Pencatatan Anggaran Realisasi Pengluaran ATK pada KUA 1

DOI: https://doi.org/10.29103/techsi.v11i1.1130

PENCATATAN ANGGARAN REALISASIPENGELUARAN ATK PADA KUA KECAMATAN

TANAH JAWA KABUPATEN SIMALUNGUNMutia Rahma Laily 1, Dedi Suhendro 2 , Anggi Ramadani 3

Program Studi Komputerisasi AkuntansiAMIK Tunas Bangsa Pematang Siantar

mutiarahmalaily@gmail.com 1

dedi.su@amiktunasbangsa.ac.id 2

anggir843@gmail.com 3

AbstrakAbstrak— Proses pencatatan anggaran dan realisasi pengeluaranAlat Tulis Kantor (ATK) pada Kantor Urusan Agama (KUA)Kecamatan Tanah Jawa kabupaten Simalungundicatat secaramanual dengan menggunakan bukti transaksi seperti kwitansiyang dipindahkan kedalam buku besar yang membuat prosespelaporan kurang efektif dan efisien. Maka, Penulis merancangsebuah sistem dengan mengunakan Bahasa PemrogramanMicrosoft Visual Studio 2010 dan database mySQL untukmengatasi masalah yang ada yang hanya dapat digunakan padaKantor Urusan Agama Kecamatan Tanah Jawa kabupatenSimalungun dalam pengolahan data Alat Tulis Kantor (ATK).Metode perancangan sistem yang digunakan penulis yaitu DFD,ERD, Normalisasi, dan RAT untuk menghasilkan laporan ATKyang lebih efektif dan efisien.

Kata Kunci : microsoft visual basic 6.0, database mysql, ATK

1. PendahuluanPerkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang pesat

sekarang ini, membuat kita harus lebih membuka diri dalammenerima perubahan – perubahan yang terjadi akibat kemajauandan perkembangan tersebut.Dalam masa persaingan yangsedemikian ketatnya sekarang ini, Sumber Daya Manusia (SDM)merupakan modal utama dalam suatu usaha, maka kualitas

2 TECHSI: Vol. 11, No. 1, April 2019

DOI: https://doi.org/10.29103/techsi.v11i1.1130

tenaga kerja harus lebih dikembangkan. Kantor Urusan Agama(KUA) Kecamatan Tanah Jawa kabupaten Simalungun adalahkantor yang melaksanakan sebagian tugas kantor KementrianAgama Indonesia di kabupaten dan kota di bidang urusan agamaIslam dalam wilayah kecamatan. Pada Kantor Urusan AgamaKecamatan Tanah Jawa kabupaten Simalungun, memliki limabagian kerja yaitu, bagian kepala, bagian pengolahan bahanadministrasi kepenghuluan, bagian penghulu, bagian operatordan bagian pegawai pembantu pencatat nikah (P3N).

Alat Tulis Kantor (ATK) merupakan salah satu faktorpenunjang kegiatan operasional setiap harinya yang berperandalam penyelesaian tugas para pegawai.Dengan ini, makaterdapat anggaran untuk Alat Tulis Kantor yang harusdikeluarkan setiap bulan yang berasal dari DIPA KEMENAGKabupaten Simalungun. Namun, pada Kantor Urusan AgamaKecamatan Tanah Jawa kabupaten Simalungun proses pencatatanbeban pengeluaran Alat Tulis Kantor (ATK) masih dicatat secaramanual pada buku besar dengan tanda bukti kwitansi yangdihitung setiap bulan. Hal ini terjadi karena belum tersedianyaprogram pencatatan untuk beban pengeluaran di Kantor UrusanAgama (KUA) Kecamatan Tanah Jawa kabupaten Simalungunsehingga dapat terjadi kesilapan dalam mencatat, dapat membuatberkas tercecer dan dapat mengakibatkan lamanya proses laporandi akhir bulan.

Konsep dasar sistem diungkapkan bahwa, “Sebuah sistemterdiri atas bagian-bagian atau komponen yang terpadu untuksuatu tujuan. Model dasar dari bentuk sistem ini adalah adanyamasukan, pengolahan, dan keluaran.”(Lestari and Irawan 2017).

Salah satu kebutuhan yang sangat penting bagi suatuorganisasi saat ini adalah Teknologi Informasi (TI). Hal inidikarenakan teknologi informasi dapat membantuperusahaan/organisasi itu sendiri.(Nugraha, Winaryo, and Fatta2018).

Sistem adalah kumpulan atau himpunan dari unsur atauvariabel-variabel yang saling terkait, saling berinteraksi, dantergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan.(Putri and Putra2018).

Pencatatan Anggaran Realisasi Pengluaran ATK pada KUA 3

DOI: https://doi.org/10.29103/techsi.v11i1.1130

MySQL (My Structure Query Language) adalah sebuahsoftware database, yang merupakan tipe data relasional yangartinya MySQL penyimpanan datanya dalam bentuk tabel-tabelyang saling berhubungan.(Sitohang 2018).

Sistem pencatatan ini memiliki fungsi sebagai berikut:1. Menyediakan informasi tentang pencatatan anggaran dan

realisasi beban pengeluaran alat tulis kantor pada KantorUrusan Agama Kecamatan Tanah Jawa kabupaten Simalungun.

2. Membantu mempermudah proses pencatatan bebanpengeluaran Alat Tulis Kantor (ATK) pada Kantor UrusanAgama Kecamatan Tanah Jawa kabupaten Simalungun.

3. Mempercepat proses pencarian data dan laporan yangberkaitan dengan Alat Tulis Kantor (ATK).

2. Metode PenelitianSistem Basis Data (Database System) adalah suatu sistem yang

terdiri dari koleksi data atau kumpulan data yang salingberhubungan sedemikian rupa sehingga dapat mudah disimpan,diakses dan dikelola sehingga menghasilkan data optimal yangdiperlukan pengguna.basisdata adalahHimpunan kelompok data(arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikianrupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat danmudah. Basisdata juga dapat diartikan sebagai kumpulan datayang saling berhubungan yang disimpan secara bersamasedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidakperlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan(Dwi Puspitasari 1,Cahya Rahmad 2 2016).

Dengan perancangan database diharapkan dapatmempermudah penyelesaian masalah dan kendala dalampencatatan anggaran dan realisasi beban pengeluaran Alat TulisKantor (ATK) pada Kantor Urusan Agama Kecamatan Tanah Jawakabupaten Simalungun.Sebelum perancangan penulis terlebihdahulu mengumpulkan variabel yang relevan denganpermasalahan yang terdapat pada Kantor Urusan Agama (KUA)Kecamatan Tanah Jawa kabupaten Simalungun khususnya bagianadministrasi dan pembendaharaan.

4 TECHSI: Vol. 11, No. 1, April 2019

DOI: https://doi.org/10.29103/techsi.v11i1.1130

Metode Pengumpulan DataDalam penelitian ini penulis melakukan metode pengumpulan

data yang erupakan suatu cara untuk pengambilan contoh datayang akan digunakan. Tekhnik yang dilakukan antara lain:1. Observasi

Penulis mengadakan pengamatan langsung untukpengambilan data Alat Tulis Kantor (ATK) pada KantorUrusan Agama Kecamatan Tanah Jawa kabupatenSimalungun.

2. WawancaraDengan mengadakan tanya jawab kepada para pegawai,khususnya bagian bendahara merupakan cara pengumpulandata yang didapat oleh penulis.

3. Studi kepustakaanTekhnik ini dilakukan dengan melihat data pada lemari arsipyang berhubungan dengan judul.

Rancangan DatabasePerancangan Sistem: merancang output, input, struktur file,

program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yangdiperlukan untuk mendukung sistem informasi (Agungsr 2011).

“Anggaran adalah rencana aktivitas bisnis jangka pendek,yang biasanya 12 bulan meliputi pengordinasian secara rincirencana perusahaan yang diharapkan selama periode yangdianggarkan”.(Suhendro and Aprilia 2017).

Database adalah suatu kelompok informasi yang terkaitdalam suatu system pengelolahan data sehingga menghasikansuatu informasi yang cepat dan benar. Dalam hal ini databasemerupakan alat yang membantu pengarsipan dengan carakomputerisasi, sehingga tempat, waktu dan biaya lebih hemat,karena file-file yang diarsipkan dapat discan dan kemudian dapatdisimpan di komputer, dengan menggunakan source pada unitProgram Studi Administrasi Bisnis.(Wahyudi 2018).

Data Flow Diagram (DFD) disebut juga dengan Diagram ArusData (DAD). DFD adalah: suatu model logika data atau prosesyang dibuat untuk menggambarkan: darimana asal data, dankemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data

Pencatatan Anggaran Realisasi Pengluaran ATK pada KUA 5

DOI: https://doi.org/10.29103/techsi.v11i1.1130

disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut, daninteraksi antara data yang tersimpan, dan proses yang dikenakanpada data tersebut (Afyenni 2014).

Dalam langkah perancangan basis data, tampilan anggarandan realisasi pengeluaran Alat Tulis Kantor (ATK) berbasis bahasapemrograman visual studio 2010 dan MySQL sebagai berikut:

1. Perancangan DFD Level 0Adapun perancangan DFD Level 0 pada sistem pencatatan

anggaran dan realisasi beban pengeluaran Alata Tulis Kantor(ATK) pada Kantor Urusan Agama Kecamatan Tanah Jawakabupaten Simalungun seperti gambar berikut:

Gambar 1. Rancangan DFD Level 0

Dari gambar di atas terlihat bahwa Adminmelakukan pengisiandata untuk masuk ke dalam sistem lalu Adminmenginputkan datadan mengelolahnya ke dalam sistem atau output eksekusi programditunjukkan kepada DIPA KEMENAG yang berupa laporan-laporan. DIPA KEMENAG tidak bisa menggantikan kerja Adminkarena dalam sistem ini DIPA KEMENAG hanya sebagaipenerima laporan.

6 TECHSI: Vol. 11, No. 1, April 2019

DOI: https://doi.org/10.29103/techsi.v11i1.1130

2. Perancangan DFD Level 1Adapun perancangan DFD level 1 dari Sistem PencatatanData

Alat Tullis Kantor (ATK) milik Negara di Kantor Urusan Agama(KUA) Kecamatan Tanah Jawakabupaten Simalungun aadalahseperti gambar berikut ini:

Gambar 2. DFD Level 1

3. Entity Relational DiagramBentuk dari Entity Relational Diagram dari Sistem

PencatatanData Alat Tullis Kantor (ATK)Milik Negara PadaKantor Urusan Agama (KUA) Kecamatan Tanah JawakabupatenSimalungun adalah seperti gambar di bawah ini:

Pencatatan Anggaran Realisasi Pengluaran ATK pada KUA 7

DOI: https://doi.org/10.29103/techsi.v11i1.1130

Gambar 3. Entity Relationship Diagram

Rancangan SistemMerupakan rancangan Sistem Pencatatandata Alat Tullis

Kantor (ATK)milik negara Pada Kantor Urusan Agama (KUA)Kecamatan Tanah Jawakabupaten Simalungunyang dimodelkandengan flowchartdibawah ini.

8 TECHSI: Vol. 11, No. 1, April 2019

DOI: https://doi.org/10.29103/techsi.v11i1.1130

Gambar 4. Rancangan Sistem Flowcart

4. Hasil dan PembahasanTampilan hasil perancangan dari Sistem Pencatatan Anggaran

dan Realisasi Pengeluaran Alat Tuis Kantor (ATK) pada KantorUrusan Agama Kecamatan Tanah Jawa kabupaten Simalungunyang dibuat oleh penulis sebagai berikut:

A. Rancangan Masukan (Input)Form Login

Login digunakan untuk masuk kedalan sistem, yaitu denganmemasukkan username dan password dengan benar.Jika usernamedan password sesuai dengan sistem, maka user dapat membukasistem. Tampilan login dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

Pencatatan Anggaran Realisasi Pengluaran ATK pada KUA 9

DOI: https://doi.org/10.29103/techsi.v11i1.1130

Gambar 5. Tampilan Menu Login

Menu UtamaMenu digunakan agar user dapat mengakses form – form yang

diinginkan, Menu yang ada sesuai dengan hak akses user yangtelah ditentukan pada saat login. Seperti pada gambar berikut :

Gambar 6. Tampilan Menu Utama

Form AnggaranForm anggaran untuk mencatat jumlah anggaran setiap bulan

yang diberikan oleh DIPA KEMENAG pada Kantor UrusanAgama (KUA) Kecamatan Tanah Jawa kabupaten Simalungununtuk keperluan Alat Tulis Kantor (ATK). Tampilan formanggaran dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

10 TECHSI: Vol. 11, No. 1, April 2019

DOI: https://doi.org/10.29103/techsi.v11i1.1130

Gambar 7. Tampilan Form Anggaran

Form BarangForm barang berfungsi untuk mencatat barang yang akan dibeli

dengan menggunakan jumlah anggaran dan memudahkanpemakai untuk pengecekan barang yang diperlukan. Tampilanform barang dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

Gambar 8. Tampilan Form Barang

Form PegawaiForm Pegawai berfungsi untuk mencatat data Pegawai yang

akan diinput dengan menggunakan jumlah anggaran dan

Pencatatan Anggaran Realisasi Pengluaran ATK pada KUA 11

DOI: https://doi.org/10.29103/techsi.v11i1.1130

memudahkan untuk pengecekan barang yang catat. Tampilan formPegawai dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

Gambar 9. Tampilan Form Pegawai

Form PembayaranForm Pembayaran berfungsi sebagai bukti pembayaran yang

digunakan dalam pencatatan beban pengeluaran Alat Tulis Kantor(ATK) pada Kantor Urusan Agama Kecamatan Tanah Jawakabupaten Simalungun. Tampilan form pembayaran dapat dilihatpada gambar dibawah ini:

Gambar 10. Tampilan Form Pembayaran

B. Rancangan Keluaran (Output)Rancangan keluaran merupakan rancangan laporan yang

akan dihasilkan oleh sistem yang dirancang. Dibawah ini adalah

12 TECHSI: Vol. 11, No. 1, April 2019

DOI: https://doi.org/10.29103/techsi.v11i1.1130

gambaran dari rancangan keluaran (output) Sistem PencatatanAnggaran dan Realisasi Beban Pengeluaran Alat Tulis Kantor(ATK)Pada Kantor Urusan Agama (KUA) Kecamatan TanahJawakabupaten Simalungun. Adapun rancangan keluaran(Output) dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

Gambar 11. Tampilan Laporan Anggaran dan RealisasiPengeluaran Alat Tulis Kantor (ATK)

5. KesimpulanSetelah menyelesaikan perancangan Sistem Informasi

Pencatatan Anggaran dan Realisasi Beban Pengeluaran Alat TulisKantor (ATK) pada Kantor Urusan Agama (KUA) KecamatanTanah Jawakabupaten Simalungun penulis mengambil beberapakesimpulan sebagai berikut :1. Sistem pencatatan beban pengeluaran Alat Tulis Kantor

(ATK) dapat meminimalisasi kesalahan dalam input data.2. Sistem pencatatan beban pengeluaran Alat Tulis Kantor

(ATK) dapat mengotomatiskan penyimpanan data mengenaiAlat Tulis Kantor (ATK).

3. Sistem ini mampu menghasilkan laporan pencatatananggaran dan realisasi beban pengeluaran alat tulis kantorpada Kantor Urusan Agama (KUA) lebih baik.

4. Disiplin dan dedikasi yang tinggi para pegawai KantorUrusan Agama sangat baik.

Pencatatan Anggaran Realisasi Pengluaran ATK pada KUA 13

DOI: https://doi.org/10.29103/techsi.v11i1.1130

5. Adanya sebuah aplikasi program informasi pencatatananggaran dan realisasi beban pengeluaran Alat Tulis Kantor(ATK), sehingga mempermudah pegawai dalam mengerjakanlaporannya.

14 TECHSI: Vol. 11, No. 1, April 2019

DOI: https://doi.org/10.29103/techsi.v11i1.1130

Daftar Pustaka

Afyenni, rita. 2014. “perancangan data flow diagram untuk systeminformasi sekolah (studi kasus pada SMA Pembangunanlaboratorium UNP).” Teknoif 2 (1 april): 35-39.

Dwi puspitasari 1, cahya rahmad 2, mungki astiningrum 3. 2016.“normalisasi tabel pada basisdara relasional.” Prosidingsentia 8: 340-45.

Lestari, indah, and hendri irawan. 2017. “analisis dan desainelectronic customer relationship management ( e- crm )berbasis web guna membina serta meningkatkan loyalitaspenyewa studi kasus : pt . sari indah lestari ( sil ) - mall cbdciledug.” cki on spot 10(2): 47–53.https://jurnal.stikomcki.ac.id/index.php/cos/article/view/29/29.

Nugraha, tezhar rayendra trastaronny pastika, wing wahyuwinaryo, and hanif al fatta. 2018. “analisis sistem informasiakademik menggunakan domain delivery and support cobit 5pada smkn 4 yogyakarta.” 8: 21–29.

Putri, ranti eka, and randi rian putra. 2018. “perancangan aplikasirekam medis menggunakan bahasa pemograman vb.net2010.” 5: 49–55.

Sitohang, hengki tamando. 2018. “sistem informasi pengagendaansurat berbasis web pada pengadilan tinggi medan.” journal ofinformatic pelita nusantara 3(1): 6–9. http://e-jurnal.pelitanusantara.ac.id/index.php/jipn/article/view/276/174.

Suhendro, dedi, dan trika aprilia. 2017. “perancangan danimplementasi realisasi anggaran pendapatan (studi kasus :pengadilan negeri kelas I B Pematangsiantar).” Seminarnasional teknologi informatika : 30-36.