pihak luar yang bekerjasama atau berhubungan dengan Dana
Pensiun GKJ menyangkut segala kegiatan pengeluaran kas. Pihak Internal dalam
prosedur pengeluaran kas adalah:
1. Kepala Kantor
2. Bagian Administrasi
3. Bagian Pembukuan
4. Kasir
5. Bendahara Pengurus
Pihak Eksternal dalam prosedur pengeluaran kas adalah:
1. Peserta DP GKJ
2. Pemberi kerja
3. Bank
4. PLN, PDAM, Telkom
5. Penerima sumbangan
Pihak yang Terlibat dalam Prosedur Investasi
Dalam prosedur investasi pihak yang terlibat dibagi menjadi dua yaitu pihak internal
yang merupakan pihak-pihak yang ada dalam internal Dana Pensiun GKJ dan pihak
eksternal yaitu pihak-pihak luar yang bekerjasama atau berhubungan dengan Dana
Pensiun GKJ menyangkut segala kegiatan investasi.
38
Pihak Internal dalam prosedur investasi adalah:
1. Kepala Kantor
2. Kasir
3. Bagian Pembukuan
4. Bendahara Pengurus
Pihak Eksternal dalam prosedur investasi adalah :
1. Bank
2. Sekuritas
3. Penyewa kamar kos
4. Pembeli asset
6. Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan
Dalam bagian penjelasan ini, yang disajikan adalah daftar dari formulir, blanko,
dan/atau dokumen yang digunakan dalam setiap Standard Operating Procedure.
Setiap Standard Operating Procedure menggunakan formulir, blanko, dan/atau
dokumen yang berbeda-beda.
Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur
Penerimaan Kas
Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Penerimaan
Kas terdiri dari :
1. Daftar Tunggakan/Kewajiban dan Pembayaran Iuran Pensiun
Daftar ini merupakan daftar yang berisi perhitungan berapa jumlah
tunggakan dan iuran yang menjadi kewajiban peserta.Daftar ini dibuat per
klasis. Dengan atribut seperti:
a. Nama
b. GKJ
c. Tunggakan(kelebihan)
d. Kewajiban satu bulan
e. Jumlah kewajiban
39
f. Jumlah bulan
g. Setoran
h. Jumlah setoran per tahun
i. Tunggakan
j. Jumlah Iuran Pensiun
2. Kwitansi (rangkap 3)
Kwitansi digunakan sebagai bukti pembayaran untuk peserta yang
membayar iuran pensiun, pembayarn sewa kos baik pembayaran yang
dilakukan secara tunai maupun lewat bank. Kwitansi ini memiliki atribut
yang sama dengan kwitansi pada umumnya yaitu:
a. Telah terima dari..
b. Uang sejumlah
c. Guna membayar
d. Terbilang
e. Tempat, tanggal dan tandatangan
3. Nota Penerimaan
Nota penerimaan digunakan untuk merangkum setiap penerimaan kas
yang terjadi setiap harinya. Kemudian diserahkan ke Kepala Kantor dan
Bendahara Pengurus untuk diperiksa dan ditandatangani. Nota
Penerimaan ini memiliki atribut:
a. Nomor nota penerimaan
b. Hari/tanggal
c. Nomor kwitansi
d. Keterangan
e. Nomor rekening
f. Jumlah
5. Bukti Bank
Bukti transfer bank biasanya diperoleh ketika menerima pembayarn iuran
pensiun, menerima pembayaran kos melalui bank.
40
6. Jurnal
Jurnal yang digunakan untuk membukukan setiap transaksi yang terjadi.
Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur
Pengeluaran Kas
Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Pengeluaran
Kas terdiri dari :
1. Daftar Pembayaran Manfaat Pensiun
Daftar Perhitungan Manfaat Pensiun adalah daftar yang perhitungan
manfaat pensiun yang harus dibayarkan kepada peserta. Daftar ini dibuat
setiap bulan dan per klasis. Dengan atribut:
a. Nama
b. Unit kerja/GKJ/Lembaga/Yayasan
c. Nomor peserta
d. Jabatan
e. K: Kawin, TK:Tidak Kawin
f. Jumlah pensiun sebelum pajak
g. Potongan PPh pasal 21
h. Jumlah pensiun setelah pajak
i. Tanda tangan penerima pensiun
2. Daftar Biaya Hidup Tenaga Kantor
Daftar ini digunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai yang nantinya
juga akan dicantumkan dalam SPMU untuk member gaji kepada para
pegawai di DP GKJ.
3. SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang)
SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang) adalah surat perintah yang
digunakan untuk mengeluarkan uang. Tanpa surat ini maka uang tidak
dapat dikeluarkan. Kasir membuat SPMU lalu diserahkan ke Kepala
Kantor untuk diperiksa kemudian diparaf setelah itu diteruskan ke
Bendahara untuk ditandatangani.
41
4. Nota Pembayaran
Nota pengeluaran digunakan untuk merangkum setiap pengeluaran kas
yang terjadi setiap harinya. Kemudian diserahkan ke Kepala Kantor dan
Bendahara Pengurus untuk diperiksa dan ditandatangani. Nota
pembayaran memiliki atribut:
a. Nomor nota pembayaran
b. Hari/tanggal
c. Nomor kwitansi
d. Keterangan
e. Nomor rekening
f. Jumlah
5. Bukti Pembayaran
Bukti Pembayaran ini berupa bukti-bukti pembayaran yang dilakukan
untuk operasional DP GKJ. Seperti bukti pembayaran listrik dari PLN,
bukti pembayaran telepon dari Telkom, bukti pembayaran air dari PDAM.
6. Bukti Transfer Bank
Bukti transfer bank biasanya diperoleh ketika membayarkan manfaat
pensiun melalui bank.
7. Jurnal
Jurnal yang digunakan untuk membukukan setiap transaksi yang terjadi.
Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur
Investasi
Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Pengeluaran
Kas terdiri dari :
1. Rencana Investasi
Rencana investasi dibuat oleh Bendahara Pengurus berupa rencana
penempatan investasi untuk jangka waktu kedepan.
2. SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang)
42
SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang) adalah surat perintah yang
digunakan untuk mengeluarkan uang. Tanpa surat ini maka uang tidak
dapat dikeluarkan. Kasir membuat SPMU lalu diserahkan ke Kepala
Kantor untuk diperiksa kemudian diparaf setelah itu diteruskan ke
Bendahara untuk ditandatangani.
3. Kwitansi Internal
Kwitansi internal ini digunakan sebagai pelengkap untuk bukti-bukti
pembayaran. Untuk transaksi seperti pembayaran yang bersifat kecil.
4. Form Penempatan Investasi
Form Penempatan Investasi dibuat oleh Kepala Kantor yang kemudian
diserahkan kepada Bendahara Pengurus dan Ketua Pengurus. Bendahara
dan Ketua memeriksa Form Penempatan Investasi kemudian menentukan
dimana penempatan investasi akan dilakukan. Form penempatan investasi
ini memiliki atribut seperti :
a. Nama tempat
b. Bunga
c. Nominal
d. Jangka waktu
e. Keputusan Pengurus
5. Form Pelepasan Investasi
Form PelepasanInvestasi dibuat oleh Kepala Kantor kemudian diserahkan
kepada Bendahara Pengurus dan Ketua Pengurus. Bendahara dan Ketua
memeriksa Form Pelepasan Investasi kemudian menentukan investasi
mana yang akan dilepas. Dengan atribut:
a. Tempat investasi
b. Return per tahun
c. Nilai wajar
d. Lama kepemilikan
e. Keputusan pengurus
43
6. Nota Penerimaan
Nota penerimaan digunakan untuk merangkum setiap penerimaan kas
yang terjadi setiap harinya. Kemudian diserahkan ke Kepala Kantor dan
Bendahara untuk diperiksa dan ditandatangani. Nota penerimaan ini
memilik atribut:
a. Nomor nota penerimaan
b. Hari/tanggal
c. Nomor kwitansi
d. Keterangan
e. Nomor rekening
f. Jumlah
7. Nota Pembayaran
Nota pengeluaran digunakan untuk merangkum setiap pengeluaran kas
yang terjadi setiap harinya. Kemudian diserahkan ke Kepala Kantor dan
Bendahara untuk diperiksa dan ditandatangani. Nota pengeluaran ini
memiliki atribut:
a. Nomor nota pembayaran
b. Hari/tanggal
c. Nomor kwitansi
d. Keterangan
e. Nomor rekening
f. Jumlah
8. Bukti Investasi
Bukti yang diterima saat melakukan investasi pada sekuritas.
9. Jurnal
Jurnal yang digunakan untuk membukukan setiap transaksi yang terjadi.
7. Laporan-laporan yang Dihasilkan
Laporan-laporan yang Dihasilkan dalam Prosedur Penerimaan Kas
Dalam prosedur penerimaan kas dihasilkan dua laporan, yaitu:
44
1. Laporan Perubahan Kas
Laporan perubahan kas memiliki komponen yang hampir sama dengan
laporan arus kas, yaitu semua yang berhubungan dengan kas baik itu berupa
pemasukan maupun pengeluaran. Hanya saja dalam laporan perubahan kas
disebutkan secara lebih detail dan rinci.
2. Laporan Arus Kas
Laporan arus kas lebih merangkum laporan perubahan kas yang ada.
Laporan-laporan yang Dihasilkan dalam Prosedur Pengeluaran Kas
1. Laporan Perubahan Kas
Laporan perubahan kas memiliki komponen yang hampir sama dengan
laporan arus kas, yaitu semua yang berhubungan dengan kas baik itu berupa
pemasukan maupun pengeluaran. Hanya saja dalam laporan perubahan kas
disebutkan secara lebih detail dan rinci
2. Laporan Arus Kas
Laporan arus kas lebih merangkum laporan perubahan kas yang ada.
Laporan-laporan yang Dihasilkan dalam Prosedur Investasi
1. Laporan Posisi Portofolio Investasi
Laporan posisi portofolio ini memberi informasi mengenai posisi dari setiap
investasi yang dilakukan oleh DP GKJ.
2. Laporan Hasil dan Biaya Investasi
Laporan ini memberikan informasi mengenai hail investasi yang diperoleh
dan biaya investasi yang dikeluarkan untuk keperluan investasi.
3. Laporan Mutasi Deposito
Laporan ini dibuat untuk melaporkan penempatan deposito, adakah
pencairan dalambulan tersebut, perpanjangan dan kapan jatuh tempo dari
deposito tersebut.
45
4. Daftar Deposito
Merupakan daftar rincian deposito yang ada dilengkapi dengan nominal,
jangka waktu, tanggal penempatan dan tanggal jatuh tempo, prosentase
bunga, dan jumlah bunga yang didapat tiap bulan.
8. Kaitan dengan Prosedur Lain
Kaitan Prosedur Penerimaan Kas dengan Prosedur Lain
Prosedur penerimaan kas terkait dengan prosedur investasi
Kaitan Prosedur Pengeluaran Kas dengan Prosedur Lain
Prosedur pengeluaran kas terkait dengan prosedur investasi
Kaitan Prosedur Investasi dengan Prosedur Lain
Prosedur investasi terkait dengan prosedur penerimaan kas dan prosedur pengeluaran
kas
9. Lampiran-lampiran
Lampiran-lampiranuntuk Prosedur Penerimaan Kas
1. Daftar Tunggakan/Kewajiban dan Pembayaran Iuran Pensiun
2. Kwitansi (rangkap 3)
3. Nota Penerimaan
4. Bukti Penerimaan
5. Bukti Bank
6. Jurnal
7. Laporan Perubahan Kas
8. Laporan Arus Kas
Lampiran-lampiran untuk Prosedur Pengeluaran Kas
1. Daftar Pembayaran Manfaat Pensiun
2. SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang)
46
3. Nota Pengeluaran
4. Bukti Pembayaran
5. Bukti Transfer Bank
6. Kwitansi Internal
7. Jurnal
8. Laporan Perubahan Kas
9. Laporan Arus Kas
Lampiran-lampiran untuk Prosedur Investasi
1. Rencana Investasi
2. SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang)
3. Form Penempatan Investasi
4. Form Pelepasan Investasi
5. Nota Penerimaan
6. Nota Pengeluaran
7. Bukti-bukti Investasi
8. Jurnal
9. Laporan Posisi Portofolio Investasi
10. Laporan Hasil dan Biaya Investasi
11. Laporan Mutasi Deposito
12. Daftar Deposito
B. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur
1. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur Penerimaan Kas
Peraturan dan kebijakan eksternal yang terkait dengan prosedur penerimaan
kas adalah:
1. Menagih Iuran Pensiun sebesar prosentase yang ditetapkan oleh aktuaria
kepada Pemberi Kerja atauPeserta secara rutin setiap bulan.
47
2. Iuran Normal yang berasal dari Peserta ditetapkan 6% per bulan dari
Penghasilan Dasar Pensiun bulan terakhir dan iuran Pemberi Kerja
besarnya ditentukan berdasarkan perhitungan aktuaris.
3. Pemberi Kerja wajib membayar seluruh iurannya sendiri dan iuran Peserta
setiap bulan, dan wajib menyetorkan kepada DP GKJ selambat-lambatnya
tanggal 15 bulan berikutnya.
4. Pemberi Kerja wajib menyampaikan kepada DP GKJ daftar gaji secara
berkala sekurang-kurangnya setiap 1 tahun atau setiap terjadinya
perubahan gaji.
5. Seluruh iuran yang diterima oleh DP GKJ diberikan tanda bukti
penerimaan iuran dan disampaikan kepada Pemberi Kerja.
2. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur Pengeluaran Kas
Peraturan dan kebijakan eksternal yang terkait dengan prosedur pengeluaran
kas adalah:
1. PPh pasal 21
Untuk pegawai tetap dikenakan tariff berlapis sesuai dengan Pasal 17
UU PPh Tahun 2000.
2. PPh pasal 23
Tarifnya 15% untuk dividen, bunga, royalty, dan hadiah, penghargaan.
Tarif 2% untuk sewa dan penghaslan lain sehubungan dengan
penggunaan harta serta imbalan untuk penggunaan jasa.
3. PPh pasal 25 Badan
Berdasarkan pasal 17 Undang-undang No.36 Tahun 2008 tentang
Pajak Penghasilan :
a. Wajib Pajak badan dalam negeri dan bentuk usaha tetap adalah
sebesar 25 % (dua puluh delapan persen) dikalikan Penghasilan Kena
Pajak.
b. Berdasarkan pasal 31 E Undang-undang No.36 Tahun 2008
tentang Pajak Penghasilan :Wajib Pajak badan dalam negeri dengan
48
peredaran bruto sampai dengan Rp50.000.000.000,00 mendapat
fasilitas berupa pengurangan tarif sebesar 50% dari tarif sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 17 ayat (1) huruf b dan ayat (2a) yang
dikenakan atas Penghasilan Kena Pajak dari bagian peredaran bruto
sampai dengan Rp4.800.000.000,00.
3. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur Investasi
Peraturan dan kebijakan eksternal yang terkait dengan prosedur investasi
adalah:
1. Biaya investasi umum terdiri dari :
a) Custodian fee dengan tarif 0 – 0,25% yaitu biaya untuk
pengelolaan reksadana.
b) Subscription fee dengan tarif 0 – 3% yaitu biaya saat membeli
reksadana.
c) Redemption fee dengan tarif 0,5 – 2% yaitu biaya saat menjual
reksadana.
d) Management fee dengan tarif 1,5 – 2,5% tiap tahunnya yaitu biaya
untuk pengelolaan investasi.
Biaya-biaya yang disebutkan diatas adalah tariff umum, tetapi untuk
setiap sekuritas mempunyai kebijakan yang berbeda-beda.
2. Menyampaikan rencana investasi tahunan untuk mendapat persetujuan
Dewan Pengawas, selambat-lambatnya setiap akhir bulan November.
3. Ringkasan laporan investasi dan hasil pemeriksaan akuntan publik
atas laporan investasi paling lambat 1 bulan setelah disampaikan
kepada Menteri Keuangan.
C. Isi Prosedur
Isi prosedur adalah penyajian teknik penyusunan Standard Operating
Proceduresesuai dengan teknik yang digunakan. Teknik penyusunan yang digunakan
49
adalah teknik campuran yaitu gabungan antara teknik narasi dengan teknik bagan
arus (flowchart).
D. Lampiran-lampiran
Lampiran-lampiran dalam Standard Operating Procedure disajikan tersendiri dalam
bagian akhir.
Penyusunan Standard Operating Procedure Sistem Keuangan DP GKJ
Standard Operating Proceduredisusun dengan menggunakan teknik campuran yaitu
penggabungan antara teknik naratif dengan teknik bagan arus (flowchart).Standard
Operating Proceduredisajikan dengan font Times New Roman, besar huruf dua belas
dengan spasi 1,5, disajikan dengan bingkai halaman. Menggunakan accountable
headings, dengan susunan isi pedoman sebagai berikut :
1. Tujuan prosedur
2. Penjelasan singkat tentang prosedur
3. Peraturan dan kebijakan internal terkait prosedur
4. Teknik yang digunakan
5. Pihak terlibat
6. Formulir,blanko, dan/atau dokumen yang digunakan
7. Laporan-laporan yang dihasilkan
8. Kaitan dengan prosedur lain
9. Lampiran-lampiran
10. Peraturan dan kebijakan eksternal terkait prosedur
11. Isi prosedur
Media penyajian Standard Operating Procedureyang digunakan yaitu menyajikan
Standard Operating Proceduredalam bentuk hardcopy.
50
I. Tujuan Prosedur ini disusun dan disajikan dengan tujuan :
1. Menjamin terlaksananya semua kegiatan penerimaan kas sesuai dengan
kebijakan penerimaan kas yang ditetapkan organisasi, yaitu penerimaan kas
dari Iuran Pensiun.
2. Menjamin terlaksananya pemrosesan penerimaan kas, pembuatan laporan-
laporan yang dibutuhkan, dan dokumentasi. Contohnya : penerimaan daftar
peserta pensiun, penyampaian tagihan pensiun kepada peserta.
3. Menjamin terlaksananya aspek pengendalian internal seluruh kegiatan
penerimaan kas oleh kasir berupa verifikasi oleh kasir dan bagian
administrasi, validasi dan persetujuan yang memadai oleh Kepala Kantor dan
pengurus. Contohnya : setiap terjadi transaksi yang berkaitan dengan
penerimaan kas harus dilaporkan kepada Kepala Kantor dan Bendahar
Pengurus.
II. Penjelasan singkat tentang prosedur ini
Prosedur ini adalah pedoman pelaksanaan penerimaan kas dari Iuran Pensiun.
Prosedur ini mencakup semua jenis penerimaan melalui kas maupun bank. Seperti
penerimaan kas dari Iuran Pensiun yang diberikan oleh pemberi kerja maupun
peserta. Setiap transaksi penerimaan harus mengikuti prosedur ini, dan jika tidak
dilakukan, dianggap tidak absah. Apabila diperlukan keputusan maupun tindakan
yang tidak sesuai dengan prosedur ini harus dilakukan atas persetujuan dari Pengurus
DP GKJ. Aturan dan batasan yang terdapat dalam prosedur ini yang terkait dengan
nilai penerimaan, sama sekali tidak dapat diubah kecuali telah ada perubahan
terhadap prosedur ini.
DANA PENSIUN GKJ Terbit : 25 Juli 2012
Prosedur Penerimaan
Kas
Disusun :
Jessica Juliani
Bagian : KEUANGAN Disetujui :
Yusak Marthin S
51
III. Peraturan dan Kebijakan Internal terkait prosedur ini
1. Harus terdapat pemisahan tugas, contohnya : fungsi kasir harus terpisah
dengan fungsi pembukuan. Fungsi pembukuan harus terpisah dari fungsi
administrasi. Fungsi kasir, fungsi administrasi dan fungsi pembukuan harus
diotorisasi oleh Kepala Kantor dan Bendahara Pengurus.
2. Setiap transaksi kas masuk akan dibuatkan Nota Penerimaan yang disetujui
oleh Bendahara Pengurus.
3. Pengelolaan Kas Kecil dalam kondisi normal, Cash on hand maksimal Rp
5.000.000,00.
4. Rekonsiliasi secara periodik laporan bank dan laporan kas harian. Dengan
catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas.
Misalnya : laporan kas harian setelah diterima bagian kasir harus diserahkan
kepada Bendahara Pengurus untuk diotorisasi.
IV. Teknik Penyajian yang Digunakan
Dalam menyusun dan menyajikan prosedur ini menggunakan teknik naratif dan
teknik bagan arus (flowchart).
V. Pihak Terlibat
a) Pihak Internal :
1. Kepala Kantor
2. Bagian Administrasi
3. Kasir
4. Bagian Pembukuan
5. Pengurus
b) Pihak Eksternal :
1. Peserta DP GKJ
2. Pemberi kerja
3. Penyewa kamar kos
4. Bank
52
VI. Formulir, blanko atau dokumen yang Digunakan
Formulir, Blanko, dan atau Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah :
1. Daftar Tunggakan/Kewajiban dan Pembayaran Iuran Pensiun
2. Kwitansi (rangkap 3)
3. Nota Penerimaan
4. Rekap Penerimaan Iuran Pensiun
5. Bukti Bank
6. Jurnal
VII. Laporan-laporan yang dihasilkan
Laporan-laporan yang dihasilkan dari prosedur ini adalah :
1. Laporan Perubahan Kas
2. Laporan Arus Kas
VIII. Kaitan dengan prosedur lain
Prosedur ini terkait dengan prosedur-prosedur lain, yaitu : Prosedur Investasi
IX. Lampiran-lampiran
1. Daftar Tunggakan/Kewajiban dan Pembayarn Iuran Pensiun
2. Kwitansi (rangkap 3)
3. Nota Penerimaan
4. Rekap Penerimaan Iuran Pensiun
5. Bukti Bank
6. Laporan Perubahan Kas
7. Laporan Arus Kas
X. Peraturan dan Kebijakan Eksternal
1. Menagih Iuran Pensiun sebesar prosentase yang ditetapkan oleh aktuaria
kepada Pemberi Kerja/Peserta secara rutin setiap bulan.
2. Iuran Normal yang berasal dari Peserta ditetapkan 6% per bulan dari
Penghasilan Dasar Pensiun bulan terakhir dan iuran Pemberi Kerja besarnya
ditentukan berdasarkan perhitungan aktuaris.
3. Pemberi Kerja wajib membayar seluruh iurannya sendiri dan iuran Peserta
setiap bulan, dan wajib menyetorkan kepada DP GKJ selambat-lambatnya
tanggal 15 bulan berikutnya.
53
4. Pemberi Kerja wajib menyampaikan kepada DP GKJ daftar gaji secara
berkala sekurang-kurangnya setiap 1 tahun atau setiap terjadinya perubahan
gaji.
5. Seluruh iuran yang diterima oleh DP GKJ diberikan tanda bukti penerimaan
iuran dan disampaikan kepada Pemberi Kerja.
54
Bagian Administrasi
1. Menyiapkan daftar tunggakan/kewajiban dan pembayaran iuran pensiun,
dibuat rangkap 2.
2. Daftar daftar tunggakan/kewajiban dan pembayaran iuran pensiun, rangkap
kedua disimpan.
3. Daftar tunggakan/kewajiban dan pembayaran iuran pensiun rangkap pertama
dikirimkan kepada pemberi kerja dan peserta.
4. Menerima kwitansi rangkap 1 dan rekap penerimaan IP dari Kasir.
5. Menyesuaikan rekap penerimaan dengan daftar tunggakan/kewajiban dan
pembayaran iuran pensiun.
6. Daftar tunggakan/kewajiban dan pembayaran iuran pensiun yang sudah
disesuaikan.
Bagian Kasir
1. Menerima pembayaran iuran pensiun, pembayaran kos. Membuat kwitansi
rangkap tiga sebagai bukti penerimaan.
2. Menyerahkan kwitansi rangkap pertama ke peserta/penyewa kos, kwitansi
rangkap kedua ke bagian administrasi (hanya untuk pembayaran iuran
pensiun) dan kwitansi rangkap ketiga ke bagian pembukuan.
3. Membuat nota penerimaan beserta dengan bukti-bukti, lalu diserahkan ke
Kepala Kantor untuk diperiksa.
4. Merevisi apabila ada koreksi dari Kepala Kantor, apabila tidak ada revisi
menyerahkan nota penerimaan ke Bendahara.
5. Merevisi apabila ada koreksi dari Bendahara, apabila tidak ada revisi nota
penerimaan rangkap kedua diarsip oleh Kasir lalu nota penerimaan rangkap
pertama diserahkan ke Bagian Pembukuan beserta dengan bukti-bukti
transaksi.
55
Bagian Pembukuan
1. Menerima nota penerimaan beserta bukti-bukti transaksi dari kasir.
2. Memasukkan transaksi yang terjadi ke dalam format jurnal yang sudah ada.
3. Membuat Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas.
4. Menyerahkan Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas ke Kepala
Kantor untuk diperiksa.
5. Merevisi jika ada koreksi dari Kepala Kantor maupun Bendahara.
6. Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas yang sudah ditandatangani
oleh Bendahara diarsip sesuai tanggal.
Kepala Kantor
1. Memeriksa nota penerimaan dari Kasir, apabila sudah sesuai Kepala Kantor
memberi paraf. Kalau belum benar dikembalikan ke Kasir untuk direvisi.
2. Memeriksa Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas dari bagian
Pembukuan, apabila sudah sesuai Kepala Kantor memberi paraf. Apabila
belum benar dikembalikan ke Bagian Pembukuan untuk direvisi. Apabila
sudah benar diserahkan ke Bendahara.
Bendahara Pengurus
1. Memeriksa nota penerimaan, apabila sudah benar memberi tandatangan. Jika
masih ada kesalahan dikembalikan ke Kasir untuk direvisi.
2. Memeriksa Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas memberi
tandatangan apabila sudah benar. Jika masih terdapat kesalahan dikembalikan
ke Bagian Pembukuan untuk direvisi.
56
SOP Penerimaan Kas
Bagian Administrasi
Mulai
Peserta/ Pemberi Kerja
RekapPenerimaan IP
Menyesuaikan rekap dengan
daftar perhitungan IP
Daftar perhitungan IP yg sudah disesuaikan
D
2Kwitansi
1
21
Daftar tunggakan/kewajiban dan pembayaran IP
57
SOP Penerimaan Kas
Kasir
Menerima pembayaran
32
1Kwitansi
Tunai/bank?
Uang
Cek ke rek
bank
Tunai Bank
Membuat Kwitansi
Peserta
Membuat Rekap
Penerimaan IP
Rekap Penerimaan
IP
2Kwitansi
Menerima pembayaran
kos
32
1Kwitansi
Tunai/bank?
UangCek ke
rek bank
Tunai Bank
Membuat Kwitansi
Penyewa kos
Membuat nota
penerimaan
Diserahkan KK
4
5
Diserahkan ke
Bendahara
6
7
21
NP paraf dan tandatangan
8
N
2Kwitansi
21
NP
21
NP
21
NP yang sudah diparaf
2
2
1
1
PesertaPenyewa kos
3
3
32
Kwitansi
21
NP yang sudah diparaf
58
SOP Penerimaan Kas
Kepala Kantor
Laporan Perubahan Kas
MemeriksaLaporan
Sesuai?
Dikembali-kan untuk
direvisi
Memberi Paraf
Tidak Ya
Laporan Arus Kas yg sudah diparaf
4
MemeriksaNP
Sesuai?
5
9
Dikembali-kan untuk
direvisi
Memberi Paraf
Tidak Ya
21
NP yang sudah diparaf
2NP
1NP
2NP
1NP
Laporan Perubahan Kas
105
Laporan Arus Kas
Laporan Arus Kas
Laporan Perubahan Kas yg
sudah diparaf
59
SOP Penerimaan Kas
Bendahara Pengurus Bagian Pembukuan
Laporan Perubahan Kas
yang sudah diparaf
Memeriksa laporan
Sesuai?
Dikembali-kan untuk
direvisi
Menanda-tangani Laporan
Tidak Ya
Laporan Perubahan Kas yg
sudah ditandangani
6
Memeriksa NP
Sesuai?
7
21
NP yang sudah diparaf
Dikembali-kan untuk
direvisi
Menanda-tangani NP
Tidak Ya
21NP yang sudah ditandatangani
21
NP yang sudah diparaf
Laporan Perubahan Kas
yang sudah diparaf
10
11
Laporan Arus Kas yang sudah
diparaf
Laporan Arus Kas yang sudah
diparaf
Laporan Perubahan Kas yg
sudah ditandangani
1NP paraf dan tandatangan
Membuat Laporan
Laporan Perubahan
Kas
N Laporan Arus Kas yg sudah
ditandangani
8
9
11
Laporan Arus Kas
Laporan Perubahan Kas
yg sudah ditandangani
Membuat Jurnal
DJurnal
SelesaiD
60
Lampiran-lampiran
1. Daftar Tunggakan/Kewajiban dan Pembayaran Iuran Pensiun
2. Kwitansi
61
3.Nota Penerimaan
4. Rekap Penerimaan Iuran Pensiun
No Klasis Jumlah Penerimaan
1
62
5. Bukti Bank
63
6. Jurnal
Jurnal ini sudah otomatis terhubung dengan buku besar. Sehingga bagian pembukuan
hanya perlu memasukkan data mengenai tanggal, nomor akun dan jumlah.
64
7. Laporan Perubahan Kas
65
8. Laporan Arus Kas
66
I. Tujuan Prosedur ini disusun dan disajikan dengan tujuan :
1. Menjamin terlaksananya kegiatan pengeluaran kas yang meliputi kegiatan
pembayaran Manfaat Pensiun, penggajian karyawan, pembayaran pajak
maupun pengeluaran yang dibutuhkan untuk operasional DP GKJ.
2. Menjamin terlaksananya pemrosesan pengeluaran kas, pembuatan laporan-
laporan yang dibutuhkan, dan dokumentasi secara cermat.
3. Menjamin terlaksananya aspek pengendalian internal seluruh kegiatan
pengeluaran kas, berupa verifikasi oleh kasir dan bagian administrasi, validasi
dan persetujuan yang memadai oleh kepala kantor dan Bendahara Pengurus
untuk pengeluaran kas.
II. Penjelasan singkat tentang prosedur ini
Prosedur ini adalah sebagai penuntun pelaksanaan pembayaran Manfaat Pensiun,
penggajian karyawan, pembayaran pajak maupun pengeluaran yang dibutuhkan
untuk operasional DP GKJ. Mencakup semua jenis transaksi pembayaran melalui
kas, baik pengeluaran rutin maupun tidak rutin.
1. Pengeluaran rutin contohnya pengeluaran BBM, biaya ekspedisi, membayar
tagihan telepon,listrik dan air.
2. Sedangkan pengeluaran tidak rutin contohnya pengeluaran untuk sumbangan-
sumbangan.
Setiap transaksi pembayaran tidak dapat dilakukan tanpa mengikuti prosedur ini, dan
jika tidak dilakukan dianggap tidak absah. Apabila diperlukan keputusan maupun
tindakan yang tidak sesuai dengan prosedur, harus dilakukan atas persetujuan Kepala
Kantor DP GKJ. Aturan dan batasan yang terdapat dalam prosedur ini yang terkait
dengan nilai pembayaran Manfaat pensiun, sama sekali tidak dapat diubah kecuali
telah ada perubahan terhadap prosedur ini
DANA PENSIUN GKJ Terbit : 25 Juli 2012
Prosedur Pengeluaran Kas Disusun :
Jessica Juliani
Bagian : KEUANGAN Disetujui :
Yusak Marthin S
67
III. Peraturan dan Kebijakan Internal terkait prosedur ini
1. Transaksi keuangan harus disertai bukti-bukti yang sah (bukti asli bukan
fotocopy).
2. Setiap transaksi pengeluaran kas akan dibuatkan Nota Pembayaran yang
disetujui oleh Bendahara Pengurus.
3. Penyetoran dilakukan oleh Kasir atas persetujuan dari Bendahara Pengurus.
4. Penarikan dilakukan oleh Kasir atas dasar kuasa dari Pengurus, menggunakan
cek/slip penarikan yang dilengkapi SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan
Uang) yang telah ditandatangani Bendahara Pengurus.
5. Penyetoran kas ke bank (ke rekening tabungan/giro) harus dilakukan dengan
segera, maksimal 1 (satu) hari kerja dari tanggal penerimaan kas untuk
menghindari cash on hand yang berlebihan.
6. Harus terdapat pemisahan tugas. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi
kasir dan administrasi. Fungsi kasir, fungsi administrasi dan fungsi akuntansi
harus diotorisasi oleh Kepala Kantor.
IV. Teknik Penyajian yang Digunakan
Dalam menyusun dan menyajikan prosedur ini menggunakan teknik naratif dan
teknik bagan arus (flowchart).
V. Pihak Terlibat
a) Pihak Internal :
1. Kepala Kantor
2. Bagian Administrasi
3. Bagian Pembukuan
4. Kasir
5. Pengurus
b) Pihak Eksternal :
1. Peserta DP GKJ
2. Pemberi kerja
3. Bank
4. PLN, PDAM, Telkom
5. Penerima sumbangan
68
VI. Formulir, blanko atau dokumen yang Digunakan
Formulir, Blanko, dan atau Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah :
1. Daftar Perhitungan Manfaat Pensiun
2. Daftar Biaya Hidup Tenaga Kantor
3. SPMU
4. Nota Pengeluaran
5. Bukti Pembayaran
6. Bukti Transfer Bank
VII. Laporan-laporan yang dihasilkan
Laporan-laporan yang dihasilkan dari prosedur ini adalah :
1. Laporan Perubahan Kas
2. Laporan Arus Kas
VIII. Kaitan dengan prosedur lain
Prosedur ini terkait dengan prosedur-prosedur lain, yaitu : Prosedur Investasi
IX. Lampiran-lampiran
1. Daftar Perhitungan Manfaat Pensiun
2. Daftar Biaya Hidup Tenaga Kantor
3. SPMU
4. Nota Pembayaran
5. Bukti Pembayaran
6. Bukti transfer Bank
7. Laporan Perubahan Kas
8. Laporan Arus Kas
X. Peraturan dan Kebijakan Eksternal
1. PPh pasal 21
Untuk pegawai tetap dikenakan tariff berlapis sesuai dengan Pasal 17 UU
PPh Tahun 2000.
2. PPh pasal 23
Tarifnya 15% untuk dividen, bunga, royalty, dan hadiah, penghargaan.
Tarif 2% untuk sewa dan penghaslan lain sehubungan dengan penggunaan
harta serta imbalan untuk penggunaan jasa.
69
3. PPh pasal 25 Badan
Berdasarkan pasal 17 Undang-undang No.36 Tahun 2008 tentang Pajak
Penghasilan :
a. Wajib Pajak badan dalam negeri dan bentuk usaha tetap adalah
sebesar 25 % (dua puluh delapan persen) dikalikan Penghasilan Kena
Pajak.
b. Berdasarkan pasal 31 E Undang-undang No.36 Tahun 2008 tentang
Pajak Penghasilan : Wajib Pajak badan dalam negeri dengan
peredaran bruto sampai dengan Rp50.000.000.000,00 mendapat
fasilitas berupa pengurangan tarif sebesar 50% dari tarif sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 17 ayat (1) huruf b dan ayat (2a) yang
dikenakan atas Penghasilan Kena Pajak dari bagian peredaran bruto
sampai dengan Rp4.800.000.000,00.
4. PBB
Tarif PBB yaitu = 0,5 % X NJKP
70
Bagian Administrasi
1. Menyiapkan daftar perhitungan Manfaat Pensiun.
2. Daftar perhitungan Manfaat Pensiun diserahkan ke bagian kasir.
3. Menerima kwitansi rangkap 1 dari kasir
Bagian Kasir
1. Menerima daftar perhitungan Manfaat Pensiun dari bagian administrasi.
2. Membuat daftar biaya hidup tenaga kantor.
3. Membuat SPMU kemudian diserahkan ke kepala kantor.
4. Merevisi SPMU apabila ada koreksi dari Kepala Kantor, jika tidak ada
koreksi dari Kepala Kantor maka SPMU diserahkan ke Bendahara.
5. Merevisi SPMU apabila ada koreksi dari Bendahara.
6. Mengeluarakan uang untuk melakukan pembayaran.
7. Membuat nota pengeluaran, menyerahkan nota pengeluaran beserta dengan
bukti-bukti transaksi ke Kepala Kantor untuk diperiksa.
8. Merevisi apabila ada koreksi dari Kepala Kantor, jika tidak ada koreksi maka
nota pengeluaran diserahkan ke Bendahara untuk diperiksa.
9. Merevisi apabila ada koreksi dari Bendahara, jika tidak maka nota
pengeluaran rangkap pertama diserahkan ke Bagian Pembukuan, sedangkan
nota pengeluaran rangkap kedua diarsip.
Bagian Pembukuan
1. Menerima nota pengeluaran yang sudah ditandatangani oleh Bendahara dari
Kasir.
2. Memasukkan transaksi yang terjadi ke dalam format jurnal yang sudah ada.
3. Membuat Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas.
4. Menyerahkan Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas ke Kepala
Kantor untuk diperiksa.
5. Merevisi Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas apabila ada koreksi
dari Kepala Kantor dan Bendahara.
6. Mengarsip Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas sesuai tanggal.
71
Kepala Kantor
1. Memeriksa SPMU dari Kasir apabila terdapat kesalahan dikembalikan ke
Kasir utuk direvisi. Jika sudah benar memberi paraf kemudian diserahkan ke
Kasir.
2. Memeriksa nota pengeluaran dari Kasir, apabila terdapat kesalahan
dikembalikan ke Kasir untuk direvisi. Jika sudah benar memberi paraf
kemudian diserahkan ke Kasir.
3. Memeriksa Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas, apabila sudah
sesuai kepala kantor memberi paraf kemudian menyerahkan ke Bendahara.
Jika masih terdapat kesalahan maka dikembalikan ke Bagian Pembukuan.
Bendahara Pengurus
1. Memeriksa SPMU dari Kasir. Jika sudah benar maka Bendahara memberi
tanda tangan, jika belum dikembalikan ke Kasir untuk diperbaiki.
2. Memeriksa nota pengeluaran dari Kasir yang sudah diparaf oleh Kepala
Kantor, jika sudah benar Bendahara memberi tanda tangan jika terdapat
kesalahan nota pengeluaran dikembalikan ke Kasir untuk direvisi.
3. Memeriksa Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas, apabila sudah
sesuai Bendahara memberi paraf kemudian diserahkan ke Bagian
Pembukuan. Jika masih terdapat kesalahan maka dikembalikan ke Bagian
Pembukuan untuk direvisi.
72
SOP Pengeluaran Kas
Bagian Administrasi
MULAI
Data dari peserta
Menghitung besarnya manfaat pensiun
21
Daftar PembayaranManfaat Pensiun
D
1
Menyerahkan daftar
pembayaran manfaat pensiun
ke Kasir
21
Daftar PembayaranManfaat Pensiun
73
SOP Pengeluaran Kas
Kasir
1Daftar
PembayaranManfaat Pensiun
Membuat SPMU
43
21
SPMU
MenyerahkanSPMU ke
Kepala Kantor
2
3
43
21
SPMU yg sudah diparaf
Menyerahkan SPMU ke
Bendahara
4
5
Mengeluarkan Uang
Daftar Biaya Hidup Tenaga
Kantor
43
21
SPMU yg sudah ditandatangani
Tunai/bank?
UangTransfer ke bank
Tunai Bank
21
Kwitansi
Membuat NPn
21
NPn
6
43
21
SPMU
43
21
SPMU yg sudah diparaf
21
Bukti Transfer Bank
1
43
21
SPMU
43
21
SPMU yg sudah diparaf
8
21
NPn yang sudah diparaf
21
NPn
Diserahkan ke
Bendahara
8
21
NPn yang sudah diparaf
9
21
NPn yang sudah diparaf
21
NPn yang sudah ditandatangani
M
10
Diserahkan ke Bagian
Pembukuan
Disertai dengan bukti-bukti
pembayaran
74
SOP Pengeluaran Kas
Kepala Kantor
2
43
21
SPMU
Memeriksa SPMU
Benar?
Memberi paraf
43
21
SPMU yg sudah diparaf
3
Dikembali-kan ke Kasir
Tidak Ya
43
21
SPMU
6
21
NPn
Memeriksa NPn
Benar?
Memberi paraf
Dikembali-kan ke Kasir
21
NPn yang sudah diparaf
7
21
NPn
Tidak Ya
Memeriksa Laporan
Perubahan Kas dan Arus Kas
Benar?
Dikembali-kan ke Bagian
Pembukuan
Tidak YA
Memberiparaf
Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas
yang sudah diparaf
11
Laporan Perubahan Kas
dan Laporan Arus Kas
12
Laporan Perubahan Kas
dan Laporan Arus Kas
75
SOP Pengeluaran Kas
Bendahara Pengurus
Memeriksa SPMU
4
43
21
SPMU yg sudah diparaf
Benar?
Dikembali-kan
5
Menanda-tangani
Memeriksa Laporan
Tidak Ya
43
21
SPMU yg ditandatangani
Benar?
Dikembali-kan
Menanda-tangani
Tidak Ya
Laporan Perubahan Kas dan Laporan
Arus Kasyang ditandatangani
Laporan Perubahan Kas dan Laporan
Arus Kas yang sudah diparaf
13
43
21
SPMU yg sudah diparaf
8
Memeriksa NPn
Benar?
Dikembali-kan
Menanda-tangani
21
NPn yang sudah ditandatangani
9
21
NPn yang sudah diparaf
14
Laporan Arus Kasyang sudah
diparaf
Laporan Perubahan Kas
yang sudah diparaf
21NPn yang
sudah diparaf
76
SOP Pengeluaran Kas
Bagian Pembukuan
10
Laporan Arus Kas
Diserahkan ke Kepala
Kantor
1NPn yang sudah ditandatangani
Laporan Perubahan Kas yang
ditandatangani
D
D
Membuat Laporan
11
12
Laporan Arus Kasyang sudah
diparaf
Diserahkan ke
Bendahara
13
14
Selesai
Laporan Perubahan Kas
Laporan Arus Kas
Laporan Perubahan Kas
Laporan Arus Kas
Laporan Perubahan Kas
Laporan Perubahan Kas
yang sudah diparaf
Laporan Arus Kasyang sudah
diparaf
Laporan Perubahan Kas
yang sudah diparaf
Membuat Jurnal
Jurnal
Laporan Arus Kasyang
ditandatangani
D
77
Lampiran-lampiran
1. Daftar Perhitungan Manfaat Pensiun
2. Daftar Biaya Hidup Tenaga Kantor
78
3. SPMU
4. Nota Pembayaran
79
5. Bukti Pembayaran
80
6. Bukti Bank
81
7. Jurnal
Jurnal ini sudah otomatis terhubung dengan buku besar. Sehingga bagian pembukuan
hanya perlu memasukkan data mengenai tanggal, nomor akun dan jumlah.
82
8. Laporan Perubahan Kas
9. Laporan Arus Kas
83
I. Tujuan Prosedur ini disusun dan disajikan dengan tujuan :
1. Menjamin terlaksananya semua kegiatan investasi sesuai dengan kebijakan
investasi yang ditetapkan DP GKJ.
2. Menjamin terlaksananya pemrosesan investasi, pembuatan laporan-laporan
yang dibutuhkan, dan dokumentasi.
3. Menjamin terlaksananya aspek pengendalian internal seluruh kegiatan
investasi oleh kasirberupa verifikasi oleh kasir dan bagian administrasi,
validasi dan persetujuan yang memadai oleh Kepala Kantor dan Pengurus.
Meliputi:setiap penempatan dana untuk investasi harus sepengetahuan Kepala
Kantor dan Bendahara Pengurus.
II. Penjelasan singkat tentang prosedur ini
Prosedur ini adalah pedoman pelaksanaan investasi. Prosedur ini mencakup semua
kegiatan investasi baik dana yang diinvestasikan di bank, sekuritas, maupun
investasi yang berupa asset tetap seperti tanah dan bangunan. Setiap transaksi
investasi harus mengikuti prosedur ini, dan jika tidak dilakukan, dianggap tidak
absah. Apabila diperlukan keputusan maupun tindakan yang tidak sesuai dengan
prosedur ini harus dilakukan atas persetujuan dari Pengurus DP GKJ. Aturan dan
batasan yang terdapat dalam prosedur ini yang terkait dengan nilai investasi, sama
sekali tidak dapat diubah kecuali telah ada perubahan terhadap prosedur ini.
III. Peraturan dan Kebijakan Internal terkait prosedur ini
1. Harus terdapat pemisahan tugas, contohnya : fungsi pembukuan harus
terpisah dari fungsi kasir dan administrasi. Fungsi kasir, fungsi administrasi
dan fungsi pembukuan harus diotorisasi oleh Kepala Kantor dan Bendahara
Pengurus.
DANA PENSIUN GKJ Terbit : 25 Juli 2012
Prosedur Investasi Disusun :
Jessica Juliani
Bagian : KEUANGAN Disetujui :
Yusak Marthin S
84
2. Kegiatan investasi dilakukan berdasarkan rencana investasi (tahunan dan
triwulanan) yang disetujui oleh Pengurus dan Dewan Pengawas.
3. Penempatan dan penarikan investasi yang sifatnya mendesak disepakati oleh
Pengurus (dalam rapat).
4. Berkas penempatan investasi ditandatangani oleh Ketua, Sekretaris, dan
Bendahara Pengurus.
5. Batas keuntungan investasi untuk dicairkan adalah minimal: 10%, diluar
ketentuan tersebut harus dengan kesepakatan Pengurus.
6. Batas kerugian investasi adalah maksimal : -10%, diluar ketentuan tersebut
harus dengan kesepakatan Pengurus.
7. Rekonsiliasi secara periodik laporan bank dan laporan hasil investasi.
IV. Teknik Penyajian yang Digunakan
Dalam menyusun dan menyajikan prosedur ini menggunakan teknik naratif dan
teknik bagan arus (flowchart).
V. Pihak Terlibat
a) Pihak Internal :
1. Kepala Kantor
2. Kasir
3. Bagian Pembukuan
4. Pengurus
b) Pihak Eksternal :
1. Bank
2. Sekuritas
3. Penyewa kamar kos
VI. Formulir, blanko atau dokumen yang Digunakan
Formulir, Blanko, dan atau Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah :
1. Rencana Investasi
2. SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang)
3. Kwitansi Internal
4. Form Penempatan Investasi
5. Form Pelepasan Investasi
85
6. Bukti Investasi
7. Nota Penerimaan
8. Nota Pengeluaran
9. Jurnal
VII. Laporan-laporan yang dihasilkan
Laporan-laporan yang dihasilkan dari prosedur ini adalah :
1. Laporan Posisi Portofolio Investasi
2. Laporan Hasil dan Biaya Investasi
3. Laporan Daftar Deposito
4. Laporan Mutasi Deposito
VIII. Kaitan dengan prosedur lain
Prosedur ini terkait dengan prosedur-prosedur lain, yaitu : Prosedur Penerimaan Kas
dan Prosedur Pengeluaran Kas
IX. Lampiran-lampiran
1. Rencana Investasi
2. SPMU
3. Kwitansi Internal
4. Form Penempatan Investasi
5. Form Pelepasan Ivestasi
6. Bukti Investasi
7. Nota Penerimaan
8. Nota Pengeluaran
9. Jurnal
8. Laporan Posisi Portofolio Investasi
9. Laporan Hasil dan Biaya Investasi
10. Laporan Daftar Deposito
11. Laporan Mutasi Deposito
86
X. Peraturan dan Kebijakan Eksternal
1. Biaya investasi umum terdiri dari :
a) Custodian fee dengan tarif 0 – 0,25% yaitu biaya untuk pengelolaan
reksadana.
b) Subscription fee dengan tarif 0 – 3% yaitu biaya saat membeli reksadana.
c) Redemption fee dengan tarif 0,5 – 2% yaitu biaya saat menjual reksadana.
d) Management fee dengan tarif 1,5 – 2,5% tiap tahunnya yaitu biaya untuk
pengelolaan investasi.
Setiap sekuritas mempunyai kebijakan masing-masing.
2. Menyampaikan rencana investasi tahunan untuk mendapat persetujuan
Dewan Pengawas, selambat-lambatnya setiap akhir bulan November.
3. Ringkasan laporan investasi dan hasil pemeriksaan akuntan publik atas
laporan investasi paling lambat 1 bulan disampaikan kepada Menteri
Keuangan.
87
Kepala Kantor
1. Menerima rencana investasi dari Bendahara, kemudian membuat rencana
penempatan investasi dalam bentuk form penempatan investasi.
2. Menyerahkan form penempatan investasi ke Bendahara.
3. Merevisi form penempatan investasi apabila ada koreksi dari Bendahara. Jika
tidak ada koreksi dari Bendahara form penempatan investasi diserahkan ke
Kasir.
4. Memeriksa SPMU dari kasir, apabila terdapat kesalahan dikembalikan ke
Kasir untuk direvisi. Jika sudah benar Kepala Kantor memberi paraf.
5. Memeriksa nota pengeluaran dari Kasir, apabila terdapat kesalahan
dikembalikan ke Kasir untuk direvisi. Jika sudah benar Kepala Kantor
member paraf.
6. Memeriksa Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya
Investasi dari bagian Pembukuan, apabila sudah sesuai Kepala Kantor
memberi paraf. Apabila belum benar dikembalikan ke Bagian Pembukuan
untuk direvisi. Apabila sudah benar diserahkan ke Bendahara.
7. Membuat Laporan Mutasi Deposito dan Daftar Deposito kemudian
diserahkan ke Bendahara untuk diperiksa.
8. Menerima Laporan Mutasi Deposito dan Daftar Deposito dari Bendahara,
apabila ada revisi maka Kepala Kantor memperbaiki laporan tersebut tetapi
jika tidak ada revisi maka laporan tersebut diarsip.
Bagian Kasir
1. Menerima form penempatan investasi dari Kepala Kantor.
2. Membuat SPMU kemudian diserahkan ke Kepala Kantor untuk diperiksa.
3. Merevisi SPMU apabila ada koreksi dari Kepala Kantor, jika tidak ada
koreksi dari Kepala Kantor maka SPMU diserahkan ke Bendahara.
4. Merevisi SPMU apabila ada koreksi dari Bendahara.
5. Mengeluarkan uang untuk melakukan penempatan investasi.
6. Membuat nota pengeluaran, menyerahkan nota pengeluaran beserta dengan
bukti-bukti investasi ke Kepala Kantor untuk diperiksa.
7. Merevisi apabila ada koreksi dari Kepala Kantor, jika tidak ada koreksi maka
88
nota pengeluaran diserahkan ke Bendahara untuk diperiksa.
8. Merevisi apabila ada koreksi dari Bendahara, jika tidak maka nota
pengeluaran rangkap pertama diserahkan ke Bagian Pembukuan, sedangkan
nota pengeluaran rangkap kedua diarsip.
Bagian Pembukuan
1. Menerima nota pengeluaran yang sudah ditandatangani oleh Bendahara dari
Kasir.
2. Memasukkan transaksi yang terjadi ke dalam format jurnal yang sudah ada.
3. Membuat Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya
Investasi
4. Menyerahkan Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya
Investasi ke Kepala Kantor untuk diperiksa.
5. Merevisi Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya
Investasi jika ada koreksi dari Kepala Kantor dan Bendahara.
6. Mengarsip Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya
Investasi yang sudah ditandatangani oleh Bendahara.
Bendahara Pengurus
1. Memeriksa fom penempatan investasi dari Kepala Kantor. Setelah
memutuskan investasi mana yang akan dipilih maka form penempatan
investasi dikembalikan ke Kepala Kantor.
2. Memeriksa form penempatan investasi, apabila ada kesalahan dikembalikan
ke Kepala Kantor untuk direvisi. Jika sudah benar ditandatangani.
3. Memeriksa SPMU dari Kasir, apabila sudah benar ditandatangani. Jika masih
terdapat kesalahan dikembalikan ke Kasir untuk direvisi.
4. Memeriksa nota pengeluaran, apabila sudah benar ditandatangani. Jika masih
terdapat kesalahan dikembalikan ke Kasir untuk direvisi.
5. Memeriksa Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya
Investasi, Laporan Mutasi Deposito, dan Daftar Deposito apabila sudah benar
ditandatangani. Jika masih terdapat kesalahan dikembalikan ke Kepala
Kantor dan Bagian Pembukuan untuk direvisi.
89
SOP Investasi untuk Penempatan Investasi
Kepala Kantor
Mulai
Menerima
Rencana
investasi
Rencana
Investasi
Membuat
Rencana
Penempatan
Menyerahkan
Rencana
Penempatan ke
Kasir
2
FPI1
FPI
2
FPI1
FPI yang sudah
ditandatangani
2
FPI yang sudah
ditandatangani
D
3
2 4
43
21
SPMU
Memeriksa
SPMU
Benar?
Memberi
paraf
43
21
SPMU yg
sudah diparaf
5
Dikembali-
kan untuk
direvisi
Ya Tidak
43
21
SPMU
8
Memeriksa
NPn
Benar?
Memberi
paraf
Dikembali-
kan ke
Kasir
Ya Tidak
21
NPn yang
sudah diparaf
21
NPn
21
NPn
9
1
Membuat Laporan
Laporan Mutasi
Deposito
Daftar deposito
21
NPn yang
sudah diparaf
915
Disertai
dengan bukti-
bukti
90
SOP Investasi untuk Penempatan Investasi
Kepala Kantor
13
Laporan Hasil
dan Biaya
Investasi
Benar?
Memberi
paraf
Dikembalikan
ke Bagian
Pembukuan
Ya Tidak
Memeriksa
Laporan
14
Laporan Posisi
Portofolio
Investasi
Laporan Hasil dan
Biaya Investasi
yang sudah
diparaf
Laporan Posisi
Portofolio
Investasi yang
sudah diparaf
Laporan Hasil
dan Biaya
Investasi
Laporan Posisi
Portofolio
Investasi
14
16
Laporan Mutasi
Deposito
Daftar deposito
Laporan Mutasi Deposito yang ditandatangani
Daftar deposito yang
ditandatangani
D
91
SOP Investasi untuk Penempatan Investasi
Bendahara Pengurus
Menganalisis
Rencana
Penempatan
Investasi
Setuju?
Memberi
tanda tidak
Tidak
Memberi
tanda iya
2
FPI1
FPI
Ya
2
FPI1
FPI
6
43
21
SPMU yg
sudah diparaf
Memeriksa
SPMU
Benar
Dikembalikan
untuk direvisi
Tidak
Menanda-
tangani
Ya
43
21
SPMU yang
sudah
ditandatangani
43
21
SPMU yang
sudah diparaf
7
10
21
NPn yang
sudah diparaf
Memeriksa
NPn
Benar
Dikembalikan
untuk direvisi
Tidak
Menanda-
tangani
Ya
21
NPn yang
sudah diparaf
21
NPn yang sudah
ditandatangani
11
1
Menanda-
tangani FPI
2
FPI1
FPI yang sudah
ditandatangani
Dikembalikan
ke Kepala
Kantor
2
FPI1
FPI yang sudah
ditandatangani
2
92
SOP Investasi untuk Penempatan Investasi
Bendahara Pengurus
Memeriksa
Laporan
15
Benar
Dikembalikan
untuk direvisi
Tidak
Menanda-
tangani
Ya
16
Laporan Mutasi
Deposito
Daftar deposito
Laporan Hasil dan
Biaya Investasi
yang sudah
diparaf
Laporan Posisi
Portofolio
Investasi yang
sudah diparaf
Laporan Mutasi
Deposito
Daftar deposito
Laporan Hasil dan
Biaya Investasi
yang sudah
diparaf
Laporan Posisi
Portofolio
Investasi yang
sudah diparaf
Laporan Mutasi Deposito yang ditandatangani
Daftar deposito yang
ditandatangani
Laporan Hasil dan
Biaya Investasi yang
sudah
ditandatangani
Laporan Posisi
Portofolio Investasi
yang sudah
ditandatangani
1617 17
93
SOP Investasi untuk Penempatan Investasi
Kasir
3
1
FPI yang sudah
ditandatangani
Membuat
SPMU
43
21
SPMU
43
21
SPMU yg
sudah diparaf
43
21
SPMU yg
sudah
ditandatangani
Diserahkan ke
Kepala Kantor
untuk diperiksa
43
21
SPMU
4
5
43
21
SPMU
Diserahkan ke
Bendahara
untuk diperiksa
43
21
SPMU yg
sudah diparaf
6
7
43
21
SPMU yang
sudah diparaf
Melakukan
investasi
Tunai/bank?
UangCek di
rek
bank
Tunai Bank
Slip Bank/
Bukti dari
sekuritas
Membuat
NPn
21
NPn
8
9
21
NPn yang
sudah diparaf
21
NPn
Diserahkan
ke
Bendahara
21
NPn yang
sudah diparaf
10
11
21
NPn yang
sudah diparaf
21
NPn yang sudah
ditandatangani
12 D
Disertai
dengan bukti-
bukti
Disertai
dengan bukti-
bukti
94
SOP Investasi untuk Penempatan Investasi
Bagian Pembukuan
12
2
NPn yang sudah
ditandatangani
Membuat
Laporan
13
D
Selesai
Laporan Hasil
dan Biaya
Investasi
17
Membuat Jurnal
Jurnal
Laporan Posisi
Portofolio
Investasi
Diserahkan Kepala kantor
untuk diperiksa
Laporan Posisi
Portofolio
Investasi
Laporan Hasil
dan Biaya
Investasi
14
Laporan Hasil dan
Biaya Investasi
yang sudah
diparaf
Laporan Posisi
Portofolio
Investasi yang
sudah diparaf
Laporan Hasil
dan Biaya
Investasi
Laporan Posisi
Portofolio
Investasi
Diserahkan ke
Bendahara
Laporan Hasil dan
Biaya Investasi
yang sudah
diparaf
Laporan Posisi
Portofolio
Investasi yang
sudah diparaf
15
Laporan Hasil dan
Biaya Investasi
yang sudah
diparaf
Laporan Posisi
Portofolio
Investasi yang
sudah diparaf
Laporan Hasil dan
Biaya Investasi yang
sudah
ditandatangani
Laporan Posisi
Portofolio Investasi
yang sudah
ditandatangani
D
Disertai
dengan
bukti-
bukti
95
Kepala Kantor
1. Membuat rencana pelepasan investasi dalam bentuk form pelepasan investasi.
2. Menyerahkan form pelepasan investasi ke Bendahara.
3. Merevisi form pelepasan investasi apabila ada koreksi dari Bendahara. Jika
tidak ada koreksi dari Bendahara form pelepasan investasi diserahkan ke
Kasir.
4. Memeriksa nota penerimaan dari Kasir, apabila sudah sesuai Kepala Kantor
memberi paraf. Jika belum benar dikembalikan ke Kasir untuk direvisi.
5. Memeriksa Laporan Posisi Portofolio Investasi dan Laporan Hasil dan Biaya
Investasi dari Bagian Pembukuan, apabila terdapat kesalahan dikembalikan
ke Bagian Pembukuan untuk direvisi. Jika sudah benar Kepala Kantor
memberi paraf.
6. Membuat Laporan Mutasi Deposito dan Daftar Deposito lalu diserahkan ke
Bendahara untuk diperiksa.
7. Merevisi Laporan Mutasi Deposito dan Daftar Deposito jika ada koreksi dari
Bendahara. Apabila tidak ada revisi maka Kepala Kantor mengarsip Laporan
Mutasi Deposito dan Daftar Deposito urut tanggal.
Bagian Kasir
1. Menerima form pelepasan investasi dari kepala kantor.
2. Melakukan pelepasan investasi, kemudian membuat kwitansi.
3. Membuat nota penerimaan rangkap kedua lalu diserahkan ke Kepala Kantor
untuk diperiksa.
4. Merevisi apabila ada koreksi dari Kepala Kantor, apabila tidak ada revisi
menyerahkan nota penerimaan ke Bendahara.
5. Merevisi apabila ada koreksi dari Bendahara, apabila tidak ada revisi nota
penerimaan rangkap kedua diarsip oleh Kasir lalu nota penerimaan rangkap
pertama diserahkan ke Bagian Pembukuan beserta dengan bukti-bukti
transaksi.
Bagian Pembukuan
1. Menerima nota penerimaan beserta bukti-bukti transaksi dari kasir.
2. Memasukkan transaksi yang terjadi ke dalam format jurnal yang sudah ada.
96
3. Membuat Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya
Investasi.
4. Menyerahkan Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya
Investasi, Kepala Kantor untuk diperiksa.
5. Merevisi jika ada koreksi dari Kepala Kantor maupun Bendahara.
6. Mengarsip Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya
Investasi yang sudah ditandatangani oleh Bendahara.
Bendahara Pengurus
1. Memeriksa fom pelepasan investasi dari Kepala Kantor. Setelah memutuskan
investasi mana yang akan dilepas maka form pelepasan investasi
dikembalikan ke Kepala Kantor.
2. Memeriksa form pelepasan investasi, apabila ada kesalahan dikembalikan ke
Kepala Kantor untuk direvisi. Jika sudah benar ditandatangani.
3. Memeriksa SPMU dari Kasir, apabila sudah benar ditandatangani. Jika masih
terdapat kesalahan dikembalikan ke Kasir untuk direvisi.
4. Memeriksa nota pengeluaran, apabila sudah benar ditandatangani. Jika masih
terdapat kesalahan dikembalikan ke Kasir untuk direvisi.
5. Memeriksa Laporan Posisi Portofolio Investasi, Laporan Hasil dan Biaya
Investasi, Laporan Mutasi Deposito, dan Daftar Deposito apabila sudah benar
ditandatangani. Jika masih terdapat kesalahan dikembalikan ke Kepala
Kantor dan Bagian Pembukuan untuk direvisi.
97
SOP Investasi untuk Pelepasan Investasi
Kepala Kantor
Mulai
Membuat Rencana
Pelepasan
Menyerahkan Rencana
Pelepasan ke Kasir
10
1FPL yang sudah ditandatangani
D
3
2 5
Memeriksa NP
Benar?
Memberi paraf
Dikembali-kan untuk
direvisi
Ya TidakBenar?
Memberi paraf
Dikembalikan ke
Pembukuan
YA Tidak
Memeriksa Laporan
11
Daftar Investasi
2FPI
1FPL
1
21
NP
2FPI 1
FPL yang sudah ditandatangani
21
NP yang sudah diparaf
2NP
1NP
Membuat Laporan
Laporan Mutasi
Deposito
Daftar deposito
612
21
NP yang sudah
diparaf
6
Laporan Hasil
dan Biaya
Investasi
Laporan Posisi
Portofolio
Investasi
Laporan Hasil
dan Biaya
Investasi yang
diparaf
Laporan Posisi
Portofolio
Investasi yang
diparaf
Laporan Hasil
dan Biaya
Investasi
Laporan Posisi
Portofolio
Investasi
98
SOP Investasi untuk Pelepasan Investasi
Kepala Kantor
13
Laporan Mutasi
Deposito
Daftar deposito
Laporan Mutasi Deposito yang ditandatangani
Daftar deposito yang
ditandatangani
D
99
SOP Investasi untuk Pelepasan Investasi
Bendahara Pengurus
Menganalisis Rencana
Pelepasan Investasi
Setuju?
Memberi tanda tidak
Tidak
Memberi tanda iya
Memeriksa Laporan
2FPI
1FPL
Ya
2
7
Memeriksa NP
Benar
Dikembalikanuntuk direvisi
Tidak
Menanda-tangani
Ya
8
12
Benar
Menanda-tangani
Ya
1
2FPI
1FPL yang sudah ditandatangani
21
NP yang sudah diparaf
21
NP yang sudah diparaf
21
NP yang sudah ditandatangani
Laporan Hasil dan
Biaya Investasi
yang sudah
diparaf
Laporan Posisi
Portofolio
Investasi yang
sudah diparaf
Laporan Mutasi
Deposito
Daftar deposito
Dikembalikan
untuk direvisi
Tidak
Laporan Mutasi
Deposito
Daftar deposito Laporan Hasil dan
Biaya Investasi
yang sudah
diparaf
Laporan Posisi
Portofolio
Investasi yang
sudah diparaf
Laporan Mutasi Deposito yang ditandatangani
Daftar deposito yang
ditandatangani
Laporan Hasil dan
Biaya Investasi
yang sudah
ditandatangani
Laporan Posisi
Portofolio Investasi
yang sudah
ditandatangani
13 14 13 14
100
SOP Investasi untuk Pelepasan Investasi
Kasir
3
1FPL yang sudah ditandatangani
Melakukan Pelepasan
5
6
Diserahkan ke
Bendahara
7Uang
Tunai/Bank?
Cek di rek
Bank
Membuat Kwitansi
Kwitansi internal
Membuat NP
4
4
Membuat NP
21
NP
Diserahkan KK
21
NP
21
NP yang sudah diparaf
2NP
1NP
21
NP yang sudah diparaf
8
21
NP yang sudah diparaf
21
NP yang sudah ditandatangani
D
9
Disertai dengan bukti-bukti
101
SOP Investasi untuk Pelepasan Investasi
Bagian Pembukuan
2NP yang sudah ditandatangani
Membuat Jurnal
10
14
D
Selesai
9
Jurnal
Membuat Laporan
Laporan Hasil
dan Biaya
Investasi
Laporan Posisi
Portofolio
Investasi
11
Laporan Hasil
dan Biaya
Investasi yang
diparaf
Laporan Posisi
Portofolio
Investasi yang
diparaf
Laporan Hasil
dan Biaya
Investasi
Laporan Posisi
Portofolio
Investasi
Diserahkan ke
Bendahara
Laporan Hasil dan
Biaya Investasi
yang sudah
diparaf
Laporan Posisi
Portofolio
Investasi yang
sudah diparaf
12
Laporan Hasil dan
Biaya Investasi
yang sudah
ditandatangani
Laporan Posisi
Portofolio Investasi
yang sudah
ditandatangani
Laporan Mutasi Deposito yang ditandatangani
Daftar deposito yang
ditandatangani
D
102
Lampiran-lampiran
1. Rencana Investasi
103
2. SPMU
3.Kwitansi Internal
104
4. Form Penempatan Investasi
105
5. Form Pelepasan Investasi
106
6. Bukti Investasi
107
7. Nota Penerimaan
8. Nota Pembayaran
108
9. Jurnal
Jurnal ini sudah otomotis terhubung dengan buku besar. Sehingga bagian pembukuan
hanya perlu memasukkan data mengenai tanggal, nomor akun dan jumlah.
109
10. Laporan Posisi Portofolio
110
11. Laporan Hasil dan Biaya Investasi
111
12. Laporan Mutasi Deposito
112
13. Laporan Mutasi Deposito
113
Analisis dan Pembahasan
Tabel 1
Tabel Analisis dan Pembahasan
Komponen Kriteria Pelaksanaan Kekurangan
Struktur organisasi Struktur organisasi yang baik, terdapat :
1. Spesialisasi kerja yaitu pembagian
kerja sudah sesuai kemampuan
karyawan
2. Departementalisasi yaitu membagi
karyawan dalam bagian-bagian
3. Rantai komando yaitu menggambarkan siapa harus
melapor kepada siapa
4. Rentang kendali adalah seberapa
efektif pimpinan dapat mengawasi
anak buahnya
5. Sentralisasi/ desentralisasi
menggambarkan pada tingkat mana
keputusan dibuat.
Pada struktur organisasi DP GKJ:
1. Sudah terdapat pembagian kerja
yang sesuai dengan kemampuan
karyawan.
2. Sudah terdapat bagian yang
terpisah dalam menjalankan tugasnya
yaitu bagian kasir, bagian asministrasi dan bagian pembukuan.
3. setiap bagian harus melapor kepada
kepala kantor kemudian melapor
kepada pengurus.
4. sejauh ini kepala kantor masih bisa
mengawasi tiap bagian secara efektif,
belum mengalami kendala.
5. Pada DP GKJ keputusan dibuat
pada tingkat atas sehingga lebih
mengarah sentralisasi.
Job Description
1. Penempatan karyawan sesuai
dengan kemampuan, dan keahlian masing-masing karyawan.Beban
kerja yang dilaksanakan karyawan
harus merata. Tidak ada satu
karyawan yang mendapat beban
kerja terlalu banyak maupun terlalu
sedikit.
Penempatan karyawan di DP GKJ
sudah sesuai dengan kemampuan masing-masing. Dan selama ini setiap
karyawan dapat melakukan
pekerjaannya dengan hasil yang baik.
Beban kerja yang dilaksanakan setiap
bagian juga sudah merata.
Masih ada beberapa pekerjaan kepala
kantor yang semestinya dapat dilakukan oleh bagian administrasi
misalnya saja pekerjaan kepala kantor
dalam menerima tamu, dan membuat
surat undangan rapat.
Karena di DP GKJ hanya terdapat
lima karyawan, terkadang ketika ada
114
Tabel 1
Tabel Analisis dan Pembahasan (lanjutan)
satu bagian yang pekerjaannya
sedang sangat banyak karyawan lain
akan membantu. Hal ini dilakukan
atas sepengetahuan kepala kantor,
akan tetapi alangkah lebih baik
apabila tiap bagian berfokus pada
pekerjaannya masing-masing.
Pedoman pengendalian
internal
1. Adanya pemisahan tugas antar
bagian. 2. Otorisasi oleh pihak tertentu.
3. Setiap transaksi yang terjadi harus
disertai bukti-bukti.
4. Pengawasan dari pengurus.
1. Setiap bagian di DP GKJ
melakukan pekerjaan yang berbeda-beda. Bagian Kasir
yang menerima uang tidak
melakukan pencatatan.
Pencatatan dilakukan oleh
bagian Pembukuan.
Perhitungan iuran pensiun
dan manfaat pensiun
dilakukan oleh bagian
administrasi.
2. Setiap penempatan atau pelepasan investasi harus
melalui keputusan pengurus.
Kepala kantor tidak dapat
melakukan investasi tanpa
persetujuan dari pengurus.
Yang berhak melakukan
penarikan dan penyetoran
hanya Kasir. Bagian lain
tidak diperbolehkan.
115
Tabel 1
Tabel Analisis dan Pembahasan (lanjutan)
3. Setiap transaksi yang terjadi
baikmenyangkut penerimaan kas, pengeluaran
kas dan investasi harus
disertai dengan bukti
pembayaran asli. Sehingga meminimalkan kecurangan
yang dilakukan oleh
karyawan.
4. Bendahara Pengurus
melakukan pengawasan
yang baik. Melakukan
pemeriksaan terhadap
laporan yang terkait transaksi yang terjadi secara
rutin.
Kebijakan-kebijakan
operasional dan
administratif
1. Saldo maksimal cash on hand.
2. Penyetoran ke bank dilakukan
dengan segera maksimal satu hari
dari tanggal penerimaan. 3. Kebijakan investasi mengenai batas
maksimum kerugian dan batas minimum keuntungan investasi.
1. DP GKJ sudah
melaksanakan saldo
maksimal cash on hand,
apabila saldo cash on
hand sudah melebihi
saldo maksimal maka
kasir akan segera
menyetorkan .
2. Penyetoran juga sudah
dilakukan maksimal
satu hari setelah tanggalpenerimaan.
Dalam melakukan penempatan
investasi dan pelepasan investasi
kepala kantor dan pengurus sudah
memenuhi ketentuan yang ditetapkan.
Sebelum diserahkan kepada
Pengurus, kepala kantor selalu
mencantumkan besar keuntungan dan
kerugian. Sehingga pengurus juga
dapat menganalisa apakah hal
tersebut sudah sesuai dengan
kebijakan yang berlaku.
116
Tabel 1
Tabel Analisis dan Pembahasan (lanjutan)
3. Dalam melakukan
penempatan investasi
dan pelepasan investasi
kepala kantor dan
pengurus sudah
memenuhi ketentuan
yang ditetapkan.
Sebelum diserahkan kepada Pengurus,
kepala kantor selalu
mencantumkan besar
keuntungan dan
kerugian. Sehingga
pengurus juga dapat
menganalisa apakah hal
tersebut sudah sesuai
dengan kebijakan yang
berlaku. 4. Bendahara Pengurus
melakukan pengawasan
yang baik. Melakukan
pemeriksaan terhadap
laporan yang terkait
transaksi yang terjadi
secara rutin.
117
Tabel 1
Tabel Analisis dan Pembahasan (lanjutan)
Kebijakan-kebijakan
operasional dan administratif
1. Saldo maksimal cash on
hand.
2. Penyetoran ke bank
dilakukan dengan segera
maksimal satu hari dari
tanggal penerimaan.
3. Kebijakan investasi
mengenai batas maksimum kerugian dan
batas minimum
keuntungan investasi.
1.DP GKJ sudah melaksanakan saldo
maksimal cash on hand, apabila saldo
cash on hand sudah melebihi saldo
maksimal maka kasir akan segera
menyetorkan .
2.Penyetoran juga sudah dilakukan
maksimal satu hari setelah tanggal
penerimaan. 3.Dalam melakukan penempatan investasi
dan pelepasan investasi kepala kantor dan
pengurus sudah memenuhi ketentuan yang
ditetapkan. Sebelum diserahkan kepada
Pengurus, kepala kantor selalu
mencantumkan besar keuntungan dan
kerugian. Sehingga pengurus juga dapat
menganalisa apakah hal tersebut sudah
sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
Banyak aktivitas yang terkait dengan
kas maka kasir melakukan banyak
tugas. Terutama dalam menyetor ke
bank, kasir melakukan pembayaran
tagihan untuk operasional kantor,
membayarkan manfaat pensiun peserta
ke bank. Hal ini tentu saja memakan
banyak waktu. Terutama dalam pembayaran manfaat pensiun untuk
banyak peserta.
Formulir atau dokumen yang
digunakan
1.Pedoman dari Kementerian
Keuangan mengenai format form
investasi. 2.Kriteria form yang baik yaitu
memiliki nomor cetak, informasi
yang disampaikan jelas, terdapat
ruang yang cukup untuk mengisi,
terdapat ruang untuk otorisasi.
1. Formulir penempatan dan pelepasan
investasi secara format sudah memenuhi
tetapi perlu ditambahkan nomor dokumen dan tanggal.
2. Kwitansi, kwitansi internal, nota
penerimaan dan nota pengeluaran tidak
ada nomor urut tercetak.
3. Jurnal yang ada sudah semi
terkomputerisasi yaitu ketika memasukkan
transaksi sudah otomatis terhubung dengan
buku besar sehingga pekerjaan lebih
efisien. Dan pekerjaan dapat terselesaikan
tepat waktu.
1. Belum adanya nomor urut
tercetak pada beberapa form
yang digunakan seperti formulir penempatan dan
pelepasan investasi, kwitansi,
nota penerimaan dan nota
pengeluaran.
118
Tabel 1
Tabel Analisis dan Pembahasan (lanjutan)
Laporan-laporan yang
dihasilkan
KMK No. 76/KMK.017/1995 dan
Keputusan Direktur Jenderal
Lembaga Keuangan No. Kep-
2959/LK/1995 mengenai format
laporan keuangan yang harus
dihasilkan oleh Dana Pensiun.
1.Laporan yang dihasilkan oleh DP GKJ
sudah sesuai dengan aturan yang berlaku.
119
Pembahasan
1. Struktur organisasi
Menurut Robbins (1999:281-291) dalam bukunya yang berjudul
“Manajemen”, struktur organisasi yang baik harus melibatkan lima unsur
penting yaitu : spesialisasi kerja, derpatementalisasi, rantai komando, rentang
kendali, sentralisasi dan desentralisasi. Struktur organisasi yang terdapat pada
DP GKJ terdapat spesialisasi kerja, pekerjaan yang ada sudah dibagi sesuai
dengan kemampuan masing-masing karyawan. Derpatementalisasi juga sudah
dilakukan sehingga pada DP GKJ terdapat bagian kasir, bagian administrasi
dan bagian pembukuan. Rantai komando juga sudah tergambar dengan jelas
siapa harus melapor kepada siapa dari tingkat atas sampai tingkat yang paling
bawah. Rentang kendali juga dapat dicapai secara efektif karena karyawan
yang ada di DP GKJ tidak banyak sehingga kepala kantor dapat mengawasi
anak buah dengan baik. Sentralisasi juga sudah tergambar dengan jelas yaitu
bahwa keputusan-keputusan diambil pada tingkat atas saja.
2. Job Description
Pembagian tugas untuk tiap bagian sudah adil dan merata tidak ada bagian
yang pekerjaannya terlalu banyak atau terlalu sedikit. Pekerjaan juga sudah
dibagi bedasarkan kemampuan masing-masing karyawan yang ada. Tetapi
terkadang pada prakteknya satu bagian dengan bagian yang lain saling
membantu apabila ada bagian yang sibuk. Misalnya saja ketika kasir sedang
sibuk maka bagian administrasi akan membantu dalam penerimaan iuran
pensiun. Jika hal ini terjadi secara terus menerus tentu saja akan berakibat
tidak baik karena karyawan bisa saling melempar tanggung jawab. Kemudian
job description kepala kantor dengan bagian administrasiseperti melayani
pendaftaran peserta, menyiapkan undangan rapat pengurus, menyiapkan
daftar hadir rapat pengurus, melayani tamu lebih baik menjadi pekerjaan
bagian administrasi. Kepala kantor lebih berfokus sebagai perantara kantor
kepada pengurus dan mengurus tentang investasi.
120
3. Pedoman Pengendalian Internal
Pengendalian internal sudah baik. Dengan adanya pemisahan tugas, bagian
yang mengelola uang tidak boleh melakukan pencatatan, otorisasi bagian
tertentu seperti penarikan dan penyetoran uang hanya bisa dilakukan oleh
kasir, penempatan dan pelepasan investasi harus melalui persetujuan
pengurus. Sehingga tetap tercipta pengendalian yang baik. Kekurangan yang
ada yaitu ketika kasir sedang banyak pekerjaan tetapi hari itu juga diharuskan
untuk ke melakukan penarikan atau penyetoran di Bank tentu saja membuang
waktu sehingga pekerjaan tidak dapat berjalan secara efisien. Alangkah lebih
baik jika DP GKJ bisa menjalin kerjasama dengan bank sehingga dapat
menghemat waktu untuk melakukan pembayaran manfaat pensiun.
4. Kebijakan-kebijakan operasional dan administratif
Ditetapkannya batas maksimal cash on hand yaitu sebesar Rp 5.000.000,00
dapat meminimalisasi terjadinya penggelapan maupun hilangnya uang. Sudah
ditetapkannya batas minimum keuntungan investasi dan batas maksimum
kerugian investasi menjadi pedoman yang baik, sehingga dalam
melaksanakan investasi benar-benar dipertimbangkan secara matang tidak
asal dalam menempatkan dana. Pihak-pihak yang terlibat dalam setiap
aktivitas sudah mewakili kebutuhan pada DP GKJ baik untuk pihak iternal
sudah melibatkan bagian yang sesuai yaitu bagian administrasi, bagian kasir,
dan bagian pembukuan, kepala kantor serta pengurus. Pihak ekternal
meliputi Bank, penyewa kamar kos, peserta pensiun serta sekuritas. Sudah
mewakili kegiatan di DP GKJ.
5. Formulir atau dokumen yang digunakan
Desain dokumen yang baik yaitu dengan menggunakan nomor dokumen yang
tercetak secara urut (pre-numbered) untuk meminimalkan resiko kehilangan
dan duplikasi dokumen, serta mencegah kecurangan. Kemudian terdapat
informasi penunjang seperti nama dokumen, tanggal, alamat. Selain itu
dokumen yang baik juga memiliki ruang seperti baris atau kotak untuk
121
mengelompokkan informasi, terdapat ruang untuk tanda tangan sebagai bukti
bahwa dokumen atau formulir tersebut sudah dikaji ulang dan disetujui.
Formulir dan dokumen yang sudah baik yaitu :
1. Daftar tunggakan/kewajiban dan pembayaran iuran pensiun, daftar
pembayaran manfaat pensiun, rencana investasi sudah baik. Sudah
terdapat informasi yang jelas (nama, tanggal, alamat), terdapat ruang yang
cukup untuk mengisi informasi yang diperlukan, terdapat tempat untuk
otorisasi yang jelas (tandatangan dan cap).
2. Nota penerimaan, nota pengeluaran, kwitansi, sudah memiliki ruang yang
cukup untuk menulis informasi, juga terdapat ruang untuk otorisasi.
3. Form penempatan dan pelepasan investasi sudah terdapat ruang untuk
memilih investasi sehingga pengguna tidak perlu menulis pilihannya.
4. Jurnal yang ada sudah semi terkomputerisasi sehingga memudahkan
pekerjaan dan hasil yang dicapai bisa tepat waktu.
Formulir dan dokumen yang perlu diperbaiki adalah :
a) Kwitansi, nota penerimaan dan nota pengeluaran perlu ditambahkan
nomor urut tercetak supaya mempermudah dalam pengarsipan
sehingga meminimalisasi resiko kehilangan dan duplikasi dokumen.
b) Kwitansi internal perlu ditambahkan nama DP GKJ dan nomor urut
tercetak. Nomor urut tercetak ini berguna supaya mencegah resiko
kehilangan dan duplikasi dokumen, dan meminimalkan kecurangan.
c) Form penempatan dan form pelepasan investasi memiliki desain
warna yang sama dan tidak terdapat kop DP GKJ. Juga perlu
ditambahkan adanya nomor dokumen dan tanggal. Supaya
meminimalisasi resiko kehilangan dan duplikasi dokumen, serta
memudahkan pengarsipan.
6. Laporan-laporan yang Dihasilkan
Laporan yang dihasilkan sudah sesuai dengan format dan memiliki atribut
yang sesuai dengan peraturan yang ada yaitu KMK No. 76/KMK.017/1995
122
dan Keputusan Direktur Jenderal Lembaga Keuangan No. Kep-
2959/LK/1995.
PENUTUP
Kesimpulan
Penelitian ini bertujuan membuat desain SOP untuk sistem keuangan DP GKJ.
Sistem Keuangan di DP GKJ mempunyaitiga prosedur utama yang bersangkutan
dengan kas yaitu prosedur penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas, dan prosedur
investasi. Struktur organisasi sudah memenuhi kriteria struktur organisai yang baik,
job descriptionsudah adil di tiap-tiap bagian walaupun masih ada bagian yang saling
lempar tanggung jawab. Seperti ketika kasir sibuk bagian administrasi bisa
membantu kasir. Pedoman pengendalian internal sudah baik, terdapat pemisahan
tugas, pihak-pihak yang harus mengotorisasi. Kebijakan-kebijakan operasional dan
administratif yang sudah ditetapkan dapat berjalan dijalankan dengan baik juga
sudah mengikuti aturan dari Departemen Keuangan. Sudah ada desain yang baik
seperti memiliki nomor cetak, terdapat informasi yang jelas seta ruang untuk mengisi
informasi maupun ruang untuk otorisasi. Tetapi ada beberapa formulir perlu dibenahi
desainnya. Laporan yang dihasilkan sudah sesuai dengan format KMK No.
76/KMK.017/1995 dan Keputusan Direktur Jenderal Lembaga Keuangan No. Kep-
2959/LK/1995.
Saran
Dari hasil penelitian sebaiknya DP GKJ melakukan beberapa pembaharuan, seperti:
1. Memperbaharui desain dokumen dan formulir yang digunakan :
a) Form Penempatan Investasi dan Form Pelepasan Investasi. Kedua
form tersebut didesain dengan warna yang berbeda antara Form
Penempatan Investasi dengan Form Pelepasan Investasi. Sehingga
lebih mudah untuk membedakan serta ditambahkan nomor dokumen
dan tanggal untuk memudahkan pengarsipan. (Lampiran 2 dan
Lampiran 4)
123
b) Membuat kwitansi internal yang disertai dengan kop DP GKJ,
sehingga lebih jelas. Kwitansi internal ini juga harus disertai nomor
urut tercetak untuk mencegah kehilangan dan duplikasi dokumen,
serta memudahkan pengarsipan. (Lampiran 5)
c) Kwitansi eksternal perlu ditambahkan nomor urut tercetak. Bertujuan
untuk mencegah kehilangan dan duplikasi dokumen, memudahkan
pengarsipan, serta menghindari kecurangan. (Lampiran 6)
d) Untuk nota penerimaan dan nota pengeluaran sebaiknya nomor yang
ada pada nota diganti dengan nomor urut tercetak yang bertujuan
untuk mencegah kehilangan dan duplikasi dokumen sertauntuk
menghindari kecurangan. (Lampiran 7 dan 8)
2. Bekerja sama dengan bank dalam bentuk sistem payroll untuk membayar
manfaat pensiun kepada peserta. Sehingga DP GKJ tidak perlu membuat slip
lalu ke bank untuk membayarkan manfaat pensiun kepada peserta. DP GKJ
hanya perlu memberi daftar pembayaran kepada bank kemudian bank yang
akan melakukan pembayaran kepada peserta dana pensiun. Sehingga lebih
mempermudah kerja kasir dan dapat menghemat waktu. Kerjasama ini
sebaiknya dilakukan dengan Bank BNI dan bank BRI. Karena mayoritas
peserta pensiun memiliki rekening di kedua bank tersebut.
3. Job description kepala kantor seperti melayani pendaftaran peserta,
menyiapkan undangan rapat pengurus, menyiapkan daftar hadir rapat
pengurus, lebih baik menjadi pekerjaan bagian administrasi. Kepala kantor
lebih berfokus sebagai perantara kantor kepada pengurus dan mengurus
tentang investasi.
124
DAFTAR PUSTAKA
Ekotama,Suryono.2010. Cara Gampang Bikin Standard Operating Procedure.
Yogyakarta: Media Presindo
Krismiaji, 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: AMPYPKN
Mulyadi, 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Robbins, Stephen B and Marry Coulter, 1999. Manajemen. Jakarta: PT Prenhallindo
Romney, Marshall B and Paul John Steinbart, 2006. Accounting Information System.
Jakarta: Salemba Empat
Supramono, Utami. 2004. Desain Proposal Penelitian Akuntansi dan Keuangan.
Yogyakarta: Andi.
Tambunan, 2008. Standard Operating Procedure (SOP). Jakarta: Maiestas
Publishing.
Tambunan, 2011. Teknik Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP).
Jakarta:Maiestas Publishing.
http://www.djlk.depkeu.go.id/danapensiun/defaultkosong.asp?a=arsip
http://franciskokrido.blogspot.com/2012/05/struktur-organisasi.html
http://www.scribd.com/doc/96178231/New-Microsoft-Office-Word-Document
http://shafiyyah.blog.uns.ac.id/2010/02/25/sop/
http://www.ortax.org/ortax/?mod=forum&page=show&idtopik=28892
http://www.pajakonline.com/engine/learning/view.php?id=760