LOGO

PEMAHAMAN DASAR STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

BENER MERIAH, 19 – 20 Mei 2014

PUSAT KAJIAN DAN PENDIDIK DAN PELATIHAN APARATUR IV

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

2014

Standar Operasional Prosedur (SOP) serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

Administrasi Pemerintahan pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah.

PENGERTIAN

SOP Administrasi Pemerintahan (SOP AP)standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

POSISI KEBIJAKAN DALAM PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

Permenpan-RB No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan

(19 Juni 2012)

Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentangGrand Design Reformasi Birokrasi 2010 - 2025

(21 Desember 2010)

Permenpan Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010 - 2014

(30 Desember 2010)

Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian

instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan

Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah

Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP) adalah standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku

Standar Pelayanan Minimal (SPM)

Pengertian: Ketentuan tentang jenis dan mutu pelayanan dasar yang merupakan urusan wajib daerah yang berhak diperoleh setiap warga secara minimal

Kewajiban Menyusunan nya ada pada Kementerian/Lembaga, sedangkan Kepala Daerah menetapkan rencana pencapaian target SPM

Dasar Hukum: UU 32/2004, PP 65/2005, Permendagri 6/2007, Permendagri 79/2007, Kepmendagri 1000.05-76/2007

STANDAR PELAYANAN (SP)

Pengertian: tolok ukur yang dipergunakan penyelenggaraan sebagai pedoman pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur.

Standar Pelayanan Publik ini wajib disusun dan diterapkan pada setiap penyerenggara perayanan publik

Dasar Hukum: UU 25/2009, PP 96/2012, Permenpan-RB 36/2012

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Pengertian: serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyerenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan

Dasar Hukum: UU 25/2009, Perpres 81/2010 Ttg GD RB, Permenpan-RB 20/2010 Ttg RM RB, Permenpan RB 35/2012 ttg SOP dan Permendagri 52/2011 ttg SOP

8 Area Perubahan

1.Organisasi: yg tepat fungsi & tepat ukuran (right sizing), right function & right behavior.2.Tatalaksana, sistem, proses & prosedur kerja yg jelas, efektif, efisien, terukur & sesuai dengan prinsip-prinsip good governance,3.Peraturan perundang-undangan: regulasi yg lebih tertib, tidak tumpang tindih & kondusif,4.Sumber daya manusia aparatur: yg berintegritas, netral, kompeten, capable, profesional, berkinerja tinggi & sejahtera,5.Pengawasan: meningkatnya penyelenggaraan pemerintahan yg bersih & bebas KKN,6.Akuntabilitas: meningkatnya kapasitas & akuntabilitas kinerja birokrasi,7.Pelayanan publik: pelayanan prima sesuai kebutuhan & harapan masyarakat,8.Budaya kerja aparatur: birokrasi dengan integritas & kinerja yg tinggi.

Reformasi

Birokrasi

Nasional

LAN

SOP DALAM BERBAGAI ISTILAH

SOPs : Standard (Standing) Operating Procedures (diadopsi dari Bahasa Inggris). SPO : Standar Prosedur Operasi (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada

bidang perkebunan). POS : Prosedur Operasional Standar.

(Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang keagamaan). SOB : Standar Operasional Baku.

(Terjemahan istilah SOPs, biasa digunakan pada bidang industri). Protap : Prosedur Tetap (Istilah yang biasa digunakan di kalangan militer dan

kepolisian). Istilah lain: Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working

Procedures, Medic Procedures, Prosedur Operasional yang Baku. SOP : Standar Operasional Prosedur.

(Biasa digunakan dalam dunia pendidikan dan istilah kebijakan dalam Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor: 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan).

HAKEKAT SOP

SOP diartikan sebagai "petunjuk organisatoris yang menetapkan suatu tindakan baku".

SOP ditetapkan untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan.

Secara menyeluruh SOP akan menggambarkan secara detail cara instansi beroperasi (bekerja).

SOP: BUSINESS PROCESS RE-ENGINEERING

RASIONALISASI (EFEKTIVITAS)

PENYEDERHANAAN (EFISIENSI)

PENGUATAN (DASAR HUKUM)

SOP SEBAGAI ACUAN

BERTINDAK

PROSEDUR YANG BERLANGSUNG SAAT INI

(EXISTING CONDITION)

RE-ENGINEERING(PEREKAYASAAN)

PROSEDUR YANG IDEAL(EXPECTED CONDITION)

KESENJANGAN(GAP)

PEMBAKUAN (STANDARDISASI)

OPERASIONALISASI(REALISTIS)

INVALID

TIDAK REALISTIK

KEPASTIAN (PROSES, WAKTU)

SOP: SAFETY ASSURANCE

RASIONAL (EFEKTIVITAS)

SEDERHANA (EFISIENSI)

KUAT (DASAR HUKUM)

TUNTUTAN PENGADILAN OLEH USERS

(MASYARAKAT)

TAAT SOP

SAFETY ASSURANCE(JAMINAN PERLINDUNGAN

DARI INSTITUSI)

TIDAK TAAT SOP

PELAKSANAAN TUGAS DAN

FUNGSI

BAKU (STANDARDISASI)

RESIKO DITANGGUNG SENDIRI

AMAN

RAWAN

PASTI (PROSES, WAKTU)

SOP: KEBUTUHAN ORG. & RB

SOP MAKRO

SOP TEKNIS

SOP MIKRO

SOP ADMINISTRASI

REFORMASI BIROKRASI

KEBUTUHAN ORGANISASI Tugas & Fungsi Aktivitas Penunjang

SOP ADM. PEM. UTK RB

TUJUAN SOP

Menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas atau tim dalam organisasi

atau unit.

Mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi

Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas

terkait.

Melindungi organisasi dan staf dari malpraktek atau kesalahan administrasi

lainnya.

Menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan tidak efisiensi

FUNGSI SOP

Memperlancar tugas petugas /tim. Sebagai dasar hukum bila terjadi

penyimpangan. Mengetahui dengan jelas

hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.

Mengarahkan petugas untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.

Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

JENIS SOP

BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN:

a. SOP TEKNIS

SOP rinci yang menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh satu pelaksana atau dengan satu peran.

Menggambarkan cara melakukan pekerjaan.Contoh:- SOP Pengoperasian Komputer.- SOP Pengujian Sampel di Laboratorium.- SOP Pengagendaan Surat.- SOP Pemberian Disposisi.

JENIS SOP Lanjutan …

BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN:

b. SOP ADMINISTRATIF

SOP umum yang menggambarkan langkah-langkah yang dilakukan oleh lebih dari satu pelaksana.

Bisa bersifat makro atau mikro, dan tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan.

Contoh:- SOP Pemeliharaan Komputer Kantor.- SOP Pelayanan Pengujian Sampel di

Laboratorium.- SOP Penanganan Surat Masuk.- SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

JENIS SOP Lanjutan …

MENURUT CAKUPAN DAN BESARAN KEGIATAN:

a. SOP MAKRO

SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP (mikro) yang membentuk serangkaian kegiatan.

Tidak menggambarkan kegiatan yang riil dilakukan oleh pelaksananya.

b. SOP MIKRO

SOP yang gambaran kegiatannya merupakan bagian dari kegiatan yang lebih besar (makro).

Dapat dikatakan sebagai sub/anak SOP.

JENIS SOP Lanjutan …

MENURUT CAKUPAN DAN KELENGKAPAN KEGIATAN:

a. SOP FINAL

SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.

Sudut pandangnya adalah produk unit kerja.

b. SOP PARSIAL

SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.

Kegiatan yang di SOP kan masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhir.

JENIS SOP Lanjutan …

MENURUT CAKUPAN DAN JENIS KEGIATAN:

a. SOP GENERIK

SOP yang berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya memiliki kesamaan langkah.

SOP ini bisa diadopsi di unit kerja lain.

b. SOP SPESIFIK

SOP yang berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya memiliki kekhususan langkah.

SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain.

FORMAT SOP

FORMAT SOP

Tidak Ada Format SOP yang Baku; Format SOP Ditentukan oleh Tujuan

Penyusunannya.

FORMAT SOP ADM. PEMERINTAHAN

Formatnya diatur dalam PerMenPAN RB No. 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan.

Permendagri No. 52 Tahun 2011 Tentang Standar Operasional Prosedur Di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota.

FORMAT SOP Lanjutan …

Format umum SOP:

SIMPLE STEP (Langkah Sederhana)

HIERARCHICAL STEP (Tahapan Berurutan)

GRAPHIC (Grafik)

FLOWCHARTS (Diagram Alir)

Contoh 1 : Format Simple Step

Nomor PK-C11

Tanggal 4 Maret 2012

Standard Operating ProcedurePengajuan Cuti Tahunan

Dasar hukum:

1. Pegawai yang akan mengajukan cuti tahunan, harus mengisi formulir cuti tahunan, dan menyerahkan formulir yang telah diisi kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa;

2. Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan dan pejabat yang berwenang memberikan cuti untuk ditandatangani;

3. Atasan langsung menyerahkan kepada pegawai yang bersangkutan;4. Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah

melaksanakan cuti.

Disahkan oleh:Kepala

Contoh 2 : Format Hierarchical Step

Nomor PK-C11

Tanggal 4 Maret 2012

Standard Operating ProcedurePengajuan Cuti Tahunan

Dasar hukum:

1. Mengisi formulir cuti tahunan: Formulir tersedia di Bagian Kepegawaian Isi formulir dan serahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa Formulir diserahkan kembali kepada pegawai yang mengajukan cuti setelah Bagian kepegawaian memberikan

pengesahan mengenai hak cuti yang akan diambil sesuai dengan sisa cuti yang tersedia Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang

bersangkutan;2. Persetujuan atasan langsung dan pejawat yang berwenang memberikan cuti: Atasan langsung yang bersangkutan memberikan persetujuan dengan memberikan tandatangan pada formulir

pengajuan dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberikan persetujuan dengan menandatangani formulir pengajuan,

menyerahkan formulir kepada atasan yang bersangkutan untuk selanjutnya diserahkan kepada yang bersangkutan;3. Pelaksanaan cuti: Pegawai yang mengajukan cuti, menyampaikan satu berkas formulir asli kepada Bagian Kepegawaian, menyampaikan

satu copy untuk Bagian Tata Usaha, menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri untuk dokumentasi Pegawai yang mengajukan cuti melaksanakan cuti dengan kewajiban sebelum melaksanakan cuti melaporkan

kemajuan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tugasnya kepada atasan langsung; Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti.

Disahkan oleh:Kepala

Contoh 3 : Format Graphic Step

Contoh 4 : Format Graphic Step (Annotated Picture)

SOP Pegadaian Barang Jaminan

Nasabah membawa barang jaminan ke loket penaksir

Penaksir memeriksa barang jaminan. Apabila tidak dapat diterima barang jaminan dikembalikan ke nasabah

dengan penjelasan seperlunya

Nasabah mengisi formulir permintaan kredit dilengkapi

dengan fotocopy KTP

Penaksir menaksir nilai nominal dari barang jaminan, dan meminta

disposisi Manajer Cabang.Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit (SBK) untuk diserahkan kepada nasabah

Nasabah mengambil uang pinjaman ke Kasir dengan

menunjukkan SBK

Kasir memberikan uang pinjaman sesuai dengan nominal yang tercantum

Nasabah pulang dengan tersenyum

Menghimpun data laporan yang sudah masuk ke Div

Propam Polri

Berkoordinasi dengan satuan pengemban fungsi dan pelaksana pelayanan penegakan hukum bagi

anggota/PNS Polri

Laporan Analisis dan evaluasi

Pelanggaran Anggota/PNS Polri

PROSES PEMBUATAN LAPORAN ANALISIS DAN EVALUASI PELANGGARAN ANGGOTA/PNS POLRI

(BR1) BAGIAN REHABILITASI

Contoh 5 : Format Graphic Step (Annotated Picture)

Sumber: Pedoman Standar Operasional Prosedur (SOP) Tentang Proses Pelayanan Rehabilitasi Terhadap Anggota Polri / PNS Polri Terhukum, 2010.

Contoh 6 : Format (Linear) Flowchart

SOP Pegadaian Barang Jaminan

Nasabah1. Nasabah membawa barang jaminan ke loket penaksir

2. Penaksir memeriksa barang jaminan. Apabila tidak dapat diterima barang jaminan dikembalikan ke nasabah dengan penjelasan seperlunya

3. Nasabah mengisi formulir permintaan kredit dilengkapi dengan fotocopy KTP

4. Penaksir menaksir nilai nominal dari barang jaminan, dan meminta disposisi Manajer Cabang

5. Manajer Cabang memberikan disposisi kepada penaksir, dan menyerahkan barang jaminan ke Penyimpan

6. Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit (SBK) untuk diserahkan kepada nasabah

7. Nasabah mengambil uang pinjaman ke Kasir dengan menunjukkan SBK

8. Kasir memberikan uang pinjaman sesuai dengan nominal yang tercantum

9. Nasabah menerima uang pinjaman

Penaksir

Nasabah

Penaksir

Man.Cab

Nasabah

Penaksir

Kasir

Nasabah

Flowchart

No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan

Kabid Kasubid Analis Asdep Kelengkapan Waktu Output

1. Menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep laporan konsinyering

Agenda Kerja 15 menit Disposisi

2. Memerintahkan analis untuk mengumpulkan bahan laporan konsinyering

Disposisi 15 menit Disposisi

3. Mengumpulkan dan menyerahkan bahan konsinyering kepada Kasubid

Disposisi 1 hari Bahan Laporan, Disposisi

SOP Pengumpul-an Bahan

4. Mengonsep laporan konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid

Bahan Laporan 2 jam Konsep Laporan, Disposisi

5. Memeriksa konsep laporan konsinyering. Jika setuju menyampaikan kepada Asdep. Jika tidak setuju menyerahkan kepada Kasubid untuk diperbaiki.

Konsep Laporan

1 jam Draft Laporan, Disposisi

6. Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk diperbaiki.

Draft Laporan 1 jam Laporan, Disposisi

7. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Kasubdit untuk didokumentasikan.

Laporan 10 menit Disposisi

8. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Analis untuk didokumentasikan.

Laporan 10 menit Disposisi

9. Mendokumentasikan Laporan Konsinyering. Laporan 15 menit Laporan, Bukti Dokumentasi

SOP Pen-dokumentasi-an Dokumen

Tidak

Tidak

Ya

Ya

FORMAT BRANCHING FLOWCHARTS: PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING

KEMENTERIAN PAN DAN RB

Nomor SOP 01/K/PAN-RB/D.IV/4/2012

Tanggal Pembuatan

4 September 2012

Tanggal Revisi 4 September 2013

Tanggal Efektif 7 September 2012

Disahkan oleh Deputi Menteri PAN dan RBBidang Tata Laksana

Deddy S. Bratakusumah1954 1219 1986 101001

DEPUTI BIDANG TATA LAKSANA

ASISTEN DEPUTI PENGEMBANGAN SISTEM DAN PROSEDUR PEMERINTAHAN

Judul SOP PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. PP Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi Kementerian Negara;

2. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang ....;3. Permen PANRB Nomor 12 Tahun 2010 tentang ....

1. Memahami Penyusunan Laporan Kegiatan;2. Memahami tugas dan fungsi Asdep Pengembangan Sistem dan

Prosedur Pemerintahan;3. Memahami materi kegiatan.

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. SOP Pengumpulan Data,2. SOP Penyusunan Draft3. SOP Pendokumentasian

1. Komputer yang dilengkapi aplikasi Laporan Kegiatan,2. Formulir Laporan Kegiatan,3. KAK,4. Hasil Kegiatan

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Laporan Konsinyering paling lambat selesai 1 minggu setelah Kegiatan Konsinyering dilakukan.

Buku Agenda Laporan Kegiatan Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan

IDENTITAS SOP AP

FORMAT SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

1. Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts).

2. Menggunakan hanya 5 (Lima) Simbol Flowcharts.

3. Pelaksana dipisahkan dari aktivitas (Kegiatan).

SIMBOL SOP dalam FLOWCHART (Permenpan 35/2012)

Melambangkan dimulainya suatu prosedur.

Melambangkan proses berjalannya suatu prosedur.

Terminator

Process

Decision

Arrow

Off-page connector

Melambangkan pengambilan keputusan: Ya atau Tidak.

Melambangkan arah prosedur.

Melambangkan koneksi perpindahan halaman.

SIMBOL SOP dalam FLOWCHART (Pemendagri 52/2011)