Menganalisa Pembagian Fungsi Manajemen dan Rangkaian System

Cara pendekatan pokok dalam teknik-teknik analatisMenyusun keterangan-keterangan menurut

skema-skema, garis, bagan atau table, sehingga jelas dan dapat di mengerti.

Menganalisa secara kritis terhadap sistem yang telah di buat, sehingga memberikan gambaran mengenai prinsip-prinsip umum serta akibat-akibatnya.

Membuat bagan usul-usul yang baru

Bagan pembagian fungsi-fungsi

suatu alat yang sederhana untuk menggambarkan secara gratis dan menganalisa penyaluran atau pembagian fungsi-fungsi berbagai unit organisasi.

Bagan analisa kegiatanKegunaanya ialah untuk menelaah keseluruhan rangkaian suatu kelompok kerja organisasi.

Bagan ini memberikan bahan-bahan untuk memperoleh gambaran yang luas mengenai pegawai dan kelompok-kelompok kerja.

Teknik – Teknik Perencanaan dan pengawasan sebagai suatu Analisis Manajerial

Pengumpulan dan pengolahan dataproses permulaan dalam perencanaan dan pengawasan, di diagnosis dan menjadi suatu informasi yang dapat menunjang dalam menentukan prioritas dan alternatif

LanjutanPenilaian

kegiatan meneliti dan meninjau kembali segala usaha baik yang telah, sedang dan akan dilaksanakan. Dalam penilaian akan di temukan kekurangan dan kelebihan ataupun penghambat kegiatan.

lanjutanPerumusan Kebijaksanaan

dalam hal ini akan di tentukan kebijaksanaan apabila telah terdeteksi suatu kelemahan dalam perencanaan sehingga akan mudah di rumuskan suatu kebijaksanaan atas dasar ketentuan dan peraturan.

lanjutanKebutuhan masa depan

Para perencana harus menjabarkan kebijaksanaan tersebut secara operasional terurai yang meliputi perencanaan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang

Pembiayaandalam menyusun perencanaan di butuhkan perhitungan biaya. dalam hal ini penyusunan pembiayaan dalam melakukan perhitungan memperhatikan keadaan sebelumnya, masa sekarang dan perkiraan di masa depan. Penyusunan perhitungan pembiayaan didasarkan pada kebutuuhan, bukan berdasarkan kemauan

Formulasi perencanaanMenyajikan sekumpulan keputusan untuk

yang berwenang dan selanjutnya untuk dilaksanakan.

Menyediakan kerangka kerja untuk dilaksanakan bagi pelaksanaan program.

Pej abat atau pelaksana yang diberi wewenang penilaian yangtepat dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan :

Mengapa rencana diperlukanApa sebabnya rencana harus dibuatMengapa rencana harus demikianBagaimana rencana harus dilaksanakanMengapa perlu dilaksanakan dan diadakan pemantapanMengapa masukan dan balikan harus diperhatikanBagaimana mengelola rencan tersebut, dll

Uraian perencanaan

Penyusunan Programdalam penyusunan program, Rencana yang masih bermanfaat menyeluruh dijabarkan ke dalam kegiatan kegiatan operasional.

Perumusan Programprogram harus memiliki sasaran kegiatan yang lebih khusus sebagai penjabaran dari tujuan umum program.

Evaluasi dan Pemantauan

Kegiatan penilaian dan pemantauan dapat berupa laporan tahunan, laporan tengah tahunan, laporan tiga bulanan, laporan bentuk lain yang relevan.

Teknik Penjadwalan dalam PerencanaanNo waktu Kegiatan

Januari Februari Maret

I II III IV I II III IV I II III IV

1 Persiapan

2 Pembentukan Panitia

3 Perencanaan Kegiatan

4 Pendanaan

5 Pelaksanaan kegiatan

6 Pengawasan Internal

7 Penilaian kegiatan

8 Laporan kegiatan

PERT dan NWP

Tiga dasar penting dalam pembuatn PERT, yaitu :

Perencanaan, yang meliputi :PenjadwalanPenganggaranPerencanaan tenaga kerjaPengorganisasianPengendalian

Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam pembuatan PERT adalah sebagai berikut :

Buatlah daftar kegiatan yang akan dilaksanakan, misalnya kegiatan A.B.C.D.E.F dan G (tujuh jenis kegiatan)

Tentukan urutan kegiatannya, serta perhitungkan kegiatan yang mendahuluinya, buatlah gambar kegiatannya.

Gambaran Jalur PERTC

A B G

D

S F

1

5

2

4

3 6

lanjutanDengan memperhatikan waktu seluruh kegiatan, kita juga melihat adanya jalur / lintasan kegiatan yang kritis. Misalnya untuk menyelesaikan masing-masing kegiatan diperlukan sebagai berikut : A = 5 Hari ; B = 6 hari ; C = 5 hari ; D = 3 hari ; E = 2 hari ; F = 10 hari ; G = 3 hari ; S = 0 hari ( kegiatan semu)

Analisis Persoalan Potensial

Tujuan analisis potensial adalah untuk mengamankan suatu rencana atau program agar pada waktu pelaksanaan berjalan lancar.

Langkah-langkah analisis persoalan potensial sebagai berikut :

Merumuskan situasi program/rencana yang akan dilaksanakan

Menyusun program menjadi langkah-langkah secara kronologis dan membagi menjadi bagian-bagian kegiatan.

Menentukan kegiatan kritisMenentukan kegiatan kritis yang diprioritaskanMemperkirakan persoalan potensial yang

mungkin timbul dalam kegiatan kritis prioritas

lanjutanMemperkirakan sebab-sebab yang

menimbulkanpersoalan potensialMerencanakan tindak lanjutMenyusun system unformasi penanggulanganMencegah atau menanggulangi

Hambatan-hambatan dalam PerencanaanAdanya perubahan-perubahan informasi,

personil, kebijaksanaan, keuangan, dllTidak ada dukungan pihak lain (atasan, unit

kerja yang terkait)Kurang tegas/jelas wewenang yang

didelegasikan kepada pelaksanaPerencanaan yang tidak sempurna, karena

kurang ahli (kurang mampu)

lanjutanKurang pengetahuan tentang seluk-beluk

organisasi dimana kita melaksanakan kegiatan tersebut

Kurang pengetahuan tentang lingkungan organisasi baik eksternal dan internal, misalnya para pesaing bisnis, lembaga lembaga terkait, client, dll

Kekurangan biaya karena kesalahan informasi data

lanjutanKetakutan manajer akan kegagalan usaha

karena segan mengambil resiko yang berat.Kurang optimisme pada diri manajerPercaya diri yang rendah dan terbatasTidak ada jiwa reformatif dari diri manajer,

untuk bertindak inovatif, kapabilitas dan kreatifitas diri.