.I

..

..:1

I,.iII

I..

II"

..

i..

r,

..;.. ':

NOMOR 74' TAHUN 2008

&~~~P.O~~

~~PERATURAN GUBERNUR PROVINS'I DAERAH KHUSUS

IBUKOTA JAKARTA

TENTANG

PEMBAK\JAN PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN

"' ..

DE.NGAN fwiMAT TUHAN YANG MAHA ESA'

GUBERNUR PROVINSf DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA.

Menimbang : a: bahwa dalam rangka meningk~tkan efektlvitas dan. efisiensipengelolaari administrasi kearsipan untuk menunjang pelaksahaanpenyelanggaraan 'pemerlntahan dan 'pElmbangunan daerah yangb~rdnya guna dan berhasil gum\,. porlu adanya pembakuanprasarana dan sarana kearsipari; .

b. bah~Na dengan adanya perkembangim di bidang teknologi .daninformasi maka keputusan Gubernur Propinsi Daerah KhuslisIbukota Jakarta Nomor 780 !<ihun 1995 'tentang Pembakuan

'. Sarana Kearslpan Dina.mis Pemerintah ·Daerah Khusus IbulwtaJakarta dinilai sudah tidal< sesuallagl'dan perlu ditinjau kembali:

c bahwa .berdasarkan pertimbangan sebagaimana dirnaksud dalamhumf a: d.an huruf b. perlu menelapkan' PEi~atLiran Gubernllrlentang Pembal,uan Prasarari;l dan Sarana Kearsipan.

."J

Mengif!:,J8t. 1. Undang-Undarig Nomor 7 Tahun .. 1971 tentang Xetentuan­ketentLian Pokok Kearsipan;

2. Undang-Undang Nomor 10 TahunPeraturan Perundang-undangan;

2004 tentang Pembentukan

I.

3. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004. tentimg PemerintahDae(ah; . . •.

4. Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2.007 tenta!lg Pemerinta,hanProvinsl. Daerah Khusus Ibukota Jakarta sebagal'lbl,lKota Negan{Kesatuan Republik·lndonesia; . .

. ,', '. \'. .5. Peraturan Pemerintah ~of!1or 6 Tahun 2006 tentang Pengerolaan

Barang Milik NegaraIDaerah;

"

2

6: Kep'utusan I;'r~iden Nomor 80 Tahun 20.03 tentang' PedomanPengadaan BaranglJasB Pemeriritah sebagalmana letah beberapa

" kali <;liubah terakhlr dengan Peraturan Presiden Nomor 6:;i Tahun'2006; ,

7, Keputusan Menteri Dalain NegerLNonior .7 Tahu~ 2006 ten~ngStandardisasi Sarana dan Prasarana Karja Pemerlritahan Daerah;

8, Peraturan Daer~h Nomor 3 Tahu~ 7601' tentang Bentuk SusiJna~,Orgar'lisasi dan Tata K~rja Penmgket 'DllIerah dan, SekretariatDewan Perwakllan Raf,:yat Daei'ah Pr~pinsl Da~rah Khusu;> Ibukota 'J,akarta;

9, Peraturan DaerahKearsipan; ,

Nom~ 1 Tahun 2007 tentang' Pengelolaan

, ,

1Q. Keputusan GUbernur Nomor 1 Tatiun ,1S76 tentang PolaAdm,irlistTasi 'KearSlp~n dan' Dokum,en' Pemerintahan DaerahKhusus Ibukota Jakarta; " , : " , '

11. Keputusan Gubemur Nomor 56 'Tatuln -2001 tentang, Tata Cara, ''Penyel~saian Perbal' Naskah ',Dinas di L1ngkungari.. 'Pemerintah, Propinsi Daerah Khusus'lbukota, Jakarta;' ,

, .1.2, , Keputusan Gubernur' Nomor 70. Tatiun 2002:ten~ng Organisasi

dan Tata Karja Sekretariat Daerah Propinsi,Daerah Khuslis Ibukota, 'Jakarta;: ," , " " ' ",.. , ' " ,

13, Keputusan GUbernu'r Nomor 45 Tahun 2003 'tentang OrganisaslKearsipan Dinamis pemerintall Propinsl Daerah Khu5US ltiukpta 'Jakarta; , ' .. ' .. ' '

14, Keputusan 'Gubernu.r ~oinor 46 T~hun' 2003 tl;lntang, p,ro~edur,Pengelolaan Surat Masuk, Pembuatan' N'askah ,Dinas dan'Pengelolaan Surat KeJuar' Pemerintah.' Propi~sl Qaerah Kt]~sus' ,Ibukota Jakarta; , -

,15. Keputusan Gubernur N~m0'r 352 Tahu~ ~OO4 tentang' KodeKlasifikasi dan,Tata C,a'ia Penyim'panan Arsip Pl;lmerlritah PropInsi

, Daei'~h Khusus Ibukota Jakarta; ,

16, Kepulusan Gubernur ,Nomor 1379 Tahu" 2004, tentang Tata CaraPenyusutan dan Daftiir JaqWai'Retensi Ar,;ip Pemerlritah Propin':oiDaerah Khusus ibukota Jakarta:', _ '

~

'3

BASI

KETENTUAN UMUM

Pasill ~

.Dalam peraturan Guberriur ini yang dimaksud dengan :. .

1. Daerah adalah Provinsi Daerah Khusu.s Ibukota Jakarta:;

2. Pemerintah daerah adalah PemerintahanProvinsi Daerah KhususIbukota Jakarta.

. .3. Gubemur adalah Gubemur Provinsi Daerah KhusiJs Ibukota Jakarta,

4. Lembaga ·kearslpan adahih satuan karja perangkat daerah yangberlanggung jawab dl,lIam bidang pengelolaan kearslpan daerah,

5. Ai'sip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh. penyelenggara kearsipan' dalam benfuk corak apapiJn baik dalam. keadaan tunggal maupun kelompok,; dalam' rangka pelllksanaan

kegiatan pemerinlalian daerah dan masyaraka( , '. '. . .

6. Arsip aktif ~dalah 'arsip' dinamis yang secara langsung· dan terusmenerus diperlukan' dan. ~ipergunakan dalam. penyelenggaraanadministrasi. .

7. Arsip inaktif adala~ arSjp c1in!lmis yang' fr~kueiisi penggUnaannyauntuk. penyelenggaraan ad.millistrasi sud~h menuru,n.

8. Arsip' statis adalah yang tidak dip~~gunakan'secata langsunguntukperencanaan' penyelenggaraanke\iiQ\lpan, kebangsaan pada,urnumnya maupun. urituk;penyelenggaraan seharl-harl adminiStrasiNagara:. . . . .' . , ". ',' . . ... ,.

9. Arsip vital adalah arsii> yang mam'iljld nlla1 .stra.tegis ,I:!agi eksistensiorganisasilfembaga serte memiliki 'peran pentingbagi keJancaranoperasional organlsasi. ,:., ,

' .. 1O. PengeICiI~~n kea~iP~n adalah rangkaial1 p~oses' ~anajerTlEm' ya~gbefkesinambungan dalam penye/enggaraan. pengelolaan ai:sip'sebagai bukti pertanggungjawaban. pemerin~1J daerah dan 'memorikolektif bangsa. dim,ulai dar! penciptaart. perigolahal\ infofmasi, dan'penggunaan, pengaturan. penylmp~nan. pefay~an; pemeliharaan. .penyusutan,pelestari:m sar:n'p~i'denglln Pemblna!lnnya." .

. 11 .. sat~ria·~eatsiPar\:ada'ahse,galade~ls.pe~laia~.d~n,perlengkapan.yang digunakal'l dallim Pl!!ngelolaal)~eatsip211;i,.'~· .' ..'

12. pembaku~n·sar~na:k~~rsipan· .ad~iab"~n!~tuari! dan. penetapan. jenis,bentu\<. ula:lran,dilnp~n~gynll/iln~ S/ilran~ keap.~;.ean,

., . .. , , ..... " ,. '-.' .. ' ...

,

'.

..

4

BAB II

MAKSUD DAN TUJUAN

Pasal2 .

Pembakuan dimaksud sebagaipe<loman dalam pengadaan. penggunaandan perawatan .prasarana dan sarana kearslpan dengan tujuan dap",tmembantu kelancaran proses pengelolaan kearsipim~ .

BAS III

RUANG L1NGKUP PEMBAKUAN.

Pasal3

. .(1) Pembakuan prasarana dan sarana 'kearsipan dilakukan untuk

menetapkan peralatan yang diperlukan dalam menunjarig pelaksanaanp"engelolaan arslp; "

(2) Pembakuan praSarann dan sarana' kearslpan ·yang menetapkan jenisbarang. bentuk. ukuran dan sifat khusus darl setiap barang;

(3) Jenis prasarana dan sarana kearsipan Yang. digunakan untukmengelola arsip meliputi : "l!. Peralatan. arsip aktif;b. Peralatan" arsip Inaktif.;c. Peralatan arslp statis;··d. Peralatan af$ip vital;e. Peralatan arsip media baru;f. Gedung penylmpanan·arslp;g. Peralatan penyelamatan arslp;h. Pembudayaan arslpdi daerah.

Pasal4

Rincian dari masing-masing jenis prasarana dan sarana kearsipansebagaimana dlmaksud pada ·passl 3 ayat (3) tercantum dalam lampiranPeraturari Gubemur ini. . "

BABIV

KETENTUAN LAIN

PasalS

Prasarana d::u' sarana kearsipan yang telah ada tetapl memiliki bentuk,ukuran .atau ~ .,1 lain yang berbeda dengen yang· ditetapkan dalamperaturan ini dapat tetap dipertahankalY .sampai dengan pangadaanbarang yangbaru." .

" 5

BABV

KETENTUA~PENUTUP

. ,Pasal 6. .. - . .

Pada, saat be(lakunya. peraturan .GuDernur: Inl. 'Keputu~an Gubernur,'Provinsl !?aerah Khusus Ibukota JakartD,Nomor'V8.0 tahun 1996 tentangPenibakuan SaralJa KearSlpa!l Dinamis' fleri)erlntah Daerah, 'Kh'ususIbukota Jakarta, dicabut dan dinyatakan ,tidak berlaku." ','

. . " . " .'

Peraturan GUbernU~ inl mulai berlaku pada.tanggal diundangkan.

Agar, setiap orang meng~tahuir'lya. 'memeriri~hkan, pen'gu~dar\gan 'Peraturah Gubemur ,lnldengan penempatannya. 'dalam Serita' DaerahProvinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. . ".

,',

Ditetapkan di Jakarta .'pada tanggal ZlA~listUS lOOB,'

...

GUB,ERNUR.PRO NSI DAERAH KHUSUS'ISUK! . JAKARTA.

,

Diundangkan di Jakartapadatang~~ 1 ~eptember 2008'

SEKRETARIS bAERAH PROVINS'I DAERAH KHUSUS 'IBUKOTA JAKARTA. ' '

~-./~~'

, '~AYAT'.NIP 050012362

BERITA DAERAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKAiHATAHUN 200!NOMOR 72. '

... .'

','

Lampira" :.Peraturan Gubermu Provin'si Daerah khuS1l3Ibuko~ Jakilrta

Nomor 74 TAIlUH 20081anggal ...21 Agustus 2008

PEMBAKUAN PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN .

1, PERAL'ATA,N UNTUK ARSIP AKTIF

A. Kertas

1. MacC!m Kertas. .

a Kertas tulis atau kertas HVS yang khuSlJS dlbuat dari pulpkim1il; .dapatmengandu!)g pulp mekanis maksimal15 °Al diguniliri untuk.keperluantUlis menulis.· :-1 ... . . ., , .

b, Kertas'·sekur.itas adalah kertas tulis atau ·c.stak· yang' dibuat ·secara. khusliS ,dan pulp kimia, awet, tahan Iipat dan kedap air, ··ro.empunyai·sirnt .tulisdan sifat. ,.etak yang ba~,

. . -'.'

c. Kertas cetakatilu kertas HVo"·adalllh Rertas "yang khus~s d.ibuat dariplIlp'kimia, dapalmengandung'pulp mekanls'maksimal15% diguhakan···

· untuk keperluan ;cetak mehcetak.: ' , .. . . . ~

d. Kertasp.erf!laner. ~~alahke,rtas yang me.miliki pH (tingkat kelembaban..acid dan alkalin') netral:dinyatakan baik oleh Ausnlian Standard AS ' '4003 f'ermanefJ Pape;, kertiis'lnl d~piltdlgtirlakaris~bagalkertils. copy'80 gram dan' juga dapat untuk"kertaslas~r;phC?tQcopy .dan faksimilf,

. .. -,

e: Kertasfa.l<simlli m~rupakan setengah tldak peiman'en dan ~ialn pudar "· atau' oonar-beriar tld.ak akan mempiJnyal nilai hukum, karenajarigka'

waktunya" pendek seklt3r6-16 bulan, ... \. .

f. Kertas berWama. ~ertas ini mengandung t1ngkat tihggi acid,

2. Jenis dan Ukunin Kertas

HVS/Coricorde Putih '(80 gram)

a, Produk peng"turan :'F4 (Folio)

b. Produk administrasi ..: A4

,"

'.

'1..

3. Spesifikasi:

a. Kertas tulis

No. I U~_.i~~~.an I. ~ersyaratan '-lIp mekanis ma

. .I' ...

3. i Gramatur g/';-M5'~:'~OO (nllal nu~srik' m:gikuti SN114·.. - .. ....... _." _... _.. _"Tq,43~~!!L_._ .' _.__....

4. I Derajat Putih '. .;.' ISO I~' Min 75: putlh

.. J... . -.- --. .. ·1·· .... "·_:T~_T.!!!ak dlsyaratkan warna la1n_._.. .., .1:-.lOpas}tas ceta..I:..--L- %.. . Min 76 '.' .... _... i

-:A.~

~~~~Cobb 60 . glm" Max 30

f--._. ...,....pH' . >7 ..Kelarutan dalam

% MaxO,3 .8. .air .

9. Sifat tulis . Baik.

10. Ketahanan hapus Balk.'

..

b. Kertas cetak .

No. Uraian .Satuan Persyaratar'l'.

1. Komposisi Mengandung pulp mekanis maks. 15 %~. ....

2. Kadar air % Maks 1 0/•. . .

. .

\ 3. IGramatur . '. . gim2 45 sid 100 (nllai numerlk mengikuti 8Nl1Ml439-89\ ~." __;.... _._.... -, ......._.. --_...- -~.

. 4.

;...~::~;~~::ak.+? ~:O .

a. Min 75, putih '. '. ':........_.. b. TIdal< dlslIBratkan wama lain

. 5.': Min 80 .

Bulk'-. 1 Cm2/g Max 1,56.

>-.-.7. . pH .. >7

8. Penetrasi minyak 1000/mm. Max30IIGn . .9.

Kecepatan Cabut mmis Min 715. lion'Ketahanan Cabut

.L10. ;IGn pmls Min 300 ..

3

','

, ,

4,Kegunaan

a. Kertas untuk arslp sebagal pertanggungjawabilO'organisasi

1) bClhan kertas : dengan spesirika~i kertas tuns dan spc,sifikasi kertas ' ,,·cetak " " " ,

2) ukuran kertas" : ,,' ,.' A 4 (210 x 297 mm)'atau 8,27 x ,11,69 Inchl I!rituk sura~ ekstern "- C,5 (162 x229 mm) atau 6,38 x 9,021ncht untuk su~t'.intern yang' ,, informasinya p,endek ' , " , , "- C 4 (229 x 324 mm) atau ~,o2'x 12,76 inchi'i.intuk surat keputusan, ,

3) j~niskertas: berwarna,putih 60170,gra,m ' ," ,

, ,

b, K.ertas untukarsip ~ebagai alat buktf hukum

1) bahan kertas : dengim spesifikasi kertastulls dan spesifikasi kertas, cetak ,

, 2) ukuran kertas : C 4'(229 x 324 'mm) atau 9,02 x 12,76'inchi, 3) janis kartas : berviama pirtih 70/60 gram .

\:, Kertas sebagai memorl dan identitas. 'organisasi

1) bahan'kert~s : cien~an' spesifikasi kertas ttJlIs dan,spesinkasi kertas 'cetak ' ,

2) ukuran kertas : ' ,-'A 4 (210 x297 mm) atau 8,27 x11,99 inchl untuk surat ekstern- C 5 (162 x 229 mm) atau 6,38 x 9.02lncht rmtuk suraNritern yang

informasinya p-endek " ",• C 4 (229 x 324 min) atau 9,02 x ,12,76 inchi urituk $urat-keputus'an

, 3) ienis kertas : berwama putih 7{)/80 gram

d. Kertas untukarsip taporan

,1) bahan kertCls :dengan spesifikasi kettas tulls'dan spesifikasi kertascetak '

2) uki.min kertas :.'1\ 4 (210 x 297 inm) atau 6,2ix'11,,69inchl,3) Jenis kertas ' : berwarna putih 70/60 gi'l!m

"

c. kerta:; untuk arslp yang unili:

1) bahan kertas : dengan spesifikasi kertas tuns dan sp~sifikasrkertas', cetak '

2) ukuran kertas : ;- A 4,(210 x 297 Rim} atau 8,27ic 11,691nchi untuk S\ll!1t eksterh- C 5 ( 162'x 229 mm) atau 6,38 )(,9,02 Incht untuk surat intern y~ng

inforJ')'l3siny;\ pendClk. ,"',,.- C 4,(229 x 324 mm) atau 9.02 x' 12.7'6 Inchi untuk surat keputl:lsan

3) jenis kertas ': berWama putih'70/60 gram ','

, "

4

B. Kartu Kendali

1. Ukurah' : ~.panjang 1.5 em-Iebar·· 10cm

2. Bahan : k~rtqs NCR 60 gram·

,.

5. lsi

3. Bentuk·: empat perSeg! panja~g' .

4.Warna. . : - putihuntuk 'Ieml:>ar ke 1 (asli)

~ hijau muda untuk tembuSan "lanibai' ke 2 '.- merah muda untuk tembusan lember ke 3 -;

:' dimuat dalam kolo~.k~lom·s~b·agai berlktit':. . '. .

a. Nomor.urutb: Kodeklasifikasi·.c. Tanggal m~suk/l(eliJar (MIK) .-

·d. Indeks :.e. Oarilkepadaf.. Hallisi ·rlngkas.g; Tanggal $urath.. Nom'or surat .i. Lamplran'

· j. Pengolah'· k. Di1;eruskan.1. Disimpanm. Keterangan

6. Keguriaan

'Bentuk .:

: untuk mengendalikan'sur~t penting,.

KARTU KENDAll

I·..\ lal.M/K :.

I

~._Uru_~~__~od,!~__~_..~

. Indek.. . . _L. Dari/Kepada.,) ..

.~·Hall1si ringkas :

. ---------'---"-1-:---'---"-'---=t-------_191. Srt : .' No. Srt' .' '. . La~plran:' . .

Pengolah . Diteruskan·· . '. Disimpan'· .' .,· ':'. . '--

Ketera~gan: . . .. .

*). Coret yang tidak Perlu Lcmbar ~esatu .'.L.· .. ' . ..

...

'.. '

, .

5 . . .

C. Lembar Pengantar

1. Ukuran : - panjang ; 15 em-Iebar : 10 em

2 .. Bal1an ; kertas HVS 60 gram

3. Sentuk : empat persegi panjang .

4. Warna : - putihuntuk lembar' petlgantar yang dlgunakan .anlar satmink.aldan antar CTU

• Kuning' untuk lembar pengantar yang digunakan untukmengantar surat kepada GUbertlur dan Wakil Gubernur dar!.ITU/CTU dl lingkungan Sekretarlat Daerah. .

• merah untuk lembar pengantar yang dlgunakan' untukmengantarkan surat rahasia .

5. lsi : dimuat dalam kolom-kolorn sebagai:berikut :

a. Nomor"urutb.. Kode k1asifikasic. Tanggal masuklkeluar (MIK)d..indeks .c. Darllkepada1: PerihaVlsi ringkasg. Tanggal surath. Nomor surati. Lampiranj .. Pengolahk. Dlteruskani. ·Dis.lmpanrn. Keterangan

6: Kegunaan: sebagal alat ekspedlsl dan sGbagaJ"tanda'bukti peneiimaanjpengiriman surat

Bentuk; . .

__~pengirim : . . .__'_J

., .LEMBAR PENGANTAR

..INo. SrtIkode : .. .

..

ngkas:

slik: .- .1s!:~rt: '=.amplra~_____~engoial. . . Dlteruskan. nic:in'\n!:lln

..---_ ... --'------

Penerima:

Tol. Ma

Indek

KepaG

IHaVis,'

..•

.D. Lemb.ar Pengantar Kolektif

G

. ' .

.

.... 1. Ukuran. : - panjang : 15 em

-Iebar : 10 em

. 2. Bahan .':. kertas HvS 60 gram" .

3. Bentuk : empat persegi panjang

4. Warna : putih

5. lsi a. Tanggal masuklkeh,lar (MIl<) .b. Darilkepada .c.Tanggal suri;ltd. Nomor surate. A!;al $'urat

.f. Diterima ,tanggal dan lam.g. PenerilTlah. PenglJim.

. ..6. Kegunaan ~ untuk mengantarkan surat dalam jumlah lebih diul satu kepada

satu allilmat terte'ntu :. '.'

Bentuk:

. LI;MBAR PENGANTAR KOLEKTIF

OilritKepada : " > : :.,'.: _..~ :..~~~: .~~..;. ~:::::.'::::.::::::::::.':::.'::::::::':.';:. .Tgl. Sumt: .

1. _., ' ~ .:.2 : :, ..3: .4.' .. .' · , .

."I~: :::::::~::~::::::::::::::;:. 7 : :.

NomorSumt :..............................: .

"._ ~ - ......... ,', ~ .~ ............................................................................~ .

···~I:·.

. .

. .. ... .

. : , :

. .. ...: ~.,~".: :~ .

.'·Ollerlma.Tgi.: : :, : : .. Jail.,

Penerima,

L,......:.........:::..... ......,::.:._......~..__.

!=~ Lernbar Disposisi.·

.• '1 ..Ukuran : .. panjang : 21 em- lebar : .14.cm

2. Bahan : kertas NCR 60 gram. . .3. Bentul< : empat persegl pa'njang

·."ogirim.

................. 1.. -l.

'.. ' .

. ,

'1

,.

.'

.;. a. Tanggal masuk·b. Indeks·c.· Kod~d. Hal/lsi rlngkas .e. Tanggal dan Nomor suratf. Asal'surat .' .

. 'g. Instruksi .atau informasi '. : ,,'.h. Diteruitkan atau ~epada. .i. Sesudah dipe~sunakan harapse~era dlke.mballkan ke'Pada

4. Warna: kunirig

5. lsi

6'. KegunaaD: !Jntuk menuUs dlsposlslatau catatan.. . . " .

. Bentuk:

LfMBAR D!SPOS!SI

Indek: : :..: , ..Tanggal masulc ..: : ..Rode: : :.:

Halllsi ringj<as : : .............../ : : .

DiteruskanIKepada :

.'

1.2.3.4.

., 5.6.

Instruksil1nformasi •

\III

I

.............. , ; y_ ; .

II~~~:' ~~'~.~ .....:::.:.•.::•. :..:.::::.:.: ::.:::::,.::::::: ::::: ::.:::. :::..:::: \

I

. " , ~ : "," , .•ap segera dikembalikanSesudah digun".

: Kepada : .

-.-Coret yang !ida:" '.

'.'

g

t\ ' "F. Kartu Pelunjuk Silang

, .1. Ukuran : - panjang ,: 15cm

-Iebar :.10 cm

2, Bahan : kertas HVS 60 gram

3. Bentuk: empat persegi panjang

4. Wama' : biru muda .

5, lsi : ,a. Masalah dan kode k1asifjkasib. Lihat (Versus)'c. Masalah dan kode Idasifikasid. Tanggal ~urat .e. Nomor suratf. DarlJkepada,

6. Kegunaan: untuk melengkapl Ind~ks yang .berfungsi untuk menunjuk, b;lmpat penyimpanan ,arsip

Bentuk

\ . , .,~RTU PENU~JUK SILANG

........................................................... : •••••••••••••••••••••• _ \0

L1hal .'

..................................., , : .

Tgl. Sural .......................................................................... ......

No, Sural

Darill~epada

Il_~._._•• ._. __ ..•• ._._ . __•._~_._ .•" '-~

G. Lembar Te'guran

1. Ukuran : - panjang : 21,50 em, "lebar' : 16 em "

2. Bahan : kertas HVS 60 gram, ,

3. Bentuk : empat persegi panjang

4. Warna : putih

'.

9

..

:a.· Dari (Induk Tata Usaha)b. Keplldll '(Cabilrig Tilta U;;aha) .e. Kata-kata p,eringatan untuk dikjrimkan su~t-surilt yilng lelah

habls jangka ·waktu. penyimpananl pengolahan/peminjamand. Daftar surat-surat yang ber:lsl kolom·l<olom :

. • Nomer urut .- Kedll·Indeks• Tanggal sur!lt masuklkeluar- Dari/kepada-Jumlah

. e. Tanggal teguranf. Tanda tangan dan nama terang penegur

. .6. Kegunaan : untuk memberikan tegurarilperingatan kepada CTU tEmtang

. adanya surat yang sudah habis jimgka waktu simpan ataupengol~han atau peminjaman arsip . .

5. lsi

Bentuk:

Dan

. [EMeAR TE~URAN . .' I

........: : ...................•........................................, ;: , .

....................../ ...... , '

..., , I . .'

.. \'.. '.'

. ...:::::~.::,::.::: ..:.::::: \.......- .. ................................ :: : ,.,.......:., ,

• i.~ :

.......................,..... ,

...............................

..............................

........ \ .

.............................

:':::: \ . ::::::::::::::::::::::::::::

Kepada .: : ..' .. 'f' .

!"Q1lr segera diklnm ke IncUt Talau~ ~anar surat-suiat yang t~aflar dI bawah .I~ '.' •... '.-T . +---;-,--.--'..-:0-- i -~-~

. .,! ::::::.1' :::::::::::::::::::::::::::: I :::~:::::::::::::::::::::::::': .:::::::::::::::~~:::::.::~::

·.··1

r""" •.,

Teng9aJ. '. . ..~==- X::::::::::::::;::::;.. ·::::::

H. Lembar Pe~injaman . .'

1 .. Ukuran - 15 em x 10 em- 33 em x21.5·em untuk'pengganti arsij'

2. Bahan kertas HVS 60 gralT!

. 3. Bentuk:· emp'at persegi parijang

';)ng dipinjam·

10' . .

• >

. .

5. isi

4. Warna :. putih .- merf,lh muda untlJk pengganti arsip yang dipinjam

. .' . "

: a. Indeksb. Nomor kodec. Nomor urutd. Tanggal pinjame. Perihallmasalahf. Ul:\it pemlnjamg.' Nama pejabat pe!Tlinjam.h. Tanggal kembaliLTempat'dan tanggal pemlnjam ..j. Tanda tangan dan n~ma terang peminjam

6. Kegunaan : sebagai bukti peminjaman dan atau pengganti arsip: yang. sedang dipinjam . ....

Bentuk:

1--- .. .LEMBAR PEMINJAMAN > .\

!Indek .: No. Kod& : , :..I No. Uru\ : Tgi. Pinjam : , : , .

IHaI/Mas~lah: : , ~ .I : v : v : , ..

..........., , , .. .Unit P~mlnjamNama P'ejabatTgl. K~"1bali

.......,' :.: - ...............................: ~ ~ ....................., , , .

Jakarta, 20.....

\ .

I'Peminjam .

.'

• Coret 'yang tidak perJu ( , : : ,. )Namaterang

I. Map BerkaslFolder

1.. Ukuran : • 36 em x24,5 ~in (terlipaUfertutup). - 36 cn:t x 49'cm (terbuka)..

2. Bahan : kertas karton manila

3. Bentuk. : empat persegJ panjang. .

4. Warna : merah muda':

. 5. Kegunaan : untuk menempatkan berkas Oembaran-Iemt)aran suratl arsip)seSlJai dengan sUbjek/masalahnya

..

"

11

Bentuk :..

J. Penul')juk(guic;fe)

em

'.

, .1. Ukuran

. 2. B;3han

3, Bentuk

4.Wama

5. lsi

6.K~gunilan

. : -15 Cl'll x 10 cm--¥ t.tv J- \--10'-21 cmx15cm~UI,

: Plastik'. ' ..

: Empat persegl panjang dengan (onjolan (tab)

: - Merah- Biru- Kuning

: Subjek/masalah

: untuk meminjukkan kumpulan subjeldpermasalahan dan .sekaliguspenyekat antar berkaslfolder

12

Bentuk :

5 em I : 11 qmI,m.., ,'-r- ', •.•. _--- I, I

I

, 21 On,

I I15 em

K. Tab,

ba":"

,

10 Cm.

IIi I

1-5 Cm

..

'.

1. Ukuran

2. Bahan

3. Bentuk,

4. lsi

5. Kegunaan

.'

:·5cmx2cm- 5 em x 1,5 em untuk tab yang dapat dJge~er

: Plastlk dan kQr1as karton manilli, .

: Empat persegj .panjang

, : Subjeklmasalah

: untuk mencaritumkari,koda dan Subjak!!'"8Salah

.'

;.

13:

Bentuk:

'f-'Ir-~------1I I: II ,II II I' III

, J i ',-_.. ':'. . ---""I II " II : I'I II • ,

I II I

501'

r------ J ' 1 2 On

I II " II II jI I

, I II II

, ,

. .,':.' " .

, " S' ,,-____ ' ' 'J Cu,I ---------' ,

\ ' " ' " '\r.."...---""------ ",12~, ' ,' .J1l'\. ' '

, ,I '\ ' ' ,", ' ' ' ,

\ I " J, \ I, ' , I

\ I '\1, ' ~', I, i

l,', ,: ' 'f

d " 'J...:----~-...,-.-'------. ,.'

, .

L. Ordner

1" Ukuran

2, Bahan

3, Kegunaan

: F4:A4;' karton, plastlk ,

: untuk menYimpan s\Jra~arsip

14

M. Filing Cabinet...

\Jkl.Jran '; disesuaikan dengan folder arsip dah gUide ~rs.ip

Tabel1 : Ukuran Luar Filing Cabinet

UKURANLUARTINGGI LEBAR (L) DALAM BERAT (B)

E '(T) mm 'mm ,(D) mm . mm. , .') 705 465 . 625 31.500-32.000 '.

705 . . 465 625 31.500-32.000.3' 1005 465, ' 625· ' 44.000-44·500

1Q05 465 . 625 44.000-44.500

-~. 1305 465 625 56.000-56.5001305 465 625 56.000-56.500

"

A4­F-3

I-­I M-l F-.----~.-

,-------r-I ' I\, TIP\Ii A4-

. F-2

Tabel2 : Ukuran Dalam LaciFlling Cabinet

rUKURAN DALAM LACI FILING'CABINET

TIPE 'h T B' . d F ht .

M-2/F-2 . ' 245 35 330 ,550 150 ' 95. ,

M-3/F-3 245 35 330 550 150 ' 9S

I,M-4/F-4 245 35 330 550 150 95,

Tabel 3 : Ukuran Tebal Plat Filing Cabinet

...-FILING CABINET LACI FILING CABINET

BAGIAN TEBALMIN BAGIAN' TEBALMiN' -:-Plat Ata,s 0,8 .Plat Depan ' 0,7

..-'.

Plat $amping , , 0,7. Piat-Badan Q,7 .

-Plat Dasar 0,7 Plat Blliakang 0,7

Plat Belakang 0,7 Rei 1,4

. ~.

•'.

15

Tabel4 : Klasifi.kasj Filing Cabinet berdasarkah'kelas'. . ~". .". ."

:

. .

Catatan : F =folio

.NO. , . " KE\..AS TIPE SIMBOL. " '-

.'r-- , .1 . 2' (dua,) laci A4F

MF-2... ,

.. 2 3 (tiga) laci . A4F A4.F-3 .. .. . . . .

. . . ,

.3 4 (empat) laci . A4F . . A4 F-4 , ..,

'1. Bantuk: . . . _a: bentuk efllpat Persegi panjang berdasiukan kolas, tipo, :timbol s~suai

table 4, terbagi dalam .beberapa buah I~ei (2 liiei:~ laei, 4 laci) dengan. .ukuran dan bentuk yang sama" ' .b. permukaan luar bebas dari caeat .c. b~ntUk I~ci harus sama, mudah digerakkan dengan' lanear, tidak

. meni(llbulkan bunyi!kegaduhan. ..' '., - .d. penyekat arsip h~rus dapat dipinaah-pindahkan dan..merapatkan surat-.' .. surat dengan padat. . ", .... '. ,e. fllekanisme penghenti/pengunci harus mempunyai' konstruksi' yang

kOkoh pada baglan-baglan kelengkapan yang lain pada' p'osisi yang~~ . , .. .

f. . setiap filing cabinet diperkuat dengan pe(lguat m~lintang pa!1a sisidepan' dan. penguat tegakpada slsi samph1g untUk mencegahterjadinya deformasi dan lenturan arallaterai· dari badan manl,lsia

9' setiap laci dilengkapi dengan .penyekat. .

2. Bahan: .Terbuat dari bahan dasar metal baja dengan .. speksifikasI menurutI<etentu~n yang berlaku, yaitu:. .a. SNI 07-0601-1.969 tentang Baja .Iembaran Canal,Panasb. SNI 005~~1987 tentang Batang Kawat Baja Karbon Rend:J.c. SNI 0040-1987 tentang Mutu dan Cara Uji Kawat Baja Kart·;·n Rendahd. SNI 2144-1989 tentang Caia Vji Ketahanari Lapis... Cat dan

sejenisilya pada Lampeng Baja TerharfopPengaruh Cuaccie. SN10f,i-0415.1S8S.

'.'

3. Kegunaan .- untuk m,'nyimpan arsip/dokumen didalam folder- arsip n1' ,dah dislmpan dan ditemukan kemball set:. . .. . . ·'ktif dan efisien..

.N: Boks Arsip

1 .. Jenis bOI' Arsip

a. Boks .•';,;ip Dinamis I·1) lJJcuran. : 38 em x·l& em x 28em .~ Bahan'· : kart9n caro~ate:wama·coklat, grarnasl.300 gram

..".

16

3) Bentuk : ~ kotak empat pe,rsegl panjang, pakai, penutup, - ata:; logo OKI, bawah logo'KAD,dari label,, '. kantong samplng dan kartu " '

- ter~apat h,lbang ventilasi udara ', , ,

4) Kegunaan: untuk menyimpan berkas arSip in aktif, , '

b, Boks Arsip Oinamis II

1) Ukuran

: 2) Bahan

: 36 em x16 em )(26 em

: karton earogate dilapis plastik, wama'blru, gfam~si 200

gram

3)' Bentuk .: ~ kotak empat persegi paO!ang.,pakSi penutup, , -, atas logo OKI, bawah logo !<AD dan.label'

~ kDntong'sampl119 dan kartu',- terdapat lubang ventilas! lidara'

, .'4) KeQunaan: untuk menyimpan' tierkas,arslp In aktif

2, Rancang',barigun bo,ks arsip "

a, pemotongan dilakukan dengan alat pemotong ,b. garis Iipatan menggunakan :'tatoO (gu~tan) tanpa in,atukai bahan dasarc, lubang ventila:;! udara dibuat dengan alat pelubang , ,d. gesekan tutup dan bUka t)okS relatif.mudah dilakukan ' "e, 'kafton ~ergel-ombang (kertas medium bGrgelombang dan'kerlas (ainer

sebagai,penyekat dan pe~plsnyalSNI14.0094-1.9961 Spesifi.kasl kartas,mediUM) : ,

f. " keadaan lembaran rata, tidak koto,r., tidak berlubang dan tidak kisut., .

, Bentu.l< :

ocJ"

"

6

17

,

O. RakArsip1. UKuran : -;3 rak

.4 rak.. - Sasuai kebutuhan .

2.. Bahan : logam·dengan tiang besisiku berlubang

3. SenIuk : balok dengan beberapa rongga (ruangan)

4. Kegunaan: untuk menyimpan kotak 'arsip yang berisl berkas arsip in aktif

. P. Lemari Katalog1. Ukuran :. 1 laei

·2laei

-4laci

2. Bahan : logamlkayu

3. ~entuk .: balok

4. Kegunaan: untuk menylmpan kartu kendall; letnbar pengantar,lembar, peminjaman, kartu penunjuk $i1ang, dan lembar disposisi.

Q. LemariArsip . . '. . .1. Ukuian; bentuk dan bahan sesuai dengan kebutuh~n dan berkembangan

teknol09i · .2. Kegunaan: untuk rrrenyimpan arsip

R. Rotary1. Ukuran .

a. jenis lemari ini ada yang' bertlngl<at'2 sampal6b. l'1')udah dipindah-pindahkan . .c. plrlngannya dapat d\atur dari t1ngl<at 1 sampai. de!'\gan

piringan . "d. karosel tunggal dapat ditempatkan di atas maja.. . . .

6 tlngkat

2. Kegunaan:a.' untuk menyimpan berkas ukuran A4 aiaupun ukuran F4b. dapat menyimpan sekitar 2500 map pada 5 buah piringan bertingkat

yang dapat berputarc. mengheinat ruangan.

18

I. PERAJ..ATAN ARSIP INAKTIF

"A. Formulir Penl;lataan' ArsiplCoku.men

1, UI<uran : A 4

2, Bahan : kertas

3. Kegunaan ' : a.. untuk mandata arslp/do!<Um~n '". b.. untl;lk menge~hui jumlahlkuantitDs arsip" yang ada, '

.kiJrun wakttJ , kondlsldan tn9dla r9kamnya:' .. . , ,:c, untuk m~ligetiihul unit kerja. lokasl tempat pendataan' .,dila'kukan . , ,d. :sebagai 'masukan (data) 'awal ~!llam p~!aksanaan .'. penyelamatan dan pembenahan arsipldokumen: " .

,;

FORMULIR PENDATAAN ARSIPIDOKUMEN

Nama Inst3risi

Alamat .

I:, .

~_._~ II

Unit Kerla

Lekasi ArsipKendisi AlSip

----I'Fermat/Media relearnII Jumlan

Tahun ' .\I

'l~:':ksana Pendataan :,

~Tangg,,1 Pendataa~ ': ",

IPenanggungjaw~b .\ :. l_Tanda !<lngan , .. ..;.;...1---''-.

B.Daftar Ikhtisar ArsiJ>

1. Ukuran

2. Bahan'

3,Kegunaan

:A4

: Kertas '. , .: a. setelah arsip/~okumen 'y~ng ada di~!ltiap .,Ioit karjal

pengolah dislIrVei dan .~idata, .kemudi~n . ,iuangkandalam daftar Ikhtisar arsip ,

b. untuk mengetahui 'keseluru~an jU!lll.ah/. kuantitas ariipyang ada,kurun waktu "kendisi dan m.edia rekamny3.

c. sebagal masukan (d~ta) " ·d:llam ,menlndaklanjutipelaksanaan "penyehlmatar'l .....n ,pemb,enahan.,arslp/dokumon

19

DAFTAR IKHTISARARSIP ,

Nama Instansi 'Alamat\ Nomor, .- Asal" Tahun, ,Jumlah Media Penataan Lokasi ' Ket."

Arsip "

, "

L1 2 " 3 ',4 '5 6' , 7 '8~

i "

, ,

..I

, ' ', ,

, '

1.. .' .. : :

C. Daftar 'Pertelaan Arsip Seme,ntara, "

1. Ukuran : disesua)kan dengan kebiasllan' stanqar ataukebutuhan i~stansl.masing·maSlflg

DAFTAR INVENTARISAsl ARSIP "·SKPD/UKPD·

(YANG AKAN DISUSUTKANl

:-N~;;:;Or! Masalah ~~' Noinor Dan 'Jenis.l PejabatI i Tangg,,1 Na:>kah 'Pcnanda

\I'--~'---+I _ . ,~_.""'- I "'""-_1'""'-• • 1.

i I'\I! I

'l . I,. I, \,__J'----'-----'--,---,-,

Jumlah. ! Keteranga~ ISaw..n . L" "I(Ber1(as). -----1

Jakarta , '

,····.···· ..•••• .. ·I~ ..••••·.. ••••· .. ••• .. •.

NamajelasNIP

,

20

D. DAFTAR' PERTELAAN NASKAH DINAS/SURAT CABANGTATA USAHA , I1 u .

Nomor I Ma.;alah Nomor Dan Jenis Pejabat ' Jumlah, ' Kel~rangan ITanggal Na.;kah ,Penanda Satuan,

Surat Dina_~ , lenoen !Berkes)

1---!-.

I II

\I ' ,

.

I ' I,._._l____ ,

\

IL

II1.-

Jakarfa, ....................................................................... , .

Namajel'asNIP

E. DAFTAR ARSIP YANG AKAN DIPINDAHKANDARI ,:..........•.~ KE :.••••.••..

!Namar ' Masalah ! NamQr Dan Jenis Pejabat Jumlah Keterangan! Tanggal Naskah Penanda satuan

Itilngan (Serbs)L. Surat . Dlnas, ..

,

.' , .. '

-Jakarta, ...........................................

N~,· lasNI:

21

,

F. DAFTAR PERTELAAN ARSIP. SKPDIUKPD .

YANG DIUSULKAN MUSNAH

.. 'ah - Namar,.Dan .Jenis Pejal)at Jumlah Kel!lranganTo(\ggal Nilskah . Penanda . SaW"n

Surat . Dines : tangan IBctluisl -"-'--- _.

..

I .

I . I : ... .

L 1,

I I. ._•.........J

t::t­\ ;I ----'---l ~.__

Jakarta, : : :.......................................... .

Namajelas.. 'NIP .

G. DAFT~R PERTELAAN'ARSIP

YANG DIIJSUL,KAN UNjUK J~~~~~~NKE,KANTOR'ARS,IP DAERAH- .

L~omorl Masalah NomorDan. Jenis Pejabat Jumlah" , KeteranganTanggal Naskah Penanda. SatuaD

. . ... I

SUllIt . Dinas tan.-an l~rkasl .I .

, ., .

, " .. .

. .

:

..,

l-.

Jaka~, .'..........,' ......................

Na, ,las/\II[

, ."

H..

22'

DAFTAR PERTElAAN ARSIP.SKPOJUKPO ' .

. :tANG DIMUSNAHKAN

I Nomor . Mesalah . NomorDan Jimis Pejabat . Jumlah . 'Kllterangan,Tanosal Naskah Penanda' . Satuan . . ,' ..

, . Surat . Dinas tlingan : '(Ber1<a5)' .' .', ..

. ,

. .

, .. '..'

J

..

.'

I 1

Jakaltil : .' ..

................................... 1 ••••••

, .

:

I. MAP

. NamajelasNIP ..

1. Ukuran: 67 em x 57 em

2. Bahan:

a. buffalo skin,gramasi 300 gram, Warna pink (untuk dinamis)b. kunsdrug gramasi ~OO gram, warna merah (untuk statis)e. kunsdrug gramasl300 gram, warna orange (untuk dosir)

3. Be.ntuk: ampat persegi panjang

4. Raneang Bangun :

a. dibua! penutup alas 37 em i 2,~ em dengan kelerrib;;:'n' 3 em..dipotong dengan sirip·

.b. dibuat penutup samping Idn dan ::<lnan 22 em x 7 em (lipatan J emdengan sirip), penutup dasar kanan 13 em x 37 em (lipaton ;3 emdengan sirip), terbentuk menjadi 27 em x 16 elll X10 em

e. memakai logo OKI dengan 5 wama dan identlt;,; '1mat pada 'halamandepan logo Kantor A~ip'DBer'ah pada Iipatan k;.

d. ·tanpa memakal pefElkat .e. terdiri dari 3 warna :

warna p.ink untuk din'amis inaktif,wama merah untuk statiswar!'la orange untuk dosir

~

"

23

Sentuk:' .

." """,' """»" --"';""'.""''j:'lR>1'":-":)'" . ..~/. z,(::m:~(·%::'v. ·,w...j"~~· .:.~~ ':'"1i':'~11;:

~"i(1i~;ii~~~1.~i;':M ,',;~r:, ..

::~~~l':.!::~

;':.; AA~.\,)o,.y"l(,,". . .. _.;' ",. ",' ·_s·""""'" .,' ''''',,', "m'\'Pi.. ;""'~\i'""" .. "~1

i~!fJ~.....' ..

J. Kartu Deskri.psi

,.'

1. Ukuran

2. Bahan

3. Kegunaan

:10cmx·15cm

kertas

a. untuk mendeskripslkan arsip yang akan diohihb. sebagai alatpengganti fisik arsip yang sedang diolahc.. alat untuk manuver .informasl a~lp yang sedang dlotah

-24

Bentuk : kartu deskripsi

(a) (b) AJ1

(<:)

(d)

(e)

(f)

(9) , ,

"

..

" ".

.

"

, Cara pengisian kartu deskrlpsl

a, dituliskan nama kOleksi arslp/asal arslp ,b. dituliskan nama irtisial dan nomor',urut barkas

" c. ditullska'n bentuk redaksl dan isi masalah arsip tersebut·ct. dituliskan taliggaldlbualnya arsipltang9al tereiptariya, ' "e. oituliskan b~ntuk luar fisik ar-slp , ' , 'f. ,dltuliskan berapa lumlah arsip!berkasg. ditl.J\jskan~e(ldaar:tiisik.arsil>

','

K. Daftar,PertEilaan Arsip

1, Ukuran. : A'4 atau F 4

. "

," '.2. ,Bah'an ': kertas . .

3. Kegunaan:'a. ~niUk.m~nge~ahurjul)1lahdanmasalah.~uatv·kc:ile'ksiarsip :'. b. sebaQai sarana jatan masuk atlll,( finding aids, ,arsip :

.apabl\~,dlp.erIUl<an

.'

2S

OAFTAR PI;RTELAAN ARSIPSKPDlUKPO·

...

morr Masalah -I. Nomor'Dan . Janis· .Pejabal Jumtah Kete.rangan. . Tanggal Naskah Penanda Saluan ..

I . r ,Sural Dinas tanaan (Barkas}

"~...

..

. ..

. -..

,. \

...

I. r: ...

No

Jakarta; ,..... . ....... ., " ~ ......... ~ .

,. :Namajelali .

NIP

L. .Rotary/Karosel ' ..

1.· Ukuran .: a. jenis lemar! ini·ada yang bertingkat.2 siWlpai 6b.. piringannya dapat diatur dari tingkat 1 sampai derigan 6

tirigkat plrlngan" . .

2. Bahan: metal baja' .,- ...

.3. Kegunaan.: a. untuk menyimpan ber~s ukuran kwaito ~taupun ukuran• . folio ... .

.b.· dapat menylmpan seidtar 2~OO map' pada 5 bUllh piririgan·bertingkat yang dapat berputar

~. menghema.t ruangan..

,..

26

. ,"­,

M. lemari PeWGambar

1. Ukuran

, 2. 'Bahan

3. Kegunaan

a. H..89 em x 0.88 em XW.12Scmukuran kertas A1 Horizontal "

b: H.89 cm'x 0.99:em xW.132 em,ulcuran kerta~ AO Horizontal ,

c.' H.113 em x O. 49 em xW.112.5 emukuran kortas A1 Verti~al

d. H.123'emxD.49cmXW.140,5emukuran kertas'AO Vertikal

:metal baja . ' • ,

: untuk menyimpan' bagan atau petafbagan, pada ujungatas dilengkapldengan kart~)O agar kertas peta lidak 'rusak.

N. 80ks Arsip,

1. Jenis boks arsip, .

a. Boks Ar'sip Oinamis.1

1) Ukuran : 38 em x 18 em x 28 em

2) Bahan : karton earogate, warna coklat,'grartlasi 300 gram, • o.

3) Bentuk : -kotak empatpersegi panjang, pakai penutup- atas logo OKI, b~wah logo KAD dan label

, - kantong samplng d~n kartu- terdapat,lubang ventilasi 'udara

b. Boks Arslp Dinamis \I

1) Ukuran : 38 em x 18 cm x 28'cm ,

2) Bahan : karton earogate dilapis plastik, warna biru, gramasi'200gram

3) Bentuk : • kotak empa~ parsegl panjang, pakal penutup- atas logo OKI, bawah logo KAO dan label- kantong samping dan. kartu- terdapat IUbang vantila~i udara

c. Boks Arsip Pela/Gambar

1) Ukuran '.; 140 em x 18 em x 110 em

2)' Bahan : karton carogate' dilapls plastik, wa;na putih bening,

grama:;! 200 gram

"

17

.'

3) Bentuk : - kotllk.empat persegi:panj~ng, pakai. penl.itUp ,~ atas logo OKI, bawah logo KAO dan label- karitc:ing samplng.dan ka~u ."- terdapat lubang 'ventilasi uQara

' .. d. 'Boks Arsip F:oto/Gambar'

,1} 'Ukuran : a) 27 em x· 8 em x 32 em, b) 32 c:mx 17cmx42 c;m

2) Bahan :- bufalo skin ,depali mengkllat~ dllam!n!lting- warna orange- g~amasj 300 gram .',

3). Bentuk . :. kqtak empat persegl panJa!'lg. pakai penutup- atas logo OKI, bawah logo KAO ~an label .- .kantongsamplng dan kartu- ,terdapat lubang ventilasl ud~ra

, e, Boks Arsip Repro Gambar/Foto

. 1)'Ukuran : 70 em x 18 em x28 em

2) Bahan : - bllfulo skin depan' mengkllat, dilaminatlng- bagian delam memakai.kertas minyak- warna or.ange . .- gramasi 300 gram ,

. '.' .

3) Bentuk : - kotakempat persllgi pailjang, pakal penutup.. - atas logo OKI, bawah logo KAD dan label .

~ kantong samping dan,kartu '.- terdapat lubang venti'lasi udllra ... , ,'".

, .2, Raneang bangun boks'arslp

a, pemotohgan dilakukan dengari alat pemotong,b, .garis lipatan'mengg,unakan "tatoO ,(guratan) taripa rrieluk~i bahan da.sarc, lubalJg vel'ltilasi udara dlbuatdengan alat pelubangd. gesekan tutup dan buka boks relatlf mudah dllakukan' .e. ukuran garis potongan dan garfs !ipamn d'apat Ilhat gambar' "f. kar:ton bergelombang (kertas medium bergeiombang dan kertas·lainer

sebagili penyekat oan pellipisnY~SNI14-0094-1996/Speslfikasi KertasMedium). ,

g. keadaan lembaran rata; tidak kotor, tidak berlubang dan tidak kisut

L'

, 28

3. K~gunaan:

a. sebagai pengganti filing cabinet ,b. ' untuk nienyimpao alSip (didalam folder/map) sehingga arsip, niudah

disimpan'dan ditemukan kemball secara efekJjf dan efisien 'c. sebagai j'alah keluar penanggulangan rU3ngan 'yang,terbatas, agar.

'tampak rapl dan tertutlJp. '

Bentuk: ..

,~ ---- ~~ :Ii ~ .

LABEl.

o."

O. Label , '

·1. Ukuran : ~kur.ui latiel118 folio"

2. Bahan : kertas

3. Warna .: a. sesuai dengan'unitlsalminkal .. ' , b. tulistin hUruf ka,pi\al dan jetas , .

c. alat tuli.s spldol paten wamahltamtbl~

4.. Kegunaan : S" sebagal a.lat'untuk ~empercepat'Pene;nu~n keni~1i arsip, :bo. menjadiken ruan~ penyimp.anan raplh dan teiatUi'. ' , "

Bentuk : LABEL INAKTIF

. Satminkal .

'Masalah

','

" .

. No. lrivent

M'Ip

Box

Tahun

..

-.:.

.,

, ,

3, Bahan

29.

p, Rak Statis (Rak Tidak Bergerak) ,

,1, Ukuran : tinggi rak disesuaikan dEmgan fungsi kompartemen

Ukuran rak statis'Ukuran Luar ' " Jumlah Arnbal Jarak Arnbal'

T x Px D (em) (t;m) ,183 x 100 x 38.5 ' 5 28,50213 x 100 x 38,5 6 36213x 100x38,~ '>6 • 28,5, --

2, Bentuk:

a, berbentukenipat persegi panjang ,b, badan rak berbentuk te,rbuka tanpa penutup disisi.kiri dan kanan atasc, beba'S dari deformasl. retak dan sambungan yang tidak sempurna 'd.bagian-bagian yang mudah tersentuh an996ta badan' harus bebas dari

sudut dan permukaan yang tajame, pemasangan baut harus kuat dan mudah dibongkar pasangf, permll1<aan lapisan cat rata, seragam ketebalannya, nadawarna ratag. jumlah papan baja' Oumlah ambaQ disesuaikan dengan linggl rak arsip

dan tinggi ruangan yangtetsedlah, rak arsip tetap Slabll dan sefmbang selama menahan bebilni. jarak minimal dengan' atapllangit-Iangit kira-kiia 60 emj. jarak minimal dengan tembokldinding gedung kira-klra 1 meterk. mempertim'bangkan jumtah area y'ang eukup untuk koridor ja!"n

. peng"mbilan arsip yang dislmpanI. 'memperh"t1kan nUill estetlka deml kenyamanan karJa.

:' terbuat darl metal baja, rangkci liang dan papan baja sesuaidengan S1I1116-84 (stell Slotted Angle)

4. Keguriaan: seb"g"i sarana 'penyimpanan arsip (boks arsip)

Q. Rak Bergerak (Roll O'Pack)

1, Ukuran : a. rak bergerak tipe tenaga dorong mariusia ukuran L (Iebar),tidak lebih dari 300em' ,

b, rak tipe ,mekanis dan elektris untuk ukuran L (Iebar) dapatm.encapai 600 em

Ukuran'Luar 'Jumlah Ambal JarakAmbal (~m,TxDxL{em)214x40x 300 4 29.'29.50 ,214x40x300 5 38,15214 x 40 x'300

-6 47

30

2, ..Bentuk ,

a, bentuk .empat Persegi panjangb. badan rQk arsip ini tertutup dan terbuka·..· . . . ". .c:' rak tertutup adalah raJ( yang mempunY!li penUNp ·sisi. kiri, kanan dan

. atas " . , ".·d. nik arsip bergerak'berbadan tertutup Qiperguna,kan lintuk menylmpah . r....arsip yang tidak boleh terkena debu dan memerlukan pengii'nian' tinggi

e. beba:;> dari tI.eformasi, retak dan saml>ungan yang tidak s,empurnaf. bagian"bagian yang mudah tersentub anggota' badan harus bebas darf

. 5udut.dan perm.ukaan yang taJam.· .' ' . ' , .,g, pel'l'\asangan baut harus kuat dan 'mudah dlbongkar pas~ng .... ,

. h. permukaan 'Iapisan cat rati1. seflIgam ketebalahnya,'nada wama rata' .'i, ,jumlah papan baja'(jumlah amba!) disesuaikan dengan tinggi rak,arsip .'. .dan' tingsi ruangan yang tersedla ' ' " . .. . . .'j.. rakarsip tetap stabil clan seimbarig salama menahan beban,k.: dilengkapl ejengan' roda yang c1apat 'bergerak di 'a~s reJ sehingga

mudah dan nngan (mtukdigera.k~n. ,.' . . '.' .I. dilengkapi dengan' plang pengamantalat. p'engon.trol yang terpasang .:

'pada tlap unit, , ,', "·m. dilengkapi deng,m pengunciim sentral untuk keamanann. keselamatan arslp. yang disimpan terjamiri 'karena menggunakan s,atu. pehgucia'n sentrat'untuk bebE;!rapalemal'i' ':' .

.. (). mempertimbangkan keleluasaan atall kelancaran·kerja·p,' mempertimbangkan nilai estetika demi kenyatnanan karja.

3. 'Bahan

a.. r~k tertutup terbuat'dari lembaran baja canai panas sesuai dengan SNI'07·0601 19()" '. , . . " .

. , I . . .

b, rak terbuka '" !>uat dari besl siku·siku yang' berlubang-Iubang denganambal baja ". "

. c. tidak mudah l,.. I<aratd, tahan terhar! .' rayap,dan seranggae. tidak mud'i. bakar'f.' I<uat men<lh :.' .l)ban.

4. Keguna•. l: Sa,!" · ..enylmpanan arslP yang d~pat I'':'''muat banyal('boks«r~1 .

•

. '

'.

.'

31 ' '

1II. PJ;::RALATANARSIP STATIS

A. Kertas Samson/Kraf/Kising

1., Ukuran ' ': 1 lemba~ ~i~otong me~jadi' 3,atau 4 (disesuaikan dtmganbentuk arslpnya) .' , ' ,

2. Bahan, : kertas samson/kraf/~issing, "

3. Spesifikasi: a. kertas bebas asamb:' watna coklatC" permukaart Rert~s Iiein. ,

4. Kegunaan : a. untuk membungkus arsip yang rapuhb. agar arsiptatap tarawat karena' bebas a5am .

,B., Ka/1u Deskripsi

1. Ukuran

2. Bahan'

'3. Spesiftkasi

: 10cmx15em

: kertas

: a. dibuat secara' ringkas tetapi jelas , 'b. berdasarkan sistematika pemilisan y'ang, . baku harus,

merrtuat 7 tJlisur'yang harus diperhatikan, yaitu :- inisial pembLiat kartll dan norrior"urut kal't\J/fiebes- bantuk ~edaRsi; menyatal<an jenls berkas dan' bahasa

, ' yang ~igunakan dalam berkas tersebu~" misalnya :,SUll\t, Lapl;Jran, Nota· Oina,5~ Serlta Acara dan,'sebagairiya '.', ' '

'- isi informasi ; apa yang te~kandllng di dnlam arsiptarsebut dltulis' secara ,ringRas dan padat, mlsalnya :'

,Laporan tentang 'pengglis,uran fanah di, In!· 3rta Utara,tahuh 1997 . ,

- tanggal ;. penulisan tanggal, 'bulan, .'ta! ,'In diliilmdeskripsi . mlJtlilk dip.erlukan, terutar., . untukmeriggabungla:m betJ',' ,:;1a . surat inenjadl ~,1tU berkassecara kronologis ' '"

• tingkat perkembangnn : menyatakan identitas sella asalsl,lmber arsip tersebul, mlsalny 'Asti, Ternbusan,Copy, S'alinan ,','" ;'-,bagainya.. .

- bentuk luarljun, ' '. penjelasan I lnai ,bentul< luaryailg"menYatnf;,\" iumlah arsip: [, '3 : 1 Jembar, 2berkas, 1'sanipui. ifolder/map, 1 '10 sebagaihya

"kondisi arslp;' menjelaskan, kane p: misalnya :kertas' baik, sobek, rusak, tidak ' ,:anasa Inggris, 'Bahasa.6elanda dan sebagairiya

·32

OESKRIPSI PAOA KARTU/FICHES

!I

1 (a)

--~---------,

N1

'J---~---_.__ .._._----_._-------

1(b) Surat Keputusan Gubernur OKI Jakarta No. 467/1988'(c) Tentang ganti fugi tanah yang lerkena proyek pembangunan

jt. Tal CACING . .i (d) tanggal10 Maret 1988

(e) l\sli . .(f) 3 lembar .(g) baik

4. Kegunaan a. alai pengganti arsipb. memudahkan dalam menuver informasi dan pengaturan

fisik arsip

C. Inventaris Arsip

'.1. Bentuk .: Quku

2. Bahan. . .: kertas

3. Spesifikasi: a. harus iela~"sejarah ar'sip dan organisasinya (penciptanya). b. merupakan pemiridahan data yaf;lg. ada pada kartulfiehes

c. meri1punyal slstematlka pemillsan'yang baku, yaknl harusmemuat unsur-unsur sebagai berikut :• judul- daftar isi (diambil dar! skema)' .' .- pendahuluan ; 'berisi sejarah singkat pemilik arsip 'balk

Instansl maupun pribadi:~n .sejarah arsip mulal daritahap penciptaan sampal tahap·(,liseral:lkan ka KAD

- Inventarls : deskrlpsi yang dipindahkan dar! kartulfiches- lampiran terdiri dari : struktur organisasi, daftar

'slngkatan, istilah'aslng, indeks nama, geografl, ni'asalahyang tnengacu kepada no010r inventarls.. . .

4. Kegunaan : a.' sebagai samna ialan masuk/finding aid untuk ni'enemukankembali arsip .

b. mem~antu peneliti/pengguna ·arsip. dalam menearlinformasi yang diperlukan.

.,

33

D. Boks Arsip

1, Jenisboks arSip

a, ~oks Arsip Statis I

1) 'l)kuran .:'38 em x 11 em x28 em

, 2) Bahan ; karton earogate. warna, coklat; gramasi 30D,gram. .'.,

3), Sentuk ;- kotak empatpersegi p~njang, pakal penutup. '. atas logo DKI, baViah.logo KAD dan label

'. kantong samplng dan'kartl,l' " ,- terdapal lu~ang ventilasi'udara

b. BoksArsip Dinamis II

1) Ukuran : 38 em x 11 c;m x28 em

2) Bahan . :. karto!) d'upleks dilapis p'lastik, warna biru, gra(l1asi 200

gram

3) Bentuk ; - kotak empat per.segi panjang: pakai penutup- atas logo OKI" bawah 1099 KAO dan label

'" • kantong samping dan. kartl,l. ' , ,'~ terdapat lubang v'lntilasi ud:ira

2. Rancimg bangun ': '

a. pemQiongah dilakukan dengan alat pemotong.· .b. garis lipatan menggunakan "tato" (guratan) tanpa melukai bahan.dasa!,c: lubang ventilasl udara dibuat clengan alat p~l.Ubangd. gesekan tutllP dan bUka boks relatif,riludah dllakukan,e:ukuran garis potongan ijan garis Upatan dapat Uhat gambar' .f, karton bergelombang o<ertas medium bergelombang,dan kertas,lainer. sebagai penyekat dan pelapisnyalSNI14-0094.1996/Spesifikasi Kertas

Medium)' .g. keadaan lemharan rata, tidal< kotoJ, tidak berlubang dan tidak kisut. .. . .

,3. Kegunaan :

,a. sebagai penmianti filing cabinet , 'b. urituk menyimpan arslp'yang dibungkus' kertas kiSSing, map semngg8

arsip mudah disimpan dan ditemukan kembllii secara efektif, danefisien . " .

c. sebagal jalan keluar penanggulangan nJangan yal1g terbatas, agartam'pal< rapi dan tertutup.· '. '.. ' . '

.,

; :J4

Bcmt\Jk;, '....

LAIlEl,

" .

E..l<lbel·

·0

1. Ukuran'

2. Bahan··

3. ·W~rna

. . '.

; 16,5 em x10,5em(%kert~sF4~ ..; kertas" .'.

: a. putih ,b. huruf kapital dan jelas' ..

. c; alat tulls spldol warOlihitam. .

4: Spesifikasi: a, haf!Js' dibuat seder~an!l .b. jelas . , . .e. tid~k perh.i banyak penulisanlpencatatan mengenai

identitas' .d. hanYa mencantumkan nama unit,' nomor berkas, .dan

riomor boks. . . ..5, Kegunaan: a. sebagai alat untuk mempereepal penemu'an kembali arsip .

b.· menjadikan ruang penYimpanan rapi (jan teratur .'e. peneatatan i~entita:s yang 'tidale terblJka/detall.

dimaksuClkan dapat menylmpan r}ha~ia. .)

Bentuk Label Arsil> Statis

I S~~UAN KERJA PERANGKAT DAERAH .-

., .

NO.BERKAS

NO. BOKS..

••

•·

"

' ..

..

, .

35

F.Rak Statis (Tidak B~rger~k). . . . .

1. Ukuran: ukuran, tinggl rak disesuaikan dengan. fung~i kompartemen:

Ukuran rak statls:

Ukuran Luar . Jumlah Ambal .. Jarak AmbalT xP X 0 (em) (em)

183 x 100 x 38,5 . .5 28,50213x 1QO x 38,5 6 36213 x 100 x'38,5 >6 28,5

2. Sentuk:a. berbentuk empat persegi panjang .b. badan.rak berbentukterbukatanpa penutup disisi kiri dan kanan atase. bebas dari deformasi, retak dan sa!flbl,mgan yang tidak sempuma.d. bagian-bagian yang mudah tersentuh anggota badan harus bebasdari

sudut dan permukaan yang tajam .e. pemasangari baut harus kuat dan mudah dibongkar pasang

. f. permukaan lapisan cat rata, seragam .keteballinnya, nada-warna ratag. jumlah papan baja Oumlahambal} disesuaikan dengan tmggi ral< arsip

dan tinggi ruangan.yang tel'llcdia. .h. rak arsip tetap stabll dan selmbang selama menahan.bebani. jarak minimal i1engan atapl1lmgit.langlt'klr;a-klra 60 em

.j. jarak mInimal deng.cin tembokldinding geclung kira-klra 1 meterk.· mempertimbangkan jumlah area' yang eukup untuk korldor jala~

pengambilanarsipyang dis;mpan .I. mempeltiml1angkannilai estetikademi kenyamanan kerja ..

: " 't,s.. .' . . ..3 Bahan . : terbuat dari metal baja, rangka "liang dan papa.n baja sesuai

d.eng\1n 8111116-84 (steel Slotted Angle)' .

4: Kegunaan: sarana penyimpanan arsip (boks'arsr~)

G. Rak Arsip Bergerak (Roll O'Pack)

~~.

Ukuran Luar Jumlah Ambal Jarak Ambal .(em. T x D x L (em)-..

214x40x300 29,29,50'\

f-._-214x40x300 5 . 38,15214 x 40 x 300 ..6

,47

'--.

. 1. Ukuran: a. rak, bergera1< tip/Hemiga dor-ong manu.sia ukuranL Oebar)tidak lebih dari 300 em .

b. rak tipe mekanis dan elektris \lntuk ukLiran L (labar) 'dapatmencapai 600 em .

Ukuran rak arsip bergerak :

36

. "

2., Bentuka. bentuk empat persegi panjangb, badan rak arsip ini tel'tutup dan ,t!lrbuka. 't. rak tertutup adalah rak yang mempunyai'. penutup ,sisl kin, 'kanan dan

atas ' ,d. rak arsip bergerak berbadan tertutup dlpergunakan uhtuk menYimpan

arsip yang tidak boleh terkena debu dan memerlukan .pengar:nanantinggi' , ,

e, bebas dari deformasi, retak dan sambunga" yang tidak sempurnaf, bagian-bagian'yang mudah tersentuh anggota badan harus bebas, dari

sudut dan perrnukaan yang taJam "g.pemasangim baut hal'lis kuat dan mudah dibongkar·pasangh. permukaan lapisan cat rata','ser,agam' ketebalanny'a. nada warna'ratai. 'Jumlah papan baja Oumlah ambal) disesualkan dengan tinggl rak arsip

dan tinggl, ruangan yang tersedia. " . ", ,'j: , rak atsip tetap stabil dan seimbang selama menahan bebari,' ,k. 'dilengkapi dengan roda yang da'pat bergeraJ< di atas rei :;ehingga

, m'udah dan r.ingan ,untuk digerakkan , .l. dllengkapi' deng:m plang pengaman/alat pengontrol yang terpasang

, ,pada trap unit ' , . , ,,'. ' " . ' :m. dilengkapi dengan penguncian sentr;ll untuk keaman~n ',' ,,' ,n. keselamatan arsip yang 'disimpan te.~amin'karena mengglinakan satu, penguncian sentral untuk beberapa lemari' ' , ., ,

: 0.' r:nempertimbangkalJ keleluasaah ~taL/ kelancaran' kerja . , ,p. mempertimpangRan nilal'estetika demi kenyamanan kerja., ,.... .' '. .

3. Bahan . '.' . 'a, rak tertutup te'rbuatdari lembaran baja canal, panas 'sesuai. dengan SNI'

07~0601. '1,989 ' .' " ,p. raR terbuka tet,buat dari besi ,siku~siku yang benubang-Iubang deng,an .

,arilbal Daja' .', .' ",: ' , .c. 'tidak mudah ,berkaratd. tahanterhadap rayap dan seranggae. ' tidak mlidah,terb~kar

f. kuat m'eriahan beban

4.' Kegu~aan : sacaria penyi~panan arsip. yang dapat mem4at banyak, boksarsip, , , . '

, .

, ,

..

N. PERALATAN ARSIPVITAL

37

A. Lemari .Besi Taholn Api

1. Ukuran: a. satu pintu dengan satu lad.dan satu shelf

luar 890 (T) x700 (L) x 550 (0) m1m.. - dalam 620 (T) x550 (L) x360. (0) m1m

- .be~t 220 kg .

c. satu pintu' dengan satU lad dan dua shelf

luar 1270 (T) lC 700 (L) x550 (0) m1m .dalam 1000 (T) x550.(L) x360(0) .m1m.berat 320 kg

2. Bahan : metal baja. .

3 .. Kegunaan : untuk menyimpan arsip/dokumen yang bersifat rahasla atau .yang memillld nilai informasl tinijij: .

a. Kardex

1. Ukuran

2. Bahan

3. Spesifika•.

4. Kegunaan

..

: 235 em x 145 em x 300 em

: metal baja

: 120·1313/256013 . .: untllk menyimpanarsip bemilaiguna tinggi dan rahasla

38

V. PERAL;A"AN ARSIP MEDIA BARU '. .

A. Mikrofilm

" Salah satu alat elektroil'i~ iJ,ntuk ;,embuatan ;;aljna~ fotogratis dala~'bentuklebih kecil ' , . . ,

1, Ukur~n: H.90 cm x D.45 cm x W:67 em2. ' Bahan' : metalbaja

3. Kegi.Jn~an: IJntuk menyimpan arsiPlalih media'

., '

.. '

B. Mic.rofic.he·

1: Ukuran ': 6 inchi x 4 inchi atau 105,mm x 148 inm

2. Kegunaan: a'. ~nt~k menyimpan dOkum'eivfiche' ,'.b.. dapat dibaca' dengan. kasat mata yang berisi" tentang

,informasi judul, yang rnel'!gidentifikaslkan'lsinya:'

, ', .C. Jacket

1,. Ukuran :a. terdiri dari betbagai ukiJranb. untuk ukural'! film berisi, 16 mm atau 35 m'rn, ",

2. Kegun~an: a. u'ntuk menyimpan rnikrofilm "\ '"b. mikrofilm yang dlsimpan dalar jacket dapat diduplik,asi. ,atau dlgandakan " , 'I' ' :

c, . dublikasi dapat, berbentuk miorofiche' 'tetepi tidak dapatdlubah islnya' '. .

"D. Aperture Card (Kartu Berlubang)

1. Ukuran - 7 3/8 inchi x 3,3 inchi- lembaran fil.m berfsi banyak minia'tur gambar atau citra

dalam suatu polalkisis (frame). '

E. Mitro' Opaque

1. Ukuran secara luas diguilakan olehmicrofiche 'tunggal y~ng lebih·besar separti 'bh,le ,print. 'peta dan ,:ii:n-Iain yariginenggunakan film ukuran 35 min 'atay 105 JT1m·

" '

,2. Bahan ' .: plastik transparan' unb,Jk strip mi~rofilm

3. Kegunaan: untukmenyimpan fraine'microfllm

...

39

F. Catridge/Kaset, ,

Lembaran kertas yang tidak tembus cahaya yang berlsi b,anYilk imagesberukuran mini dalam suatu pola'garis iltau frame yang sangat'sama dimganmicrofiche. .' , '

1. Bahan

2. Kegunaan:

.plastik

'a. ' untuk menyimpan imagesb. tidak bisa diduplikasi 'c. memerlukan intensitas pene'iangan yanQ sangat, tinggi

untuk inellhatilya.

G. Can

1.,Ukuran : 16m,35m

2: .Bahan' : plastik

3. Kegunaan: untuk inenyimpan roll film, '

H: Lemari/Rak Video/Kasel, , .

1: Ukuran : disesuaikan dengar, uku.ran kaseVvideo

2. ,bahan : kayu aan metal baja,' , ,

3, K€!g~naan: untuk telni:>at menyimpan/menata arslp kaset, vldeCi" :

"

. '

1,Ukufan, : L. 110, T.130.' . . .

2. Bahan : metal baja' ,

3.~egunaan :,untuk t~mpat'menyimpan/me~ata arsip foto

,I. LemariFoto

"

'.

40

VI. GEDUNG PENYIMPANAN ARSIP

A. Standar Minimal Gedung Penyimpanan Arsip lriaktif •

1.. Lok;:lsi

a. Lokasi gedung penyimpanan arsip berada di daerah yang ja~h dari'segala sesuatu yang dap&t membahayakan 'stau mengganggukeamanan fisik dan informasi arsip .

b. Lokasi gedung penyimpanan arsip.,inaktif dapat beradadi Iing~nganKantor atau di luar IIngkungan Kantor

c. 'Gedung pe'nyimpanan arsip lriaktif di luar Kantor perlu memperhatJkan :- tidak di daeraMingkungan yang memilikl' kandur;lgan polusi udara

tlnggltidak di daerah atau lokasi bekas hutan atau perkebunantitiak tii aaerah 8tau iok8~i rawan keDakaran

- tidak di daerah atau IOkasi: yang, ber.dekatan dengankeramaian/pemukir:nan pendudt!k atau pabrik

- lokasi mudah 'dljangkau untuk penglrtman. penggunaan maupuntransportasi pegawai. dan mudah diakses. .

2. Konstruksi dan Bahan Baku

a. Konstruksigedung penyimpanan arsip inaktif dlbuat untuk dap;ltbertahan dan gangguan cuaca dan ti~ak mudah terbakar

b.. MEmggunakan . bahan-bahan. bangunari yang t1dak mendatangkanrayap maupun binatahg perusak lainnya· ..

c. Bangunan dapat bertlngkat, atau tldak bertingkat .d. Apabila bangunan bertingkat. masing-masing lantal ruang simpan arsip

memiliki ketinggian 260·280 Cm . . .e. Apabila bangunan tldak bertingkat, linggi ruangan disesu.aikan dengan

tinggi rak.yang digunakan. Rak arsip dapat t1imodlfll<asikan bertingkat-ting~' . .

.f. Lantai bangunan .di desain secara kuat dan tidak mudah· terkelupas. . .untuk dapat menahan beban berat arsip dan rak.

3. Tata Ruang ,

a. Tata ruang g~dung penyimpanan arsip ,inaktif 'pada dasarriya dapat·dibagi 2 (dua), yaitu: ruangan kerja dan. ruangan penyimpanan arsipinaktif ..

b. Ruangan kerja merupa~an ft,langfan yang diguna~n untuk kegi~tan

menerima arsip yang baru dipindahkan. memb.aca .arsip inaktif,mengolah arslp Inalctlf, memu~nahkan .arsip yang tidak ber"Ual guna,

. ruahg fumigasi' dan ruangan-rua"gari lain yang digunakan bekerjac. Tata ruang untuk ruangan kerja' dlsesualkan dengan. koridlsl dan

kemampuan instansi .

, '

41

'.

d. Rua~g ~e.nyimpana~ arsip inaktif di.gunakan khusus'untuk menyiinpan" ".arsip sesuai dengan tipe dan medianya' , ' " . '. .

,e. Apao.lla.fasIljtas proieksi arsip ,vital dan arsip perrrianen ,suatu'instansib~rada di gedu,:,g penyimpanan arsip, i!'laktif, mak;~ ruang periYimpanan 'dide~ain tahan api ·dan sl,lhu serti! kele~.baban, ~arus ,sesuai C1engan .'ketentuan' ", , ' ,

f., Kecuali ruang kerja dan ruangp¢nyimpanan arsip,jnaktif di",!ungkinkan'adanya ruangari-ruangan lain seperti cafetaria, 'toilet, mushcil~" unh,lk

, memberi kenyam!lnan bagl pengguna ~rslp.,·· ."", "

4. Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif

a. Beban muatar'l '

'Beban muatan ruang penyimp.anan 'arSip inaktlf dlQasarkan. pada rak,dan ar.sip yang disimpan., Kekuatan lantai. riJang ,simpa'n harus'mempertimban~kan. berat rak·da~.arsip. '

b. 'Kapasltas ruang simplln

,tuas ruang simpan arsip inaktif pada dasarrlYa ~angilt tergantungpada kondisi dan kemampuari ij';:;tansi .', :'rata-rata setlap 200 M2 ruang simpan arsip,dengan ketinggian 260em C1apat menYlmpan 1.000, meter l!irl arslp'dengan menggul')akanrak konvenslonal ,(rak statisJ stationary stacks)penyimpanan dengan rak yang padat dapat menyimpan 1,800meter lari arsip. .

c. Suhu dan kelembabail. .. ..Suhu tidak boleh lebih 'dari 27"C dan kelembaban tidak ,boleh lebih dari60%. '

'd', Cahaya danpen'erangan

Cahaya dan penerangan tidak mef\yilaukan, berbayang dan sangatkontras. Sinar mata.harl tidak boleh langsung mengenai,arsip.

e, Angin

- pandasi gedl)ng didesaln se~'lra,kuatuntuk mendukung dindingyang kuat sehinggll mampu menahan 'terpllan, angln kencang danhujan dAr.as '. .. .' ' ' ,Jendela-jendela dan p!ntu-pintu 'diperkuat'dengan metOda tertentuuntuk mencegah terpaan hvjan deras d.anta,mpias~ya air.

"

1 "

'.,

42

B. G'edun{j Penyimpanan ArsipStatis

Gedung 'Penyimpananarsip ~atis t~rbagi atas beberapa ruangan, yaitu :. .

1.' Ruang Administrasi

2. Ruang Layanan, terdiri atas ruaFlg baca, perpustakaan,. ruang pameranarsip,.dan ruang kuliah/penelqngan. ..' . .

Ruang layanan (i'u'arig baca) adalah 'area yang digllnakan untuk :''. . . -' .

a..membaca mikrofilmb. menga~ses arsip audio visual, rekam suara

. c. me'ngakses koleksi film . .'. d. m~ngakses arsip peta dan arsip kertas laine. Mengakses arsip yang dikomputerisasikanf. Membaca bUIc.u.atau bahan p~dukung penelitian: .g. Konsultasi riset arsip genealogi .,

Lekasi yang tepat untuk ruarig ini adalah :

a. berada Cli 'ar~a terbuka 'untuk umuni mnpa. harus.me1atl,li area. yimgtertutup iJntuk publik '. .

b.· jarak d.engan temi:>at penylmpanan arslp tidak jauh', untuk menghindari. kerusakan arsip ketlk;l. arsip dibawa··· . . . .

c. terdapat ketentuan-ketentuan untuk nienjaga k~selamatan .. khasanaha~p. '. " .'

3. Ruang Penyimpanan Arsip (Strong Rooms)

a. Lekasi. .

- terpisah dari gedung atau ruang lain untuk menjamin perl.indungan.terhadap api . .ruana arsjp sebaiknvatidak ditempatkan .pada·: audana bawahtanah 'yang .sangat iembab, lantai' atas, tempat ·berbahaya,· daniokasi yang suiit diakses.... .ruang penyimpananarsip sebaiknya diisolasi dengan dinding, pintu'ataupun lantai yang tahan api. .

b. .Struktur d:m daya milatan 'Iantai

Daya kel<ua~an 'Ianta! 50 kg per meter tinier, atau 1,200, kg per 'meterpersegi.."· ", . :

I:

c. Ruang pengelolaan

1) 'ruang. penerimaan arsiplbongkar muat ,Area ini termasuk tertutup untuk umum. rnerupakan, rU'ang untukmembongkar arsip. yang akan,dlsen\hkan sebagal arsip statls yangberasal dari semua j9nis lembagafinstansl, baik plll')'lluintah atau~- " , ' "

"

43

2) ruoilng fumigasiArea untuk menghilangk'an berbagai bahan (kuman, bakteri danlain-lain) yang' mengancam keselamatan pengolah arsip dan arsipitu sendiri '

3) ruang penyimpanan sementara ' ,, Area tempat penyimpanan sementara,arslp yang telah dlfumlgasi

sebelum diolah ' , '

4) ruang pengolahanArea tempat mengolah arsip sehingga' dapat digunakan olehpengguna arsip

5) ruang penyirnpanan arsipa) ruangan untuk penylmpanan' arsip barbasis kertas, cards,

print out computer,peta, bagan' dan, sebagalnya harusmem,enuhl kondisl sebagai berikut: ,

suhu 20 ·C, +- 2 ·C, relatff humld\tY (kelembaban relatlf), RH35% + 5% ,bebas deb'u, gas aS3m dan oksidasipengaman heat/smoke detection, sprinkler sistem;extenguisher

b) arsip photo hitam putlh, suhu < 18'C +·,2 ·C, RH 359~ +. 5%- ,bebas dabu, gas asam dim oksidasi

c) arsip photo berwarna , ,suh,: <: 5 'C, RH 35% +~ 5%beb,1:1 deb'u, gas 8sam dan ,oksida:llpel:, ;.Jman heatlsm6ke detection, sprinkler' ..sistem,ext·.!!gui~her

d) madiu ':lognetik, seperti : komputer, tape dan disket, video tape,magn.' :.' optical disk , ' '

sU::.' < 18·C +. 2 'C, RH 35% +. 5%bf!,' ,s debu, gas asam dan oksidasi

- pei' '<lman' heat/smoke detectjon. sprinkler sistem,'ext "guisher ' '

•

:

e} medi.- s ..- bo'- P

,)tiI( seperti: kompoter dan mini disk, laser di~k" 18 'C +- 2 'C,'RH 35% +. 5%

',~ debu, gas asam dan okslda~(, ,Jman heat/smoke detection, sprinkle~

:guisher '

sistem,

-'

45

, "

VIiI. PEMBUOAYAAN-'ARSIP OI,OAERAH

DesjJninasi ' atau ,penyeb,arluasan kearsipan d~pat' dllakuk~n ',dengan cammenyelenggal'cikan pameran; ap~esias\, seminar 'serta penerbitan, naskahsumber.' '. '

Peraiatail'yan~ diperlukan u,ntuk kegi~tan'te~s'ebut adalah :,

.

." "

A. Pameran1. Panei fitrin2, Boks fitrin '3. Label' ,4.' Buku pariduanlkalalog

B. Apresiasi/Seminar,1. ' Seminar kit

"

'<I

C. Penerbitan 'naskah sumber1. Daftar pertelaan arsip2',' Invimtaris ~rsfp ,"3. 'Fisik dan'informasi arslpnya4, Katalog' "

'5,' ReferenSlpendu,l<ung sumber arslp

, ,GUBERNUR PR Y1NSI DAERAH KHUSUS

. leu TAJAKARTA"

, '

-.

. ,

Ii