Slide 1

PEMINJAMAN ARSIP

Demia Asy Syafieya 210210110025Dhara Larissa Devina 210210120058Ruang Lingkup Kegiatan KearsipanPenerimaan,meliputi : pembacaan, penyortiran, dan pengelompokkan.Pencatatan, meliputi: pencatatan dan pendataaan dengan menggunakan perangkat seperti buku agenda, lembar disposisi, dll.Penyimpanan, meliputi pengelompokan sesuai pola klasifikasi menyimpan berkas dan tempat penyimpanan serta melakukan penataan di tempat penyimpanan.Perawatan, meliputi: menyusuun jadwal dan merencanakan bahan perawatan.penggunaan/pelayanan, meliputi: menyusun tata tertib dan menyiapkan serta perangkat pelayanan. Penyusutan dan Pemusnahan ,meliputi: menyusun retensi arsip,menilai penggunaan arsip,membentuk panitia,membuat usulan,melakukan penyiangan dan pelaksanaan penyusutan lalu pemusnahan arsip.Peminjaman ArsipMenurut Amsyah (1988) yang dimaksud dengan peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik oleh atasan sendiri, teman seunit kerja, ataupun oleh kolega sekerja dari unit kerja lain. Catatan penting dari peminjaman arsip adalah setiap arsip yang dipinjam haruslah dicatat oleh petugas file atau arsiparis itu sendiri, pencatatan ini berfungsi sebagai pengawasan keberadaan file-file arsip.

Formulir peminjaman lembar kedua dipergunakan sebagai alat bantu untuk memeriksa (mengecek) surat-surat yang harus kembali ke file pada setiap harinya. Formulir tersebut dimasukkan kedalam file pengingat (tickler file) atu file tindak lanjut (follow up file), pada susunan tanggal kembali. Tickler file adalah suatu kotak yang berisi kartu-kartu pengingat atau suatu laci filling cabinet yang berisi map-map pengingat. Tickler file untuk kartu berisikan kartu-kartu penyekat yang berlabelkan angka-angka penanggalan almanac 1 sampai dengan 31 dan 12 kartu dengan label nama bulan Januari sampai dengan Desember. Formulir peminjaman dimasukkan dalam tickler file pada penunjuk tanggal pengembalian surat.

Tata Cara Peminjaman Arsip(Amsyah., 1988)Menyediakan 2 form peminjaman yang berisi: nama indeks, isi dokumen, nama peminjam, paraf peminjam, tanggal kembali, tanggal surat, tanggal peminjaman, instansi peminjam. 1 form untuk peminjam dan 1 lagii untuk arsiparis

Form peminjaman untuk arsiparis dipergunakan untuk 2 cara: sebagai pengganti stu dokumen yang keluar dari file atau sebgai pengganti untuk satu map dokumen yang keluar dari file. Untuk cara pertama, pada tempat surat yang dipinjam keluar disipkan selembar petunjuk-keluar (out-guide) yang terbuat dari karton manila dengan ukuran seperti kertas surat folio atau kuarto. Pada out-guide tersebut ditempelkan kantong tempat formulir peminjaman dimasukkan serta label keluar (out) warna merah di pinggir atasny.

Untuk cara kedua, pada bagian dalam belakang dari map yang semua suratny dipinjam keluar file, ditempelkan kantong map yang menjadi tempat peminjaman disimpan. Pada pinggir atas map diletakkan label keluar (out) dengan warna merah

Tata Cara Peminjaman Arsip(Sedarmayanti, 2003)Lembar peminjaman arsip diisi rangkap 3 dengan fungsi masing-masing yaitu sebagai berikut:Putih: Disimpan oleh penyimpan arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, berfungsi sebgai bukti peminjaman.Hijau : disimpan ditempat arsip yang dipinjam, dijadikan sebagaipengganti arsip yang dipinjam (out slip)Biru : diserahkan kepada peminjamMengisi bon pinjaman rangkap 3 dan ditanda tangani oleh peminjam.Petugas harus memeriksa setiap saat berkas peringatan pada unit kearsipan agar arsip dikembalikan tepat waktu.Pada waktu pengembalian arsip, yang harus diperiksa adalah apakah arsip masih baik atau rusak, lewat jatuh tempo atau tidak. Bila rusak harus diperbaiki, bila lewat jatuh tempo peminjam diberi teguran.Menerima arsip tersebut bersama bon pinjaman.Menempatkan kembali arsip pada tempat penyimpanan semula dan mencabutout slipdarifolder. Bon pinjaman yang diterima si peminjam dan yang dicabut dari folder dapat dirobek. Sedangkan bon pinjaman dari unit kearsipan disimpan sebagai bahan pertimbangan untuk menilai arsip pasif atau semi pasif.

Tata Cara Peminjaman Arsip di ANRIPeminjam mengajukan permohonan peminjaman kepada Unit yang mau dipinjam arsipnya baik secara lisan atau tertulisSetelah mendapat persetujuan dari unit terkait, dapat menghubuugi petugas pengelola arsip/ arsiparis yang diberikan kewenangan untuk mengelola Pemohon mengisi buku peminjaman dengan mengisi kolom yang tersedia dengan mencantumkan nama, tanggal peminjaman dan tandatanganArsip dapat dipinjam dalam jangka wakt paling lama 5 (lima) hari kerja. Apabila ingin dipinjam lebih lama dapat dilakukan perpajangan dengan menghubungi petugas pengelola arsip/ arsiparisSetelah jangka waktu peminjaman berakhir, pemohon harus mengembalikan arsip yang dipinjam secara utuh dan lengkap kepada petugas pengelola arsip/ arsiparis dengan mengisi buku yang telah disediakan dan membubuhkan tanda tangan dan tanggal pengembalian.

Tata Cara Peminjaman Arsip di ITS

TERIMA KASIH